Что делать если пропали или повреждены первичные учетные документы

Отсутствие первичных документов в бухгалтерии: кто за это отвечает?

Налоговая запрашивает документ. Бухгалтер идет к менеджеру, тот – к своему стажеру, а дальше выясняется, что контрагент – Васин, и Вася уволился месяц назад. Звонят Васе. Вася говорит – все сдавал в бухгалтерию Карине, а в бухгалтерии всю жизнь – только Анастасия Сергеевна и Катя. Начинают искать по всей компании Карину, находят внучатую племянницу генерального директора, которая проходила практику в бухгалтерии зимой. Карина уже уехала учиться в Лондон и все происходившее зимой для нее забыто как страшный сон. В общем, Карину нашли, документы – нет. Дальше придется искать ответ на вопрос – а кто и как будет отвечать будет за потерянные документы? Тут уже деваться некуда, придется действовать по закону. А по закону вот как:

Отсутствие или непредставление первичных документов – это правонарушение, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета считают грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов, и ответственность за такое нарушение предусмотрена в ст.120 НК РФ.

Штрафы за отсутствие первичных документов

За нарушение в рамках одного налогового периода – 10 000 руб.
Если нарушение обнаружено в другом налоговом периоде – 30 000 руб.

Это значит, что первичку лучше проверять и находить сразу. Лучше проводить плановые мероприятия по сбору первичных документов ежемесячно и ежеквартально.

Если занизили налоговую базу – оштрафуют на 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Будет обидно, если налогов выходило даже меньше минимальной суммы, но обычно по таким вопросам тщательно проверяют более крупные компании.

Как за отсутствие первички ответят должностные лица

Для должностных лиц предусмотрена административная ответственность – штраф на сумму от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, которые необходимы для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Если суд посчитает, что имеет место грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, то назначат штраф в размере от 5000 до 10 000 руб.

Хуже, если нарушение обнаружат повторно: штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

Поэтому, если вы уже обожглись на молоке, лучше начать дуть на воду. Проверьте, удобен ли вам процесс документооборота в компании? Стоит ли дополнительно организовать работу менеджеров, которые получают документы от контрагентов? Или начать стоит с автоматизации контроля возврата документов?

Если ваша организация относится к субъектам малого и среднего предпринимательства, то инспекторы могут заменить административный штраф должностному лицу на предупреждение, если:

нарушение совершили впервые;
нет материального ущерба;
нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
нет вреда или угрозы жизни и здоровью людей, животным и растительности, окружающей среде, памятникам истории и культуры, безопасности России.

Об этом говорится в ч. 3 ст. 1.4, ч. 3 ст. 3.4, ч. 3.5 ст. 4.1, ст.4.1.1 КоАП РФ. Но на то будет добрая воля инспектора.

После первого месяца вы почувствуете разницу

Возврат первички увеличится на 25%, активируйте пробный период Скан-Архива на 1 месяц за 7000 руб.

Кто и кому назначает наказание за отсутствие первичных документов

Заявление на то, чтобы нарушитель понес ответственность, подает налоговая инспекция, а наказание назначает уже суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

Виновный в правонарушении устанавливается индивидуально.

Обычно суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Субъектом такого правонарушения обычно признают главного бухгалтера или бухгалтера с правами главного.

Руководитель организации тоже может быть признан виновным, если:

в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
учет и расчет налогов вела специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);
причина нарушения – письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).

Что делать, если первичные документы утеряны

Шаг 1. Расследовать факт пропажи документов, которые подтверждают отраженные в учете операции: установить, кто из сотрудников должен был получить документы, были ли они вообще запрошены у контрагента. Можно попробовать запросить документы у контрагента повторно, в 2 из 3 случаев это решит проблему.

Шаг 2. Если простые методы не помогли, переходим к официальным. Официально это оформляется так: сотрудник, который обнаружил пропажу, должен написать служебную записку. На основании этой записки издается приказ руководителя, в котором назнчается комиссия по расследованию пропажи. Комиссия проводит расследование, результат оформляет актом.

В акте описываем обстоятельства пропажи документов. Если произошла форс-мажорная ситуация: например, офис с архивом был затоплен, горел или был ограблен, то соответствующие службы должны это подтвердить. Например, заверить опись имущества, пострадавшего в катастрофе.

Зачем нужна комиссия?

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК). Распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если оригиналы документов так и не были найдены, то у контрагента следует запросить дубликат документов.

Хотите готовиться к проверкам за 30 минут и твердо знать, что все документы на месте?

В этом поможет стандарт контроля документов «Скан-Архив». Смотрите, как он работает, прямо сейчас!

Если пропала первичка

Лишиться первичной документации для предприятия сродни форс-мажору. И все же в деятельности субъекта хозяйствования подчас могут возникнуть самые непредвиденные ситуации, в том числе и утрата документов. Причины тому бывают разные: пожар, наводнение, кража, халатность работников, проделки грызунов и прочее. Как быть в таком случае и что следует предпринять, чтобы спасти положение? Об этом мы сейчас и поговорим.

Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Как предусматривает ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете , предприятие должно обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения. Аналогичные требования можно встретить и в разделе 6 Положения № 88 , посвященном сохранности учетной документации. Ну а поскольку документы, как известно, служат подтверждением всех происходящих на предприятии операций, то их отсутствие или преждевременная утрата будут расценены при проверке не иначе как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета. Итак, посмотрим, чем же грозит субъекту хозяйствования утрата первичной документации?

Чем грозит утрата первичной документации

Утеря документов может обернуться административной, финансовой, а в некоторых случаях даже и уголовной ответственностью.

Административная ответственность. Как предусмотрено ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете, ответственность за организацию бухгалтерского учета, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетов в течение установленного срока, но не менее 3 лет, возлагается на собственников (руководителей) предприятия ( письмо Минфина от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2003, № 102). Также из-за отсутствия документов может пострадать и главный бухгалтер — как должностное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета. Ведь согласно КоАП за отсутствие подтверждающих документов должностным лицам может грозить следующая административная ответственность :

Административная ответственность за отсутствие первичной документации

1. Отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка

Админштраф в размере от 8 до 15 ннмдг (т. е. от 136 грн. до 255 грн.)

Рассматривать дела об административных правонарушениях в данном случае и налагать этот админштраф вправе органы государственной контрольно-ревизионной службы (ГосКРС) (ст. 234 1 КоАП)

2. Отсутствие налогового учета, нарушение порядка ведения налогового учета

Админштраф в размере от 5 до 10 ннмдг (т. е. от 85 грн. до 170 грн.)

В данном случае протокол об административном правонарушении составляют налоговики (п. 1 ст. 255 КоАП), а рассматривают дела об административных правонарушениях и налагают штраф суды (ст. 221 КоАП)

3. Необеспечение надлежащего состояния первичного учета

Админштраф в размере от 10 до 15 ннмдг (т. е. от 170 грн. до 255 грн.)

Налагать данный штраф вправе органы статистики, которые рассматривают дела об административных правонарушениях в этом случае (ст. 244 3 КоАП)

По перечисленным нарушениям административная ответственность за утрату документов может грозить только должностным лицам. А вот обычного работника в случае утраты документов можно привлечь лишь к дисциплинарной ответственности.

Утеря документов и налоговый учет (финансовая ответственность) . Утрата первичных документов может обернуться для налогоплательщика и финансовой ответственностью ( налоговыми штрафами ). Ведь в целях налогообложения, как известно, важно документальное подтверждение операций (в первую очередь это касается расходов налогоплательщика). Так, согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль не включаются в состав валовых расходов любые расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами , обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета. А значит, суммы, попавшие в расходы, однако при этом не подтвержденные документально, при проверке будут расценены неправомерно отнесенными на валовые расходы. В результате объект налогообложения окажется заниженным и, как следствие, к налогоплательщику могут быть применены финансовые санкции (штрафы и пеня) за нарушение налогового законодательства.

Похожая ситуация возникает и в отношении НДС, где штрафоопасным может оказаться включение в налоговый кредит сумм НДС, не подтвержденных соответствующими документами (налоговыми накладными, кассовыми чеками, таможенными декларациями, транспортными билетами, гостиничными счетами и т. п.). При этом, как предусматривает п.п. 7.4.5 Закона об НДС, если суммы налога, предварительно включенные в состав налогового кредита, остаются не подтвержденными документально на момент проверки налогоплательщика налоговым органом, то налогоплательщик несет ответственность в виде финансовых санкций.

По ходу также отметим п.п. 4.3.1 Закона № 2181 , который в случае неведения налогоплательщиком налогового учета или отсутствия соответствующих первичных документов говорит о возможности расчета налоговиками суммы налоговых обязательств налогоплательщика косвенными методами. Однако нужно заметить, что на практике эта норма пока так и не работает, и применить такие методы налоговики не могут, так как до сих пор нет закона , определяющего методику определения суммы налоговых обязательств косвенными методами, речь о которой идет в п.п. 4.3.3 Закона № 2181 .

Уголовная ответственность. А вот преднамеренная порча документов (что, конечно, требует доказательства умысла в их уничтожении) может даже грозить уголовной ответственностью. Так, согласно ст. 357 УК умышленное уничтожение, повреждение или укрывательство документов, совершенное с корыстным мотивом или в других личных интересах, караются штрафом до 50 ннмдг (т. е. до 850 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет. Если же документы при этом особо важны — штрафом до 70 ннмдг (т. е. до 1190 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет, либо лишением свободы сроком до 3 лет. Но это, будем надеяться, не наш случай. А потому выясним, как же действовать субъекту хозяйствования, обнаружившего пропажу документации.

Если обнаружили пропажу документов

Действия субъекта хозяйствования, обнаружившего пропажу первичной документации, оговорены п. 6.10 Положения № 88 (на что обращалось внимание также и в письмах Госкомпредпринимательства от 27.09.2000 г. № 2-223/3573 и Госкомархива от 11.06.2007 г. № 02-904 ).

Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов:

— (1) — руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;

— (2) — приказом формируется комиссия для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Заметим, что требований к составу и численности комиссии законодательство не выдвигает. Обычно в состав комиссии входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия случившегося: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и пр. Также для участия в работе комиссии (в зависимости от характера произошедшего события) могут приглашаться работники следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора ( п. 6.10 Положения № 88 );

— (3) — результаты работы комиссии оформляют актом , который утверждается руководителем предприятия. Такой акт составляется в произвольной форме (правда, за его основу, например, может быть взята форма Акта о недостаче архивных дел (документов) из приложения 6 к Правилам № 16 ). В таком акте, как правило, описывается факт утраты документации, место происшествия, причины случившегося, указываются лица, ответственные за сохранность документации с полученными от них письменными пояснениями, а также приводится перечень отсутствующих документов ;

— (4) — при этом копию акта в 10-дневный срок направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие (т. е. вышестоящему органу, конечно, при его наличии), а также местному налоговому органу .

Кстати, уведомление налогового органа о случившемся важно и для налогового учета . Ведь это в интересах предприятия — плательщика налога на прибыль, желающего сохранить в данном случае право на валовые расходы . Так согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль в случае утраты, уничтожения или порчи подтверждающих документов, налогоплательщик имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и предпринять меры, необходимые для восстановления таких документов. При этом письменное заявление (произвольной формы) подается до/или вместе с декларацией по налогу на прибыль за текущий отчетный период, в котором обнаружена пропажа документов. В заявлении, на наш взгляд, стоит указать причины утраты документов, приложить документ, их подтверждающий (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.), а также акт комиссии.

В таком случае (после своевременного уведомления налоговиков) право на валовые расходы будет сохранено при условии , что недостающие документы будут восстановлены в ближайшем будущем — до окончания следующего отчетного периода . Например, если подтверждающие документы утрачены в I квартале 2009 года, то для «сохранности» валовых расходов предстоит уведомить о случившемся налоговиков, подав заявление до или вместе с декларацией по налогу на прибыль за I квартал (квартал утраты документов). При этом соответствующие суммы останутся в валовых расходах, если в течение следующего II квартала 2009 года предприятие восстановит утраченную документацию. Как видим, подав заявление, налогоплательщик получает возможность сохранения валовых расходов и имеет в своем распоряжении целый ( следующий ) отчетный налоговый период (квартал) для восстановления утраченных подтверждающих документов.

Также в случае утраты документов руководитель может издать приказ о проведении инвентаризации активов и обязательств (с составлением актов-сверок с контрагентами и контролирующими органами по налогам и сборам (обязательным платежам)). Напомним, что согласно п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69, проведение инвентаризации, например, является обязательным в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия, по предписанию судебно-следственных органов, при установлении фактов краж, злоупотреблений, порчи ценностей.

Предприятиям в данном случае также могут пригодиться разъяснения Госкомархива (Государственного комитета архивов Украины), который в письмах от 11.06.2007 г. № 02-904, от 28.09.2005 г. № 03-1170, от 07.10.2003 г. № 01-1248, от 19.12.2002 г. № 01-1078, от 11.03.2002 г. № 01-197 отмечал, что в случае неумышленного уничтожения или утери документов на предприятии следует предпринять меры, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил № 16 . Напомним, согласно этому подпункту , обнаружив пропажу документов, следует:

— осуществить их розыск,

— если розыск не увенчался успехом — составить акт о недостаче архивных дел (документов) (по форме приложения 6 к Правилам № 16 );

— назначить служебное расследование;

— издать приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов и дел;

— составить справку о причинах отсутствия документов и дел и передать ее в архив предприятия.

Итак, после того, как выявлены причины и перечень отсутствующей документации, можно приступать к восстановлению учетных данных.

Восстанавливать учет можно как собственными силами, так и с помощью сторонних (специальных) организаций, заключая с ними договор на оказание подобных услуг. И все же подробнее остановимся на первом случае, когда предприятие собирается это делать самостоятельно.

Для этого издается приказ о восстановлении утраченной документации, после чего по крупицам начинают собирать утерянные данные. Прежде всего, анализируется текущее состояние дел в бухгалтерии, а также проводится анализ периодов, смежных с «утраченными», и выявляются переходящие операции. Далее для восстановления документов предприятие может обратиться:

— к своим контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.); не исключено, что в некоторых случаях для получения необходимой документации при этом придется совершить личный визит (особенно, если сделка с партнером, предположим, совершалась разово);

— в обслуживающий банк — чтобы получить выписку-реестр операций, проведенных по расчетному счету, а также копии платежных документов. Это поможет восстановить учет расчетов, а также составить список контрагентов, с которыми проводились безналичные расчеты. Кстати, о возможности банков выдавать клиентам (по их требованию) дубликаты банковских выписок (в случае их утраты) говорится и в п. 5.7 Положения об организации операционной деятельности в банках Украины , утвержденного постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 г. № 254 (на что также обращалось внимание в письме НБУ от 25.02.2005 г. № 12-112/310-1811 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 21);

— в свои налоговые органы — с просьбой предоставить копии утерянных отчетов и налоговых деклараций. А для более успешного разрешения дела и получения нужной документации советуем обратиться при этом непосредственно к руководителю налогового органа (начальнику ГНИ) с письменным заявлением, к которому приложить пояснительную записку и документы, поясняющие причины случившегося (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.).

Получив такими способами копии документов, предприятие восстанавливает собственную документацию. При этом Положение № 88 , например, ничего не говорит о какой-либо процедуре оформления дубликатов утраченных документов в ходе восстановления учетных данных. Вместе с тем если обратиться к ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа , то там можно встретить такое определение: дубликат оригинала (служебного документа) — повторно оформленный служебный документ для использования, вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющий такую же юридическую силу. Кстати, признает дубликаты полноценными документами и судебная практика. Так, например, на то, что НДС-законодательство ( Закон об НДС и Порядок № 165 ) не запрещают продавцу выдавать дубликат копии имеющейся у него налоговой накладной покупателю, отмечалось, в частности, в определение ВАСУ от 19.06.2007 г. (как видим, наличие этого дела, разрешенного в пользу налогоплательщика, говорит о том, что налоговики на местах порой недоверчиво относятся к дубликатам налоговых накладных).

На основании восстановленных первичных документов формируют журнал хозяйственных операций, регистры бухгалтерского и налогового учета, формы отчетности. Путем таких действий предприятие должно попытаться полностью восстановить утраченную документацию. Если после восстановления итоговые данные в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в отчетности (данными ксерокопий отчетов и деклараций, полученных в соответствующих органах), значит, учет восстановлен полностью.

Если восстановить удалось не все

И все же до конца восстановить документы не всегда так уж и просто (особенно, например, в случае ликвидации контрагентов, или получения, например, с их стороны отказа в предоставлении копий и т. п.).

Здесь нужно отметить, что, к сожалению, действующее законодательство не предусматривает смягчение вины налогоплательщика в случае утраты документов. Поэтому если до конца все документы восстановить не удалось, на «невосстановленную часть» в учете придется осуществить соответствующие корректировки (в первую очередь откорректировать валовые расходы, налоговый кредит, при необходимости пересчитать налоги и т. д.).

Налог на прибыль и валовые расходы . Осуществляя корректировки, нужно учитывать особые , установленные п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль нормы, касающиеся случая утраты документации. Так, если налогоплательщик, желающий сохранить валовые расходы, воспользовался нормами этого подпункта (т. е. своевременно уведомил о пропаже подтверждающей документации налоговый орган), однако при этом (до конца следующего отчетного периода) так и не восстановил пропавшие «валоворасходные» документы, то по итогам такого следующего отчетного периода не подтвержденные документально расходы не признаются валовыми (со знаком «-» заполняется строка 05.2 декларации по налогу на прибыль) и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза (такая пеня, по сути, представляет собой плату за отсрочку в корректировке валовых расходов; ее, на наш взгляд, налогоплательщик может отразить в строке 01.6 декларации по налогу на прибыль).

Вместе с тем Закон о налоге на прибыль не так уж и категоричен. И если впоследствии налогоплательщику все же удастся восстановить утраченные документы, то он имеет право в периоде восстановления включить уже подтвержденные расходы (причем с учетом ранее уплаченной пени) в валовые расходы. Заметим, что на эту возможность также указывает и п.п. 5.2.6 Закона о налоге на прибыль .

НДС и другие налоги. А вот в отношении НДС и других налоговых платежей подобных норм законодательства, предоставляющих «налоговую» отсрочку для восстановлении утраченной документации, к сожалению, не предусмотрено. Поэтому если подтверждающие документы утрачены, то «неподтвержденные» суммы будут считаться отраженными в налоговом учете неправомерно. А значит, налогоплательщику, к сожалению, предстоит провести соответствующие корректировки (в частности, откорректировать налоговый кредит и т. п.), используя при этом процедуру исправления ошибок. И сделать это лучше до начала проверки. Иначе у проверяющих появятся все основания для доначисления налоговых обязательств и применения финансовых санкций, освободить от которых вряд ли поможет пояснение причин отсутствия документов.

Полезная литература и не только: отражаем в учете
Механизм исправления прибыльных ошибок
Мобильный телефон работника на службе у предприятия
Бухучет лошадей как биологических активов
Особенности учета в заведениях ресторанного хозяйства
Гостиничные услуги
Переходные сделки при смене общей системы налогообложения на упрощенную
Приложение 5: как его проверяют налоговики
Подаем валютную декларацию
Составление и предоставление Налогового расчета по форме № 1ДФ: общие сведения
Правовые и налогово-бухгалтерские тонкости залоговых операций
Обновленные Примечания: от стандартов к форме (комментарий к приказу Минфина № 1238)
Мнение специалистов официальных органов. Предельный срок подачи земельных налоговых расчетов за 2009 год перенесен на 2 февраля 2009 года
Если пропала первичка
Патенты: налоговый и бухгалтерский учет
О налоговой отчетности по НДС молоко-мясоперерабатывающих предприятий
Ресурсные сборы и платежи: отчитываемся за I квартал
Почта редакции. Не забудьте до 1 июня предоставить финотчетность госрегистратору
Валютная декларация по данным бухучета
Спецодежда на предприятии: азбука учета
«Старые» НН снова законны (по мотивам распоряжения КМУ от 09.09.2009 г. № 1120-р)
Компьютерный практикум. Почему не приходят квитанции о приеме электронной налоговой отчетности?
Скидки и распродажи: правила отражения в учете
Строка 15 как одна из ключевых строк декларации по налогу на прибыль
Мнение специалистов официальных органов. Декларация по налогу на прибыль предприятия (страховщика, банка) за 11 месяцев 2009 года не подается
Учетная политика-2010: главное
Новая отчетность в Пенсионный фонд
Исправление ошибок в пенсионной отчетности
Продолжаем исправлять ошибки в пенсионной отчетности
Мнение специалистов официальных органов. О декларации по налогу на прибыль предприятия за первое полугодие 2010 года
«Не було бабі клопоту. », или Как подготовить электронные копии Реестров налоговых накладных в программе OPZ
Мнение специалистов официальных органов. О представлении копий реестров выданных и полученных налоговых накладных в электронном виде
Отражаем прошлогодние убытки в декларации по налогу на прибыль за 3 квартала 2010 года
Демократизация бухгалтерского учета: переход на МСФО обязательный и добровольный
Код по УКТВЭД: новый реквизит налоговой накладной
Почта редакции. Изменение норм законодательства — не причина для исправления ошибки
Вы нам писали. Производственные моменты: если расходы на ТО значительны или возникают сверхнормативные расходы производства
Мнение специалистов официальных органов. Отчет об использовании высвобожденных средств льготниками — плательщиками налога на прибыль впервые подается начиная с I квартала 2012 года
Новый Закон о господдержке малого и среднего предпринимательства
Авансовые взносы за январь и февраль
Программы для формирования и сдачи электронного отчета по ЕСВ
Возвращение ТТН для грузоперевозок: когда, зачем и как
Весна начинается. с новой формы налоговой накладной
Налогообложение доходов граждан. Доначисление зарплаты: отражаем в отчете по ЕСВ
Подотчет. Расписка в авансовом отчете: отрывать или не отрывать?

Потеряны первичные документы, что делать?

Компания ГАРАНТ
Организация применяет общую систему налогообложения. При переезде была потеряна папка с авансовыми отчетами за I квартал 2011 года. Восстановить документы практически невозможно, так как там чеки и билеты по командировкам в другие города, кассовые чеки магазинов. Что делать в такой ситуации? Какие документы оформить? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: В случае пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов и охраны. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. По нашему мнению, применительно к Вашей ситуации в процессе расследования причин пропажи документов, необходимо получить от лиц, ответственных за сохранность потерянных документов, письменные объяснения (докладные записки). Организации необходимо принять меры по восстановлению утраченных документов. При отсутствии документов, необходимых для исчисления налогов, организацию могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения) и по ст. 126 НК РФ (за непредставление документов, необходимых для налогового контроля). Наличие акта, подтверждающего отсутствие документов, а также принятие мер по восстановлению утраченных документов могут быть весомыми аргументами в пользу того, что основания для применения штрафа, предусмотренного ст. 126 НК РФ, отсутствуют. Если документы, подтверждающие расходы и вычеты НДС, не будут восстановлены, Вашей организации необходимо будет представить уточненные декларации по налогу на прибыль и НДС за I квартал 2011 года и уменьшить суммы расходов и налоговых вычетов по НДС соответственно. Если Ваша организация не готова к спорам с территориальными отделениями ФСС и ПФР, подотчетные суммы, списанные с работников при отсутствии оправдательных документов, необходимо включить в базу для начисления страховых взносов и представить уточненные расчеты по форме-4 ФСС РФ и РСВ-1 ПФР за I квартал 2011 года в соответствующие территориальные отделения внебюджетных фондов. По НДФЛ организация может принять решение об удержании НДФЛ с работников, однако, на наш взгляд, налогооблагаемого дохода у них не возникло. Обоснование вывода: Действия организации при обнаружении пропажи документов Налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее — Закон 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель юридического лица (п. 3 ст. 17 Закона 129-ФЗ). НК РФ и данный Закон не уточняет, как должна поступить организация в случае утери документов. Не содержится таких уточнений и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Поэтому необходимо обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105, далее — Положение). Оно регламентирует порядок хранения первичных документов и применяется в части, не противоречащей действующему законодательству. В п. 6.8 Положения предусмотрено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

По нашему мнению, применительно к Вашей ситуации в процессе расследования причин пропажи документов необходимо получить от лиц, ответственных за сохранность потерянных документов, письменные объяснения (докладные записки). В письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 подтверждено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. Таким образом, потерянные документы организации необходимо по возможности восстановить. Так, например, по командировочным расходам организация может запросить копии проездных документов у перевозчика (например, у ОАО «РЖД» и др.), если известны номер поезда, места и дата отправления. Восстановление проездного документа (билета) производится в пунктах приобретения проездных документов (билетов) или в железнодорожных билетных кассах железнодорожной станции отправления пассажира (п. 28 Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности (утверждены постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 N 111)). По гостиничным услугам следует сделать запросы в места проживания командированных. Также, по нашему мнению, следует попытаться восстановить командировочные удостоверения (форма N Т-10) и служебные задания для направления в командировку и отчеты об их выполнении (форма N Т-10а). Формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Налог на прибыль и НДС Одно из условий признания расходов по налогу на прибыль — их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому при отсутствии документов, подтверждающих произведенные затраты, расходы по налогу на прибыль учесть нельзя (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3562). Кроме того, для принятия к вычету НДС налогоплательщику необходим счет-фактура, а если налог предъявлен по командировочным расходам, — то бланки строгой отчетности с выделенными в них суммами налога (п. 1 ст. 172 НК РФ). Если же такие документы утеряны, то оснований для вычета НДС не имеется. Как установлено ст. 81 НК РФ, при обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения в декларацию и представить в налоговый орган уточненную декларацию в порядке, установленном ст. 81 НК РФ. Таким образом, в случае если документы, подтверждающие расходы и вычеты НДС, не будут восстановлены, Вашей организации необходимо будет представить уточненные декларации по налогу на прибыль и НДС за I квартал 2011 года и уменьшить суммы расходов и налоговых вычетов по НДС соответственно. НДФЛ и страховые взносы По вопросам обложения НДФЛ подотчетных сумм в отсутствие оправдательных документов, а также начисления на эти суммы страховых взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС, ТФОМС не исключены споры с налоговыми органами и территориальными отделениями ПФР и ФСС РФ. Не исключено, что при проверке контролирующие органы посчитают подотчетные суммы выплатами, начисленными в рамках трудовых договоров (ст. 7 Федерального Закона N 212-ФЗ от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» и ст. 20.1 Федерального закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»), и доначислят страховые взносы на суммы, выплаченные подотчетным лицам.

Кроме того, от НДФЛ освобождаются суточные не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, расходы по найму жилья и др. (п. 3 ст. 217 НК РФ). Также не признаются доходом подотчетного лица выданные ему подотчетные суммы. Однако в отсутствие оправдательных документов по командировкам (в том числе и командировочных удостоверений) велик риск того, что выплаченные работникам суммы будут квалифицированы налоговыми органами как их доходы, и отстаивать иную точку зрения придется в судебном порядке. Суды, рассматривающие вопросы об обложении НДФЛ выплат работникам в отсутствие оправдательных документов по командировочным расходам, часто встают на сторону налогоплательщиков. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 07.09.2007 N А05-12673/2006-19 указал, что утрата проездных билетов не вызывает оснований для начисления НДФЛ. Правда, в этом случае у организации, помимо приказов о командировке сотрудников, имелись авансовые отчеты и справки о стоимости проезда, выданные транспортной компанией. ФАС Дальневосточного округа, установив факт нахождения работников в командировке и ее производственный характер, также пришел к выводу, что объекта обложения НДФЛ нет даже при отсутствии документа, подтверждающего расходы на проезд (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3562). По вопросам обложения НДФЛ подотчетных сумм в случае приобретения товарно-материальных ценностей при отсутствии оправдательных документов судебная практика не сложилась. По нашему мнению, у работников организации облагаемого НДФЛ дохода возникать не должно, если Ваша организация подтвердит факт оприходования приобретенных «подотчетниками» товаров (работ, услуг). Акт о пропаже документов может быть еще одним аргументом в пользу неначисления НДФЛ. Таким образом, если Ваша организация не готова к спорам с налоговыми органами и территориальными отделениями ФСС и ПФР, подотчетные суммы, списанные с работников при отсутствии оправдательных документов, необходимо включить в базу для начисления страховых взносов и представить уточненные расчеты по форме-4 ФСС РФ и РСВ-1 ПФР за I квартал 2011 года в соответствующие территориальные отделения внебюджетных фондов. По НДФЛ организация может принять решение об удержании НДФЛ с работников, однако, на наш взгляд, налогооблагаемого дохода у них не возникает. Налоговая ответственность При отсутствии документов, необходимых для исчисления налогов, организацию могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения) и по ст. 126 НК РФ (за непредставление документов, необходимых для налогового контроля). Наличие акта, подтверждающего отсутствие документов, а также принятие мер по восстановлению утраченных документов, могут быть весомыми аргументами в пользу того, что основания для применения штрафа, предусмотренного ст. 126 НК РФ, отсутствуют. В соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление налогоплательщиком сведений (документов), необходимых для осуществления налогового контроля, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. Арбитражная практика показывает, что при утере или уничтожении документов привлечение к ответственности по ст. 126 НК РФ является правомерным, только если документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали по объективным причинам, в действиях налогоплательщика нет состава правонарушения, предусмотренного данной нормой (постановления ФАС Центрального округа от 23.10.2008 N А36-686/2008, ФАС Северо-Западного округа от 17.07.2008 N А56-5570/2007, от 24.06.2008 N А21-7879/2007 и др.). Однако есть несколько судебных решений (2001-2002 годов), где суд посчитал, что кража или умышленное уничтожение документов неустановленными лицами в силу ст. 111 НК РФ не являются обстоятельствами, исключающими вину в совершении налогового правонарушения (постановления ФАС Северо-Западного округа от 08.10.2002 N А56-18064/02, ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.01.2001 N А33-4281/00-С3-Ф02-2824/00-С1). Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Варламова Виктория Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена 3 мая 2011 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Действия при утрате первички

По халатности сотрудника были уничтожены все первичные документы филиала компании за 3 года. Каковы действия организации в такой ситуации?

Расследование причин и оформление акта

При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (п. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012). Приказом Минфина РФ от 30.04.2020 N 184 данное Положение прекращает действие с 1 января 2022 года).

Данный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Так как иных правил не установлено, то руководствоваться ими целесообразно также при повреждении или утрате других видов документов.

издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи документов (указанный приказ подписывает руководитель). В состав комиссии, на наш взгляд, могут входить любые сотрудники организации: работники бухгалтерии, отдела кадров, экономического отдела и т.п.;
провести расследование пропажи документов. По нашему мнению, применительно к рассматриваемой ситуации в процессе расследования причин пропажи документов можно получить от лиц, ответственных за их сохранность (бухгалтеров, главного бухгалтера), письменные объяснения (докладные записки);
по результатам расследования составить акт. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием в нем состава комиссии, перечня утраченных документов и причин их утраты. В акте следует отразить причины пропажи документов, перечень возможных мероприятий, которые необходимо провести для их восстановления;
попытаться восстановить документы.

Восстановление документов

В настоящее время нормативные акты по бухгалтерскому учету не запрещают организации формировать дубликаты первичных документов (в т.ч. актов) с теми же реквизитами, что были указаны в изначально оформленном первичном документе.

При этом бухгалтерское законодательство не определяет понятие дубликата первичного документа, а также не разъясняет механизм его составления. Поэтому рекомендуем руководствоваться общим стандартом, согласно которому дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (подп. 22 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст)). Поскольку нормативно-правовые акты о бухгалтерском учете и налоговое законодательство не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов (например, постановление ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09), полагаем, что соответствующий порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.

В рассматриваемой ситуации утеряны, в том числе, документы на бумажных носителях, которые оформляла сама организация (товарные отчеты, акты списания, инвентаризации и т.д.) — внутренние документы. Поскольку эти документы создавались автоматизированным способом (с помощью компьютера), то возможно они сохранились в электронном виде. В таком случае организация может их распечатать и оформить дубликаты, то есть повторные экземпляры подлинников утраченных документов. В дубликатах должны содержаться те же сведения и подписи, что и в подлинниках утраченных документов.

Представляется, что наилучшим выходом из сложившейся ситуации будет являться повторный сбор подписей всех сотрудников, в том числе уволенных.

Если по каким-то причинам собрать все подписи не удастся (сотрудник отказывается повторно подписывать документ, у организации нет связи с уволенными сотрудниками), на наш взгляд, допустимо подписать дубликаты утраченных документов лицам, которые на данный момент являются ответственными за оформление подобных документов. На восстановленных документах целесообразно сделать надпись «Дубликат».

Распечатайте документы, снова поставьте печати и подписи.

В свободном месте документа (вверху правой страницы или на обороте) сделайте надпись о том, что это дубликат взамен утраченного. Под этой надписью также поставьте подписи и печати.

«Дубликат. Изготовлен сторонами „__“ _______ 2019 взамен экземпляра договора, утраченного ООО „_________“.

Генеральный директор ООО ___________ подпись, печать

Генеральный директор ООО ___________ подпись, печать».

Вместо генерального директора можно указать физическое лицо.

На дубликатах всегда указывают дату их изготовления.

Восстановление внешних документов.

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.