С какого года электронные трудовые книжки

С какого года электронные трудовые книжки

Более полную и актуальную информацию см. сайте https://sfr.gov.ru/ в разделе «Электронная трудовая книжка».

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

С 1 января 2021 года впервые трудоустроившимся гражданам оформляются только электронные трудовые книжки

В России второй год действуют электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. У электронной книжки нет физического носителя, поэтому ее невозможно потерять или испортить, а передача сведений в цифровом виде снижает вероятность ошибок и обеспечивает постоянный доступ к данным о трудовой деятельности. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники к этому времени должны были определиться, какую форму трудовой книжки оставить, то есть выбрать ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде или продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Всего на территории Приморского края в 2020 году написали заявление о выборе ведения трудовой книжки 666 148 работников, работающих по трудовому договору. Из них 568 710 (85%) оставили бумажную трудовую книжку, и только 15% или 97 438 приморцев решили перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Для всех работающих граждан переход к новому формату ведения сведений о трудовой деятельности добровольный. Исключением являются только те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года – для них сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление по уважительной причине вправе сделать это в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы.

К таким причинам относятся: временная нетрудоспособность; отпуск (в том числе декретный); временное отстранение от работы; если гражданин, имеющий стаж работы, в указанный период не состоял в трудовых отношениях и не подавал ни одного письменного заявления.

Граждане, которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, могут в дальнейшем пересмотреть свое решение и подать своему работодателю новое письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Приморцы, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Необходимо сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.

При увольнении — в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности за время работы у него по форме СТД-Р[*]. Эта информация выдается на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом, или в форме электронного документа (при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи). Если в день прекращения трудового договора выдать сведения из электронной трудовой книжки невозможно, например, работника нет на рабочем месте, работодатель обязан направить их работнику в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением.

Сведения о трудовой деятельности могут быть выданы работодателем не только при увольнении, но и в период работы. Срок представления сведений — не более трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Получить информацию из своей электронной трудовой книжки, в том числе в электронном виде по форме СТД-ПФР**, работник может и самостоятельно: в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг. Электронная выписка о трудовой деятельности формируется в pdf-формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью МИЦ ПФР. Документ можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, распечатать или направить по электронной почте.

При приеме на новую работу граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, должны представить работодателю следующие документы:

— бумажную трудовую книжку с записью, о переходе на ведение ЭТК;

— выписку по форме СЗВ-Р, оформленную последним работодателем.

В случае если работодатель не выдал такую выписку, ее можно получить в территориальном органе ПФР или в личном кабинете на сайте ПФР (es.pfrf.ru) или на портале «Госуслуги» (gosuslugi.ru) (при наличии регистрации на портале Госуслуги).

То есть гражданин при приеме на работу предоставляет и трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности одновременно. Предоставление бумажной трудовой книжки обязательно, ведь в ней находятся сведения о работе за весь период трудовой деятельности гражданина до 2020 года.

Специалист отдела кадров по новому месту работы должен будет сделать себе копию бумажной трудовой книжки и отдать ее обратно работнику. Хранить у себя бумажную трудовую книжку работодатель не имеет права.

Напоминаю, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и выдает ее на руки работнику вне зависимости, продолжает сотрудник работать или увольняется.

Для работников, не подавших заявление о выборе варианта ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Что касается работодателей, то всю информацию о кадровых мероприятиях в отношении своих сотрудников они предоставляют в органы Пенсионного фонда в электронном виде для хранения её в информационных ресурсах ПФР в установленные законодательством сроки: специалисты кадровых служб предприятий и организаций сдают в ПФР отчёт по форме СЗВ-ТД.

С 1 июля 2021 года отчетность по электронным трудовым книжкам предоставляется в новом формате. Добавлен раздел для работодателей после реорганизации. После первого раздела «Сведения о страхователе» новый раздел называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Заполнять его будут компании после процедуры реорганизации в случае корректировки ранее поданных форм СЗВ-ТД.

В новой форме отсутствует строка «Отчетный период». Так как периодичность сдачи отчета по форме СЗВ-ТД один календарный день для основных кадровых мероприятий, то и нет необходимости заполнять реквизит «Отчетный период».

Введена новая графа и коды для «северных» работников. В СЗВ-ТД нужно будет указывать коды (РКС или МКС) для северян. Если человек работает на Крайнем Севере — РКС, в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера — МКС. Для этих кодов появилась новая четвертая графа.

— В графе 6 формы СЗВ-ТД появился обязательный к заполнению код выполняемой функции, который состоит и 5 цифровых знаков. Берется он из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Работодатели должны будут указывать данный код из классификатора, исходя из работы, которую выполняет сотрудник. Ориентироваться нужно будет именно на фактическую работу, а не на должность работника, которая указана в трудовом договоре и иных документах.

С 1 июля эта графа стала обязательной, и, если там будет допущена ошибка, придется отменить ранее сданный отчет и представить правильные сведения.

С какого года электронные трудовые книжки

4 февраля 2024 Регистрация Войти
6 февраля 2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

12 февраля 2024

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Информация Социального фонда России от 13 января 2023 г. «Электронная трудовая книжка»

Обзор документа

Информация Социального фонда России от 13 января 2023 г. «Электронная трудовая книжка»

17 января 2023

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Электронная книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также территориальный орган Социального фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Электронные сервисы

— Получить выписку из электронной трудовой книжки

— Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР

— Загрузить и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

— Ввести и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

— Загрузить черновик сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

Преимущества электронной трудовой книжки

— Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.

— Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.

— Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

— Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

— Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

— Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

— Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.

— Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Ведение электронной трудовой книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подали заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Социального фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности в течение 202 года подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

— Информация о работнике;

— Даты приема, увольнения, перевода на другую работу, приостановления, возобновления трудового договора;

— Место работы, в том числе наименование (сведения об изменении наименования) работодателя;

— Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);

— Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

— Вид поручаемой работы;

— Код выполняемой функции;

— Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

— Причины прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Социального фонда России.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Работодатель несет ответственность:

— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Социального фонда;

— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2023 году

за отчетные периоды с 1 января 2023 г.:

— в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»;

— не позднее 1 рабочего дня за днем издания приказа – прием, увольнение, приостановление, возобновление;

— ежемесячно до 25 числа – перевод;

за отчетный период декабрь 2022 г.:

— не позднее 16 января 2023 г., представляются сведения о переводе в декабре 2022 г. на другую постоянную работу или подаче в декабре 2022 г. зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;

— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности.

— Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 237-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», в соответствии с которым с 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности представляются в территориальные органы СФР в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»

Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»;

— постановлением Правления ПФР от 21 апреля 2022 г. № 62п «О внесении изменений в некоторые акты Правления Пенсионного фонда Российской Федерации в сфере индивидуального (персонифицированного) учета;

— постановлением Правления ПФ РФ от 13.10.2022 № 217п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п» (Зарегистрировано в Минюсте России 28 октября 2022 г. № 70739)

Внимание!

С 8 ноября 2022 года вступили в силу положения постановления Правления ПФР от от 13.10.2022 № 217п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п».

Дополнен перечень кадровых мероприятий, по которым страхователь представляет сведения по форме СЗВ-ТД. В сведениях о трудовой деятельности зарегистрированного лица графа 4 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» дополнена кадровыми мероприятиями: «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ»

Форматы размещены в подразделе «Форматы документов СФР» раздела «Дополнительная информация».

Документы для скачивания

— Форма СЗВ-ТД, представляемая работодателями в органы СФР

— Форма СТД-СФР, предоставляемая зарегистрированному лицу из информационных ресурсов Социального фонда России

— Форма СТД-Р, предоставляемая работнику работодателем

— Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

— Порядок заполнения формы СТД-Р

— Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»

— Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

— Федеральный закон от 01.04.2020 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»

— Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка предоставления сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на работников, которые приrовором суда лишены занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (письмо Минтруда от 19.10.2021 № 14-4/10/В-13775);

— Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка заполнения мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» графы 3 формы СЗВ-ТД (письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704);

— Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка заполнения графы 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» формы СЗВ-ТД (письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704)

— Разъяснения Минтруда России по вопросу необходимости представления сведений о трудовой деятельности в отношении товарищества собственников жилья (письмо от 16.03.2020 № 14-2/В-269);

— Разъяснения Минтруда России по вопросу необходимости заверения подписью и печатью запись в трудовой книжке о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (письмо от 16.03.2020 № 14-2/В-267).

Служба технической поддержки

CФР сообщает о запуске сервиса, позволяющего страхователю, в том числе оператору, дистанционно обратиться в службу технической поддержки CФР и получить консультацию по вопросам отчетности, представляемой по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Сервис позволяет получить квалифицированную консультацию по вопросам отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету, представляемой в CФР посредством ЭДО.

Обращение следует направлять по форме «обращение страхователя» / «обращение оператора» на электронный адрес otchet_pfr@101.pfr.ru.

Примечание: информация об отчетности по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», в том числе о порядке ее заполнения, сроках представления, формате сведений и др. размещены в разделе «Электронная трудовая книжка».

_ Форма обращения страхователя

_ Форма обращения оператора

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли вести трудовую книжку, как раньше, в бумажном формате?

Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно. Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

Все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?

Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, смогут сохранить ее в традиционном формате. Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выкидывать?

Если человек выбирает электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно на сайте Портала государственных услуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);

в территориальном органе Социального фонда России;

в многофункциональном центре (МФЦ).

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Социальный фонд?

В случаях приема на работу или увольнении сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.

Сведения о других кадровых изменениях, например, о переводе сотрудника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки, передаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Чем защищены базы данных СФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система СФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в СФР?

Аналогично другой отчетности в СФР.

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксируется только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные фиксируются в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Социального фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

В каком отчетном периоде работодателю необходимо отразить кадровое событие, если оно наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом отчетном периоде?

Если событие кадрового мероприятия наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом отчетном периоде, то работодателю при представлении в органы СФР формы СЗВ-ТД, необходимо данное кадровое мероприятие отразить в отчетном периоде, когда наступило событие.

Следует ли квалифицировать, как кадровое мероприятие, подлежащее отражению в СЗВ-ТД, перевод работника на другую должность на время отсутствия основного работника (например, на время отпуска по уходу за ребенком)? Является ли такое перемещение переводом на другую постоянную работу?

Не представляется, это не постоянная работа.

В случае если работник первоначально подал письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки (ст.66 ТК РФ), а через некоторое время подал письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки? Надо ли отменять предыдущее заявление?

Нет, отменять не надо. На лицевом счете застрахованного лица будет учтено оба поданных заявления

Как указывать наименование должности, если работник является льготником, например, газосварщик: как поименован в штатном расписании или по Списку льготных профессий?

В соответствии со штатным расписанием. Но необходимо учитывать, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей.

Если сотрудник награждается министерством, как эта информация будет доступна его следующим работодателям? На данный момент внесение таких сведений в форме СЗВ-ТД не предусмотрено.

Сотрудник может самостоятельно представить сведения о наградах по месту требования.

На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01.01.2020?

Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды, начиная с 01.01.2020).

В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности.

Может ли подписывать форму СЗВ-ТД руководитель кадровой службы предприятия, если это право будет ему делегировано соответствующим распорядительным документом по предприятию?

Пунктом 1.11 постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрена подпись руководителя или доверенного лица.

Может ли работник подать заявление, согласно которому он отказывается от продолжения ведения трудовой книжки, а спустя какое-то время подать заявление, что отказывается от ЭТК и хочет продолжить вести трудовую книжку?

Если работник подал заявление в пользу ЭТК, то ему выдается на руки трудовая книжка с соответствующей записью. Возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено.

Если на зарегистрированных лиц были представлены сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, в т.ч. с первичным наполнением и затем прошло переименование организации, может ли данное событие явиться основанием для представления форм СЗВ-ТД на это же зарегистрированное лицо?

Да. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрено мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Требуется ли представление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в случае реорганизации страхователя?

Требуется, с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Если между двумя записями о переводе (перевод в 2018 году) и увольнении работника (в январе 2020 года), в 2019 году произведена реорганизация юридического лица, отражаем две последние записи, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ (2019 год) и УВОЛЬНЕНИЕ (январь 2020 г) или должны показать три записи: ПЕРЕВОД (2018 год), ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ (2019), УВОЛЬНЕНИЕ (январь 2020 г)?

Необходимо показать мероприятия: ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ.

Если отразить перевод, переименование, увольнение, то это не будет ошибкой.

Какое мероприятие следует проводить при изменении наименования отдела или должности, без изменения трудовой функции работника, ПЕРЕВОД или ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ?

Представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».

При расчете стажа, работников, работающих в Районах Крайнего севера, сверяем запись в трудовой книжке, где стоит данная отметка. Сейчас эти сведения не будут зафиксированы в отчете СЗВ-ТД, как работодателю определить стаж работы в Районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях для расчета размера северной надбавки?

Работодатель вправе внести сведения о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, как в трудовую книжку, так и в сведения о трудовой деятельности.

За отчетный период страхователь представил формы СЗВ-ТД в отношении 42 зарегистрированных лиц, и выявил, что в отношении 5 зарегистрированных лиц сведения о трудовой деятельности не представлены. Какой порядок представления СЗВ-ТД на указанных лиц? Представлять формы СЗВ-ТД в отношении 47 зарегистрированных лиц?

Если в отношении 42 зарегистрированных лиц сведения сданы без ошибок и приняты СФР, страхователем необходимо представить СЗВ-ТД за данный отчетный период в отношении оставшихся 5 зарегистрированных лиц.

Кто должен представлять форму СЗВ-ТД в СФР в отношении руководителей государственных бюджетных образовательных учреждений (директоров школ и заведующих детских садов) Администрация района, которая назначает на должность руководителя или образовательное учреждение, в штате которого состоит назначенный на должность руководитель?

Пунктом 2.5.4. порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п установлено, что записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя.

Таким образом, если директор школы и заведующий детского сада внесены в штатное расписание государственного бюджетного образовательного учреждения, сведения СЗВ-ТД в органы СФР на данных лиц предоставляются указанной организацией.

Кроме того, Администрация района может выступать уполномоченным представителем бюджетного образовательного учреждения, формировать и представлять в СФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на руководителей образовательных учреждений от имени образовательных учреждений.

Как правильно заполнить в форме СЗВ-ТД графы «Код выполняемой функции»?

При заполнении в форме СЗВ-ТД графы «Код выполняемой функции» следует в первую очередь принимать во внимание не наименование занимаемой работником должности, а вид трудовой деятельности, осуществляемой работником и выполняемой им работы, закрепленной за ним трудовой функции (обязанности).

Заполнение графы «Код выполняемой функции» осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ), принятым и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст, который содержит, в том числе содержит описание групп занятий, включающих характерные работы и обязанности для различных групп должностей

Обзор документа

С 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка. Переход на нее добровольный, что позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения из нее можно через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Электронные трудовые книжки: как они работают в России

В России с 1 января 2020 года появился новый формат трудовых книжек — электронный . А до конца года сотрудники вместе со своими работодателями должны были определиться, в каком виде будут вестись их трудовые книжки.

Новшества, предположительно, должны были затронуть около 60 млн работников и 8,4 млн компаний, фирм и индивидуальных предпринимателей, уточнял ранее председатель Госдумы Вячеслав Володин. По данным на декабрь 2020 года, электронный формат трудовой выбрали более 4 млн россиян.

Объясняем, что именно изменилось.

Что такое электронная трудовая книжка?

1

Это полная база данных о карьере гражданина — его профессии, приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении и любой другой информации от работодателя. Компании теперь получают возможность собирать эти сведения в электронном виде и каждый месяц передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). Хотя некоторые данные в электронную базу не попадут — например, о наградах работника.

Еще в начале обсуждения законопроекта в Минтруде подчеркивали, что переход на электронные трудовые книжки будет для работников бесплатным.

Когда изменения заработали? И как именно?

2

Закон вступил в силу с 1 января 2020 года.

До 1 июля 2020 года работодатель должен был сообщить сотрудникам, что они могут выбрать, как вести их трудовые книжки — в бумажном виде или электронном. Те, в свою очередь, до 31 декабря 2020 года должны были ответить, что выбирают. Переход строго добровольный.

Если вы ничего не решили, то компания продолжит вести бумажную трудовую. Вы сможете сохранить ее, даже сменив работу. То есть новый работодатель не должен навязывать электронную трудовую. Но и поменять бумажный вариант на электронный тоже можно в любой момент после наступления 2021 года.

Если вы все-таки предпочтете электронный формат, то отдел кадров запишет это в трудовую книжку и вернет ее вам.

При этом у граждан, которые впервые начнут работать после 1 января 2021 года, будут только электронные трудовые книжки.

Какие документы мне тогда выдадут при увольнении, если я выберу электронный формат трудовой?

3

При увольнении работодатель выдаст справку о трудовой деятельности — в бумажном или электронном формате. В этом документе будут данные только о работе непосредственно у него. За бумажным подтверждением всего трудового стажа придется обратиться в ПФР или многофункциональный центр (МФЦ), в электронном виде сведения будут доступны на портале госуслуг.

Если вы выбрали электронный вариант трудовой, то бумажная при этом не теряет силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Ее нужно сохранить, так как она остается источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии изначально фиксируются только данные с 2020 года. Впрочем, уже с 2021 года работники смогут включить в электронную трудовую книжку записи о своем стаже за все предыдущие периоды, а не только с 1 января 2020 года. Для этого необходимо будет направить заявление в Пенсионный фонд.

Просмотреть же сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут через личный кабинет гражданина на сайте ПФР или портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

А если вдруг в ваших данных окажется ошибка, то можете сообщить об этом работодателю, и он должен будет все исправить.

А что если я вдруг не работал все то время, когда надо было определиться и выбрать вид трудовой?

4

Такой случай законодатели тоже предусмотрели. Например, вы ушли в отпуск по уходу за ребенком, временно не могли трудиться из-за длительного лечения или просто были безработным.

Право выбрать, как вести трудовую книжку, за вами все равно остается. Для этого нужно будет подать соответствующее заявление при первой возможности — при возвращении на работу или трудоустройстве на новое место.

Зачем нужно менять трудовые?

5

Во-первых, власти рассчитывают, что при внедрении электронных трудовых книжек работодатели смогут снизить издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных аналогов. «Этот закон даст возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников», — заявлял Вячеслав Володин.

Во-вторых, цифровой формат позволит оптимизировать и ускорить документооборот.

И в-третьих, для работника должен снизиться риск потери трудовой. «Бумажная трудовая книжка может быть утрачена, подделана, или может не сохраниться информация о работодателе, и тогда возникает необходимость в восстановлении трудового стажа по довольно сложной процедуре», — объяснял в свое время бывший тогда премьер-министром Дмитрий Медведев.

Напомним, если человек потерял трудовую книжку, когда официально работал, то восстанавливать ее обязан работодатель. А вот если хозяин лишился ее, когда был безработным, то процесс восстановления рискует затянуться. В первую очередь гражданин должен обратиться на последнее место работы. Но если организация, например, обанкротилась или перестала существовать, то придется идти к работодателю, который был до этого, и так далее.

Централизованная электронная база должна помочь избежать таких трудностей. Как следствие, электронная трудовая сможет защитить от проблем с получением пенсий, если работники не смогут подтвердить свой стаж с помощью бумажной трудовой.

К тому же передача сведений в режиме онлайн должна облегчить и оформление для тех, кто работает удаленно, рассчитывают в правительстве.