Срок хранения кассовых документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения кассовых документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Кассовые операции:
- 50 счет
- Акт инвентаризации наличных денежных средств образец
- Акт приема передачи денежных средств
- Акт приема-передачи кассы
- Акт ревизии наличных денежных средств
- Показать все
Судебная практика
Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 14.06.2022 N 88-11075/2022 по делу N 2-1422/2021
Категория спора: Банковский счет.
Требования клиента: О взыскании убытков.
Обстоятельства: Сторонами был заключен договор банковского счета. Из представленной по запросу истца выписки ему стало известно, что банком необоснованно без каких-либо распоряжений истца с его счета несколькими платежами были списаны денежные средства.
Решение: Отказано. При таких обстоятельствах, учитывая давность и периодичность совершаемых в рассматриваемый период операций, истечение пятилетнего срока хранения документов, их уничтожение в связи с истечением пятилетнего срока хранения документов, само по себе непредставление ответчиком расходных кассовых документов, с учетом установленных обстоятельств, не свидетельствует о невыполнении ответчиком обязанности по обеспечению сохранности денежных средств, размещенных на спорном вкладе. Доказательств виновных действий ответчика по списанию денежных средств со счета истца не представлено.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Нормативные акты
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449) Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон «О полиции» N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2023 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей
Срок хранения кассовых документов в организации
Каждая кассовая операция в организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Кассовые документы: что к ним относится
Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,
- Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.
Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:
- Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),
- Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),
- Платежная (расчетно-платежная) ведомость — предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,
- иные документы.
Какими законодательными актами регулируются сроки хранения
Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.
К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:
- Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).
- Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).
Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.
Сколько лет хранится кассовая документация
5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.
Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.
Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.
Что делать, если компания была ликвидирована
При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Хранение кассовой документации в организации
Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.
Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.
Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.
Что грозит за утрату документов
За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:
- Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.
- Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).
Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.Хранение кассовых документов
Правильное оформление и хранение кассовых документов – одна из самых сложных задач при организации бухгалтерского учета на предприятии. Порядок проведения этих операций регламентируют Постановления Госкомстата РФ, Налоговый кодекс, федеральные законы и положения российского Центробанка. К тому же, в указанные нормативно-правовые акты с завидным постоянством вносятся изменения, что еще больше усложняет работу с кассовыми документами для организаций и предпринимателей.
Основные виды документов
По состоянию на 2014 г. оформление любых операций с кассой осуществляется на основе 6 основных документов:
- приходных ордеров по форме № КО-1, предназначенных для оформления поступлений в кассу денежных средств;
- расходных ордеров по форме № КО-2, фиксирующих выдачу наличности из кассы;
- кассовой книги по форме № КО-4, дающей обобщенную информацию о кассовых операциях компании;
- книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, которая применяется для регистрации движения средств между главным и остальными кассирами или доверенными лицами;
- расчетно-платежной ведомости, применяемой для расчета и выплаты заработной платы;
- платежной ведомости.
Все эти и другие кассовые документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ.
Сроки и правила хранения
Согласно действующему законодательству для первичных учетных документов, к которым относятся и кассовые, установлен срок хранения в 5 лет. Отсчет производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отдельно следует сказать о расчетно-платежных ведомостях. При отсутствии лицевых счетов у сотрудников хранение данного вида кассовых документов должно осуществляться на протяжении 75 лет. По истечении установленных сроков вся кассовая документация может быть уничтожена или передана в архив при условии, что по ней нет споров, разногласий, следственных и судебных дел.
Предписанный порядок хранения кассовой документации базируется на следующих основных правилах:
- документы должны формироваться в сшив за каждый день не позднее следующего рабочего или первого выходного дня после рабочего;
- контроль над формированием дел осуществляет либо кассовый работник, либо руководитель компании;
- при создании сшива документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов (сначала по дебету, затем по кредиту);
- перед передачей дел в архив производится опись документов.
Ответственность за сохранность кассовой документации несет руководитель организации. При несоблюдении описанных выше правил на него может быть возложена административная ответственность в виде штрафа от нескольких тысяч до сотен тысяч рублей.
Именно поэтому к организации хранения документов на предприятии следует относиться со всей ответственностью. Лучше всего обратиться за помощью к профессионалам – таким, как крупная архивная компания «ОРБ» с хорошей репутацией и 10-летним опытом работы на рынке.
Срок хранения кассовых документов
Важнейшими задачами бухучета считаются не только корректное заполнение, но и строгое соблюдение сроков хранения кассовых документов.
Основные разновидности
К документации этого типа относятся:
- Приходный кассовый ордер. Фиксирует каждый факт поступления денег в кассу. Состоит непосредственно из ПКО и отрывной части.
- Расходный кассовый ордер. На основе этого документа осуществляется выдача наличных. Как и ПКО, составляется в единственном экземпляре. На руки лицам, получившим выплату, не выдается.
- Кассовая книга. Учитывает все операции по выдаче и принятию денежных знаков кассой предприятия. Ведется в бумажной или электронной форме.
- Расчетно-платежная ведомость. Этот документ отражает информацию об отработанном времени, денежных начислениях и удержаниях.
- Платежная ведомость. Содержит информацию о выданной работникам зарплате и данные о выплатах иного рода.
- Книга учета денежных средств. Заполняется и ведется кассиром, работающим в центральной кассе, которая обслуживает несколько подразделений предприятия. Отражает движение денежной наличности между ними.
Сроки хранения кассовых документов
Действующее законодательство устанавливает обязательный 5-летний срок хранения перечисленных выше кассовых документов (при отсутствии текущих ревизий). Отсчет надлежит вести с 1 января по истечении года создания ордера, книги или ведомости.
При судебных делах всю документацию необходимо сохранять до дня их завершения
Имеется оговорка и для сроков хранения ведомостей, отражающих расчет и выплату заработной платы и иных отчислений: если лицевые счета отсутствуют, эти документы запрещено уничтожать в течение 75 лет.
Как хранить документы
Закон предписывает хранить кассовые документы таким образом, который обеспечит их полную сохранность и целостность. При нарушении сроков хранения подобного рода документации на ответственных должностных лиц налагаются административные взыскания (штрафы).
Обращайтесь к профессионалам
Лучший способ организовать хранение документов на предприятии в полном соответствии с актуальными требованиями законодательства – обращение за помощью к профессионалам. Компания «Архивный Эксперт» окажет содействие в любых вопросах, касающихся хранения и архивирования документов.