Командировка за счет средств указать источник финансирования что писать

Приказ на командировку: как правильно составить документацию?

При направлении работника в служебную командировку работодатель издает соответствующее распоряжение. Отсутствие такого документа – основание для зачета сотруднику прогула и невыплаты командировочных расходов. Рассмотрим подробнее, как и когда составлять приказ, особенности его оформления.

Документы, регламентирующие оформление приказа

Приказ на командировку является первичным учетным документом, на основании которого ведется внесение в табель трудового времени и производится начисление зарплаты. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Согласно сведениям, изложенным Минфином России в документе № ПЗ-10/2012, организациям и предпринимателям не обязательно придерживаться унифицированной формы. Тем не менее рекомендуем использовать ее в качестве образца, чтобы не упустить требуемых положений.

Приказ о командировании по формам Т-9 и Т-9а

Если в командировку направляется один специалист, то приказ заполняется по форме Т-9. Обязательными пунктами распоряжения являются:

• Наименование компании;
• Номер, число, месяц, год составления документа;
• Табельный номер сотрудника, его ФИО;
• Название отдела, в котором трудится командируемый, и его должность (занимаемая позиция);
• Место командирования (страна, населенный пункт, предприятие);
• Срок поездки (указывается в календарных днях), а также прописываются дата начала и завершения командировки;
• Цель посещения мероприятия, объекта.

Следует указывать источник финансирования: собственные средства компании, бюджет. Обязательный пункт – основание для командировки в приказе в виде отсылки на документ-приглашение или служебное задание.

Распоряжение подписывается собственноручно руководителем компании или исполняющим его обязанности. Вопросом о том, нужна ли печать на приказе на командировку, задаются многие специалисты кадровой службы. Унифицированной формой не предусмотрено заверение документа печатью. Учитывая, что компании вправе выбирать, будет у них печать или нет, приходим к выводу о ее необязательности в распоряжении.

С документом обязательно под роспись знакомится командируемый сотрудник, ставит личную подпись и дату.

При направлении делегации от компании не нужно оформлять отдельный приказ на каждого. Достаточно воспользоваться формой Т-9а. В нее вносится требуемое количество сотрудников с указанием их ФИО, должности, табельного номера.

Оформление командировочного удостоверения

С 2015 года стандартная форма № Т-10, согласно которой готовилось командировочное удостоверение, отменена. Соответствующие изменения были внесены в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в декабре 2014 года. Потому оформлять документ нет необходимости.

Другие вопросы подготовки приказа на командировку

Основной из них – нужен ли приказ на командировку. Как показывает судебная практика, требуется не только приказ на командировку, но и основание поездки либо служебное задание. Иначе отсутствие на рабочем месте можно заактировать, признать прогулом и уволить сотрудника по ст. 81 ТК РФ за грубое нарушение трудовой дисциплины.

Согласно определению Санкт-Петербургского городского суда от 22 апреля 2013 г. № 33-5682/2013, руководитель структурного подразделения компании был откомандирован на встречу с партнерами. Приказ о командировке подписан менеджером по персоналу, которому соответствующие полномочия были переданы на основании доверенности. В результате работник уволен за прогул.

Суд пришел к выводу, что работодатель в данном случае прав, так как для командировки нужен не только приказ, но также основание для ее организации. Именно таким документом является служебное задание, подписанное генеральным директором предприятия. В рассматриваемом случае оно было подготовлено задним числом, уже постфактум. Работник проиграл суд.

Следующий вопрос: за сколько дней делается приказ на командировку? Законодательством такой срок не установлен. Его можно сделать и за месяц до предполагаемой даты, и в день отъезда. Главное условие – необходимо время для должного ознакомления командируемого с распоряжением, то есть получения его подписи под документом с указанием числа, месяца и года.

В случае отмены поездки нужно составлять приказ об этом.

Можно ли продлевать приказ о командировке? Так делать допускается. Как и в случае с первоначальным распоряжением, нужно ознакомить с документом сотрудника.

Сокращение срока командировки

В случае досрочного выполнения служебного задания, отзыва из командировки, по семейным обстоятельствам, болезни и иным причинам издается соответствующее распоряжение. Утвержденной законодательно формы не существует. Тем не менее должно указать в приказе следующее:

• ФИО командируемого, его должность и наименование отдела;
• Дата и номер приказа, на основании которого работник убыл в командировку;
• Причину изменения сроков деловой поездки;
• Новый период командировки.

На основании данного приказа бухгалтерия производит перерасчет командировочных и зарплаты. Распоряжение издается на основании служебной записки руководителя отдела, в котором работает специалист.

Таким образом, приказ о командировке является обязательным документом для расчета с командируемым и сохранения за ним рабочего места на время деловой поездки.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить

Периодически могут возникать ситуации, когда два предприятия договариваются о том, что сотрудник одного из них отправится для выполнения какой-то работы на объект другой компании. Например, заказчик сервисной компании может пригласить к себе ее мастеров для обслуживания оборудования.

Кто оплачивает возникающие расходы и как оформлять поездку в таком случае – разбираемся в нашем новом материале.

Какие документы нужны для оформления командировки за счет принимающей стороны

Для того, чтобы правильно оформить командировку за счет сторонней компании, нужно подготовить ряд документов. В их числе:

• договор между двумя юрлицами – здесь прописывается согласие компании, принимающей сотрудника, взять на себя расходы, связанные с выполнением им служебного задания;
• приказ о командировке – стандартный документ, который необходимо подготовить для оформления командировки.

В договоре между компаниями нужно максимально подробно расписать все затраты, которые берет на себя принимающая сторона. Например:

• проезд к месту выполнения служебного задания и обратно,
• проживание в гостинице в течение срока деловой поездки;
• питание;
• и т.п.

В приказе о командировке важно указать следующую информацию:

• ФИО сотрудника, который отправится к принимающей стороне;
• место и длительность командировки;
• цель деловой поездки.

Этот приказ должен быть подписан сотрудником и руководителем его компании.

Кто оплачивает суточные

По закону, суточные командированному сотруднику оплачивает работодатель. То есть даже в том случае, если поездка организована по приглашению другой компании по соответствующему договору суточные платит компания, в которой официально работает специалист. При этом, если командировка подразумевает выезд за границу, то сотруднику нужно выплатить аванс в валюте (его размер определяется локальными нормативными документами).

Помимо этого, в период командировки работодатель выплачивает сотруднику средний заработок. Кроме того, компания должна возместить сопутствующие расходы, которые не взяла на себя принимающая сторона – это могут быть визовые сборы, затраты на услуги связи и т.п.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9). Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N T-9a)

Применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировка за счет средств указать источник финансирования что писать

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
• родители детей с ограниченными физическими возможностями;
• родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
• сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
• кандидаты в депутаты в период выборов.

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 №67-ФЗ.

Есть нюансы и при направлении в командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров. Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
• заполнить авансовый отчёт;
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру. Отчётные документы за проживание в гостинице

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ. Где можно жить в командировке кроме отеля

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать