Ошибки в электронной трудовой книжке как исправить

Исправления в электронной трудовой книжке

Важно! Каждому мероприятию в базе СФР присваивается свой уникальный код UUID. Поэтому, если исходное мероприятие было создано и отправлено в каком-либо другом сервисе, то чтобы отменить его из Контур.Бухгалтерии, нужно узнать его UUID и указать в окне отмены мероприятия. Иначе СФР не сможет сопоставить отменяющее мероприятие с исходным. UUID может только узнать сам сотрудник в личном кабинете на сайте ПФР.

Как отправить изменения в СФР см. в инструкции Корректировка и отмена отправленных сведений.

Оцените статью или оставьте отзыв

Как исправить ошибки в бумажной и электронной трудовой книжке: инструкция

С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок не избежать, к тому же некоторым сотрудникам теперь необходимо следить за корректностью данных сразу в двух версиях документа — бумажной и электронной. Объясняем, что делать, если вы нашли ошибку, из-за каких опечаток документ признают недействительным и почему исправить информацию сложнее, если у вас только электронный документ.

Почему важно исправлять ошибки в трудовой книжке

Любые изменения и исправления в трудовую книжку строго регламентированы статьей 66 Трудового кодекса. С 2021 года, когда ввели правило о переводе на электронную версию документа для впервые трудоустроившихся, Минтруд выпустил приказ, в котором разъяснил правила работы с разными версиями трудовой. В объяснениях также уточнили правила, как корректировать данные. Сотрудникам рекомендуется требовать исправления, если допущена любая ошибка — орфографическая, фактическая, грамматическая. В дальнейшем при учете вредного стажа и назначении пенсии, декретных выплат, страховых компенсаций, это дорого обойдется владельцу трудовой. Сотрудники Социального фонда могут придраться даже к незначительной опечатке, из-за чего придется доказывать свою правоту в судебном порядке.

Судебная практика

В 2012 году в Белгородской области бывший кузнец ручной ковки пытался через суд добиться у Пенсионного фонда досрочного выхода на пенсию. Истец считал, что его стаж позволяет получать страховую пенсию раньше остальных, однако ПФР ему отказывало в этом праве — так как документально истец не мог подтвердить 2 года вредного стажа. В трудовой книжке мужчины спорный период не обозначали должным образом. Не помогли и показания свидетелей: по мнению суда, они не могли объективно оценить, были ли условия вредными.

06.06.2023 17:33

Нужно ли следить за записями после 2020 года

С 1 января 2020 года все работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Всю информацию о работе государство теперь хранит в электронном виде. Однако если у вас все еще сохраняется бумажная форма документа, следите сразу за отметками и в электронной базе, и в трудовой книжке. Как минимум за тем, чтобы записи совпадали.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Титульный лист

На первой странице содержатся личные данные — Ф. И. О. сотрудника, дата рождения, информация об образовании, его квалификация и специальность. Ошибки в этой части — самые критичные. Если эта информация не совпадает с паспортом, то СФР наверняка откажет в учете стажа и назначении выплат, так как формально трудовая не принадлежит этому человеку. Если записей в трудовой еще нет, то достаточно просто уничтожить документ и взять новый бланк. В других случаях ошибку придется исправлять. Неправильные личные данные на титульном листе зачеркивают одной чертой, верные записывают в той же строке. Если в ней не осталось места, то исправленный вариант вписывают сверху. После этого обязательно на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается название и реквизиты документа, на основании которого вносится изменение. Например, это может быть паспорт, свидетельство о рождении, регистрации или расторжении брака. Помимо этого нужно указать ведомство, которое его выдало. Зачеркивать неправильные данные в сведениях об образовании и специальности нельзя. Чтобы их исправить, достаточно вписать верную информацию в свободной строке. А если все графы заполнены, то правильные данные нужно указать через запятую.

Сведения о работе и награждении

• ошибка в названии организации. Достаточно в третьей графе записи «в названии организации допущена ошибка», а далее — верное написание;
• ошибка с печатью. Запись: «Оттиск штампа «Наименование организации» считать недействительным»;
• ошибка в записи об увольнении, приеме или переводе — неверная дата или номер приказа. В этом случае под ошибочной записью необходимо указание, что «запись за номером N недействительна, восстановлен на прежней работе» с указанием номера приказа;
• несколько ошибок. Исправить необходимо каждую из них, можно одной записью, но только если ошибки идут подряд. В остальных случаях придется вносить сведения отдельными записями;
• перепутаны сведения. Наиболее часто встречающаяся ошибка — записи о награждении внесены в раздел о работе. Такая запись считается недействительной, а механизм исправления тот же.

Вкладыш

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, например, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

В остальном изменения в записях во вкладыше вносятся по тем же правилам, что и в основных разделах.

В каких случаях придется заводить дубликат трудовой книжки

• утеря документа по вине любой из сторон;
• запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной;
• трудовая пришла в негодность — страницы испачканы, порваны, обгорели, набухли из-за жидкости и так далее;
• изменения внесены некорректно — например, в разделах сведения о работе или награждениях записи перечеркнуты.

Дубликат оформляют по письменному заявлению сотрудника. В верхней части титульного листа документа вписывают фразу «Дубликат».

Кто может исправить ошибку в трудовой книжке

Записи о корректировке данных вносит сотрудник, который по должностным обязанностям занимается хранением, учетом и ведением трудовых книжек — например, специалист отдела кадров или бухгалтер. Кроме того, изменения может вносить руководитель юрлица или ИП.

Исправлять записи должна та организация, которая допустила ошибку. Но исправить неточность может и другая компания. Это допустимо в трех случаях:

• Если организация реорганизована. Но тогда запись исправляет правопреемник.
• Если организация ликвидирована.
• Если ИП прекратил деятельность.

Сделать это можно только в том случае, если у нынешнего работодателя есть документальные сведения с действительными данными — заверенная копия приказов, справки и так далее. Перечень таких документов не определен.

Если сотрудник совмещают работу в разных компаниях, записи в трудовой книжке исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. По желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.

23.05.2023 17:10

Как исправить данные в электронной трудовой книжке

Сложность возникает, если у вас только электронная трудовая. При всем желании действующего работодателя, механизмов, по которым он может исправить информацию за другую компанию, нет.

Если бывший работодатель еще ведет деятельность, то за корректировкой придется обращаться к нему. Если юрлицо или ИП ликвидировано, то изменить информацию можно только через суд.

Поэтому при любых кадровых изменениях стоит запрашивать выписку и проверять, все ли там в порядке. Тем более что получать документ можно бесплатно на «Госуслугах». Если ошибку не исправить вовремя, маленькая опечатка отдела кадров легко превратится в большую проблему с выяснением отношений и судами.

Действующему работодателю достаточно направить корректирующий отчет до 25-го числа месяца, в котором с заявлением об изменениях обратился сотрудник.

Если сохранилась трудовая книжка, а есть неточности в выписке СЗВ-ТД, то можно обратиться в отделение СФР или подать заявление на «Госуслугах». В заявлении нужно будет заполнить сведения о периодах работы и приложить подтверждающие документы — трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, которые выдавал работодатель.

Решение принимают за десять рабочих дней. После этого в личный кабинет на сайте СФР или «Госуслугах» приходит уведомление о корректировке.

Какое наказание ждет за ошибку в трудовой книжке

Должностные лица за ошибки в документе получают предупреждение либо штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, а юрлица — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

За подделку записей или всей трудовой книжки наступает уголовная ответственность, так как это приравнивается к мошенничеству или хищению имущества. Наказывается штрафом до 80 тыс. рублей либо принудительными работами до двух лет. Тяжесть наказания зависит от того, какой ущерб вы нанесли подделкой документа.

Как исправить ошибки в трудовой книжке: главное

• Вносить корректировки в трудовую книжку можно. Исправляются только те ошибки, которые влияют на учет стажа.
• Сотрудникам рекомендуется требовать исправления, если допущена любая ошибка — орфографическая, фактическая, грамматическая. В дальнейшем при учете вредного стажа и назначении пенсии, декретных выплат, страховых компенсаций, это дорого обойдется владельцу трудовой.
• По общему правилу, исправляет тот, кто допустил ошибки. Однако если компания или ИП уже ликвидированы, изменить запись может нынешний работодатель или организация-правопреемник. Это касается только бумажных трудовых книжек.
• В случае с выписками из СФР и электронными версиями все сложнее. Действующий работодатель не может внести изменения в отчетность другого юрлица или ИП. Поэтому придется самостоятельно обращаться к прошлому работодателю с заявлением о корректирующей отчетности. Если компания или ИП уже не ведет деятельность, придется идти в суд.
• Если сохранилась трудовая книжка, а есть неточности в выписке СЗВ-ТД, то можно обратиться в отделение СФР или подать заявление на «Госуслугах». В заявлении нужно будет заполнить сведения о периодах работы и приложить подтверждающие документы — трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, которые выдавал работодатель.

17.04.2023 17:00

\n \n\t\t\t \n\t\t\t \n\t\t \n\t»,»content»:»\t\t

\n\t\t\t\u0412\u044b \u043d\u0435 \u0430\u0432\u0442\u043e\u0440\u0438\u0437\u043e\u0432\u0430\u043d\u044b \u043d\u0430 \u0441\u0430\u0439\u0442\u0435.\n\t\t \n\t\t

\n\t\t\t \n\t\t\t\t\u0412\u043e\u0439\u0434\u0438\u0442\u0435\n\t\t\t \n\t\t\t\u0438\u043b\u0438\n\t\t\t \n\t\t\t\t\u0437\u0430\u0440\u0435\u0433\u0438\u0441\u0442\u0440\u0438\u0440\u0443\u0439\u0442\u0435\u0441\u044c.\n\t\t\t \n\t\t \n\t»>’ >

Ошибки в трудовой книжке: когда можно исправить, а когда следует завести дубликат

Даже одна неверная буква в трудовой книжке может стать проблемой для работодателя и сотрудника. В большинстве случаев исправить ошибку можно, но иногда это запрещено, поэтому нужно выдавать дубликат. Подробнее об этом рассказывают эксперты Контура.

Евгения Смирнова Татьяна Неволина

Оформление трудовых книжек и исправления в них регламентируют ст. 66 и 66.1 ТК РФ. В дополнение к этому в прошлом году Минтруд выпустил Приказ № 320н от 19.05.2021, где подробно рассказал, как нужно и нельзя делать исправления в документе.

Чтобы исправить ошибку в трудовой нужно определить:

• в какой части трудовой книжки произошла ошибка;
• кто ее совершил: ваша организация или бывший работодатель сотрудника;
• какую именно ошибку допустили.

Теперь подробнее разберем виды ошибок и правила их исправления.

Ошибки на титульном листе

Титульный лист содержит личные данные, информацию об образовании, квалификации и специальности работника. Ошибки в этой части трудовой могут доставить много хлопот сотруднику. Например, если ФИО или дата рождения не совпадают с паспортными данными, ПФР сделает вывод, что трудовая книжка не принадлежит этому человеку, и ему не смогут начислить пенсию.

Если кадровый специалист заполняет титульный лист новой трудовой книжки сотрудника и ошибся в записи, то может ничего не исправлять, а уничтожить бланк с помощью измельчительной машины и выдать другой. Если в трудовой уже есть другие записи, то ошибку нужно исправить.

Как исправить ошибку в личных данных

Исправить личные данные сотрудника бывает нужно по разным причинам. Например, сотрудник сменил фамилию или имя, кадровый работник по ошибке пропустил букву в ФИО или вместо «ё» написал «е».

Неправильные личные данные на титульном листе зачеркивают одной чертой, верные записывают в той же строке. Если в ней не осталось места, то исправленный вариант вписывают сверху (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).

На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают название и реквизиты документа, на основании которого вносили изменения. Например, это может быть паспорт, свидетельство о рождении, регистрации или расторжении брака и др. Помимо этого нужно указать ведомство, которое его выдало. Запись должен заверить работодатель или уполномоченное лицо подписью и печатью, если она есть у организации (п.7, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).

До 2021 года отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки также считалось ошибкой. В Приказе № 320н Минтруд пояснил, что ее нужно ставить, только если у работодателя она есть. Поэтому, если печати нет, лучше отметить это на титульном листе записью «б/п».

Как исправить ошибку в сведениях об образовании и специальности

Зачеркивать неправильные данные в сведениях об образовании и специальности нельзя. Чтобы их исправить, достаточно вписать верную информацию в свободной строке. А если все графы заполнены, то правильные данные нужно указать через запятую (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).

Ошибки в сведениях о работе или награждении

Зачеркивать данные в этом разделе тоже нельзя. В противном случае, трудовую признают недействительной и придется оформлять дубликат. Поэтому исправления в этой части нужно делать с помощью записей (п.12, гл. 3, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).

Если указали не ту организацию

Наименование организации в трудовой книжке вписывают без нумерации. Поэтому исправить ошибку можно в таком порядке:

1. В графе 1 поставить порядковый номер.
2. В графе 2 вписать дату внесения записи.
3. В графе 3 написать, что в наименовании организации допустили ошибку. Ниже строке написать верное наименование организации.

Если поставили штамп не с тем наименованием организации

При исправлении этой ошибки нужно руководствоваться общими правилами: признать запись-штамп недействительной и внести верную. А именно:

1. В графе 1 поставить порядковый номер.
2. В графе 2 вписать дату внесения записи.
3. В графе 3 написать «оттиск штампа с (название организации) считать недействительным».
4. Ниже поставить правильный штамп с наименованием предприятия.

Если ошибка в записи об увольнении

Самые распространенные ошибки при внесении записи об увольнении — неверная дата или реквизиты приказа. Чтобы их исправить, нужно выполнить несколько действий:

1. В графе 1 поставить порядковый номер.
2. В графе 2 вписать дату внесения записи.
3. В графе 3 указать: «Запись за номером Х недействительна. Трудовой договор расторгнут (указывается пункт и статья в соответствии с Трудовым Кодексом)» или «Запись за номером Х недействительна, восстановлен на прежней работе».
4. В графе 4 внести номер приказа, на основании которого делают исправляющую запись в трудовую книжку.

В этом же порядке признают недействительными некорректные записи о приеме или переводе.

Несколько ошибок в трудовой книжке

Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то нужно исправить каждую из них. Если они идут подряд, исправить их можно одной записью. Например, «Записи за номером 1, 2, 3 недействительны. Принят 10.03.2022 на должность столяра».

Кто может исправить ошибку в трудовой

Исправить записи может уполномоченное лицо, например, кадровый работник. А также руководитель или сам индивидуальный предприниматель.

Если ошибся другой работодатель

Исправления в трудовую книжку должна внести организация, которая допустила ошибку. Но исправить неточность может и другая компания. Это допустимо в трех случаях (п.30, гл.5, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н):

1. Если организация реорганизована. Но тогда запись исправляет правопреемник.
2. Если организация ликвидирована.
3. Если ИП прекратил деятельность.

Чтобы исправить ошибку другого работодателя, нужно получить от него документ об ошибке. Например, справку с данными, когда принят сотрудник. В ней должны быть указаны номер приказа, должность и структурное подразделение. Или можно использовать заверенную копию приказа о приеме, переводе и увольнении. Перечень документов, на основании которых нужно вносить изменения за старого работодателя, не определен.

Если организация ликвидирована, то документ об ошибке не потребуется.

Если ошибка в записи о работе по совместительству

Ошибки исправляет работодатель, который внес запись о работе по совместительству. Сделать это может и основной работодатель, а значит и исправлять ошибки будет он (п.11 Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).

Когда нужно заводить дубликат трудовой книжки

Есть случаи, когда исправить ошибку в трудовой невозможно. Кроме утери трудовой книжки работодателем или работником, завести дубликат придется, если (п. 27, 30, 31 Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н):

• запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной;
• трудовая пришла в негодность: порваны страницы, испачкана, обгорела и т.п.

Дубликат трудовой книжки оформляют по письменному заявлению сотрудника. В верхней части титульного листа документа вписывают фразу «Дубликат».

Ошибка в электронной трудовой книжке

Исправление ошибок в СЗВ-ТД регламентирует Постановление Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.

Если работодатель хочет полностью отменить данные, которые подавал о трудовой деятельности сотрудника, то в новом отчете должен указать ту же самую информацию, а в 10 графе указать знак отмены «Х»(п. 2.6. Постановления Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Если данные нужно исправить и уточнить, то нужно сначала отменить ошибку, а затем вписать верную информацию. Сделать это нужно так (п. 2.7. Постановления Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п):

1. В первую строку полностью перенести ошибочные данные..
2. В графе № 10 поставить знак «Х».
3. Следующую строку заполнить верными данными.

Какое наказание ждет за ошибку в трудовой книжке

За ошибки в трудовой книжке должностные лица могут получить предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). А юрлица — от 30 до 50 тысяч рублей.

Евгения Смирнова, менеджер по кадровому учету Контура

Татьяна Неволина, руководитель группы по работе с филиалами отдела кадрового учета Контура

Как исправить запись в трудовой

Обычно неверную запись в трудовой книжке исправляет работодатель, который допустил ошибку. Но иногда можно изменить запись и с прошлой работы сотрудника.

Все трудящееся население условно можно разделить на три подгруппы:

• впервые официально принятые на работу в 2021 году и позднее. У них нет и не будет бумажной трудовой, только ее электронный аналог — ЭТК;
• те, кто написал работодателю заявление о прекращении ведения бумажной книжки. Их стаж до даты заявления подтверждает бумажная трудовая, а после — только ЭТК;
• владельцы бумажных трудовых, которые не захотели с ними расставаться. У них тоже есть ЭТК, но работодатели вносят данные еще и в бумажную книжку.

Сотрудникам двух последних категорий можно дополнить ЭТК сведениями из бумажных книжек и не предоставлять их в СФР при оформлении пенсии. Но для этого нужно исправить в них ошибки. Расскажу, как исправить неверную запись в бумажной трудовой и кто должен это делать.

На иллюстрациях в статье изображены трудовые книжки, заполненные по старым правилам, но разница незначительная.

ГДЕ СЛЕДИТЬ ЗА СИТУАЦИЕЙ
Главные новости — в нашем Телеграме
Подпишитесь, чтобы следить за разборами новых законов и анализом финансовой ситуации

Подписаться

Кто вносит исправления в трудовую книжку

По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.

Ошибки в ЭТК работодатель исправляет, подавая в СФР корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1 . Но если сотрудник обнаружит неточность позднее, когда прекратит трудовые отношения с этим работодателем, актуализировать сведения за него новый наниматель не сможет. Если фирма будет ликвидирована или ИП прекратит деятельность, сотруднику придется исправлять сведения через СФР, а может, даже через суд.

Но на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей в бумажных трудовых:

1. если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
2. если бывший работодатель перестал существовать. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.

Если у работника одновременно есть бумажная трудовая и электронная, недостаточно исправить ошибочную запись только на бумаге. Нужно обязательно скорректировать данные в ЭТК.

Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель по месту основной работы.

Но если сотрудник уже уволился оттуда, трудовая книжка у него на руках. Тогда ошибочные записи исправит работодатель по совместительству или новый наниматель — после трудоустройства на новое основное место работы.

Общие правила изменений в трудовой

Законодательная база. В статьях 77—81 и 83—84.1 трудового кодекса говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.

Порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.

Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.

Например, название организации и запись о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не нужно.

Другой пример — даты указали не цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение СФР о зачете периода работы в стаж сотрудника.

Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники СФР могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.

Строго говоря, все это относится к записям в бумажных трудовых. Работодателям нужно передавать в СФР корректные сведения, а если есть ошибки, не забывать исправлять их корректирующими формами подраздела 1.1 ЕФС-1 .

Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.

В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Ошибка при первичном заполнении. Сейчас если такие ошибки и случаются, то в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 , которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.

Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.

Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.

Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.

На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.

Так выглядит изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки

Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.

Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет, — сведения в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.

Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.

Так выглядит дополненная запись об уровне образования. Источник: glavkniga.ru

Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.

А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка ему не принадлежит

Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, СФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.

Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:

1. посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
2. внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке. Но исправления в ЭТК нынешний работодатель за бывшего внести не сможет.

Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.

Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:

1. После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.
2. В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.
3. В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.

Так выглядит исправленная запись о приеме на работу

Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.

В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.

Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если изменяют основание увольнения, то указывают новое основание. В четвертой графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.

Образец исправления записи об увольнении

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.

Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.02.2024, а не 1 февраля 2024 года.

Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.

Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же , как другие неверные записи.

Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.

В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:

1. После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
2. В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.

Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».

Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.

Вот как можно исправить ошибку в названии организации. Такой вариант сработает, если неточность увидели сразу. Если же после ошибочной записи уже внесли запись о приеме на работу или даже несколько записей, то после них кадровику нужно написать: «В наименовании организации допущена ошибка», — а ниже указать правильное наименование организации. Источник: hr⁠-⁠portal.ru

Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, к примеру, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

Несколько ошибок сразу. Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то при необходимости исправляют каждую из них. Если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной записью.

Одна запись может исправлять две и более неверных. Источник: delo⁠-⁠press.ru

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Вот как можно исправить ситуацию, когда пропустили название организации. Источник: delo⁠-⁠press.ru

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:

1. В графе 1 проставить порядковый номер записи.
2. В графе 2 указать дату ее внесения.
3. В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2023 по 01.06.2024».
4. В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».

Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.

Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.

Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.

Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.

В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование.

Так выглядит запись о переименовании компании

Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Как исправить ошибки другого работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.

Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись в бумажную трудовую и скорректировал данные в ЭТК. Если тот откажется, работник должен исправить ошибку сам, подав заявление в СФР лично или через госуслуги. Понадобится документ, подтверждающий увольнение, например приказ.

Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись новому работодателю в бумажную книжку нельзя.

Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.

Если работник не хочет добиваться актуализации сведений, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.

Если работник просит внести давнюю пропущенную запись об увольнении в бумажной трудовой, это можно сделать по заверенной копии приказа об увольнении или архивной справке. Компания обязана содействовать сотруднику в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.

Ответственность за несоблюдение правил исправления

За несоблюдение правил исправления записей в трудовых книжках работодателю может грозить административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

По ней предусмотрены предупреждение или штраф:

1. для средних и крупных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽;
2. для малых компаний, ИП и руководителей фирм — от 1000 до 5000 ₽.

Запомнить

1. По общему правилу записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который допустил ошибку. Но, например, если компании больше нет, изменения вносят на текущем месте работы сотрудника.
2. Внести изменения в ЭТК может только тот работодатель, который подал сведения с ошибкой. Попробовать скорректировать их может и сам работник через госуслуги или личное обращение в СФР.
3. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей. Так, если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не обязательно.
4. Если неточность допущена на титульном листе трудовой книжки, неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные. Так, например, делают, если работник сменил фамилию.
5. Когда сотрудник получает новый уровень образования, работодатель дополняет эти сведения в трудовой книжке: ранее внесенные записи не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.
6. Если ошибка в записи о месте работы сотрудника или его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной, после чего внести актуальную информацию.
7. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Он ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
8. За несоблюдение правил исправления записей работодателю может грозить штраф.

Юлия Девяткова
А в вашей трудовой делали ошибки? Расскажите, как их исправляли:

Помню как в начале 2000-х ПФР требовал форму СЗВ-К на каждого работника. Форма СЗВ-К это полная копия ТК, перебитая по определенной форме, записанная на дискету, распечатанная и переданная под роспись в ПФ. И где они? Так и носят сотрудники оригиналы трудовых, когда пенсию оформляют. Интересно, на сколько нынешних «электронных» книжек хватит?

Отредактировано

Была ситуация: на первой работе бухгалтер при моём увольнении заправляла печать, носик ёмкости с чернилами вывалился и залил чернилами как минимум пять лежащих стопкой раскрытых трудовых книжек, собственно бухгалтера, зашедшего за этой самой печатью директора по персоналу, меня и кучу барахла которое не перечислить.
Я то забрал новую красивенькую трудовую книжку с 2 записями через пару дней, на счёт других пострадавших не знаю, но ситуация «по ошибке внесли в трудовую кляксу на все страницы» интересная и в статье не отражена.

Я пытался узнать ответ на этот вопрос самостоятельно у героини, но диалог получился такой:
— а что вы будете делать дальше с остальным трудовыми книжками?
— стреляться.

Более интересный вопрос — не «как исправлять», а «зачем вообще нужна ТК пенсионному фонду, когда все данные по отчислениям за человека у них и так есть».

Прошу прокомментировать следующее. Трудовая книжка образца 1973 года заполнялась в мае 1975 года. На титульном листе книжки в графе дата рождения указан только год без числа и месяца. Является ли это ошибкой заполнения трудовой? Какие дальнейшие действия?

Была на ошибка, а которой опыт работы, который не хотелось светить.
Ну что?
Удалила опыт. Теперь у меня красивая трудовая.

Ляля, как удалили?

Светлана, собрала справки с тех мест работы, которых хотела сохранить в трудовой.
Пришла в последнее место работы, сказала, что та трубочная сгорела.
Заплатила 150 рублей.
Ну и мне восстановили трудовую.

Добрый день! Вот уже несколько дней читаю про исправления ошибок в трудовых книжках, но не могу понять как решить ситуацию, случившуюся со мной ��
В общем, я оформляюсь на новое место работы и из-за того, что в моей трудовой книжке не было записи о моем последнем месте работы (на ЭТР, как оказалось, не переходила, но предыдущий работодатель не заострил на этом внимания и я спокойно проработала там полгода), пришлось перенести оформление. Пошла я, значит, к бывшему работодателю, мне проставили все необходимые записи и тут! на следующей странице (которая по идее должна быть пустая) обнаруживаю запись от 2009 года, в которой меня якобы переводят на какую-то должность в ООО, в котором я никогда не была оформлена �� А это одна из ООО моего самого первого работодателя.
И вот, теперь я сижу ломаю голову, как мне исправить эту ошибку и уже, наконец, выйти на новое место работы �� пожалуйста, помогите!!

Здравствуйте. Работодатель уволил меня по статье за неудовлетворительный результат испытания. Я через суд добилась компенсации и изменение записи на «по согласованию сторон». Трудовая электронная. Когда устраивалась на новую работу, служба безопасности дала отрицательный ответ. Я получила выписку из трудовой на госуслугах и оказалось, что запись не была исправлена. В суд обращение написала. Подскажите, пожалуйста, кто может исправить данную запись? К недобросовестному работодателю желания обращаться нет.

Меня Зовут Дана. Я пенсионер и по вине работодателя я лишилась 10 с половиной лет льготного стажа. Работодатель не поменял печать предприятия и мне поставили печать вышедшую из срока, то есть в 1991 году печать была действительна, когда я поступала на работу, а при увольнении в 2001 году печать уже устарела, а я лишилась большей половины своей пенсии. Исправить такую ошибку невозможно даже с подтверждением свидетелей. Мне остается только попытаться через суд. Пожалуйста, люди будьте внимательны к этим вещам, это ваше будущее обеспечение, не бросайте свои кровью заработанные деньги на ветер. Удачи всем, особенно в наше нелегкое время.