Если нет директора кто подписывает документы

Подписание документов в отсутствие руководителя

Подборка наиболее важных документов по запросу Подписание документов в отсутствие руководителя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Временное исполнение обязанностей:
Возложение обязанностей без согласия работника
Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора
Возложение обязанностей кассира
Временное исполнение обязанностей
Дополнительное соглашение об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
Показать все

Временное исполнение обязанностей:
Возложение обязанностей без согласия работника
Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора
Возложение обязанностей кассира
Временное исполнение обязанностей
Дополнительное соглашение об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
Показать все

Судебная практика

Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2023 N 14АП-5367/2023 по делу N А05-13188/2022
Требование: О признании недействительным решения налогового органа о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения.
Решение: В удовлетворении требования отказано. Кроме того, право первой подписи банковских документов принадлежит руководителю общество. Доказательств, подтверждающих исполнение платежных поручений в отсутствие подписи руководителя общества, не имеется. Из представленных обществом пояснений невозможно определить источник сведений бухгалтера общества о наименовании и реквизитах счета контрагента для перечисления денежных средств за поставку лесопродукции. Изложенные в дополнения к заявлению от 14.04.2023 обстоятельства и представленный регламент ведения договорной работы от 16.11.2020 сведения о таком источнике не подтверждают.

Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.02.2022 N 15АП-23497/2021 по делу N А32-32849/2021
Требование: О взыскании задолженности по договору подряда и неустойки.
Решение: В удовлетворении требования отказано. Довод истца о прерывании срока исковой давности в связи с подписанием акта сверки расчетов правомерно признан судом первой инстанции несостоятельным, поскольку акт сверки, подписанный главным бухгалтером в отсутствие подписи руководителя, не является документом, порождающим права и обязанности должника в отношении третьих лиц, и не свидетельствует о признании ответчиком долга.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: Подписываем документы за директора
(Лобанова Н., Смольянинова М.)
(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2021, N 4) Выясним, как правильно оформить подписание документов другим лицом в отсутствие руководителя; какие документы можно подписывать за директора при его официальном нахождении на работе; можно ли делегировать это право не одному, а нескольким сотрудникам компании. Расскажем, какой способ передачи полномочий лучше избрать: штатное заместительство, внутреннее или внешнее совместительство на время отсутствия директора, исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя без освобождения от основной работы, временный перевод на должность директора. Проанализируем, какими документами можно подтвердить полномочия лица, подписавшего документ вместо директора, какие документы можно подписывать по доверенности, какую должность вписывать в реквизит «подпись». И наконец, раскроем нюансы делегирования права подписи кадровых документов, ведь в этой части чаще всего на практике и допускают ошибки.

Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДС Вывод о недостоверности счетов-фактур, подписанных не лицами, значащимися в учредительных документах поставщиков в качестве их руководителей, не может самостоятельно, в отсутствие иных фактов и обстоятельств, рассматриваться в качестве основания для признания налоговой выгоды необоснованной.

Нормативные акты

Приказ ФСС РФ от 25.04.2019 N 231
«Об утверждении Административного регламента предоставления Фондом социального страхования Российской Федерации государственной услуги по установлению скидки к страховому тарифу на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2019 N 56179) 70. Способом фиксации результата административной процедуры является проставление отметки о дате выдачи заявителю на личном приеме приказа территориального органа Фонда об установлении скидки или об отказе в установлении скидки, подписанного руководителем (в его отсутствие — заместителем руководителя) территориального органа Фонда) либо присвоение исходящего (регистрационного) номера соответствующему документу, направленному заявителю почтовым отправлением.

Приказ ФСС РФ от 25.04.2019 N 230
«Об утверждении Административного регламента Фонда социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по подтверждению основного вида экономической деятельности страхователя по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — юридического лица, а также видов экономической деятельности подразделений страхователя, являющихся самостоятельными классификационными единицами»
(Зарегистрировано в Минюсте России 07.10.2019 N 56170) 117. Результатом административной процедуры является направление в многофункциональный центр решения территориального органа Фонда об установлении заявителю с начала текущего года размера страхового тарифа, соответствующего классу профессионального риска основного вида экономической деятельности заявителя, и/или размера страхового тарифа, соответствующего классу профессионального риска, по каждой самостоятельной классификационной единице (подразделению заявителя) в форме уведомления, подписанного руководителем (в его отсутствие — заместителем руководителя) территориального органа Фонда.

Правовые ресурсы

«Горячие» документы
Кодексы и наиболее востребованные законы

Обзоры законодательства

Федеральное законодательство
Региональное законодательство
Проекты правовых актов и законодательная деятельность
Другие обзоры

Календари
Формы документов
Полезные советы

Право подписи первичных документов: кому и как передать

Рассмотрим все, что касается заверения первичных документов. Основные вопросы возникают из-за возможности передачи такого права по доверенности. Кому и как его могут передавать – рассмотрим в статье.

Что относится к документам первичного учета

Для начала определимся с правовыми источниками по вопросу. Порядок оформления и регистрации документов первичного учета, как и само определение этих учетных бумаг, вводится 9 статьей Федерального закона «О бухгалтерском учете» (403–ФЗ от 06.12.2011). Данная норма указывает, что все факты хозяйственной деятельности организации должны быть зафиксированы либо санкционированы особым образом. Такое сопровождение или фиксация осуществляется через первичный учет.

Документы первичного учета делиться на две группы:

первичные документы кадрового учета;
первичные документы бухгалтерского учета.

Рассмотрим, что входит в эти две группы более подробно.

В первую группу входят:

личные карточки сотрудников;
расписание работы в организации;
график отпусков сотрудников;
контроль рабочего времени;
расчет заработной платы сотрудников.

Ко второй группе относят следующее:

договоры;
выписки по расчетным счетам;
документы по платежам;
накладные;
счета–фактуры;
акты выполненных работ;
акты оказанных услуг;
кассовые либо товарные чеки.

С первичкой все более или менее понятно. Давайте подробнее рассмотрим и закрепим, чем являются и для чего нужны документы первичного кадрового учета. Если сказать простым языком, эти первичные документы служат для расчета и фиксации рабочего процесса сотрудников компании, а также учета заработной платы, исходя из этого самого рабочего процесса.

Помимо заработной платы первичная кадровая документация нужна для расчета отпускных и больничных выплат, расчетов по временным или единоразовым договорам, пособий, командировочных средств. На основании первичной кадровой документации происходит расчет налоговых и страховых отчислений. Иными словами, вся бухгалтерская составляющая, касающаяся сотрудников организации.

Получается любой документ, касающийся вышеперечисленного, является первичным?

Чтобы первичка, могла считаться таковой по закону, она должна обладать специальными элементами, их называют основными реквизитами. Рассмотрим подробнее эти реквизиты:

название;
дата составления;
название организации, являющейся составителем первичного документа;
факт из хозяйственной деятельности организации, который фиксируется или санкционируется первичным документом;
показатели, используемые для оценки факта хозяйственной деятельности (они исчисляются в натуральном либо в денежном выражении);
информация о должности лица (или нескольких лиц), которое является ответственным за факт хозяйственной деятельности организации, описанный в первичной документации;
личные реквизиты и подписи должностных лиц, ответственных за описываемый факт.

Только при наличии этих обязательных реквизитов документ может быть официально отнесен к первичным.

Обратите внимание: организации в праве самостоятельно определять форму документации первичного учета. Есть готовые формы, но можно иметь и свои, главное строго соблюдать наличие указанных выше реквизитов.

Как бухгалтеру повысить эффективность, при работе с документами первичного учета и не только?

Ответов на этот вопрос на просторах интернета вы найдете очень много, однако практических решений данного вопроса довольно ограниченное количество. Одним из наиболее частых путей является внедрение электронного архива документов. Это удобно сразу по целому ряду причин:

экономия места, занимаемого бумажным архивом (напомним, бумаги необходимо хранить несколько лет);
скорость обработки данных. Система сама считает все необходимые реквизиты и определит документ туда, где вы легко сможете его найти;
скорость поиска бумаг. Теперь не нужно тратить много времени на поиск и копирование нужного документа, все что вам нужно, вписать данные нужного документа в поиск и вы тут же получите ее;
надежность. Документация в электронном архиве хранятся сколь угодно долго, не теряясь, среди сотен других.

Заинтересованы в ускорении работы с первичными документами?

Программа «Скан-Архив» поможет решить эту проблему. Получите консультацию от нашего специалиста.

Кто изначально обладает правом подписи документов первичного учета

Изначально правом подписи документов первичного учета обладали два человека в организации: руководитель и главный бухгалтер. Это изменилось с принятием Закона № 402.

Первая подпись, принадлежащая руководителю, осталась неизменной, а по второй произошла оптимизация. Теперь ее необязательно оставлять именно бухгалтеру, это может быть любой сотрудник компании. Необходимо лишь согласование такого права с руководителем.

Свою же подпись руководитель может ставить сам, а может передать это право каким–либо сотрудникам. Конечно, как правило, руководитель такое право за собой сохраняет.

Порядок передачи права подписи первичных документов

Существуют два способа, позволяющие передать право подписи документов первичного учета, рассмотрим их:

руководитель организации может составить по этому поводу распорядительный документ – приказ. Такой документ, заверенный руководителем, является основанием для передачи права подписи первичных документов;
вторым основанием также выступает документ, исходящий от руководителя организации. Основанием для передачи права подписи первичных документов является доверенность.

Обратите внимание: руководитель организации может передать право подписи документов первичного учета, как уполномоченному сотруднику, так и третьему лицу, не имеющему отношения к этой организации.

От чего зависит применение того или иного способа?

Способ, который выберет руководитель организации, при передаче права подписи первичных документов, зависит от функционала, возложенного на человека, которому передают такое право. Исходя из этого, руководитель не может свободно выбирать форму передачи.

Сперва рассмотрим ситуацию, когда руководитель использует для передачи права подписи первичных документов приказ. Стоит отметить, что может быть формально может быть использован не только приказ, но и другой документ, выступающий в качестве локального нормативного акта. Действие такого документа распространяется только на людей, занимающих в компании какие–либо должности, на ее сотрудников. Соответственно такой тип передачи права подписи первичных документов может быть использован только в отношении сотрудника организации.

В случае доверенности работают другие правила. Руководитель может передать право подписи первичных документов с помощью доверенности человеку, не занимающему вообще никакой должности в компании. То есть сторонники физическому лицу.

Обратите внимание: использование права передачи подписи первичных документов, в обоих случаях позволяет лицу, которому это право делегировано, заверять как документы первичного кадрового учета, так и бухгалтерского учет. В этом смысле ограничений нет.

Основной юридической тонкостью, при передаче права подписи документов кадрового и бухгалтерского учета заключается в следующем. Способы передачи такого права, а именно приказ и доверенность от руководителя, регулируются разными законодательными базами. Так, приказ, или иной локальный нормативный акт, подчиняется Трудовому кодексу. В свою очередь, доверенность регулируется нормами Гражданского кодекса. Это необходимо учитывать при работе с этими документами.

В работе с документами теоретическая подкованность играет особо важную роль. Однако не всегда даже самой серьезной подготовки достаточно для выполнения задач, связанных с первичными документами. Основная проблема кроется в большом количестве самой первичной документации. Ведь этим видом документов фиксируется любой факт хозяйственной деятельности предприятия.

Как справиться с большим количеством документов?

В крупных (и не только) организация первичных документов много. Работа с ними отнимает время. Исправить ситуацию поможет «Скан-Архив».

Как правильно оформить приказ на передачу права подписи первичных документов

Когда руководитель организации ставит себе задачу передать право подписи первичных документов кадрового или бухгалтерского учета, необходимо в первую очередь определиться с кандидатом, которому будет такое право делегировано.

Если речь идет о сотруднике организации, а сами документы касаются внутреннего оборота, наилучшим решением будет использование локального нормативного акта, зачастую таким актом является приказ.

Можно ли издать приказ о передаче права на подпись первичных документов сразу на нескольких сотрудников?

Исходя из действующего законодательства, такое право у руководителя организации есть. Одним приказом руководитель организации может делегировать право подписи первичных документов сразу нескольким сотрудникам, если это необходимо для выполнения ими своих должностных обязанностей.

Отметим, что в такую группу сотрудников могут войти как лица уже имеющие право подписи первичных документов кадрового или бухгалтерского учета. Наравне с ними в группу могут сотрудники, не обладавшие ранее таким правом, исходя из своих должностных обязанностей.

При подготовке приказа, наделяющего правом подписи сразу нескольких сотрудников, важно четко определить и разграничить первичные документы, которые имеет право подписывать конкретный сотрудник. Таковы рекомендации Министерства финансов. Она направлена на оптимизацию, чтобы каждый сотрудник имел четкую зону ответственности, не было путаницы между документами и правом их подписания.

Помимо всего прочего, приказ может определять право подписи конкретного первичного документа сотруднику, который исходя из своей должности и так обладает правом подписания ряда других первичных документов. Иногда происходит так, что спектра полномочий сотрудника недостаточно, это можно исправить, издав соответствующий приказ.

В этом случае важно учесть два основных момента:

конкретное определение первичных документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
необходимо дополнить приказ специальным приложением. В нем должен содержаться образец подписи сотрудника, которому передается право заверять ей первичные документы кадрового или бухгалтерского учета.

Для большего удобства наших читателей, мы прикладываем образец приказа о передачи права подписи первичных документов со всеми необходимыми реквизитами.

Обратите внимание: если в приказе на передачу права подписи первичных документов не обозначены сроки действия этого приказа, он будет автоматически считаться бессрочным. Учтите это при оформлении приказа.

Хотите ускорить поиск документов в разы?

Вам поможет программа «Скан-Архив». С помощью нее вы сможете находить нужный документ по одному из ключевых признаков.

Как передать право подписи первичных документов в работе с аутсорсом

Организации довольно часто прибегают к привлечению сторонних ресурсов. Бухгалтерский учет одна из наиболее частых сфер деятельности, в которой используют аутсорс. Зачастую в компаниях, прибегающих к такому, нет главного бухгалтера, чья подпись нужна для оформления приказа. Как в таком случае оформить приказ о передачи права подписи первичных документов учета?

Все просто. Если главного бухгалтера в организации нет, приказ может подписать руководитель самостоятельно. При этом, руководитель может передать такое право, как сотруднику, являющемуся штатным специалистом внутри компании, так и представителю внешней организации, выполняющей функции по ведению бухгалтерского учета.

Помимо приказа существует еще одна форма передачи права подписи первичных кадровых и бухгалтерских документов. Это доверенность. В отличии от приказа, доверенность обладает одной, иногда очень нужной, особенностью. По доверенности такое право можно передать не только сотруднику организации, но и стороннему лицу. Юридически он может вообще не иметь отношения к данной организации.

Как правильно оформить доверенность для передачи права подписи первичных документов

Наиболее часто доверенность применяют в случае, когда право первичной подписи необходимо передать третьему лицу. Заверить своей личной подписью такую доверенность может руководитель организации, он делает это на основании действующего законодательства, а также устава организации.

Именно руководитель организации является доверителем в данном случае. Гражданин, выступающий доверенным лицом выступает самостоятельно, как говорилось ранее, он может не работать в организации, поэтому подпись он ставит именно как физическое лицо.

Важным является указания даты, когда доверенность вступает в силу. Если такой даты не будет указано в тексте, доверенность не будет работать, а любые подписи доверенного лица будут по ней недействительны. Также, не стоит забывать про срок окончания доверенности. Доверенность может давать право подписи на любой срок. Если же дата окончания не будет обозначена, доверенность будет действовать один год.

Не стоит забывать о правильном заполнении реквизитов доверенного лица. Обязательно нужно указать в доверенности: фамилию и имя гражданина (отчество при наличии), место проживания, дату рождения, а также данные документа, используемого для удостоверения личности при составлении доверенности.

Обратите внимание: в случае, если у доверенного лица отзывают права подписи первичных документов и доверенность аннулируется, необходимо направить предупреждения об этом всем лицам, с которыми данный гражданин мог воспользоваться правом подписи.

Доверенность на право подписи первичных документов может быть составлена и на сотрудника организации. В этом случае доверенность необходимо дополнить. Следует обозначить факт передачи права подписи первичных документов в трудовом договоре сотрудника, либо составить с ним дополнительное соглашение. Помимо этого, необходимо внести изменения в должностную инструкцию сотрудника.

Обратите внимание: сотрудник, в отношении которого составлена доверенность, и данный факт занесен в его трудовой договор и должностную инструкцию, обязан поставить подпись и дату под внесенными изменениями.

Как снизить вероятность ошибки в работе с документами?

Из-за большого количества документов сотрудники часто совершают ошибки. Внесение данных вручную ведет к этим ошибкам. Проблему можно решить, внедрив «Скан-Архив».

Виды доверенности на право подписи первичных документов

Доверенностей на право подписи первичных документов существует три вида:

Разовая доверенность

Такая доверенность позволяет передать право подписи первичного документа однократно. То есть лица, которому доверяют подпись, может сделать это один раз с конкретным первичным документом.

Специальная доверенность

Такой тип доверенности применяется, когда помимо подписи первичного документа, доверенному лицу необходимо выполнить какое–либо поручения руководителя, то есть, представить его интересы. Такая доверенность, как правило, остается действительной в короткий срок, либо выдается для исполнения конкретного поручения и подписи документов в ходе его исполнения.

Генеральная доверенность на представление интересов

Это самый серьезный тип доверенности. Она дает право доверяемому лицу не только оставлять свою подпись на документах первичного учета, но и полностью представлять интересы доверителя, вести от его лица переговоры, выполнять поручения, ставить подписи на документах. Основное отличие такого типа доверенности от предыдущего состоит в сроках. Такая доверенность может действовать на протяжении нескольких лет.

Как видите, доверенности на право подписи первичных документов бывают разных типов, предназначены для самых различных ситуаций и обстоятельств. Для большего удобства наших читателей мы прикрепляем образец доверенности общей конфигурации.

Общий порядок работы с доверенностью на право подписи первичных документов

В действительности не существует законодательно обусловленного формата, в котором должна находиться доверенность на право подписи первичных документов. Оформление такой доверенности подчиняется общим принципам и правилам делопроизводства. Как правило, доверенность оформляют на типовом бланке компании, в относительно свободной форме, учитывая типичный образец.

Обратите внимание: в некоторых случаях доверенность на право подписи первичных документов необходимо дополнительно заверять у нотариуса. Печати организации и подписи руководителя не будет достаточно. К таким случаям относят: право на подпись документов по сделкам, а также заявления о государственной регистрации прав.

Подведем итог

Право подписи первичных документов может быть передано лицу двумя способами: приказом и доверенностью. В первом случае такое право можно передать только сотруднику организации. Во втором – как сотруднику, так и любому стороннему лицу. Ключевое право, которое такая доверенность передает физическому лицу заключается в возможности подписывать документы первичного учета.

Существует три виды доверенности: разовая, специальная и генеральная. Все они сохраняют право подписи первичных документов, но имеют различную степень углубленности прав, предоставляемых доверяемому лицу, а также различные сроки действия.

Cоздайте бухгалтеру более комфортные условия труда.

Работа с большим объемом первичных документов создает проволочки в работе бухгалтера, приводит к ошибкам, что чревато штрафами и прочими санкциями. От уровня удобства работы бухгалтера зависит многое.

Не рискуйте, внедрите программу «Скан-Архив».

Пример традиционного исправления ошибки в первичной документации

В качестве примера мы рассмотрим реальную ситуацию, где в первичную документацию необходимо внести исправления. Примером послужит типичный договор на оказания услуги, где сумма оплаты установлена в размере 26 700 рублей.

В свою очередь в акте приема-передачи по указанным работам, которые подписали обе стороны, позже обнаружилась ошибка. Оплата за оказанные услуги была указана в размере 28 800 рублей. Типичный пример неточности в первичном документе. Ошибку обнаружили лишь спустя один месяц. Давайте поэтапно разберем, как внести исправление в первичный документ.

Сделать запрос к заказчику услуги, объяснив, что произошла ошибка в заполнении первичной документации, и вам необходимо ее исправить;
далее необходимо внести все исправления, корректно заполнив оба экземпляра, а также заверив эти экземпляры со своей стороны;
найти того сотрудника фирмы-заказчика, который осуществлял прием работ, и оставлял на акте свою подпись. Он должен также своей подписью (с указанием фамилии, должности и даты) заверить исправления;
после всех проделанных манипуляций, передать заказчику его экземпляр с исправлениями.

Составление исправленного документа в дополнение к ошибочному

Как мы говорили ранее, есть два способа исправления ошибок первичной документации. Оба эти способа признаются налоговыми органами. На примере, приведенном выше, мы расскажем, как исправить ошибку в первичном документе вторым способом. Для этого необходимо составить второй акт приема-передачи работ, но уже исправленный. Составить также нужно в двух экземплярах. Далее заверить оба акта подписями, один передать заказчику, второй оставить у себя.

Обратите внимание: при использовании последнего способа исправления первичного документа, его необходимо хранить вместе с тем документом, в котором была допущена ошибка. Это требование налоговой, его необходимо соблюдать и хранить оригинал с исправленной версией на протяжении 5 лет. Это необходимо, чтобы в случае проверки первичной документации была возможность подтвердить доходы (или расходы, если вы выступали как заказчик).

Как перестать испытывать трудности при контроле документов с долгосрочным хранением?

Мы предлагаем решение, которое позволит обеспечить контроль при хранении, а также контроль возврата документов. «Скан-Архив» – решение, которое обеспечит безопасность и контроль.

Узнайте больше о возможностях программы на бесплатной консультации.

Отсутствие директора: кто подписывает документы?

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1, 2 п. 3 ст. 40 Закона № 14-ФЗ).

Деятельность наемного работника в должности директора регулируется гл. 43 Трудового кодекса РФ. Следовательно, на директора распространяются все нормы трудового законодательства, в частности, об отпуске, об оплате периода временной нетрудоспособности.

Директор — физическое лицо, с которым заключен трудовой договор, предусматривающий в том числе право работника на отдых. Соответственно, это лицо, находясь в отпуске, не выполняет свои трудовые обязанности и с точки зрения трудового законодательства, не вправе подписывать договоры, издавать приказы и распоряжения, так как все это является частью трудовых обязанностей директора.

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор (согласно Письму Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ в процессе трудовых отношений руководитель издает (в том числе в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)).

В случае если директор находится на больничном, подписание им приказов и прочих документов невозможно до окончания периода временной нетрудоспособности, так как работа во время больничного не предусмотрена трудовым законодательством.

Таким образом, на время ежегодного оплачиваемого отпуска или больничного директора следует назначить исполняющего его обязанности вне зависимости от численности (штата) организации.

Целесообразно при вступлении в должность директора определить приказом лицо, исполняющее его обязанности на время болезни, отпуска, командировки и т.п.

Вместе с тем следует учитывать, что при рассмотрении гражданско-правовых споров суды допускают оформление документов директором, находящимся в отпуске (Определение ВАС РФ от 24.11.2009 № ВАС-15541/09, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2016 № 15АП-13294/2016).

Остались вопросы? Обращайтесь к нашим Экспертам.

Обучение эффективной работе с Системой КонсультантПлюс для бухгалтера, юриста, кадровика. Без дополнительной оплаты. Ждем Вас

Как руководителю обезопасить себя: документы, которые нельзя подписывать

Если коротко, руководитель отвечает за всё. Он ежедневно управляет процессами и командой, выступает от имени организации перед проверяющими, отчитывается перед собственниками бизнеса.

За ошибки ему угрожает увольнение, дисциплинарная, материальная и даже уголовная ответственность.

Да, всё серьёзно, и резонно возникает вопрос: как руководителю обезопасить себя? Какие документы подписывать, а какие — лучше не надо. И как сделать так, чтобы делегировать часть ответственности вместе с подписанием документов.

Давайте посмотрим, можно ли снизить риски руководителя.

Кто имеет право подписывать документы в бизнесе

4% компаний выстраивают документооборот и распределяют ответственность между сотрудниками;
в 81% фирм, в основном малый бизнес, все документы подписывает генеральный директор;
в 15% компаний руководство пытается снять с себя все полномочия и ответственность для собственной безопасности.

Кто может подписывать документы?

Без доверенности — только те, кто прописан в учредительных документах компании. Это директор (иногда их несколько), правление (иной коллегиальный орган этого уровня), управляющий.
Уполномоченные лица по доверенности.

Один или несколько человек физически не могут проконтролировать каждый документ, и чем компания больше, тем больше подписантов.

Например, в фирме из 100 человек как минимум 4 сотрудника должны поставить подпись на договоре:

исполнитель (инициатор данного процесса),
юрист по сделкам,
бухгалтер или финансовый директор, кто отвечает за деньги компании и финансовый план,
руководитель или гендиректор.

Генеральный физически не может просмотреть каждую бумажку. И подписи (визы) на договоре предыдущих троих сотрудников позволяют разделить ответственность между подразделениями.

Последовательность подписей в законодательстве не регламентирована. Она задается внутри компании и исходит из здравого смысла и логической цепочки движения документа.

Чем больше бизнес, тем больше регламентов. Это логично, например, чтобы система не рухнула, если сломается отдельное звено или уйдёт конкретный сотрудник. Поэтому в бизнесе должен быть чёткий регламент по подписанию договоров.

Как руководителю делегировать документооборот

Можно перепоручить подписание документов. Здесь возможны две основные ситуации.

Вариант 1. Директор на рабочем месте

Назначают человека, который подписывает документ одновременно с руководителем.

Также здесь могут распределяться и меняться полномочия между подразделениями, менеджерами, закупщиками — теми, кто находятся на местах.

Как это происходит на практике.

Простой пример — поставили товар на точку. Подписать накладную должны люди на месте, причём своей фамилией, а не изображать подпись директора, которого в реальности там не было. Подделка подписи — уголовная ответственность.

Вариант 2. Руководитель отсутствует

Чтобы шеф мог спокойно уезжать, и при этом его подписью (электронной или факсимиле) никто не пользовался, нужно составить приказ о замещении: «В период отсутствия директора функции выполняет такой-то».

Другой директор, штатный заместитель, сотрудник, временно переведённый на должность, временный исполнитель, совместитель — вот люди, которые могут замещать директора.

Тем не менее в период осуществления исполняющим обязанности предоставленных ему полномочий ответственность за добросовестную и разумную их реализацию лежит на руководителе (п. 5 Постановления Пленума ВАС №62 от 30.07.2013).

Делегировать абсолютно всё невозможно. Это подтверждается судебной практикой.

Известен прецедент, когда руководитель переложил все полномочия и ответственность на другое лицо, издав приказ. Суд решил, что несмотря на это, директор должен нести ответственность за действия третьего лица по доверенности (Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 №9324/13 по делу №А12-13018/2011).

MBA образование от CBS
Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом
Выбрать программу

MBA образование от CBS

Границы и ответственность

Вот примеры известных компаний, которые плотно работают над документооборотом: Газпром, Лукойл, Х5, Русагро, Мираторг и др. При этом, чем меньше регламентов и границ в них, тем больше творчества проявляют люди на местах. И при этом они решают проблемы, а возможностей для роста бизнеса становится меньше.

И вряд ли можно построить крупную компанию, если не оптимизировать процесс, в том числе с документооборотом.

Чтобы обозначить границы, кто и чем занимается, в регламенте необходимо разделить зоны ответственности. Пропишите, документы по каким вопросам будет подписывать человек.

Задача руководителя — максимально высвободить себе время для стратегических вещей. Поэтому даже в компании из 3-х человек можно выделить зоны ответственности.

Если необходимо, установите лимит суммы или введите ограничения в отношении отдельных видов сделок, которые вправе заключить сотрудник.

Также стоит предусмотреть и прописать, что полномочия появляются только при отсутствии основного подписанта.

Как распределяется ответственность при наличии нескольких подписей в документе, или по итогу за всё отвечает директор?

Здесь смотрите, какой документ подписан.

Директор однозначно отвечает за все сделки. Однако ответственность может распределяться. Например, за отгрузку отвечает тот, кто фактически выдал товар.

Документальное подтверждение полномочий подписанта

Вот список документов, подтверждающих для сторонних лиц полномочия подписантов:

устав и учредительные документы;
приказ о приёме на работу или временный перевод;
доверенность;
документ, подтверждающий отсутствие основного подписанта;
протокол, решение или приказ о возложении.

Усиление безопасности руководителя

Если вы руководитель и планируете выстроить систему документооборота и ответственности, сделайте первые шаги к порядку в бизнесе:

Распределите бумаги бизнеса на блоки: договорные, кадровые, финансовые, операционные.
Назначьте ответственных по каждому блоку.
Оформите действия документально: приказ, доверенность, четкие и понятные регламенты.
Внедрите процессы. Если существует регулярное действие и регламент на него — обязательно внедряйте.
И самое важное: контролируйте.

Обязательный минимум для увеличения безопасности руководителя:

Возьмите ЭЦП в свои руки. Сейчас с помощью электронной подписи можно не только заключить сделку в бизнесе, но и удалённо продать вашу машину и квартиру. Помните об этом!
Подписывайте только те документы, которые изучили и где присутствует виза инициатора процесса хозяйственной операции. Там, где хаос, там долги.
Подписывайте договоры только после одобрения юриста и бухгалтера.
Откажитесь от визы на документах, происхождение которых не знаете, например, приход товара на склад или отгрузка продукции.

Помните, отвечает за всё руководитель.

По сути, подписями, визами подчинённых вы не снимаете с себя ответственность, а только уменьшаете риски, например, что сделка затратна, опасна юридически и т.д.

Автор: Ирина Иткинд