Что представляет собой трудовая книжка

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это документ в бумажной форме, который подтверждает трудовую деятельность и трудовой стаж работника.
Обсуждается переход на электронные трудовые книжки с 2021 года, однако на момент написания статьи соответствующий закон не был принят.
В трудовых книжках содержится информация о работнике, выполняемой им работе, занимаемых должностях, награждениях и успехах в работе, а также основания прекращения трудового договора при смене места работы.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливается соответствующими правовыми актами. Работодатель несёт ответственность за сохранность трудовых книжек.
Работодатели должны вести трудовые книжки на каждого работника, оформленного по трудовому договору, если такой работник проработал больше 5 дней (при условии, что данная работа для него является основной). При работе по совместительству сведения о такой работе вносятся в трудовую книжку по желанию работника. Приём сотрудника на работу без оформления трудовой книжки не допускается.
Если в трудовой книжке закончились свободные страницы в одном из разделов, то в нее вшивается вкладыш установленной формы. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка, и не может использоваться без неё.
Если работник впервые заключает трудовой договор, то трудовая книжка оформляется работодателем. В том случае, если трудовая книжка была утрачена и работник не намерен восстанавливать её, то при приёме на работу работодатель по письменному заявлению работника оформляет новую трудовую книжку.
При утрате трудовой книжки работник может оформить её дубликат. Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, то её восстановлением придётся заниматься ему. Срок восстановления трудовой книжки составляет 15 дней.
Если трудовая книжка была утеряна работником, то ему необходимо направить запросы предыдущим работодателям, чтобы получить соответствующие справки о трудовом стаже, заверенные печатью организаций. Далее работнику, если он еще не трудоустроен, необходимо обратиться с письменным заявлением к предыдущему работодателю, который в течение 15 дней с момента подачи заявления должен выдать дубликат трудовой книжки. Это самый быстрый способ восстановить трудовую книжку.
Если какие-либо из предыдущих мест работы были ликвидированы, то работник может направить заявление в территориальное отделение Пенсионного фонда. В течение 10 дней с момента получения запроса ПФР должен предоставить работнику справку о трудовом стаже, периодах и местах работы. Заявление также можно подать в Государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. Это достаточно трудоёмкий процесс, который занимает долгое время.
В самом крайнем случае можно обратиться с заявлением в суд. В этом случае суд направит предыдущим нанимателям запросы для восстановления данных утерянной трудовой книжки. Получение данных от работодателей таким образом занимает долгое время, и заявителю придётся оплатить судебные издержки.
Все предприниматели и организации с наёмными работниками обязаны вести книгу учёта трудовых книжек и вкладышей к ним. Срок хранения такой книги составляет 75 лет.

См. также
Прекращение трудового договора
Нормативно-правовая база
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
Дата: 15.07.2019

Нашли неточность?

Поделиться

© 1С, 2024. Все права защищены

Другие сайты «1С»

Подписка на рассылку

Подпишитесь на рассылку и получайте новости сайта torg.1c.ru об обновлениях торговых программ «1С», новинках торгового оборудования, анонсы учебных курсов, событий и мероприятий, интересные статьи

Трудовая книжка

В трудовой книжке указывают сведения о работнике, например о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении.

Проверить трудовые книжки может трудовая инспекция.

Какую трудовую книжку заводить при приеме на работу

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, бумажные трудовые книжки не заводят. Такие работники автоматически переходят на электронные трудовые.

Но в законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка работника, или ЭТК.

Если сотрудник давно работает по бумажной трудовой и не отказался от нее — надо продолжать вести ее параллельно с электронной и вносить изменения в обе версии.

Если кандидат устраивается на работу с бумажной трудовой, но хочет от нее отказаться, его нужно сначала принять по старым правилам, а потом оформить электронную:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
2. Сообщить о приеме формой СЗВ-ТД в пенсионный фонд.
3. Взять с работника заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
4. Внести в бумажную трудовую запись о переходе на электронную книжку и выдать ее на руки работнику.
5. Направить в ПФР еще одну СЗВ-ТД со сведениями о подаче заявления об отказе от бумажной трудовой.

По закону сотрудник имеет право в любое время отказаться от бумажной трудовой.

Если в 2022 году работодатель не перешел на электронные трудовые, а ведет только бумажные и не представляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:

• для ИП и малых предприятий — до 5000 ₽;
• для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Как оформлять и вести трудовую книжку

Трудовая оформляется в течение пяти рабочих дней со дня приема сотрудника на работу. Оформлением трудовой книжки занимается отдел кадров или другое уполномоченное лицо в компании.

Бумажную трудовую книжку уже почти не используют. Но если у ваших сотрудников она все еще есть, ее нужно правильно заполнить. Например, нельзя использовать сокращения, а даты нужно писать только арабскими цифрами. Про ведение трудовых книжек мы подробно рассказали в статье.

С электронной трудовой все несколько иначе. По факту работодатель не ведет ее, как бумажную. Сведения о трудовой деятельности работников хранятся в базе пенсионного фонда. Если в электронную книжку нужно внести изменения, например, когда сотрудника приняли на работу или уволили, работодатель также обязан отчитаться перед ПФР, направив туда форму СЗВ-ТД.

Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор. Сдавать ее нужно в следующие сроки:

• в случае приема на работу и увольнения сотрудника или приостановки трудового договора с ним в связи с мобилизацией — не позднее следующего рабочего дня;
• в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.

За несданную СЗВ-ТД или ошибки в ней директор или ответственный сотрудник может получить штраф от 300 до 500 ₽.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку

Если сотрудник потерял или испортил бумажную трудовую книжку, ему нужно оформить дубликат. Для этого работнику нужно написать заявление, а работодатель должен выдать дубликат в течение 15 дней. Но есть нюансы:

1. Если работник не переходил на электронную трудовую и потерял бумажный экземпляр книжки, ему нужно оформить бумажный дубликат.
2. Если работник потерял бумажную трудовую, но хочет перейти на электронную, выдавать дубликат необязательно. В этом случае сотрудник может сразу написать заявление о переходе на ЭТК.

В новой бумажной трудовой книжке работника на титульном листе сверху нужно написать «Дубликат». Чтобы заполнить остальные страницы, работодателю понадобятся сведения о предыдущих местах работы сотрудника. Узнать их можно, например, из электронной версии книжки или экземпляров трудовых договоров, которые предоставит работник. Вносить данные со слов работника в дубликат нельзя.

Что важно запомнить

1. Трудовая книжка — это документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
2. Бумажные трудовые книжки перестали оформлять с 2021 года, но только для тех, кто впервые устроился на работу. Если у сотрудника бумажная трудовая, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной.
3. Сотрудник может в любой момент отказаться от бумажной книжки. Для этого ему нужно написать заявление о переходе на электронную трудовую.
4. При утере бумажной трудовой книжки работодатель должен оформить сотруднику бумажный дубликат. Но если работник потерял бумажную трудовую и хочет перейти на электронную, выдавать дубликат не обязательно — можно сразу перейти на электронную версию.

Телеграм-канал: 59 422 читателя

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

. если не выдана трудовая книжка? Задержка в выдаче трудовой книжки может стать причиной обращения . работодателя или если работник, получивший трудовую книжку при увольнении, предоставит ее . для производства записи. В трудовой книжке сначала делается запись о недействительности . Работник может потребовать выдачи дубликата трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Для . выдачи уволенному работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или .

. за наличие второй трудовой книжки? Может ли гражданин иметь две трудовые книжки и работать . работника будут две трудовые книжки. Например, работник уволился, потерял трудовую книжку, при трудоустройстве к . другому работодателю ему оформили новую трудовую книжку ( ст . в системе государственного пенсионного страхования трудовая книжка, по сути, теряет свою . истца, несмотря на наличие второй трудовой книжки, содержащей иные сведения (определение Восьмого .

. поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой . сведениями о трудовой деятельности (электронной трудовой книжкой). Обоснование вывода: Прежде всего заметим . поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой . 9 Правил периоды работы подтверждаются трудовой книжкой установленного образца и (или) сведениями . декабря 2019 года могут предоставляться трудовая книжка, справки, выдаваемые работодателями или .

. Минтруд? Масштабный переход на электронные трудовые книжки закончился. Те, кто хотел . хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных . с каждой вносимой в трудовую книжку записью; вносить в трудовые книжки записи об общем . работника, свидетельствующая о получении им трудовой книжки. Формы указанных книг (журналов) . выборе работником электронной трудовой книжки и срок передачи работнику трудовой книжки, приведены формулировка записи .

. новые правила. О форме трудовой книжки Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная . разворотов соответственно). Общие правила ведения трудовой книжки Приказ № 320н устанавливает порядок . трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче . о квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения . тексту приказа (распоряжения). Выдача трудовой книжки В действующих правилах описана процедура .

. хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – . 2020 № 2467). Форма трудовой книжки В новой форме трудовой книжки меньше разворотов, где отражаются . о работе (трудовая книжка) 10 14 Сведения о награждении (трудовая книжка) 10 7 . за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными . об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» .

. воспользоваться? Выбор – за работником Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при . обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в . механизм ретроконверсии данных. «В электронные трудовые книжки, которые были оформлены на основе . сделали выбор в пользу электронной трудовой книжки, отказавшись от старого бумажного варианта . защищена информация, записанная в электронных трудовых книжках, «АиФ» рассказал научный руководитель .

. V Правил). Ранее форма трудовой книжки предписывала ставить подпись лица, ответственного . по-прежнему вносить в трудовую книжку записи ручкой с световодостойкими чернилами . зафиксирована возможность вносить записи в трудовую книжку с использованием технических средств . кодекса Российской Федерации, в трудовую книжку вносится запись об увольнении ( . ситуации работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее . бланка, во втором указываются трудовые книжки, принятые от работников при .

. они могут выбирать способ ведения трудовой книжки. Однако если сотрудник написал . заявление о выборе трудовой книжки в электронном или бумажном . раньше сотрудник выбрал бумажную версию трудовой книжки, а сейчас желает перейти на . подавал заявление о выборе ведения трудовой книжки. Напомним, что если сотрудник . о предоставлении широкой информации из трудовой книжкой, после этого ПФР вносят . ЭТК, получает на руки бумажную трудовую книжку, а работодатель освобождается от ответственности .

. заявление о выборе способа ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 . так и вносить записи в трудовую книжку. Важно отметить, что отдельным . подать заявление с выбором ведения трудовой книжки даже после 31.12. . изначально выбрали бумажный вариант ведения трудовой книжки, а теперь хотят изменить . (раздел «Отчетность, справки» – «Электронные трудовые книжки»), в котором подобрать сотрудника и . Для лиц, которые выбрали электронную трудовую книжку, возможности изменения варианта не предусмотрено .

. патент. 2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Иностранную трудовую книжку можно запросить . работы. На беженца оформляют российскую трудовую книжку на бумажном носителе образца 2004 . вести запрещено. Если беженец предоставит трудовую книжку образца 1974 года – ее менять . отказался, и вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку, если .

. о выборе способа ведения работодателем трудовой книжки Примечание. В разделе «Сведения . написал заявление о выборе формата трудовой книжки; работник получил новую профессию, . заявления о выборе формы ведения трудовой книжки – не позднее 15-го . и заявлений относительно способа ведения трудовой книжки в текущем году или в . приостанавливается, но не прерывается). В трудовую книжку работника нужно внести запись о . работодателя также можно внести в трудовую книжку по желанию работника. Эту запись .

. увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или сведений трудовой деятельности у . . Если на восстановленного работника ведется трудовая книжка, запись о его увольнении нужно . трудовых книжек)). Обратите внимание: в трудовой книжке как основание в графе 4 . может потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки без такой записи. Для этого . переводе; внести соответствующие записи в трудовую книжку (если она ведется), сведения о . при этом не нужно. В трудовой книжке, если она ведется, делается запись .

. декрета фирма закрылась? Как получить трудовую книжку? Положены ли компенсации? Ищем . декрета фирма закрылась? Как получить трудовую книжку? Положены ли компенсации? Ищем . приказ об увольнении, а в трудовой книжке – проставляется отметка. Вариант 1. . увольнения, полностью рассчитали, выдали трудовую книжку. Если ребёнок ещё не достиг . вторых, если работодатель исчез, вернуть трудовую книжку будет проблематично. В-третьих, . право расторгать договоры, выдавать трудовые книжки. При этом декретница сможет .

. либо написал заявление о пересылке трудовой книжки (если она ведется) и других . обвинить работодателя в задержке выдачи трудовой книжки. И такой способ может не . дня увольнения в приказе и трудовой книжке (если она ведется) указывается суббота . – выходной, то окончательный расчет и трудовую книжку работник должен получить в понедельник . уведомление, чтобы он явился за трудовой книжкой (в случае ведения) либо дал . ее отправку по почте. Если трудовая книжка не ведется, направьте работнику по .

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному трудовому договору, а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:

• административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
• дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
• материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по трудовому договору. Если это договор гражданско-правового характера, то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по совместительству, то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии – юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее – запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка – это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору. Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Читайте также: Электронная трудовая книжка

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

• постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек»;
• постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»;
• постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 «О трудовых книжках колхозников»;

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по трудовому договору можно применять только бланки нового образца.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н утвердил порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней. Изготавливает эти документы Объединение «ГОЗНАК», поэтому они имеют соответствующую степень защиты. Работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним, нельзя требовать у работника принести новый бланк самому, т.к. их легальная продажа возможна только по договору с официальным распространителем. Таких бланков у работодателя может быть немного, ведь обычно на работу устраиваются люди, уже имеющие опыт работы и, соответственно, начатую трудовую книжку.

Купить легальные бланки трудовой книжки и вкладышей можно в компаниях, торгующих канцтоварами, запросив у них документы на право продажи бланков. Это должна быть копия договора с самим Объединением «ГОЗНАК» или с оптовиком, у которого компания купила бланки. Покупать трудовые книжки где-нибудь в метро или газетном киоске, конечно, нельзя. При выдаче нового бланка работнику работодатель может запросить с него возмещения понесенных расходов на приобретение.

Учет новых бланков ведется в специальной приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кадровый сотрудник, выдающий трудовые книжки, получает их по письменной заявке в бухгалтерии, а по окончании месяца сдает отчет по ним и суммам, полученных за них от работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведутся записи не только по новым бланкам, но и по всем трудовым книжкам, принятых от работников при поступлении на работу. Хранятся трудовые книжки у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора.

Трудовые книжки и вкладыши в них – это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

Выдать трудовую книжку работнику нужно в день прекращения трудового договора. Если это сделать невозможно, т.к. работник отказывается от ее получения или вообще отсутствует на рабочем месте, работодатель должен направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки на руки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки, вкладыши и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, а невостребованные – 75 лет.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Спасибо!

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.