Что является составляющими учетного периода

Как применяется суммированный учёт рабочего времени

Запомните, СУРВ расшифровывается — суммированный учёт рабочего времени. Существуют организации с такими особенностями организации труда, которые не позволяют устанавливать ежедневные или еженедельные нормы рабочих часов, например, сезонные производства. Но регулярно подсчитывать отработанные часы работодатель обязан в любом случае.

Для таких предприятий ТК РФ предусматривает особый режим учета – суммированный. Как бы ни распределялись трудовые часы в продолжение недели, декады, месяца, квартала, их общее количество за учетный промежуток, который не превышает года, должен соответствовать нормативам, установленным в законодательстве.

Рассмотрим нюансы, касающиеся графика такого учета, а также проанализируем, как он будет реализовываться при сменном режиме труда. Коснемся вопросов начисления вознаграждения за труд при таком методе учета, в том числе и в ситуациях, когда имела место переработка. Покажем, как происходит расчет рабочих часов при суммировании на конкретном примере. Как работодателю установить суммированный учет рабочего времени?

Особый вид учета рабочего времени – суммированный

• 24 – для молодежи до 16 лет;
• 35 – для имеющих группу инвалидности;
• 36 – для педагогов и работников вредных производств;
• 39 – для медиков
• 40 часов – стандартная продолжительность.

Рабочая неделя не может включать больше 40 часов.

При СУРВ недоработка в течение одного периода сможет быть компенсирована переработкой в другие временные промежутки, что в сумме выходит на требуемый нормой результат.

График суммированного учета рабочего времени (СУРВ)

ВАЖНО! Рекомендации по составлению графика суммированного учета рабочего времени от КонсультантПлюс доступны по ссылке

При введении на предприятии системы СУРВ обязательным документом является график работы.

К СВЕДЕНИЮ! Ст. 103 ТК РФ однозначно требует составления графика СУРВ только для режима работы, предусматривающего сменность. Для остальных рабочих режимов такое требование не является законодательно обязательным. Тем не менее, чаще всего работодатели предпочитают составлять такие графики, поскольку обеспечить соответствие рабочего времени законодательным нормам, особенно в длительном учетном периоде, иным способом практически невозможно.

График составляется на основе нормативных документов предприятия:

• колдоговора;
• трудовых индивидуальных договоров или допсоглашений к ним;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• иных локальных актов.

ВНИМАНИЕ! График СУРВ может составляться как для всего предприятия в целом, так и для отдельных групп сотрудников или лиц, применяться на постоянной основе или вводиться временно.

Главные сложности при составлении графика

Организация графика суммированного учета – довольно кропотливая процедура. Составители сталкиваются в процессе планирования со многими сложностями, решать которые приходится, исходя из конкретных ситуаций. Рассмотрим основные сложности, стоящие на пути составителя графика СУРВ, и наметим возможные пути их преодоления.

1. Установка чередования смен и выходных дней. В зависимости от продолжительности смены, за учетный год может накопиться такое количество часов работы, которое не уложится в установленную годовую норму. Такое может случиться, если, например, норма за год получается нечетной, а смена рассчитана на четное количество. Выход может быть в том, чтобы составлять график с минимальной недоработкой либо корректировать отработку дополнительными выходными днями. Для этого не стоит прописывать в нормативных документах слишком строгое сочетание периодичности рабочих смен и выходных дней, чтобы иметь возможность «маневров».
2. Санкции за превышение часовых норм. Закон не разрешает переработки свыше установленных лимитов. Поэтому, если график спланирован так, что предусматривает переработку, инспекционные органы могут счесть это нарушением. Выход: при невозможности точного соблюдения нормы в графике менее «травматична» запланированная недоработка (разумеется, минимальная), чем даже небольшая переработка. Недоработку по вине работодателя придется просто оплатить по среднему уровню заработной платы, а переработка чревата штрафными санкциями.
3. Ознакомление работников с графиком. Ст. 103 ТК РФ требует ознакомления работника с графиком сменности не позднее 30 дней до его введения под его письменное подтверждение согласия. Однако, тут у работодателя может возникнуть еще одна сложность. СУРВ – такой режим, при котором производственная необходимость в любой момент может заставить корректировать принятый график. Конечно, общее число часов за учетный период в любом случае должно остаться без изменений, но может потребоваться исправить соотношение выходных и рабочих смен. А ознакомление работника под роспись делает невозможным любые изменения графика меньше, чем за месяц. Если же такие изменения будут внесены, они будут признаны отклонением от режима работы, соответственно, их отработка будет квалифицирована как сверхурочная работа либо занятость в выходной, а это уже другие нормы оплаты. К тому же, для такой отработки опять-таки требуется согласие сотрудника и издание письменного распоряжения руководства. Выход: знакомить работника с графиком работодатель, безусловно, обязан, но закон не говорит, что согласие должно подтверждать график сразу на весь учетный период, даже если он и составляет целый год. Работодателю целесообразно составить предварительный годовой график учета СУРВ, а вводить его в работу небольшими частями, удобнее всего месячными периодами. Таким образом, работник будет знакомиться с новым графиком и подписывать его ежемесячно, и в него можно будет своевременно вносить необходимые коррективы.

Оплата и сверхурочные (переработка при суммированном учете рабочего времени)

Трудовое вознаграждение при соблюдении графика СУРВ

Способ начисления оплаты выбирает работодатель, согласовывает его с принимаемым на работу сотрудником, что закрепляется в трудовом или коллективном договоре. Возможно применение различных систем зарплаты.

Наиболее часто применяется система оплаты труда за фактически отработанное время:

• почасовые тарифные ставки: ежемесячно выплачиваемая сумма рассчитывается исходя из отработанных часов в течение каждого конкретного месяца;
• должностные оклады: ежемесячно выплачивается фиксированная сумма, если отработаны все смены в соответствии с запланированными графиком.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При окладной системе средняя зарплата за 1 час труда будет разная в тот или иной месяц, общая сумма «набежит» только по окончании учетного периода. При почасовой тарификации стоимость часа всегда одинаковая, поскольку является фиксированной величиной, закрепленной документально.

Возможно применение сдельной оплаты труда, когда вознаграждение начисляется в зависимости от количества единиц произведенной продукции или выполненных операций.

Оплата за переработки при СУРВ

При режиме СУРВ, как и при иных рабочих режимах, иногда складывается производственная необходимость в отработке большего количества часов, чем это допускают нормы трудового права.

Сверхурочная работа – это переработка сверх нормированного количества часов, составляющих учетный период. Понятие «учетный период» здесь является ключевым, поскольку сама логика СУРВ предусматривает переработку в другие временные промежутки, компенсируемую меньшей отработкой в другие периоды. Таким образом, при годичном учетном периоде не может быть сочтена сверхурочной переработка за неделю или месяц, даже если ее не заложили при составлении графика.

СПРАВКА! Подсчет и начисление платы за сверхурочные часы производят исключительно по итогам всего учетного периода, а если сотрудник уходит, то на дату его увольнения.

Инспекционные органы относятся с пониманием к сложностям планирования СУРВ, допуская переработку, не превышающую установленных пределов: для каждого члена рабочего коллектива в течение года не может быть переработано больше 120 часов, а в продолжение 2 дней подряд – более 4 часов (ст. 99 ТК РФ).

Если составить график без заложенной в него переработки не представляется возможным, это значит, что в организации не хватает кадров, и ей следует увеличить численность персонала.

Нормы оплаты сверхурочных

Трудовое законодательство предусматривает особый регламент начисления трудового вознаграждения за сверхурочное время:

• за первые переработанные два часа полуторная оплата;
• за последующие часы – удвоенная почасовая ставка (при часовой тарификации);
• доплата в сумме еще одного соответствующего почасового тарифа (при сдельной оплате).

ПОМНИТЕ! Нельзя компенсировать переработку в одном учетном периоде недостачей рабочих часов в следующем.

За ночной труд предусмотрены дополнительные финансовые бонусы, составляющие не ниже 20% от средней тарифной почасовой ставки за каждый отработанный час ночной смены.

В праздники и выходные дни оплата за работу также предусматривает повышенный размер:

• почасовикам – двойная ставка за час;
• сдельщикам – двойная расценка;
• «сидящим» на окладе – одинарный или двойной среднедневной или среднечасовой заработок (удвоение зависит от того, имела ли место переработка наряду с выходом в нерабочий день).

Допускается компенсация не в финансовой форме, а в виде дополнительного времени для отдыха (это согласовывается с самим рабочим).

ВАЖНО! Если выход сотрудника в день праздника или выходного предусмотрен по графику СУРВ, то это время засчитывается как рабочее и входит в норму, которая установлена за учетный период.

Суммированный учет рабочего времени по периодам

Важный момент при планировании СУРВ – выбор оптимального учетного периода.

Нужно установить тот временной промежуток, в течение которого персонал гарантированно наберет более или менее постоянную сумму отработанных часов, соответствующих нормам. Закон оставляет этот выбор за работодателем, который последний делает, исходя из соображений целесообразности. Он может составлять:

• декаду;
• месяц;
• двухмесячный промежуток;
• квартал;
• полугодие;
• год.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Срок, превышающий годичный, законодательно не предусмотрен!

Для некоторых видов деятельности учетный период прописан в законодательстве, например, для водителей он должен быть равен месяцу. Для сотрудников вредных производств и трудящихся в опасных условиях при СУРВ нельзя превышать трехмесячный учетный период.

Если периодичность рабочих и выходных более-менее постоянная, то стоит устанавливать «четный» учетный период (2 месяца, полугодие, год), чтобы переработки одной половины перекрывали недостачи рабочих часов в другой. При сезонной работе целесообразен максимальный учетный период, тогда «сезон» легко перекроет «несезон».

Суммированный учет: рекомендации для работодателя, чтобы ничего не нарушить

Пример расчета суммированного учета рабочего времени

Приведем конкретный пример расчета СУРВ.

В организации принят суммированный учет рабочего времени. За норму принята стандартная неделя в 40 часов, учетным периодом выбран квартал.

Сначала вычисляется норма рабочего времени. Для этого 40 часов нужно разделить на 5 дней (стандартную продолжительность рабочей недели), а затем умножить на количество рабочих дней в каждом месяце. Не забываем вычесть по 1 часу за каждый предпраздничный день. Можно не производить этих вычислений, а просто посмотреть данные производственного календаря, где они уже заранее подсчитаны и приведены для разных вводных данных: для учетного периода в неделю, месяц, квартал или год при рабочей неделе различной продолжительности.

Теперь посмотрим фактически отработанные временные показатели. За 1 квартал года время, фактически отработанное в соответствии с графиком, составило:

• в январе – 158 часов;
• в феврале – 150 часов;
• в марте – 172 часа.

Итого в сумме 480 часов.

Если свериться с производственным календарем на этот год, то в 1 квартале норма рабочего времени насчитывает 482 часа. Таким образом, мы видим 2-часовую недоработку по вине работодателя, которую работникам нужно будет оплатить по среднечасовому тарифу, он вычисляется путем деления месячной заработанной суммы на количество часов, отработанных в этом месяце.

За 2 квартал отработанные часы составили:

• в апреле – 164 часа;
• в мае – 156 часов;
• в июне – 188 часов.

В сумме это 508 часов.

Производственный календарь предусматривает как раз это количество, так что график выполнен без переработок и недоработок.

В 3 квартале наблюдалась такая картина по графику:

• в июле – 166 часов;
• в августе –174 часа;
• в сентябре – 172 часа.

Сумма составляет 512 часов, тогда как производственный календарь на 3 квартал данного года предусматривает 500 часов. Получается переработка в 12 часов, которую по закону надо оформить и оплатить как сверхурочные: 2 часа по полуторному тарифу, остальные 10 часов – по двойному. Дополнительная выплата должна быть начислена в сентябре.

Правила суммированного учета рабочего времени

Подытожим требования к СУРВ: работодатель при планировании такого режима работы должен учитывать следующие важные моменты.

1. СУРВ в обязательном порядке вводится в организациях, которые не могут обеспечить постоянное соблюдение рабочих часов в продолжение рабочего дня (смены) или недели.
2. Количество отработанного времени при СУРВ за учетный период не должно превышать предусмотренное законодательными нормами.
3. График СУРВ обязателен при организации посменного режима труда и желателен при всех остальных режимах.
4. Учетный период при режиме СУРВ устанавливается произвольно, кроме тех видов деятельности, где он предусмотрен законом, и его неправомерно устанавливать длиннее 1 года.
5. В графике СУРВ обязательно должны быть регламентированы следующие позиции:
   • начало и завершение трудового процесса;
   • длительность смены (рабочего дня) в часах;
   • периодичность рабочих смен и выходных дней;
   • время междусменного отдыха.
6. Запрещается закладывать в график существенную переработку (это чревато админответственностью), нежелательна и недоработка. Если фактически произошло то или другое, это должно быть компенсировано работодателем в установленном законом порядке.
7. Сверхурочные часы вычисляются и оплачиваются после истечения учетного периода.
8. Работа в государственные праздники по графику входит в общую норму часов, хотя и дополнительно оплачивается или компенсируется, не являясь при этом сверхурочной.
9. Для работника, приступившего к своим обязанностям не в начале учетного периода, общая часовая норма уменьшается.
10. Отсутствие сотрудника по уважительной причине, в частности, из-за больничного или отпуска, исключает пропущенные часы из его нормы по учетному периоду.

Планирование рабочего времени и его суммированный учет

ООО «ЮрСпектр» 25.09.2023 провело аудиториум на тему «Планирование рабочего времени и его суммированный учет». Лектором выступила Ирина Николаевна Новикова, которая рассказала о нормировании рабочего времени, а также об установлении и применении суммированного учета рабочего времени (СУРВ).

Кроме того, лектор ответила на ряд вопросов слушателей. Ответы на некоторые из них приведены в материале.

Вопрос 1: Как правильно произвести изменения в утвержденном графике работ (сменности)?

Ответ: Изменение графика работ не допускается. Наниматель вправе изменить только последовательность чередования работников по сменам. Причем нужно предупредить об этом работника не позднее чем за день до начала смены (ч. 6 ст. 123 ТК).

Вопрос 2: Можно ли изменить график работ с согласия работника?

Ответ: Изменить утвержденный график работ нельзя, такой нормы в законодательстве о труде нет.

Вопрос 3: В организации применяется СУРВ. Может ли наниматель компенсировать сверхурочную работу предоставлением другого выходного дня?

Ответ: Порядок компенсации за работу в сверхурочное время, установленный ст. 69 ТК, применяется для всех режимов рабочего времени. Поэтому с согласия работника за работу в сверхурочное время ему может предоставляться другой неоплачиваемый день отдыха (ч. 3 ст. 69 ТК).

Вопрос 4: На предприятии работникам установлен СУРВ с учетным периодом год. Когда правильно оплачивать работникам сверхурочную работу — ежемесячно или в конце учетного периода?

Ответ: По мнению лектора, компенсировать сверхурочную работу, как и работу в выходные дни, целесообразнее сразу, в тот момент, когда работник ее отработал, т.е. в каждом месяце, а не ждать окончания учетного периода. Однако это можно делать и за весь год, т.е. по окончании учетного периода.

Вопрос 5: Может ли у работника с СУРВ (учетный период — год) годовая норма рабочего времени быть больше расчетной нормы рабочего времени, установленной Минтруда и соцзащиты?

Ответ: Нет, не может. Законодательство о труде, в частности ст. 126 ТК, это не позволяет.

Регистрация переработок

Начисление оплаты за переработку в повышенном размере

Сотруднику установлен сменный график с суммированным учетом рабочего времени (сутки через двое).

Учетный период — квартал. Оплата сотруднику производится по часовой тарифной ставке, которая составляет 600 руб. В 1 квартале 2022 г. сотрудник отработал 720 часов, из них 96 часов в праздничные дни, которые уже были оплачены в повышенном размере. Норма рабочего времени согласно производственному календарю — 446 часов (454 часов — 8 часов, так как сотрудник 10 февраля. находился в отпуске без сохранения заработной платы.) При подсчете переработок норма определяется по производственному календарю.

Ниже приведем выдержки из регистра Отработанное время по сотрудникам.

Необходимо рассчитать часы переработки сотрудника за 1 квартал 2022 г. и начислить ему оплату за переработку.

Локальным нормативным актом организации установлено, что часы переработки оплачиваются за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Настройка вида начисления и графика работы сотрудника

Для возможности регистрации переработок и расчета доплаты за переработки (сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени) в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний) — Почасовая оплата установите флаги Применение почасовой оплаты (т.к. переработки оплачиваются в часах) и Переработки при суммированном учете времени. В результате установления флагов и сохранения настройки в программе будет доступен документ Регистрация переработок, с помощью которого регистрируются переработки. А в плане видов начислений (Настройка — Начисления) будет доступен для использования вид начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени для расчета доплаты за переработки в документе Начисление зарплаты и взносов. Данный вид начисления уже настроен и готов к использованию.

Так выглядит уже имеющееся в программе начисление Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени. В нем основной интерес представляет формула расчета.

При ведении непрерывного производственного процесса в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не всегда может быть соблюдена установленная для сотрудников еженедельная норма рабочего времени — 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). В таких случаях вводятся сменные графики с суммированным учетом рабочего времени. Положения ст. 104 ТК РФ разрешают при суммированном учете устанавливать норму рабочих часов не для недели, а для учетного периода, которым может быть месяц, квартал или другие периоды (но не более года). Общее количество рабочих часов за учетный период должно соответствовать норме времени по производственному календарю.

В программе в графике суммированного учета времени работы сотрудника имеется возможность выбрать другие варианты определения нормы при регистрации переработки и дальнейшем расчете ее доплаты. В нашем примере при расчете доплаты за переработку норма рабочего времени в учетном периоде определяется по умолчанию — по производственному календарю.

Дополнительная оплата за переработки производится из расчета за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). При расчете используется часовая тарифная ставка сотрудника.

Для сотрудников, основная оплата которым начисляется по месячной тарифной ставке (должностной оклад), производится пересчет ставок.

Пересчет дневной тарифной ставки (стоимость дня) в часовую (стоимость часа) осуществляется путем деления дневной ставки на длительность рабочего дня. Длительность рабочего дня в этом случае определяется делением количества часов в неделе по графику работы сотрудника на 5 (для пятидневки и сменного графика) или на 6 (для шестидневки).

Пересчет месячной тарифной ставки в часовую (стоимость часа) осуществляется путем деления месячной тарифной ставки на количество рабочих часов в месяце, за который рассчитывается оплата.

Для сотрудников, труд которых оплачивается исходя из месячной тарифной ставки, расчет часовой тарифной ставки для начисления доплаты за переработку может производиться:

• исходя из месячной нормы времени по графику сотрудника. При этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов в месяце выполнения сверхурочных работ, ночных работ и т.п. по графику работы сотрудника. Данный порядок можно установить, если месячная норма по графикам сотрудников не превышает месячную норму по производственному календарю
• исходя из среднемесячной нормы рабочего времени (определяемой автоматически по данным заполненного производственного календаря как 1/12 годовой нормы). При этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на среднее количество часов в месяце за год
• исходя из месячной нормы времени по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели, установленной для графика сотрудника. При этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов в месяце по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели.

Нормативный порядок пересчета месячной тарифной ставки (должностного оклада) в часовую ставку (стоимость часа) в настоящее время не урегулирован, поэтому программа поддерживает три варианта расчета:

• Среднемесячное количество часов (дней) в месяце
• Норму времени по графику сотрудника
• Норму времени по производственному календарю.

Вариант алгоритма пересчета устанавливается в настройке параметров расчета зарплаты в разделе При пересчете тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня) использовать (Настройка – Расчет зарплаты). Выбранный вариант используется для всех расчетов (например, расчет оплаты за работу в выходные и праздничные дни, доплаты за работу в ночные часы и др.), связанных с пересчетом месячной тарифной ставки в часовую или дневную, и распространяется на все организации, учет по которым ведется в информационной базе.

Кроме того, вариант алгоритма пересчета месячной тарифной ставки в часовую или дневную можно установить индивидуально для каждого сотрудника в документах, таких как Прием на работу (Прием на работу списком) (Кадры – Приемы, переводы, увольнения), Кадровый перевод (Кадровый перевод списком) (Кадры – Приемы, переводы, увольнения), Восстановление в должности (Кадры – Все кадровые документы) — Оплата труда в поле Порядок пересчета. По умолчанию указывается порядок перерасчета, который установлен в настройках параметров расчета зарплаты.

По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его основного (повременного) начисления, например, оклада по дням. А если помимо оклада сотруднику назначена, например, надбавка, то она при пересчете учтена не будет, и, например, доплата за работу в ночные часы будет рассчитана только исходя из оклада сотрудника. При этом если надбавка рассчитывается процентом, то, напротив, процент может быть применен к доплате за работу в ночные часы, и в итоге сумма рассчитанной надбавки и доплаты за ночные часы даст ожидаемый результат.

Однако методика расчетов, применяющаяся на предприятии, может не допускать такого способа расчета, или же вообще надбавка, как и оклад, может назначаться сотруднику суммой.

В таком случае в программе можно использовать при расчетах так называемую совокупную тарифную ставку, которая будет учитывать не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления, назначенные сотруднику в плановом порядке. Причем, такие плановые начисления должны иметь показатели в формуле, которые необходимо выбрать в настройке. Для этого в настройках расчета зарплаты (Настройка — Расчет зарплаты) выберите показатели, используемые в начислениях, которые требуется учитывать при пересчете тарифной ставки сотрудника. Например, процент или сумму ежемесячной премии (Показатели, определяющие состав совокупной тарифной ставки).

Но если в качестве показателя, определяющего состав совокупной ставки сотрудника, выбран процентный показатель, то из состава расчетной базы начисления, в котором этот показатель используется, может потребоваться исключить начисления, при расчете которых производится перерасчет ставки.

Если при назначении сотруднику плановых начислений среди них окажутся несколько начислений, в которых используются показатели, выбранные как составляющие его совокупную тарифную ставку, то в документе появится возможность ее указать.

После выбора показателей необходимо перерасчитать ФОТ (Зарплата — Пересчет планового ФОТ). Размер совокупной тарифной ставки определяется программой автоматически как вклад в ФОТ таких начислений. При необходимости ее можно отредактировать. В дальнейшем именно размер такой совокупной тарифной ставки будет использоваться при расчете начислений, расчет которых требует пересчета ставки.

По желанию сотрудника переработка вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ). Для реализации данной возможности в настройке расчета зарплаты (Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний) — Учет отсутствий установите флаги Отгулы и В том числе внутрисменные, если отгулы предоставляются в течение рабочей смены.

Регистрация переработки

Регистрация переработанных часов при суммированном учете рабочего времени производится с помощью документа Регистрация переработок. Документ необходимо вводить в конце месяца окончания учетного периода, до начисления зарплаты за этот месяц. В нашем примере — в конце 1 квартала 2022 г., т.е. в марте.

1. Зарплата — Регистрации переработок.

3. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник (сотрудники).

4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. Эта дата отразится в печатной форме приказа на оплату переработок для сотрудников, работающих по графику с суммированным учетом рабочего времени.

5. Поле Подразделение заполняется, если требуется зарегистрировать переработки сотрудникам конкретного подразделения. В нашем примере поле заполнять не нужно.

6. В поле Период с. по. укажите вручную учетный период, за который будут автоматически рассчитаны часы переработок и впоследствии будет начислена доплата за них. В нашем примере — с января 2022 г. по март 2022 г.

7. Табличную часть документа можно заполнить автоматически всеми сотрудниками, работающими по графикам суммированного учета рабочего времени по кнопке Заполнить, либо в режиме подбора сотрудников по кнопке Подбор, либо путем добавления по одному сотруднику по кнопке Добавить. При заполнении автоматически производится расчет.

• Отработано: Всего — определяются фактически отработанные сотрудником часы за учетный период по фактически выполненным начислениям за отработанное время. При этом, поскольку последний месяц учетного периода при заполнении табличной части еще не рассчитан, выполняется его предварительный расчет, причем с учетом неутвержденных документов-отклонений (отпуска, больничные, командировки и т.п.), т.к. часто на момент регистрации переработок документы-отклонения еще не рассчитаны и не утверждены расчетчиком. В нашем примере сотрудник отработал в 1 квартал 2022 г. 590 часов в т.ч. в праздн. — определяются часы, отработанные сотрудником за учетный период в государственные праздники, на которые выпала его смена. Поскольку такие часы уже автоматически оплачиваются в повышенном размере (доплатой), оплачивать их повторно как часы переработки не требуется. Данные в колонке заполняются в справочных целях, используются при печати приказа, а непосредственно в расчете не участвуют.

• Норма — определяется норма за учетный период согласно настройке, указанной в графике работы сотрудника в разделе При подсчете переработок определять норму по, за вычетом невыходов. В нашем примере — по производственному календарю, невыходов у сотрудника было 8 ч. (10 февраля сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы, часы считаются из расчета 8 ч/день). За 1 квартал 2022 г. норма составляет 446 часов (454 часов — 8 часов)
• Уже оплач. по повыш. тарифу — определяются часы, оплаченные сотруднику за учетный период в повышенном размере. При работе по графику с суммированным учетом невозможно сказать определенно, в какие именно часы сотрудник переработал сверхурочно. Поэтому также невозможно точно сказать, сколько именно переработок (сверхурочных часов) пришлось на уже оплаченные в двойном размере праздничные часы. Пользователю предоставляется возможность самостоятельно определить, сколько именно из переработанных часов пришлось на праздничные. Эти часы как сверхурочные оплачены не будут: при подсчете часов переработок, подлежащих оплате, они вычитаются. Если переработки требуется оплачивать без их учета, то данные в колонке можно обнулить. В нашем примере в повышенном размере оплачено 96 часов (36 + 8 + 52).
• Всего к оплате — определяются часы переработки как разница между нормой за учетный период, фактически отработанным временем и уже оплаченным временем по повышенному тарифу. В нашем примере — 178 часов (720 часов всего отработанных — 446 часа по норме — 96 часов отработанных в праздничные дни)
• Оплата: х1,5 и х2 — определяются часы переработки к оплате. Поскольку законодательство не содержит положений о том, сколько часов переработок оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а сколько – не менее чем в двойном, по умолчанию все часы переработок заполняются в колонку для их полуторной оплаты. Часы двойной оплаты необходимо выделить самостоятельно в соответствии с принятой на предприятии методикой. Если все часы принято оплачивать, например, одинаково, или в каком-то другом размере, то можно внести соответствующие изменения в формулу начисления доплаты переработок. По этой же причине имеется возможность редактирования, как нормы, так и фактических часов, при их редактировании в табличной части пересчитывается количество переработанных часов. В нашем примере локальным нормативным актом организации установлено, что часы переработок оплачиваются за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. В нашей ситуации делим полученное количество дней к оплате — 74 на общее количество смен — 59, чтобы получить часы переработки за одну смену (74 / 59 = 1,25). Если, как в нашем случае, данное число меньше 2-х, вся сумма часов оплачивается по тарифу 1,5х, если больше — разница этой суммы и 2 дополнительно считается по двойному тарифу.
• Рассчитываем количество смен к оплате: 178 — 30 х 2 = 118 смен будут оплачены по двойной ставке, 30 х 2 = 60 смен будут оплачены по полуторной ставке.

• в колонке Способ компенсации — выберите способ компенсации переработки (в нашем примере — Повышенная оплата). Если используется возможность регистрации отгулов, то вместо оплаты часов переработки можно зарегистрировать их для последующего предоставления отгулов, выбрав способ компенсации Отгул.
• Поле Руководитель и его должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа на оплату переработок для сотрудников, работающих по графику с суммированным учетом рабочего времени.
• Провести. Для формирования печатной формы приказа на оплату переработок используйте кнопку Приказ на оплату.

Расчет и начисление оплаты за переработку в повышенном размере

Зарегистрированные часы переработок оплачиваются в последнем месяце учетного периода (в нашем примере — в марте 2022 г.) с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (Зарплата – Начисление зарплаты и взносов).

1. Для автоматического заполнения документа Начисление зарплаты и взносов используйте кнопку Заполнить или кнопку Подбор.

2. При заполнении документа в табличную часть — Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке, а также и доплата за переработку.

По условиям нашего примера локальным нормативным актом организации установлено, что часы переработок оплачиваются за первые два часа не менее чем в полуторном, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Часовая тарифная ставка сотрудника составляет 250 руб. Сотрудник переработал в 1 квартале 2022 г. 11 часов.

Оплата за переработку начисляется в составе основной оплаты за отработанное время в одинарном размере (вид начисления Оплата по часовому тарифу), т.к. работа сотрудника в 1 квартале 2022 г. производилась согласно графику его работы, а также начисляется доплата — повышенная оплата за переработку (вид начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени)

Итого Доплата за переработки при суммированном учете времени составит ( 60 х 0,5 + ( 178 — 60 ) х 1) х 600 = 88800 руб.

Начисление оплаты за переработку без повышенной оплаты и предоставление дополнительного выходного дня

Если оплата за переработку производится без повышенной оплаты и предоставляется дополнительное время отдыха, то переработка в программе будет оплачена в одинарном размере при начислении зарплаты с помощью основного вида оплаты сотрудника.

В программе будет учтена информация о часах накопленных отгулов. Эту информацию можно будет использовать при последующем предоставлении отгула.

Регистрация переработки

Регистрация переработанных часов при суммированном учете рабочего времени производится с помощью документа Регистрация переработок (Зарплата — Регистрации переработок). Документ необходимо вводить в конце месяца окончания учетного периода, до начисления зарплаты за этот месяц.

В случае с предыдущей ситуацией и применением отгулов вместо повышенной оплаты документ Регистрация переработок будет выглядеть так:

Расчет и начисление оплаты за переработку без повышенной оплаты

В данной ситуации оплата за переработку не начисляется, т.к. сотрудником сделан выбор о предоставлении именно отгула вместо повышенной оплаты.

Регистрация дополнительного времени отдыха

Зарегистрировать фактическое предоставление дополнительного времени отдыха (отгула) можно документами:

1. Отгул (Кадры — Отгулы или Зарплата — Отгулы).

2. Отгул списком (Кадры — Все кадровые документы или Все отсутствия сотрудников, Зарплата — Все начисления).

3. Отпуск (Кадры – Отпуска или Зарплата – Отпуска — Дополнительные отпуска, отгулы), если сотрудник решил присоединить дни отгула к отпуску.

Т.к. законодательство не содержит положений о переводе накопленных часов отгулов в дни, в программе продолжительность фактически предоставляемого отгула не поставлено в жесткую зависимость от ранее накопленного. Предполагается, что пользователь самостоятельно принимается решение, в счет скольких ранее накопленных дней или часов отгула предоставляется фактический отгул. При предоставлении отгула вместе с отпуском количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу день за 8 часов. При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную.

Отгулы в соответствии со статьями 152 и 153 ТК РФ не подлежат оплате. Отгул, предоставленный по Трудовому кодексу, – это просто перенос времени отдыха. Сотруднику оплачивается однократно время, которое он отработал вне графика, а в другое время предоставляется отдых. Однако существуют и иные трактовки вопроса оплаты отгула и других дней в месяце, когда он предоставляется. Так, в письме Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1 говорится, что день отдыха, предоставленный в соответствии со ст. 153 ТК РФ, должен исключаться из нормы рабочего времени. При этом зарплата в этом месяце должна выплачиваться в полном объеме. В письме Минтруда России от 11.03.2013 № 14-2/3019144-1157 сказано, что в данной ситуации размер месячного оклада уменьшен не будет, но вопрос об одновременном уменьшении нормы рабочего времени не затрагивается. В письме Минтруда России от 20.07.2015 № 14-1/В-541 и вовсе говорится, что за месяц, в котором сотрудник взял отгул, нужно заплатить оклад полностью, но при этом сотрудник отработает на один день меньше нормы.

Основными регуляторами в документе Отгул являются два поля Предоставить отгул и В счет отработанных ранее дней.

Первый влияет на отражение времени отгула в табеле как Дополнительные неоплачиваемые выходные (НВ), второй – на то, сколько именно дней/часов будет списано из зарезервированного за сотрудником.

Для примера выше при зарезервированных документом Регистрация переработок 178 часов вводится документ Отгул с такими полями:

В этой ситуации из резерва накопленных отгулов сотрудника будут списаны 24 часа, это будет соответственно зафиксировано в табеле.

Проверить остатки зарезервированных часов отгула можно отчетом Кадры – Отчеты по кадрам – Остатки отпусков.

В программе регистрация фактического отгула и ее влияние на расчет заработной платы аналогично регистрации отпуска без сохранения заработной платы. В месяце регистрации отгула фактически отработанное время будет уменьшено на время отгула, норма времени при этом не изменится, что отразится в расчете повременной оплаты труда в этом месяце.

В программе можно выполнить настройки при которых будет уменьшена норма рабочего времени в месяце, когда сотрудник использует отгул. Для этого нужно сформировать документ Индивидуальный график (Зарплата – Индивидуальные графики). При этом на день отгула следует запланировать выходной день.

Выбор пользователем такого варианта влечет ряд последствий:

1. Отличие общего заработка у сотрудников с разной формой оплаты труда. Окладники будут получать полный оклад в том месяце, когда используют отгул, в то время как сдельщики и поденщики все равно получат только фактически заработанные суммы.

2. Зависимость общего заработка окладника от количества отгулов: например, в месяце 20 рабочих дней, у сотрудника накопилось 20 отгулов. Если сотрудник использует 19 отгулов, то, отработав 1 день, он получит полный оклад. Однако если он решит отгулять все 20, то заработка за этот месяц не будет вовсе, ведь при уменьшении нормы на число отгулов мы получим 0.

3. Уменьшение нормы рабочего времени при сохранении оклада ведет к завышению среднего заработка.

Начисление оплаты за переработку в повышенном размере при увольнении сотрудника

Дату увольнения сложно совместить с датой окончания учетного периода сотрудника, работающего по графику с суммированным учетом рабочего времени. Поэтому при увольнении может возникнуть необходимость оплатить сотруднику часы переработки, как в нашем примере. Расчет часов переработок в документе Увольнение выполняется аналогично расчету в документе Регистрация переработок, т.е. документ Регистрация переработок для расчета и регистрация часов переработок вводить нет необходимости. Период, за который рассчитываются часы переработок, в документе Увольнение, определяется автоматически.

Таким образом, окончательный расчет сотрудника в связи с увольнением, в том числе и начисление оплаты за переработку с начала года производится с помощью документа Увольнение (Зарплата — Все начисления — Создать — Увольнение).

При заполнении документа — Условия увольнения поле Сверхурочные часы х1,5 автоматически заполняется ранее неоплаченными часами переработки.

На вкладке Начисления и удержания — Начисления автоматически производится расчет и начисление оплаты за переработку.

Суммарный учет рабочего времени — примеры расчета

Суммарный учет рабочего времени (точный термин в Трудовом кодексе «суммированный учет рабочего времени») используется в случаях, когда в силу объективных причин не соблюдается нормальная длительность рабочей недели, например, при сменном режиме труда. Нюансы подсчета отработанного времени и принципы исчисления заработной платы при применении суммированного учета рассматриваются в статье.

Вам помогут документы и бланки:

• Суммированный учет рабочего времени по ТК РФ
• Оплата труда при суммированном учете рабочего времени — примеры расчета
• Нюансы суммированного учета: вопрос — ответ
• Итоги

Суммированный учет рабочего времени по ТК РФ

Законодатель нормирует длительность труда работника. Основными критериями при этом являются количество рабочего времени за установленный временной интервал. Трудовой кодекс определяет в общем случае нормальную продолжительность труда, являющуюся одновременно максимальной, как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90). Наниматель обязан учитывать рабочее время работников персонально. Учет рабочего времени сотрудников ведется по фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.

Форму для учета рабочего времени и порядок ее заполнения см. «Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)».

Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили образцы заполнения табеля учета рабочего времени методом сплошного заполнения и методом учета отклонений. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к образцам.

Как известно, существенное число организаций использует режим работы, ежедневная протяженность которой выходит за рамки традиционного 8-часового трудового дня. Это организации, занятые обслуживанием населения (медицинские, торговые, сфера обслуживания, транспорт и проч.), либо выпускающие продукцию с длительным циклом производства. Понятие «длительный цикл производства» означает, что технологическая протяженность производственного процесса больше регламентированной законом стандартной протяженности рабочего времени.

Для обеспечения процесса обслуживания и производства в таких случаях работодатель вводит сменный режим труда. Часто при таком режиме невозможно выдержать установленную, нормированную длительность недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой наоборот, свободное время. При обычном учете рабочего времени переработки должны оплачиваться как сверхурочные. Но чтобы этого не происходило, законодатель разрешает нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени (ст. 104). Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток (две недели, месяц, три месяца и т. д.).

ВАЖНО! Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.104 ТК РФ).

Ознакомьтесь со спецификой установления правил трудового распорядка.

Промежуток времени, принятый работодателем для подсчета количества часов работы с целью нормирования, называется учетным периодом. Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде. Максимальная протяженность учетного периода в общем случае составляет 1 год (ст. 104 ТК РФ).

ВНИМАНИЕ! В современных реалиях при большом штате довольно сложно уследить за каждым сотрудником. Поэтому работодатели устанавливают на рабочих местах сотрудников системы учета рабочего времени. Например, пропускную систему с турникетами и пропусками. В этом случае каждый сотрудник прикладывает свою карту и программа автоматически учитывает время прихода/ухода, рассчитывает время работы, отмечает часы переработок и т.п.

Суммированный учет рабочего времени может вводиться работодателем и для всего персонала, и для отдельных групп работников, занятых обеспечением определенных технологических процессов и работающих по сменному графику.

Найти бланк графика рабочего времени и узнать о порядке его составления можно в этой статье

Итак, суммированный учет рабочего времени целесообразно вести в тех сферах труда, где по объективным причинам не удается соблюсти нормальную продолжительность труда за неделю, с тем чтобы в рамках более протяженного периода компенсировать отклонения в длительности одной трудовой недели в последующие. Использование суммированного учета рабочего времени ТК РФ предусматривает, в частности, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).

Читайте больше о специфике оплаты труда при вахтовом методе работы в специальном материале.

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени — примеры расчета

По общему правилу при рассматриваемом учете отработанного времени используется повременная система оплаты труда. Существуют два часто применяемых метода расчета зарплаты:

• за базовую величину принимается месячный должностной оклад;
• базовой является величина часовой тарифной ставки.

Способ исчисления суммы зарплаты, когда за базовую величину принимается оклад, удобен для учетного периода протяженностью в 1 месяц. Как известно, оклад устанавливается за выполнение труда в течение месяца нормальной длительности рабочего времени. Внутри периода учета, равного месяцу, отработанное время за каждую рабочую неделю может быть больше или меньше установленной нормы в 40 часов (в общем случае), но в целом за срок учетного периода общая продолжительность времени выполнения труда соответствует норме часов по производственному календарю этого месяца.

Ознакомьтесь с производственным календарем на 2023 год, а по этой ссылке переходите в производственный календарь на 2024 год.

Когда длительность учетного периода больше или меньше одного месяца, применение метода исчисления зарплаты исходя из месячного оклада неудобно и неправильно. Если учетный период составляет, например, несколько месяцев, протяженность рабочего времени, очень вероятно, отлична от нормальной в каждом месяце. Но в целом в рассматриваемый период длительность фактически отработанного рабочего времени равна норме. Если за базу расчета принимается оклад, то получается ситуация, когда вознаграждение за труд в одной и той же одинаковой сумме, равной окладу, выплачивается за различное количество труда, которое пропорционально количеству рабочего времени.

Поэтому для расчета зарплаты при учетном периоде, отличном от месяца, применяется величина часовой тарифной ставки. Она подсчитывается исходя из нормального (согласно производственному календарю) количества часов в конкретном месяце или за год при условии 5-дневной рабочей недели (приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н).

В качестве примера рассчитаем норму рабочего времени при 5-дневной 40-часовой неделе в феврале 2023 года, в котором 18 рабочих дней:

40: 5 × 18 – 1 = 143,

где «–1» — это 1 час сокращения рабочего дня в предпраздничный день 22 февраля.

Норма в феврале составит 143 рабочих часа.

Аналогично считается норма рабочего времени за год. В 2023 это 1973 часа. При использовании показателя годового рабочего времени для вычисления средней месячной нормы получим:

1 973 часа: 12 = 164,42 часа, т. е. показатель месячной нормы в ноябре (как и в любом другом месяце) составит 164,42.

Суммированный учет рабочего времени — примеры расчета зарплаты от часовой ставки, рассчитанной при (1) норме месячного рабочего времени и (2) средней по году месячной норме приведены ниже.

Оклад составляет 40 000 рублей в месяц. Режим труда сменный с суммированным учетом рабочего времени, период учета 2 месяца. Норма рабочего времени за учетный период (февраль и март 2023) составляет 343 часа: февраль — 143 часа, март — 175. В феврале отработано 172 часа, в марте — 170. Рассчитываем зарплату.

1. При использовании нормы месячного рабочего времени:

Февраль — 40 000 : 143 × 172 = 48 111,89 руб.

Декабрь — 40 000 : 175 × 170 = 38 857,14 руб.

1. При использовании нормы годового рабочего времени:

Февраль — 40 000 : (1 973 / 12) × 172 = 41 844,06 руб.

Март — 40 000 : (1 973 / 12) × 170 = 41 357,50 руб.

Регламент расчета часовой ставки для целей начисления оплаты труда определяется нанимателем и должен быть зафиксирован в локальном НПА. Это является обязательным, т. к. разные методы расчета дают разный результат суммы дохода работника в конкретный месяц.

Представляется целесообразным устанавливать часовую ставку, рассчитанную исходя из месячной нормы при учетном периоде, отличном от 1 месяца, но меньше 1 года, а для годового учетного периода — часовую ставку, рассчитанную исходя из нормы рабочего времени за год.

Что касается оплаты сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени, то такой механизм законодательством РФ не определен. Эксперты «КонсультантПлюс» привели мнение Минздравсоцразвития России, а также Верховного суда РФ. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям.

Нюансы суммированного учета: вопрос — ответ

Выше мы рассмотрели общие правила ведения суммированного учета рабочего времени и его оплаты. А теперь кратко ответим на вопросы, которые чаще всего возникают при использовании СУ на практике.

Как оплачивать ночные часы, если они приходятся на смену?

Ночные часы (а это, напомним, время с 22.00 до 6.00) нужно учитывать отдельно и оплачивать дополнительно — по правилам, установленным для оплаты работы ночью. Как именно, рассказывает эта статья.

А если смены выпадают на выходные или праздники?

Выходные у работающих по сменам свои. Поэтому общие правила о повышенной оплате работы в выходной здесь не применяются. А вот с попаданием на смену праздников есть нюансы. О них читайте в этой статье.

Как быть, если по итогам учетного периода получилась переработка?

Переработка по итогам учетного периода — это сверхурочные. Для них в ТК РФ тоже есть свои правила, которые распространяются и на работников-сменников. Об этих правилах читайте здесь.

Что делать, если работник отработал учетный период не полностью?

Если работник не полностью отработал учетный период (например, болел, был в отпуске, уволился), для него рассчитывают сокращенный норматив. Для этого отнимают от общей нормы пропущенное время. Если этот усеченный норматив по итогам периода превышен, оплачивают сверхурочные, если наоборот, времени отработано меньше, оплачивают работу по факту. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.

Итоги

Суммированный учет рабочего времени используется при сменном, вахтовом графике, а также в режиме гибкого рабочего времени. Система расчета заработной платы зависит от протяженности учетного периода и может базироваться на месячном должностном окладе либо на часовой тарифной ставке.