Визирование и согласование в чем разница

Визирование и согласование в чем разница

15. Согласование (визирование)

Согласование (визирование) проекта документа с должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) оформляется собственноручной визой, электронной подписью или простой электронной подписью.

Согласование (визирование) проекта бумажного документа посредством собственноручного визирования включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Директор Правового департамента

Подпись И.О. Фамилия

На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и приложений к ним, оформленных в форме бумажных документов, собственноручные визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а также на лицевой стороне последнего листа приложения.

На бумажных документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, собственноручные визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа и приложений к нему, являющихся неотъемлемой их частью, (приказы, соглашения, договоры, государственные контракты) в нижней его части.

Допускается полистное собственноручное визирование бумажного документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту бумажного документа собственноручная виза дополняется соответствующей записью, например:

Согласовано с учетом замечаний (Имеются замечания)

Директор Правового департамента

Подпись И.О. Фамилия

В таком случае к документу готовится служебная записка в соответствии с положениями пункта 4 приложения N 14 к Инструкции, в которой отражаются данные замечания.

Согласование (визирование) проекта документа в форме электронного документа посредством проставления электронной подписи или простой электронной подписи включает в себя проставление соответствующей отметки в листе согласования в СЭД.

На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и приложений к ним, оформленных в форме электронных документов, отметки о согласовании проставляются в листе согласования в СЭД с использованием электронной подписи или простой электронной подписи.

Отметки на проекте документа в форме электронного документа не проставляются.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту электронного документа отметка о согласовании в листе согласования в СЭД дополняется соответствующей записью.

Согласование проектов служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок) с соответствующими работниками Министерства осуществляется в электронном виде с использованием электронной подписи или простой электронной подписи в СЭД. При подписании электронных документов электронной подписью лист согласования является составной частью электронной регистрационной карточки электронного документа в СЭД.

При необходимости оформления указанных документов в виде документов на бумажных носителях проекты документов, согласованные в форме электронных документов, передаются на собственноручную подпись должностным лицам, указанным в листе согласования, с приложением листа согласования по установленной в СЭД форме.

Виды согласования и его Государственный стандарт

Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т. п.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения.

ВИДЫ СОГЛАСОВАНИЯ:

Согласование может быть внешним или внутренним. При внутреннем согласовании оценку содержания проекта документа дают специалисты (сотрудники) организации-автора. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в т. ч. различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру организации. Внешнее согласование осуществляется после того, как проведено внутреннее согласование.

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению реквизитов документа «Виза» и «Гриф согласования» определены Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 (далее – Типовая инструкция по делопроизводству).

Порядок согласования и визирование проекта документа

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов – от создания или получения до исполнения или отправки – обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
• руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Согласование и визирование договоров

Для заключения договора рекомендуется соблюдение в той или иной форме процедуры согласования и/или визирования договора. Согласование договора является более общей по отношению к визированию процедурой, поскольку является процедурой рассмотрения документов уполномоченными подразделениями, тогда как визирование — это именно проставление подписи руководителя и/или исполнителя подразделения на документе.

Хотя по большому счету и согласование, и визирование — суть одна процедура, и большой разницы в этих понятиях нет.

Базовый перечень согласовывающих договор подразделений, позволяющий «закрыть» большинство рисков, приведен выше в схеме, однако, как правило, определяется в зависимости от организационной структуры компании, функций тех или иных подразделений, специфики бизнеса. Например, заключение договора филиалом организации может включать и необходимость согласования договора куратором филиала в головном офисе.

Согласование договора — это рассмотрение договора уполномоченным согласующим подразделением организации и, как правило, письменное выражение им своего мнения относительно условий, формы, сторон договора и рисков для организации в части своей компетенции.

Согласование может быть отражено в виде подписи руководителя подразделения или признаваемых в организации аналогов подписи на договоре (визирование), на «листе согласования», «контрольном листе», в программе Lotus Notes, в сообщении электронной почты и в иных принятых в организации формах. Согласование выражается в четырех возможных вариантах:

1) «Не согласовано» («Не согласовано, замечания прилагаются»);

3) «Согласовано с замечаниями» («Согласовано с учетом сл./з. N _ от _);

4) отказ в визировании (согласовании) — непроставление подписи в принципе.

Виза проставляется на самом договоре или на отдельном листе («листе согласования»). Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, иногда должность. Как правило, визы проставляются на последнем листе документа, однако, по нашему мнению, подобная практика чревата возможностью замены листов. В этом случае доказать, что был согласован не этот, а другой лист, со всеми вытекающими последствиями будет сложно. В связи с этим рекомендуется визировать договор на каждом листе.

Виза юриста на договоре — это не только проверка условий самого договора, это мнение относительно всей сделки и схемы в комплексе, правоспособности участников, представителей (подробнее о существе проверки см. в параграфах 2.3, 2.4).

Конечно, следует отметить, что кроме как дисциплинарной ответственности, данная виза иных последствий для визирующего не влечет, но как элемент повышения эффективности бизнес-процесса является одним из основных.