Можно ли оформить учебный отпуск меньше чем в справке вызове

Можно ли оформить учебный отпуск меньше чем в справке вызове

10 сентября 2015

Можно ли учебный отпуск по желанию работника разделить на части (например, справка-вызов выдана на период с 01.03.2015 по 30.06.2015, а работник просит предоставить отпуск с 01.03.2015 по 31.03.2015 и с 01.06.2015 по 30.06.2015)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Предоставить учебный отпуск только на часть периода, указанного в справке-вызове, можно. Разделением отпуска на части это не будет.

Обоснование вывода:
Согласно части четвертой ст. 177 ТК РФ справка-вызов является документом, дающим право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования. В такой справке указывается не только количество календарных дней, но и даты начала и окончания срока, в течение которого работнику предоставляются эти гарантии и компенсации. Соответственно, учебный отпуск может быть предоставлен только в сроки, указанные в справке-вызове (определение Верховного Суда Республики Татарстан от 27.02.2014 N 33-2508/14, определение Самарского областного суда от 06.02.2014 N 33-1205/2014, определение Ярославского областного суда от 23.07.2012 N 33-3831/2012).

Разделение отпуска на части подразумевает использование работником всех дней положенного ему отпуска, но не подряд, а с интервалом между ними. Такое разделение предусмотрено законом только в отношении ежегодного оплачиваемого отпуска (часть первая ст. 125 ТК РФ). Нормы, прямо запрещающей разделение учебного отпуска на части, закон не содержит. Однако при использовании по частям продолжительности отпуска, указанной в справке-вызове, неизбежен выход за пределы зафиксированного в ней срока, что недопустимо. Поэтому говорить о возможности разделения учебного отпуска на части по соглашению между работником и работодателем не приходится. Это может сделать организация, осуществляющая образовательную деятельность, когда это необходимо в соответствии с учебным планом. Тогда полная продолжительность учебного отпуска, установленная ТК РФ, будет разделена на несколько периодов, на каждый из которых будет выдана отдельная справка-вызовов.

Сказанное, однако, не означает, что работодатель не может удовлетворить просьбу работника, подобную той, что указана в вопросе. Работник, подавая такое заявление, на самом деле просит не о разделении полного учебного отпуска на части, а о предоставлении ему только части от полного учебного отпуска, причем в пределах срока, указанного в справке-вызове.

Возможность частичного использования учебного отпуска работниками, совмещающими работу с получением образования, законом прямо не предусмотрена. По мнению Роструда, изложенному в письме от 12.09.2013 N 697-6-1, предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем та, которая указана в справке-вызове, даже при условии, что об этом просит работник, будет не в полной мере соответствовать требованиям действующего законодательства.

На наш взгляд, оснований для подобных опасений нет. Использование учебного отпуска не является обязанностью работника. Если он не хочет брать такой отпуск, достаточно не предъявлять справку-вызов работодателю. В отсутствие документа-основания учебный отпуск не предоставляется. Судебная практика подтверждает, что реализация гарантий, предусмотренных главой 26 ТК РФ, носит заявительный характер, что работник может добровольно отказаться от использования учебного отпуска и что у работодателя не возникает обязанности по предоставлению и оплате учебного отпуска, если работник своевременно не обратился за его оформлением (определение Свердловского областного суда от 01.07.2014 N 33-8285/2014, определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 25.11.2013 N 33-4565/2013, определение Верховного Суда Республики Башкортостан от 05.09.2013 N 33-10354/13).

Раз работник может полностью отказаться от учебного отпуска, он должен иметь право отказаться и от его части. Если работник добровольно написал заявление о предоставлении учебного отпуска только на часть периода, указанного в справке-вызове, работодатель не нарушит закон, если издаст приказ о предоставлении отпуска в соответствии с волеизъявлением работника. Судебная практика подтверждает, что предоставление работнику по его просьбе части учебного отпуска в пределах срока, указанного в справке-вызове, не противоречит трудовому законодательству (определение Забайкальского краевого суда от 21.03.2012 N 33-835/2012, определение Вологодского областного суда от 28.09.2011 N 33-4454/2011).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кикинская Анна

Ответ прошел контроль качества

21 августа 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

• Предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков
  Сотрудник организации имеет высшее образование (ученая степень — бакалавр). В данный момент он обучается по заочной форме на первом курсе того же вуза (ученая степень — магистр).
  Обязан ли работодатель предоставить указанному работнику дополнительные оплачиваемые учебные отпуска?
• Совмещение работы студента-очника с учебой
  Работодатель (бюджетное учреждение) планирует принять студентку очной формы обучения, достигшую возраста 18 лет, в качестве уборщицы на неполное рабочее время (0,5 ставки).
  Может ли студент очной формы обучения совмещать учебу с работой?

• Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ
• Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 12 сентября 2013 г. N 697-6-1 «О применении трудового законодательства»
• Приказ Министерства образования и науки РФ от 19 декабря 2013 г. N 1368 «Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования» (с изменениями и дополнениями)

• Все нормативные документы, упомянутые в данном материале, открываются в специальном выпуске системы ГАРАНТ для студентов, аспирантов и преподавателей . Подробнее о спецвыпуске .
• Свой вопрос на тему образования вы можете задать по электронной почте eduweb@garant.ru

Предоставление учебного отпуска. Оформление и оплата.

Если сотрудник учится, то по его требованию работодатель обязан предоставить ему учебный отпуск, однако вопрос, касаемо оплаты такого отпуска, необходимо рассматривать в индивидуальном порядке. Возможно, работнику полагается только неоплачиваемый учебный отпуск. Во многих компаниях есть сотрудники, совмещающие работу с обучением, в соответствии с законодательством указанным работникам полагаются учебные отпуска. Но в Трудовом кодексе нет термина «учебный отпуск». В нем идет речь о дополнительных отпусках с сохранением среднего заработка и об отпусках без сохранения заработной платы для работников, совмещающих работу с получением образования и поступающих на обучение. На практике учебными отпусками принято называть те отпуска, которые предоставляются работникам для различных целей, связанных с образованием. Такие отпуска установлены главой 26 Трудового кодекса.

Учебный отпуск может быть:
— оплачиваемый (дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка);
— неоплачиваемый (отпуск без сохранения заработной платы).

Кому положен учебный отпуск? Согласно положениям Трудового кодекса (ст. 173-176 ТК РФ) учебные отпуска положены тем работникам, которые получают определенный уровень образования. Право на оплачиваемый учебный отпуск возникает при наличии следующих обязательных условий:

— работник учится успешно;
— учебное заведение имеет государственную аккредитацию;
— работник получает образование такого уровня впервые.

Рассмотрим отдельно каждое из этих условий, а также трудности, возникающие при их выполнении.

Учится успешно. Трудовой кодекс не раскрывает содержание понятия «успешное освоение образовательной программы». Как правило, говоря об успешности обучения, подразумевается отсутствие задолженностей по предметам или «неудов» в зачетной книжке. Но осуществление текущего контроля успеваемости обучающихся относится к компетенции образовательного учреждения, поэтому успешность обучения подтверждается справкой-вызовом, а требование предоставить зачетную книжку или иные документы об успеваемости со стороны работодателя неправомерно.

Государственная аккредитация. Право на оплачиваемый учебный отпуск имеют сотрудники, совмещающие работу с обучением по образовательным программам, имеющим государственную аккредитацию. Но есть и исключение, учебный отпуск (оплачиваемый или неоплачиваемый) можно предоставить и тем, кто учится в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации. Для этого данное условие необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре (ст. 173, 174 ТК РФ). Если работодатель направил работника на такое обучение с отрывом от работы, работнику предоставляются гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом (ст. 187 ТК РФ).

Получение образования впервые. Если сотрудник учится в техникуме, колледже или институте впервые, то в этом случае вопросов не возникает. Но существуют и не такие очевидные случаи, когда получаемое образование также считается первым. Например, если работник ранее уже получал образование соответствующего уровня, но не окончил обучение (не получил диплом), то получаемое им сейчас образование того же уровня в целях предоставления учебного отпуска считается первым. Еще один вариант, если работник получил высшее образование сразу после окончания школы, то обучение по образовательным программам среднего профессионального образования считается получением образования соответствующего уровня впервые. И вариант, если работник, имеющий диплом о среднем профессиональном образовании с присвоением квалификации квалифицированного рабочего (служащего), учится по программам подготовки специалистов среднего звена, то это не является получением второго или последующего среднего профессионального образования. Обучение в магистратуре сотрудника с дипломом бакалавра также не будет являться получением второго высшего образования, следовательно, такой работник может воспользоваться гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством. Единственное исключение, когда учебный отпуск (как оплачиваемый, так и неоплачиваемый) может быть предоставлен работнику, уже имеющему профессиональное образование соответствующего уровня, — это направление на обучение самим работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным в письменной форме (ст. 177 ТК РФ).

Непрофильное обучение. Если специальность, по которой обучается сотрудник, для компании непрофильная, работодатель не имеет права отказать работнику в предоставлении учебного отпуска, поскольку Трудовой кодекс не связывает предоставление учебного отпуска со специальностью, которую получает учащийся. Если же работник направляется на обучение работодателем по определенной специальности, то переход на другую специальность невозможен.

Если учится совместитель. Совместителям учебные отпуска не предоставляются, право на учебный отпуск возникает только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). В отношении работы по совместительству такому работнику на основании его заявления может быть предоставлен обычный отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ). Если работник учится одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, то отпуск положен в связи с обучением лишь в одной из этих организаций по выбору работника (ст. 177 ТК РФ).

Когда учебный отпуск оплачивается? Работники, которые обучаются заочно или по вечерам по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, программам среднего профессионального образования, полагаются оплачиваемые учебные отпуска (ст. 173, 174 ТК РФ). Оплачиваемые учебные отпуска предоставляются в календарных днях. Причина и продолжительность учебного отпуска зависят от того, какое именно образование получает работник (см. таблицу 1).

Таблица 1. Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска в зависимости от вида образования

Вид образования

Цель отпуска

Продолжительность учебного оплачиваемого отпуска
(ст. 173-176 ТК РФ)

Высшее образование (академия, университет, институт)

Бакалавриат, специалитет, магистратура.

Заочная или очно-заочная (вечерняя) форма обучения.

Промежуточная аттестация (сессия) на первом и втором курсах.

40 календарных дней.

Промежуточная аттестация на третьем и последующих курсах.

50 календарных дней.

Освоение программы в сокращенные сроки на втором курсе.

50 календарных дней.

Итоговая аттестация (сдача государственных экзаменов, подготовка и защита диплома).

до 4 месяцев в соответствии с учебным планом.

Аспирантура (адъюнктура).

Заочная форма обучения.

Ежегодно 30 календарных дней и время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно.

Завершение диссертации на соискание ученой степени кандидата наук.

Ординатура, ассистентура — стажировка.

Заочная форма обучения.

Ежегодно 30 календарных дней и время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно.

Соискатели ученой степени кандидата наук.

Завершение диссертации на соискание ученой степени кандидата наук.

Среднее профессиональное образование (техникум, колледж)

Заочная или очно-заочная (вечерняя) форма обучения.

Промежуточная аттестация (сессия) на первом и втором курсах.

30 календарных дней.

Промежуточная аттестация на третьем и последующих курсах.

40 календарных дней.

Итоговая аттестация (сдача государственных экзаменов, подготовка и защита диплома).

до 2 месяцев в соответствии с учебным планом.

Основное общее образование (вечерняя школа)

Очно-заочная (вечерняя) форма обучения.

Итоговая аттестация (выпускные экзамены после 9 класса).

9 календарных дней.

Среднее общее образование (вечерняя школа)

Очно-заочная (вечерняя) форма обучения.

Итоговая аттестация (выпускные экзамены после 9 (11) класса).

22 календарных дня.

Порядок оплаты учебного отпуска. На период оплачиваемого учебного отпуска за работником сохраняется средний заработок. Исчисляется он в порядке, предусмотренном для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях. Средний заработок выплачивается за все календарные дни, включая праздники, приходящиеся на период учебного отпуска, предоставляемого в соответствии со справкой-вызовом. Оплатить учебный отпуск следует не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Внимание, зачисление учебного отпуска после окончания сессии и предоставления работодателю справки-подтверждения неправомерно. За нарушение срока выплаты отпускных работодатель несет материальную ответственность (ст. 236 ТК РФ). При этом не имеет значения, виноват в задержке выплаты работодатель или нет.

Важно! Произошли изменения в предоставлении учебных оплачиваемых отпусков работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования. Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для сдачи итоговых государственных экзаменов продолжительностью 1 месяц с 1 сентября 2013 года не предоставляется (подп. «б» п. 18, подп. «б» п. 20 Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ (далее — Закон N 185-ФЗ)).

Последствия непредоставления справки-подтверждения либо предъявления такого документа, в котором отмечены нарушения (в частности, неявка на экзамены), трудовым законодательством прямо не определены. Выявив нецелевое использование учебного отпуска, работодатель может потребовать от работника добровольно вернуть отпускные. При этом в случае отказа сотрудника исполнить это требование удерживать отпускные из заработной платы нельзя, так как Трудовым кодексом не предусмотрено такое основание для удержания (ст. 137 ТК РФ). Работодатель может обратиться в суд с иском о взыскании излишне выплаченной суммы, но, учитывая отсутствие в законе прямых норм, спрогнозировать итог судебного разбирательства проблематично.

Предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с обучением, — это обязанность работодателя, а не право. Поэтому в случае их неисполнения работник может обратиться в государственную трудовую инспекцию, которая в свою очередь может предъявить нарушителям трудовых прав обязательные для исполнения предписания для устранения нарушений трудового законодательства (ст. 357 ТК РФ). Кроме того, инспекция вправе привлечь виновных к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Важно! Студенты училищ, которые получают начальное профессиональное образование, больше не имеют права на оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов на 30 календарных дней в течение одного года, независимо от формы обучения — очной, заочной или вечерней (п. 21 Закона N 185-ФЗ).

Когда учебный отпуск не оплачивается? Помимо оплачиваемого отпуска учащийся работник вправе дополнительно взять учебный отпуск за свой счет. Учебный отпуск без сохранения среднего заработка предоставляется в календарных днях. Продолжительность таких отпусков зависит от их цели и уровня образования (см. таблицу 2).

Таблица 2. Продолжительность неоплачиваемого учебного отпуска в зависимости от вида образования

Вид образования

Цель отпуска

Продолжительность неоплачиваемого учебного отпуска

Высшее образование (академия, университет, институт)

Вступительные испытания (экзамены)

15 календарных дней

Итоговая аттестация (экзамены) на подготовительном отделении

15 календарных дней

Промежуточная аттестация (сессия) на дневном отделении (очная форма обучения)

15 календарных дней в учебном году

Подготовка и защита выпускной квалификационной работы, сдача государственных экзаменов (очная форма обучения)

Сдача государственных экзаменов (очная форма обучения) 1 месяц

Среднее профессиональное образование

Вступительные испытания (заочная, очно-заочная и очная формы).

10 календарных дней.

Промежуточная аттестация (очная форма обучения).

10 календарных дней в учебном году.

Итоговая аттестация (очная форма обучения).

Законом установлены не только условия предоставления учебных отпусков, но и гарантированная их продолжительность. Если в трудовом договоре с работником будет указано меньшее количество дней учебного отпуска или будет включено условие о том, что работник отказывается от использования учебного отпуска или его оплаты, то это условие трудового договора применяться не будет (ч. 2 ст. 9 ТК РФ). И наоборот, не запрещено улучшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Поэтому в коллективном договоре или в трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные случаи предоставления учебных отпусков, увеличение их продолжительности или предоставление отпуска с сохранением заработной платы вместо отпуска без сохранения заработной платы (ст. 9, 41, 57 ТК РФ).

В то же время следует отметить, что предоставление учебного отпуска является одной из гарантий для сотрудников, совмещающих работу с обучением, то есть работник может воспользоваться этой гарантией полностью либо отказаться от нее или воспользоваться частично. Для этого сотруднику помимо справки-вызова необходимо подать заявление с указанием того, с какой даты и на какой срок он просит предоставить ему учебный отпуск. Даты запрашиваемого учебного отпуска не должны выходить за рамки периода, указанного в справке-вызове. Тогда за отработанное время должна быть выплачена заработная плата, а за фактически использованные дни отпуска — средний заработок. То, что частичное предоставление учебного отпуска в пределах срока, указанного в справке-вызове, не противоречит трудовому законодательству, подтверждает и судебная практика (определения Забайкальского краевого суда от 21.03.2012 N 33-835/2012, Вологодского областного суда от 28.09.2011 N 33-4454/2011). Хотя Роструд по этому вопросу придерживается другой точки зрения (письмо Роструда от 12.09.2013 N 697-6-1). Предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем та, которая указана в справке-вызове, даже при условии, что об этом просит работник, будет не в полной мере соответствовать требованиям действующего законодательства, так как учебный отпуск имеет строго целевое назначение и должен быть использован только в установленные сроки.

Документы для оформления учебного отпуска. Основанием для предоставления учебного отпуска является справка-вызов (ст. 177 ТК РФ). Утверждены две формы справки-вызова: для получающих высшее образование (приказ Минобразования России от 13.05.2003 N 2057) и среднее профессиональное (приказ Минобразования России от 17.12.2002 N 4426). Справка-вызов для высшего учебного заведения будет отличаться в зависимости от того, какой отпуск предоставляется — оплачиваемый или нет. Для других случаев предоставления учебных отпусков формы справки-вызова не утверждены. Также нет утвержденной формы справки и для программы, не имеющей государственной аккредитации. Внимание, работник не обязан приносить копию свидетельства о государственной аккредитации. Эта информация содержится в справке-вызове. В случае если работнику предоставляется учебный отпуск согласно коллективному или трудовому договору, такая справка выдается произвольной формы, единственное требование — в ней должны быть отражены цель и сроки предоставления учебного отпуска. Вторая часть справки заполняется образовательным учреждением и заверяется печатью после учебного отпуска. Она является подтверждением того, что работник использовал учебный отпуск по назначению, а именно: действительно находился в том образовательном учреждении, которое выдало ему указанную справку-вызов. Эту часть работодатель отдает работнику при получении от него справки-вызова перед отпуском, а работник возвращает ее при выходе на работу из учебного отпуска. Если работник предоставит только справку-вызов, то ему необходимо оформить учебный отпуск в соответствии с ней, самостоятельно менять даты учебного отпуска работодатель не имеет права.

Важно! Заменять учебный отпуск денежной компенсацией, а также работать, находясь в учебном отпуске, нельзя. Если во время учебного отпуска фактически работник трудился, за отработанные дни ему полагается заработная плата, а средний заработок, полученный работником в качестве отпускных, в этом случае является излишне выплаченным.

Экспертный комментарий от Бориса Алексеевича Чижова (заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник РФ 2 класса)

Если сотрудник справку-вызов не представил. Справка-вызов выдается образовательным учреждением работнику перед началом учебного отпуска. Она состоит из двух частей: непосредственно справки-вызова и справки-подтверждения. Сотрудник передает организации документ с заполненной первой частью, она служит основанием для предоставления учебного отпуска сотруднику и начисления ему отпускных. Если работник такую справку не представил, то у работодателя нет оснований предоставлять ему учебный отпуск. При этом неявка на работу может служить основанием для рассмотрения вопроса о прогуле сотрудника с вытекающими последствиями. Заметим, что прогул относится к дисциплинарным проступкам, за совершение которых работодатель на основании представленных объяснений отсутствовавшего работника вправе применять разные виды дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ) — замечание, выговор, увольнение. Если работник совершил прогул и был наказан, то он не теряет права воспользоваться следующим учебным отпуском при представлении справки-вызова в установленном порядке.

Можно ли брать учебный отпуск не на весь период, указанный в справке-вызове от вуза, а на меньший, но не выходящий за пределы периода, что указан в справке-вызове?

Работодатель вправе предоставить работнику по его просьбе часть учебного отпуска в пределах срока, указанного в справке-вызове.

Обоснование позиции:

Согласно ст. 173 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.

Отпуска в связи с обучением предоставляются на основании справки-вызова образовательного учреждения, утвержденной приказом Министерства образования и науки РФ от 19.12.2013 N 1368 (часть четвертая ст. 177 ТК РФ). При этом в справке должны быть указаны продолжительность сессии, сроки ее начала и окончания, для того чтобы определить продолжительность учебного отпуска.

В то же время использование учебного отпуска не является обязанностью работника. Если он не хочет брать такой отпуск, достаточно не предъявлять документы работодателю. В их отсутствие необходимости оформлять учебный отпуск закон не предусматривает.

На наш взгляд, если работник может полностью отказаться от учебного отпуска, он должен иметь и право использовать такой отпуск частично. Для этого нужно написать заявление на учебный отпуск только на часть периода, указанного в справке-вызове. Тогда за отработанное время должна быть выплачена заработная плата, а за фактически использованные дни отпуска — средний заработок.

Судебная практика подтверждает, что предоставление работнику по его просьбе части учебного отпуска в пределах срока, указанного в справке-вызове, не противоречит трудовому законодательству (смотрите, например, определение Новгородского областного суда от 04.05.2016 N 33-941/2016, определение Забайкальского краевого суда от 21.03.2012 N 33-835/2012, определение Вологодского областного суда от 28.09.2011 N 33-4454/2011). Аналогичной позиции придерживаются специалисты Роструда (смотрите вопрос 1, вопрос 2, вопрос 3, вопрос 4 с информационного портала «Онлайнинспекция. РФ»).

А вот, по мнению Роструда, изложенному в письме от 12.09.2013 N 697-6-1, предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем та, которая указана в справке-вызове, даже при условии, что об этом просит работник, будет не в полной мере соответствовать требованиям действующего законодательства. При этом отметим, что данный подход также находит свое отражение в консультациях с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ» (смотрите, например, вопрос 5, вопрос 6, вопрос 7, вопрос 8) и в материалах судебной практики (определение Московского городского суда от 10.02.2012 N 33-4093).

Таким образом, поскольку единообразной правоприменительной практики не сложилось, сказанное является исключительно нашим экспертным мнением, которое может отличаться от мнения других специалистов.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

Учебный отпуск сотрудника: 5 правил для работодателя

При каких условиях работодатель обязан предоставить учебный отпуск, как правильно его рассчитать и оплатить, в том числе совместителям. Скачайте образец приказа и алгоритм расчета среднего заработка по шагам в конце статьи

Правило 1. Учебный отпуск — по определенным программам

Работодатель обязан предоставить учебный отпуск сотрудникам, которые работают и получают:

• высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также поступают на обучение по этим образовательным программам (ст. 173 ТК РФ);
• высшее образование — проходят подготовку кадров высшей квалификации или являются соискателями ученой степени кандидата или доктора наук (ст. 173.1 ТК РФ);
• среднее профессиональное образование, а также поступают на обучение по такому виду образования (ст. 174 ТК РФ);
• основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).

Правило 2. Условия предоставления учебного отпуска — есть нюансы

Условие 1. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ).

Форма обучения не является условием предоставления учебного отпуска, но влияет на его оплату:

• если работник обучается по очной форме, то учебный отпуск не оплачивается;
• если по очно-заочной или заочной форме, то на период учебного отпуска сохраняется средний заработок (ст. 173, 173.1, 174,176 ТК РФ).

Пример. У работника среднее профессиональное образование, он окончил колледж. Позже он решил пройти обучение также в колледже, но по другой специальности — в этом случае он не может повторно рассчитывать на учебный отпуск. Гарантии и компенсации положены работникам, у которых уже есть профессиональное образование соответствующего уровня и которых работодатель направил получать образование в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

Условие 2. Если работник учится одновременно в двух образовательных организациях, гарантии и компенсации предоставляются одной из них по выбору работника (ст. 177 ТК РФ).

Условие 3. Образовательное учреждение, в котором проходит обучение работник, имеет государственную аккредитацию. Реестр аккредитованных образовательных организаций можно найти на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки.

Исключение: работодатель вправе предоставить учебный отпуск работнику , который проходит обучение в образовательном учреждении без государственной аккредитации, если это прописано в трудовом или коллективном договоре.

Условие 4. Учебный отпуск можно предоставить только на основании справки-вызова из образовательного учреждения.

Условие 5. Продолжительность учебного отпуска не может превышать периода, указанного в ТК РФ.

Исключение: работодатель может предоставить учебный отпуск и большей продолжительности, при условии что это прописано в трудовом или коллективном договоре.

Условие 6. Учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). Совместителю в период сессии необходимо продолжать работу в свободное от учебы время либо оформить на это время отпуск без сохранения зарплаты. Обратите внимание на правила 4 и 5, о которых мы расскажем далее.

Пример. У работника два места работы: постоянное и совместительство. Параллельно он получает высшее образование. Учебный отпуск положен только по одному месту работы, например в той организации, в которой он работает постоянно. Сотрудник может обратиться к руководителю места, где он работает по совместительству, с просьбой о предоставлении ему отпуска за свой счет на период учебы. Работодатель вправе отказать, сославшись на то, что такое условие не прописано в трудовом или коллективном договоре.

Правило 3. Оформление учебного отпуска. Порядок действий

1. Работник обращается к работодателю с заявлением, к которому приложена справка-вызов из учебного заведения.
2. Руководитель издает приказ (форма № Т-6 или № Т-6а) о предоставлении работнику гарантии.
3. Бухгалтер оформляет записку-расчет, где будет рассчитан средний заработок.
4. Данные об учебном отпуске фиксируются в личной карточке работника (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13).

Образец приказа вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Правило 4. Оплата учебного отпуска

Учебный отпуск следует правильно рассчитать и полученную сумму учесть при расчете отдельных видов налогов, а также страховых взносов во внебюджетные фонды.

Рассмотрим, как оплатить и рассчитать учебный отпуск, который можно предоставить как с сохранением среднего заработка, так и без.

Пример. При получении высшего образования по программе бакалавриата работник проходит итоговую государственную аттестацию сроком до 4 месяцев. За этот период за ним сохраняется средний заработок. Но если работник проходит вступительные испытания, то средний заработок уже не платится. Работник может рассчитывать только на сохранение за ним места работы на период вступительных испытаний.

Подробнее о случаях, когда следует платить средний заработок, а когда нет, написано в ст. 173–176 ТК РФ. Здесь также указаны иные гарантии, на которые может рассчитывать работник, совмещающий работу с обучением. Например, работникам, успешно осваивающим аккредитованные программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, на период до 10 учебных месяцев перед началом государственной итоговой аттестации по их желанию устанавливается рабочая неделя, сокращенная на семь часов.

• Средний заработок за время учебного отпуска оплачивают по правилам Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

С полученной суммы следует удержать НДФЛ и включить ее в базу для расчета страховых взносов во внебюджетные фонды РФ. При расчете налога на прибыль эти суммы можно включить в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Повышение квалификации
Основы кадрового делопроизводства. Удостоверение, 96 ак. часов

Работодатель помимо учебного отпуска один раз в год оплачивает работнику стоимость проезда до образовательного учреждения и обратно при следующих условиях (ст. 173 ТК РФ):

• обучение проходит по аккредитованной программе бакалавриата, специалитета или магистратуры;
• обучение проходит в заочной форме.

Размер компенсации стоимости проезда определен в следующих пределах (ч. 3 ст. 173, ч. 3 ст. 174 ТК РФ):

• при обучении в вузе — полная стоимость проезда;
• при обучении в профессиональной образовательной организации — 50% стоимости проезда.

Правила оплаты проезда законодательно не определены. Их целесообразно закрепить в локальных нормативных актах организации. Оплачивать работнику проезд до места учебы и обратно можно по аналогии с оплатой проезда в командировку.

Правило 5. Расчет среднего заработка за время учебного отпуска

Средний заработок за период учебного отпуска следует вовремя выплатить. Распространенный вопрос: «Выплаты к учебному отпуску так же, как к очередному, осуществляем за три дня до отпуска?»

Да, именно так (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-1).

• Средний заработок сотрудник должен получить до начала учебного отпуска. Выплачивать средний заработок после того, как он принесет справку-подтверждение, ошибочно.

Что делать, если работник не принес справку-подтверждение? В бухгалтерском учете следует сделать сторнировочные записи на сумму среднего заработка, выплаченного работнику до начала отпуска.

Чек-лист по расчету среднего заработка вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Ответы на распространенные вопросы об учебном отпуске

Работник хочет присоединить к учебному отпуску основной. Правильно ли это?

Требование работника неправомерно. Вопрос о присоединении учебного отпуска к ежегодному оплачиваемому решается по соглашению работодателя и работника (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

Повышение квалификации в Контур.Школе
Основы кадрового делопроизводства. Удостоверение, 96 ак. часов

Можно ли использовать учебный отпуск частично?

Учебный отпуск — право, а не обязанность работника. Право на отпуск установленной продолжительности дает, в частности, справка-вызов, в которой прописаны сроки. Это следует из ч. 4 ст. 177 ТК РФ, формы справки-вызова, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368. Соответственно, воспользоваться своим правом на учебный отпуск работник может только в пределах срока, который указан в справке-вызове. При этом трудовое законодательство не запрещает использовать такой учебный отпуск частично.

Вправе работодатель отказать работнику в учебном отпуске в связи с производственной необходимостью?

Нет, не вправе. Предоставление учебного отпуска на основании справки-вызова не зависит от усмотрения работодателя. Работник вправе воспользоваться таким отпуском, даже если работодатель не согласен.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образец. Приказ на учебный отпуск 676.4 КБ
• Чек-лист. Расчет среднего заработка на период учебного отпуска 666.1 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться