Кто должен составлять должностные инструкции

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто должен разрабатывать должностные инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Должностная инструкция:
• Агент по снабжению должностная инструкция
• Администратор гостиницы
• Внесение изменений в должностной регламент
• Врач клинической лабораторной диагностики должностная инструкция
• Гальваник должностная инструкция
• Показать все

• Должностная инструкция:
• Агент по снабжению должностная инструкция
• Администратор гостиницы
• Внесение изменений в должностной регламент
• Врач клинической лабораторной диагностики должностная инструкция
• Гальваник должностная инструкция
• Показать все

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Готовое решение: В каком порядке разрабатываются и утверждаются должностные инструкции
(КонсультантПлюс, 2023) Кто должен разрабатывать должностные инструкции, законодательством не определено. На практике это чаще всего делают руководители профильных подразделений, юристы или кадровики. Кому поручить эту работу и как оформить должностную инструкцию, решает работодатель.

Типовая ситуация: Должностная инструкция: как оформить и утвердить
(Издательство «Главная книга», 2023) Порядок разработки и требования к содержанию должностной инструкции законом не установлены, вы можете закрепить их в положении или приказе о разработке должностных инструкций. При составлении инструкций можно, но не обязательно применять профстандарты. Разработку можно поручить ответственному за кадровый учет совместно с руководителями структурных подразделений.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Заводсков Сергей Вадимович

Кому поручить разработку должностных инструкций?

Рано или поздно каждая компания сталкивается с необходимостью составить должностные инструкции. И на поверхности лежат самые простые решения. Есть несколько вариантов:
1. Скачать из интернета.
2. Поручить самому сотруднику или его руководителю.
3. Поручить кадровику или юристу.
4. Самому составить (владельцу бизнеса).
5. Поручить специалистам по разработке должностных инструкций.
6. Использовать качественные готовые должностные инструкции. Говоря откровенно, мы за варианты 4, 5 и 6. Почему?

Какой результат нужен

Давайте сначала определимся, а что считать хорошими должностными инструкциями? Наверно, такие инструкции, которые можно применять, использовать? Скачайте памятку «Как применять должностные инструкции», там 9 способов их использования.

Кто разрабатывает должностные инструкции и что получается

Инструкции из интернета неприменимы в качестве управленчесокго инструмента. Если инструкции нужны просто «чтобы были», и их никак не планируете использовать, то можно скачать. Можно даже не редактировать — это лишняя потеря времени.

Сам сотрудник не заинтересован в контроле за его работой (для руководителя та же история, потому что это вносит прозрачность в работу его подчинённых, а следовательно, и в его работу), поэтому самые важные требования предпочтёт умолчать или высказать общими словами. Если менеджер должен «общаться с клиентами», так обругать — это тоже «общение». Не всегда руководитель, а тем более, сотрудник, может внятно и системно написать инструкцию так, что её поймёт новичок. И, наконец, у неопытного человека на эту работу уйдёт много времени, если он будет стремиться сделать качественную должностную инструкцию.

Кадровику или юристу трудно разобраться в специфике работы, будь то производство, IT, проектирование, стройка, финансы, маркетинг и т.п. В этом случае вы получите формальные инструкции, которые подойдут, вероятно, только для использования в трудовых конфликтах. А нормальная инструкция, в частости, предупреждает трудовые конфликты, потому что ясно описывает требования к работе. Риски такого варианта рассмотрены в презентации ниже.

Составить самому. Если вы — владелец бизнеса, то, несомненно, в деталях знаете, как должны работать ваши работники, чтобы избежать повторения проблем, чтобы делать качественный продукт, чтобы вся система работала в рамках вашего замысла. Поэтому ваши инструкции получатся самыми содержательными и применимыми к работе. Но вот беда — у вас тоже с непривычки эта работа займёт много времени, а время ваше стоит дорого. Мало хорошо понимать, что требуется, нужно ещё это изложить понятно и структурированно.

Поручить специалистам. Мы сами являемся таковыми, естественно, будем советовать именно этот вариант. Мы расспросим либо владельца, либо руководителей и сотрудников (а мы умеем опрашивать так, чтобы выявить максимум обязанностей и требований), на что понадобится один-два часа их времени. Запишем всё в инструкцию, сформулируем как надо и оформим. см. Услуга разработка должностных инструкций.

Если нужно быстрее, и нет времени на опросы, то можете купить готовую должностную инструкцию (на некоторые должности), и уже на её основе оценить, как работает ваш сотрудник, возможно, добавить какие-то требования, быстро внести правки — и готово. Вот презентация, поясняющая эти вопросы.

Заказать должностные инструкции можно здесь. Разработаем качественные и подробные должностные инструкции индивидуально под вашу компанию.

Как применять правильные должностные инструкции. Скачайте бесплатно памятку

10 страниц
С примерами

Для чего и как использовать должностные инструкции

1. Описание вакансии или рассказ о вакансии
2. Вопросы для собеседования
3. При вводе в должность
4. Оценка и контроль работы сотрудника (самое важное)
5. Наведение порядка и введение новых требований
6. Аттестация и планирования развития сотрудника
7. В трудовых конфликтах
8. Для накопления опыта вашей компании
9. Для анализа и оптимизации работы

Рекомендуемые материалы из Базы знаний

Процессное управление и его отличие от ручного
Что вообще такое это загадочное процессное управление? Как оно конкретно выглядит, в чём состоит? Отличие начинается с того, как именно распределяются и ставятся задачи сотрудникам, и как принимается по ним работа.

Переход от ручного управления к системе
Бизнес-кейс: Пример оптимизации бизнес-процессов на складе. Переход от ручного управления к системе. Оценка должностной инструкции по качеству
Чеклист и пример оценки. Проверьте ваши должностные инструкции

Получайте полезные материалы

Наша рассылка «Приёмы и методы настройки бизнеса»

Выходит 1 раз в месяц:
→ Новые статьи в Базе знаний
→ Кейсы и примеры из практики
→ Инфографика
→ Чеклисты и формы

© Заводсков С.В. 2008—2021

Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, изображений, текстов и др. допускается лишь с разрешения правообладателя и только с активной ссылкой на источник: spb-progressor.ru
Соглашение о конфиденциальности | Понравился сайт? Связь с разработчиком сайта

Как разработать должностную инструкцию по шагам

Любая компания растет и развивается, только когда каждый сотрудник производит продукт высокого качества. Как этого добиться? Объяснить сотруднику, что он должен выполнять на своем рабочем месте, описать его функции и обязанности. Для этого нужны должностные инструкции под каждую должность.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция (ДИ) – нормативный акт компании, в котором описаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации. Назначение этого документа — описать, что именно должен делать сотрудник на рабочем месте и по каким правилам ему взаимодействовать с коллективом.

В Трудовом Кодексе ничего не сказано о необходимости разрабатывать должностные инструкции работников. Однако в ст. 57 указано, что в трудовом договоре нужно перечислить трудовые функции работника. На практике, эти функции часто описывают в ДИ и оформляют как приложение к договору или как самостоятельный документ. Это хорошая возможность зафиксировать в одном документе ВСЕ требования к должности.

Изначально должностные регламенты были востребованы на крупных предприятиях, где одну должность могли занимать по 50-100 человек. Тогда были оправданы усилия, затраченные на разработку и актуализацию многостраничного документа. Но с развитием экономики становилось все больше должностей. Сейчас можно часто увидеть ситуацию в компании, когда 50 сотрудников из 100 имеют разные должности. Трудозатратно разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии все 50 инструкций.

В таких случаях трудовые функции чаще описывают сразу в трудовом договоре. Как правило, указывают те обязанности, которые были прописаны в вакансии. А если возникает необходимость изменить трудовые функции работника, оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.

Зачем нужны должностные инструкции

Должностная инструкция рабочего места нужна как сотруднику, так и работодателю.

Сотрудник узнает какие задачи он должен выполнять на рабочем месте, какой результат ожидает от него получить компания и как ему производить продукт нужного качества. Для него это в прямом смысле инструкция о том, как хорошо выполнять свою работу.

Работодателю ДИ помогают:

• Рационально распределить ВСЕ функциональные обязанности и подробно описать их. Функции, описанные в ДИ для разных должностей не должны дублироваться.
• Обосновать решение при найме и увольнении работников, опираясь на квалификационные и иные требования в ДИ. Объективно оценить результаты сотрудника в период испытательного срока и адаптации.
• Решить любой конфликт с подчиненными и привлечь их к ответственности в случае дисциплинарных нарушений. Наличие ДИ – это веский аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.

Чтобы должностные инструкции приносили бизнесу описанную пользу, нужно правильно их составить.

Структура и оформление должностной инструкции

Многие задаются вопросом, какой порядок разработки должностных инструкций, какие есть правила составления? Для оформления ДИ нет жестких требований, поэтому можно их оформить в том виде, в котором принято оформление других документов в организации.

В классическом должностном регламенте есть следующие разделы:

1. Общие положения. Это название должности, ее цель, требования к образованию и опыту, положение должности на организационной структуре.
2. Функции должности. Описание конкретных действий, которые должен выполнять работник. Для заполнения используются профессиональные стандарты и квалификационный справочник.
3. Права работника. Перечень прав, которые предоставляются сотруднику для успешного выполнения своих обязанностей — что он может потребовать от компании.
4. Ответственность работника. За что отвечает сотрудник, что его ждет за нарушение должностных обязанностей.
5. Заключительные положения. Этот раздел может включать порядок вступления данного документа в силу и порядок пересмотра рабочей инструкции.

Далее рассмотрим подробно, что писать в каждом пункте.

Что писать в должностной инструкции: 5 ключевых разделов

Общие положения

В раздел «Общие положения» важно включить:

• Название должности
• Цель поста. Важно простыми словами описать результат, который должен производить сотрудник. То, ради чего он приходит в компанию.
• Положение в организационной структуре компании. Желательно показать всю структуру и выделить текущую должность, чтобы сотрудник наглядно увидел все линии подчинения. Указать, с какими подразделениями он будет взаимодействовать.
• Требования к уровню образования и опыту, к знаниям, умениям и навыкам. При заполнении можно опираться на два государственных стандарта – образовательный и профессиональный.

Остановимся подробней на последнем пункте. В России существует единая система нормативных документов по профессиям и должностям. Образовательный стандарт (ФГОС) регулирует процесс получения той или иной профессии, а профессиональный – процесс пребывания в должности.

Если для какой-то должности важно наличие среднего или высшего образования, изучите перечень компетенций по ФГОС, конкретизируйте их, сопоставьте с профессиональным стандартом и укажите в ДИ. Однако зачастую в современных компаниях уровень образования уходит на второй план, а берутся во внимание только результаты профессиональной деятельности. Поэтому иногда достаточно указать компетенции только из профстандарта.

Профессиональные стандарты – хорошее подспорье для HR’а. Они охватывают широкий перечень компетенций и трудовых действий, универсальны и актуальны. Выбирайте компетенции из списка компетенций для конкретной должности, можете дополнить их или перенести в ДИ частично. Если для какой-то должности нет профстандарта, выберите похожую должность и актуализируйте требования к ней или воспользуйтесь образовательными стандартами.

Пример требований профстандарта к компетенциям для должности «Маркетолог»:

Функции должности

Это основной раздел должностной инструкции. Для его заполнения также можно использовать профстандарт. Выберите подходящие действия работника, конкретизируйте их и приведите в соответствие тактическим целям и задачам компании. Чем конкретнее вы пропишете обязанности, тем «прозрачнее» будут взаимоотношения компании с работником, тем легче сотруднику будет выполнять эти обязанности. Как правило, сложно охватить все обязанности сотрудника, поэтому можно добавить в конце фразу: «и другие поручения руководства в рамках компетенции».

Чтобы конкретизировать обязанности сотрудника, удобно оформить их в табличном виде. Пример обязанностей для руководителя тендерного отдела:

Совет. Дополнительно пропишите статистики должности и типовые ошибки, чтобы должностная инструкция рабочего не воспринималась поверхностно.

Права работника

Что можно и нужно прописать в правах? Перечень прав тесно связан с предыдущим разделом – «Обязанности». Здесь вы указываете все права, без которых работник не может качественно выполнить свои функции. Например, сотрудник имеет право:

Ответственность

Укажите, за какой результат несет ответственность сотрудник и какие последствия его ожидают за несоблюдение требований ДИ и локальных нормативных актов организации. Здесь же уточняют административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность работника.

Например, начальник отдела маркетинга несет ответственность за:

Заключительные положения

Определите периодичность и причины пересмотра рабочей инструкции: ежегодно / по мере необходимости / в связи с внесением изменений в организационную структуру. Хороший HR понимает: если ДИ так плотно связана с тактическими задачами организации, то её переработка – вопрос времени. За изменениями реалий компании или ее организационной структуры неизбежно следует корректировка должностных регламентов. Она должна происходить по взаимному соглашению сторон.

Совет. Образцы стандартных должностных инструкций можно скачать из интернета и использовать их как шаблоны. Но любой шаблон нужно дополнять и добавлять необходимую конкретику.

Использование должностной инструкции

Согласуйте и утвердите готовый документ с юристом, подпишите у генерального директора компании. После утверждения ДИ, ознакомьте с ней сотрудников и попросите расписаться в листе ознакомления.

Важно учитывать, что должностная инструкция — это юридический документ, который написан преимущественно юридическим языком. Иногда такие документы сложно воспринимать сотрудникам. Поэтому рабочую инструкцию желательно сделать интерактивной — упростить ее, оформить в виде учебной программы и добавить в корпоративную базу знаний. Разместите такую должностную инструкцию на платформе для онлайн-обучения, чтобы у сотрудников всегда был к ней доступ, а вы могли проконтролировать, что они изучили и усвоили все положения.

Когда вы берете на работу нового сотрудника, сразу поручите ему пройти курс «Пособие по должности». А если со временем у вас возникнет необходимость изменить или актуализировать должностную инструкцию, сотруднику подсветятся эти изменения на платформе и он сможет ознакомиться с новой информацией.

Совет. Сама по себе рабочая инструкция окажет слабое влияние на сотрудников. Чтобы навести порядок в организации, следует поэтапно внедрять разные инструменты управления: организационную структуру, регламенты и должностные инструкции по профстандартам, систему обучения сотрудников, систему мотивации, планирование и координации.

Ответы на популярные вопросы

Кто занимается разработкой должностных инструкций?

Как правило, разработка или составление ДИ ложится на руководителей подразделений. Например, руководитель отдела продаж составляет рабочие инструкции для менеджеров. А помогают ему HR-менеджеры и бухгалтеры — могут предоставить шаблон должностной инструкции и квалификационные справочники.

В каких случаях должностной регламент обязателен по закону?

В госучреждениях обязательно наличие должностных регламентов, например, для сотрудников полиции и местных муниципалитетов. Остальные компании руководствуются собственными потребностями, их не накажут за отсутствие ДИ.

Какие ошибки часто допускают при разработке должностной инструкции?

1. Расплывчатые формулировки. Когда вместо описания конкретных задач и метрик, пишут «Менеджер должен качественно выполнять свою работу».
2. Пересечение обязанностей у разных должностей. Следите, чтобы функции должности были уникальными.
3. Гонка за объемом. Если написание ДИ заняло 15 листов, это не говорит о ее высоком качестве. Не добавляйте «воду» для объема.
4. Дублирование положений о правах и обязанностях из Трудового кодекса.

Какие виды должностных инструкций бывают?

ДИ может быть индивидуальной или типовой. Индивидуальная разрабатывается под конкретного сотрудника, а типовая — под конкретную должность. Необходимость создать индивидуальную ДИ возникает, например, когда сотрудники одной должности выполняют разные функции. Обычно же, для каждого работника нецелесообразно делать отдельную инструкцию.

Можно ли сделать одну должностную инструкцию на всю компанию?

Если у вас маленькая компания, в которой всего одна должность — можно. Но в этом случае скорее всего нет необходимости в рабочих инструкциях. А если у вас большое предприятие, для каждой должности нужна своя инструкция, потому что права и обязанности будут отличаться.

Нужно ли разрабатывать новую ДИ, если работник временно выполняет функции другого человека?

Часто случается, что во время отпуска задачи одного сотрудника переходят к другому. В этом случае достаточно ознакомить сотрудника с настоящей должностной инструкцией того человека, которого он замещает. Нет необходимости составлять новую.

Как вносить изменения в должностную инструкцию?

Чаще всего инициатором обновления должностного регламента является работодатель. Например, появляется необходимость передать сотруднику несколько новых задач или изменилась организационная структура компании. В этом случае нужно издать приказ об изменении текста ДИ или выпустить новую рабочую инструкцию. В обоих случаях нужно ознакомить сотрудника с изменениями и попросить расписаться.

Как составить должностную инструкцию

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения.

Документ интересен прежде всего тем, что упоминания о нем не содержатся в ТК РФ, порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Как уточняется в Письме Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1, работодатель сам решает, как оформить и утвердить должностную инструкцию, как вносить в нее изменения. Ведомство обращает внимание на то, что должностная инструкция может быть либо приложением к трудовому договору, либо самостоятельным документом. Но на практике работодатели чаще всего вводят должностную инструкцию в документооборот через правила внутреннего трудового распорядка.

• Должен ли работодатель составлять должностные инструкции
• Отличия между должностной инструкцией и рабочей инструкцией
• Как разработать должностную инструкцию
• Изменение должностной инструкции

Должен ли работодатель составлять должностные инструкции

В Письме Минтруда РФ от 25.04.2022 N 14-2/ООГ-2707 уточняется, что поскольку Трудовой кодекс РФ не регулирует вопросы ведения должностной инструкции, работодатель не обязан составлять такой документ.

При этом Роструд рассматривает должностную инструкцию как «неотъемлемый инструмент регулирования трудовых отношений», который определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника (Письмо от 09.08.2007 N 3042-6-0).

Отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет за собой ответственность, но может иметь негативные последствия. Но все же для некоторых профессий наличие должностной инструкции обязательно. Например, для частных охранников (Закон РФ от 11.03.92 N 2487-I), работников ядерных объектов (Приказ Ростехнадзора от 08.09.2015 № 343).

Важно, чтобы должностная инструкция содержала только деловые качества работника. Это позволит, в случае необходимости, доказать в суде обоснованность отказа в приеме на работу (п. 10 абз. 3 Постановление Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Кроме того, такой документ позволяет работодателю объективно оценивать эффективность работника во время испытательного срока, распределять трудовые функции и определять, насколько добросовестно работник выполняет свои трудовые функции.

С учетом имеющихся рисков Роструд дает рекомендации:

• Разрабатывать должностные инструкции по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании.
• Использовать в качестве основы для разработки должностных инструкций квалификационные характеристики из Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Отличия между должностной инструкцией и рабочей инструкцией

В Письме Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ уточняется, что понятие «должностная инструкция» используется для определения содержания выполняемой трудовой функции работника на определенной должности.

При этом для определения содержания выполняемой трудовой функции рабочих применяются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Такие справочники нужны для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим и составления программ по подготовке и повышению квалификации рабочих.

Эксперты Роструда советуют для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, составлять должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции рабочих разрабатывать производственные (по профессии) инструкции.

Как разработать должностную инструкцию

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае документ необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление компании.

При составлении должностной инструкции нужно использовать квалификационные характеристики различных должностей из справочника.

Документ обычно состоит из нескольких разделов.

Общие положения. Включает наименование должности, нормативные акты, в соответствии с которыми работник исполняет обязанности, подчиненность и т.д.

Требования к квалификации. Раздел подразумевает уровень образования, навыков и умений, которым должна соответствовать должность.

Должностные обязанности. Это один из самых подробных разделов, в котором формулируется трудовая функция работника, содержание конкретных задач и обязанностей.

Права работника. Здесь указывается перечень прав, которые предоставлены работнику для выполнения обязанностей во взаимоотношении с другими работниками организации.

Права и обязанности — разделы, в которых не следует использовать общие и противоречивые фразы, так как они могут быть истолкованы двусмысленно. Роструд рекомендует подходить рационально к распределению трудовых функций: не возлагать одни и те же задачи на разных работников, опираться на опыт и квалификацию сотрудника.

Ответственность. Определенные санкции прописываются за невыполнение обязанностей и за неиспользование прав для качественного и своевременного выполнения обязанностей.

Для утверждения должностной инструкции издается приказ. Каждая инструкция должна иметь гриф «Утверждаю» и подпись руководителя.

Для ознакомления работника с должностной инструкцией можно использовать журнал ознакомления. Также нужно выдать работнику его экземпляр должностной инструкции.

Изменение должностной инструкции

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от способа ее оформления. Если она оформлена как приложение к трудовому договору, то придется вносить изменения в договор и заключать допсоглашение к нему.

Если должностная инструкция — отдельный документ, для внесения изменений потребуется приказ о внесении соответствующих изменений.

Причиной внесения изменений в должностную инструкцию могут быть изменения обязательных условий трудового договора: содержания трудовой функции, режима рабочего времени и т.д. (Письмо Минтруда РФ от 27.09.2022 N 14-6/ООГ-6058).

Изменение трудовой функции будет считаться переводом на другую работу, что требует обязательного согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). В этом случае нужно заранее письменно уведомить об этом работника. Изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как работник выразил согласие на продолжение трудовых отношений.

Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов, регламентированная отчетность, гибкая настройка внутренней аналитики.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов, регламентированная отчетность, гибкая настройка внутренней аналитики.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.