Минтруд уточнил сроки выплаты отпускных в 2023 году
Министерство труда и социальной защиты РФ напомнило о том, в какой срок работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные.
Как пояснили специалисты ведомства, сроки выплаты в 2023 году не изменились. В соответствии со статьей 136 ТК РФ, сделать это надо не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. В этот срок включается и сам день выплаты отпускных.
Например, если отпуск начинается 10 ноября, то отпускные следует выплатить не позднее 7 ноября.
Напомним, при нарушении установленного срока выплаты сумм, причитающихся работнику, работодатель обязан уплатить проценты (денежную компенсацию). Ее размер за каждый день просрочки не должен быть ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ с суммы, не выплаченной в срок. За несвоевременную оплату ежегодного отпуска работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.
Если бухгалтерия — то в 1С, если бухгалтерские новости — то на БУХ.1С, если следить за новостями в телефоне — то в нашем Telegram-канале .
Отпуск в 2023 году: важные нюансы для бухгалтера
Общие правила расчета и выплаты отпускных не поменяли. Однако на практике часто возникает много вопросов. Когда выплачивать отпускные? Как их отразить в 6-НДФЛ? Нужно ли облагать взносами и НДФЛ компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? Подробнее об этом и не только расскажем в обзоре.
Расчет отпускных в 2023 году
Отпускные нужно посчитать за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Расчет зависит от того, в каких днях вы предоставляете отпуск – календарных или рабочих.
Если отпуск выпадает на нерабочие праздничные дни, за них отпускные не рассчитывайте. А вот выходные дни оплатите, если отпуск в календарных днях.
Учтите: оплата за каждый день отпуска не должна быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Напомним, что последний с 1 января 2023 года увеличен до 16 242 руб.
Отпуск с последующим увольнением оплатите в обычном порядке. Если при увольнении у сотрудника есть неиспользованный отпуск, то за него нужно рассчитать компенсацию.
Срок выплаты отпускных
Сроки выплаты отпускных в 2023 году не изменились. Перечислите их минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, перечислите средства накануне. Их можно выдать и с зарплатой, важно не пропустить срок. За выплату отпускных не вовремя грозит ответственность.
При расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованный отпуск по общему правилу нужно выдать в день увольнения.
НДФЛ с отпускных в 2023 году
Налог удержите на дату оплаты отпуска.
Сроки уплаты НДФЛ с отпускных общие, к примеру:
- с выплат за период с 23 мая по 22 июня налог перечислите 28.06.2023;
- с 23 июня по 22 июля – 28.07.2023;
- с 23 июля по 22 августа – 28.08.2023;
- с 23 августа по 22 сентября – 28.09.2023.
Напомним, что такие сроки действуют с 1 января 2023 года.
Если отпуск переходящий, НДФЛ удержите и перечислите в общем порядке.
НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении также нужно удержать со всей суммы. Основание расторжения договора – сокращение штата, по собственному желанию или др. – значения не имеет.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ
В 6-НДФЛ включите только те отпускные, которые вы фактически выдали. Например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие укажите налог, удержанный с отпускных за последние 3 месяца отчетного периода (апрель, май и июнь). А в полях 021 – 023 отразите НДФЛ, который нужно перечислить по первому, второму и третьему срокам уплаты налога для этого отчетного периода.
Компенсацию за неиспользованный отпуск отразите в 6-НДФЛ в полном размере.
При заполнении расчета за 2023 год сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и НДФЛ с них укажите также в справке о доходах и суммах налога физлица. К примеру, для отпускных укажите код дохода 2012, а для компенсации – 2013.
Страховые взносы с отпускных
Оплату отпуска нужно облагать страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм в обычном порядке.
Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении тоже облагайте взносами в полном объеме.
Налог на прибыль и отпускные
Если вы используете метод начисления, то отпускные при расчете налога на прибыль вы можете учесть, как и другие расходы на оплату труда, по мере начисления.
Если у вас есть резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то отпускные списывайте за счет него. Учтите, что формирование такого резерва — ваше право, а не обязанность.
При кассовом методе отпускные включайте в расходы при их выплате сотруднику.
Отметим, включить в расходы по налогу на прибыль можно только те отпускные, которые вы выдали по закону (например, для оплаты основного или допотпуска).
Компенсацию за неиспользованный отпуск также учитывайте в расходах на оплату труда в зависимости от метода учета доходов и расходов.
Обратите внимание, списывать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва на оплату предстоящих отпусков нельзя.
Порядок выплаты и обложения отпускных у бюджетных организаций
Бюджетные организации рассчитывают, выплачивают, облагают налогами и страховыми взносами отпускные так же, как и коммерческие организации. Однако есть особенности.
К примеру, в расходах на оплату труда они учитывают только те затраты, которые связаны с приносящей доход деятельностью и произведены за ее счет.
- Как рассчитать средний заработок для оплаты отпусков
- Как выплачивать отпускные работнику
- Как рассчитать НДФЛ с отпускных и уплатить его в бюджет
- Как отразить различные выплаты в расчете 6-НДФЛ
- Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на оплату труда
- Как учреждению отразить в налоговом учете создание и использование резерва на оплату отпусков
- Ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками
- Как начислять и уплачивать страховые взносы на ОПС, ОМС и на случай ВНиМ с зарплаты и иных выплат физлицам
- Как начислять и уплачивать в СФР взносы на страхование от несчастных случаев на производстве
Примеры расчета отпускных и сроков выплаты в 2023 году
- Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в календарных днях, если расчетный период отработан не полностью
- Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в рабочих днях
- Пример расчета отпускных исходя из МРОТ
- Пример перерасчета отпускных с учетом повышения МРОТ
- Пример расчета срока выплаты отпускных (без особенностей)
- Пример расчета срока выплаты отпускных, если день выплаты пришелся на выходной
Изменится срок выплаты отпускных в 2023 году
Обратите внимание: законопроект, описанный в данном тексте, временно отклонен Государственной Думой Российской Федерации. В связи с этим информация из текста временно не является актуальной. Мы следим за ситуацией и будем дополнять текст по мере движения законопроекта.
Одним из важнейших изменений законодательства в 2023 году стало изменение срока выплаты отпускных, которое более выгодно для работодателя. В соответствии с нововведениями отпускные сотрудникам будут выплачиваться, независимо от правила трех дней, при внеплановом уходе в отпуск. Данные изменения устанавливают, за сколько дней необходимо выплатить отпускные в 2023 году.
- Новый законопроект Государственной думы
- Сроки выплаты отпускных в 2023 году
- Расчет сроков выплаты отпускных
- Штрафы за нарушение срока выплаты отпускных
Новый законопроект Государственной думы
В 2022 году в Государственную думу внесли законопроект (№ 219349-8), касающийся срока выплат отпускных. Данный порядок предписывается в статье 316 Трудового кодекса РФ, согласно которой оплата отпуска осуществляется не позднее, чем за 3 дня до его начала. Нововведения относятся к ситуации, при которой работник предоставляет заявление на отпуск внепланово, а именно за три дня или ранее до его начала. В данных случае действуют два срока:
- выплата в течение двух рабочих дней со дня подачи заявления на отпуск — при выплате через банк;
- выплата до первого рабочего дня сотрудника после окончания отпуска — при выплате другим способом, например, через кассу.
До изменения, в ситуации, когда работник подал заявление на отпуск с завтрашнего дня, работодателю приходилось ему отказывать или сначала оформлять отпуск за счет сотрудника, так как необходимо было успеть выплатить отпускные. Данная поправка дает работодателю возможность приспосабливаться к ситуации срочного ухода в отпуск по инициативе сотрудника и упрощает его согласование.
Сроки выплаты отпускных в 2023 году
Таким образом, согласно действующему нормативно-правовому регулированию, отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала, при условии, что он был плановым, и заявление сотрудника сдано минимум, чем за 3 дня до его начала. Однако необходимо указать, что в Трудовом кодексе отсутствует ограничение на выплату отпускных заранее.
То есть отпуск необходимо выплачивать таким образом, чтобы до дня его начала оставалось три полных календарных дня. Например, если сотрудник будет находиться в отпуске с пятницы, то отпускные необходимо выплачивать во вторник.
Кроме того в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни использовать для расчета сроков выплаты отпускных. Общая практика такова, что срок исчисляют в календарных днях, то есть и в рабочих, и в нерабочих. Это также подтверждается письмом Роструда (от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1). Таким образом, если срок оплаты отпуска приходится на нерабочий день, то оплата должна быть произведена в последний рабочий день.
Также необходимо помнить, что сроки отпусков сотрудников отражают в графике отпусков, который нужно утвердить за две недели до начала года. Однако перед его составлением необходимо определить состав сотрудников, которые будут включаться в этот график.
Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас
Расчет сроков выплаты отпускных
Исходя из вышеизложенного, отпускные необходимо выплачивать за три полных календарных дня до начала отпуска. При нарушении этих правил предусмотрена плата процентов за задержку и штрафов (письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).
Однако существует неясность в случае, когда сотрудник уходит в отпуск с понедельника. В соответствии с правилами расчет и оплата отпускных в данной ситуации должны производиться не позже четверга, так как выплата в пятницу опасна за счет противоречий в судебной практике.
Ранее Роструд уточнял, что при начале отпуска в понедельник отпускные можно оплачивать в пятницу или четверг. Это подтверждается письмами от 06.06.2018 № TЗ/3464-6-1 и от 30.07.2014 № 1693-6-1. Кроме того есть решения судей, которые гласят, что сам день оплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок (определения Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017 и Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33-3731/2015, решение Московского городского суда от 18.02.2014 № 7-764/14).
Однако выплачивать безопаснее в четверг, так как есть противоположные решения судей, гласящие, что перед началом отпуска помимо дня оплаты отпуска должно быть как минимум еще три полных календарных дня. Это подтверждается решениями Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, определении Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864.
Даже при условии, что работник отдельно укажет в заявлении на отпуск, что получение им выплат может быть после законодательно установленного срока, это не будет мешать подаче претензии, и работодатель будет оштрафован.
Штрафы за нарушение срока выплаты отпускных
При первом нарушении правила трех дней трудовая инспекция будет штрафовать на следующие суммы:
- должностное лицо, например, руководитель организации — от 10 000 до 20 000 рублей;
- предприниматель — от 1000 до 5000 рублей;
- сама компания — от 30 000 до 50 000 рублей.
Если зафиксировано повторное нарушение, суммы будут следующие:
- должностное лицо, например, руководитель — штраф от 20 000 до 30 000 рублей (также предусмотрена дисквалификация на срок от года до трех лет);
- предприниматель — от 10 000 до 30 000 рублей;
- сама компания — от 50 000 до 100 000 рублей.
Должностные лица кроме данных штрафов попадают под уголовную и дисциплинарную ответственность в соответствии со ст. 145.1 УК РФ и ст. 192 ТК РФ. Также при задержке выплаты отпускных сотруднику в обязательном порядке, независимо от причины, выплачивается компенсация.
Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?
Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Автор: Екатерина Андрющенко,
бухгалтер-консультант Линии консультации ГЭНДАЛЬФ
Когда выплачивать отпускные сотруднику?
Если отпуск плановый, отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до его начала. Раньше — можно, по выплатам заранее ограничений нет.
Отпуск начинается в понедельник. → Три календарных дня перед понедельником: воскресенье, суббота, пятница. Отпускные нужно выплатить в четверг.
Если срок выплаты выпадает на выходной, деньги нужно выплатить накануне.
Отпуск начинается в четверг. → Три календарных дня перед четвергом: среда, вторник, понедельник. Крайний срок выплаты выпадает на воскресенье, это выходной. Значит, отпускные нужно выплатить в пятницу.
Отпускные можно перечислять вместе с ближайшей зарплатой, главное — соблюсти правило трех дней.
Сотрудник идет в отпуск 11 октября. В компании зарплату выплачивают 5 октября — за пять календарных дней до отпуска. Работодателю удобно выплатить отпускные вместе с зарплатой, и правило трех дней он не нарушит.
Если отпуск внеплановый, правило трех дней не учитывается
Обычно работники уходят на отдых по графику отпусков, и тогда отслеживать срок для выплаты отпускных легко. Но иногда люди хотят уйти в отпуск вне графика. Если сотрудник подал заявление на отпуск позже, чем за три дня до его начала, такой отпуск считается внеплановым. Для работодателя это неудобно, так как у него нет трех дней, чтобы выплатить отпускные заранее по закону.
Некоторым сотрудникам нельзя отказать в оплачиваемом внеплановом отпуске — например, многодетным родителям. В такой ситуации работодатель вправе не соблюдать правило трех дней и выплатить отпускные даже за день.
Если сотрудник не относится к категориям, у которых есть право на внеплановый отпуск, у работодателя есть два варианта, как выплатить отпускные:
- Предложить сотруднику сдвинуть отпуск так, чтобы успеть выплатить деньги в трехдневный срок.
- Пойти работнику навстречу и оформить отпуск на те дни, что он хочет. В этом случае работодатель идет на риск: он выплатит отпускные с нарушением срока, и трудовая инспекция может за это оштрафовать.
Штрафы за нарушение срока:
- для должностных лиц — 10 000—20 000 ₽;
- для ИП и малых предприятий — 1000—5000 ₽;
- для средних и крупных компаний — 30 000—50 000 ₽.
Проблему выплат при внеплановом отпуске хотели урегулировать законопроектом, которой позволял сдвигать срок. Но Госдума его отклонила.
Спросите у эксперта
В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru
Гибкий зарплатный проект без скрытых комиссий и сборов
- Онлайн, без открытия счета в Тинькофф
- Платежи на карты любых банков
- Интеграция выплат в 1С или вашу систему по API