Какие этапы проходят исходящие документы

ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ И ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, факсу, электронной почте, курьером.

Основные этапы обработки исходящих документов:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание руководителем;
• проверка комплектности;
• сортировка;
• нанесение адреса на конверт;
• упаковка;
• регистрация;
• отправка адресату;
• подшивка второго экземпляра документа в дело.

При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно. Все документы передаются на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело.

Обработка документов

Делопроизводство

Все документы организации делятся на три документопотока:

входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

прием и первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

проверка правильности доставки документов;
проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
фиксация факта получения документов;
подготовка их к исполнению;
передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

составление чернового документа;
подготовку проекта документа;
его согласование (визирование);
удостоверение документа;
отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
проставление исходящего регистрационного индекса;
обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

сортировку;
вложение в конверты;
адресование;
сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

фельдъегерской или курьерской связью;
секретарями;
с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

История делопроизводства

Приказное делопроизводство
Коллежское делопроизводство
Исполнительное делопроизводство

Виды документов

Информационно-справочные документы

Акт
Письмо
Докладная записка
Объяснительная записка
Справка
Телефонограмма

Приказ
Распоряжение
Протокол

Обработка документов

Регистрация документов
Исполнение документов

Работа с исходящими документами

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Они могут направляться в подчиненные учреждения (если такие имеются), в вышестоящие организации или частным лицам, приславшим обращение.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) — постановления, приказы и информационных (коммуникативных) документов — письма (информационные, гарантийные, ответные, инициативные и др.), докладные записки, обзоры, справки, отчеты, телеграммы, телефонограммы, электронные письма, факсы, договоры, документы по их выполнению.

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.

Обработка исходящих документов

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;
согласование проекта документа;
оформление или проверка правильности оформления документа;
подписание или утверждение (если необходимо);
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра в дело.

Проект документа составляют руководители или специалисты структурных подразделений.

При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на его ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей. Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.

Перед подписанием документа, исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

Исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем постановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо).

Для регистрации исходящих документов необходимы данные:

номер документа, включающий номер дела
дата документа
адресат
краткое содержание или заголовок
отметка об исполнении
исполнитель
примечание.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале). После регистрации и присвоения исходящему документу.

Регистрационный номер необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

наличие подписи;
наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
наличие заголовка;
правильность адресования;
если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге — наличие адреса;
наличие отметки об исполнителе;
наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

документы, отправляемые по почте;
документы, отправляемые по факсу;
документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Список литературы:

Басаков, М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. – М.: МаРТ,2006.-320 с.
Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие. / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. – 2-е изд. – М. : Инфра-М, 2012. — 304 с.
Гваева, И.В. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков.– Мн., 2009. – 231 с.
ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения. – Москва: Изд-во стандартов, 2013.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева – М.: Проспект, 2014. – 480 с.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство : Учебно-справочное пособие / Кузнецов И. Н. — Москва: Дашков и К, 2013. — 520 с.
Кушнаренко, Н.Н. Документоведение/ Н.Н. Кушнаренко. – Киев: Знания, 2006. – 45 с.
Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков. – Москва: АСТ: Восток-Запад, 2006.
Медведева О. В. Основы документационного обеспечения управления : Учебное пособие / Медведева О. В. — Краснодар : Южный институт менеджмента, 2012. — 181 с.
Молдованова О.В. Документационное обеспечение управления: конспект лекций / О.В. Молдованова – Кемерово: КемТИПП, 2010. – 129 с.
Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ//Собрании законодательства. – 2006. — № 31 , (31 июля)
Секретарское дело (сборник документов, организация и технология работы) : учебно-практ. Пособие. – М.: ТК Велби, 2006.-608 с.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря : Учебное пособие / Смирнова Е. П. — Саратов : Корпорация «Диполь», 2012. — 165 с.

Приложение 1

схема

Приложение 2

Журнал регистрации входящих документов

Номер документа	Дата документа	Автор-отправитель	Исходящий №	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание
171/1-3 172	18.05. 2011	ЗАО «Эра»	1-2/82	Дата поступления документа 21.05.2011 О сокращении поставок ТНП 27.05.2011	Сергеев	Сергеев	27.05.2011

Порядок прохождения и обработки исходящих документов

Исходящие документы — это документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей организации или ведомства. Порядок работы секретаря с исходящими документами в организации раскрывает содержание действий секретаря и определяет, с кем он взаимодействует (см. прил. 2 к гл. 2).

Исходящие документы в процессе их подготовки проходят определенные этапы (рис. 5).

К числу исходящих документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициа-

Основные этапы подготовки исходящих документов

Рис. 5. Основные этапы подготовки исходящих документов

/пивные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие отметки об исполнителе, а также наличие всех страниц документа и приложений.

Образец исходящего ответного письма

Движение исходящего документа приводится в табл. 5.

Начальник структурного подразделения

Сообщение об отпечатанном документе

Согласование содержания проекта документа и его корректировка

Тиражирование, регистрация и проверка правильности адресования

Упаковка и отправка (рассылка документа)

Подшивка второго экземпляра в дело

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются не менее чем в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Копия (отпуск) исходящего документа, заверенная в установленном порядке исполнителем или секретарем, остается в учреждении и подшивается в дело.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены и другие документы, на основании которых был составлен проект исходящего документа.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания документ регистрируется. Соответствующий номер указывается и на бланке письма, и на его копии. До отправки документа ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащего отправке, а также адреса мест назначения. На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется список на рассылку. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» или в РКК.

Документы должны быть обработаны и отправлены в день их подписания.

Не следует забывать, что в организациях с большим документооборотом подписанные и зарегистрированные документы передаются для отправки в экспедицию.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи.

Второй экземпляр письма подшивается в дело. Затем составляют список или реестр на отправленную почту и сдают в отделение связи. Реестр составляется в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за отправку исходящей корреспонденции, заверяется печатью структурного подразделения и кладется вместе с отправляемой корреспонденцией. Работники почты заверяют один экземпляр реестра и возвращают его в организацию, что свидетельствует о том, что корреспонденция принята на почту для отправки. Форма реестра не закреплена нормативными документами и может быть примерной, использоваться в организациях, фирмах для того, чтобы снять с секретаря ответственность в тех случаях, если письма иногда не доходят до адресата. Документы должны быть отправлены в день их подписания.

Примерная форма реестра на исходящие документы 18.02.2013

Дата и индекс документа

Краткое содержание документа

Отметка об исполнении документа

Комитет по науке Республики Беларусь

Начальнику управления государственных научно- технических программ Колосу В.И.

О заключении договора на поставку фурнитуры

Начальник канцелярии Подпись С.Э. Билейчик

Одна из обязанностей секретаря — отправка и получение корреспонденции, поэтому секретарь должен знать «Почтовые правила и порядок адресования почтовых отправлений».

Простое письмо

Характер вложения: разного рода письменные сообщения.

Порядок отправления’, опускается отправителем в почтовый ящик либо в специальный почтовый ящик, установленный в операционном зале отделения почтовой связи. Письма, оформленные на маркировальных и франкировальных машинах, сдаются на операционные кассы объектов почтовой связи.

Порядок вручения: вручается путем опускания в абонентский почтовый шкаф и в индивидуальный почтовый ящик.

Заказное письмо

Преимущест ва:

? подтверждение подачи — выдается квитанция;

? приписка к документам по всему пути следования;
? подтверждение вручения — под расписку.

Характер вложения: разного рода письменные сообщения, деловые бумаги, фотографии, художественные открытки, схемы и другая аналогичная бумажная продукция.

Порядок отправления: сдается на операционную кассу отделения почтовой связи.

Порядок вручения: вручается адресату под расписку.

При отправке заказного письма можно воспользоваться услугами:

? «Вручить лично»;
? «С уведомлением о вручении».

Письмо с объявленной ценностью

Преимущества:

? подтверждение подачи — выдается квитанция;
? приписка к документам по всему пути следования;
? подтверждение вручения — под расписку;
? при утере возмещается страховка.

Характер вложения: документы и ценные бумаги (дипломы, свидетельства о рождении и браке, пенсионные и судебные дела, облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие аналогичные предметы и документы, имеющие ценность для отправителя и получателя).

Порядок отправления: сдается в отделение почтовой связи при описи, оформляется оператором в присутствии клиента, опечатывается; клиенту выдается квитанция.

Порядок вручения: вручается адресату под расписку на извещении.

При отправке письма с объявленной ценностью можно воспользоваться услугами:

? «Вручить лично»;
? «С уведомлением о вручении»;
? «С наложенным платежом» (почтовым, телеграфным) — отправитель поручает почте взыскать с получателя при вручении ему почтового отправления установленную отправителем денежную сумму и выслать ее почтовым или телеграфным денежным переводом по адресу отправителя.

Письменная корреспонденция «Первого класса»

Письмо в этом конверте ускоренно доставят из г. Минска в областные и районные центры нашей страны в кратчайшие сроки. Пересылка осуществляется во все дни недели, кроме выходных и предпраздничных дней. Письмо опускается в специальный почтовый ящик.

Коммерческая корреспонденция с оплаченным ответом (ККО)

Отправитель предварительно оплачивает ответ партнеров или потребителей услуг отправителя. Для пересылки корреспонденции используется комплект, состоящий из двух конвертов. Один конверт предназначен для отправки письменного сообщения адресату, второй, который вкладывается вместе с письменным сообщением, с отметкой «Оплаченный ответ» — для получения ответа на предложения отправителя.

На данную услугу организация должна заключить договор с предприятием связи.

Адреса отправителя и получателя на почтовых отправлениях и сопроводительных бланках заполняют вручную. В адресе не должно быть сокращенных названий и не относящихся к адресу знаков.

Отправитель на конверте или на своем почтовом отправлении обязательно должен указать:

? фамилию, имя, отчество;
? улицу или деревню, номер дома, квартиры;
? индекс, город;
? страну.

С 1997 г. в Республике Беларусь был осуществлен переход на новый порядок адресования международных почтовых отправлений:

? адрес получателя пишут в правой нижней части почтового отправления;
? адрес отправителя указывают в левой верхней части почтового отправления.

Адресование международных почтовых отправлений осуществляется латинскими буквами и арабскими цифрами или на языке страны назначения с обязательным переводом наименования страны назначения на русский язык.

Для отправлений, адресованных в страны СНГ, адрес получателя можно писать по-русски.

Образец написания адреса для почтовых отправлений в сельскую местность от частного лица частному лицу