Приложение 3. Порядок хранения бухгалтерских документов
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных отраслевыми структурами при соблюдении общих методологических принципов. Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.
Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 06.10.2000:
бухгалтерские отчеты, балансы предприятий и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые — 10 лет, квартальные — 3 года;
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним — 10 лет;
первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) — 5 лет;
инвентарные карточки и книги учета основных средств — 3 года после их ликвидации;
доверенности (корешки доверенностей) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) — 3 года;
учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы и другие) — 5 лет;
вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости — 5 лет;
расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выплату заработной платы, книги по учету депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов — 5 лет;
журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, платежных поручений и др. — 5 лет;
документы по инвентаризации — 3 года;
сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, о выплате отпускных и выходных пособий и др. — 5 лет;
документы по выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) — до минования надобности, но не менее 5 лет;
исполнительные листы — до минования надобности, но не менее 5 лет;
справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др. — до минования надобности, но не менее 3 лет;
документы по дебиторской задолженности, недостачах, растрате, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) — до минования надобности, но не менее 5 лет;
акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справки, информации, докладные записки) к ним — 5 лет;
акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие — 5 лет;
паспорта зданий, сооружений (кроме памятников архитектуры, находящихся под охраной государства) и оборудования — 3 года после ликвидации основных средств;
договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) — 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения;
реестры договоров — 3 года;
договоры о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально-ответственного лица;
образцы подписей материально-ответственных лиц — до минования надобности.
Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 — В (лет), где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.
Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий — 1 год.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:
в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 N 105;
в Инструкции «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан», утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 N 16/176.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Порядок проведения налоговых проверок изложен в Налоговом кодексе (часть первая) главе 14 «Налоговый контроль». Выемка документов производится в соответствии со статьей 94 НК РФ и с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Руководителю предприятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.
При изъятии документов оформляется протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Какие документы нужно распечатывать и хранить по зарплате
Вопрос: Какие документы после начисления заработной платы и начисления взносов мы должны распечатывать и хранить на бумажном носителе. Ответ: Нужно распечатывать документы, которые влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.) и регистры учета.
- Документы, влияющие на сумму зарплаты, нужно распечатывать и хранить на бумажном носителе, в том числе служебные записки, приказы о поощрении и прочее, а также регистры учета.
- Расчетные ведомости на выплату заработной платы, книги по учету депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов необходимо хранить в течение 5 лет.
- Бухгалтер должен иметь учет оплаты труда, начиная с документов, являющихся основанием для начисления зарплаты, таких как штатное расписание, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени и прочее.
- Кадровые документы и документы, связанные с начислением заработной платы, сдаются в государственный архив.
- При перечислении заработной платы необходимо предоставлять в банк список сотрудников с указанием их лицевых счетов и сумм зарплаты.
- Суммы начисленной зарплаты каждый месяц фиксируются в расчетной или расчетно-платежной ведомости.
- Расчетно-платежные ведомости по зарплате нужно распечатывать и подписывать при выплате зарплаты через кассу наличными деньгами.
- Предприниматели могут обойтись без бухгалтера, но обязаны контролировать финансы в соответствии с законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Кроме налоговых отчетов по зарплате (6-НДФЛ и РСВ) необходимо сдавать отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» в ИФНС.
- Какие документы должны храниться по зарплате
- Какие документы должны быть у бухгалтера по зарплате
- Какие документы по заработной плате сдаются в архив
- Нужно ли распечатывать список перечисляемой в банк зарплаты
- Какие документы надо распечатать по зарплате
- Нужно ли печатать расчетные ведомости
- Можно ли обойтись без бухгалтера
- Какие отчеты нужно сдавать по зарплате
- Какие документы должен вести бухгалтер
- Какие документы нужно передавать в архив
- Какие документы не передаются в архив
- Какие документы хранятся 3 года
- Можно ли рассказывать о своей зарплате
- Как доказать зарплату в конвертах
- Какие данные нужны для перечисления зарплаты на карту
- Какие документы надо хранить
- Как хранить документы сотрудников
- Где должны храниться кадровые документы
- Что входит в обязанности бухгалтера по заработной плате
- Какие еще документы по учету труда и заработной платы обязательны к применению
- Как правильно вести учет заработной платы
- Какой документ должен быть составлен для расчёта зарплаты
- Что будет если не сдать документы в архив
- Какую справку о заработной плате
- Как подтвердить свою зарплату
- Какие данные нужны для начисления зп
- Куда подшивать ведомости по зарплате
- Какие документы должны храниться в бухгалтерии
- Сколько хранятся документы у работодателя
- Какие кадровые документы обязательно должны храниться в организации
Какие документы должны храниться по зарплате
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выплату заработной платы, книги по учету депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов — 5 лет; журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, платежных поручений и др.
Какие документы должны быть у бухгалтера по зарплате
Учёт оплаты труда на предприятии начинается с документов, которые являются основанием для начисления зарплаты: штатное расписание, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, наряды, книги учета выработки, табели учета рабочего времени, приказы о поощрениях и т. д.
Какие документы по заработной плате сдаются в архив
На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).
Нужно ли распечатывать список перечисляемой в банк зарплаты
При перечислении заработной платы необходимо вместе с платежным поручением предоставить в банк список работников с указанием их лицевых счетов и сумм зарплаты. В 1С используется печатная форма Список перечисляемой в банк зарплаты PDF, которую можно распечатать по кнопке Список перечислений документа Ведомость в банк.
Какие документы надо распечатать по зарплате
Ответ: Нужно распечатывать документы, которые влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.) и регистры учета. Суммы начисленной зарплаты каждый месяц фиксируйте в расчетной (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).
Нужно ли печатать расчетные ведомости
Расчетно-платежные ведомости по зарплате нужно распечатывать и подписывать только при выплате зарплаты через кассу, т. е. наличными.
Можно ли обойтись без бухгалтера
Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», предприниматели не обязаны вести полноценную бухгалтерию, но обязаны контролировать финансы. Фактически можно обойтись самостоятельным ведением учёта доходов и расходов.
Какие отчеты нужно сдавать по зарплате
К имеющимся налоговым отчётам по зарплате — 6-НДФЛ и РСВ добавилась ещё одна — «Персонифицированные сведения о физлицах». Этот отчёт пришёл на смену отменённой СЗВ-М. И если раньше его сдавали в ПФР, то теперь получателем выступает ИФНС.
Какие документы должен вести бухгалтер
Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
- Договор.
- Счет на оплату.
- Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
- Товарная накладная.
- Акт выполненных работ или оказанных услуг.
- Счет-фактура.
Какие документы нужно передавать в архив
Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка.На обложке дела должна присутствовать следующая информация:
- наименование организации;
- код структурного подразделения;
- номер дела;
- заголовок дела;
- количество листов;
- даты дела;
- архивный шифр дела;
- срок хранения дела.
Какие документы не передаются в архив
Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы. Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.
Какие документы хранятся 3 года
5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке. 3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.
Можно ли рассказывать о своей зарплате
Нет таких ограничений и в Трудовом кодексе. При этом информация о зарплате является конфиденциальной информацией и охраняется законом «О персональных данных». То есть работник вправе сообщать ее кому угодно. А вот работодатель как раз такого права не имеет».
Как доказать зарплату в конвертах
О фактах выплаты заработной платы «в конвертах» можно информировать по номеру стационарного телефона 189 или единому номеру 229 79 79, а также путем письменного сообщения в налоговый орган.
Какие данные нужны для перечисления зарплаты на карту
Это личные данные сотрудника и реквизиты счета и банка:
- Номер банковского счета. 20-значный лицевой счет присваивают каждому человеку отдельно.
- Наименование банка и его реквизиты. В заявлении нужны строчки и для этих реквизитов, чтобы бухгалтерия смогла заполнить платежку на перечисление зарплаты.
- Ф. И.
- Дата и подпись.
Какие документы надо хранить
Документы, которые нужно хранить всегда — свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.
Как хранить документы сотрудников
Работодатель вправе хранить в личном деле сотрудника копии его документов только с письменного согласия сотрудника. Если сотрудник не дал такое согласие, то копии документов работодатель должен будет вернуть или уничтожить.
Где должны храниться кадровые документы
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Что входит в обязанности бухгалтера по заработной плате
Бухгалтер принимает документацию, проверяет ее и готовит к обработке для расчета заработка. Создание в системе бухучета записей, фиксирующих выдачу заработной платы наемному персоналу. Расчет и перечисление налогов, сборов и других платежей (алиментов), обязательных к перечислению в бюджет страны либо иному получателю.
Какие еще документы по учету труда и заработной платы обязательны к применению
Платежная и расчетная ведомости
Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже. Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.
Как правильно вести учет заработной платы
Для учета заработной платы на каждого сотрудника необходимо ежемесячно заполнять отдельный лицевой счет, в который вносятся все виды производственных начислений и удержаний. Ведение лицевых счетов позволяет рассчитать средний дневной заработок для выплаты отпускных, больничных и других выплат.
Какой документ должен быть составлен для расчёта зарплаты
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате.
Что будет если не сдать документы в архив
Тем не менее мера ответственности остается весьма мягкой (предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 3 000 рублей; на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей).
Какую справку о заработной плате
Это может быть документ в свободной форме или: справка о доходах и суммах НДФЛ; справка по форме 182н; справка о среднем заработке за 3 месяца.
Как подтвердить свою зарплату
Какими документами можно подтвердить зарплату и зачем это может пригодиться именно Вам?:
- Справка 2-НДФЛ
- Справка для получения кредита
- Справка на визу
- Справка для суда
- Справка для получения субсидии
Какие данные нужны для начисления зп
Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
- Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
- Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
- Расчетная ведомость (форма № Т-51)
- Платежная ведомость (форма № Т-53)
Куда подшивать ведомости по зарплате
Иногда спрашивают — куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ — к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости.
Какие документы должны храниться в бухгалтерии
Какие документы нужно хранить в бухгалтерии?:
- бухгалтерские документы;
- документы, содержащие данные о доходах и расходах организации;
- налоговые документы;
- первичные документы и бухгалтерскую отчетность;
- документы с информацией о регистрации компании в налоговых органах;
- данные о выплатах в ФСС, ФОМС, ПФР.
Сколько хранятся документы у работодателя
Законодательство обязывает всех работодателей хранить архивные документы. Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет.
Какие кадровые документы обязательно должны храниться в организации
Хранение кадровых документов:
- документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
- документы по аттестации и установлению квалификации;
- документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
- списки работников, имеющих право на льготы;
- документы о награждении работников;
02.06.2023 Какие документы нужно распечатывать и хранить по зарплате
Вопрос о том, какие документы нужно распечатывать и хранить на бумажном носителе по зарплате, волнует многих предпринимателей и руководителей компаний. Хранение соответствующей документации является обязательным для всех организаций, занимающихся расчетом заработной платы своих сотрудников.
Полный список документов, которые необходимо хранить на бумажном носителе, состоит из рядов печатных форм и документов. В них входят расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выплату заработной платы, книги по учету депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов, а также журналы и книги, содержащие данные о счетах, кассовых ордерах, платежных поручениях и прочих платежных документах. По закону эти документы должны храниться не менее пяти лет.
Помимо этого, важно учитывать, что учет оплаты труда на предприятии должен вестись с помощью штатного расписания, трудовых договоров, приказов о приеме на работу, нарядов, книг учета выработки, табелей учета рабочего времени, приказов о поощрениях и других документов. Они также должны быть у бухгалтера.
Некоторые предприниматели считают, что при перечислении зарплаты на банковские счета своих сотрудников можно обойтись без распечатки списка перечисляемой в банк зарплаты, но на деле так не бывает. Список работников с указанием их лицевых счетов и сумм зарплаты должен быть предоставлен в банк вместе с платежным поручением. В случае использования программы 1С можно воспользоваться печатной формой Списка перечисляемой в банк зарплаты.
Для упрощения ведения бухгалтерского учета компании могут привлекать специалистов по бухгалтерскому учету или обходиться самостоятельным учетом, однако это чревато ошибками и нарушениями закона. Также главный бухгалтер компании должен иметь отчеты о заработной плате, в частности, отчет о персонифицированных сведениях о физических лицах, который необходимо сдавать в ИФНС.
В заключение, следует подчеркнуть, что ведение бухгалтерского учета в организации — это ответственное и необходимое дело, и важно соблюдать все требования закона. Правильное хранение документов по зарплате поможет предотвратить конфликты с сотрудниками, налоговыми органами и другими контролирующими структурами.
Срок хранения документов по удержанию из заработной платы
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения документов по удержанию из заработной платы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Оплата труда:
- 302 13
- 30403
- 6-НДФЛ заработная плата за декабрь выплачена в январе
- 6-НДФЛ зарплата
- 6-НДФЛ зарплата выплачена в последний день месяца
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Каков порядок ведения, заполнения и хранения лицевого счета работника по форме Т-54 или Т-54а?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2023) Форма Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России N 1).
Статья: Особенности исчисления сроков хранения налоговых документов
(Тарасова Е.А.)
(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, N 3) Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 5 лет (п. 313 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) придется хранить 50 или 75 лет (п. 311 Перечня).
Нормативные акты
Постановление Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11п
«Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования» Согласно инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26, лицевые счета применяются для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику, и заполняются работником бухгалтерии. Форма N Т-54 «Лицевой счет» применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Обзор: «Хранение документов, контролируемые сделки и обжалование: опубликованы поправки к НК РФ»
(КонсультантПлюс, 2021) Налогоплательщики и налоговые агенты должны хранить документы не 4 года, а 5 лет (п. п. 2 и 3 ст. 1 закона). Речь идет о данных бухгалтерского и налогового учета, а также о документах для исчисления, удержания и уплаты налогов.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Первичные документы по учету заработной платы
В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.
Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.
Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.
Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса
С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.
Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.
Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.
Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.
Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.
Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.
Кроме того, мы берем на себя полную финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.
Общие требования к оформлению первичных документов
Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.
Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.
Оценить риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.
Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.
В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.
Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени
К первичным документам для расчета заработной платы относятся:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
- Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
- Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
- Расчетная ведомость (форма № Т-51)
- Платежная ведомость (форма № Т-53)
- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
- Лицевой счет (форма № Т-54)
- Лицевой счет (форма № Т-54а)
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
- Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
- Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
А теперь обо всех этих документах – более подробно.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:
- о количестве дней (часов) неявок (явок);
- о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).
В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:
- Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
- Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
- Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.
Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости
Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.
Лицевые счета
Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:
- Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
- Т-54а – электронная форма лицевого счета.
Расчетные записки
Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:
- ежегодного оплачиваемого
- ежегодного дополнительного (другого) отпуска.
Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.
Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору
Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.
Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:
- трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
- приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
- расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
- больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
- приказы на командировки.
Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит» . Наши эксперты:
- оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
- исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога