Нотариально заверенная копия
При обращении в государственные службы и учреждения, частные организации, помимо оригиналов документов, часто требуется нотариально заверенная копия документа или выписки. Также нотариально заверенная копия может заменить подлинник, поскольку в большинстве случаев она равноценна, имеет ту же юридическую силу. Как правильно заверить копию? Для этого следует приготовить документы (выписки) и обратиться в нотариальную контору, предъявив оригиналы для сверки и фиксации идентичности.
Особенности оформления нотариально заверенной копии
Нотариальное действие «свидетельствование верности копий документов», а именно так законодательство именует заверение копий, пользуется большим спросом, в том числе и потому, что позволяет не передавать подлинник документа (свидетельство о рождении, смерти, регистрации брака и т.д.) в третьи руки, воспользовавшись тем, что нотариально заверенная копия полноценно заменяет оригинал. Если потребуется использовать документ в другой стране, то потребуется также перевод, а в некоторых случаях апостиль.
Срок действия заверенной копии не ограничен, то есть копия действует бессрочно.
Законодательство устанавливает ряд условий для того, чтобы гражданином была получена нотариально заверенная копия. Так, одно из требований — документ или выписка из него должны быть читаемыми, не иметь искажений, существенных недостатков, исправлений, в нем не должна быть дописана информация или, наоборот, подчищена. В противном случае нотариус откажет в свидетельствовании верности копии. Кроме того, если нарушена целостность документа, бумага истерта, ветха, не видны печати и штампы, нотариус также не сможет удостовериться в идентичности копии оригиналу и совершить нотариальное действие. Не выполняется свидетельствование верности копии и в случае, если текст на бумаге написан карандашом. Не подлежат заверению документы, не легализованные на территории РФ. Например, свидетельство о рождении ребенка, выданное в Португалии, без соответствующего штампа (апостиля).
Если требуется надлежаще заверенная копия не всего документа, а только части, то это возможно, если части не связаны друг с другом, то есть являются отдельными решениями в составе одного документа. В таком случае необходимо обратиться за заверением выписки.
Важный нюанс: заверение (свидетельствование) верности копии документа означает подтверждение тождественности содержания (подлинника) договора, свидетельства, приказа, реестровой записи и т.д. и копии. Но это не означает, что нотариус подтверждает законность содержания документа, соответствие нормам законодательства, а также то, что на документе поставлена подлинная подпись. Для свидетельствования этих фактов необходимо запросить (совершить) иные нотариальные действия. Результат описываемого действия — только нотариально заверенная копия. Если возникают вопросы по поводу юридических тонкостей, обязательно консультируйтесь с нотариусом.
Еще один частый вопрос: можно ли заверить копию с копии документа? Да, если экземпляр документа, предъявляемый для заверения, также нотариально засвидетельствован или заверен в ином установленном законом порядке. Например, копии, заверенные судами при возвращении оригиналов документов, принятых к рассмотрению.
Как правильно заверить копию
Для этого гражданин вправе обратиться в нотариальную контору, которая удобна для посещения, не имеет значения место постоянной регистрации, адрес и т.д. Выбрать контору и время посещения можно, посмотрев список нотариусов на сайте нотариальной палаты региона.
Нотариально заверенная копия оплачивается по тарифу, установленному налоговым законодательством РФ, а также при совершении нотариального действия взимается плата за оказание услуг правового и технического характера, размер которой зависит от региона. В ряде случаев законом предусмотрены льготы. Нотариально заверенная копия выдается гражданину при предъявлении документа (паспорта), так как нотариус должен проверить личность обратившегося.
Заверенная копия свидетельства о рождении
Помимо предоставления оригиналов документов, организации и государственные службы могут принимать копии, в том числе нотариально заверенные, или выписки. Такой документ, как нотариально заверенная копия свидетельства о рождении, необходим в различных ситуациях, например при обращении за медицинской помощью для несовершеннолетних, записи в школу или детский садик, получения социальных выплат. Нотариально заверенная копия свидетельства о рождении может заменить собой оригинал в тех случаях, когда нет возможности предоставить оригинальный документ. Законодательством установлено, что в большинстве случаев такая копия имеет равную оригиналу юридическую силу.
Как подготовиться и заверить копию у нотариуса
Для того чтобы нотариально заверенная копия свидетельства о рождении была оформлена, потребуется предоставить паспорт/а родителя/ей или опекунов (лиц, обратившихся за заверением копии) и само свидетельство. Часто этот документ требуется при получении социальной выплаты на ребенка, регистрации в образовательном учреждении или поликлинике, получении карты или выписки из больницы, особенно если ребенок посещает школу или врача в сопровождении бабушки, дедушки, няни, то есть не родителей. Нотариально заверенная копии свидетельства о рождении в подобных случаях также может быть приложением к согласию на сопровождение ребенка, которое, кстати, также удостоверяется нотариусом.
Отдельно стоит отметить, что нотариально заверенная копия свидетельства о рождении пригодится в поездках как по России, так и за ее пределы. Нотариальная копия документа выручит, если потребуется обратиться в консульства и посольства РФ, а при себе не будет оригинала. Однако если планируется долгосрочная поездка за границу с предъявлением этого документа в иностранные организации, например школы и университеты, где будет учиться ребенок, или для получения гражданства, то необходимо поставить апостиль на свидетельство.
Нотариально заверенная копия свидетельства о рождении: важные детали
Гражданин-заявитель вправе выбрать нотариальную контору, которая удобна для посещения по предварительной записи или в порядке очереди. Выбрать ближайшую контору можно, ознакомившись с информацией на сайте региональной нотариальной палаты.
При этом законодательство устанавливает, что нотариус свидетельствует только верность копии, то есть идентичность оригиналу, а не правомерность содержания предоставленного документа, подлинность подписи регистратора и т.д. Стоит отметить, что нотариально заверенная копия свидетельства о рождении действует бессрочно, без ограничений. Ребенок присутствовать при подтверждении идентичности копии оригиналу не обязан.
Нотариально заверенная копия свидетельства о рождении делается только с читаемого и не испорченного каким-либо механическим вмешательством документа. Если документ имеет существенные недостатки, приписки, правки, нотариус не поставит свою подпись и печать, то есть откажет в совершении нотариального действия. Таким же образом он поступит, если нарушена целостность документа, то есть свидетельство порвано или настолько ветхо и истрепано, что его невозможно прочесть. Если документ испорчен, гражданин вправе обратиться сначала в ЗАГС, чтобы получить новый экземпляр.
Кроме того, нотариус не засвидетельствует верность копии не легализованного на территории России документа, то есть свидетельства, выданного другим государством без апостиля. Порядок легализации иностранных документов установлен Гаагской конвенцией 1961 года. Не всегда требуется проставлять апостиль на документе, международными договорами могут быть предусмотрены исключения, и тогда документы принимаются без легализации. Например, если речь идет о странах — участницах Минской конвенции 1993 года, к которой присоединилось большинство стран СНГ.
Нотариально заверенная копия свидетельства о рождении оплачивается по тарифу, установленному налоговым законодательством. Кроме того, взимается плата за услуги правового и технического характера, размер которых зависит от субъекта РФ.
Как заверить копию свидетельства о рождении
Консул свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также документов граждан, при условии, что эти документы не противоречат закону и имеют юридическое значение.
Верность копии документа, предоставленного гражданином, свидетельствуется в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариальным органом или организацией, в которой гражданин работает или учится, управлением дома, в котором он проживает, либо администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на лечении.
Верность копии с копии документа может быть засвидетельствована лишь при условии, что верность копии была ранее засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит оригинал документа, и оформлена в установленном порядке.
Верность выписки из документа может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких, отдельных, не связанных между собой вопросов (например выписка из трудовой книжки). Выписка должна воспроизводить полный текст, относящийся к конкретному вопросу. Так, выписка из трудовой книжки должна включать в себя полный текст первой страницы с указанием названия документа, фамилии, имени, отчества владельца, года рождения, образования, профессии, а затем излагается содержание записи, необходимой гражданину.
Для свидетельствования верности копии в Генеральном консульстве необходимо:
- Записаться на прием.
- При личном посещении консульства представить следующие документы:
- Действующий заграничный паспорт;
- Копию разворота заграничного паспорта с данными и фотографией;
- Оригинал документа, верность копии которого необходимо засвидетельствовать;
- Копию документа, которую необходимо нотариально заверить;
- Оплата — «мани-ордер» на 14 канадских долларов(за каждую страницу документа) для российских граждан / 25 канадских долларов (за каждую страницу документа) для иностранных граждан.
Оплата за совершение всех консульских действий принимается только в виде «Money-order», выписанного на «Consulate General of Russia in Toronto». Наличные деньги, кредитные карты и персональные чеки не принимаются.
Консульские функции
- Выездное консульское обслуживание
- Паспортные вопросы
- Консульский учет
- Вопросы гражданства
- Государственная программа содействия переселению соотечественников
- Вопросы нотариата
- Удостоверение доверенностей
- Составление завещаний
- Свидетельство подлинности подписи на документах
- Оформление согласия на выезд несовершеннолетнего ребенка за пределы РФ
- Механизм снятия с регистрационного учета в Российской Федерации
- Свидетельствование верности копий документов и выписок из них
- Свидетельствование верности перевода документов с одного языка на другой
- Подача заявлений о несогласии на выезд несовершеннолетнего гражданина РФ
- Образцы нотариальных документов
- Президент России
- МИД России
- Правительсво России
- Госдума России
- Консульский информационный портал
- Национальный туристический портал
- Генеральное консульство Российской Федерации в Торонто (Канада)
- Адрес: 60 Saint Clair Avenue East, 5th floor, Toronto, ON, M4T1N5
- Телефон: +1 (416) 962-9911
- Факс: +1 (416) 962-66-11
- E-mail: toronto@kdmid.ru — по вопросам консобслуживания
- gctoronto@mid.ru- по общим вопросам
Как заверить свидетельство о рождении при выезде за рубеж
В каких бы целях вы ни планировали предъявлять свидетельство о рождении ребенка за границей, вам наверняка сначала потребуется легализовать этот документ, чтобы придать ему юридическую значимость в другом государстве.
Страны-участники Гаагской конвенции уже более полувека применяют упрощенный режим легализации документов. Чтобы придать документу правовую силу в другой стране, достаточно обратиться в уполномоченное ведомство своего государства и проставить на документе особый штамп — апостиль. Таким же образом может быть легализовано и свидетельство о рождении ребенка.
В России к учреждениям, имеющим право ставить апостиль на свидетельства о рождении, относятся управления юстиции РФ и органы ЗАГСа. Однако здесь стоит учитывать некоторые нюансы. В ЗАГСе апостиль проставляется на подлинник документа, тогда как в управлениях юстиции апостилируется копия свидетельства, заверенная нотариально, а также его нотариальный перевод.
Существует вариант так называемого «двойного» апостиля: штамп проставляется на оригинале предъявленного документа, после чего оформляется нотариальное заверение его копии. Затем выполняется перевод документа, который подшивается к копии, заверяется нотариусом и опять же апостилируется.
Прежде чем определиться с порядком проставления апостиля на свидетельстве о рождении, стоит проконсультироваться в органе, в который вы намерены подавать документы. Консульство Италии, например, требует проставлять апостиль исключительно на оригинале свидетельства, а не на его нотариальной копии. К оригиналу необходимо приложить перевод на итальянский, который заверяется самим консульством. Прохождение процедуры в точном соответствии с указанными требованиями обеспечит документу юридическую значимость на территории Италии. Не выяснив все требования зарубежных инстанций заранее, вы рискуете столкнуться с серьезными неприятностями за границей.
Законодательство РФ определяет госпошлину за оформление апостиля в размере 2500 рублей. Пошлину необходимо оплатить заранее — до проставления нужного штампа на документе. Уполномоченное учреждение обязано выдать документ с готовым апостилем не позднее чем через три дня с момента поступления документов.
Если же у вас нет ни возможности, ни желания разбираться в тонкостях процедуры апостилирования свидетельства, вы всегда можете обратиться в одну из компаний, предлагающих услуги по получению заветного штампа. В крупных переводческих агентствах можно получить комплексную услугу — проставление апостиля и нотариальный перевод необходимых документов. Особенно целесообразно обращаться в специализированные компании в случаях, когда вам необходимо оформить апостиль срочно.