Налоговый агент не удержал НДФЛ: как физлицу исполнить свои налоговые обязанности?
По общему правилу организации, ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в РФ, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил налогооблагаемые доходы, обязаны исчислить, удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 Налогового кодекса). Налог удерживается непосредственно из доходов при их фактической выплате.
При этом установлен и перечень случаев, когда налогоплательщик обязан самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ с полученных доходов (п. 1 ст. 228 НК РФ). Такой порядок касается и тех доходов, при получении которых налог не был удержан налоговым агентом. Поэтому, как поясняет Минфин России, физлица, получившие такие доходы, исчисление, декларирование и уплату налога производят самостоятельно (письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 1 декабря 2022 г. № 03-04-05/117672).
Форма
Налоговая декларация по налогу на доходы физических лиц (форма 3-НДФЛ)
Подать декларацию по форме 3-НДФЛ в отношении доходов, полученных в 2022 году нужно не позднее 2 мая 2023 года (установленный законодательством срок на 30 апреля перенесен в связи с тем, что он выпадает на выходной день) (п. 1 ст. 229 НК РФ). А уплатить налог в инспекцию по месту жительства (или по месту учета по иному основанию при отсутствии места жительства) налогоплательщик должен в срок не позднее 17 июля 2023 года (также срок перенесен с 15 июля в связи с тем, что он выпадает на выходной день) (п. 4 ст. 228 НК РФ).
При этом, если сведения о полученных в 2022 году, доходах были переданы налоговыми агентами в налоговые органы, то НДФЛ уплачивается на основании направленного налогового уведомления не позднее 1 декабря 2023 года.
Если налоговый агент не сообщил о неудержанном НДФЛ
Подборка наиболее важных документов по запросу Если налоговый агент не сообщил о неудержанном НДФЛ (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- НДФЛ:
- 1 ндфл
- 1-НДФЛ
- 18210102010011000110
- 18210102010012100110
- 18210102010013000110
- Показать все
- НДФЛ:
- 1 ндфл
- 1-НДФЛ
- 18210102010011000110
- 18210102010012100110
- 18210102010013000110
- Показать все
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 226 «Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами» главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ
(АО «Центр экономических экспертиз «Налоги и финансовое право») По доводу общества суд отметил, что обществом не представлено доказательств исполнения им обязанностей налогового агента. Общество не сообщило налогоплательщику о не удержанной с него сумме НДФЛ и налоговому органу — о невозможности исполнения обязанности налогового агента. Кроме того, не установлена невозможность удержания налога обществом.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 01.12.2022 N 03-04-05/117672
(Натырова Е.)
(«Нормативные акты для бухгалтера», 2023, N 3) Если налоговый агент должен был удержать НДФЛ, но не удержал и не сообщил об этом в ИФНС (п. 5 ст. 226 НК РФ), то гражданин должен сам задекларировать доход и уплатить налог. Если же налоговый агент указанную обязанность исполнил, то налоговая сама направляет физлицам налоговое уведомление об уплате налога. Этот налог нужно заплатить не позднее 1 декабря.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Что делать, если не удержали НДФЛ
Организации и ИП должны удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с доходов, которые выплачивают физлицам. Так они исполняют обязанности налогового агента. Случается, что бухгалтер не удерживает часть НДФЛ по ошибке, забывает удержать или вовсе не имеет такой возможности. Разберемся, как исправить ситуацию и уменьшить риски со стороны ФНС.
В этой статье:
- Сроки уплаты НДФЛ
- НДФЛ не удержали и обнаружили ошибку в текущем налоговом периоде
- НДФЛ не удержали в текущем налоговом периоде, а ошибку обнаружили в другом периоде
- Штрафы за несвоевременное удержание НДФЛ
Сроки уплаты НДФЛ
В общем случае НДФЛ должен быть удержан при выплате дохода и перечислен в бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днем удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ). Однако есть несколько исключений:
- пособия по временной нетрудоспособности и отпускные — НДФЛ удержите в день выплаты и перечислите в последний день месяца, в котором выплатили доход;
- доходы в натуральной форме — удержите НДФЛ в день ближайшей денежной выплаты и перечислите в бюджет на следующий рабочий день.
С аванса удерживать НДФЛ не нужно, так как фактически данная выплата еще не является доходом сотрудника. Датой получения дохода в виде оплаты труда является последний день месяца, за который начисляется доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому НДФЛ нужно удержать не позднее дня, следующего за днем выплаты именно зарплаты, а не аванса.
Пример. Заработную плату работникам выплатили 10 июня 2022 года. Уплатить НДФЛ в бюджет нужно на следующий день, но это выходной. В таком случае руководствуемся п. 7 ст. 6.1 НК РФ — срок уплаты переносится на следующий рабочий день, то есть на 13 июня 2022 года.
НДФЛ не удержали и обнаружили ошибку в текущем налоговом периоде
Налоговый период по НДФЛ — календарный год. Если вы забыли удержать НДФЛ и вспомнили об этом в том же году, то дальнейший порядок действий зависит от того, продолжает ли сотрудник у вас работать.
Сотрудник продолжает работать в организации
Предположим, что с зарплаты за май 2022 года у сотрудника забыли удержать НДФЛ. Бухгалтерия вспомнила об этом только в октябре 2022 года. Сотрудник продолжает работать в организации.
Решение у кейса достаточно простое. Достаточно выполнить несколько действий:
- Пересчитать НДФЛ за прошедшее время.
- Удержать «забытую» часть из будущих доходов сотрудника — в нашем примере из зарплаты за октябрь или ноябрь.
- Подать в ФНС корректирующий отчет 6-НДФЛ — так как забыли про «майский» НДФЛ и вспомнили о нем только в октябре, корректирующих отчетов будет два: за полугодие и за 9 месяцев.
О предстоящих удержаниях необходимо уведомить сотрудника, так как «на руки» в будущие месяцы он получит меньше денег. Также стоит предоставить ему расчет.
Из заработной платы сотрудников нельзя удержать более 50 % дохода, если НДФЛ не был удержан с материальной выгоды или дохода в натуральной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ). В других случаях ограничение составляет 20 % (ст. 138 ТК РФ). Поэтому, если сумма «забытого» налога велика, удерживайте дополнительно НДФЛ в течение нескольких месяцев.
Лимит 20 % или 50 % считают от денежного дохода после удержания текущего НДФЛ. Лимит не применяется в отношении доходов, отличных от доходов в натуральной форме, в виде материальной выгоду, а также в виде оплаты труда (Письмо ФНС России от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@).
Пример. Зарплата сотрудника 50 000 рублей в месяц. С этой суммы работодатель обязан удерживать НДФЛ 13 % — 6 500 рублей в месяц. Допустим, что сотрудник полгода неправомерно получал вычет на единственного ребенка-инвалида — 13 400 рублей. Сумма неудержанного налога составит 10 452 рубля (6 500 × 6 – (50 000 — 13 400) × 13 % × 6).
Рассчитаем ограничение на удержание «забытого» НДФЛ:
(50 000 — 6 500) * 20 % = 8 700 рублей — это максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника в соответствии со ст. 138 ТК РФ.В нашем примере сумма не удержанного налога составляет 10 452 рубля. Следовательно, удержание будем производить двумя частями:
- 8 700 рублей в первом месяце;
- 1 752 рубля (10 452 — 8 700) в следующем месяце.
Сотрудник перестал работать в организации
Предположим, что в мае 2022 года с зарплаты сотрудника забыли удержать НДФЛ. Вспомнили об этом только в октябре, но сотрудник уволился еще раньше — в августе 2022 года. В таком случае у налогового агента нет возможности удержать НДФЛ, так как организация более не выплачивает бывшему сотруднику доходы. У данного кейса тоже есть решение.
Важно! Уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ).
О невозможности удержать НДФЛ организация должна сообщить сотруднику и налоговой (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого в срок до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, организация должна подать в ФНС справку о доходах и суммах налога физического лица, которая входит в состав годового отчета 6-НДФЛ (Приказ ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Уведомить бывшего работника можно сообщением в произвольной форме или аналогичной справкой о доходах из приложения № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Передать ее можно сотруднику лично в руки, тогда желательно на своей копии получить расписку сотрудника о получении, или направить письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.
После получения справки с информацией о неудержанном налоге, ФНС уведомит сотрудника о том, что он обязан уплатить НДФЛ, который с него не удержали.
Физлицо в такой ситуации должно в срок до 30 апреля предоставить в ФНС декларацию по форме 3-НДФЛ (п. 1 ст. 229 НК РФ). А неудержанный налог физлицо уплачивает до 15 июля (п. 4 ст. 228 НК РФ).
НДФЛ не удержали в текущем налоговом периоде, а ошибку обнаружили в другом периоде
Ошибку, связанную с не удержанным НДФЛ, обычно обнаруживают при подготовке отчета 6-НДФЛ за год. Поэтому возникает ситуация, когда налог забыли удержать в прошлом году, а ошибку обнаружили уже в текущем. Порядок действия зависит от того, была ли у налогового агента возможность удержать налог или нет.
Возможности удержать налог не было
Если возможности удержать НДФЛ нет, например, сотрудник уволился и в организации больше зарплату не получал, то налоговый агент должен уведомить физлицо и ФНС о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Для этого организация в срок до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, подает в ФНС годовой отчет 6-НДФЛ с заполненной справкой о доходах сотрудника.
Также организация обязана уведомить своего сотрудника о “неудержанном” НДФЛ. Для этого предоставьте ему справку о доходах лично в руке или отправьте заказным письмом.
После этого налоговая сама уведомит физлицо о необходимости в срок до 30 апреля сдать декларацию 3-НДФЛ и в срок до 15 апреля уплатить не удержанный НДФЛ.
Отчетность по НДФЛ в 2023 году: памятка от налоговиков
Возможность удержать налог была, но организация ей не воспользовалась
Если организация могла удержать НДФЛ в течение года, но не стала этого делать, то применять п. 5 ст. 226 НК РФ нельзя.
В таком случае, «забытый» НДФЛ нужно удержать и перечислить в бюджет при выплате текущих доходов (Письмо ФНС РФ от 24.04.2019 № БС-3-11/4119@). Например, если организация не воспользовалась возможностью удержания налога в 2021 году, то его можно и нужно удержать в 2022 году. Кроме того, нужно будет подать корректировку 6-НДФЛ за 2021 год.
Штрафы за несвоевременное удержание НДФЛ
Штрафа в размере 20 % от неуплаченной суммы не избежать, если о неудержании НДФЛ вас уведомит ФНС (п. 1 ст. 123 НК РФ). Но если налоговый агент найдет ошибку и исправит ее раньше, то штрафа не будет (п. 2 ст. 123 НК РФ).
Кроме того, налоговая может назначить штраф только в том случае, если у организации была возможность удержать и перечислить НДФЛ в бюджет. Если такой возможности не было, то и штраф выписать не могут (п. 21 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
Кроме штрафов, налогоплательщику могут начислить пени за несвоевременную уплату налога в соответствии со ст. 75 НК РФ. Однако здесь существует две точки зрения:
- Начислить пени за несвоевременную уплату НДФЛ можно. Об этом говорит п. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57. Пени взыскиваются с момента, когда налоговый агент должен был удержать НДФЛ, до наступления срока, в котором обязанность по уплате НДФЛ должна быть исполнена налогоплательщиком самостоятельно.
- Взыскание пени за несвоевременное удержание НДФЛ невозможно. Об этом говорит письмо ФНС России от 04.08.2015 № ЕД-4-2/13600. Поскольку уплата НДФЛ за счет налогового агента не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ), у налоговиков отсутствуют основания для взыскания с налогового агента за его счет сумм НДФЛ, а следовательно отсутствуют и основания для взыскания пени.
В ситуациях, когда письма и разъяснения ФНС противоречат позиции Высшего Арбитражного суда РФ, руководствоваться необходимо позицией ВАС (Письмо Минфина РФ от 07.11.2013 № 03-01-13/01/47571). Поэтому наиболее вероятно, что налоговая начислит пени при несвоевременной уплате НДФЛ за сотрудников.
Полезные статьи
Что делать, если забыли удержать НДФЛ из зарплаты работника
Работодатель выступает в качестве налогового агента и оплачивает НДФЛ за сотрудника. Это нужно делать в день перечисления зарплаты или не позднее следующего дня, согласно ст. 226 НК РФ. Но ошибки могут случатся везде. За неудержание, неперечисление или неполное перечисление суммы налога, согласно ст. 123 НК РФ, работодателю может быть начислен штраф в размере 20 % от суммы налога. Если самостоятельно заметить ошибку, сообщить об этом ФНС и выполнить условия из указанной статьи, то последует освобождение от штрафа. А что делать, если не удержали НДФЛ, а заметили это не сразу? Рассмотрим несколько ситуаций.
Не удержали НДФЛ и заметили ошибку в текущем налоговом периоде
По налогу на доходы физических лиц налоговый период составляет один год. Как исправить ситуацию, если, например, в июле 2021 года не удержали НДФЛ, а в сентябре этого же года заметили, при этом сотрудник работает и продолжает получать заработную плату? Решение: пересчитать НДФЛ за прошедшее время и удержать из будущих доходов сотрудника. При этом необходимо предупредить сотрудника о том, что он получит меньше денег, и при необходимости предоставить ему расчёты. Тут компания успевает доначислить и удержать налог в текущем налоговом периоде (до 1 марта 2022 года). В данном случае (если не удержан с работника НДФЛ в июле, а нашли ошибку в сентябре) необходимо пересчитать налог за квартал и перечислить недостающую сумму до конца квартала. Также необходимо исправить форму 6-НДФЛ за этот квартал и 2-НДФЛ по сотруднику. В ФНС надо отправить корректирующий отчёт по форме 6-НДФЛ с указанием номера корректировки и верной суммы. Что делать если не удержан НДФЛ за несколько месяцев? Бывает и такое. Например, у ИП был бухгалтер, который начислял зарплату и уплачивал налоги. Бухгалтер уволился, а ИП несколько месяцев по незнанию не начислял НДФЛ, а просто платил зарплату. В этом случае, скорее всего, придется удерживать из зарплаты сотрудника несколько раз, так как по закону нельзя забирать у работника более 50 % дохода.
Не удержан НДФЛ за прошлый год
Например, о неудержанном НДФЛ в сентябре 2021 года узнали только после 1 марта 2022 года. В этом случае штрафа компании не избежать, а обязанность по уплате налога ложится на сотрудника. По закону работодатель может удерживать НДФЛ только в текущем налоговом периоде. В таких случаях чаще всего работодатель узнаёт о том, что не удержал НДФЛ, когда ему приходит штраф. Тогда нужно пересчитать НДФЛ, проверить, верна ли сумма штрафа, оплатить штраф. Пени в таких ситуациях часто не начисляют (только когда НДФЛ начислен, но не уплачен). Также необходимо исправить формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ и направить их в ФНС.
НДФЛ не удержали, а сотрудник уже уволился
Согласно п. 5 ст. 226 НК РФ, при невозможности в течение налогового периода удержать с дохода налогоплательщика исчисленную сумму налога работодатель обязан до 1 марта следующего года письменно известить об этом ФНС и налогоплательщика. В ФНС также нужно направить 2-НДФЛ с признаком «2» (применяется, когда невозможно удержать НДФЛ). Бывшего сотрудника компании налоговики сами уведомят о том, что необходимо доплатить налог. Переживать из-за ошибок не стоит, ведь всё можно исправить. Конечно, компания может заплатить штраф за свои погрешности, но на ошибках учатся. В бухгалтерском учёте часто ошибаются, в том числе могут опоздать со сдачей отчётности. Чтобы максимально снизить риски, необходимо правильно выстроить процесс подготовки и отправки отчётности. Сервис СФЕРА Отчётность — удобное решение для любой компании. С его помощью можно отправлять отчёты в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в электронном виде, не пропуская сроки.