Отвечаем на 5 частых вопросов про МЧД
Чтобы подписывать отчеты организации, сотруднику с сертификатом физлица нужно оформить машиночитаемые доверенности (МЧД). В новости ответили на вопросы про МЧД, которые чаще всего возникают у пользователей Экстерна.
Вопрос 1. Как сотруднику оформить МЧД и настроить отправку отчетности?
- Для ФНС нужна МЧД ФНС.
- Для СФР:
- для Социального электронного документооборота, например для проактивных выплат, нужна МЧД ФСС;
- для остальной отчетности в СФР (например, для сдачи ЕФС-1, форм АДВ) нужно оформить не МЧД, а уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю — УПУП. Перед этим организация должна подключиться к ЭДО СФР, отправив ЗПЭД. Обе формы должны быть подписаны сертификатом руководителя. Если руководителя рядом нет, вы можете передать формы на подписание дистанционно:
- Как бухгалтеру подключить дистанционное подписание для ЗПЭД и УПУП
- Как руководителю подписать ЗПЭД и УПУП дистанционно
Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности в контролирующий орган. Нужно подготовить и отправить доверенность, дождаться, что ее примут, и только потом можно отправлять отчет. Придерживайтесь этих правил, даже если отчитываетесь в последний день сдачи отчета.
Для Росстата не разработан формат МЧД. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам. При этом рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Также уточните у территориального органа государственной статистики, нужно ли предоставить им оригинал документа.
Вопрос 2. Как выгрузить или распечатать МЧД из КЭ, где посмотреть идентификатор МЧД?
МЧД ФНС
Скачать и напечатать можно только отправленную МЧД ФНС. Для этого в разделе «ФНС» надо перейти в «Отправленные» и найти отправленный МЧД с помощью фильтра «Заявления и уведомления» или «Все документы».
Чтобы увидеть идентификатор МЧД ФНС, на странице документооборота МЧД кликните на ссылку «Информация о представлении». В поле «Имя файла» идентификатор будет указан после даты. Например, «…20220201_хххххххх–хххх–хххх–хххх–хххххххххххх», где «хххххххх–хххх–хххх–хххх–хххххххххххх» и есть идентификатор.
МЧД ФСС
Чтобы распечатать отправленную МЧД ФСС:
- Перейдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика» → «Настройки ФСС».
- Нажмите на отправленную доверенность.
- По кнопке «Скачать» сохранится xml-файл доверенности. Слева откроется сама печатная форма или появится кнопка «Открыть» — нажмите на нее, чтобы сохранить pdf-файл.
Идентификатор МЧД ФСС указан в печатной форме доверенности в соответствующей строке, в xml-файле — в разделе generalInfo под тегом uuid.
Вопрос 3. Как прикрепить МЧД, сделанную в другом сервисе (например, на сайте ФНС)?
В Экстерн можно загрузить уже готовую МЧД, оформленную в другом сервисе — воспользуйтесь инструкцией.
Вопрос 4. МЧД можно будет передоверять?
Для текущего утвержденного формата МЧД ФНС нет возможности передоверия. В будущем ожидается, что передоверие появится для МЧД ФНС нового формата.
Формально есть передоверие для МЧД ФСС, соответствующие изменения произошли на стороне ФСС, но спецоператоры пока не поддерживают такой сценарий.
Вопрос 5. Обязательно ли нужен сертификат руководителя, чтобы подписать МЧД?
МЧД всегда выдается от руководителя организации и подписывается его электронной подписью. Если руководитель далеко, он сможет подписать МЧД дистанционно. Для этого в Экстерне введите электронную почту руководителя и комментарий и нажмите «Отправить». Руководителю на почту придет письмо, в котором будет ссылка для подписания доверенности. Когда он ее подпишет, в Экстерне появится уведомление.
Порядок действий также описан в инструкции для оформления МЧД ФНС.
Материалы по теме
- Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности
- Получите сертификат физлица до 1 сентября
Представитель налогоплательщика может по интернету представить доверенность в ФНС
ФНС в письме от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@ разъяснила, как уполномоченному представителю налогоплательщика представлять в налоговую службу доверенность по телекоммуникационным каналам связи (далее – по ТКС), то есть через оператора электронного документооборота.
Отчетность за организацию или ИП в ФНС может сдавать представитель, который подтверждает свои полномочия, предъявляя соответствующую доверенность от генерального директора или предпринимателя.
Действующие правила разрешают представить доверенность в ФНС несколькими способами:
— Путем личного визита в налоговый орган;
— В виде почтового отправления с описью вложения;
— Путем передачи по ТКС (через оператора ЭДО).
Как представить доверенность по ТКС
По ТКС через оператора ЭДО направить доверенность можно также по-разному.
— Направить доверенность можно в виде скан-образа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму методом сканирования с сохранением его реквизитов).
— Второй вариант – это отправить доверенность в электронном формате, утвержденным налоговой. С 22 августа текущего года представитель может направить доверенность в налоговую по формату, утвержденному приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.
В письме от 05.08.2021 г. № ЕА-3-26/5459@ ФНС сообщила, что все доверенности, направленные по ТКС, должны быть обязательно подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, вне зависимости от способа ее прикрепления: в виде скан-образа или в виде электронного документа в формате XML. Иначе они не действительны.
Электронную доверенность нужно направить в ФНС до начала непосредственного документооборота с ней – то есть до сдачи первой декларации или отчета за организацию (ИП).
Доверенность подписывается УКЭП налогоплательщика-доверителя.
Отчетность в ФНС по ТКС – в решениях Такском
Электронный документ с ФНС предлагает компания Такском в своих решениях: программном, работающем через интернет или встроенном в 1С. Выберите то, что вам удобно. Гибкая линейка тарифных планов подойдет любой организации или ИП – на любом налоговом режиме. Демократичные цены подойдут малому и микробизнесу в том числе. По желанию клиента можно подключать электронный документооборот с контрагентами, а также новые направления обмена с госорганами – с ФСС, Росстатом, Центробанком, РПН и другими.
Узнать подробнее об электронной отчетности, выбрать решение и тарифный план можно здесь. Для получения консультации от наших специалистов просто оставьте свой номер в заявке на сайте, и вам перезвонят.
Подключите удобную электронную отчётность
Сервисы для онлайн-отчётности с техподдержкой 24/7 и полезными сервисами для бухгалтера
Как оформить доверенность, чтобы в отчетность не возникло проблем
26 июня в Екатеринбурге прошла первая Контур.Конференция для обслуживающих бухгалтерий. Одной из самых обсуждаемых тем стали доверенности для сдачи отчетности. На вопросы бухгалтеров ответил Илья Корионов, руководитель службы поддержки контролирующих органов СКБ Контур. Публикуем фрагмент дискуссии.
Оглавление
Как составить доверенность на сдачу отчетности в налоговую?
Унифицированной формы для передачи полномочий налоговая не утвердила. Это значит, что организации и ИП вправе оформлять доверенность в произвольном виде. Главное, чтобы в документе были указаны дата и место составления; сведения о том, чьи интересы представляет уполномоченное лицо; информация о нем самом и его правах, перечень операций, которые ему доверяют. Также нужно прописать срок действия доверенности. Если этого не сделать, она будет действовать один год с даты составления. Готовая бумага должна быть заверена директором организации или ИП.
Как составить доверенность на сдачу отчетности в ПФР, ФСС и Росстат?
Доверенность в фонды оформляется по тем же правилам, что и для налоговой. Вы можете составить единую доверенность для представления в разные контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Выдать ее можно на любой срок.
Можно ли в одной доверенности указать несколько бухгалтеров для одного и того же представителя?
Да, представлять организацию может сколько угодно лиц. Главное — однозначно их идентифицировать, указать, сотрудниками какой компании они являются.
Может ли представитель отозвать выданную на его имя доверенность?
По гражданскому кодексу отозвать доверенность может только тот, кто ее выдал. Вместе с тем ваши взаимоотношения с клиентом строятся на договорной основе. Соответственно, как только договор прекращает свое действие, вы можете потребовать, чтобы клиент отозвал доверенность. Кроме того, можно сообщить инспекции о том, что доверенность пора отозвать, поскольку вы больше не обслуживаете клиента.
Направьте два письма: клиенту и инспекции. Клиенту сообщите, что вы прекратили с ним работу и требуете отозвать доверенность. Инспекции — что вы более не представляете интересы клиента. Для инспекции это будет достаточным основанием, чтобы аннулировать доверенность в инфоресурсе.
Как быть, если ИФНС заносит в инфоресурс не дату, указанную в доверенности на дату отчетности, а дату входящего документа?
Административный регламент по занесению доверенностей для всех инспекций един, и все обязаны его придерживаться. Дата регистрации доверенности в налоговой не имеет никакого отношения к дате начала действия доверенности. Представьте, что это была бы доверенность не на представление налоговой отчетности, а на совершение сделок с недвижимостью. Очевидно, что она действует в даты, которая в ней прописана — независимо от того, когда и куда она представлена. С отчетностью точно так же.
Если вместо даты, когда доверенность начинает действовать, инспектор заносит в систему дата входящего документа, это явное нарушение или ошибка. Рекомендуем обратиться к руководителю инспектора. Скорее всего, этого будет достаточно. Если ситуация не разрешится, можно направить официальное письмо руководителю инспекции или в вышестоящий налоговый орган. В 99,99 % это срабатывает.
Можно ли в доверенности на право сдачи отчетности не указывать паспортные данные представителя?
Инспектор может взять паспортные данные только из доверенности или сообщения о представительстве. Но внести данные в систему он обязан только на основании доверенности. Взять их из сообщения о представительстве он может только по доброй воле. Так что единственный способ правильно оформить данные уполномоченного лица — это прописать их в доверенности.
Бояться скомпрометировать паспортные данные не стоит. Инспекция — такой же оператор по обработке персональных данных, как и любой другой контролирующий орган. Риск есть, скорее, в том, что доверенность остается в распоряжении вашего клиента, интересы которого вы представляете. Если это беспокоит, в договоре с ним стоит прописать, какую ответственность несут стороны в случае разглашения персональных данных.
Отчитывайтесь через Экстерн за свою компанию или клиентов, если у вас бухгалтерская фирма. Удобные таблицы помогают держать под контролем все отчеты, платежи и расчеты с бюджетом. 14 дней бесплатно.
Как сообщить в налоговую о доверенности?
Доверенность нужно предоставить на бумаге. Дополнительно можно передать ее через интернет в виде скана, подписав ее электронной подписью уполномоченного представителя. Но скан лишь уведомляет инспекторов о том, что оригинал отправлен и его надо отыскать. Инспекция имеет право не принять скан, пока не будет доверенности на бумаге.
Если бумажная доверенность затерялась, можно обратиться в налоговую — напрямую к инспектору, если с ним налажены взаимоотношения, либо с официальным письмом. А если вы отчитываетесь через Контур.Экстерн, можете обратиться к нам: мы поможем инспекции найти доверенность и занести данные по ней.
Сколько времени нужно закладывать на отправку доверенности в инспекцию?
Сотрудники налоговой обязаны внести в систему данные новой доверенности в течении 3 рабочих дней. Но никогда нельзя исключить технические или юридические сложности. Чтобы не рисковать, лучше передать доверенность хотя бы за 10 дней до сдачи отчетности.
Когда доверенность заменяют старую, ее нужно передать не позже чем за 15 дней до истечения срока предыдущего документа. Это позволит избежать блокировки счетов, если в период «между доверенностями» ФНС направит клиенту требование.
Чтобы убедиться, что данные о доверенности внесены, рекомендуем до сдачи отчетности сделать ИОН-запрос. Если в ответ придет квитанция, все в порядке — можно отчитываться.
Как правильно сформулировать полномочия подписанта в доверенности, чтобы у налоговой не возникло вопросов?
В доверенности нужно указывать в явном виде все действия, которые клиент доверяет вам совершать от его имени. Если это сдача отчетности, нужно перечислить, о каких видах отчетности идет речь (бухгалтерская, налоговая, статистическая). Если клиент доверяет вам получать и представлять документы, это тоже нужно оговорить.
Посмотрите образцы заполнения доверенности для разных случаев:
Сдача отчётности по доверенности
Расскажем, что ждёт бизнес в 2023 году: какие обязанности появятся у сотрудников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять машиночитаемую доверенность (МЧД) при сдаче электронной отчётности.
Кто может сдавать отчётность компании или ИП
Сдавать электронную отчётность могут:
- гендиректор, учредитель компании, сам ИП;
- уполномоченный сотрудник — заместитель директора, главный бухгалтер;
- уполномоченный представитель — сторонняя компания или ИП, оказывающие услуги по сдаче отчётности.
Отчётность относится к юридически значимому документообороту, поэтому каждый отчёт перед отправкой подписывают электронной подписью. Если директор компании или индивидуальный предприниматель сдаёт отчётность сам, то никаких дополнительных документов не нужно — он пользуется своей электронной подписью. Если же отчётность от лица компании или ИП сдаёт уполномоченный сотрудник или представитель, то ему необходима доверенность.
Бумажная и электронная доверенность
Форма доверенности зависит от того, в какой ситуации она составляется:
-
Отчётность подписывается ЭП, выданной на бухгалтера данной организации.
Такая доверенность содержит сведения:
- адрес регистрации организации и дату составления бланка;
- текст, указывающий на то, для какого контролирующего органа составлена доверенность;
- информация о компании-доверителе:
- наименование;
- ФИО и должность руководителя или заместителя;
- ФИО и должность уполномоченного сотрудника;
- реквизиты документа, удостоверяющего личность уполномоченного сотрудника;
Если срок действия не указан, то доверенность действует один год. Если обязанность сдавать отчётность возлагается на сотрудника организации или ИП, например, на штатного бухгалтера, то заверять доверенность у нотариуса не нужно. Если же полномочия передаются сторонней организации или ИП, то документ заверяют у нотариуса.
Такая доверенность обычно оформляется в бумажном виде. Для того чтобы сдавать электронную отчётность, нужна цифровая версия доверенности. Электронная доверенность содержит ту же информацию, что и бумажная. Её прилагают к отчёту в электронной форме, подписывают УКЭП доверителя и отправляют через ТКС.
Важно! Формат бумажной доверенности для сдачи отчётности в контролирующие органы в отдельных ведомствах будет упразднён. Например, Социальный фонд России будет принимать только МЧД после 31 августа 2023 года.
Ресурс «Доверенность» на базе ФНС
Для работы с доверенностями ФНС разработала специальную систему хранения данных. Информационный ресурс «Доверенность» — это электронная база документов, которая хранит в себе информацию об уполномоченных на предоставление деклараций представителей.
Доверенность составляют и передают в налоговую инспекцию. Документ создают на бумаге или в виде электронного файла, подписанного УКЭП доверителя. В тексте указывают обязательные реквизиты, утверждённые приложением 2 приказа ФНС от 23.04.2010 № ММВ-7-6/200.
Работник ведомства заносит доверенность в базу данных. Сданные сведения хранятся в налоговой три года. После этого уполномоченный сотрудник вместе с налоговой отчётностью отправляет информационное сообщение, в котором указаны представленные ранее реквизиты доверенности.
Поданную доверенность можно отозвать. Заявление составляют в произвольной форме. Передача сообщения об отзыве осуществляется теми же способами, что и подача документа на предоставление полномочий.
Если организация меняет своё название или руководителя, то отзывать доверенность не требуется.
Отчётность по доверенности в СФР
Сдавать отчётность в СФР за руководителя организации без доверенности нельзя. Документ нужно оформить в электронном виде. Инструкция по работе с машиночитаемыми доверенностями размещена на сайте СФР.
Доверенность наделяет представителя правом не только сдавать отчётность, но и получать различные документы: справки, запросы, заявления, сверки по платёжным поручениям, выплаты страховых взносов и т.п. Её может составить юрист или секретарь компании, а согласовать и подписать — только руководитель. Доверитель составляет документ, дающий право на действия представителя в СФР от имени организации, без ограничений или наделяет его частью полномочий. Создать МЧД для СФР можно через программу ведомства «СФР АРМ Доверенность» или специальные сервисы.
Такая возможность представлена в «1С-Отчётность» от «Калуга Астрал». Этот сервис позволяет создавать МЧД не только для СФР, но и для других контролирующих органов в одном месте.
Машиночитаемая доверенность
С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.
Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации № 443-ФЗ» смягчил требования к переходу на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).
Ранее предполагалось ввести новый регламент уже с 1 января 2023 года. Однако обязательное применение МЧД отложили и ввели переходный период, предусматривающий добровольное применение электронных доверенностей до 31 августа 2023 года.
Как сотруднику получить электронную подпись в 2023 году?
По-старому По-новому В аккредитованном УЦ выдают подпись сотрудника организации. В сертификате такой подписи указаны два владельца — юрлицо и работник, который действует по обычной бумажной доверенности. В аккредитованном УЦ сотрудник получает подпись физического лица. В сертификате такой подписи он указан как единственный владелец. Чтобы подписывать документы от имени организации, ему понадобится машиночитаемая доверенность. Действующий регламент позволяет выдавать сертификаты на сотрудника, с указанием его ИНН как физлица, а также ИНН организации, от имени которой он подписывает документы. Сегодня получать подпись по старой схеме нет смысла. КЭП сотрудника организации перестанет работать 31 августа 2023 года. Даже если сертификат этой подписи содержит в себе дату дольше этого срока, например, 1 сентября 2023 года, принимать КЭП сотрудника не будут. С этого дня понадобится КЭП физлица и электронная машиночитаемая доверенность.
Требования к формату машиночитаемой доверенности
Единые требования к МЧД содержатся в приказе Минцифры России от 18 августа 2021 года № 857:
- Формат — XML;
- Электронная подпись в доверенности в формате XMLDSIG или в соответствии с форматом, утверждённым приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
- В доверенности нужно обязательно указать:
- название документа;
- данные доверителя (для юрлица: наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юридический адрес; для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРН);
- данные представителя: ФИО, дату рождения, сведения документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС и ИНН;
- дату выдачи (совершения) доверенности, для МЧД такой датой считается дата создания метки доверенного времени;
- срок действия (если он установлен);
- полномочия доверенного лица, кстати, здесь ещё придётся указать специальный идентификатор из классификатора полномочий, а при его отсутствии внести описание просто текстом;
- сведения об информационной системе, с помощью которой будет получена информации о прекращении доверенности (до окончания срока действия);
- номер документа;
- отметка о возможности передоверия;
- УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) руководителя (ИП), который выдал доверенность.
Приказ № 858 дополняет эти требования. Например, уточняется, что МЧД может формироваться «в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия».
Учитывая, что к приёму новых доверенностей не все системы могут вовремя подготовиться, в Приказе сделана оговорка: если в информационной системе нельзя автоматически обработать и визуализировать (т.е. представить в легко читаемом, обычном виде) электронную доверенность, то её можно представить в машиночитаемой форме в формате pdf.
Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.