Какие цели должны быть достигнуты в результате планировки

Планирование целей проекта

Планирование целей проекта — процесс распределения времени и задач для успешного выполнения деятельности. Составление плана необходимо для того, чтобы четко знать, что требуется выполнить, каких результатов достичь, какие задачи выполнить и в какой срок нужно уложиться, чтобы не портить показатели эффективности компании.

Для успешного ведения проекта необходимо разделить планирование на несколько уровней и подуровней. Такая модель позволяет одновременно держать руку на пульсе и иметь возможность быстро адаптироваться к изменчивым обстоятельствам.

Задачи планирования

Основной задачей составления плана является необходимость просчитать вероятные риски и перспективы. Конечно, невозможно учесть все нюансы, но планирование позволяет создать алгоритм действий в краткосрочной перспективе. На его основе уже расставляются приоритеты по основным действиям, какие главные цели проекта необходимо достичь на каждом этапе и к каким результатам нужно прийти.

В таком случае, руководство сможет предвидеть возможные трудности на каждом шаге осуществления проекта и подготовить варианты их решения.

Основные задачи, которые решаются на этапе планирования:

• постановка желаемых результатов
• необходимый объем и состав работ
• составление бюджета и графика выполнения этапов
• план ресурсного обеспечения проекта
• оценка рисков и варианты их сокращения
• уточнение порядка взаимодействия участников
• определение процедур управления
• согласование и утверждение плана

Цели управления проектами

Для грамотного планирования чаще всего используется система SMART — аббревиатура, обозначающая разные типы целей: конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Attainable), актуальные (Relevant) и ограниченные во времени (Time-bound).

Конкретные

Подразумевают под собой постановку целей с конкретными данными. “Продать как можно больше продукции” — размытая установка. Чтобы сделать ее конкретной, необходимо расписать точные цифры, сколько нужно продать и сколько денег получить, в какие конкретно сроки работа должна быть выполнена.

Измеримые

Их выявление позволяет отслеживать достигнутый результат на каждом этапе выполнения работ. Они мотивируют на работу и соблюдение сроков выполнения задач.

Достижимые

Ставьте цели, которые вы точно сможете достигнуть. В ином случае у сотрудников пропадает мотивация и желание работать. Ведь постановка недостижимых условий влечет за собой разочарование и разлад в коллективе. Не стоит бросать вызов трудностям, если ваши сотрудники не имеют для необходимого ресурса.

Актуальные

Эти цели должны нести непосредственную ценность для проекта и организации.

Ограниченные во времени

Необходимо ставить четкие временными рамками. Если отсутствует временной лимит выполнения, это сбивает мотивированность и организованность сотрудников.

Как составить цель проекта

Для формулирования грамотных целей необходимо придерживаться многоуровневой системы SMART. Она предлагает несколько стандартных шагов для составления планов проекта:

• Определите основную концепцию

Концепция проекта будет вдохновлять и мотивировать сотрудников на эффективную работу. Они будут четко знать к чему стремиться и сколько усилий необходимо приложить для достижения желаемых результатов.

• Укажите общие цели

Они носят долгосрочный характер и определяют какими будут детальные шаги на каждом этапе работ.

• Сформулируйте цели

Этот шаг предназначен для подробного описания целей каждого этапа реализации работы. Необходимо четко прописать все детали проекта, какие цели должны быть достигнуты в ходе деятельности.

Планирование целей проекта с CRM-приложениями

Для планирования сути проекта можно использовать специальные приложения. Например, с Projecto вы можете собрать в одном месте всю необходимую информацию, сотрудников, причастных к выполнению задач, и текущие процессы работы.

• Формулируйте цели и прикрепляйте к ним конкретные задачи.

С помощью этой функции вы сможете отслеживать прогресс работы и оценивать на какой этап уходит больше времени, по каким причинам это происходит и что можно предпринять для улучшения эффективности.

• Определяйте сроки достижения целей.

В Projecto вы можете отметить в каком статусе находится та или иная цель: в процессе, выполнена, неактуальна или провалена. При смене статуса необходимо вводить отчет, так вы сможете отслеживать причины провала.

В Projecto вы можете структурировать личные и групповые проекты. Каждый человек будет видеть только ту информацию, которая необходима ему для работы в настоящий момент. Интегрируйте Projecto в свой бизнес и каждый ваш шаг будет успешен.

Руководство по постановке целей для руководителей проектов: жонглируем планами и приоритетами

Может быть, вы хотите к следующему году получить повышение. Или запустить свой магазин на Etsy. Или пробежать марафонскую дистанцию, а также читать хотя бы по две книги в месяц. А может, в этом году вы планируете освоить жонглирование огненными булавами на водных лыжах.

Существует множество вещей, которые вы хотели бы достичь для себя, и у вашей команды они тоже есть. Вы все с нетерпением ждете запуска нового продукта и (или) модернизации существующего рабочего процесса, который расшатывается на глазах.

Настраиваясь на очередную победу, можно действовать и в режиме автопилота, но хорошо бы поставить определенные цели.

Что такое постановка целей?

Постановка целей — довольно объемная тема, но когда нужно свести ее к простому определению, мы говорим так: постановка целей — это процесс определения цели, к которой вы будете стремиться в работе.

Существует масса различных теорий и рабочих листов для постановки целей, и все они направлены на то, чтобы помочь вам достигать ваших целей.

Говоря о целях, стоит обозначить один очевидный момент. Существует два различных типа целей: краткосрочные и долгосрочные.

Краткосрочная цель говорит сама за себя: это то, чего вы надеетесь достичь в ближайшем будущем — как правило, в течение года. Это может быть улучшение своего результата на дистанции 5 километров к концу месяца или работа с командой, в результате которой к концу квартала вы внедрите новый процесс адаптации сотрудников.

Долгосрочные цели требуют больше времени. Это вещи, над которыми можно работать больше года — или даже нескольких лет.

Примером долгосрочной цели может быть управление отделом в ближайшие пять лет или открытие салона красоты для собак к своему 40-летию. Может быть, ваша команда намерена отказаться от аутсорсинга и полностью выполнять проекты своими силами.

Необходимость сочетать краткосрочные и долгосрочные цели не дает вам расслабиться, но есть и хорошая новость: устанавливать их можно одинаковым способом.

Почему следует потрудиться над постановкой целей

А теперь ответьте: почему так важна постановка целей? Это не только способ выполнить задачу или пройти определенный путь. Постановка целей дает массу преимуществ. Вот лишь некоторые из них.

1. Найти свой фокус

Не трудно думать о вещах, которые вы и ваша команда хотите сделать. В один из дней вы, возможно, захотите показать своему списку дел, кто тут главный, проведете мощный сеанс мозгового штурма с командой и определите, какой групповой костюм наверняка победит на корпоративном конкурсе.

Ваш мозг забит вещами, которые вы хотели бы сделать. Но когда дело доходит до реального выполнения всех этих планов, начинаются проблемы.

В этом прелесть постановки целей. Она заставляет вас продумать, что же вам нужно, и создать график, чтобы все это реализовать. Проделав эту базовую работу, вы можете сосредоточить свои усилия и энергию на целях, которых действительно важно достичь.

2. Оставаться на правильном пути

Вы заметили, что в определении постановки целей мы использовали слово «процесс». Все потому, что постановка целей — это системная работа, которая требует структурированного подхода.

Большинство методов и теорий предлагают использовать конкретные формулировки, учитывать важные показатели, устанавливать сроки выполнения — и таким образом закладывают основу для того, чтобы ваша цель стала реальностью.

Такая структура позволяет следить за вашим прогрессом и оставаться на правильном пути гораздо лучше, чем простое наличие в голове амбиций и примерного направления.

3. Мотивировать себя

Установка цели несет в себе больше стабильности и конкретики, чем произнесенная фраза: «Надеюсь, рано или поздно мы доберемся до этого…»

И это главное. Постановка целей повышает ответственность — вашу личную и вашей команды, — а значит, у вас будет больше мотивации пройти этот путь.

Обеспечьте себе мотивацию, поделившись своей целью с человеком, которому вы доверяете (да, можно и с участниками команды). По данным одного исследования Доминиканского университета, 70 % участников, которые установили цель, а затем рассказывали о ходе ее достижения друзьям, смогли достичь результата.

Как установить цели, которых важно придерживаться

Вы тоже хотите ощутить сладкий вкус победы, верно? Вот что нужно сделать для этого.

1. Выберите программу для постановки целей

Иногда постановка цели может быть не сложнее, чем загрузка подкаста для поездки. Если вы будете следовать одному из методов, наверняка все пройдет гладко. Вот некоторые варианты.

• SMART-цели. SMART расшифровывается как «конкретная, измеримая, достижимая, релевантная и ограниченная по времени». При использовании SMART-целей требуется заполнить весь этот список. Ознакомьтесь с подробной информацией о SMART-целях, а также с некоторыми примерами SMART-целей, чтобы начать работу.
• Цели и ключевые результаты (OKR). При работе с OKR нужно сформулировать цели в виде общих амбициозных утверждений качественного плана (помните, OKR должны быть великими!), а затем назначить результат и владельца для каждой из них. После этого вы будете использовать регулярную оценку OKR, чтобы проверять свой прогресс, выявлять риски невыполнения целей и по мере необходимости исправлять курс.

Нет единственно правильной системы. Вопрос в том, что нужно именно вам и с помощью какой методики вы сможете достигнуть желанной цели.

2. Выражайтесь конкретно

Какой бы метод вы ни выбрали, важно точно сформулировать, чего вы пытаетесь достичь. Трудно работать с расплывчатыми целями, такими как «улучшить обслуживание клиентов» или «стать счастливой командой»; еще сложнее отслеживать прогресс в достижении этих туманных целей.

Вот почему нужно заставить себя копать глубже и дойти до конкретного конца игры. Спросите себя: «Как же выглядит «счастливая команда»?» Возможно, это подразумевает, что у вас больше времени на общение вне рабочих проектов. Хорошо, а точнее? Нужны регулярно запланированные часы свободного общения и мероприятия для всей команды.

Продолжая двигаться в сторону уточнения, вы в конечном итоге получите намного более четкую цель, например: «Запланировать регулярные командные мероприятия». Это гораздо более конкретно, чем «стать счастливой командой».

3. Делайте цели измеримыми

Вы сформулировали, чего хотите достичь, но теперь важно разобраться, когда можно будет почивать на лаврах. Выясните, как выглядит успех.

Давайте для ясности вернемся к примеру объединения команды. Что значит «регулярно» проводить часы общения? Как часто? Зафиксируйте это с конкретными цифрами, которых можно будет придерживаться для формирования ответственного отношения.

В результате ваша цель может выглядеть примерно так: «Запланировать хотя бы одно мероприятие для всей команды в месяц».

Теперь вы точно определили ожидания для себя и своей команды. Но помните, это не упражнение «сделал и забыл». Теперь нужно на самом деле следовать плану и отслеживать, насколько хорошо это получается. У нас в команде Confluence используют сигналы и измерения, чтобы внимательно следить за выполнением цели. Подробнее об этом см. в этом сборнике сценариев .

4. Устанавливайте сроки

Цели обычно не растягиваются до бесконечности в первоначальном виде: они либо приходят к концу, либо развиваются.

Здесь в игру вступают сроки выполнения, особенно для целей, которые не требуют ежедневных усилий. Установите дату завершения, чтобы вы точно знали, сколько времени займет достижение цели.

Ваш срок может быть датой, интервалом времени, большой радостью в будущем или всем сразу. Например, если речь о том, чтобы собрать вашу команду вместе для общения, представление о сроках меняет формулировку цели на примерно следующее: «Запланировать хотя бы одно мероприятие для всей команды в месяц и распространить календарь предстоящих событий не позднее первого четверга каждого квартала».

Твердый срок выполнения не дает вам сбиться с пути, потому что вы точно знаете, сколько времени у вас осталось.

5. Записывайте

Возьмите цель, над которой вы усердно поработали, запишите ее, а затем сделайте так, чтобы она постоянно была перед глазами. Приклейте ее к монитору компьютера или на зеркало в ванной комнате. Добавьте ее в календарь или умный помощник на телефоне. Или расскажите своей команде и попросите их помочь вам выполнить программу, регулярно напоминая о ней.

Разумеется, запись вашей цели не является юридическим обязательством или чем-то подобным. Тем не менее, как бы вас это ни удивляло, даже без угрозы судебного иска такой подход повышает ваши шансы на достижение поставленной цели.

В том же исследовании, проведенном Доминиканским университетом, участники с большей вероятностью достигали своих целей, если записывали их, даже когда при этом не делились целями с кем-либо. Независимое исследование Гарвардской школы бизнеса показало, что 3 % выпускников их программ MBA, которые записывали цели, уже через 10 лет после выпуска зарабатывали в 10 раз больше, чем остальные 97 % в сумме.

Записывая свою цель, лучше собрать все подробности в одном месте: срок выполнения, план действий и все вспомогательные ресурсы, которые вам могут пригодится (задумайтесь об инструкциях к фокусам с картами или о журнале ваших тренировок). Использование Confluence — потрясающий способ документировать свои цели, следить за прогрессом и здесь же хранить вспомогательную информацию, так как это ПО обеспечивает гибкость и может расширяться по мере развития вашей цели.

6. Постоянно помните о расстановке приоритетов

Вы сделали это, и теперь вы сосредоточены, мотивированы и можете профессионально достигать больших высот. Так и есть. Все готово!

Теперь вы сертифицированный специалист по целеполаганию, и у вас, вероятно, появится много вещей, которых вы захотите достичь одновременно. К сожалению, вы существуете в единственном экземпляре, и клонирование пока не работает. Попытка выполнить слишком много целей сразу будет очень похожа на попытку жонглировать горящими булавами на водных лыжах (причем с завязанными глазами). Ваше внимание и энергия будут рассеяны слишком сильно.

Вы справитесь гораздо лучше, если расставите все свои цели в порядке важности и значимости, начнете с первой, а затем поочередно выполните остальные.

Помочь вам в этом деле может матрица приоритетов. Она обеспечит классификацию целей на основе их срочности и важности, чтобы вы были уверены, что начинаете с самого главного.

Как поставить цели, которых вы сможете достичь

Если бы постановка цели была конечной целью… Это многое бы упростило, но с таким подходом вы далеко не уйдете.

В этом месте многие личности и команды терпят крах. Они считают, что сказать что-то — это то же самое, что сделать. Избегайте этой ловушки: создавайте план действий.

1. Двигайтесь постепенно, по шагам

Ваша цель настолько огромная, что вы понятия не имеете, с чего начать? Мы готовы помочь.

Вот план: разбейте эту скалу на более подъемные кусочки размером с гальку. Например, если вы начинаете в компании период открытой регистрации возможностей на предстоящий год, можно разбить этот проект следующим образом.

• Определите, какие льготы изменились с прошлого года
• Отредактируйте документы и обновите диаграммы
• Объявите об изменениях на общем собрании компании
• Составьте график и план открытой регистрации
• Обновите корпоративный сайт и сопроводительные материалы

Деление огромной цели на маленькие задачи упрощает начало работы и делает его не таким страшным. Кроме того, это способствует мотивации, поскольку обеспечивает маленькие победы на вашем пути. Все это согласуется с принципом прогресса, в котором говорится, что маленькие победы играют роль топлива, обеспечивающего движение вперед.

2. Разберитесь с ресурсами

Что вам требуется, чтобы достичь каждой контрольной точки и станцевать победный танец? Какие ресурсы, какое количество времени и какие навыки помогут вам шаг за шагом следовать к финальной цели?

Если вы хотите сделать объявление об изменениях на следующем общем собрании компании, очевидно, что вам нужно все подготовить к первому четвергу следующего месяца. Это означает, что нужно шевелиться — тем более если вы полагаете, что вашей команде потребуется не меньше недели, чтобы определить все изменения и обновить всю документацию.

Обозначьте то, что вам нужно, прямо сейчас, чтобы начать планирование и распределение ресурсов. Надеемся, это поможет вам обойти все узкие и проблемные места, когда вы погрузитесь в процесс работы по достижению своей цели.

3. Установите график

У вас есть контрольные точки и твердое понимание того, что вам нужно. Но ваш подход все еще несколько размыт, и вы не понимаете, с чего на самом деле начать работу. Самое время добавить контрольные точки в ваш рабочий процесс.

Ваш последний шаг в постановке целей — расставить все контрольные точки в логичном порядке. Основываться можно на таких вещах, как важность или количество времени, которое требуется для выполнения. Возможно, у вас уже есть установленная последовательность, которой вас попросило следовать руководство.

В примере с открытой регистрацией возможностей в вашей компании вы понимаете, что не можете обновить веб-сайт и сопроводительные материалы, пока не отредактируете все соответствующие внутренние документы и диаграммы. А это не получится сделать, пока не выяснится, что изменилось по сравнению с прошлым годом.

Перемещая эти части между собой, вы сможете выстроить дорожную карту, чтобы опираться на нее в дальнейшем. Можете станцевать победный танец — а потом пора работать!

Сделайте постановку целей своим секретным (но не слишком) оружием

Будь то марафонский забег или пересмотр устаревшего командного процесса — у вас достаточно личных и командных амбиций, чтобы начать работу. Бесконечные колебания не помогут вам двигаться вперед.

Процесс постановки целей предоставляет вам конкретные шаги, которые можно выполнить, чтобы поставить перед собой четкую цель и мотивировать себя на работу в этом направлении.

Следуйте инструкциям, и вскоре вы основательно продвинетесь от планирования к достижению ваших целей. Мы в вас верим!

4.4. Результат проекта

Основным результатом проекта является достижение поставленной основной цели проекта. Результат проекта описывают через формулировку целей. Описание должно быть максимально точным, содержать как количественные (сколько?), так и качественные (как хорошо?) показатели, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта.

Результатом проекта может быть продукт, изменение, психологическое состояние или объект, который разрабатывается в проекте. Результаты можно разделить на промежуточный (к примеру, план разработки системы) и окончательный, или итоговый результат (например, готовая система).

Основой оценивания результата является первоначальная цель проекта. Итоговый результат проекта сравнивают с поставленной целью проекта.

Качество результата зависит от многих показателей. Очень важны системы и структуры, которые созданы организацией для поддержки проекта. Хороший результат, т. е. качественный, достигается тогда, когда все элементы качественные и уравновешены. Качественно сделать хорошую вещь с первой попытки очень тяжело и редко удается. Опыт является также показателем качества. Если Вы действительно хотите достичь хорошего, т. е. качественного результата, запланируйте время для приобретения опыта.

Как сформулировать эффективные цели проекта

Менеджеру проектов практически невозможно довести проект до успешного завершения без постановки целей. Используя методику SMART для определения целей, менеджеры проектов и их коллеги могут составить эффективный план проекта и обеспечить его своевременное выполнение в рамках бюджета.

Узнайте, какие цели проекта можно поставить по методике SMART, как их сформулировать и использовать Wrike для определения четких и точных целей для вашего следующего проекта!

Что относится к целям проекта?

В целом, цели проекта – это определенный результат, к которому нужно прийти при выполнении проекта. Цели проекта влияют на каждое принятое решение в цикле работы над проектом, поэтому так важно четко их сформулировать с самого начала.

Один из лучших способов постановки определенных и конкретных целей — использование методики SMART при управлении проектами.

Постановка SMART-целей проекта

Зачастую система SMART используется для постановки личных и деловых целей, но также она эффективна для разработки целей проекта. SMART – это аббревиатура: цели должны быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Attainable), актуальными (Relevant) и ограниченными во времени (Time-bound). Давайте рассмотрим каждый из этих элементов.

Конкретные (Specific)

Когда цели проекта довольно туманны, это может привести к потере мотивации. Например, сложно вдохновиться целью «увеличить уровень продаж». Однако если цель проекта – «повысить уровень продаж на 15% по сравнению с прошлым кварталом», то вы с коллегами уже можете понять, к чему стремиться, и начать планировать стратегию по ее достижению.

При составлении конкретных целей проекта поставьте 5 вопросов для каждой из них: чего вы хотите достичь, почему это важно, кто будет участвовать, где это нужно (или где располагается) и какие есть ресурсы или ограничения?

Измеримые (Measurable)

Чтобы точно знать, каких результатов вы уже достигли, вы должны поставить измеримые цели. Кроме того, измеримые цели позволят отслеживать достигнутый прогресс на протяжении всего цикла проекта и помогут сохранить концентрацию для соблюдения поставленных сроков.

Измеримые цели проекта должны отвечать на вопросы: сколько и как я узнаю, что цель уже достигнута?

Достижимые (Attainable)

Если вы поставите нереалистичные и недостижимые цели, то обречете себя и команду на провал. Вместо этого настройтесь на успех: убедитесь, что поставленных целей можно достичь с учетом доступных ресурсов и существующих ограничений.

Достижимая цель проекта может бросить вызов команде, но будет в рамках их способностей. Поставить достижимую, но сложную цель – значит, определить действенные возможности или ресурсы, которые раньше ускользали из поля внимания.

Актуальные (Relevant)

Актуальная цель проекта должны быть согласована с другими бизнес-целями и представлять ценность для организации или клиента.

Ограниченные во времени (Time-bound)

И наконец, у эффективных целей проекта есть четкий срок выполнения или окончания. Если проекты не ограничены по времени, очень легко отвлечься и не достичь поставленных целей. Четко определенные вехи и сроки проекта помогут команде своевременно выполнять задачи.

Как поставить цель

Цели проекта могут показаться довольно простыми. Однако когда нужно их определить и сформулировать, лучше использовать многоуровневую систему. Предлагаем несколько советов о постановке целей по критериям SMART:

1. Начните с общей концепции.
   Каждый проект должен начинаться с общей концепции. Представьте, что это краткий обзор курса и направления проекта, даже если что-то в нем кажется недостижимым. Общая концепция поможет в дальнейшем описать стратегию, поэтому она будет скорее напоминать журавля в небе, голубую мечту. Концепция должна вдохновлять и мотивировать ваших сотрудников.
2. Укажите общие цели.
   После формулировки концепции нужно определить общие цели. Общие цели тоже относятся к высшему уровню этой условной схемы, обычно они долгосрочные и задают тон для постановки детальных целей. Другими словами, цели проекта – это средства достижения общих целей.
3. Сформулируйте цели проекта.
   Теперь вы можете разработать цели проекта. Это очень подробные фразы, описывающие конкретные результаты выполнения проекта. Конечно, цели проекта должны соответствовать системе SMART для достижения максимального эффекта.

Примеры целей проекта

Допустим, ваша команда стремится к 100%-му уровню удовлетворенности клиентов. Даже если это недостижимо, эта концепция будет мотивировать и вдохновлять исполнителей на достижение общей цели и цели проекта по методике SMART.

Например, общая цель в рамках концепции 100%-го уровня удовлетворенности клиентов может быть такой: эффективная онлайн-система обработки заявок в службу поддержки. Здесь цель проекта может звучать так: внедрить новую онлайн-систему службы поддержки, чтобы период реагирования на заявку длился менее 1 часа. Цель проекта будет включать дату выполнения, а также показатели для оценки результата.

Как определить цели проекта вместе с Wrike

На платформе для управления проектами Wrike вы со своими сотрудниками можете с легкостью создавать и определять цели для каждого проекта. К примеру, вы можете создать в Wrike новую папку проекта, в которой сотрудники будут собирать идеи и цели. В ней также вы можете взаимодействовать с другими участниками для согласования общих целей с концепцией, составления целей проекта по методике SMART, которых нужно достичь в ходе выполнения проекта.

Хотите узнать больше о том, как Wrike помогает определять и достигать целей проекта? Начните с бесплатной двухнедельной пробной версии уже сегодня!