Как сдать отчет ЕФС-1 в электронном виде бесплатно
ЕФС-1 сдают в территориальное отделение Соцфонда в электронном виде либо на бумаге. В статье затронем оптимальные способы представления отчета, а также разъясним, как сдать отчет ЕФС-1 электронно бесплатно.
- Кто, когда должен сдавать электронный отчет ЕФС-1
- Заполнение и сдача электронного отчета
- Что предлагает Соцфонд
- Сервисы для сдачи ЕФС-1
- Способ 1. Отправка электронного отчета без посещения СФР
- Способ 2. Выгрузка, сдача файла с посещением СФР
Кто, когда должен сдавать электронный отчет ЕФС-1
Сдавать отчет в электронном виде могут все страхователи! Это следует из ст. 8 ФЗ № 27 , так как:
- если у страхователя работает 11 человек и больше, он обязан сдавать ЕФС-1 в электронном виде, подписывая его УКЭП;
- если у страхователя работает до 10 человек (включительно), то он может сдавать отчет как на бумаге, так и в электронном виде (на выбор).
Обратите внимание! С 2024 года действует новая форма ЕФС-1, утвержденная приказом СФР от 17.11.2023 №2281. Формат представления сведений утвержден приказом СФР от 23.11.2023 №2315.
При определении численности персонала учитывают всех работников, в т. ч. тех, кто работает по ГПД!
Как показывает практика, наиболее удобным, оптимальным является электронный способ сдачи. Кстати, сдавать ЕФС любым способом разрешается через уполномоченного представителя.
Если страхователь, у которого работает больше 10 чел., сдал бумажную версию отчета, его оштрафуют на 1 000 р. (п. 2 ст. 8 и ст. 17 ФЗ № 27)!
Напомним: Отчет сдается по частям (в разные сроки), но так, чтобы в итоге все нужные части были сданы до 25-го числа. Если какие-то разделы (подразделы) из ЕФС нужно подать на одну дату, то их представляют вместе. Актуальные на 2024 г. сроки:
сведения о трудовой (иной) деятельности
В случаях приема на работу, приостановления и возобновления действия трудового договора, увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений
сведения о страховом стаже
основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии
В отношении определенных застрахованных лиц подраздел представляется по окончании календарного года — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
сведения о зарплате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений
сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя
сведения о «несчастных взносах»
Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка и сроков представления формы ЕФС-1, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Путеводитель.
Заполнение и сдача электронного отчета
Существует достаточно интернет-сервисов, при помощи которых можно заполнить и отправить отчет. Например, сформировать, сдать отчет можно при помощи СБИС. Сделать это можно и в «1С:Предприятие».
Что предлагает Соцфонд
СФР рекомендует отправлять ЕФС-1 электронно, через ТКС. Для этого нужно подключиться к системе ЭДО. Процесс подключения включает:
- приобретение ЭП;
- заключение договора с оператором связи на оказание соответствующих услуг (платных!);
- подачу заявления в СФР о подключении к системе ЭДО.
Оператора можно выбрать самостоятельно.
Сервисы для сдачи ЕФС-1
Сформировать, подать отчетность в электронном виде позволяют сервисы на официальном сайте Соцфонда. Прежде всего личный кабинет страхователя. Через него, к примеру, можно отправлять сведения о застрахованных лицах.
Напомним: Кабинет страхователя (плательщика взносов) могут завести организации, ИП, частнопрактикующие лица. Через него формируют и сдают определенную отчетность, осуществляют и контролируют платежи, сверяют расчеты с фондом, делают запросы. При этом:
- Регистрация кабинета возможна через портал «Госуслуги» и сайт СФР.
- При регистрации через портал «Госуслуги» для авторизации в личном кабинете страхователя можно использовать учетную запись на данном портале.
- ЕСИА – так называют учетную запись на «Госуслугах».
Страхователи пользуются сервисами СФР на безвозмездной основе!
Рассмотрим, как подготовить и сдать ЕФС на сайте фонда, с посещением Соцфонда и без посещения. Алгоритм такой: сначала формируется файл с нужными разделами, подразделами ЕФС, далее его отправляют, сдают в СФР одним из способов. Первый предполагает сдачу ЕФС-1 электронно (дистанционно). Второй предусматривает, помимо отправки, посещение СФР.
Заполнение, сдача отчета через сайт СФР двумя способами
Соцфонд предлагает осуществлять подготовку отчетности при помощи программы «Spu_orb» версии 2.150 от 12.01.2023. Для работы с ней нужно сначала скачать и установить ее на ПК. Платить за это не нужно.
Программа предназначена для самостоятельной подготовки отчетности и подойдет для всех, кто отправляет отчетность на бумаге либо электронно. Помогает выявлять ошибки и корректно заносить информацию.
При помощи программы можно вводить, выгружать, распечатывать документы, предназначенные для Соцфонда. Тут можно заполнить нужные разделы, подразделы из ЕФС, получить в результате файл формата «.XML».
Далее готовый файл нужно загрузить в контур АИС ПФР-2 через сайт фонда (выбрать раздел «Кабинет страхователя»):
Способ 1. Отправка электронного отчета без посещения СФР
Для подачи электронного отчета требуется авторизация в ЕСИА и УКЭП!
Данным вариантом могут воспользоваться все страхователи, т. е. те, кто предоставляет отчетность. Для этого достаточно:
- Загрузить уже готовый файл с отчетом и отправить его на обработку, нажав соответствующую кнопку (см. выше).
- Можно тут же сформировать отчет и далее отправить его на обработку (см. выше).
Напомним: ЕФС-1 объединяет сведения из ранее действовавших и отмененных отчетов, что следует учесть при отправке отчета ЕФС в электронном виде:
- подр. 1.1 – аналог СЗВ-ТД (данные о трудовой деятельности);
- подр. 1.2 – аналог СЗВ-СТАЖ (страховой стаж);
- подр. 2 – аналог ОДВ-1, разд. 5 (основание для отображения данных о периодах работы в условиях, предусматривающих досрочную пенсию);
- подр. 3 – аналог ДСВ-3 (данные работников, которым начисляли допвзносы на накопит. пенсию);
- разд. 2 – аналог 4-ФСС (взносы на травматизм).
Способ 2. Выгрузка, сдача файла с посещением СФР
Этот вариант не предполагает оплаты, доступен для ИП, организаций. В фонд предоставляют проект отчета без авторизации и без подписания УКЭП. Для этого страхователь:
- В открывшемся окне записывает ИНН, номер регистрации.
- Затем загружает, прикрепляет сформированный файл из «Spu_orb» (это и есть проект отчета).
- В конце нажимает «Сохранить», после чего страхователю приходит сообщение с номером, который нужно запомнить.
Здесь речь идет об обычной загрузке файла с проектом, которая не приравнивается к сдаче отчетности. Поэтому после такой загрузки страхователь должен подтвердить проект, предъявив СФР оригинал отчета на бумажном носителе, подписанный им собственноручно. Сделать это можно при личном посещении соответствующего отделения Соцфонда, через уполномоченного представителя либо путем отправки отчета почтой.
Итоги
- Сдать ЕФС-1 электронно обязаны страхователи, у которых работает 11 и больше человек. Остальные могут, но не обязаны использовать электронный формат.
- СФР рекомендует предоставлять электронную отчетность через ТКС, подключившись к ЭДО. Но услуги оператора ЭДО, с которым заключается договор при подключении, требуют оплаты.
- Через сайт СФР можно отправить ЕФС дистанционно, но для этого требуется авторизация в ЕСИА и УКЭП.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.Куда сдавать ЕФС-1 на бумажном носителе?
Форма ЕФС-1 представляется в территориальный орган СФР. Это отделение фонда, где компания или ИП стоит на учете.
Если у организации имеется обособленное подразделение, у которого есть банковский счет и полномочия выплачивать вознаграждения физлицам, то ЕФС-1 нужно подавать в СФР по месту нахождения головного офиса — за работников головного офиса и по месту нахождения подразделения — за физлиц, относящихся к ОП.
Узнать адрес своего отделения можно на сайте СФР. Рекомендуем воспользоваться чатом со специалистом единого контактного центра СФР. Это значок сообщения в нижнем правом углу на главной странице сайта:
Можно ли вам сдавать ЕФС-1 на бумаге, уточните здесь.
ВАЖНО! Разъяснения от «КонсультантПлюс»
В органы СФР можно представлять отдельные разделы и подразделы ЕФС-1 в соответствии с установленными сроками. В любом случае они подаются вместе с титульным листом формы (п. 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1). Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший следующий за ним рабочий день (Письмо СФР от 25.01.2023 N 19-02/463л).
Для подачи сведений в части индивидуального (персонифицированного) учета предназначен разд. 1 формы ЕФС-1. Он включает в себя:
Сроки сдачи всех разделов и образцы заполнения смотрите в готовом решении. Пробный доступ бесплатный.Форма ЕФС‑1: особенности заполнения и срок сдачи
С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединились в социальный фонд России (СФР). Теперь вместо 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 в разные контролирующие органы сдается единая форма ЕФС-1 в СФР. В статье разберем особенности формы.
В этой статье:
- Из чего состоит форма ЕФС-1
- Сроки сдачи ЕФС-1
- Куда отправлять ЕФС-1
- Как быть с отчетами за предыдущие периоды
- Нулевая форма ЕФС-1
- Ответственность за нарушение порядка представления
Заполняйте уведомление об исчисленных суммах в Экстерне
Пользуйтесь удобными справочниками для выбора отчетного периода в форме.
Из чего состоит форма ЕФС-1
Единая форма страхователя (ЕФС) утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245П. Печатная форма сведений представлена в Приложении № 1 к постановлению.
Форма заменяет несколько отчетов, которые ранее отправлялись в ПФР и ФСС: 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Последний раз эти формы сдаются за периоды 2022 года.
Важно! С января 2023 года вместо СЗВ-М подают персонифицированные сведения о физических лицах в ФНС.
ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:
- Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;
- Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Разделы новой формы очень похожи на старые формы, хотя у некоторых есть некоторые изменения:
Добавлены сведения о начале и окончании договора ГПХ.
Появился классификатор причин увольнения. Вместо формулировки указывается код.
Сведения подаются только по тем работникам, у которых есть особенности учета стажа.
Дополнились данные по специальной оценке условий труда (СОУТ) и графой с районным коэффициентом.
Введены классификаторы допустимых значений.
Минтруд определяет виды деятельности, при которых нужно сдавать подраздел.
Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, указывается численность работающих застрахованных лиц по ОСС на НС и ПЗ.
В расчет сумм взносов добавлена графа «На начало отчетного периода».
В сведениях об облагаемой базе выбирается тип страхователя (СКЕ, частичное финансирование, страхователь, исчисляющий страховые взносы по нескольким основаниям).
Для государственных (муниципальных) учреждений добавили специальный раздел по определению облагаемой базы.
Убрали раздел с численностью пострадавших в связи со страховыми случаями в отчетном периоде.
Подробно о заполнении каждого раздела можно почитать в наших других статьях. Мы собираем их в разделе «Единая форма сведений».
Сроки сдачи ЕФС-1
Сдача ЕФС-1 начинается за периоды с 1 января 2023 года. Отправлять отчет необходимо 25-го числа, но периодичность сдачи для разделов и подразделов разная:
Подраздел 1.1. (СЗВ-ТД):
- при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
- при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Важно! Если никаких кадровых изменений в отчетном периоде не было, то Подраздел 1.1. отправлять не нужно.
Подраздел 1.3. (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Подразделы 1.2. и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Всё, что отправляется 25-го числа, не обязательно отправлять разом. Форму можно разделить и сдать в разные дни. Например, в ООО «Лаванда» бухгалтер отправляет ДСВ-3 19 апреля, 4-ФСС 22 апреля, а кадровик подготавливает СЗВ-ТД к 23 апреля.
Куда отправлять ЕФС-1
Сведения сдаются в территориальный орган СФР.
Подавать форму в электронном виде, как и прежде, обязаны работодатели, у которых численность застрахованных лиц превышает 10 человек. Остальные работодатели могут сдавать ЕФС-1 хоть через ТКС, хоть на бумаге.
В Экстерне форма уже готова к заполнению и отправке.
Как быть с отчетами за предыдущие периоды
За предыдущие периоды необходимо сдавать те формы, которые действовали на момент периода. В 2023 году за периоды 2022 года нужно подать отчеты по старым формам. Например, за декабрь 2022 необходимо подать СЗВ-М 16 января 2023 года.
С корректировочными отчетами действуют те же самые правила.
Например, в ООО «Лаванда» бухгалтеру понадобилось уточнить 4-ФСС за 9 месяцев 2022 года. В таком случае ему необходимо формировать и отправлять форму, утвержденную приказом ФСС от 14.03.2022 № 80.
Нулевая форма ЕФС-1
Если у организации нет сотрудников, то ЕФС-1 всё равно нужно отправить. Документ будет состоять из титульного листа и раздела 2 (4-ФСС), заполненного нулями.
Остальные разделы формы в таком случае не заполняются и не подаются в контролирующий орган.
Если сотрудников не было у ИП, то ему подавать нулевую форму не нужно.
Ответственность за нарушение порядка представления
Ответственность за нарушение порядка представления сведений по индивидуальному персонифицированному учету представлена в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ:
- За несоблюдение порядка сдачи документов в электронном виде предполагается штраф в размере 1000 рублей.
- За представление неполных или недостоверных сведений, а также за непредставление сведений в срок штраф будет 500 рублей за каждое застрахованное лицо (кроме сведений о трудовой деятельности).
- За нарушения в разделе 2 остается то же наказание, что и для 4-ФСС. За представление сведений позже срока назначат штраф в размере 5% от начисленной за последние три месяцы отчетного периода суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей. Такой порядок указан в ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
С 1 января 2023 года в законе № 27-ФЗ появились послабления. Страхователь сможет избежать штрафа, если подаст уточненку в течение пяти рабочих дней с момента получения уведомления об устранении ошибок и несоответствий либо исправит ошибку до того, как её обнаружит фонд.
Ну а если страхователь выплатит административный штраф в течение 10 дней с момента получения требования, то ему будет положена скидка 50%.
Как сдать ЕФС-1 на бумаге?
Можно ли сдавать ЕФС-1 в бумажном виде в 2023 году? Да, это возможно, но с ограничениями.
Сдать ЕФС-1 на бумаге могут страхователи, у которых численность работающих застрахованных лиц за отчетный период — 10 человек и менее. В этом случае можно выбирать, сдавать ЕФС-1 на бумаге или в электронном виде по ТКС.
Если же численность превышает 10 человек, выбора нет: сдавайте строго электронный отчет с УКЭП. Норма зафиксирована п. 2 ст. 8 закона о персонифицированном учете от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Уточним, что в лимит численности входят в том числе ГПД-шники, на вознаграждение которых начисляются страховые взносы.
❗️Напомним! Если вы обязаны отчитываться в электронном виде, а сдадите форму на бумаге, оштрафуют на 1000 руб. (ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Если можно сдать отчет на бумаге, то куда? Форма ЕФС-1 представляется в территориальный орган СФР. Это отделение фонда, где компания или ИП стоит на учете.
Есть нюанс для обособок. Если у подразделения есть банковский счет и полномочия выплачивать вознаграждения физлицам, то ЕФС-1 нужно подавать в СФР по месту нахождения головного офиса — за работников головного офиса и по месту нахождения обособки — за физлиц, относящихся к обособке.
Узнать адрес нужного отделения можно на сайте СФР. Рекомендуем воспользоваться чатом со специалистом единого контактного центра СФР. Это значок сообщения в нижнем правом углу на главной странице сайта (см. картинку).
Крутейшие курсы по 1С
Канал про 1С
Бух.юмор
- Что предлагает Соцфонд