8.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
8.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива — не более 15 дней с момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
8.2.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме (приложение 42) на бланке архивной справки или общем бланке организации.
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях — только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».
Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.
8.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
8.2.5. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
8.2.6. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа — основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
8.2.7. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
Для чего нужна архивная справка?
Архивная справка — документ, подтверждающий некие сведения, о которых был сформирован запрос. Это могут быть данные о месте работы, заработной плате, прописке или иные сведения, хранящиеся в архиве.
Являясь подтверждающим документом, архивная справка обязательно должна соответствовать требованиям оформления и содержать:
- номер дела и иные реквизиты архивных документов, на основании которых выдается справка;
- информацию по запросу;
- подпись руководителя архива, выдающего справку.
Все сведения указываются в строгом хронологическом порядке, если информация касается нескольких лет. Выдавать такую справку может только архивная организация либо компания, в которой официально оформлен архивный отдел: в данном случае документ подписывает ответственный за архив сотрудник.
Распространенные виды архивных справок
Наиболее часто требуются справки по вопросам, касающимся зарплаты, статуса, прописки. Такие документы необходимы при сделках с недвижимостью, оформлении пенсии или льгот.
1. Справка о лицах, прописанных на продаваемой жилплощади. Такой документ содержит в себе сведения о том, кто, как и по какой причине был выписан из жилья. Эти данные нужны для подтверждения легальности выписки и ,соответственно, отсутствия правообладателей на указанную жилплощадь.
2. Справка о трудовом стаже и заработной плате. Выдается на основании приказов, лицевых счетов, расчетных книжек и других документов, сданных в архив.
3. Справка о полученном образовании. Чаще всего требуется для подтверждения наличия диплома о высшем образовании: во-первых, подобный документ служит доказательством легальности диплома; во-вторых, он содержит более развернутую информацию, например, о количестве прослушанных часов по каждому предмету.
Условия выдачи архивной справки
Чтобы получить архивную справку, необходимо лично обратиться в архив с паспортом и сделать запрос. Документ выдается под подпись, также предусмотрена возможность его получения иным лицом при наличии нотариальной доверенности.
Чем отличается архивная справка от архивной выписки
Выдача архивных справок, выписок и копий
Выдача архивных справок, выписок и копий из органов местного самоуправления
Часто бизнесмены как работодатели сталкиваются с необходимостью запросить информацию о своих сотрудниках в городском архиве.
Архив — это учреждение, которое владеет, пользуется и распоряжается частью документов Архивного Фонда РФ. Это нужно, чтобы удовлетворять информационные потребности граждан и органов власти, а также охранять их конституционные права.
Основные документы, которые можно запросить в архиве — это справки, выписки и архивные копии документов.
Чем они отличаются
- Архивная копия — это дословно воспроизводящая текст копия, на которой указан архивный шифр и номера листов единицы хранения.
- Архивная справка — это документ, который содержит информацию о предмете запроса.
- Архивная выписка дословно воспроизводит часть текста архивного документа, который относится к определенному факту, событию или лицу.
Какая информация хранится в архивах
Городской архив хранит следующие документы:
- О подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы
- О прохождении службы в вооруженных силах
- Об избрании на выборные должности
- О награждении государственными наградами и присвоении почетных званий
Все эти данные можно получить совершенно бесплатно, достаточно обратиться в МФЦ.
Как сформировать запрос
Для этого нужно передать документы сотрудникам Центра. На консультации они проверят правильность заполнения заявления и передадут его в органы местного самоуправления. Через 15 дней вам пришлют запрошенную информацию в письменном или электронном виде.
Какие документы пригодятся
- Заявление
- Паспорт
- Доверенность, которая подтверждает полномочия лица действовать от имени заявления (при необходимости)
Кому пригодится
- Индивидуальным предпринимателям
- Юридическим лицам
- Физическим лицам, которые планируют заниматься предпринимательской деятельностью
Ответственная компания
Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).
МФЦ для бизнеса – это концепция предоставления государственных и муниципальных услуг, ориентированная на взаимодействие с представителями бизнес-сообщества. Главное преимущество – предоставление максимально возможного числа услуг в режиме «одного окна» при снижении количества обращений для получения необходимого результата до однократного.
- Адрес: г. Великий Новгород, ул. Федоровский ручей, д. 2/13
- Сайт: mfc53.novreg.ru
- Телефон: 8 (800) 250-10-53
Получить консультацию?
fax: +7 (8162) 501-990
ул. Федоровский ручей, 2/13
4 этаж
Великий Новгород
Пн-Пт с 09:00 до 18:00
Сб-Вс — выходной
Все данные размещены
с согласия владельцев
Мы используем Яндекс Метрику. Подробнее
Я согласен
Этот сайт использует сервис веб-аналитики Яндекс Метрика, предоставляемый компанией ООО «ЯНДЕКС», 119021, Россия, Москва, ул. Л. Толстого, 16 (далее — Яндекс).
Сервис Яндекс Метрика использует технологию “cookie” — небольшие текстовые файлы, размещаемые на компьютере пользователей с целью анализа их пользовательской активности.
Собранная при помощи cookie информация не может идентифицировать вас, однако может помочь нам улучшить работу нашего сайта. Информация об использовании вами данного сайта, собранная при помощи cookie, будет передаваться Яндексу и храниться на сервере Яндекса в ЕС и Российской Федерации. Яндекс будет обрабатывать эту информацию для оценки использования вами сайта, составления для нас отчетов о деятельности нашего сайта, и предоставления других услуг. Яндекс обрабатывает эту информацию в порядке, установленном в условиях использования сервиса Яндекс Метрика.
Чем отличается архивная справка от архивной выписки
Муниципальное бюджетное учреждение Архив города Новокузнецка Муниципальное бюджетное учреждение Архив города Новокузнецка
- Главная
- Об Архиве
- Историческая справка
- Устав архива
- Нормативные акты
- Источники комплектования архива
- Паспорт архива
- Планы и отчеты
- Постоянного хранения
- По личному составу
- Бесплатные услуги
- Платные услуги
- Тарифы на услуги
Виды архивных справок
На основании личного или письменного (в том числе электронного) обращения граждан и организаций по имеющимся на хранении документам архив выдает: архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, невостребованные личные документы.
— официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
— копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
— официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.
Запросы (обращения граждан и организаций), поступающие в архив, подразделяются на социально-правовые и тематические.
Запрос — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан, исполняется бесплатно.
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа, в т.ч. льготного трудового стажа, об установлении сведений о размере заработной платы, производственных травмах, полученных на производстве, награждении, присвоении званий, получении образования и квалификации и т.п.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.
В справку о льготном стаже включаются: период работы по льготной специальности, фактически отработанное время; периоды нахождения в отпусках без содержания, учебных отпусках, а также другие периоды отвлечения от основной специальности, сведения о льготных специальностях, используемых на данном предприятии.
В справку о заработке сведения включаются так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.
В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, делах по расследованию причин аварий.
— это запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Исполнение тематических запросов осуществляется в порядке оказания платных услуг (согласно прейскуранту).