На практике номенклатура дел рассматривается как

Тема № 16 Номенклатура дел организации.

Назначение номенклатуры, характеристика типовой и примерной номенклатуры дел. Документы, являющиеся основой для разработки номенклатуры дел организации. Порядок организации работы по подготовке номенклатуры дел. Механизм согласования номенклатуры дел. Порядок внесения изменений и дополнений в номенклатуру дел. Структура номенклатуры дел. Индексирование дел, включённых в номенклатуру. Требования к заголовкам дел. Последовательность расположения элементов заголовка. Принципы расположения заголовков дел в номенклатуре. Данные о количестве дел (томов, частей). Определение сроков хранения документов в процессе составления номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

Цель создания номенклатуры дел—закрепить структуру документального фондаорганизации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел являетсяодним из основныхклассификационных справочниковорганизации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел,могут бытьнепосредственноиспользованыкак основав процессе регистрации поступающих и отправляемых документовпри формировании их конкретных регистрационных номеров.

Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которыебудутсформированыи учтены по направлениям деятельности или функциям организациив следующем году(и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документомв государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях,документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

Выделяют 3 вида номенклатуры дел:

1) типовые – являются нормативным документом, содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы, однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

2) примерные– устанавливают типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли. Применяются без внесения изменения в заголовки дел, конкретизируется только наименованием организации и её структурных подразделений. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав, носит рекомендательный характер: допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых дел с указанием их индекса.

3) индивидуальные– составляются на основе типовой и примерной номенклатуры дел, которые, по сути, являются методическими пособиями, т.е. организация разрабатывает совою номенклатуру дел.

Номенклатура дел разрабатывается в IVквартале года: утверждают в декабре, начинает действовать в январе.

Если в нет типовой или примерной номенклатуры дел, то составлению индивидуальной номенклатуры дел предшествует этап изучения состава, содержания и количества документов в организации в соответствии с правилами составления и оформления номенклатуры дел.

Требования к составлению номенклатурыдел излажены вГСДОУ, унифицированная форма номенклатуры дел определена в основных правилах работы архивов, оформляется она в табличной форме.

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:

1. Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002.
2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182);
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее — Перечень типовых управленческих архивных документов);
4. Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

1. изучение документов организации для определения круга вопросов, возникающих в делопроизводстве;
2. составление заголовков дел – эту работу выполняют на карточках, в которые заносят заголовок дела, срок хранения и статью по перечную.
3. составление из карточек номенклатуры дел.

• номинальный— название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);
• авторский— название организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);
• предметно-вопросный— краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);
• корреспондентский— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат — основной реквизит в письме);
• географический— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);
• хронологический— даты (период), к которым относятся документы дела (дата — реквизит, который присутствует в любом документе).

1. Вид документа — его содержание: «Журнал регистрации поступающих документов».
2. Вид — автор — содержание: «Приказы генерального директора по основной деятельности»; «Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности».
3. План/отчет — содержание — период: «Годовой финансовый план на 2011 год».
4. План/отчет — автор — содержание: «Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников».
5. Переписка — корреспондент — содержание: «Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников».
6. Переписка — корреспондент — территория — содержание: «Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников».
7. «Документы» (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) — содержание — перечисление основных разновидностей: «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».

• организационные документы самой организации;
• распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
• распорядительные документы самой организации;
• планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
• за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
• отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
• за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
• договоры по степени значимости (возможна их дополнительная систематизация по алфавиту названий контрагентов);
• за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров, а также учетных документов и баз данных, в которых регистрируются эти договоры;
• переписка по степени значимости вопросов или по степени значимости корреспондентов и алфавиту их названий / фамилий;
• учетные документы (все виды отдельно существующих книг, журналов, картотек, баз данных);
• регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

Номенклатура дел: как составить и утвердить

Основой для учета документов в организации и последующего составления их описей для передачи в архив. Этот документ является обязательным для заполнения в организации и составляется по утвержденной Минкультуры форме. Что такое номенклатура дел, новые сроки хранения документов и правила заполнения формы — рассмотрим в этой статье.

Что такое номенклатура дел организации

В процессе деятельности любой организации образуется непрерывный документооборот. Это как внешняя и внутренняя переписка, так и юридические, управленческие, бухгалтерские и учетные документы. Чтобы не запутаться в таком объеме информации и быстро находить любую бумагу, документацию нужно систематизировать.

Номенклатура дел — это опись всех видов документов компании с присвоением каждому делу индекса, заголовка, указанием сроков хранения. Этот учетный документ имеет особую структуру:

• документы, связанные одной темой деятельности, группируют в дела.
• каждое структурное подразделение собирает собственный перечень.
• в конце описи объединяют в общую, сводную номенклатуру.

Различают типовую, примерную и индивидуальную (для каждой компании) номенклатуры. Первые две создает головное отделение организации, если в ее подчинении есть несколько компаний с однотипной структурой. Типовая номенклатура диктует обязательную схему для составления индивидуальной номенклатуры, а примерная носит характер рекомендации, поэтому руководители подразделений могут видоизменять перечни документов под свои особенности ведения делопроизводства.

Бланк типовой формы номенклатуры скачать здесь

В номенклатуру включены дела временного, длительного и постоянного срока хранения. Этот документ тесно связан с ведением архива организации, так как он составляется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Сам архив впоследствии формируют из дел, которые внесены в номенклатуру. Исключение — документы, которые нужно хранить менее 10 лет.

Изучите алгоритм по созданию архива организации в статье

Обратите внимание! Номенклатуру составляют любые организации и компании, которые сдают документы в архив (п. 4.14 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526 , далее — Правила). В законах закреплено прямое требование о наличии такого документа только для организаций, которые комплектуют Госархив или компаний, чья деятельность представляет определенную ценность для государства (ст. 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ). Тем не менее, все работодатели обязаны обеспечить сохранность важных документов (ст. 17 Закона №125-ФЗ), а это проще сделать с помощью номенклатуры. Типовая форма номенклатуры также утверждена на законодательном уровне (п. 4.18 Правил).

Номенклатура дел на год: как составить

Подробные пояснения по формированию, утверждению и работе с номенклатурой дел даются в разделах 1.1.1–1.1.1.6 Методических рекомендациях к Правилам Минкультуры. Росархив опубликовал этот документ на своем портале в 2018 году. Обратите внимание, что правовой статус рекомендаций неясен.

Прежде чем приступить к заполнению номенклатуры по форме Минкультуры, необходимо письменное обоснование этой процедуры.

1. Руководитель издает приказ о создании номенклатуры дел. Сбор перечней документов со структурных подразделений и сведение их в общий документ осуществляет делопроизводитель, секретарь или сотрудник, который исполняет их функции.
2. Ответственный раздает образцы формы на бланке компании по подразделениям для заполнения, затем собирает перечни и создает сводный проект номенклатуры.
3. Документ проходит промежуточное согласование (с архивариусом, ЭПК).
4. Окончательно подписать новую номенклатуру нужно в последних числах декабря перед новым календарным годом. Если такой документ вы составляете впервые, проект лучше начать готовить заранее — как минимум за месяц.

В конце каждого года по номенклатуре подводят итоги. Делопроизводитель подсчитывает, сколько дел всего завели за этот год в организации. Далее он составляет итоговую запись по форме, зафиксированной в продолжении приложения 25 Правил.

Дела разбивают на 3 категории по срокам хранения и подсчитывают их количество в каждой группе. Дополнительно учитывают переходящие на следующий год группы документов и дела, для определения хранения которых нужна экспертная комиссия (ЭПК). В графу «ИТОГ» вписывают общее количество дел.

Обратите внимание! В номенклатуру включают, в том числе, и электронные дела. О том, что документы ведутся не на бумаге, а также информацию о месте их хранения делают отметку в графе «Примечания» установленной в Правилах формы.

Алгоритм заполнения формы номенклатуры

Типовая форма номенклатуры (приложения № 25–26 Правил ) состоит из 5 граф. Сводная форма разбита на разделы по структурным подразделениям с кодом. Коды берут из штатного расписания. Обычно разделы расставляют по иерархии — начиная с административно-управленческого подразделения.

Присвойте каждому документу код, состоящий из двух наборов цифр через дефис: кода подразделения из штатного расписания и порядковый номер дела. Группы бумаг распределяют в номенклатуре по степени важности: от главных организационных документов и далее (распорядительные, отчетные документы и далее). В конце фиксируют перечень учетных форм (картотеки, журналы).

Названия дел составляют, исходя из документооборота организации. Для упрощения систематизации можно воспользоваться информацией о видах документов из Перечня Росархива. В дела собирают все основные группы документов организации, включая приказы, личные карточки (при наличии), документы переписки. В заголовках запрещено использовать общие формулировки. Если группа документов в деле разнородная, в скобках уточняют их возможные виды.

Количество дел (томов)

Эту графу заполняют после окончания срока действия номенклатуры — в конце года. Тома — это дела, которые потребовалось разделить на части из-за их объема. По правилам максимальный размер одного дела может составлять до 250 листов. Если дело разбито на тома, нужно указать кроме количества томов, даты документов в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ–ЧЧ.ММ.ГГГГ

Для заполнения графы используют Перечень. Это самая сложная часть работы. Ответственному предстоит определить вид и состав документа по списку Росархива и время его хранения. В 4 графу он вписывает этот срок и ссылку на соответствующую статью Перечня.

В последней графе делают отметки о состоянии и движении дел. Например, личные карточки работников отмечают как «Переходящее», так как срок их исполнения не зависит от календарного года. Также ответственный работник ставит отметку, если дела утвердили к уничтожению, передали в другое подразделение и т.д.

Важно! В Перечне указаны общие наименования видов документов. В номенклатуре нужно конкретизировать эти данные под документацию вашей организации. Особенной точности требует внешняя переписка: здесь потребуется указать тему и адресата. От грамотной формулировки названий групп дел зависит дальнейшая работа с архивом. Например, на каждую книгу учета заводят отдельный заголовок в описи. А вид «Приказы по личному составу» (ст. 434 Перечня) выделяют в три отдельных дела по времени хранения.

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Перечень типовых архивных документов не может полностью охватить весь документооборот компании. Для документов, которых в нем нет, сроки хранения определяют экспертная комиссия организации и ЭПК архива, в который сдают дела.

Узнайте подробнее о новых сроках хранения документации в нашем материале

Иногда дело может объединять несколько документов с разными сроками хранения. В таком случае общий срок определяют по документам с самым длительным временем хранения.

Если дела следует хранить до минования надобности (например, положения, инструкции или документы переписки от вышестоящих органов «для сведения»). Около таких дел ставят отметку ЭПК. В конце года экспертная комиссия должна будет определить их ценность и дальнейшую судьбу — уничтожение или продолжение хранения.

Обратите внимание! С 18 февраля 2020 года изменились сроки хранения некоторых дел, большей частью по кадровой документации (Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 ). В отличие от отмененного Перечня № 558, в новый реестр добавили заявления работников (1 год), уведомления сотрудникам (3 года) и журналы учета прохождения инструктажа по охране труда (45 лет). Заметно сокращен срок хранения согласий на обработку персональных данных (вместо 75 лет — 3 года). Документы по личному составу теперь нужно хранить не 75, а 50 лет, при условии, что их делопроизводство завершено после 01.01.2003 года.

Утверждение номенклатуры дел

Каждый календарный год номенклатуру необходимо проверять, уточнять и утверждать заново. Так работодатель получает возможность внести в документ произошедшие за год изменения, если изменились название подразделения, сроки хранения отдельных документов и т.д. С 1 января в организации уже должна вступить в силу обновленная и заново утвержденная версия документа.

Утверждение проходит по алгоритму:

1. Проект подписывает руководитель отдела делопроизводства.
2. Номенклатуру визирует начальник архива организации.
3. Документ передается на согласование с внутренней экспертной комиссией.
4. Документ утверждает руководитель компании. Допустимы два способа: подписать саму номенклатуру в графе утверждения или издать отдельный приказ по основной деятельности. В таком случае в грифе утверждения на документе реквизиты приказа (номер и дата) прописываются как основание.

Процедура утверждения зависит от типа организации. Если это государственное или муниципальное предприятие, которое обязано сдавать документы в Госархив, то номенклатуру не только ежегодно утверждает руководитель, но и каждые пять лет согласуют ее с внутренней ЭПК, а далее передают документ на согласование с ЭПК вышестоящей организации или государственного архива (п. 4.18 Правил).

Приказ о внесении изменений в номенклатуру дел — скачать здесь

Обратите внимание! Если в течение года произошли важные изменения в структуре или функционале компании, номенклатуру придется пересоставить и заново утвердить. Так как в номенклатуре учитывается иерархия по важности, лучше заранее зарезервировать несколько индексов в каждом разделе по подразделениям и оставить около них пустые строки в графе «Заголовки».

Хранение номенклатуры дел

Номенклатура утверждается как минимум в двух экземплярах. Первый впоследствии подшивается в дело подразделения ДОУ, второй хранится в архиве компании. Если организация сдает дела в госархив, потребуется сделать отдельный оригинальный экземпляр и оставить его в этом учреждении после согласования.

Рекомендуется сделать еще несколько копий документа после его утверждения:

• рабочий экземпляр для сверки и оперативного внесения изменений в течение года;
• выписки соответствующих разделов для структурных подразделений.

Компании, перешедших на систему ЭДО, могут разместить электронную номенклатуру на внутреннем корпоративном ресурсе.

Номенклатура относится к документации отдела ДОУ (делопроизводства), и хранится постоянно, кроме номенклатуры структурных подразделений (3 года). Индекс ей присваивают по общим правилам (код подразделения–порядковый номер дела).

Сроки хранения номенклатуры дел, как важного учетного документа, определены Перечнем (ст. 157). Типовые и примерные номенклатуры также хранят постоянно по месту утверждения, а в подведомственных компаниях — до получения от головной организации нового документа (ст. 156 Перечня).

Запишитесь на « Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0. », чтобы быть в курсе последних изменений законодательства и узнать новые требования по ведению кадровой документации.

Номенклатура дел. Принципы и правила формирования и ведения номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке1 Данное определение термина закреплено государственным стандартом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В этом значении термин «номенклатура дел» используется и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее — Правила делопроизводства) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23.12. .2009 № 76). . В переводе с латинского nomenclatureозначает «перечень, росписьимен», а nomen- имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел — закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации,учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности. Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определеннойклассификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процессаееразработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте — «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением и др. Номенклатура дел. Принципы и правила формирования и ведения номенклатуры дел Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет). На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетныйдокумент, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенныхв конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения. По номенклатуре дел (как учетномудокументу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Номенклатура дел является обязательным для составления документомв государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях,документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы. В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже раньше, чем инструкция по делопроизводству). В ином случае она играет роль лишь учетногодокумента. Как классификаторноменклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа. Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденнойсхеме организационной структуры и штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела (класса 01 в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией (на уровне руководства). Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Административное управление», «Секретариат» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «Профсоюзный комитет», «Профсоюзная организация», «Организация ветеранов предприятия».

Заключение

Номенклатура дел – это утвержденныйсистематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она являетсяучетнымдокументом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Список источников Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477. ПриказРосархиваот 23.12.2009 № 76. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., 2008. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004. ЧуковенковА.Ю.,ЯнковаВ.Ф. Оформление документов. М., 2008.

Список литературы

Список источников 1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477. 2. Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76. 3. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., 2008. 4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004. 5. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?

Сейчас горячая пора – время разработки либо уточнения номенклатуры дел на следующий 2016 год. И чтобы номенклатуры подразделений разрабатывались в них, и вы потом их не переделывали, нужно грамотно объяснить коллегам, как определять сроки хранения дел. Какими нормативными документами пользоваться? С какой навигацией и по какому алгоритму лучше действовать, чтобы не тонуть в объемных перечнях? Почему нельзя «в лоб» воспринимать их сроки хранения и указанные категории документов? Какие распространенные ошибки допускают новички? От качества и простоты вашего инструктажа зависит качество выполнения этой работы в подразделениях, а значит, уменьшение вашей «головной боли». На базе этой статьи можете даже составить методическое пособие для коллег.

Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи

В практике разработки номенклатуры дел встречаются интересные ситуации, которые требуют анализа и обобщения с целью закрепления опыта «лучших практик» и выявления «пробелов» в требованиях нормативных и методических ­документов. Рассмотрим два из них: 1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? 2. Как можно в холдинге / корпорации, куда входят самостоятельные юридические лица, или на крупном предприятии, подразделения которого не являются юридическими лицами, ограничиться составлением номенклатур этих ­подразделений без их слияния в сводную номенклатуру дел?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ