Как списывать бензин по путевым листам пример

Как происходит списание ГСМ по путевым листам

Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ. Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов. Как учесть влияние зимних условий при расчете нормативного расхода топлива?

Что представляет собой путевой лист

• обязательно для фирм-перевозчиков, если перевозки являются основным видом их деятельности (пр. №152 от 18/09/08 г. Минтранса);
• необязательно, если автомобиль используется для производственных, служебных нужд фирмы.

Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки. Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше. Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост. ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.). Путевые листы фиксируются в журнале их учета.

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

ВАЖНО! Образец акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

• остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
• данные спидометра на начало и на конец движения.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

• технической документации ТС;
• контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

Перевозчики включают суммы, израсходованные на ГСМ, в материальные затраты, фирмы, не занимающиеся перевозками, – в прочие (НК РФ, ст. 254-1, 264-1).

На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.

Пример расчета

Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.

Средняя стоимость списания будет равна:

• 70 * 42 = 2940 руб.;
• 100 * 40 = 4000 руб.;
• 2940 + 4000 = 6940 руб.;
• 70 + 100 = 170 л;
• 6940 / 170 = 40,82 руб.

По фактическому расходу топлива затраты считаются так:

• В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
• Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
• Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
• Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.

При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:

• Д – поправочный коэффициент в процентах, установленный в организации;
• S — пробег;
• Hs – норма расхода на 100 км.

Сезонный коэффициент D (зимний, повышающий, отражающий повышенный расход бензина) не применяется. Норма расхода для данной модели — 8,8 л. Зафиксированы показания спидометра при выезде — 2510, при возвращении — 2565.

• Пробег: 2565 — 2510 = 55 км.
• Расход: Qн = 0,01 * 8,8 * 55 * (1 + 0,01) = 0,01 * 8,8 * 55 * 1,01 = 0,01 * 484 * 1,01 = 4,84 * 1,01 = 4,89 л.
• 4,89 * 40,82 = 199,61 руб.
• Проводка: Дт 26 Кт 10/3 199,61 руб.

Приказ на списание

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.
Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3

Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:

• 21108 «Премьер» (ВАЗ-21128) 9 литров в час;
• Сайбер 2.4 (Chrysler) 11 литров в час.

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

Кратко

1. Путевые листы используются для составления акта на списание ГСМ.
2. Данные путевых листов позволяют списывать ГСМ как по нормам, так и по фактическому расходу топлива.
3. Организация может руководствоваться нормами расхода, утвержденными Минтрансом, а может разработать собственные экономически обоснованные нормы расхода.
4. Нормы расхода топлива утверждаются приказом руководителя организации.
5. Особое внимание уделяют обоснованию расходов для целей налогового учета.

О порядке учета и списания горюче-смазочных материалов

Каждая организация, деятельность которой связана с эксплуатацией транспортных средств, нуждается в грамотном учете ГСМ по путевым листам. Под ГСМ понимаются любые виды топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей. Учет нужен для наведения порядка и контроля расхода материальных ресурсов, в том числе для контроля расхода бензина и дизельного топлива.

О путевом листе: что это и зачем

Путевой лист является первичным документом, в котором указывается пробег автомобиля. На основе данного документа определяется расход бензина. Если деятельность организации связана с использованием транспортных средств, они обязаны применять форму листа с реквизитами, установленными приказом Минтранса. Если автомобиль используется компанией для производственных и управленческих нужд, может разрабатываться путевой лист в соответствии с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете».

Регистрация путевых листов выполняется в специальном журнале, причем учет путевых листов тесно связан с ГСМ. Если организация по роду деятельности не связана с транспортом, она может составлять ПЛ с нужной ей регулярностью, главное – своевременное подтверждение обоснованности расхода. Путевой лист позволяет:

• составить официальное подтверждение производственной необходимости расходов,
• зафиксировать расстояние, пройденное транспортным средством,
• установить показатели, на основе которых рассчитывается объем использованных ГСМ.

После того, как определяется фактический или нормативный объем использования, рассчитывается сумма к списанию.

Как учитывается расход?

В формах путевого листа есть специальные графы, в которых отражается оборот ГСМ с указанием объема горючего в баке, объема выданного и оставшегося топлива. Несложные вычисления позволяют оценить количество горючего, которое было использовано. Кроме того, в документе отображаются показания спидометра на начало и конец пути для определения количества пройденных транспортным средством километров.

Путевой лист – это основание для расчета фактического и нормативного списания ГСМ. Полученные данные отражаются в бухгалтерском учете. Но в некоторых случаях, например, при заправке бензопил, мотоблоков и любой другой спецтехники, ПЛ не используется. Вместо него составляется акт на списание.

Бухгалтерские и налоговые нюансы

Горюче-смазанные материалы относятся к материально-производственным запасам, поэтому их учет в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. ГСМ принимаются к учету в виде чеков АЗС, корешков талонов, которые прилагаются к авансовому расчету. Если водитель покупал топливо по топливной карте

, учет ведется на основании отчета, составленного и предоставленного компанией-эмитентом карты. Списание осуществляется чаще всего по средней себестоимости.

С точки зрения налогового учета списание ГСМ представляет собой более сложный процесс:

• ГСМ могут учитываться в составе материальных и прочих расходов. Если организация занимается перевозкой людей, грузов, то ГСМ относятся к материальным затратам. Если же транспортные средства используются компанией как служебные, то горюче-смазочные материалы относят к прочим расходам;
• Второй момент касается нормирования расходов на списание: в налоговом учете ГСМ принимаются по фактическому использованию и по рассчитанному в соответствии с нормами по количеству объему.

На практике компании могут в индивидуальном порядке разрабатывать и утверждать нормы расхода топлива.

В Налоговом кодексе РФ указывается:

• если организацией самостоятельно установлены нормы списания ГСМ, и она их превысила, но учла в налоговом вычете как сумму сверхнормативного использования топлива, инспекцией данная сумма может быть не признана расходом;
• если автомобиль нужен компании как служебное транспортное средство, то расходы на учет ГСМ признаются как прочие расходы. Их величина равна суммам, которые фиксируются в бухгалтерском учете.

Подводя итоги, можно сказать следующее. ГСМ являются существенной статьей расходов во многих организациях. И очень важно, чтобы бухгалтеры умели вести учет топлива и обосновывать эти расходы. Определить количество использованных ГСМ проще всего с помощью путевых листов.

Сравнение и выбор топливных карт

PetrolTrade — официальный дилер и агрегатор топливных карт для юридических лиц. Мы ставим перед собой задачу сделать удобный и технологичный агрегационный сервис корпоративных топливных карт для решения ваших бизнес-задач во всех регионах Российской Федерации.

Наш коллектив — это слаженная команда профессионалов, призванная сделать сотрудничество беспроблемным и готовая решать задачи каждого клиента в индивидуальном порядке. Мы работаем под девизом «Все для Клиента!» вне зависимости от размера суммы в счете-фактуре на топливо.

Учет ГСМ по путевым листам

Содержание

• Что такое путевой лист
• Правила и порядок учета ГСМ
• Учет расхода ГСМ в путевом листе
• Бухгалтерский учет ГСМ
• Списание ГСМ по путевому листу
• Пример списания ГСМ — бензина по путевому листу
• Учет ГСМ при поступлении
• Учет ГСМ при списании по факту
• Часто задаваемые вопросы

ГСМ — это горюче-смазочные материалы. К ним можно отнести:

• различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
• специальная жидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
• масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Что такое путевой лист

Путевой лист — это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.

Специализированные транспортные предприятия, которые имеют автотранспорт и он используется в основном виде деятельности. Эти предприятия должны использовать путевые листы установленного образца с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152.

А предприятия, которые используют автотранспорт не по основному виду деятельности могут разработать самостоятельно форму путевого листа, только ее необходимо закрепить в в учетной политике предприятия.

Каждый путевой лист должен быть зарегистрирован в специальном регистрационном журнале. Путевой лист составляется сроком или на 1 день или на срок не более месяца – эти нормативы все указаны в п. 10 приказа 152 от 08.09.2008 года.

Специализированным предприятиям рекомендовано составлять путевой лист каждый день, с целью учета расхода топлива за определенное время работником. Но исключения всегда есть, и данном случае, это когда работника отправляют в командировку на срок более 1 дня.

Правила и порядок учета ГСМ

Для того, что бы списать ГСМ не достаточного одного путевого листа, еще необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено в учетной политике такое списание. Если работник использует личный автомобиль в служебных целях, тогда так же необходимо выписывать путевой лист для списания ГСМ. Поступление на предприятие ГСМ оформляется приходным ордером, а списание производиться один раз в месяц, обычно это в начале следующего месяца за прошедшим ответственным за это лицом. Ответственным лицом обычно на предприятии выступает бухгалтерский работник, например, материальный бухгалтер.

Порядок списание состоит в том, что составляется соответствующий акт, который составляется представителями специально созданной комиссии для списания ГСМ, комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.

Важно. К составленному акту списания, в обязательном порядке необходимо прикладывать документы первичной отчетности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если проанализировать форму путевого листа, то увидим, что имеются специальные графы, которые отражают оборот ГСМ. В данном путевом листе указывается количество топлива в баке, сколько было выдано и сколько осталось. Путем вычисления рассчитывается, сколько было использовано горючего.

При использовании путеводительного листа представленного в приказе 152 от 18.09.2008 года, то там нет граф для заполнения количества топлива. В данном документе будут записываться показания спидометра на начало и на конец пути, с помощью чего можно будет определить количество пройденных автотранспортом километров.

Когда путевой лист разрабатывается предприятием самостоятельно, то не содержит сведения об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Из выше изложенного можно сделать вывод, что по путевому листу ведется учет или фактический расход топлива, или нормативного. Полученные рассчитанные данные необходимы для правильного отражения в бухгалтерском учете.

Но бывают, где заполнение путевого листа просто невозможно. К таким случаям относятся, например, заправка бензином бензопилы, мотоблоки и т.п. специальные техники. В таких случаях применяется акт списание ГСМ.

Бухгалтерский учет ГСМ

Учет ГСМ в бухгалтерском учете, как и учет материально-производственных запасов, ведется по фактической стоимости материалов, это указано в разделе II ПБУ 5/01.

Учет ГСМ может быть принят к учету только на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС, если топливо приобреталось водителем за наличные денежные средства или на основании корешков талонов, в случае приобретения топлива по талонам. Иногда бывает, что водитель приобретает бензин по топливным картам, тогда учет ГСМ будет учитываться по топливным картам на основании отчета компании — эмитента карты.

Существует три метода по списанию ГСМ. Рассмотрим эти методы в виде таблицы:

Наименование метода	Описание метода
По средней стоимости	стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении. Этот метод используется считается популярным.
Способ ФИФО	По себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ
По себестоимости каждой единицы	В отношении ГСМ не применяется

Бухгалтера в основном предпочитают применять метод учета по средней себестоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующей формуле:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

СС — средняя стоимость;

Сост — остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост — поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост — остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Кпост — количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Предприятие должно в обязательном порядке прописать в своей учетной политике, какую методику они будут использовать в бухгалтерском учете ГСМ.

Списание ГСМ по путевому листу

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3):

• По дебету — осуществляется приход ГСМ;
• по кредиту — осуществляется списание ГСМ.

Выше мы уже рассмотрели, как происходит расчет использованного количества топлива. Вот это количество необходимо умножить на стоимость единицы, и полученная сумма списывается в бухгалтерском учете такими проводками как:

Пример списания ГСМ — бензина по путевому листу

ООО «Титан» в марте 2024года закупило бензин в количестве 200 литров по 38 рублей за 1 литров без учета НДС.

При этом на предприятии на начало месяца был запас бензина этой же марки в количестве 50 литров по средней стоимости 44 рубля за 1 литр.

Предприятием было использовано 30 литров для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Данный автомобиль используется для перевозки персонала предприятия.

В учетной политики предприятия прописано, что используется методика списание ГСМ по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
10	60	7600	Оприходован бензин (ТОРГ-12)
19	60	1368	Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за март: (50 л × 44 руб. + 200 л × 38 руб.) / (50 л + 200 л) = 39,20 руб.

Учет ГСМ при списании по факту

В путевом листе сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 39,20 руб. = 784 руб.

Так как автомобиль используется в служебных целях, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что такое путевой лист?

Ответ: Путевой лист — это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.

Вопрос №2 Какие существуют методы списания ГСМ в бухгалтерском учете?

Ответ: Существует три метода по списанию ГСМ: по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ; по себестоимости каждой единицы (для ГСМ не используется). В основном бухгалтера используют метод расчета по средней себестоимости.

Вопрос №3 Если на предприятие используется личный автомобиль в служебных целях, он может претендовать на получение бензина? Если да, тогда какие необходимо оформить документы для списания бензина?

Ответ: Личный автомобиль может быть использован в служебных целях. Для учета расхода топлива ему так же выписывается путевой лист, по которому определяется расход топлива за день.

Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) не зря выделены в особую группу. Для многих предпринимателей использование автомобильного транспорта является ключевой составляющей бизнеса и затраты на топливо всегда имеют большой удельный вес в расходах компании. Для контроля за этими расходами и планирования затрат на будущее рассмотрим учет ГСМ в 1С 8.3 — пошаговую инструкцию.

• Шаг 1. Что относится к ГСМ и где учитывается в 1С
• Шаг 2. Как корректно организовать номенклатуру по ГСМ в 1С
• Шаг 3. Учет приобретения ГСМ
• Шаг 4. Формирование документов по приобретению ГСМ в 1С
• Приобретение ГСМ по ведомостям, топливным картам, талонам
• Шаг 5. Способы списания ГСМ для целей бухгалтерского учета
• Списание ГСМ по Путевым листам
• Утверждение сезонных норм расхода топлива и других поправочных коэффициентов
• Путевые листы: обзор последних изменений
• Как оформлять и заполнять Путевой лист для списания ГСМ в 1С
• Журнал учета путевых листов
• Путевые листы для ИП
• Шаг 6. Формирование авансового отчета для списания ГСМ в 1С
• Шаг 7. Списание ГСМ в других случаях
• Итоги

Шаг 1. Что относится к ГСМ и где учитывается в 1С

К ГСМ принято относить три вида материалов, необходимых для эксплуатации автотранспорта:

• Непосредственно топливо — бензин, дизель, СПГ (сжиженный природный газ), КПГ (компримированный, или сжатый, природный газ).
• Масла и смазки — для двигателя, трансмиссионных механизмов, различных электронных и механических агрегатов автомобиля.
• Жидкости охлаждающие и тормозные.

Топливо по объему расхода в разы превышает расходы масел, смазок и жидкостей, поэтому для его учета на предприятиях утверждается особый алгоритм списания, обычно через документ «Путевой лист».

Для учета ГСМ предусмотрен счет 10 «Материалы» и субсчет 10.3 «Топливо»

Для удобства учета в программных продуктах 1С субсчет 10.3 также разделен на 2 подсчета:

• 10.3.1 — обычно для учета топлива, которое еще не передано МОЛ (материально-ответственному лицу), то есть условно хранится на складе;
• 10.3.2 — для ГСМ, которые уже переданы на авто или конкретному МОЛ, но привязка делается именно к ТС.

Обратите внимание. Перечисление ТС для целей учета ГСМ не связано со справочником внеоборотных активов, то есть с ТС, которые, например, отнесены к основным средствам предприятия. Даже если ТС принято к учету, в список к номенклатуре ГСМ его нужно будет внести повторно.

Шаг 2. Как корректно организовать номенклатуру по ГСМ в 1С

Для автоматизации учета карточки по ГСМ лучше учитывать не просто в номенклатурной группе «Материалы», а добавить отдельную группу, например «Материалы ГСМ», чтобы по карточкам с ГСМ задать счет 10.3.

Иначе по общей группе «Материалы» задан счет 10.1 и в документах для правильной проводки нужно будет постоянно исправлять субсчет учета.

Если номенклатура ГСМ обширная, можно еще больше детализировать виды номенклатуры, чтобы задать по каждому виду ГСМ свой алгоритм учета. Например, если моторное масло приобретается для конкретного автомобиля, его можно относить непосредственно на счет 10.3.2-ТС N , минуя складской счет 10.3.1.

Шаг 3. Учет приобретения ГСМ

В связи с вступлением в силу с 2021 года новых федеральных стандартов учета МПЗ ФСБУ 5/2019 «Запасы» вместо ПБУ 5/01 бухгалтерский учет ГСМ производится по фактической стоимости. Кроме прямых затрат, фактическая стоимость ГСМ может включать и другие расходы, указанные в разделе II ФСБУ 5/2019.

Способы приобретения ГСМ, как и списания, необходимо прописать и утвердить в Учетной политике предприятия. Там же должно быть указаны, какие документы и карты — личные или корпоративные — могут быть использованы для оплаты и принятия ГСМ к учету.

Принять к учету поступившие ГСМ можно несколькими способами:

• по кассовым или товарным чекам через авансовый отчет, если водитель или другое МОЛ приобрели их за наличные ;

Как отразить в учете списание ГСМ (топлива), приобретенных за наличный расчет? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ . Это бесплатно.

при прямой безналичной оплате —

• по кассовым чекам, полученным при оплате картой, корпоративной или личной, через авансовый отчет;
• по заверенным отчетам к банковской карте, если оплата ГСМ проводится напрямую с р/счета компании;
• по приложениям к выписке расчетного счета (накладной, товарной накладной, счету-фактуре);

при косвенной безналичной оплате —

• по корешкам талонов;
• по заверенным отчетам к топливной карте, которые предоставляет выпустившая карту компания;
• по ведомостям и другим документам, подтверждающим получение части топлива из заранее оплаченного объема.

Приход ГСМ делается через счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 60 «Поставщики», 55.04 «Прочие специальные счета». Если в 1С ведутся путевые листы, то авансовый отчет можно оформить непосредственно при составлении Путевого листа (см. шаги 5, 6).

Шаг 4. Формирование документов по приобретению ГСМ в 1С

Рассмотрим оформление документов в 1С и основные проводки на примере оплаты ГСМ через корпоративную карту.

Пример. ООО «МАРИДОР», кроме основного расчетного счета, открыло дополнительный корпоративный счет для расчетов картами через сотрудников компании.

— 10.01.2023 генеральный директор Дорофеев А. И. получил на корпоративную карту 5000 р. для приобретения ГСМ;

— 12.01.2023 он заплатил 2600 р. за заправку бензином АИ-95;

— 14.01.203 — 2200 р. за заправку бензином АИ-95;

— 16.01.2023 Дорофеев А. И. предоставил авансовый отчет и путевые листы за период с 12.01.2023 по 16.01.2023 (оформление а/о и путевого листа рассмотрим в шагах 5, 6).

Учет операций по корпоративным картам ведется на отдельном счете 55.04 «Прочие специальные счета». К данному счету можно открыть отдельную карту каждому сотруднику — подотчетному лицу.

К описанному примеру приведем основные проводки, которые должны формироваться при составлении документов для оприходования ГСМ. В общем случае сумма НДС не признается в НУ, так как обычно при оплате картой документы для зачета суммы НДС не предоставляются.

Пополнение корпоративной карты Дорофеева А. И. можно сделать через Банк и касса — Банковские выписки — Списание. Счет списания — основной расчетный счет организации. При выборе вида операции «Перевод на другой счет организации» активируются все необходимые для операции поля — счет для перевода, счет дебета. Статья расходов «Внутреннее перемещение денежных средств» подставляется автоматически.

Списание средств с корпоративной карты Дорофеева А. И. при оплате ГСМ 12.01.2023 также делаем документом «Списание с расчетного счета», где для списания выбираем счет корпоративной карты, счет учета 55.04, вид операции — «Перечисление подотчетному лицу» — и статью расходов — «Выдача подотчетных сумм».

Аналогично оформляется и выдача на корпоративную карту 14.01.2023 в сумме 2200 р. Обе суммы поступают на счет 71.01 расчетов с подотчетным лицом Дорофеевым А. И. и будут там оставаться до тех пор, пока сотрудник не предоставит чеки и авансовый отчет об использовании средств и приобретении ГСМ.

Приобретение ГСМ по ведомостям, топливным картам, талонам

Обычно такими способами закупки ГСМ пользуются организации на ОСНО и закупающие ГСМ в больших объемах, так как при таких способах оплаты поставщики топливных продуктов предоставляют полный пакет документов, в том числе товарные накладные и счета-фактуры, и покупатель может предъявить НДС к вычету.

Авансовый отчет в данном случае составляется отдельным документом «Авансовый отчет» из раздела «Покупки».

Поступление ГСМ при безналичной оплате нужно сделать документом «Поступление материалов». В общем случае проводки по учету авансового платежа, частичной фактической заправки (частичный забор топлива) и НДС будут такими:

Шаг 5. Способы списания ГСМ для целей бухгалтерского учета

Полученные ГСМ после использования необходимо списать с бухгалтерского учета. Основные способы списания ГСМ:

• по средней себестоимости;
• по методу ФИФО ( FIFO ) — то есть с учетом динамики стоимости в хронологическом порядке — 1-й пришел — 1-й списан.

Более распространенный метод списания — по средней себестоимости. Он удобен, если используется большое количество однотипного топлива, когда к моменту списания N л топлива типа Т стоимость оставшегося топлива типа Т складывается со стоимостью такого же приобретенного, вычисляется его средняя цена СТ и получается стоимость для списания N * С_Т = Z _NT .

Определять количество N топлива для списания также можно несколькими способами, лишь бы расход топлива действительно был обоснован, привязан к реальным техническим показателям и не вызывал сомнений у контролирующих органов:

• по методическим рекомендациям Минтранса;
• по собственной разработанной методике;
• по фактическому расходу для нетранспортных средств — мотоблоков, бензопил, газонокосилок, тримеров и т. д.

В Методических рекомендациях , утвержденных распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14.03.2008 (в редакции от 30.09.2021 № ВД-196-р) (далее — МР Минтранса), для легковых и грузовых транспортных средств установлены базовые нормы списания на 100 км. В МР Минтранса приведена методика расчета потраченного топлива в зависимости от вида, типа ТС и поправочных коэффициентов. Поправочные коэффициенты учитывают увеличение или снижение нормы расхода топлива:

• в сельской или городской местности, для чего на трассы общего пользования установлены специальные категории — I , II , III ;
• на равнинной или холмистой местности;
• в летний-зимний период;
• в зависимости от веса снаряжения ТС, перевозимых грузов, наличия прицепов, пассажирозагрузки, вида автотранспортных работ и т. д.

Предприятие может самостоятельно установить нормы списания ГСМ . Для этого на протяжении нескольких месяцев и при различных условиях проводятся тестовые замеры расхода топлива на разных ТС, результаты фиксируются специальной комиссией и утверждаются руководителем предприятия. Обосновать такие расчеты необходимо не только для целей бухгалтерского учета ГСМ, но и для налогового учета.

Для различных средств, не являющихся транспортом , списание проводится по акту, составленному и утвержденному специальной комиссией по контролю за расходом ГСМ или обычной инвентаризационной комиссией компании.

В 1С такое списание делается напрямую со склада со счета 10.3.1, так как бензин АИ-92 в данном случае используется по мере необходимости и не привязан к конкретному объекту.

Документ позволяет сформировать унифицированную форму акта ТОРГ-16 с подписями членов комиссии.

Скачать образец Торг-16

Можно распечатать упрощенный документ «Списание товаров».

Списание ГСМ по Путевым листам

Путевой лист является первичным документом, в котором отражена вся необходимая информация:

• о транспортном средстве — регистрационный номер, марка, модель;
• о лице, эксплуатирующем ТС и являющимся в данном случае материально-ответственным за переданные ГСМ;
• дате и времени, когда ТС находилось в пути, то есть периоде фактической траты топлива и других ГСМ;
• месте отправления, месте назначения, километраже пробега;
• показателях одометра при выезде и по приезде;
• количестве топлива в баке при выезде, возвращении, приобретенного и нормах списания топлива для данного ТС;
• другая необходимая информация и отметки.

Согласно требованиям Федерального закона № 259-ФЗ от 08.11.2007, ч. 2 ст. 6, оформление путевого листа обязательно для предприятий и организаций, которые занимаются перевозкой грузов, пассажиров и багажа.

Путевой лист также оформляется в случае, если ТС принадлежит организации и на нем осуществляются перевозки грузов и пассажиров для нужд этой организации. В данном случае юрлицо выполняет те же функции, что и лицо, эксплуатирующее транспортное средство, согласно Письму МР Минтранса России № 03-525П от 17.03.2017, Постановлению Пленума Верховного Суда РФ № 26 от 26.06.2018, Г, п. 3. Поэтому путевые листы оформляются отдельно на каждое ТС.

Кроме того, ведение путевых листов позволяет контролировать расходы на топливо, особенно в компаниях с большим штатом водителей и несколькими ТС, требующими разных видов топлива, других ГСМ, и имеющими различные нормы их расхода.

Утверждение сезонных норм расхода топлива и других поправочных коэффициентов

Для того чтобы списание топлива было максимально приближено к реальным условиям, МР Минтранса предусмотрено введение поправочных коэффициентов.

В общем виде норма расхода топлива для данного ТС определяется по формуле:

R _ТС = 0,01 × Н_ТС × S × (1 + 0,01 × D) ,

где R _ТС — расход топлива в пределах утвержденного норматива для данного ТС и рекомендованного вида топлива;

Н_ТС — базовая норма расхода для данного ТС, в л/100 км;

S — пробег ТС в км;

D — суммарный поправочный коэффициент (повышение или снижение относительно базовой нормы).

В п. 5 МР Минтранса приведены повышающие поправочные коэффициенты, например:

Для разных регионов «зимнее время года» приходится на разные периоды. Так, в Московской области это период с ноября по март, а в Ханты-Мансийском АО — с октября по апрель. Для ООО «МАРИДОР» в нашем примере из Ставропольского края зимний период также с ноября по март.

С приказом также могут быть ознакомлены все МОЛ, которые получают ГСМ. В случае добавления автотранспортных средств нужно издать дополнительный приказ на новые ТС. Методика расчетов и документооборот по учету ГСМ необходимо прописать в Учетной политике предприятия.

Путевые листы: обзор последних изменений

С 2013 года ведение документооборота осуществляется без применения унифицированных форм и предприятия вправе разрабатывать собственные формы документов, которые должны содержать перечень обязательных реквизитов. Образцы форм необходимо приложить к Учетной политике предприятия.

С 01.01.2022 новыми ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» утверждены реквизиты и формы электронного документооборота.

В 2023 году документ «Путевой лист» также получил ряд дополнительных возможностей и расширил функционал использования. Так, Приказом Минтранса № 390 от 28.09.2022 с 01.03.2023 утвержден перечень реквизитов и сведений, которые должен содержать путевой лист.

Поле сведений о собственнике ТС заменено на сведения о лице, которое оформило путевой лист, то есть фактически эксплуатирует ТС, так как часто за рулем авто находится просто водитель компании или арендованный исполнитель. ТС может быть взято в аренду вместе с экипажем.

С 01.03.2023 применяются электронные путевые листы, подтвержденные усиленными квалифицированными и неквалифицированными (через портал «Госуслуги») электронными подписями (УКЭП и УНЭП). Утвержден порядок заверения электронных путевых листов медработниками, ответственными за техническое состояние ТС и материально-ответственными лицами, если за одним ТС закреплено несколько водителей.

С 01.09.2023 приказом Минтранса № 159 от 05.05.2023 внесены поправки в сведения о водителе, которые теперь содержат информацию о водительском удостоверении и СНИЛС водителя.

Появились также дополнительные возможности для оформления путевых листов (ПЛ). Теперь можно оформлять:

• один ПЛ на один рейс, если его длительность превышает одну рабочую смену;
• несколько ПЛ на нескольких водителей на одно ТС, если они сменяют друга в течение нескольких рабочих смен;
• несколько ПЛ на одно ТС и одного водителя, если он совершает несколько рейсов за смену;
• в электронные ПЛ на одно ТС можно вносить изменения о водителях, если они меняются, а также о смене прицепов и полуприцепов.

Возможности оформления на одно ТС нескольких ПЛ на несколько рейсов или нескольких водителей не предусмотрено.

Как оформлять и заполнять Путевой лист для списания ГСМ в 1С

Для начала учета ГСМ по путевым листам предварительно в 1С нужно сделать настройки функционала: Главное — Функциональность — Запасы.

Тогда в разделе «Покупки» появится пункт «Путевые листы».

В 1С: Бухгалтерия через документ «Путевой лист» можно вести:

• учет фактически истраченного топлива;
• учет остатка топлива в баке ТС;
• контроль показателей одометра с расчетными значениями с учетом указанного километража пробега за рейс;
• оформление авансового отчета;
• списание количества топлива, подтвержденного путевым листом и авансовым отчетом.

Для нашего примера приобретения бензина АИ-95 в январе 2023 года Дорофеевым А. И. предварительно занесем сведения о водителе и автомобиле.

Занесем сведения о транспортном средстве непосредственно из путевого листа при создании первого документа. Для ТС «Лада Веста» по рекомендации производителя норма расхода топлива АИ-95 — 5,9 л на 100 км. Согласно МР Минтранса — 6 л/100 км. Запишем в карточку ТС по учету ГСМ норму от производителя.

Далее во вкладку «Топливо» занесем данные о первой покупке ГСМ на сумму 2600 р. Расходы будут приняты при наличии оригинала кассового чека.

Далее во вкладку «Маршрут» занесем сведения о времени выезда ТС, пункте назначения или маршруте, показании одометра при выезде. Если далее в графе «Показания одометра, км» указать сразу значение при возвращении, то в графе «Расстояние, км» значение будет подставлено автоматически. Если после внесения показаний одометра проставить расстояние в км, то автоматически рассчитается показание одометра на конец поездки.

После проведения документа «Путевой лист» внизу схематично показывается расчет истраченного топлива, а также данные сотрудника, который произвел расчет и будет ставить подпись под расчетом. В нашем примере начальный объем топлива в баке задан 32 л. Если ранее по ТС не было учета, остаток в баке можно занести при вводе начальных остатков или скорректировать остаток на складе.

Документ «Путевой лист» также сформирует проводки, которые были описаны выше в примере. Для этого должны быть корректно заполнены счетами учета разделы для соответствующего вида номенклатуры (см. шаг 2).

Далее путевой лист можно распечатать. Данные маршрута будут расположены на обратной стороне, так что лучше использовать функцию двусторонней печати.

При по нажатию кнопки «Печать» можно не только распечатать документ, но и выгрузить его в формате *. pdf .

При заполнении следующего путевого листа за 14.01.2023 нужно внести информацию о второй покупке топлива на сумму 2200 р. При вводе данных маршрута показания одометра на начало дня 14 января и остаток бензина в баке будут выведены автоматически. Остальные данные нужно заполнить по маршрутному листу.

Журнал учета путевых листов

До 1 марта 2023 года при оформлении путевых листов организации обязаны были вести Журнал учета путевых листов, ф. 8, постановление Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997. Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022 определил с 1 марта 2023 года перечень реквизитов, которые должны содержаться в путевых листах, а также порядок их ведения. С 01.03.2023, с введением электронных путевых листов, вести Журнал учета ПЛ необязательно. Однако большинство организаций все же сохраняют эту форму учета, так как она содержит подписи лиц, оформляющих ПЛ и отвечающих за его наличие и правильность составления.

Обычно путевые листы в журнал записываются сквозной нумерацией в хронологическом порядке на все ТС и водителей в течение года или месяца.

Если организация не ведет Журнал учета ПЛ, то можно формировать Реестры путевых листов, в которых также ставить подписи лиц, ответственных за составление каждого документа.

Путевые листы для ИП

На сегодняшний день для ИП нет каких-либо особых указаний по ведению путевых листов. Составление ПЛ должно вестись с соблюдением требований последних нормативно-правовых актов — приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022, в ред. приказа Минтранса № 159 от 05.05.2023. Так же, как и для юридических лиц, путевой лист, составленный ИП, должен содержать обязательные реквизиты:

• срок (период) ПЛ;
• сведения о лице, оформившем ПЛ;
• данные водительского удостоверения водителя и его СНИЛС;
• назначение поездки.

ИП вправе сам разработать форму путевого лица либо воспользоваться формой, утвержденной постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 с последними изменениями. Таким образом, ведение путевых листов ИП не имеет каких-либо особенностей и ограничений и может быть автоматизировано в 1С.

Шаг 6. Формирование авансового отчета для списания ГСМ в 1С

Если топливо приобреталось подотчетным лицом за наличные или по корпоративной карте, списать топливо и признать расходы нужно авансовым отчетом подотчетного лица с приложением кассовых чеков.

Если предприятие ведет путевые листы через программные решения 1С, то этим же документом можно сформировать и авансовый отчет по закупке, соответствующей периоду ПЛ.

При заполнении вкладки «Топливо» и наличии правильного остатка по МОЛ на счете 10.3.2 авансовый отчет сформируется автоматически, его можно распечатать как непосредственно из формы «Путевой лист», так и из Журнала операций. А/о из путевого листа по умолчанию имеют префикс «ПЛ», чтобы их можно было отличать от а/о по другим видам расходов.

Корешок авансового отчета (по линии отреза) выдается подотчетному лицу после приема денежных документов и проверки лицом, ответственным за расчеты расхода ГСМ, которое проставляет на корешке авансового отчета свою подпись в подтверждение приема расходных документов.

В приложениях авансовый отчет должен содержать оригиналы денежных документов, реквизиты которых в нем указаны. Только при правильном оформлении первичных документов — путевых листов и авансовых отчетов — расходы будут признаны для целей начисления налогов на коммерческую деятельность.

Шаг 7. Списание ГСМ в других случаях

Кроме расхода топлива по нормативам, возможны другие случаи, когда необходимо списать ГСМ без путевого листа:

• перерасход топлива при наличии оправдательных обстоятельств и обоснований (списывается также путевым листом с приложением документов-оснований);
• перерасход топлива без оснований, когда виновные установлены;
• перерасход, недостача ГСМ, если нет обоснований или виновных лиц;
• списание ГСМ в качестве капитализации затрат к стоимости ОС.

Списания по другим различным основаниям можно делать документом «Списание материалов» с проставлением нужных счетов учета или ручной корректировкой сформированных проводок. Если документ не позволяет внести необходимые сведения или счета, можно воспользоваться документом «Операции, введенные вручную».

Итоги

Материалы типа ГСМ в 1С выделяются в особую группу в связи с большими объемами расходов и важностью функций, которые выполняют транспортные средства в организациях. Учет ГСМ в 1С позволяет максимально автоматизировать контроль за расходами на топливо в разрезе отдельных ТС и материально-ответственных лиц.

Документы, которые можно сформировать в 1С для учета ГСМ, соответствуют всем требованиям законодательства, имеют понятные формы для ввода и имеют возможность вывода на печать в различных вариантах или выгрузки в текстовых электронных форматах. Сложный учет топлива по путевым листам выполнен в программных решениях 1С в удобной наглядной форме и позволяет одним документом провести несколько учетных операций, в том числе и авансовый отчет по приобретению топлива.

Кроме списания по путевым листам по обычным видам деятельности, в 1С можно сформировать проводки и документы выбытия ГСМ по другим основаниям.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.