Какие бывают виды служебных командировок?
Служебной поездкой является выполнение сотрудником служебных обязанностей не на своем рабочем месте, а в другом городе или даже стране. При этом существуют основные виды командировок, которые регламентируют тип, длительность поездки, категорию служебных поручений и прочие пункты.
Правила отправки сотрудника в командировку, а также основные нюансы, компенсации, оплата и налогообложение указываются в Трудовом кодексе и Налоговом кодексе РФ. Сотруднику гарантируется компенсация всех расходов и сохранение рабочего места и должности независимо от длительности командировки.
Когда поездка работника считается командировкой?
Чтобы деловую поездку можно было квалифицировать как служебную командировку и понять, что считается командировкой по ТК, необходимо ознакомиться с рядом обязательных условий:
- направить в служебную поездку можно только сотрудника компании, который работает по трудовому договору и состоит в трудовых отношениях с работодателем;
- маршрут должен быть в другом населенном пункте, стране, при этом вечером сотрудник не будет ночевать у себя дома;
- целью командировки является выполнение ряда служебных поручений для поиска новых партнеров и клиентов, оформления заказов, решения экономических и социальных проблем, увеличения капитала компании и т.д.;
- поездка должна иметь определенные временные рамки;
- перед командировкой готовится служебная записка и приказ;
- обязанности сотрудника не имеют разъездного характера.
Командировками также может считаться поездка сотрудников из одного филиала в другой, если они находятся в разных городах или странах. Виды командировок в организации позволяют определить сумму компенсаций и примерную длительность поездки.
Когда поездка не является командировкой?
Поездку нельзя назвать командировкой в следующих случаях:
- поездки в другие населенные пункты являются основным видом деятельности сотрудника (к примеру, курьер, водитель, экспедитор);
- деловая поездка находится в черте города, и уже после рабочего дня сотрудник вернется к себе домой;
- сотрудник не входит в штат компании, а его работа не регулируется трудовым договором.
В любом из случаев работодатель не имеет права оформить командировку. Кроме того, любые расходы, связанные с обычными деловыми поездками, буду облагаться налогами и страховыми взносами.
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оставить заявку
Виды и формы командировок
Согласно Трудовому кодексу РФ, можно выделить несколько видов командировок по группам:
- по России и в другие страны;
- длительные и краткосрочные;
- групповые и одиночные;
- внеплановые и плановые.
Чтобы понять отличия типов командировки, необходимо отдельно рассмотреть каждую из представленных групп.
По РФ и за рубежом
Отличия заключаются в этапах подготовки и оформления, а также в размере компенсаций. К примеру, для поездок внутри страны минимальный размер суточных составляет 700 рублей, а для других стран – 2500 рублей. Кроме того, предварительно нужно оформить визу, загранпаспорт, выполнить обмен валюты, сделать прививки при необходимости, получить разрушение у консульства на пересечение границы и прочее. Данные виды служебных командировок могут содержать в себе другие подвиды (краткосрочные, долгосрочные, групповые и прочие).
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оставить заявку
Продолжительные и краткосрочные
Краткосрочная командировка длится всего сутки (но, не менее 24 часов). К примеру, если речь идет о населенном пункте в области, этого времени достаточно для выполнения определенных трудовых обязанностей. Примером также может быть участие в судебных разбирательствах и различных заседаниях, совет директоров, встреча с партнерами, посещение аудитора и прочее.
Что касается продолжительных поездок, их длительность составляет от двух дней и может доходить до нескольких лет, если это допускается Законодательством РФ и трудовым договором. Но, в большинстве случаев речь идет о 2-4 неделях. Работодатель обязан получить у сотрудника письменное разрешение на то, чтобы отправить его в длительную командировку.
Групповые и одиночные
Одиночная командировка является распространенной при отправке руководителя или специалиста для решения сложной или узкоспециализированной задачи, либо, наоборот – вопрос не требует присутствия нескольких человек. К примеру, это может быть настройка оборудования, проверка филиала компании, поездка в главный банк и прочее. Вид командировок работника требует подготовки только одного пакета документов.
Во время групповых поездок на место выезжает сразу же несколько сотрудников, опыт и специализация которых совпадает с задачами, указанными в приказе. В качестве примера можно привести бригаду механиков или электриков, музыкальные коллективы, представителей отдела, преподавательский состав кафедры.
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оставить заявку
Экстренные и плановые
Плановые служебные поездки планируются заранее, сотрудник оповещается за определенный промежуток времени, который дает ему возможность подготовиться, связаться с принимающей стороной, подготовить отчет, презентацию, документы и прочее. Расходно-кассовый ордер формируется заранее, как и сам приказ на основе служебной записки.
Что касается экстренных служебных поездок, зачастую они возникают внезапно и требуют минимального количества времени на сборы и подготовку. Нередко бухгалтерия даже не успевает подготовить ордер на рабочую командировку, поэтому сотрудник берет расходы на себя, что отображается в приказе. По приезду работник подает авансовый отчет, на основе которого работодатель выплачивает компенсацию в полном объеме.
Цели организации командировок
Во время организации служебных поездок решаются следующие проблемы:
- поиск новых клиентов или заключение новых договоров с теми, что уже есть;
- налаживание деловых отношений с партнерами;
- посещение конференций, семинаров, заседаний;
- открытие новых филиалов компании, проверка существующих;
- судебные процессы и прочие разбирательства;
- обмен опытом с представителями бизнеса в данном сегменте;
- контроль поставок товаров и предоставления услуг;
- представительские цели и т.д.
Поэтому при выборе вида командировки, в первую очередь определяются цели и сопутствующие факторы. Нередко могут возникать задержки по вине принимающей стороны, работодателя, самого сотрудника или независящих условий. Но, все сроки на служебные командировки обязательно прописываются в приказе.
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оставить заявку
Как определяется срок командировки?
Длительность командировки определяет работодатель исходя из количества задач, которые требуется решить, местоположения локации, а также ряда других обстоятельств. Иными словами, максимальный срок не установлен, а минимальный составляет сутки (кратковременная командировка).
Началом служебной поездки является день выезда в другой населенный пункт или страну любым видом транспорта. Окончание командировки фиксируется днем возвращения сотрудника в изначальную точку. Стоит учесть, что любые задержки не по вине работника оплачиваются в полном объеме и фиксируются как командировка.
Гарантии для командированных сотрудников
Независимо от срока командировки по производственной необходимости или с другими целями, за сотрудником закрепляются следующие гарантии согласно ТК РФ 2023:
- рабочее место, должность;
- оклад, премии, надбавки, прочие выплаты;
- двойной тариф за работу в праздничные и выходные дни;
- сверхурочные выплаты;
- компенсация командировочных расходов в полном объеме;
- льготы.
Для получения компенсации работник должен подготовить полный авансовый отчет с платежными документами, независимо от вида командировки и других особенностей поездки, прописанных в приказе.
Краткосрочная командировка это сколько дней
Компании могут устанавливать любую продолжительность командировки. Из каких законодательных актов это следует и какие нюансы стоит учесть, рассказываем ниже.
Что говорит закон
В законодательстве России нет прямого ответа на вопрос, сколько может длиться командировка.
Ст. 166 Трудового кодекса определяет командировку как «поездку на определённый срок», больше о длительности ни слова. А в пункте 4 Положения о служебных командировках сказано: «Срок командировки определяется работодателем с учетом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения».
Из этого можно сделать вывод, что:
— командировка должна иметь определённые сроки (не быть бессрочной),
— её продолжительность определяет работодатель.
Как правило, длительность служебной поездки сообщают сотруднику заранее, перед оформлением документов для командировки. При этом уже в процессе работодатель имеет право продлить командировку или, наоборот, досрочно вернуть работника, если возникла необходимость.
Сколько минимум длится командировка
Обычно минимальным сроком считаются одни сутки — 24 часа. На практике продолжительность поездки может быть еще меньше. Например, съездить с поручением в соседний город иногда можно успеть за несколько часов. Но даже при такой длительности необходимо соблюсти все формальности и оформить командировку по всем правилам. По возвращении сотрудник обязан сдать авансовый отчёт. Единственный нюанс — если в командировке работник возвращается домой в тот же день (не остается ночевать в другом городе), то суточные ему не выплачиваются (п. 11 Положения о служебных командировках). При однодневной командировке за границу суточные рассчитываются в размере 50% от установленной законом нормы для зарубежных командировок (п. 20 Положения).
Каков максимальный срок командировки
В советское время предельный срок командировки был прописан законодательно и составлял 40 дней, не считая дней в пути (инструкция Минфина СССР №62 от 07.04.1988 «О служебных командировках в пределах СССР»). Однако сейчас максимальная продолжительность командировок не ограничена.
Считается ли время в пути
Многих интересует, с какого момента считать, что командировка началась. Об этом мы уже писали и ещё раз повторим:
- командировка начинается с момента отъезда сотрудника транспортом из населённого пункта, где находится его постоянное место работы;
- дорога до аэропорта или вокзала тоже включается в срок в командировки и в состав командировочных расходов (п. 4 Положения о служебных командировках).
- фактическое время, в течение которого работник находился в командировке, считается по проездным документам, представленным в бухгалтерию для отчётности (п. 7 того же Положения). Поэтому важно сохранять все транспортные чеки туда-обратно.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Краткосрочная командировка это сколько дней
Туту.ру → Корпоративным клиентам → Длительная командировка: 6 нюансов, которые нужно учесть работодателю
Длительная командировка: 6 нюансов, которые нужно учесть работодателю
Иногда работодатель отправляет работника в командировку не на несколько дней, а на несколько месяцев или даже лет — например, для участия в строительстве и запуске нового завода. При этом далеко не всем сотрудникам по душе длительные поездки. Разбираемся, что нужно знать работодателю, чтобы соблюсти интересы компании и не ущемить права работника.
1. Максимальная длительность командировки
У сотрудника, которого отправляют в долгую командировку, возникает вопрос, насколько это законно. В трудовом законодательстве нет ограничений по сроку командировки — она может длиться как один день, так и несколько месяцев. Установлено только, что это служебная поездка по поручению работодателя на определённый срок. То есть должна быть известна дата окончания командировки — она не может быть открытой, «до завершения работ». При этом если специалист не успел выполнить служебное поручение или не смог вернуться в срок по уважительной причине, например, из-за непогоды, работодатель имеет право продлить срок поездки.
Если длительная поездка оформлена с соблюдением правил, то она законна и и оспорить её работник не может. Кадровик должен объяснить это сотруднику до оформления приказа на командировку, чтобы избежать жалоб в трудовую инспекцию.
2. Дополнительные затраты на оплату труда и страховку
Период командировки работника оплачивается по среднему заработку. Для расчёта берётся фактически начисленная зарплата за 12 месяцев, предшествующих служебной поездке, включая премии и компенсационные выплаты. Например, если работник перед поездкой получил 13-ю зарплату, то его средний заработок будет выше обычного. Но если специалист работает недавно или долго был на больничном перед командировкой, то заработок будет ниже.
Теоретически работодатель может установить доплату до фактического заработка в период командировки в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте. Такие расходы можно принять к налоговому учету как оплату труда. Минфин разъяснил это в письме от 03.12.2010 №03-03-06/1/756. Но решение будет принимать работодатель. Сам работник, если он не «льготник», не может отказаться от командировки из-за того, что будет получать меньше.
Дополнительно работодатель должен выдать аванс на проезд и жильё, а также суточные за каждый день в командировке, включая выходные и праздники. Если работник едет за границу, то ему также возмещаются:
- траты на оформление визы и загранпаспорта;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за въезд или транзит автотранспорта;
- расходы на медстраховку и другие обязательные платежи.
При планировании длительных командировок руководитель должен учитывать, что все расходы на поездку работнику нужно будет заплатить разово, авансом. Это установлено п. 10 Положения №749.
Командированные в район Крайнего Севера или схожие по климатическим условиям местности иногда полагают, что их труд должен оплачиваться с применением районных коэффициентов и северных надбавок. Но для командировочных выплат северные коэффициенты не применяются. Средний заработок считается за период, когда работник трудился в нормальных климатических условиях. Роструд разъяснил это в ответах на вопросы на сайте Онлайнинспекция.рф.
Верховный Суд РФ также считает, что на средний заработок в служебной командировке районный коэффициент не начисляется. Кадровику или бухгалтеру лучше объяснить этот нюанс работнику до того, как он напишет жалобу в трудовую инспекцию или обратится с иском в суд. Заграничная командировка: оформление, суточные и компенсация расходов
3. Потеря статуса налогового резидента
Если сотрудник пробудет за границей больше 183 дней, то он потеряет статус налогового резидента РФ и будет платить НДФЛ с зарплаты и других доходов от российской компании по ставке 30%, а не 13% или 15%. Исключений немного. Например, ставка в 13% или 15% сохраняется для членов экипажей судов под российским флагом. Такие правила установлены в ст. 207 и ст. 224 НК РФ.
Гражданин считается налоговым резидентом РФ, если он находится в России 183 дня в течение 12 месяцев подряд. Бухгалтер проверяет этот статус при каждом начислении зарплаты. С 1 января 2023 года НДФЛ уплачивается с каждой выплаты от работодателя, а не раз в месяц, как раньше.
Инженер Иванов с 6 июня 2022 года находится в командировке в Узбекистане на строительстве линии непрерывной плавки стали. 15 января 2023 года бухгалтер начисляет зарплату за первую половину января 2023 года. Он берёт 12 месяцев с 15.01.2022 по 15.01.2023 и считает, сколько дней за этот период Иванов был в России. Получается 142 дня. Бухгалтер удержит НДФЛ из зарплаты Иванова по ставке 30%, как для налогового нерезидента.
Помимо этого налоговый нерезидент утрачивает право на налоговые вычеты: стандартный на детей, социальный и имущественный. Такие льготы предоставляются только в отношении доходов, облагаемых НДФЛ по ставке в 13%, — основной налоговой базе. В других случаях согласно п. 3 ст. 210 НК РФ вычеты не применяются.
Налоговым периодом по НДФЛ считается календарный год. Если работник в течение года утратил статус резидента и до 31 декабря его не возобновил, то в конце года за весь период с 1 января бухгалтер делает перерасчёт НДФЛ по ставке 30% и отменяет вычеты, полученные работником с начала года. У сотрудника возникает налоговая задолженность, о которой нужно сообщать в ИФНС. Так что фактически длительные зарубежные поездки невыгодны не только работнику, но и работодателю.
Статус налогового резидента независимо от срока заграничной командировки сохраняют только чиновники и военнослужащие. Остальным работникам придётся считать все дни командировки и, возможно, по согласованию с работодателем прерывать её, чтобы съездить в РФ. Работник должен сам следить за своим налоговым статусом. Скрыть сроки поездки от ФНС не получится. Конечно, налоговая не станет проверять отметки в загранпаспорте работника, но период нахождения за рубежом можно будет определить по приказу о командировке.
4. Перенос отпуска
Каждый штатный сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, очерёдность предоставления которого устанавливается ежегодным графиком отпусков. Если сроки отдыха и командировки совпадают, то у работодателя есть два варианта:
1. Перенести срок ежегодного отпуска. Это можно сделать только с письменного согласия работника. При этом перенесённый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлялся.
Инженер Иванов по графику должен пойти в отпуск за рабочий год с 23.11 2021 по 22.11.2022 в июне 2022 года. Специалист находится в длительной командировке с 06.06.2022 по 06.06.2023. Директор должен предоставить перенесённый отпуск Иванову так, чтобы тот отгулял его до 22.11.2023.
2. Прервать командировку на время отпуска. Сотрудник имеет право уйти в отпуск по графику без предупреждения работодателя, поскольку это его законное право. На это неоднократно указывал Роструд в разъяснениях на сайте Онлайнинспекция.рф. Так что если не удалось получить от работника согласия на перенос отдыха, придётся планировать командировку с учётом графика отпусков.
Руководителю нужно учитывать, что невыплата отпускных в срок — нарушение трудового законодательства. Если работник пожалуется в трудовую инспекцию, то компанию оштрафуют по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 000 до 50 000 рублей. А по иску от сотрудника суд может начислить проценты в размере 1/150 от ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки и возмещение морального вреда.
Некоторые категории работников могут уходить в отпуск в удобное для себя время — например, родители детей-инвалидов. Несовершеннолетние и работники с вредными или опасными условиями труда должны отдыхать каждый год, и перенести их отпуск из-за длительной командировки будет проблематично. Эти нюансы также нужно иметь в виду при планировании служебных поездок.
5. Временная регистрация по месту пребывания
Находясь в другом российском регионе больше 90 дней, гражданин должен оформить в ОМВД регистрацию по месту пребывания. За нарушение порядка придётся заплатить штраф от 2 000 до 3 000 рублей по ст. 19.15.2 КоАП РФ.
Если командированный работник останавливается в гостинице, то временную регистрацию оформляют её сотрудники. Ситуация сложнее, если он снимает частную квартиру. Собственники жилых помещений часто опасаются прописывать кого-то на своей территории даже временно.
При длительных командировках лучше пользоваться гостиницами и отелями, хотя это и дороже квартир. Или можно выезжать из региона на время, чтобы был билет о прибытии как подтверждение пребывания менее 90 дней. В большинстве случаев работодатель не сможет возместить такие «перевалочные» расходы, поскольку это не предусмотрено п. 12 Положения №749.
При зарубежных поездках правила ещё строже. В любой стране для иностранцев действуют свои правила пребывания — с ними лучше ознакомиться до поездки на сайте консульства соответствующей страны. Например, в Сербии иностранец должен зарегистрироваться в полиции в течение 24 часов после въезда и при смене отеля сделать это снова. За нарушение правил пребывания иностранцам могут грозить штраф, депортация или запрет на въезд.
6. Семья работника
В длительной командировке некоторые работники предпочитают, чтобы их близкие были рядом. Трудовым кодексом и Положением №749 не предусмотрено возмещение расходов на служебную поездку для супругов или детей командированных сотрудников. Работодатель не может запретить семье сотрудника ехать вместе с ним, но расходы на их проживание несёт работник.
Кадровик должен предупредить командированного, чтобы тот разделил расходы: отдельно покупал билет себе и членам семьи, получил отдельный счёт за проживание в гостинице. Так ему будет проще обосновать свои затраты по авансовому отчёту.
С командировками семейных работников есть ещё одна проблема. Некоторые категории сотрудников с семейными обязательствами можно направить в служебную поездку только с их письменного согласия — например, отцов-одиночек детей до 14 лет или родителей ребёнка-инвалида.
Если такой сотрудник отказывается от поездки, это не будет считаться нарушением трудовой дисциплины. Руководителю придётся искать другого кандидата на командировку.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Сколько дней может длиться командировка
Можно ли отправить сотрудника на месяц в другой офис и оформить это как командировку? А однодневная поездка в соседний филиал — командировка? Есть ли вообще сроки, дольше которых командировка длиться не может? Разберём этот вопрос.
Что говорит закон
В современном российском законодательстве командировки регулируются двумя основными документами: Трудовым кодексом РФ и Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Ни в одном из этих документов срок командировки не упоминается.
Пункт 4 Постановления N 749 подчеркивает, что срок командировки сотрудника определяет руководитель предприятия. При этом он должен учитывать объём, сложность и другие особенности служебного поручения. Конкретные пределы командировки законом не оговариваются.
Срок командировки обязательно согласовывается с сотрудником до поездки. При необходимости срок можно уменьшить (читайте в нашем блоге, как отозвать сотрудника из командировки) или увеличить во время самой командировки.
Минимальный срок командировки
Как сказано выше, ни минимальные, ни максимальные сроки командировки законом не указаны. На практике минимальная продолжительность составляет 24 часа, но работодатель может направить сотрудника и в более краткосрочную командировку.
Пример: необходимо перевезти важный документ в филиал в другом городе, который находится в 2 часах пути на машине. С курьером отправить эти документы нельзя, и их везёт менеджер. Поездка туда и обратно плюс сама передача документов займёт не более 5 часов. Такую поездку можно оформить как командировку.
Следует учитывать, что, согласно п. 11 Постановления N 749, суточные за такую командировку не выплачиваются. Если же однодневная командировка состоится за границу, суточные выплачиваются, но в размере 50% от норматива.
На такую краткосрочную командировку нужно оформить все необходимые документы: и отчёт, и командировочное удостоверение.
Максимальный срок командировки
Максимальное время также не ограничено законом. Важно, чтобы срок был чётко определён: командировка не может быть бессрочной.
Имейте в виду, что длительная поездка может вызвать вопросы со стороны контролирующих органов: они могут расценить её как перевод на работу в другое место. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».
Если трудовой инспектор обнаружит, что служебное задание выполнено, а сотрудник всё ещё в командировке, он может решить, что сотрудника перевели на новое место. Тот же вывод будет сделан, если задание сформулировано так, что его выполнение может длиться бесконечно долго. Перевод в другое место работы, замаскированный под командировку — это грубое нарушение трудового законодательства, за которое работодателя ждёт ответственность вплоть до приостановления деятельности компании. Если нарушение обнаружит налоговый инспектор, придётся платить штрафы.