Что понимается под аутентичность электронного документа

Что понимается под аутентичность электронного документа

Кандидат юридических наук, доцент кафедры управления персоналом и коммерческого права

ПИ(ф) РГТЭУ. 614070, г. Пермь, бульвар Гагарина, 57

E-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Статья посвящена проблемам использования результатов современных технических средств в качестве судебных доказательств в гражданском процессе.

Ключевые слова: доказательства; электронный документ

С развитием общественных отношений в Российской Федерации все более актуальной становится проблема использования результатов современных технических средств в качестве судебных доказательств в гражданском процессе.

Электронные цифровые документы образуют альтернативу классу аналоговых документов – класс цифровых (по форме исполнения записи) электронных документов, способ фиксации записи которых основан на принципе преобразования информации в кодированную цифровую форму, при этом сам физический способ цифровой (машинописной) записи может быть любым (механическим – на перфокарте, электромагнитным – на магнитной ленте кассеты или диске дискеты и жестком диске).

Существенными признаками электронного документа являются его содержание (информация) и форма (технический электронный носитель).

Электронная «форма» проявляется в технических элементах и свойствах носителя информации. Она создается посредством использования электронно-технических средств фиксации, обработки и передачи информации, с помощью которых закрепляются сведения в документах, имеющих не письменную, а «электронную» форму. Вместо письменных знаков и вспомогательных пишущих средств физическими носителями информации служат электромагнитные поля и технические средства.

Файл как основная форма электронного цифрового документа фактически является своего рода его «электронной бумагой». При этом материальность записи файла и его документированной информации как объективной формы остается необходимым и обязательным условием существования файла. Это позволяет файлу как форме представления электронного документа, с одной стороны, в полной мере отвечать признакам, определяющим документ как материальный объект, а с другой стороны, обладать нематериальными свойствами, что делает возможной передачу по каналам связи электронных документов и юридически обосновать нематериальное перемещение и тождественность принятых электронных документов их отправленным аналогам.

Особенность файловой формы представления электронных цифровых документов проявляется в том, что при копировании файлов каждая последующая копия равноценна и равнозначна первой копии созданного файла и физическое местонахождение записи файла на материальном носителе не имеет существенного значения, т.е. понятия «оригинал электронного цифрового документа» и его «электронная копия» не имеют того смысла, который присущ традиционным бумажным документам.

Таким образом, под электронным документом как источником судебного доказательства следует понимать сведения об обстоятельствах, подлежащих установлению по делу, записанные на перфокарту, перфоленту, магнитный, оптический накопитель и иной подобный носитель, полученный с соблюдением процессуального порядка их собирания.

По информации, которая может составлять содержание электронного документа, она не отличается от информации, которая может составлять содержание иных видов документов. Однако для установления различия между электронными документами и иными документами необходимо в содержании понятия указать на специфическую форму существования такой информации в качестве записи на материальном носителе. Именно форма электронного документа и является его главным отличительным признаком по сравнению с другими видами документов.

Для определения достоверности информации, составляющей содержание электронного цифрового документа, большое значение имеет наличие возможности ее идентификации и аутентификации. Под аутентификацией электронного документа обычно понимают возможность проверки целостности и неизменности содержания электронного документа. Под идентификацией электронного документа, в свою очередь, понимают возможность установления того, что он действительно получен от лица, которое, например, обозначено в нем в качестве отправителя.

Здесь большое значение имеет обеспечение надежной защиты информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, от ее преднамеренного искажения, утечки, подделки и других неправомерных действий. Незащищенная от искажений, а значит, недостоверная информация, содержащаяся в электронных документа, в действительности должна лишать эти документы юридической силы даже при наличии в них всех формальных реквизитов, а следовательно, и исключать такие документы из источников доказательств в гражданском процессе как недопустимые.

Для определения достоверности содержащейся в электронном цифровом документе информации важное значение имеет наличие в документе определенных, установленных соответствующими правилами, реквизитов. Именно правильное оформление документа и подписание его уполномоченным лицом предопределяет юридическую силу электронного цифрового документа. При этом особое предпочтение среди прочих реквизитов документа издавна отдавалось подписи. Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ при совершении сделок допускается использовать в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон, в том числе и электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Представляя собой определенный цифровой код, она является персональной и выполняет те же функции, что и ее материальный аналог.

Следует отметить, что просто перенести электронную цифровую подпись с одного документа на другой (по аналогии с ксерокопированием или сканированием обычной подписи на бумажном документе) невозможно, т.е. ЭЦП на электронном документе является реквизитом только данного конкретного подписанного электронного документа. ЭЦП позволяет провести проверку подлинности электронного документа и идентифицировать подписавшее лицо, и если проверка подтверждает подлинность и целостность подписанного цифровой подписью электронного документа, то ЭЦП лица, указанного в документе, не подлежит сомнению.

Таким образом, в гражданском процессуальном законодательстве должны быть закреплены правовые гарантии достоверности информации, полученной с помощью современных научно-технических средств, ответственность за фальсификацию такого рода информации, процессуальный порядок исследования соответствующих источников в судебном заседании. Практическая (техническая и финансовая) сторона вопроса также должна быть решена для эффективного использования электронных документов в качестве доказательств в суде.

К вопросу о целостности и аутентичности управленческих электронных документов в процессе их хранения

Понятия и характеристики подлинности и аутентичности в течение длительного времени формировались и применялись в отношении бумажных и других аналоговых документов. В условиях применения электронных документов эта система взглядов должна быть существенным образом пересмотрена и дополнена с позиций современного управления документацией, управления информационными системами, достижений современных информационных технологий. Кроме того, вопросы обеспечения аутентичности и целостности управленческих электронных документов должны рассматриваться с учётом особенностей их жизненного цикла. В современных условиях роль обеспечения аутентичности возрастает в связи с задачами долговременного хранения электронных документов.

Некоторые из указанных вопросов рассматриваются в настоящей статье.

Важно отметить, что требования аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования относятся к числу ключевых и тесно взаимосвязаны. Именно в таком сочетании они закреплены в стандартах ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и других1. В указанных стандартах, а также в международном стандарте ISO 15489-1:20162 (на его основе предполагается подготовка соответствующего российского национального стандарта) термин «аутентичность» применяется по отношению к документам независимо от носителя записи.

Аутентичным, то есть прошедшим аутентификацию, считается такой документ, в отношении которого может быть доказано:

• что он является именно тем, чем он претендует быть,
• его контент и метаданные не изменены;
• что он был создан или послан именно тем агентом, который указан в качестве его создателя или отправителя;
• что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.

При этом для обеспечения аутентичности документов следует внедрить и документировать деловые правила, процессы, политики и процедуры, контролирующие создание, захват и управление документами. Следует аутентифицировать и идентифицировать создателей документов.

Целостность документа, как записано в указанных стандартах, определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищён от несанкционированного изменения. Любые санкционированные изменения документа, добавления или удаления из документа следует чётко документировать и контролировать.

Таким образом, важно, чтобы официальный документ (в том числе электронный документ) был создан, подписан и введён в обращение «в установленном порядке», а все последующие стадии его обращения и хранения также соответствовали установленным нормам.

Терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 трактует понятие «аутентичность» более узко, только применительно к электронным документам, а для бумажных и иных аналоговых документов применяются понятия, связанные с их подлинностью. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 под аутентичностью понимается «свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному»3. При этом «подлинник документа» определён как «первый или единственный экземпляр документа»4. Здесь можно усмотреть некоторый «дефект определения»5. Приведённое определение подлинника документа не учитывает возможность и необходимость создания отдельных видов документов в нескольких экземплярах (например, договоров, актов и т. п.) и оставляет без внимания существование электронных документов.

Рассмотрим некоторые особенности применения понятий «аутентичность» (аутентичный документ), «оригинал» (подлинник), «копия» и «дубликат» документа с учётом применения электронных документов.

В законодательных и нормативных актах понятие «подлинник» применяется наряду с понятием «оригинал» документа и рассматривается как его синоним. Например:

1) «Если свидетельствуется верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи»6.

2) «Истребуемые документы представляются в виде копий, заверенных в установленном законодательством Российской Федерации порядке. В случае необходимости должностные лица антимонопольного органа, проводящие проверку, вправе ознакомиться с подлинниками документов»7.

Хотя понятия «подлинник» и «оригинал» документа часто рассматриваются как синонимы, некоторые смысловые оттенки всё же можно увидеть. Часто понятие «оригинал» применительно к деловым документам используется для характеристики исходного (подлинного) официального документа, с которого делается копия. Аналогично, как отмечено выше, существует соотношение «подлинник» и (или) «копия». Антонимом понятия «подлинник» являются также понятия «подделка», «фальшивка», «подлог». Под подлинником в широком смысле может пониматься «нечто, послужившее образцом при воспроизведении, копировании»8.

Для бумажных документов нормативно регламентированы признаки оригинала (подлинника), копии, заверенной копии и дубликата документа. В отличие от бумажного документа, электронный документ с носителем информации жёстко не связан. Электронный документ может быть скопирован сколь угодно много раз без отличий от исходного файла (файлов). Можно различать файлы электронных документов по времени их создания в сравнении со временем создания документа в информационной системе, где начался его жизненный цикл (в том числе с учётом метки времени и подписания документа электронной подписью). При передаче электронных документов из одной информационной системы в другую (включая системы, обеспечивающие архивное хранение) исходный файл документа может копироваться, либо он конвертируется в иной формат, соответствующий применяемой технологии информационного взаимодействия. Соответственно, даже при идентичности переданных файлов не приходится говорить о том, что в новой информационной системе будет сохраняться именно «подлинник» (в отмеченном выше понимании согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом переданный и сохраняемый электронный документ (соответствующий установленным требованиям аутентичности, достоверности и целостности) можно считать равнозначным «подлиннику», то есть исходному документу, созданному и подписанному в электронной форме в «родной» информационной системе9.

На практике в определённых случаях может возникнуть необходимость в дубликате документа, под которым понимается «повторный экземпляр подлинника документа»10. Используемый в традиционном делопроизводстве термин «дубликат» применительно к ситуациям, связанным с применением технологий электронного документооборота, пока не конкретизирован. Требования к электронным дубликатам бумажного документа, а также к дубликатам электронного документа и ситуациям их применения пока нормативно не закреплены11. Вопрос о практическом использовании электронного дубликата бумажного документа в настоящее время активно дискутируется. Безусловно, необходимо нормативное регулирование ситуаций так называемого замещающего сканирования, когда создание электронного дубликата документа позволяет прекратить хранение подлинника документа на материальном носителе (иными словами, его уничтожить) при условии выполнения комплекса легитимных процедур.

В процессах электронного документооборота и в системах хранения электронных документов приходится иметь дело не только с электронными документами, изначально созданными и подписанными в электронной форме и не имеющими бумажного оригинала. В настоящее время широко используются электронные копии документов, имеющих бумажные подлинники. Так, к примеру, в процессах внешнего электронного документооборота, в том числе с использованием системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), участвуют электронные копии бумажных документов, заверенные в установленном порядке (в том числе с использованием электронной подписи) и имеющие юридическую силу.

Для отдельных категорий документов (к примеру, документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку из документа. К примеру, такой подход применяется на практике при рассылке определённых видов документов некоторыми государственными органами.

Поэтому важно различать электронные документы в более узком смысле (то есть изначально электронные документы, не имеющие бумажного оригинала) и электронные документы в более широком смысле. В последнем случае применимо также понятие «документы в электронной форме» как обобщённое наименование изначально электронных документов, а также электронных копий документов, электронных выписок из документов и электронных дубликатов документов.

В связи с изложенным важно подчеркнуть, что требование аутентичности должно соблюдаться при официальном обращении и хранении всех категорий документов в электронной форме, а не только подлинно электронных документов, не имеющих бумажного оригинала.

Вместе с тем аутентичность электронного документа (как свойство, свидетельствующее о достоверности) является условием признания его юридической силы и значимости в правовых отношениях.

Важно отметить, что ещё в конце 1990-х — начале 2000-х гг., в период активного обсуждения проблем применения электронной цифровой подписи и подготовки к принятию соответствующего закона12, вопросы аутентичности стали рассматриваться как приоритетные, связанные с доверием к электронному документу. В настоящее время действует Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ13, которым предусмотрено использование трёх видов электронной подписи: простой электронной подписи и усиленной электронной подписи, которая в свою очередь делится на усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.

В случае создания и обращения электронного документа в границах только одной корпоративной системы документооборота может быть достаточно простой электронной подписи в сочетании с установленными способами аутентификации и если применение усиленной электронной подписи не требуется для отдельных видов документов в соответствии с установленным порядком. При взаимодействии информационных систем применение усиленной электронной подписи (основанной на использовании средств криптографической защиты информации) позволяет убедиться в отсутствии искажений в переданном документе (контейнере документов), то есть контролировать целостность и подтвердить автора и отправителя. В связи с этим установлено обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи при осуществлении межведомственного электронного взаимодействия, в том числе при предоставлении государственных или муниципальных услуг и исполнении государственных или муниципальных функций14. Использование меток (штампов) времени удостоверяет время подписания электронного документа и действительность сертификата пользователя на этот момент, исключая возможность совершения неправомерных действий путём установки локального времени, отличающегося от реального.

Вместе с тем, как уже неоднократно отмечалось, использование средств усиленной электронной подписи на начальных стадиях жизненного цикла (при визировании и простановке подписи автора документа) обусловливает потребность в применении специальных методов и технологических решений, позволяющих контролировать аутентичность и целостность документов после истечения срока действия сертификатов ключей электронной подписи, в процессе хранения15.

Приоритетное значение для обеспечения аутентичности управленческих электронных документов, в том числе в связи с задачами их долговременного хранения, имеет учёт особенностей их жизненного цикла. Некоторые из этих особенностей были рассмотрены нами в предыдущих публикациях. В рамках настоящей статьи важно подчеркнуть, что жизненные циклы бумажных и электронных документов, несмотря на общность основных стадий (создание, обращение, хранение и уничтожение), имеют существенные отличия, связанные, прежде всего, с физической средой обращения документа.

В силу неотделимости информации от её носителя для бумажных и иных аналоговых документов их жизненный цикл, осуществляемый в аналоговой среде, можно рассматривать как единый. При этом может происходить физическое перемещение подлинного документа (как носителя информации) не только внутри организации, где он был создан, но и между организациями (в том числе передача в составе комплекса документов из организации в государственный или муниципальный архив или другое архивное учреждение).

По отношению к электронным документам уместно говорить о сложном (комплексном) жизненном цикле, включающем жизненные циклы документа в информационной системе, в которой он был создан, а также в системах, куда был выполнен экспорт (миграция), осуществлена передача по телекоммуникационным каналам. Состояния экземпляров электронного документа, характеристики их аутентичности, состав метаданных, да и сама продолжительность жизненного цикла экземпляров электронного документа в разных информационных системах будут различаться16. Отсюда очевидна актуальность задачи обеспечения непрерывности комплексного жизненного цикла электронного документа, образующегося при взаимодействии нескольких информационных систем, включая систему архивного хранения.

Кроме того, при работе с электронными документами важно учитывать, что продолжительность жизненного цикла программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. В связи с этим применяются специальные способы обеспечения сохранности электронных документов (к примеру, конверсия, миграция, эмуляция), позволяющие продлить их жизненный цикл. Указанные события и изменения состояний электронных документов также подтверждают и иллюстрируют сложный (комплексный) характер их жизненного цикла, включающего ряд вложенных циклов, соответствующих периодам между проведениями процедур конверсии, миграции и др.

Рассмотренные выше характеристики аутентичности документов, в том числе электронных, ориентированы на её поддержание в течение всего жизненного цикла документа. Иными словами, одним из важнейших качеств аутентичности документа является её непрерывность, постоянство. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» содержит специальное понятие «аутентичный электронный документ» ― электронный документ, точность, надёжность и целостность которого сохраняются с течением времени17.

С другой стороны, для электронного документа с учётом событий его жизненного цикла и изменения состояний (в том числе выполнения процедур конверсии и миграции) поддержание аутентичности может рассматриваться как дискретный (от лат. discretus ― разделённый, прерывистый) процесс.

Аутентичность и целостность контента документа и его метаданных должна поддерживаться и контролироваться от одного состояния документа до другого. Важно различать метаданные, образующиеся в момент ввода документов в информационную систему (при создании или получении) и образующиеся уже после ввода документов18.

В числе событий жизненного цикла документа выделим следующие:

1. Добавление структурных метаданных документа в составе конкретной информационной системы ― при этом требуется сохранение в целостности сформировавшегося комплекса и легитимное добавление новых метаданных с последующим хранением всего комплекса.

2. Миграция документа из одной системы в другую ― при этом происходит наследование комплекса передаваемых вместе с документом метаданных, автоматическое (или автоматизированное) включение документа в информационную систему после подтверждения аутентичности, целостности, проверки на отсутствие вредоносного кода.

3. Конверсия документа из исходного формата в формат последующего хранения и дальнейшие повторения процедур конверсии. При этом потребуется чётко регламентировать порядок и процедуры конверсии, фиксировать в составе метаданных факт проведения конверсии, верифицировать её успешность, а также, возможно, сохранять файлы документа в исходных форматах «для истории». Для обеспечения непрерывности контроля аутентичности возможно определённым образом связывать исходные и конвертированные файлы документов и их метаданные в хранилище (например, связывать криптографически по принципу блокчейн).

4. Преобразование документа из бумажной в электронную форму (в том числе в случае так называемого «замещающего сканирования»). При введении в обращение полученных документов в электронной форме важно в составе процедур предусмотреть применение электронной подписи, а также отражение факта выполненной конверсии в составе атрибутов получаемой электронной копии или электронного дубликата документа (данное понятие ещё нуждается в нормативном определении).

Как видим, на практике возможно сочетание отмеченных событий в рамках жизненного цикла даже одного документа. При этом ситуация, выделенная в пункте 4, требует особого внимания, так как в случае уничтожения бумажного подлинника, по сути, завершается жизненный цикл этого документа. Далее мы имеем дело с «реинкарнацией» бумажного документа в форме электронного дубликата или заверенной электронной копии и их отдельным жизненным циклом. При соблюдении процедур преобразования документа из бумажной в электронную форму, включая подтверждение юридической силы документа, преемственность важнейших структурных метаданных с фиксацией факта и периода существования данного документа на бумажном носителе, жизненный цикл такого документа также может рассматриваться как комплексный, включающий в себя циклы документа на бумажном носителе и в электронной форме.

Сохранение аутентичности электронных документов позволяет подтвердить юридическую силу, которая имелась у документа в момент его создания и первичного введения в обращение. Подтверждение аутентичности сохраняемого документа на последующих стадиях его жизненного цикла позволяет использовать такой документ в юридически значимых ситуациях.

Дополнительно подчеркнём, что задача поддержания аутентичности является особенно сложной при долговременном хранении электронных документов. Обратим также внимание, что ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 содержит положение, что «аутентичные электронные документы ― это документы, которые являются именно тем, чем они претендуют быть, то есть это надёжная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени»19. При этом речь идёт, скорее, о хранении не документов в том виде, в котором они были первоначально созданы, а сохранении документированной информации20.

Важно учитывать, что абсолютно неизменным после проведения процедур конверсии и миграции электронный документ быть не может. Главное при этом ― сохранение документированной информации. Более того, рассматривая документ во взаимосвязи его «тела» и метаданных, следует отметить не неизменность, а приращение объёма и состава метаданных в процессе долговременного хранения документа. Вместе с тем необходимо обеспечить целостность «ядра» метаданных, включающего, в том числе, метаданные, подтверждающие юридическую силу документа при его создании и введении в обращение. Методы и способы обеспечения целостности метаданных при долговременном хранении электронных документов в Российской Федерации ещё нуждаются в дальнейшем нормативном урегулировании.

Обеспечение аутентичности и целостности электронных документов связано с применением на практике соответствующих программно-технических решений, комплекса мер обеспечения надёжности и непрерывности функционирования информационных систем, соблюдения требований информационной безопасности, включая при этом как технические, так и организационно-управленческие методы, формирование доверенной среды хранения электронных документов.

Важно учитывать, что аутентичность ― это не просто свойство, а такое качество документа (и электронного, и аналогового), которое должно достигаться благодаря совокупности мер и поддерживаться на протяжении жизненного цикла документа. Иными словами, требуется обеспечивать это свойство не только при создании документа, необходимо также поддерживать и контролировать аутентичность в течение всего жизненного цикла. При этом для электронного документа с учётом событий его жизненного цикла и изменения состояний поддержание аутентичности может рассматриваться не только как непрерывный процесс, но и как дискретный процесс, связанный с возможностью контролировать целостность сохраняемой информации в периоды времени от одного состояния (события) до другого. Именно эта задача применительно к хранению электронных документов является достаточно сложной и инновационной, требующей продолжения методологической проработки и оценки накапливаемого практического опыта реализации.

1 См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования; ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь; ГОСТ Р ИСО 30301-2014. Информация и документация . Системы менеджмента записей . Требования .

2 ISO 15489-1:2016 Information and documentation – Records management – Part 1. – Concepts and principles.

3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

5 См. Храмцовская Н. Об оригиналах, копиях и архивной науке // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. № 12. С. 65.

6 Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1) (ред. от 03.07.2016). Ст. 77.

7 Федеральный закон Российской Федерации от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (ред. от 29.07.2017). Ст. 25.

8 См.: Словарь антонимов и синонимов русского языка // www .Вокабула.рф/словари/словарь-антонимов-и-синонимов-русского-языка/подлинник.

9 См. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. М.: Термика, 2016. С. 54.

10 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

11 См. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. С. 38-39.

12 Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

13 Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

14 Постановление Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи»; Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

15 См.: Бобылева М.П. Некоторые вопросы жизненного цикла управленческих электронных документов // Делопроизводство. 2017. № 4. С. 3-12; Кузнецов С.Л. Электронные архивы и электронная подпись // Делопроизводство. 2017. № 4. С. 20-34.

16 Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. С. 79-100.

17 ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

18 ГOCT P ИCO 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы.

19 ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

20 На эту мысль наводит также оригинальное название стандарта на английском языке: технический отчёт ISO/TR 18492:2005. Long-term preservation of electronic document-based information.

Аутентичность и идентичность электронного документа

Одним из ключевых свойств электронного документа является его аутентичность. Обеспечение аутентичности управленческих электронных документов на всех этапах его жизненного цикла с момента создания до долговременного хранения позволяет снять препятствия в развитии электронного документооборота. Аутентичности электронных документов были посвящены тематические исследования в рамках международного проекта ИнтерПарес. Документ признается аутентичным, если его автор, место и время создания были определенно установлены, как установлено и то, что данный документ действительно исходит от заявленного автора. Для обеспечения данного свойства электронного документа необходимы не только процедуры аутентификации и применения электронной подписи в момент создания документа, но и создание так называемой доверенной среды, которая призвана за счет контролируемых управленческих процедур обеспечить сохранение метаданных документа. В центре внимания должна быть информационная система в целом. Такое понимание аутентичности электронного документа было закреплено в международных стандартах по информации и документации. В российской практике понятие «аутентичность» используется очень редко, а применительно к управленческим электронным документам употребляется главным образом в значении идентичности некоторому исходному документу. Такое понимание предполагает проведение процедур сравнения с некоторым эталонным документом, который должен оставаться неизменным. Вместе с тем, в электронной среде, в которой происходит функционирование электронных документов, обеспечить сохранность файла(ов) документа в неизменном виде практически невозможно. Учитывая социальную сущность документа, мы должны понимать, что неизменяемость электронного документа является понятием относительным и касается сохранения социальной функции документа. Именно поэтому мы должны допустить лишь относительное признание идентичности электронных документов, допустить возможность некоторых изменений, в рамках которых электронный документ сохраняет свои социальные функции. Различие между экземплярами электронного документа в пределах этой разницы позволяет говорить об аутентичных документах.

One of the key features of an electronic record is its authenticity. Ensuring the authenticity of managerial electronic records at all stages of its life cycle from the moment of its creation to long-term storage allows us to remove obstacles in the development of electronic records management. The authenticity of electronic records has been the subject of research within the frameworks of an international project InterPARES. A record is considered authentic if its author, place, and time of creation are definitely established, as well as its provenance from the said author. To ensure this property of an electronic record, not only authentication and electronic signature at the moment of the record creation are required, but also creation of the so-called “trusted environment” designed to ensure preservation of records metadata by means of controlled managerial procedures. The focus should be on the information system as a whole. This understanding of electronic record authenticity has been entrenched in international standards on information and documentation. In Russian practice, the concept of “authenticity” is used very rarely; when applied to management electronic records, it is used mainly in the sense of identicalness to some source record. Such understanding involves procedures for comparison with reference record, which should remain unchanged. At the same time, within electronic environment in which the functioning of electronic records takes place, it is practically impossible to ensure that file(s) remain unchanged. Given the record’s social nature, we must understand that immutability of an electronic record is a relative concept that concerns preservation of its social function. That is why we must allow only a relative recognition of the identity of electronic records, allowing for possibility of some changes within which the electronic record retains its social functions. The difference between the copies of electronic records within this difference allows us to talk about authentic records.

Электронный документ, аутентичный документ, идентичный документ, терминология, долгосрочное хранение, архивное хранение.

Electronic record, authentic record, identical record, terminology, long-term storage, archival storage.

Бобылева, М. П. К вопросу о целостности и аутентичности управленческих электронных документов в формате их хранения // Делопроизводство. — 2018. — № 3. — С. 33-39.

Конявский, В. А., Гадасин, В. А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией. — Минск: Беллитфонд, 2004. — 282 c.

Ларин, М. В. Теория и практика архивного хранения электронных документов // Atlanti. — 2017. — № 1-2 (Т. 27). — С. 52-59.

Рыбаков, А. Е. Идентичность и аутентичность электронных документов // Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики. Доклады и сообщения XXV Международной научно-практической конференции 7–8 ноября 2018 г. / Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. – М.: РИД РосНОУ, 2019. — С. 25-33.

Суровцева, Н. Г. Подлинник, подлинный и аутентичный документ: к вопросу о соотношении понятий // Вестник архивиста. – 2020. — № 1. – С. 102-115. doi 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115

BOBYLEVA, М. Р. K voprosu o tselostnosti i autentichnosti upravlencheskikh elektronnykh dokumentov v formate ikh khraneniya [Revisiting the issue of integrity and authenticity of managerial electronic records in their storage format. In Russ.]. IN: Deloproizvodstvo, 2018, no. 3, pp. 33–39.

KONYAVSKII, V. A., GADASIN, V. A. Osnovy ponimaniya fenomena elektronnogo obmena informatsiei. [Basic understanding of the phenomenon of electronic information exchange. In Russ.]. Minsk, Bellitfond publ., 2004, 282 p.

LARIN, M. V. Teoriya i praktika arkhivnogo khraneniya elektronnykh dokumentov [Theory and practice of archival storage of electronic records. In Russ.]. IN: Atlanti, 2017. no. 1-2 (27), pp. 52–59.

RYBAKOV, A. E. Identichnost’ i autentichnost’ elektronnykh dokumentov [Identity and authenticity of electronic records. In Russ.]. IN: Dokumentaysiya v informatsionnom obshchestve: zadachi arkhivovedeniya i dokumentovedeniya v usloviyakh tsifrovoi ekonomiki. Doklady i soobshcheniya XXV Mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii 7–8 noyabrya 2018 g. [Documentation in the information society: Problems of archival and document science in the digital economy. Reports of the XXV International research-to-practice conference, November 7-8, 2018. In Russ.]. Moscow, 2019, pp. 25–33.

SUROVTSEVA, N. G. Podlinnik, podlinnyi i autentichnyi dokument: k voprosu o sootnoshenii ponyatii [Original, Original Document and Authentic Document: Revisiting the Relationship of Concepts. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2020, no. 1, pp. 102-115. doi 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115

Сведения об авторах

Суровцева Наталия Геннадиевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Surovtseva Nataliya Gennadievna, PhD in History, associate professor, Russian State University for the Humanities, department of automated record management systems, assistant professor, Moscow, Russian Federation, +7-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 24.07.2019 г., опубликована (для цитирования):

Суровцева, Н. Г. Аутентичность и идентичность электронного документа // Вестник архивиста. – 2020. — № 2. – С. 467-477. doi 10.28995/2073-0101-2020-2-467-477

Submitted 24.07.2019, published (for citation):

SUROVTSEVA, N. G. Autentichnost’ i identichnost’ elektronnogo dokumenta [Authenticity and Identity of Electronic Record. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2020, no. 2, pp. 467-477. doi 10.28995/2073-0101-2020-2-467-477

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.

Аутентичность электронного документа

Подборка наиболее важных документов по запросу Аутентичность электронного документа (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Делопроизводство:
• Агентский договор документооборот
• Акт об утрате документов
• Аналитическая записка
• Архивное делопроизводство
• Бланк письма
• Показать все

• Делопроизводство:
• Агентский договор документооборот
• Акт об утрате документов
• Аналитическая записка
• Архивное делопроизводство
• Бланк письма
• Показать все

• Информационные технологии:
• 3 информ заполнение
• 62.01 ОКВЭД
• Qr код что это
• АИИС КУЭ
• Аккредитация it компаний
• Показать все

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: Реализация хранения электронных документов в доверенной среде
(Мошкова Н.А.)
(«Делопроизводство», 2023, N 2) Основная задача архивной системы при долговременном хранении электронных документов — обеспечение их целостности, аутентичности, надежности, пригодности к использованию. Рассмотрим один из вариантов реализации такой системы на примере ПО «Архивное дело», которое было разработано ЭОС для приема, учета, хранения и использования как бумажных, так и электронных документов архива организации. При построении данной системы использовался подход, основанный на создании единой доверенной среды для электронных документов на протяжении всего их жизненного цикла.

Статья: Международный опыт стандартизации хранения электронных документов: доверенная третья сторона
(Варламова Л.Н.)
(«Делопроизводство», 2022, N 2) Говоря о сохранности целостности, достоверности и аутентичности электронных документов, вводимых в информационные системы, обеспечивающие их сохранность, следует рассмотреть ИСО/ТС 19475-1:2018 «Управление документами. Минимальные требования к хранилищу документов» .

Нормативные акты

Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)» 24.14. Специалист судебного состава (помощник судьи, секретарь судебного заседания) перед отправлением электронного сопроводительного письма обязан проверить аутентичность электронных образов выгруженных в КАД документов документам дела. В случае обнаружения каких-либо расхождений с материалами дела, а также нечитаемых образов документов данное лицо обеспечивает их повторное сканирование и размещение в КАД.