Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг
Бухгалтерия – это не то, о чем руководству компании хочется думать, и на что бизнес с удовольствием тратит время и деньги.
Об аутсорсинге бухгалтерии чаще всего задумываются в следующих случаях.
Во-первых, если возникает явная проблема:
- бухгалтер неожиданно уволился или вышел из строя в период отчетности;
- налоговики по вине бухгалтерии оштрафовали компанию или заблокировали расчетный счет;
- сотрудники или подрядчики стали жаловаться на бухгалтерию;
- бухгалтер попался на мошенничестве.
Первый порыв директора – искать другого главбуха – сменяется трезвыми рассуждениями: а будет ли новый человек лучше, чем предыдущий? Не пора ли что-то менять кардинально: впредь не зависеть от конкретного бухгалтера, от его знаний и настроений и вообще не решать кадровые и организационные вопросы, связанные с учетом? Так возникает альтернатива – довериться проверенной бухгалтерской компании.
Во-вторых, о передаче бухгалтерии на аутсорсинг начинают задумываться, когда приходит понимание, что твой бухгалтер бизнесу не товарищ:
- ответственность на себя брать не хочет, общаться с госорганами боится или не умеет, обычно занимает выгодную для налоговой (и пассивную по отношению к бизнесу) позицию;
- оказывать качественную экспертную поддержку не может: на хватает или времени, или знаний, или опыта, или ресурсов;
- неповоротлив, не поспевает за изменениями в бизнесе, саботирует новое, предпочитает работать по-старинке.
В общем, бухгалтерская функция понимается узко: рассчитать налоги, зарплату, сдать государству отчетность.
Довольно быстро руководство компании понимает, что чем искать сферического коня в вакууме (универсального специалиста, который одинаково хорошо разбирается в налоговых, юридических, IT-вопросах, при этом инициативен, предприимчив и ориентирован на полезный для бизнеса результат), быстрее и проще нанять бухгалтерскую фирму, обладающую разносторонней экспертной практикой и соответствующими ресурсами.
Получите команду специалистов по цене штатного бухгалтера
Узнать больше
Берем на себя функции бухгалтера, кадровика, юриста и налогового консультанта. Переходите на аутсорсинг!
Узнать больше
В-третьих, бухгалтерский аутсорсинг часто рассматривают, когда перед компанией стоит задача снизить текущие расходы на бухгалтерию. Со стороны многим кажется, что услуги бухфирмы всегда дешевле, чем содержание штатной бухслужбы (действительно ли это так – рассмотрим ниже).
К тому же, передача бухгалтерии на аутсорсинг дает возможность бесплатно (или почти бесплатно) получить доступ к технологиям, внедрение которых бизнес скорее всего не потянет ни по деньгам, ни по ресурсам.
Ну и еще один распространенный случай, когда бухгалтерский аутсорсинг – хорошее решение, это когда в компании несколько учредителей или наемный менеджмент и нужно сохранить независимость бухгалтерской службы, исключить возможность сговора с бухгалтерией, обеспечить всем заинтересованным лицам равноправный доступ к финансовой информации.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
Если вы раньше не сталкивались с аутсорсингом бухгалтерии, неизбежно возникают вопросы:
- что представляет из себя обслуживание;
- можно ли так наладить взаимодействие с бухфирмой, чтобы удаленный бухгалтер ничем не отличался от штатного;
- как контролировать работу бухфирмы;
- на какие критерии (кроме цены) опираться при выборе бухгалтерской компании и пр.
Отдать бухгалтерию на аутсорсинг – это значит полностью или частично передать учетную функцию профессиональной компании. В этом смысле аутсорсинг бухгалтерских услуг ничем не отличается от других видов аутсорсинга: хоть клининга, хоть подбора персонала.
Каким ООО подойдет удаленная бухгалтерия?
Легче ответить от обратного – кому аутсорсинг бухгалтерии точно не подойдет.
Да, есть компании, которым бухгалтерский аутсорсинг противопоказан.
В первую очередь, это касается руководителей, склонных к микроменеджменту и гиперконтролю, которые к тому же не готовы формализовать рабочие отношения: распоряжения им легче давать устно, глядя сотруднику в глаза, поэтому тот должен находиться в шаговой доступности и чуть не круглосуточно на связи; ведь задачи нередко возникают спонтанно, в формате «нужно сделать вчера».
Во вторую очередь, бухгалтерский аутсорсинг не подходит компаниям с очень специфическими (и даже – экзотическими) требованиями к учету.
Бухгалтерская компания – это, в хорошем смысле слова, конвейер: учетные и бизнес-процессы грамотно спроектированы, отлажены, во многом автоматизированы, люди обучены стандартам, работают по четким регламентам. Любое отклонение от «нормы» невыгодно, поскольку это – отвлечение ресурсов и переход на индивидуальное ручное управление.
При выборе бухгалтерской компании поинтересуйтесь, под каких именно клиентов заточены ее процессы. Аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО – слишком общая формулировка. Кто-то специализируется на обслуживании «упрощенцев», кто-то умеет обслуживать иностранные «дочки» и представительства, а кто-то стандартизировал свои учетные процессы под крупные компании со сложным учетом.
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях. Чем крупнее бухгалтерская компания, тем больше вариантов вам могут предложить.
Перечень бухгалтерских услуг не ограничивается ведением налогового и бухгалтерского учета. Это может быть и функция главного бухгалтера (выполнение только самых ответственных, сложных задач), и ведение конкретных участков (например, расчет зарплаты или авансовые отчеты).
Кроме того, это могут быть и услуги, не относящиеся напрямую к бухгалтерии (ведение кадров, юридическая поддержка, оптимизация налогов, помощь в смене учетной системы).
Однако самый распространенный вариант – комплексный аутсорсинг, когда бухгалтерский функционал передают на аутсорсинг целиком.
Какой вид бухгалтерского аутсорсинга выбрать, зависит от финансовых возможностей и специфики деятельности конкретной компании.
Полный аутсорсинг
Бухгалтерский аутсорсинг в варианте «все включено» – это полноценная замена штатному главбуху и даже целой бухгалтерской службе.
Он включает в себя ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет зарплаты, формирование и сбор первичных документов, подготовку платежек в клиент-банке, сдачу всех видов отчетности.
Кроме того, бухгалтерские фирмы готовы предложить и смежные услуги:
- подготовку управленческой отчетности;
- оптимизацию налогообложения;
- юридическое сопровождение;
- доработку или даже смену учетных систем;
- интеграцию разных систем друг с другом;
- внедрение ЭДО (электронного документооборота);
- хостинг или аренду 1С.
Комплексный аутсорсинг бухгалтерии
Узнать больше
Минимизируем налоговые риски, защищаем от штрафов и переплат.
Узнать больше
Выборочный аутсорсинг
В отличие от комплексного бухгалтерского аутсорсинга, заказчиками которого обычно являются генеральный или финансовый директор, инициатором выборочного аутсорсинга бухгалтерии чаще всего становится главный бухгалтер.
Главбухи делегируют часть своих функций проверенным фирмам по следующим причинам:
- хотят отойти от рутины, решать стратегические задачи на уровне финансового директора;
- не хотят раздувать штат и решать связанные с этим организационные вопросы (найм, адаптация, обучение новых сотрудников, их контроль, профессиональная и личностная мотивация – все это отнимает немало времени и сил);
- хотят воспользоваться готовыми технологическими решениями, на внедрение которых у компании нет времени и свободных денег;
- хотят разделить с бухгалтерской фирмой ответственность за ведение особо сложных или высокорисковых участков бухгалтерии;
- ценят экспертную горячую линию, где можно бесплатно проконсультироваться по любому профессиональному вопросу ;
В любой бухгалтерии есть участки, ведение которых отнимает много времени и сил, но не требует знаний на уровне главбуха. Поэтому бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге – хороший вариант.
Кстати, уже сегодня важной строчкой в резюме главбуха является умение использовать ресурсы технологичных бухгалтерских компаний для повышения эффективности учетных процессов.
Самые популярные участки, которые передают на выборочный аутсорсинг:
- расчет зарплаты сотрудников;
- арендные платежи (актуально для компаний с большим количеством торговых точек или разветвленной сетью офисов);
- учет кассовых операций (актуально для розничных торговых компаний);
- обработка первичных документов (это особенно важно для компаний, подлежащих аудиту или кого часто проверяет налоговая).
Ведение учета от лица главного бухгалтера
Бывает и обратная ситуация, когда бухгалтерский аутсорсинг нужен не для того, чтобы закрыть какой-то участок под руководством штатного главбуха, а наоборот – чтобы оставить в штате простые учетные функции, передав на аутсорсинг управление бухгалтерией.
Главный бухгалтер на аутсорсинге – одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.
Стандартные проблемы штатной бухгалтерии:
- контроль качества осуществляется при наличии времени у главбуха (который сам обычно по уши загружен работой);
- учетные процессы не задокументированы (либо отражены в рабочих инструкциях формально), поэтому уход главбуха – всегда катастрофа;
- многое зависит от понимания, желания, знаний и опыта конкретного специалиста.
Главбух на аутсорсинге – это не только квалифицированное управление учетными процессами, но и детальная формализация работы, что позволяет избежать ошибок по вине человеческого фактора.
Управлять сотрудниками в штате, когда детально прописаны инструкции, люди работают в единой автоматизированной среде, предоставляемой провайдером, вполне можно и удаленно.
Как работает главный бухгалтер на аутсорсинге
Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях не только в смысле перечня услуг, но и в организации работы бухгалтеров.
Если в маленьких бухфирмах главбух в одном лице выполняет все виды работ, то в крупных бухгалтерских компаниях существует разделение труда, что дает массу преимуществ: за каждый участок отвечает профильный специалист, имеющий не только актуальные знания и релевантный опыт, но и достаточно ресурсов, чтобы сделать работу вовремя и хорошо. Ничто не ускользает от внимания, функции не дублируются. Такой конвейерный подход обеспечивает стабильное качество на всех этапах, еще и сильно удешевляя стоимость услуги (поскольку менее квалифицированная работа не делается силами дорогостоящих главбухов).
Когда речь идет об аутсорсинге, ведении бухгалтерского учета – это не всегда означает, что команда бухгалтеров работает удаленно. Разделение труда позволяет так смоделировать процесс бухгалтерского обслуживания, что часть сотрудников работает в офисе клиента, но по стандартам бухфирмы, под ее управлением. Это актуально, например, в части обработки «первички», когда проще посадить человека в офисе, дав ему удаленный доступ в бухгалтерскую базу, чем передавать в бухфирму массивы необработанных документов.
Бухгалтерское консультирование
Одной из важнейших составляющих бухгалтерского аутсорсинга является всесторонняя экспертная поддержка бизнеса. Бухгалтерский учет, налоги, валютный контроль, трудовое право – запросы бизнеса разнообразны (никогда не знаешь, с чем компания столкнется завтра).
И хотя почти все бухгалтерские компании заявляют об экспертной поддержке, как неотъемлемой части обслуживания, на практике это требует избытка экспертного ресурса и разностороннего опыта, поэтому оказывать ее умеют немногие. На самом деле уже при первом личном знакомстве, еще до заключения Договора, вы многое поймете. Если даже на первой встрече эксперты занимают активную позицию (думают, чем помочь, что улучшить в вашей текущей ситуации, стараются ответить на вопросы) – это хороший признак.
На переговорах задайте вопрос бухгалтерской компании, как у нее поставлен процесс информирования клиентов о важных изменениях в законодательстве, влияющих на их бизнес. А еще лучше – запросите пример рассылки или информационных материалов (если это не просто перепечатка новостей из СМИ, а информация подается с оцифровкой налоговых и бизнес-рисков, с экспертными выводами, с предложением каких-то решений – можете смело нанимать такую бухфирму).
Кстати, поинтересуйтесь, не имеет ли провайдер бухгалтерских услуг ограничений в объеме экспертной поддержки.
Устные консультации (обычно к ним относятся вопросы, которые не требуют серьезной подготовки) не должны быть лимитированы по количеству в месяц (в шутках или часах), а письменные консультации должны иметь разумную стоимость. Проверяйте это на берегу.
Как устроен аутсорсинг бухгалтерских услуг
Кто подписывает отчетность при аутсорсинге?
Генеральные директора рассматривают бухгалтерский аутсорсинг, как способ снять с себя ответственность за ведение учета. Считается, что, если налоговую отчетность подписывает по доверенности генеральный директор бухфирмы, клиент уже ни за что не отвечает. На самом деле это иллюзия. За ведение учета всегда отвечает генеральный директор юридического лица.
Другое дело, что с бухфирмы можно стребовать возмещение материального ущерба. И в этом смысле аутсорсинг бухгалтерии действительно имеет преимущества перед штатным бухгалтером.
Как же подписывается отчетность? Чаще всего бухфирма оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно.
Кто несет ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге?
Скажем еще раз: кто бы ни вел налоговый и бухгалтерский учет – штатный бухгалтер, фрилансер или бухгалтерская компания – ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре юридического лица.
Правда, отличие между бухгалтерской компанией и штатным бухгалтером все-таки есть.
Взыскать материальный ущерб со штатного, а уж тем более, с приходящего бухгалтера, невозможно: ваши претензии будут рассматриваться в рамках лояльного к наемным сотрудникам Трудового кодекса РФ. Единственный способ привлечь штатного бухгалтера к ответственности – заключить с ним кабальный трудовой договор, на что он вряд ли пойдет.
А вот с бухгалтерской компанией отношения закрепляются юридическим договором, значит, привлечь ее к ответственности можно в рамках Гражданского кодекса.
Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.
Ведем учёт так, чтобы вы спали спокойно
Узнать больше
Наша профессиональная ответственность застрахована на 70 000 000 рублей
Узнать больше
Аутсорсинг или штатный бухгалтер — что лучше?
На этот вопрос каждый руководитель отвечает для себя сам.
Кому-то важно все держать в своих руках. А кто-то хочет сменить статус руководителя на статус клиента:
- устраниться от всех кадровых и организационных вопросов;
- снять с себя финансовую ответственность за возможные санкции (штрафы, пени), наложенные по вине бухгалтера;
- не быть «заложником» конкретного специалиста;
- оплачивать не время сотрудника, а фактический результат его работы.
Если раньше аутсорсинг бухгалтерии больше воспринимался как способ сокращения расходов, то теперь рассматривается как способ сохранить и усилить конкурентные преимущества, позволяя владельцам бизнеса сосредоточиться на том, что они делают лучше всего: на ведении бизнеса.
Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии
5 преимуществ удаленной бухгалтерии на аутсорсинге
Качество бухгалтерского аутсорсинга сильно зависит от того, какая именно компания оказывает бухгалтерские услуги. О том, как выбрать провайдера – поговорим ниже. А пока разберем преимущества удаленной бухгалтерии, если вас обслуживает крупная бухфирма (о небольших компаниях говорить сложно, им не хватает масштаба, чтобы перейти на иной организационный уровень, поэтому их стиль работы мало чем отличается от обычных фрилансеров).
Итак, первое преимущество крупной бухфирмы – это действительно профессиональные сотрудники. В таких компаниях хорошо поставлена система подбора персонала (каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование), продумана система обучения.
Кроме того, квалифицированные специалисты и сами стремятся работать в аутсорсинге – это гарантирует им разноплановую интересную работу с возможностью профессионального и карьерного роста.
У генерального директора, который сам нанимает бухгалтера в штат, чаще всего нет бухгалтерского образования, поэтому он вынужден делать выбор, опираясь на косвенные признаки: рабочий стаж, рекомендации знакомых, личные ощущения. Иногда помогают профессиональные тесты, но и они не панацея.
Во-вторых, вы в принципе освобождаетесь от кадровых вопросов: бухфирма нанимает, адаптирует, обучает, контролирует своих сотрудников, а если нужно – то и заменяет: вы больше никак не зависите от конкретных людей.
В-третьих, вы можете не волноваться за качество учета: в крупных компаниях контролю качества уделяется самое пристальное внимание. Тем более, бухфирма отвечает за свои ошибки рублем.
В-четвертых, вы получаете не просто выходной результат в виде посчитанных налогов или сданной отчетности, но принципиально иной уровень организации учетных процессов, которого трудно достичь в штате (это дорого и трудоемко).
В-пятых, стоимость услуг коррелирует с выходным результатом. Вы понимаете, за что конкретно платите. И это не рабочее время бухгалтера с его больничными и отпусками.
Возможные риски при работе с удаленной бухгалтерией
Бухгалтерский аутсорсинг, несомненно, несет в себе риски, но только если вы работаете с мелкой бухгалтерской фирмой или с бухгалтером-фрилансером. В этом случае не стоит рассчитывать на стабильное качество, быструю замену бухгалтера (если ваш специалист заболеет, уйдет в отпуск или уволится), и на сохранность бухгалтерской базы, поскольку небольшие фирмы не могут содержать ИТ-специалистов, оплачивать серверное оборудование, осуществлять регулярное бэкопирование данных и пр.
Два важных момента в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг
Обычно образец договора на бухгалтерский аутсорсинг носит общий характер. Как и любой подобный документ, он содержит предмет договора, стоимость услуг и порядок расчетов, срок действия, права и обязанности сторон, а также – их ответственность по договору.
На что имеет смысл обратить внимание.
Во-первых, на лимиты по ответственности, прописанные в договоре. Например, может быть указано, что срок ответственности бухгалтерской компании ограничивается одним годом, а возмещение ущерба возможно лишь в пределах стоимости обслуживания за последний квартал. Солидные компании несут перед клиентами расширенную ответственность, указывая в договоре, что материальный ущерб возмещается в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности. Почему в течение именно такого срока? Потому что налоговые органы в рамках выездной проверки смотрят три предыдущих финансовых года.
Ответственность бухгалтера на аутсорсинге – это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухфирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
Во-вторых, поскольку бухгалтерский аутсорсинг – услуга комплексная и довольно сложная, неотъемлемой частью Договора обычно являются Регламенты или Правила оказания услуги. По тому, насколько детально они проработаны, можно судить о надежности компании.
Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией
Бухгалтерский аутсорсинг видится многим, как некий «черный ящик»: что там и как происходит – не ясно. Однако солидные бухгалтерские компании серьезно озабочены тем, чтобы их взаимоотношения с клиентами были как можно более прозрачными.
Для этого, во-первых, клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача.
Во-вторых, предоставляется круглосуточный удаленный доступ в бухгалтерские базы.
В-третьих, нужно помнить, что бухгалтерская компания, которая не на словах, а на деле отвечает своими деньгами за качество (мы говорили об этом выше, в разделе про Договор) – сама заинтересована постоянно улучшать контрольные процедуры.
Поскольку содержать внутренних аудиторов довольно дорого, а человеческие ресурсы все равно ограничены, контрольные функции обычно автоматизируются (имеет смысл спросить у фирмы, которую вы потенциально рассматриваете, какие автоматизированные инструменты контроля у нее есть).
Цены на аутсорсинг бухгалтерии в Москве
Первое, что важно понимать – на рынке бухгалтерского аутсорсинга нет единого стандарта ценообразования. Прайс разных компаний формируются на основании разных (и не всегда очевидных) критериев, поэтому в лоб их невозможно и даже ошибочно сравнивать. Не выяснив принципы ценообразования той или иной бухгалтерской фирмы – можно по факту получить более высокий чек, чем заявлялось на старте.
Поэтому первое, что стоит выяснить – какой ключевой показатель лежит в основе стоимости бухгалтерского обслуживания? Показателей может быть несколько, но один из них точно является основным, принципиально меняющим стоимость. Это может быть:
- объем первичных документов;
- количество бухгалтерских проводок / операций;
- фактическое время бухгалтера (почасовая тарификация);
- выручка бизнеса клиента.
Конечно, лучше выбирать компании, у которых ключевой критерий ценообразования прозрачен для клиента (например, объем фактически переданной в бухфирму «первички»)
Второй важный момент – за одинаковым названием услуг (например, «ведение налогового и бухгалтерского учета») стоит разное наполнение, поэтому всегда просите дать вам перечень: что входит в стоимость обслуживания, а что будет за дополнительную плату. Компании, которые на входе показывают низкий чек, обычно «добирают» свою выручку в процессе обслуживания.
Есть еще и третий момент. Если у вас развивающийся бизнес, то при расчете стоимости аутсорсинга бухгалтерии некорректно отталкиваться только от того, что есть сейчас. Опытные бухгалтеры всегда перед тем, как озвучить прайс, зададут уточняющие вопросы и только получив больше информации о вашем бизнесе, о ваших ожиданиях от бухгалтерии, смогут дать цену.
А если вы хотите с помощью аутсорсинга сократить текущие расходы на бухгалтерию, не нужно в лоб запрашивать прайс и сравнивать полученные цены на аутсорсинг с текущими затратами. Снижение расходов на бухгалтерию – это проект, к которому надо подходить совсем иначе.
Смена бухгалтерии /переход на аутсорсинг – это прекрасная возможность пересмотреть сложившуюся ситуацию с учетом (которая не факт, что является оптимальной для бизнеса).
Даже налоговый учет можно построить по-разному, не говоря уже об управленке.
Так как же грамотное подойти к пониманию стоимости бухгалтерского аутсорсинга?
Во-первых, внимательно следите за тем, какие вопросы вам задают на старте: чем больше и подробнее вас расспрашивают, тем точнее будет коммерческое предложение и тем меньше сюрпризов будет в процессе обслуживания.
Во-вторых, исходите из средней зарплаты специалистов, уровень которых подходит вашему бизнесу (бухгалтер, ведущий «упрощенку», имеет одну зарплату; главбух, знающий сложный учет, совсем другую). Получив стоимость бухгалтерского обслуживания от компании, примерно «прикиньте» сколько трудочасов в месяц или в квартал заложила на вас бухфирма. Это убережет вас от принятия опрометчивого решения в пользу «самого дешевого предложения». Ничего, кроме проблем, в последнем случае вы не получите.
Бухгалтерия на аутсорсе – это не разовый проект, а длительное партнерство. Изо дня в день, из месяца в месяц вам предстоит общаться именно с этой командой, именно с этой компанией. А значит обязательно встречайтесь, не решайте вопрос сотрудничества по телефону.
Очень важно еще на старте понять, насколько вам комфортно с этой фирмой, есть ли взаимопонимание по ключевым вопросам, соответствует ли вашим ожиданиям то, что вы видите и слышите, а не просто узнали из коммерческого предложения. Ценность сотрудничества складывается из очень многих вещей, и знать, что вы с партнером на одной волне – не менее ценно, чем получить скидку на обслуживание.
Как найти и выбрать лучшую аутсорсинговую компанию?
Найти бухгалтера на аутсорсинге не так просто, как кажется на первый взгляд. Предложений много, но как в этом многообразии понять, что подходит именно вам?
Бухгалтерская аутсорсинговая фирма обычно выбирается на долгий срок, сменить ее внутри отчетного периода – довольно хлопотно, поэтому к выбору лучше подойти со всей ответственностью.
Особенности рынка бухгалтерского аутсорсинга в России
В Европе услугами бухгалтерских фирм пользуются 86% компаний, а в США – 92%. Для России это явление еще достаточно новое. Хотя первые бухгалтерские компании появились в конце 90-х, а бум пришелся на 10-е, до сих пор бухаутсорсинг использует не более 15% малого и 3% среднего бизнеса.
В России основная целевая аудитория – это микробизнес: компании и индивидуальные предприниматели, у которых нет загрузки для бухгалтера фулл-тайм и у которых относительно простой учет (в основном, это бизнесы на «упрощенке»).
Однако здесь и кроется главный подвох. Поскольку большинство бухфирм ориентированы именно на такой клиентский портрет и массированная реклама дается на него же, из поля зрения уходят крупные игроки, которые хотят и могут обслуживать клиентов с большими бухгалтериями и/или сложными учетными процессами.
На самом деле бухгалтерские компании, предоставляющие аутсорсинг, можно разделить на следующие категории:
Какому бизнесу подходит
Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге
Задумываетесь о том, чтобы сконцентрироваться на бизнесе, а непрофильные функции, в частности бухгалтерский учет выделить на аутсорсинг? Это решение, требующее перестройки части бизнес-процессов вашей компании и в некоторых случаях предоставляющее ей существенные преимущества.
Прежде чем сделать этот важный шаг руководитель должен выяснить, кто несет ответственность за неточности, ошибки в бухгалтерском учете, и кто будет покрывать расходы, связанные с этими ошибками. Об этом расскажем в нашем материале.
Кто несет ответственность за бухгалтерский учет в компании
Напомним, в первую очередь ответственность за ведение бухучета в компании ложится на плечи руководителя. И уже потом спросят с финдира, главбуха, бухгалтерской компании, которой передан учет, и иных лиц, причастных к ситуации. Поэтому и санкции фискальные органы прежде всего предъявляют юридическому лицу и генеральному директору лично. Данное положение предусмотрено п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ и п. 6 приказа Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.
К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния. Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь. Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.
Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера
По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?
Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.
Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей: Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:
- правильность регламентированного учета налогов;
- своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
- обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).
Таким образом, даже при заключенном договоре с бухгалтерской организацией (обычный договор возмездного оказания услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ), в случае обнаружения ошибок в бухгалтерском учете, штрафы и пени придется платить компании, в чьей отчетности была обнаружена ошибка. Именно поэтому в договоре с бухгалтерской компанией нужно обратить особое внимание на пункт о компенсациях и учитывать при выборе аутсорсера наличие полиса страхования.
Ответственность бухгалтерской фирмы
Бухгалтер на аутсорсинге можно призвать к ответственности в нескольких случаях. Среди них:
- несоблюдение сроков сдачи отчетности;
- некорректное исчисление налогов;
- потеря или нарушение целостности документа в результате неправильного архивирования.
Большинство бухгалтерских фирм заявляют, что несут ответственность за результат своей работы. Однако объемы этой ответственности сильно различаются.
Профессиональная ответственность 1С-WiseAdvice застрахована по расширенному перечню рисков и закреплена Договором. Мы — единственная компания на рынке, которая финансово отвечает перед клиентами в течение трех лет после сдачи последнего отчета. Даже в случае, если действие Договора на обслуживание уже закончилось.
Ответственность бухгалтерской компании за ошибки в учете, которые привели к претензиям ФНС, может быть ограничена в случае, если эти неточности были допущены по вине клиента. Привлечь к ответственности аутсорсинговую фирму не выйдет, если:
- компанией-клиентом были предоставлены подложные документы;
- предоставлены не все первичные документы;
- клиент поздно перечислил налоги, хотя информация была доведена до него своевременно.
Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1
На аутсорсинг передана подготовка и сдача отчетности. Бухгалтерской компанией был сделан неверный расчет налогов.
В случае, если были предоставлены качественные первичные документы, то ответственность за ошибку несет аутсорсер.
Если качественные первичные документы переданы не были, то ответственность за неверный расчет налогов несет клиент.
Наша компания добровольно расширила перечень страховых случаев, финансовая компенсация которых не является страховым случаем и осуществляется из личных средств 1С-WiseAdvice.
Например, если допущены ошибки в платежных реквизитах для уплаты налогов, либо ошибки в статистической отчётности, то мы компенсируем штрафы и пени, возникшие в результате этих ошибок из собственных средств.
Пример 2
Общество с ограниченной ответственностью доверило аутсорсинговой фирме участок учета — расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. Рассчитывая зарплату и межрасчетные выплаты сотрудникам клиента, провайдер допустил ошибки. Вина бухгалтерской компании очевидна.
Если возникли ошибки в расчетах заработной платы и зарплатных налогов из-за непредоставления (либо несвоевременного предоставления) клиентом информации о приеме/увольнении сотрудников. командировках, отпусках, больничных листах, то в этом случае очевидна ответственность клиента.
Пример 3
Общество с ограниченной ответственностью передало на аутсориснг бухгалтерский учет в полном объеме. В процессе обработки первичной документации бухгалтер допустил ошибку, которая отразилась на отчетности и была выявлена налоговой инспекцией.
В этом случае очевидна ответственность бухгалтерской организации, из-за ошибок которой заказчику были выставлены претензии. Согласно условиям договора аутсорсинговая компания должна компенсировать все санкции, возникшие по ее вине.
Бухгалтерская компания отвечает юридически и материально за неточности и ошибки, результатом которых стали претензии контролирующих органов к заказчику услуг. Она должна будет компенсировать все возникшие по ее вине штрафы и пени.
Может ли бухгалтерская фирма отказаться нести ответственность?
Солидная бухгалтерская компания дорожит своей репутацией и доверительными отношениями с клиентами. И в случае, если к заказчику были применены штрафные санкции по ее вине, она всегда компенсирует убытки.
Конечно, возможна ситуация, когда аутсорсер отказывается возмещать финансовые потери. В таких ситуациях можно попробовать взыскать убытки через суд. Но лучше еще на старте, до начала сотрудничества, получить максимум информации о потенциальном провайдере:
- каким образом бухфирма намерена возмещать урон, причиненный действиями ее сотрудников/программного обеспечения, в каком объеме;
- есть ли полис страхования профессиональной ответственности и какие риски он включает;
- срок действия полиса (да, это важный пункт, ведь может получиться так, что срок действия полиса закончится через неделю после подписания договора);
- сумма страхового покрытия.
Итоги
При бухгалтерском аутсорсинге ответственность за корректное ведение учета лежит на самой организации и в случае появления претензий налоговых органов решать вопросы с ними будет сама компания. Однако аутсорсинговая фирма поможет отстоять позицию клиента в контролирующих органах, а также возместит штрафы и пени, которые возникли по ее вине.
Так, договор на ведение учета в нашей организации (передаваемого в наши руки полностью или частично) содержит пункты, указывающие, что мы компенсируем финансовые потери клиента, возникшие по вине специалистов 1C-WiseAdvice. Срок ответственности — три года с даты последнего отчета, даже в случае окончания срока действия договора.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Бухгалтер на аутсорсинге: плюсы и минусы в 2023 году
Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы, ответственность, виды услуг, что выбрать и другие вопросы — в материале «Ъ».
Выйти из полноэкранного режима
Развернуть на весь экран
Фото: Анатолий Жданов, Коммерсантъ
В 2023 году собственники компаний могут выбирать способ организации бухгалтерской службы: можно взять сотрудника в штат, а можно заключить договор с бухгалтерской компанией. Оба варианта имеют как свои плюсы, так и минусы.
Эксперты советуют небольшим организациям отдавать бухгалтерскую работу на аутсорсинг. Что касается среднего и крупного бизнеса, то без штатной бухгалтерии будет сложно. Если у небольшой компании в среднем проходит 300 операций в месяц, то в крупной столько же операций может проходить в день. В таком случае необходим сотрудник, который будет «держать руку на пульсе».
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
Бухгалтерский аутсорсинг подразумевает вынесение функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности за пределы компании, когда эти обязательства переходят по договору третьему лицу. Услуга стала набирать популярность в 2021 году из-за существенной экономии для бизнеса.
Специфика бухгалтерского аутсорсинга в том, что компания-заказчик получает не определенного сотрудника, а услугу. Например, услугу по обработке авансовых отчетов или ведению бухучета. При этом компания платит только за выполненную работу. Преимуществом такого подхода является то, что при аутсорсинге работа не остановится, если сотрудник ушел в отпуск или заболел. Кроме того, клиент на аутсорсинге, как правило, получает не одного сотрудника, а целый штат, где каждый сотрудник имеет определенную функцию. Рабочий процесс выстраивается по следующей схеме: клиент предоставляет всю информацию, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета.
Перечень услуг оговаривается при заключении договора. Компании-аутсорсеры несут ответственность за все свои ошибки. По договору они обязаны возместить все штрафы, неустойки и недочеты, возникшие в процессе бухгалтерского учета по вине их сотрудников.
Мера ответственности аутсорсинговых компаний определяется в договоре. Аутсорсинговые компании обеспечивают непрерывную работу заказчику.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
На данный момент выделяют несколько видов бухгалтерского аутсорсинга. Среди них — консультирование. Такая услуга необходима в ситуации, когда у штатных сотрудников компании возникают вопросы по ведению бухучета. Чаще всего это происходит при обновлении законодательства и вводе новых форм отчетности. Консультации по бухучету в этом случае позволяют оперативно решить возникшую проблему при минимальных затратах.
Компания может передать некоторые участки бухучета на аутсорсинг. В организации при этом сохраняется свой главбух, а небольшие части учета передаются на ведение стороннему специалисту или фирме. Например, начисление заработной платы и формирование отчетности осуществляет сам главбух, а учет расчетов с поставщиками и подрядчиками передан на аутсорсинг. Наиболее популярные участки бухгалтерии, которые передают аутсорсерам, это расчет зарплаты, кадровое делопроизводство, обработка первичных документов, экспортно-импортные операции, взаиморасчеты с контрагентами и другие.
Организация может полностью отказаться от бухгалтерско-экономической службы и передать ее функции стороннему лицу. В этом случае весь бухучет, отчетность и расчеты с бюджетом полностью переходят на аутсорсера. Заказчику услуги стоит выбрать опытного и квалифицированного специалиста или фирму с хорошими отзывами и опытными работниками.
Есть еще вариант, когда заказчик выбирает руководство бухгалтерией через провайдера. Он встречается реже. В компании сохраняется штат бухгалтерии, но управление передается на аутсорсинг. По сути, бухгалтерскими работниками управляет главбух-провайдер.
Например, организация принимает большое количество платежей наличными от покупателей. Для этого в штате предусмотрено семь единиц для должности бухгалтер-кассир. Работники кассы только принимают наличность, оформляют первичные документы и сдают деньги на расчетный счет компании. Остальные операции переданы по аутсорсинговому договору.
Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг:
— Экономия на содержании штата. Аутсорсинг небольшой компании обойдется в несколько раз дешевле, чем штатный специалист, даже при условии, что работник будет трудиться неполный день.
— Заказчик самостоятельно анализирует и выбирает компанию-аутсорсера, с которой заключит договор. Можно найти поставщика недорогих, но качественных услуг без территориальной привязки.
— Возможность сменить аутсорсера когда угодно. В данном случае договор на бухгалтерское обслуживание можно не продлевать по его истечении либо расторгнуть, не дожидаясь окончания срока действия. Например, со штатным сотрудником, который принят на постоянной основе, так поступить нельзя. ТК РФ предусматривает массу гарантий в отношении работающих граждан.
— Нет риска увольнения бухгалтера и человеческого фактора. Все работники аутсорсера взаимозаменяемы.
— Риски застрахованы. Даже если аутсорсер нарушит действующий регламент учета или, например, просрочит сдачу отчетности, то все штрафы и финансовые потери заказчика будут возмещены. Естественно, меры ответственности и размеры компенсации указываются в договоре.
Недостатки бухгалтерии на аутсорсинге:
— Риск ошибиться при выборе поставщика услуги. Заказчику необходимо подойти к выбору потенциального аутсорсера с максимальным вниманием и осторожностью.
— Даже полная передача бухгалтерии по аутсорсинговому договору не освобождает компанию от налоговой, гражданской, административной и уголовной ответственности. Кроме того, следует понимать: если заказчик привлекает фрилансера, а не специализироанную организацию, все риски он берет на себя.
— Не все организации могут отказаться от штатной бухгалтерии. Даже частичный перевод на аутсорсинг может быть нерационален.
Вадим Ткаченко, основатель и руководитель консалтинговой группы VvCube:
«С начала 90-х годов организации брали за правило принимать в штат своего бухгалтера, которому можно доверить расчёты и знать, что он сохранит все финансовые тайны локализации. С середины нулевых ситуация стала меняться и популярность стали набирать аутсорсинговые и аутстаффинговые услуги. Это коснулось бухгалтерских услуг, финансового и налогового консультирования. Россия начала перенимать опыт зарубежных компаний, где каждые три блока имеют своих специалистов и даже отделы и департаменты.
С 2009 года ситуация стала меняться, в основном, из-за позиций ВАС РФ и позже законодательства, когда аутсорсинг признавался схемой ухода от ЕСН. Бизнес, особенно крупный, стал в основном переходить на работу со штатными сотрудниками. Развитие малого бизнеса, а также последующие санкции середины второй декады снова поменяли уклон интересов, компании стали набирать бухгалтеров на фрилансе или заключали с ними договоры на сдельные услуги. Но эта практика показала, что работа многих бухгалтеров, как штатных, так и работающих на фрилансе, не всегда бывает хорошей. Это связано не столько с их компетенцией и профессионализмом, сколько с отсутствием в штате или на том же фрилансе других необходимых единиц: юристов, налоговых специалистов, финансовых директоров, помощников бухгалтеров или лиц, которые занимаются больше технической работой и анализом законодательства.
В последнее время все чаще приходится слышать о том, что происходит много ошибок со стороны бухгалтеров, которые замечаются не в момент составления деклараций или сведения баланса, а по результатам аудиторских или даже налоговых проверок. И таких бухгалтеров ещё и трудно уволить. В кейсе нашей компании присутствуют примеры ситуаций, когда суды восстанавливают уволенных бухгалтеров или финансовых менеджеров за нарушение своих обязанностей. Существуют и другие ситуации, когда бухгалтеры самостоятельно проводят операции, не ставя в известность руководство, считая, что они за долгие годы своей работы имею самостоятельно принимать решения. Были и случаи, когда главные бухгалтеры создавали параллельный бизнес и таким образом зарабатывали деньги.
Именно поэтому сейчас бизнесмены все чаще прибегают к тому, чтобы заключить договор с консалтинговой компанией на оказание бухгалтерских услуг, понимая, что:
— с такой организацией можно будет спокойно расторгнуть договор, если результат работ не будет устраивать заказчика;
— есть надежда на более компетентный штат сотрудников партнера;
— такие компании можно подключать к изучению других вопросов, а также взаимодействовать по налоговому консультированию или вопросам финансового планирования;
— такой вариант получается дешевле и выгоднее по ряду позиций
— всегда можно заключить соглашение о конфиденциальности и избежать ситуаций, связанных с разглашением коммерческой тайны бизнеса».
Что важно определить в договоре бухгалтерского аутсорсинга
Заключение договора на удаленное бухгалтерское обслуживание — это стратегическое решение менеджмента организации, которое затрагивает всю деятельность компании и влияет на ее эффективность. Поэтому, прежде чем передать учетные функции на сторону, нужно разработать план по переходу на аутсорсинг.
Рисков аутсорсинга бухгалтерии можно избежать. Для этого нужно правильно составить договор. В нем указывают список услуг, обязанности и ответственность сторон. В договор следует включить такие пункты, в которых указаны аспекты:
— составления отчетов по налогам и бухгалтерии;
— предоставления данных в органы налоговой инспекции;
— возмещения штрафов за ошибки в ведении бухгалтерского учета за свой счет;
— сохранения конфиденциальности данных, полученных от клиента;
— предоставления информации заказчику по всем нововведениям в законодательстве по вопросам бухгалтерского учета;
— другие требования, которые обеспечат полное, непрерывное, своевременное ведение бухгалтерского учета компании-заказчика.
Важно подробно обговорить с поставщиком условия работы, действия в случае возникновения возможных рисков или прекращении сотрудничества. Тогда компания-заказчик сможет быстро вернуться к прежнему функционированию без потери эффективности или приостановки операций.
Марина Колоколова; группа «Прямая речь»
- Марина Колоколова подписаться отписаться
Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге?
Все большее количество ИП и ООО беспокоятся о том, кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге. Привлекать сторонние фирмы для полного или частичного учета приходится из-за невозможности нанять человека на постоянной основе. Закон в данном случае перекладывает все риски на управляющих и частных предпринимателей. При несоблюдении сроков налоговая обратится именно к ним, а не к бухгалтеру. Только закрепление ответственности аутсорсинга бухгалтерского учета в договоре поможет избежать проблем. Поэтому не рекомендуется работать с частными бухгалтерами, которые не предоставляют аутсорсинговую фирму. В любой момент они могут просто уйти, и им за это ничего не будет. Их основная задача — вести как можно больше простых клиентов. Уровень обслуживания в компании на порядок выше.
Ответственность при бухгалтерском аутсорсинге
Ответственность бухгалтера-аутсорсера не устанавливается законом. Предприниматель отвечает за соблюдение законодательства в ведении хозяйственной деятельности. Серьезные фирмы по ведению бухучета вносят в договор пункт о компенсациях. Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге перед налоговой службой? Согласно кодексу, ответ за нарушения несет лицо-налогоплательщик, которое отдает всю бухгалтерию сторонней фирме. Избежать проблем поможет строгое определение ответственности в договоре аутсорсинга бухгалтерской фирмы.
Заказчик и бухгалтерский аутсорсинг
- Законность. ИП или ООО должны осуществлять только законную деятельность. Если же найдется незаконная, нечестный предприниматель может сам стать объектом шантажа.
- Организация бухгалтерского учета. Выше рассматривалось, что об этом говорит законодательство. Ответственность бухгалтер аутсорсинговой компании по НК и закону не несет. Все ложится на субъект предпринимательской деятельности.
- Неуплата или просрочка.
- Хранение документов. Не имеет значения, хранится документация у вас или в аутсорсинговой компании, ответственность за нее несете только вы. Все вопросы по восстановлению утерянных документов и возмещению убытков будут решаться на основе договора.
Исполнитель работ и договор
Определение ответственности бухгалтера фирмы на аутсорсинге усложняется тем, что его деятельность может быть полной или частичной. Если при полном ведении отчетности любая ошибка будет совершаться бухгалтерами, то при частичном придется разбираться, виноваты вы или организация.
Больше всего результат работы аутсорсера сказывается на налоговых обязательствах ИП или ООО. Ошибки приведут к начислению штрафных санкций на субъект предпринимательской деятельности. Получить компенсацию можно, заключив соглашение и четко указав, за что несет ответственность по договору аутсорсинга бухгалтерского учета исполнитель.
В том случае, если вам предъявят претензии, при полном аутсорсинге можно смело связаться с исполнителем и предъявить ему требование компенсировать возникшую проблему. Если был виноват сторонний бухгалтер, можно требовать компенсацию и закон будет на вашей стороне. Вам просто нужно иметь документ, где была описана материальная ответственность при бухгалтерском аутсорсинге. При частичном аутсорсинге придется сначала выяснять, с чьей стороны была совершена ошибка. В контракте четко описывают, кто несет ответственность бухгалтерии на аутсорсинге.
Ошибки при ведении бухгалтерии
- Недостоверность данных. Любое ошибочное описание предпринимательской деятельности приводит к доработкам и штрафам.
- Сроки сдачи. Исполнитель должен строго соблюдать сроки. При их нарушении, особенно в случае налоговой, предприниматель будет оштрафован. Этот пункт обязательно должен включать ответственность бухгалтерии на аутсорсинге.
- Сохранность документации. Хранить бумаги в компании, предоставляющей аутсорсинговые услуги, гораздо удобнее, чем у себя в офисе. Нет необходимости выделять место для хранения, а исполнитель получает более быстрый доступ ко всем необходимым документам. Не следует забывать или исключать ответственность при аутсорсинговых бухгалтерских услугах в случае потери или повреждении документации.
Ответственность сотрудников аутсорсинга бухгалтерских услуг не определяется законом. Об этом вопросе должен позаботиться заказчик.
Компания «Финаби» заключает договора с каждым клиентом вне зависимости от размера его предприятия. Заказчик может рассчитывать на персонального менеджера, который будет держать его в курсе всех новостей касательно ведения отчетности. В случае необходимости оплатить налоги или предоставить какие-либо документы для отчетности, вы сразу же получите письмо или сообщение на телефон. Вы сами выбираете максимально удобный способ коммуникации с аутсорсинговой компанией. Дополнительно вы можете рассчитывать на консультации по выбору оптимальной системы уплаты налогов и экономическому развитию.
Остались вопросы? Мы Вам перезвоним!