В какой автоматизированной системе ведется реестр заключаемых оао ржд договоров
II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
АС ЕРД — Автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга ОАО «РЖД».
Безденежные договоры (меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и т.п.) — договоры, заключаемые от имени ОАО «РЖД», не содержащие обязательств финансово-экономического характера.
Договоры — гражданско-правовые договоры (контракты), соглашения, меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и иные документы, в которых изложены достигнутые сторонами договоренности по любому аспекту деятельности ОАО «РЖД», а также дополнительные соглашения (дополнения), заключаемые сторонами с целью исполнения, изменения или прекращения действия основных документов.
Доходные договоры — договоры, заключаемые от имени ОАО «РЖД» с контрагентами, плательщиками по которым являются покупатели и заказчики товарно-материальных ценностей, работ или услуг, поставляемых, выполняемых или оказываемых ОАО «РЖД».
Комплект договорной документации — совокупность документов, необходимых для надлежащего, всестороннего и полного рассмотрения (визирования) проекта договора, включающая в себя, в том числе, организационно-распорядительные документы ОАО «РЖД», на основании которых осуществляется договорная работа по проекту договора, пояснительную записку, изменяемую часть документации процедуры размещения заказа и переписку подразделений ОАО «РЖД» по проекту договора, а также документы, подтверждающие полномочия подписывающего со стороны контрагента лица.
Конкурентная процедура закупки — процедура закупки, предусмотренная Положением о закупке, в ходе которой выбор лучшего поставщика (исполнителя, подрядчика) осуществляется на основе сравнения предложений (состязательности) нескольких независимых участников процедуры закупки.
Контрагент — юридическое или физическое лицо, с которым ОАО «РЖД» состоит в договорных отношениях или с которым у ОАО «РЖД» предполагаются договорные отношения.
Основание заключения договора (Основание) — оформленный в соответствии с требованиями законодательства и внутренних документов ОАО «РЖД» документ, позволяющий однозначно определить волеизъявление ОАО «РЖД» по заключению, изменению или прекращению соответствующего договора с определенным контрагентом.
Ответственное подразделение — подразделение, из деятельности которого вытекает претензия.
План закупок — план закупок товаров, работ, услуг для осуществления основных видов деятельности ОАО «РЖД», формируемый и утверждаемый в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в частности, в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», Постановления Правительства от 17.09.2012 N 932 «Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана», и утверждаемыми в соответствии с ними внутренними документами ОАО «РЖД». Порядок и сроки формирования Плана закупок, его содержание, срок его размещения и корректировки определены распоряжением ОАО «РЖД» от 25.12.2014 N 3142р «О Регламенте взаимодействия подразделений ОАО «РЖД» при организации закупочной деятельности».
Подразделение-исполнитель — подразделение, в интересах, в компетенции и в рамках бюджета которого предполагается заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО «РЖД» в качестве подразделения-исполнителя.
Положение о договорной и претензионной работе — Положение о договорной и претензионной работе в ОАО «РЖД», являющееся утвержденным в установленном порядке внутренним документом ОАО «РЖД», устанавливающим основные принципы и правила осуществления договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД».
Положение о закупке — Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд ОАО «РЖД», утвержденное советом директоров ОАО «РЖД» 30.06.2014 и объявленное распоряжением ОАО «РЖД» от 17.07.2014 N 1663р.
Претензия — письменное требование совершить определенное действие (выполнить работу, оказать услугу, устранить недостатки выполненных работ, возместить убытки, выплатить неустойку, соразмерно уменьшить цену договора и т.д.) или воздержаться от совершения определенного действия, оформленное в соответствии с требованиями закона или соглашения о претензионном порядке (при наличии).
Претензионная работа — деятельность по рассмотрению и предъявлению претензий.
Причастное подразделение — подразделение ОАО «РЖД», участвующее в процессе договорной и претензионной работы по вопросам, относящимся к его компетенции в соответствии с положением о данном подразделении, утвержденным ОАО «РЖД».
Проект договора — текст договора со всеми приложениями, подготовленный для включения в документацию процедуры размещения заказа или для подписания сторонами.
Процедура размещения заказа — процедура определения контрагента по договору и условий договора, предусмотренная Положением о закупке или иными внутренними документами ОАО «РЖД», определяющими порядок заключения расходных и доходных договоров .
Процедуры размещения заказа могут быть конкурентными и неконкурентными.
Процесс договорной работы — процесс последовательных, взаимосвязанных действий, направленных на подготовку к заключению договора, заключение договора, сопровождение договора, закрытие договора.
Расходные договоры — договоры, заключаемые от имени ОАО «РЖД» с контрагентами, плательщиком по которым является ОАО «РЖД».
Регламент взаимодействия — Регламент взаимодействия подразделений ОАО «РЖД» при организации закупочной деятельности, утвержденный распоряжением ОАО «РЖД» от 25 декабря 2014 г. N 3142р.
Сделка — действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (это может быть как один договор, так и комплекс взаимосвязанных договоров, направленных на реализацию одного проекта, достижения единой цели).
Соглашение о претензионном порядке — условия договора о порядке и сроках предъявления и рассмотрения претензий по договору.
Стадии договорной работы — этапы договорной работы (подготовка к заключению договора, заключение договора, сопровождение договора, закрытие договора).
Структурные подразделения ОАО «РЖД» — подразделения, не имеющие статуса «Филиал». К таким структурным подразделениям в контексте настоящих Методических указаний не относятся структурные подразделения филиалов ОАО «РЖД».
Типовая форма договора — форма договора, подлежащая применению подразделением-исполнителем при составлении проекта договора в ОАО «РЖД». Каталог Типовых форм договоров приложен к настоящим Методическим указаниям.
Участники процесса договорной работы — лица, подразделения, участвующие в процессе договорной работы (подразделение-исполнитель, причастные подразделения, лицо, подписывающее договор и т.д.).
Распоряжение ОАО «РЖД» от 3 ноября 2015 г. N 2617р «О Порядке регистрации гражданско-правовых договоров, оплата по которым осуществляется из фонда оплаты труда»
С целью оптимизации процесса регистрации гражданско-правовых договоров, оплата по которым осуществляется из фонда оплаты труда (далее — договоры ФОТ), сокращения временных затрат подразделений-исполнителей при регистрации таких договоров:
1. Утвердить Порядок регистрации договоров ФОТ.
2. Установить, что:
а) филиалы и другие структурные подразделения ОАО «РЖД», за исключением подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», при регистрации договоров ФОТ с 1 ноября 2015 г. руководствуются утвержденным настоящим распоряжением Порядком регистрации договоров ФОТ;
б) в случае внесения изменений в законодательство Российской Федерации, нормативные документы ОАО «РЖД», регламентирующие ведение договорной работы в ОАО «РЖД», Центр организации закупочной деятельности вносит изменения в Порядок регистрации договоров ФОТ, направив соответствующее уведомление филиалам и другим структурным подразделениям ОАО «РЖД».
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возлагаю на начальника Центра организации закупочной деятельности Митичкину И.М.
Вице-президент ОАО «РЖД»
Порядок
регистрации гражданско-правовых договоров, оплата по которым осуществляется из фонда оплаты труда
(утв. распоряжением ОАО «РЖД» от 3 ноября 2015 г. N 2617р)
1. Настоящий Порядок регулирует регистрацию в автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД» гражданско-правовых договоров, оплата по которым осуществляется из фонда оплаты труда (далее — договоры ФОТ).
2. Регистрация договоров ФОТ, за исключением договоров, заключенных аппаратом управления ОАО «РЖД», осуществляется отделом ведения реестра договоров Центра организации закупочной деятельности (далее — регистратор).
3. Регистрация договоров ФОТ осуществляется в соответствии с Инструкцией о регистрации договоров в автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД», утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 31.12.2014 N 3216р.
4. Для регистрации договора ФОТ подразделению-исполнителю необходимо:
4.1. В течение одного дня после подписания договора лицом, уполномоченным на его подписание от имени ОАО «РЖД», создать карточку в АС ЕРД, проставить номер и дату регистрации на оригинале договора, отсканировать отдельными файлами договор и лист визирования, прикрепить отсканированные файлы к карточке договора и направить карточку на регистрацию.
4.2. Сформировать пояснительную записку с указанием технических номеров карточек договоров в АС ЕРД, направляемых на регистрацию, с обязательным указанием того, что оплата по договорам осуществляется из фонда оплаты труда. Пояснительная записка оформляется на имя заместителя начальника Центра организации закупочной деятельности, в сферу ответственности которого входит регистрация расходных договоров, заключенных ОАО «РЖД», подписывается уполномоченным лицом и направляется по электронной почте на курирующего регистратора (согласно приложению N 1 к настоящему Порядку).
4.3. Курирующий регистратор проверяет поступивший на регистрацию договор ФОТ на предмет:
а) полноты и корректности заполнения карточки договора в АС ЕРД;
б) наличия прикрепленной сканированной копии договора и копии визового листа;
в) наличия подписей сторон на сканированном оригинале договора;
г) наличия печати подразделения-исполнителя, заключающего договор.
4.4. В течение суток с момента направления пояснительной записки на электронную почту курирующего регистратора договор регистрируется либо карточка договора отклоняется с замечаниями. Датой регистрации является дата, указанная на оригинале договора.
В случае отклонения карточки договора с замечаниями, после их исправления, подразделение-исполнитель направляет на повторную регистрацию карточку договора и одновременно оповещает об этом курирующего регистратора по электронной почте. Срок регистрации в данном случае начинает течь с момента поступления электронного письма об устранении замечаний.
5. В случае нарушения подразделениями-исполнителями установленного порядка регистрации договоров ФОТ, в т.ч. нарушение срока направления договора на регистрацию, Центр организации закупочной деятельности оставляет за собой право отказать в регистрации договора.
Приложение N 1
к Порядку регистрации
гражданско-правовых договоров,
оплата по которым осуществляется
из фонда оплаты труда
Распределение курирующих регистраторов отдела ведения реестра договоров Центра организации закупочной деятельности
Макаева Ольга Владимировна — главный специалист (2-08-01)
Восточно-Сибирская железная дорога
Забайкальская железная дорога
Дирекция по ремонту тягового подвижного состава
Центр корпоративного учета и отчетности
Центр расчетов за международные железнодорожные перевозки «Желдоррасчет»
Проектно-конструкторско-технологическое бюро железнодорожной автоматики и телемеханики
Тернова Ирина Владимировна — главный специалист (7-90-50)
Дальневосточная железная дорога
Калининградская железная дорога
Дирекция по строительству сетей связи
Центр внутренней политики и развития корпоративной культуры
Корпоративный центр развития профессионального обучения персонала
Центр обследования и диагностики инженерных сооружений
Авдеев Денис Андреевич — главный специалист (7-83-53)
Северо-Кавказская железная дорога
Юго-Восточная железная дорога
Центральная станция связи
Дирекция медицинского обеспечения
Центр по корпоративному управлению пригородным комплексом
Центр технического аудита
Галкина Мария Александровна — главный специалист (2-89-60)
Приволжская железная дорога
Центральная дирекция по тепловодоснабжению
Центральная дирекция инфраструктуры
Центр по таможенной деятельности
Центр управления бизнес-проектами
Заборина Лидия Анатольевна — ведущий специалист (7-54-16)
Красноярская железная дорога
Центральная дирекция пассажирских обустройств
Дирекция по комплексной реконструкции железных дорог и строительству объектов железнодорожного транспорта
Ситуационный центр мониторинга и управления чрезвычайными ситуациями
Центр организации скоростного и высокоскоростного сообщения
Ковалевская Евгения Юрьевна — ведущий специалист (2-89-86)
Горьковская железная дорога
Дирекция железнодорожных вокзалов
Проектно-конструкторское бюро по инфраструктуре
Проектно-конструкторско-технологическое бюро пассажирского комплекса
Дмитриевская Марина Андреевна — ведущий специалист (7-66-96)
Московская железная дорога
Дирекция капитального ремонта и реконструкции объектов
Центральная дирекция управления движением
Проектно-конструкторское бюро локомотивного хозяйства
Куйбышевская железная дорога
Проектно-конструкторское бюро по электрификации железных дорог
Смирнова Анна Юрьевна — ведущий специалист (7-51-55)
Западно-Сибирская железная дорога
Центральная дирекция по управлению терминально-складским комплексом
Технологический центр управления пригородным комплексом
ПКТБ по вагонам
Проектно-конструкторско-технологическое бюро по вагонам
Проектно-конструкторско-технологическое бюро по системам информатизации
Чинарова Галина Сергеевна — специалист 1 категории (7-30-27)
Южно-Уральская железная дорога
Центральная дирекция по ремонту пути
Дирекция развития железных дорог Восточного полигона
Проектно-конструкторское бюро вагонного хозяйства
Проектно-технологическо-конструкторское бюро по пути и путевым машинам
Проектно-конструкторско-технологическое бюро по нормированию материально-технических ресурсов
Демидова Юлия Викторовна — специалист 1 категории (7-47-97)
Свердловская железная дорога
Центр инновационного развития
Центр научно-технической информации и библиотек
Центр фирменного транспортного обслуживания
Центральная дирекция тяги
Симешова Анна Александровна — специалист 1 категории (7-30-17)
Северная железная дорога
Центр внутреннего контроля «Желдорконтроль»
Центр внутреннего аудита «Желдораудит»
Центр организации труда и проектирования экономических нормативов
Московская дирекция скоростного сообщения
Сорокина Екатерина Станиславовна — специалист 1 категории (7-17-80)
Октябрьская железная дорога
Центральная дирекция моторвагонного подвижного состава
Центр по развитию Московского транспортного узла
Главный вычислительный центр
Центр построения и развития бережливой производственной системы
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение ОАО «РЖД» от 3 ноября 2015 г. N 2617р «О Порядке регистрации гражданско-правовых договоров, оплата по которым осуществляется из фонда оплаты труда»
Текст распоряжения опубликован в журнале «Экономика железных дорог», 2016 г., N 1
III. Проведение процедур размещения заказов в электронной форме
29. Процедура размещения заказов в электронной форме проводится с использованием автоматизированной информационной системы «Электронная торгово-закупочная площадка ОАО «РЖД» или иной электронной торгово-закупочной площадки по выбору дочернего общества ОАО «РЖД» по согласованию с организатором, осуществляющей размещение заказов в соответствии с Федеральным законом «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и позволяющей установить особенности проведения процедур в соответствии с настоящим Положением (далее — автоматизированная система).
30. Автоматизированная система обеспечивает конфиденциальность информации и юридическую значимость электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации и стандартами Российской Федерации (ГОСТ Р 34.10-2001 и ГОСТ Р 34.11-94).
31. Для участия в процедуре размещения заказа, проводимой в электронной форме, претендент должен:
получить сертификаты электронной цифровой подписи для своих представителей;
зарегистрироваться в автоматизированной системе, заполнив регистрационную форму и направив ее организатору.
Незарегистрированные лица имеют право просматривать в автоматизированной системе опубликованные извещения о проведении открытых электронных процедур, справочные и нормативные материалы.
В автоматизированной системе ведется реестр зарегистрированных лиц.
32. Для обеспечения юридической силы электронных документов, используемых при работе в автоматизированной системе, необходимо использовать сертифицированные ключи электронной цифровой подписи, которые выдаются претенденту.
33. Все действия, выполненные в автоматизированной системе лицом, указавшим правильные имя и пароль лица, зарегистрированного в автоматизированной системе, по которым автоматизированная система его идентифицирует, считаются произведенными от имени того лица, представителю которого были предоставлены эти имя и пароль. За действия своего представителя и документы, подписанные его электронной цифровой подписью, ответственность перед организатором несет лицо, зарегистрированное в автоматизированной системе.
34. Организатор размещает в автоматизированной системе необходимые инструктивные документы для работы по всем видам электронных процедур.
35. Лица, зарегистрированные в автоматизированной системе, могут до окончания срока подачи заявок изменить уже направленную заявку. В этом случае необходимо отозвать заявку путем ее удаления или перевода в состояние редактирования, внести в нее изменения, подписать электронной цифровой подписью и вновь направить на электронную процедуру. Без отзыва заявки изменить ее невозможно.
Заявки претендентов на участие в процедурах сохраняются в автоматизированной системе.
36. Организатор рассматривает только те заявки претендентов, которые подписаны электронной цифровой подписью и направлены ему до наступления срока окончания подачи заявок.
37. Лица, зарегистрированные в автоматизированной системе, осуществляют обмен электронными документами только с организатором.
38. Лица, зарегистрированные в автоматизированной системе, несут ответственность за сохранность закрытой части ключа подписи и правильность эксплуатации системы криптографической защиты информации.
Организатор вправе не рассматривать электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью, если нарушены правила использования электронной цифровой подписи, установленные законодательством Российской Федерации, в том числе, если сертификат ключа подписи утратил силу, электронная цифровая подпись используется с превышением полномочий и/или устарели данные, представленные для выдачи сертификата ключа подписи (изменены реквизиты юридического/физического лица, полномочия должностного лица, которому выдан сертификат ключа подписи).
Организатор вправе требовать подтверждения по полученным электронным документам в случае сомнения в подлинности электронной цифровой подписи и правомерности ее использования.
39. Организатор не несет ответственности перед владельцами сертификата ключа подписи и лицами, использующими эти сертификаты для проверки подписи и шифрования сообщений, а также перед третьими лицами за любые убытки, потери, иной ущерб, связанный с использованием сертификата, независимо от суммы заключенных с использованием сертификата сделок и совершения ими иных действий, за исключением случаев нарушения организатором обязательств, предусмотренных настоящим Положением и/или законодательством Российской Федерации.
В какой автоматизированной системе ведется реестр заключаемых оао ржд договоров
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 декабря 2014 г. N 3216р
О РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ КАРТОЧЕК ДОГОВОРОВ В ЕДИНОМ РЕЕСТРЕ ДОГОВОРОВ ХОЛДИНГА «РЖД»
Во исполнение Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и постановления Правительства Российской Федерации от 31 октября 2014 г. N 1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки»:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о регистрации договоров в автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД».
2. Установить, что с 1 января 2015 г. регистрацию договоров в автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД» (далее — АС ЕРД) осуществляют:
1) Департамент управления делами — расходных и доходных договоров, заключаемых в аппарате управления ОАО «РЖД»;
2) Центр организации закупочной деятельности (далее — Центр) и его региональные подразделения — расходных договоров, за исключением договоров, заключаемых в аппарате управления ОАО «РЖД»;
3) подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД», назначенные ответственными за регистрацию договоров в установленном ОАО «РЖД» порядке, — доходных договоров, за исключением договоров, заключаемых в аппарате управления ОАО «РЖД».
3. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД»:
в недельный срок с даты настоящего распоряжения назначить лиц, ответственных за регистрацию договоров (далее — ответственные лица), и направить заявки с использованием автоматизированной системы создания и обработки заявок на предоставление доступа к информационным ресурсам ОАО «РЖД» (далее — АС ОЗ) на подключение ответственных лиц к АС ЕРД в роли «Регистратор» (для подразделений, регистрирующих договоры в соответствии с пунктом 2 настоящего распоряжения);
в недельный срок с даты подключения ответственных лиц к АС ЕРД в роли «Регистратор» уведомить об этом Центр;
обеспечить оборудование рабочих мест ответственных лиц необходимой техникой (компьютерами, сканерами).
4. Руководителям филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» с целью организации взаимодействия по регистрации расходных договоров в недельный срок с даты настоящего распоряжения представить в Центр перечень подразделений, осуществляющих работу по заключению договоров, с указанием их принадлежности к железным дорогам.
5. Директору Главного вычислительного центра Лыкову Р.Ю. обеспечить оперативное подключение ответственных лиц к АС ЕРД согласно заявкам в АС ОЗ.
6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на вице-президента Бобрешова А.С.
Президент ОАО «РЖД»
В.И.Якунин
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением ОАО «РЖД»
от 31.12.2014 N 3216р
ИНСТРУКЦИЯ
О РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ КАРТОЧЕК ДОГОВОРОВ В ЕДИНОМ РЕЕСТРЕ ДОГОВОРОВ ХОЛДИНГА «РЖД»
1. Настоящая Инструкция определяет порядок регистрации в автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД» гражданско-правовых договоров (контрактов), протоколов (соглашений) о намерениях (сотрудничестве) и иных документов, заключаемых от имени ОАО «РЖД» в соответствии с положением о договорной работе в ОАО «РЖД», а также положениями о договорной работе филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД».
Настоящая Инструкция распространяется на подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД».
2. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия и термины:
АС ЕРД — автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД»;
исполнитель — лицо, осуществляющее ввод данных о заключенных договорах в АС ЕРД;
подразделение-исполнитель — подразделение, в интересах, компетенции и рамках бюджета которого предполагается заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО «РЖД» в качестве подразделения-исполнителя;
регистратор — работник ОАО «РЖД», регистрирующий договоры в АС ЕРД;
подразделение-регистратор — подразделение ОАО «РЖД», регистрирующее договоры в АС ЕРД;
Центр — Центр организации закупочной деятельности — структурное подразделение ОАО «РЖД»;
положения о договорной работе — положение о договорной работе в ОАО «РЖД» и утверждаемые в соответствии с ним положения о договорной работе в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД».
3. Подразделения-исполнители осуществляют взаимодействие с подразделениями-регистраторами, на территории деятельности которых они расположены.
4. Исполнитель в течение одного дня после подписания договора лицом, уполномоченным на его подписание от имени ОАО «РЖД», создает и направляет регистратору карточку договора в АС ЕРД.
Оформление карточки договора в АС ЕРД осуществляется исполнителем посредством заполнения обязательных полей. Поля карточки заполняются в точном соответствии с положениями договора. Использование сокращений, обобщений и синонимов не допускается.
5. При регистрации договора на бумажном носителе:
1) исполнитель после направления карточки договора в АС ЕРД на визовом листе договора указывает технический номер карточки и передает регистратору визовый экземпляр договора, подписанный сторонами и заверенный печатями;
2) регистрация договора осуществляется в суточный срок с момента поступления регистратору визового экземпляра договора на бумажном носителе;
3) после получения договора регистратор по техническому номеру осуществляет поиск карточки договора в АС ЕРД.
В случае если карточка договора отсутствует либо исполнителем не указан технический номер на визовом листе договора, регистратор возвращает договор исполнителю;
4) регистратор проверяет поступивший на регистрацию визовый экземпляр договора на предмет:
а) полноты и корректности заполнения карточки договора в АС ЕРД;
б) наличия виз соответствующих подразделений на визовом листе, предусмотренных положениями о договорной работе, а также на предмет соответствия визового листа договора, представленного на регистрацию;
в) наличия подписи уполномоченного лица;
г) наличия печати ОАО «РЖД» (филиала, структурного подразделения ОАО «РЖД»).
В случае выявления нарушений договор возвращается исполнителю без регистрации, а карточка договора в АС ЕРД отклоняется;
5) при отсутствии замечаний регистратор вводит в соответствующие поля карточки договора в АС ЕРД номер и дату договора.
Номер договора вводится в поле «номер договора» и должен соответствовать номеру, сформированному АС ЕРД.
Дата регистрации вводится в поле «дата регистрации договора» и не должна отличаться от фактической даты регистрации договора.
В случае если номер и дата на договоре проставлены контрагентом, в поле «номер договора» вносится номер, указанный контрагентом. Дата договора, указанная контрагентом, вносится в поле «дата, указанная контрагентом», дата регистрации вводится в поле «дата регистрации договора»;
6) после ввода в карточку договора номера и даты договора регистратор проставляет номер и дату на визовом экземпляре договора, сканирует отдельными файлами договор и лист визирования, прикрепляет файлы в карточку договора в АС ЕРД.
В случае если дата на договоре проставлена контрагентом, дата регистрации на оригинале договора проставляется рядом с подписью лица, подписывающего договор от имени ОАО «РЖД»;
7) после окончания регистрации договор на бумажном носителе с номером и датой возвращается исполнителю для брошюровки и хранения (за исключением договоров, заключаемых подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», хранение которых осуществляется Департаментом управления делами).
6. При направлении договора для регистрации в электронной форме (по согласованию с регистратором):
1) исполнитель перед отправкой на регистрацию карточки договора в АС ЕРД проставляет номер и дату договора, сформированные АС ЕРД (в случае проставления номера и даты контрагентом необходимо руководствоваться абзацем четвертым подпункта 5 и абзацем вторым подпункта 6 пункта 5 настоящей Инструкции), сканирует отдельными файлами договор (подписанный, заверенный печатью и с проставленными номером и датой) и лист визирования, прикрепляет отсканированные файлы к карточке договора, после чего направляет карточку договора на регистрацию;
2) регистратор проверяет поступивший на регистрацию договор в электронной форме на предмет:
а) полноты и корректности заполнения карточки договора в АС ЕРД;
б) наличия прикрепленной сканированной копии договора;
в) наличия прикрепленной сканированной копии визового листа с визами соответствующих подразделений, а также соответствия визового листа направленному на регистрацию договору;
г) наличия подписи уполномоченного лица на сканированной копии договора;
д) наличия печати подразделения-исполнителя, заключающего договор.
В случае выявления нарушений договор не регистрируется, а карточка договора в АС ЕРД отклоняется;
3) при отсутствии замечаний регистратор утверждает карточку договора.
7. Номер и дата договора на бумажном носителе должны строго совпадать с номером и датой договора в АС ЕРД.
8. Сканирование договора и визового листа осуществляется в формате PDF, размер файлов, приложенных в АС ЕРД, не должен превышать 3 Мб. Если суммарный размер отсканированных визового листа и договора превышает 3 Мб, то договор сканируется без приложений.
9. После регистрации договора не допускается внесение каких-либо изменений и дополнений в номер договора на бумажном носителе и в АС ЕРД, в том числе внесение исправлений, проставление дополнительных знаков, символов, иных номеров.
10. Подразделение-исполнитель несет ответственность за соответствие карточки договора в АС ЕРД фактически заключаемому договору, корректность и полноту информации, вносимой в карточку договора, соблюдение сроков направления карточки регистратору, а также за предоставление дополнительных документов, необходимых для регистрации договора.
11. До перехода на автоматическое формирование отчетов о заключенных договорах в АС ЕРД исполнитель при формировании карточки расходного договора в АС ЕРД создает файл с информацией о договоре в формате Excel и прикрепляет его к карточке договора в АС ЕРД (разработанная форма файла будет разослана Центром после официальной публикации приказа Министерства финансов Российской Федерации о формировании информации и документов, а также обмена информацией и документами между заказчиком и Федеральным казначейством с целью ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки).
12. Регистраторы осуществляют ежедневное обобщение информации о зарегистрированных расходных договорах в формате Excel и ежедневно направляют обобщенный отчет в Центр.
13. Центр формирует консолидированный отчет и представляет информацию в Федеральное казначейство в сроки, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2014 г. N 1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки».
14. В случае поступления от Федерального казначейства протокола об отказе включения информации и документов в реестр договоров Центр не позднее дня, следующего за днем получения протокола об отказе, запрашивает уточненную информацию у исполнителей, ответственных за внесение данных в соответствующие строки реестра, по заключенным ими договорам.
15. Исполнители не позднее следующего дня после получения запроса от Центра представляют в Центр (его региональные подразделения) уточненную информацию.