Как прошить журнал по пожарной безопасности

Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности: образец заполнения

Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности входит в перечень обязательных документов, подлежащих ведению на всех объектах, где организована система противопожарной обороны. Форма хранится непосредственно на охраняемом объекте, ответственность за ее сохранность и использование несет лицо, в чьи обязанности входит проведение инструктажа.

Содержание:
Для чего предназначен журнал учета инструктажей по ПБ
Порядок ведения журнала учета инструктажей
Образец документа в соответствии с требованиями Приказа МЧС №645
Правила заполнения журнала

Для чего предназначен журнал учета инструктажей по ПБ

Действующие нормы не позволяют приступать к выполнению своих обязанностей лицам, не прошедшим предварительного инструктирования. На всех предприятиях вне зависимости от их формы собственности должно быть организовано обучение персонала. Без предварительной подготовки и последующей проверки знаний работник не имеет право осуществлять производственную деятельность. Все этапы обучения фиксируются в журнале учета. Этот документ имеет не меньшее значение, чем журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

Форма используется для достижения следующих целей:
1. Подтверждение выполнения законодательных норм. Правильно заполненный журнал свидетельствует о том, что сотрудники прошли противопожарную подготовку и готовы к исполнению своих обязанностей.
2. Свидетельство об организации противопожарной подготовки на конкретном предприятии. При контрольных мероприятиях и чрезвычайных ситуациях, связанных с пожаром, у работодателя, имеется подтверждение об исполнении требований законодательства.
3. Представление данного документа инспектору ГПН. Во всех случаях лица, осуществляющие контрольные мероприятия, проверяют наличие и порядок ведения данного документа.

Порядок ведения журнала учета инструктажей

Эта форма рассматривается в качестве сводной или общей при проведении всех видов инструктивных мероприятий. Фиксация проведенных занятий производится после каждого инструктажа вне зависимости от формы проведения. Следует разделять мероприятия, проводимые в рамках охраны труда, и противопожарное обучение.

• проведение вводного занятия по ПБ;
• первичный инструктаж;
• внеплановые обучающие мероприятия по ПБ;
• повторные инструктивные занятия;
• целевой инструктаж по ПБ.

Ведением документа в организации или на объекте занимаются следующие лица:

• проведение первичных мероприятий, включая вводный инструктаж, может фиксировать лицо, отвечающее за охрану труда, например, инженер по ОТ;
• в некоторых случаях вводный инструктаж, проводимый при оформлении на работу, может провести с последующей фиксацией в журнале руководитель предприятия;
• инженер по ПБ имеет право осуществлять все виды инструктивных занятий и отмечать их проведение в соответствующих формах;
• старшее должностное лицо на конкретном объекте или в структурном подразделении, например, механик котельной на подчиненном ему участке работы.

Фиксация в соответствующем документе производится только после завершения учебы и сдачи зачета по пожарно-техническому минимуму. Все сотрудники предприятий должны проходить обучение не реже чем один раз в три года. Некоторые виды производства предполагают прохождение минимума ежегодно. Это требование распространяется на взрывопожароопасные виды деятельности.

Запись в журнале производится сразу после проведения занятия. Порядок ведения формы предусматривает сплошное заполнение документа без пропуска строк и отдельных граф. После занесения информации в журнале расписываются и инструктируемый, и лицо, проводившее занятие.

Образец документа в соответствии с требованиями Приказа МЧС №645

Современная нормативная база, регулирующая отношения в сфере противопожарной безопасности, допускает ведение на предприятии общего журнала инструктажей, фиксирующего все формы процесса обучения нормам ППБ. В некоторых случаях организация обучения и перечень ведущейся документации может отличаться.

Существует несколько вариантов документального оформления процесса обучения сотрудников:

1. В единственном экземпляре. В этом случае вся информация может фиксироваться в одном документе. В этом качестве, как правило, выступает Журнал учета инструктажа по пожарной безопасности. Чаще всего эта форма документального оформления используется на небольших предприятиях.
2. Несколько дублирующих документов. Большие предприятия заводят форму на каждом объекте, в каждом структурном подразделении. Ведением журнала занимается руководитель производственного участка.
3. Единственная форма на все виды обучения. В этом случае Журнал инструктажа по ПБ является тем документом, в который заносится вся информация о занятиях.
4. Раздельные формы. Как правило, деление происходит на два документа – один для вводного инструктажа и другой – для всех остальных видов. Некоторые организации ведут отдельные формы на все виды обучения.

Внутренним определяющим документом на отдельном предприятии является «Положение о производстве инструктажа и контроля знаний». Этот документ должен содержать информацию о документации, ведущейся на предприятии, включая перечень форм.

В любом случае основной формой фиксации обучения для всех организаций является «Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности». Образец документа содержится в приложении к Приказу МЧС №645. Представленная в приложении информация носит рекомендательный характер. При подготовке собственной формы на конкретном предприятии можно дополнять или вносить отдельные изменения в свой экземпляр.

Образец, представленный на страницах Приказа №645, определяет, как необходимо оформлять «Журнал инструктажа по пожарной безопасности». Скачать пример ведения этого документа вы сможете на нашем сайте.

Правила заполнения журнала

Подготовка журнала по пожарной безопасности заключается в следующем:

1. Прошивка документа. Для этого необходимо сделать два сквозных отверстия и продеть в них толстую нитку или шнурок. Концы нити должны выходить на последней странице формы. Шнур должен проходить свободно, а страницы легко перелистываться.
2. Скрепление страниц. Изготавливается небольшой фрагмент прямоугольной формы из плотной бумаги. На него наносится информация о количестве страниц, дата начала ведения журнала, данные об ответственном лице с его подписью. С помощью клея фрагмент фиксирует окончания нити к обложке журнала.
3. Нумерация страниц документа. После скрепления шнурков на обложке осуществляется сплошная нумерация страниц формы. Цифры отмечаются ручкой на полях листов.

• удалять пронумерованные листы;
• записи заносятся сплошным порядком, не допускается оставление пропущенных строк и пробелов;
• допускать помарки, подтирки ластиком, пользоваться штрихом или корректором;
• наклеивать листы и фрагменты бумаги на рабочее поле журнала;
• при заполнении формы пользоваться карандашом или маркером.

• строка с допущенной ошибкой зачеркивается ручкой;
• той же ручкой или красным цветом записывается фраза «Запись ошибочна» с подписью инструктирующего лица и датой исправления;
• на свободном поле записываются верные данные.

После окончания формы Журнал учета инструктажей по ПБ сдается в архив. На заглавном листе отмечается дата завершения книги. Срок хранения журнала в архиве составляет 10 лет.

Как заполнить журнал по пожарной безопасности

Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности содержит сведения, подтверждающие прохождение сотрудниками специальной подготовки к исполнению трудовых обязанностей. Записи в документ по результатам всех видов обучения – от вводного до и целевого. Лица, чья подпись отсутствует в отведенной колонке, не могут быть допущены к рабочему месту (участию в мероприятиях).

Настоятельно не рекомендуем нарушать сроки и правила ведения журнала. Этот документ будет первым, который затребует надзорный орган при плановой проверке либо ревизии после аварии или несчастного случая на предприятии. Поэтому соблюдение порядка в документации поможет доказать вашу правоту и избежать наказания.

Перед тем как заполнить журнал инструктажа по пожарной безопасности, обратите внимание, что фиксировать результаты этого вида обучения нельзя в журнале для охраны труда. Требование остается актуальным даже в тех случаях, если оба вида инструктажа проводятся на одном занятии.

Ответственность за отсутствие журнала

Отсутствие сведений об инструктировании или самого журнала приравнивается к нарушениям требований ПБ. На первый раз вы можете обойтись устным предупреждением. Но повторная оплошность приведет к неминуемому наказанию в виде штрафа: для юрлиц – от 150 тысяч рублей, для должностных лиц – 6-15 тыс. руб. (при повышенной пожарной опасности – от 15 до 30 тысяч рублей).

Как ввести журнал по пожарной безопасности?

Образец и количество журналов

Форму документа можно посмотреть в приложении 1 к Приказу МЧС № 645.

Для инструктирований по ПБ понадобится всего один журнал. Количество экземпляров определяется численностью штата и спецификой ведения производственной деятельности:

• Единственный образец – один на всю организацию;
• Несколько экземпляров – для каждого подразделения, смены или бригады;
• 1 на все обучающие мероприятия;
• По одному на вводной и один (несколько) на другие виды инструктажа.

Форма журнала

Документ состоит из титульного и основных листов. На титульном отображается название организации и структурного подразделения (если используется несколько журналов), а также ставится дата, когда вы начали и закончили вести книгу.

В основных листах указывается полный перечень сведений об инструктаже:

• Дата проведения мероприятия (в числовом виде);
• ФИО инструктируемого работника;
• Год рождения обучающегося сотрудника (без числа и месяца);
• Должность и профессия слушателя;
• Вид инструктажа (при внеплановом указывается обстоятельство, по причине которого проводится обучение);
• ФИО инструктирующего лица;
• Подписи инструктирующего лица и сотрудника, прослушавшего курс.

Подписи проставляются сразу после изложения материала и устной проверки знаний. Без них инструктаж считается непроведенным.

Примечание: Не записывайте имена всех штатных работников заранее, поскольку некоторые из них могут не явиться на обучение или не досидеть до конца. Все сведения вносите в режиме реального времени.

Что делать с ошибками при ведении журнала?

Чтобы правильно заполнить журнал по пожарной безопасности, примите к сведению правила и запрещенные меры, которые нужно учитывать при внесении информации:

1. Нельзя делать помарок, маскировать ошибки корректором, затирать резинкой или лезвием, заклеивать бумагой и делать любые другие коррективы, которые могут заставить усомниться в достоверности информации.
2. Заполняйте все клетки.
3. Не оставляйте пустых строк.

Действия инструктирующего при допущенной ошибке:

• Вычеркните полностью всю строку (желательно с помощью линейки, чтобы случайно не задеть часть соседней записи);
• Напишите фразу «Ошибочная запись», рядом укажите текущую дату и проставьте подпись;
• В пустой строке внесите достоверную информацию.

Часто бывает, что ошибка обнаруживается уже после регистрации сведений о других слушателях. В этом случае порядок действий остается неизменным. Запись вносится в ближайшую пустую строку. При этом вы можете подчеркнуть или выделить маркером место ошибки, чтобы в будущем оперативно найти достоверную запись.

Требования к оформлению и хранению журнала

Законодательство не устанавливает единых правил изготовления журнала. Поэтому если рядом нет готовой книги, просто загрузите и напечатайте образец на обычном принтере, а также оформите его должным образом.

Перед тем как заполнить журнал по пожарной безопасности, убедитесь в том, что он прошнурован, пронумерован и заверен.

Как прошивать документ?

Для прошивки выбирайте материал на свое усмотрение: ленту, капроновую нить, шпагат или другие изделия. При выполнении операции обязательно помните об удобстве при внесении сведений и перелистывании страниц.

Инструкция по прошивке

• Создайте отверстия, если они не предусмотрены в первозданном варианте;
• Через эти отверстия протяните шнуровочный материал, начиная со стороны титульного листа;
• Откройте середину документа и аккуратно разгладьте листы руками;
• Завяжите нить и выпустите ее на обложке или последнем листе. Концы шнуровочного материала должны немного выглядывать из-под наклейки. Оптимальная длина конца шнурка – не менее 5 см. Если нить будет недостаточно длинной, это создаст дискомфорт при заполнении журнала.

Нумерация документа

Проставлять номера можно с титульного или основного листа. Законодательством также не определены требования к способу внесения данных. Поэтому вы можете писать ручкой, при помощи штемпеля или сразу распечатать пронумерованные страницы (как вариант – машинная печать).

Заверение журнала

На наклейке (в виде листочка) или рядом с ней укажите общее число страниц, дату прошивки и прикрепления наклейки. Также впишите ФИО и должность лица, которое заполняет журнал. Обязательна подпись этого работника.

Когда клей высохнет, сведения должны быть заверены печатью предприятия. Ставьте печать таким образом, чтобы она одновременно присутствовала на наклейке и листе (обложке), где зафиксированы концы шнуровочного материала.

Рекомендации по хранению журнала

В документе допускаются вкладыши в виде программ инструктажей, расписаний, графиков и другой информации об обучении, которая в любой момент может понадобиться инструктирующему. Но не вклеивайте листы, поскольку надзорные органы могут посчитать это как нарушение.

Для хранения выберите место, недоступное для посторонних лиц, особенно тех, кто не будет проходить инструктаж. Чтобы защитить документ от воды и грязи, носите и храните его в папке, желательно обернуть в обложку.

Что делать с заполненным журналом?

Если пустые строки в книге закончились, на титульном листе проставляется дата окончания журнала, а сам документ отправляется в архив. Там он находится 10 лет, но в некоторых случаях срок увеличивается. Например, журнал регистрации несчастных случаев должен храниться 45 лет.

Теперь вы знаете все о том, каким образом оформляется, подготавливается и как заполняется журнал инструктажа по пожарной безопасности. При возникновении дополнительных вопросов обращайтесь за консультацией в учебный центр «Амулет».

Заполняем журнал инструктажа по пожарной безопасности

По правилам охраны труда работодатель обязан вести журнал противопожарного инструктажа на рабочем месте, за его отсутствие грозят штрафные санкции. Чтобы к вашей компании не возникло претензий у проверяющих, рассказываем, где взять бланк и как правильно его заполнить.

Виды противопожарного инструктажа

Трудовой кодекс обязывает всех работников проходить обучение по охране труда ( ст. 219 ). Для рядовых работников оно проводится в виде инструктажей, в том числе по пожарной безопасности.

С 1 марта 2022 года их проводят в соответствии с новым Порядком, утв. Приказом МЧС России № 806 от 18.11.2021 . А с 1 сентября 2022 года вступили в силу и новые Правила обучения по охране труда и проверки знания требований ОТ, утв. постановлением Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021.

По закону инструктировать работников, рассказывая о правилах поведения при возникновении пожара и соблюдении противопожарных мер для его предотвращения, вправе только лицо, ответственное за противопожарную безопасность. Отвечает за нее руководитель организации, который сам обязан изучить и обеспечить обучение пожарно-техническому минимуму ответственных работников (п. 1 Порядка, утв. Приказом МЧС России от 18.11.2021 № 806).

Ответственных лиц руководитель назначает приказом. При необходимости в каждом подразделении на эту роль назначается отдельный работник, прошедший обучение с отрывом от производства и необходимую проверку знаний (п. 7 Порядка, утв. Приказом МЧС России № 806).

Выделяют 5 видов такого инструктажа, которые закреплены в пп. 11–18 Порядка, утв. Приказом МЧС России № 806 и в разделе II Правил, утв. постановлением Правительства РФ № 2464:

• вводный проводят при приеме на работу до старта трудовой деятельности в организации (необязательно индивидуально), в отдельном помещении с применением специальных наглядных пособий и учебных материалов, завершается тренировочными действиями по тушению потенциального пожара и опросом на знание средств тушения пожара и индивидуальной защиты. Распространяется на всех граждан, которых принимают на работу, в том числе временных (сезонных работников, студентов, проходящих практику) и командированных;
• первичный инструктаж на рабочем месте проходит с каждым сотрудником отдельно при знакомстве с непосредственной рабочей обстановкой. В ходе обучения отрабатываются практические навыки использования средств пожаротушения, демонстрируются действия при пожаре, правила эвакуации и неотложной помощи пострадавшим;
• повторный проводят не реже чем 1 раз в год, индивидуально или с группой сотрудников, использующих однотипное оборудование. Прослушать его и подтвердить знания обязаны все сотрудники без исключения. Работники пожароопасных производств проверяют знания раз в полгода;
• внеплановый, как правило, вызван изменениями в законодательстве, технологическом процессе, нарушениями противопожарных требований, перерывом в работе более 60 календарных дней, информацией об авариях на схожих производственных предприятиях или выявлением недостаточных знаний работников;
• целевой проходит при исполнении разовых опасных работ, взрывоопасных работ с использованием огня, устранении последствий аварий и бедствий, проведении массовых мероприятий и экскурсий на предприятии.

• виды и порядок проведения противопожарных инструктажей;
• журналы проверок и обслуживания пожарной сигнализации;
• программа проведения инструктажа по ПБ.

Штраф за отсутствие журнала

Должностное лицо, проводившее проверку знаний сотрудников, обязано внести запись в документ учета (п. 22 Порядка, утв. Приказом МЧС России № 806).

Ответственность за нарушение норм ПБ предусмотрена ст. 20.4 КоАП РФ . Отсутствие журнала учета инструктажей по пожарной безопасности надзорные органы воспримут как нарушение установленных противопожарных требований. И если в первый раз инспекторы ограничиваются предупреждением, то повторное нарушение точно повлечет штраф:

• для юрлиц — от 300 000 до 400 000 рублей;
• для ИП — от 40 000 до 60 000 рублей;
• для должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как проводятся противопожарные инструктажи. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила ведения журнала

Существует официальная форма журнала по пожарной безопасности в 2023 году, она установлена в Приложении к Порядку, утв. Приказом МЧС России № 806. Но это рекомендуемый, а не обязательный бланк. Вы вправе приобрести готовый журнал учета противопожарных инструктажей в типографии или распечатать и прошить рекомендуемый образец самостоятельно. Он содержит:

• дату проведения;
• вид инструктажа;
• сведения об инструктируемом: ФИО, год его рождения, профессию, должность;
• сведения об инструктирующем: ФИО, номер документа;
• сведения об образовании и (или) квалификации, документ об обучении;
• теоретическую и практическую части;
• подписи инструктируемого и инструктирующего.

Документ прошивают, прошнуровывают и нумеруют перед началом использования. Также необходимо опломбировать журнал учета инструктажей по пожарной безопасности, приклеив бумажную полоску на концы шнуровки с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов. Печать должна попадать частично на пломбу, частично — на последнюю страницу. Заверяется учетный документ подписью руководителя.

Может пригодиться: виды средств индивидуальной защиты органов дыхания

Что изменится после вступления в силу новых правил

Согласно постановлению Правительства РФ № 2464, некоторых сотрудников теперь позволили освободить от проведения обучения на рабочем месте. Это относится к тем, кто трудится только с персональными компьютерами и офисной оргтехникой, не используемой в технологическом производстве, а других опасных источников нет, и условия труда по результатам СОУТ оптимальные (п. 13 Правил ПП № 2464).

Согласно приказу МЧС России № 806, теперь руководители предприятий вправе самостоятельно определять порядок и сроки обучения сотрудников мерам пожарной безопасности. Работники, ответственные за обеспечение ПБ, вместо обучения по программам пожарно-технического минимума получат дополнительное профессиональное образование. Для этого руководителям необходимо отправлять специалистов на повышение квалификации или профессиональную переподготовку.

Возможность выбора работодателю предоставляется и в вопросе регистрации результатов обучения в документе учета. Необязательно использовать единый журнал по пожарной безопасности 2023 года, рекомендуемый в приказе. Работодатель вправе вести учет в любых удобных ему документах, но включить в них все основные сведения.

Допускается возможность оформления журнала противопожарного инструктажа с 1 марта 2022 года и в электронном виде, а результаты проверки подписать электронной подписью (пп. 25, 26 Порядка, утв. Приказом МЧС РФ № 806). Но работодатель обязан обеспечить доступ к цифровым учетным документам, оформляемым при помощи электронной подписи, проверяющим госорганам пожарного надзора.

Как заполнить журнал по пожарной безопасности

Вот как выглядит заполненный образец журнала по рекомендуемой форме:

• ПТМ для руководителей и специалистов;
• какие знаки безопасности по охране труда необходимы на предприятии;
• как составить план эвакуации при пожаре.

Нужно ли прошивать журналы по охране труда как это правильно делать

Инструкции и журналы по охране труда – это документы, регламентирующие деятельность сотрудников внутри организации. Их перечень меняется в соответствии со спецификой производства компании, но в целом, существует примерный список актов, общих для всех ниш – от небольшого бизнеса до крупного промышленного предприятия. Эти документы в обязательном порядке должны быть в каждой организации.

Журналы по охране труда представляют собой книгу, в которой фиксируются все проводимые внутри компании мероприятия.

• Дата и место проведения;
• Участники (каждого сотрудника вносят в отдельную строку, напротив своего ФИО он ставит подпись);
• Сведения по мероприятия, конкретные факты.

Как правило, журналы по ОТ используют для регистрации проведенных инструктажей (вводных, перед началом работ, аварийных или целевых) и обучения (повышения квалификации, проверка знаний).

Эти документы в числе первых запрашиваются специалистами госинспекции труда в ходе плановых и внеплановых проверок. Они являются подтверждением того, что предприятие соблюдает требования ТК РФ и иных нормативно-правовых актов, касающихся обучения сотрудников и их ознакомления с требованиями безопасности труда.

Специалист по охране труда может не заморачиваться с разработкой соответствующей формы какого-либо журнала. Все книги утверждены представителями Минтруда, их ведение определяется ГОСТовским документом 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Комплект журналов доступен для скачивания по адресу https://clck.ru/33WSeN

Какие журналы по ОТ должны быть на предприятии

Не все книги по ОТ обязательны для заполнения и хранения. Чтобы понять, какие журналы должны быть на предприятии в обязательном порядке необходимо проанализировать основные акты:

1. ТК РФ (статьи 209, 223, 224, глава 7).
2. Постановление Минтруда №37 от 31.01.2022 «Рекомендации по структуре службы охраны труда в организации и по численности работников службы ОТ».

Итак, какие журналы по охране труда должны быть на предприятии:

Журнал регистрации проведения вводного инструктажа

Слушатели – новые сотрудники, которые недавно были приняты на работу. Включает в себя:

• основную информацию, касающуюся инструктажа;
• дата проведения;
• данные о сотруднике (ФИО, год рождения, должность);
• тема;
• наименование производственного подразделения;
• подпись инструктора и инструктируемого;

Книга регистрации первичных инструктажей на рабочем месте

Проводится работодателем для сотрудника, принятого на должность, с целью ознакомить его с реальными условиями работы. В ходе инструктажа человека обучают безопасным методам выполнения должностных обязанностей. В книге также фиксируется информация о проведении повторного, внепланового, целевого обучения.

В журнал вносятся следующие сведения:

• данные о работниках, прошедших инструктаж;
• данные об инструкторе;
• дата проведения;
• вид обучения;
• причина проведения;
• подпись инструктора и инструктируемого;

Учет выдачи работникам инструкций по охране труда

Ведение данного журнала поручается инженеру по ОТ или лицу, которое назначено ответственным за эту область производства.

В нем фиксируется:

• дата выдачи;
• уникальный номер;
• название локального нормативного акта;
• кол-во выданных экземпляров;
• данные о получателе;
• подпись владельца;

Журнал присвоения 1 группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу

К этой категории относятся сотрудники, должность которых не предусматривает взаимодействие электрическими приборами, но они так или иначе с ними связаны. Для них проводится обучения и устный экзамен по полученным знаниям.

Регистрация несчастных случаев на производстве

Заполнение осуществляется по результатам расследования. Ответственным за ведение книги является инженер по ОТ.

Книга регистрации результатов аттестации сотрудников, работающих с электроустановками

В документе фиксируются результаты проверок, которые проходят сотрудники предприятия, работающие с электротехникой.

Регистрация проведения инструктажей по пожарной безопасности

Инструктаж по пожарной безопасности – это вводное учебное занятие, которое проводиться для всех новых сотрудников. Ответственным за ведение журнала назначается лицо, отвечающее за состояние ПБ на предприятии.

Учет обучения по охране труда

Чтобы предотвратить производственные травмы, сотрудники каждой организации на регулярной основе проходят обучение по ОТ. В конце курса проводится небольшой экзамен для проверки усвояемости знаний. В книге пофамильно фиксируется посещаемость, уровень полученных знаний и успеваемость работников. Форма документа не установлена, каждый работодатель оформляет журнал на свое усмотрение.

Учет первичных средств пожаротушения на предприятии

Журнал ведется на своевременного осмотра и проверки имеющихся инструментов пожаротушения.

Комплект документов для фиксации многоступенчатого контроля за состоянием системы ОТ на предприятии

Всего требуется два журнала. Результаты проверок 1-го и 2-го уровня фиксируются в первой книге, 3-го уровня – во второй.

Регистрация проведения контрольных осмотров и проверок

В журнале ведется учет проверок, которые были осуществлены за все время работы предприятия. Информация может понадобиться для инспекторов ГИТ, которые проверяют соблюдение приказа о защите прав ИП и юрлиц.

Требования к срокам хранения

Приказом Росархива РФ №236 от 20.12.2019 г. определен список типовых управленческих архивных документов.

Пунктом 19 раздела 1.2. главы 2 устанавливаются сроки хранения приказов, распоряжений, журналов, ведомостей.

1. По основной (профильной) деятельности – постоянно.
2. По вопросам доходов/расходов – 5 лет.
3. О результатах обучения по ОТ, повышении квалификации, книги учетов и регистраций – 5 лет.
4. О выдаче средств индивидуальной защиты, молочных и других пищевых продуктов – 1 год.
5. Документы о расследованиях и регистрации заболеваний, возникающих в результате воздействия вредного производственного фактора, нельзя уничтожать 50 лет, если они были закрыты после 01.01.2003 г., или 75 лет, если они закрыты до 01.01.2023 г.

Сроки хранения документов по охране труда определяются содержанием и целью издания приказа, инструкции, журнала.

Обратите внимание! Приказом Росархива от 18.02.2020 г. были определены новые сроки хранения производственных документов. В соответствии с пунктом 7.3 раздела 2, инструкции, приказы, распоряжения о состоянии и мерах по улучшению условий и ОТ теперь можно хранить 5 лет, а не постоянно.

Требования к сшиванию

16 июля 2018 года Минтруд в своем письме (№ 15-2/ООГ-1744 «Об оформлении результатов проведения инструктажей по охране труда») изложил правила содержания и ведения журналов по ОТ.

Документ содержит следующие замечания:

1. Образцы и бланки журналов регистрации обучающих мероприятий по охране труда прилагаются к ГОСТ 12.0.004-2015.
2. Условия, касающиеся необходимости шнуровки книг учета и регистрации, нумерации их страниц, печати и подписи, скрепляющей журнал, устанавливаются актами, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации.

Замечание. Полноценному официальному оформлению, которое включает в себя прошив книги, нумерацию страниц, скрепляющие печати, подлежат те документы, срок хранения которых 10 и более лет. Данное правило определяется приказом Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 г.

Если в регламентах по охране труда прописано, что учетно-регистрационная книга оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, то данный приказ исполняется. Это единственное требование, которое может устанавливаться на законодательном уровне. Если в регламенте информация по данному вопросу не прописана, исполнять его не обязательно, поскольку не все документы в обязательном порядке подлежат обработке.

Для чего сшивать и нумеровать

Документацию, отражающую наличие и движение трудовых ресурсов, которая состоит более чем из одного листа, рекомендуется оформлять в соответствии с законодательными актами. Это делается для того, чтобы страницы не разлетелись при использовании книги. Их также невозможно будет изъять или подменить.

То есть прошивка страниц журнала инструктажей по ОТ и пожарной безопасности, а также присвоение каждой из них уникального номера – процедура законом не установленная.

Скрепление документов в одну единую книгу – отличный способ систематизировать большой объем рабочих бумаг. Оформление будет удобным решением как для активно используемой документации, так и для актов, сданных в архив.

Однако существуют спорные ситуации. Сама процедура кажется простой, но соблюдение инструкции по оформлению – важный момент. Игнорирование требований или ошибки по невнимательности могут привести к серьезным неприятностям. Если листы учетно-регистрационные книги скреплены неправильно, архив может отказать в их хранении, а ГИТ или иные государственные контрольные органы не примут документацию на проверку.

Замечание. Если документация сшита неаккуратно, на быструю руку, возможен риск потери элементов книги – страниц, которые являются важной неотъемлемой составляющей дела. Официальные бумаги могут быть подменены. В будущем это может усложнить прохождение проверок и сдачу документации в архив.

Необходимость

Официальному оформлению подлежит не вся документация.

Выделяют несколько основных видов бумаг, которые принято сшивать:

1. Многостраничные акты, запрашиваемые в ходе плановых и внеплановых проверок ГИТ и иными государственными контролирующими органами.
2. Дела, направляемые в архив.
3. Бухгалтерские документы (отчеты об использовании подотчетных средств, универсальные передаточные акты, книги об исполнении кассовых операций и т.д.).
4. Кадровые (приказы по личному составу и основной деятельности, штатное расписание).
5. Учетно-регистрационные книги проведения инструктажей.

Перед оформлением документации стоит убедиться, что среди актов нет тех, которые могут быть затребованы в ходе проверок налоговой службы или переданы в ФНС для отчета.

Обратите внимание! Бумаги, которые предоставляются работникам налоговых служб, сшивать не нужно. Это усложнит налоговикам последующую работу с документацией.

При эксплуатации электроустановок

Требованиями по ОТ при использовании электрического оборудования необходимо подшивать и нумеровать страницы следующих книг:

1. Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям.
2. Журнал регистрации проведения обучающих занятий, которые направлены на повышение квалификации и проверку имеющихся знаний правил работы в электроустановках.

При работах на радиорелейных линиях связи

При работах на радиорелейных станциях в обязательном порядке необходимо оформлять только книгу учета работ по нарядам и распоряжениям.

Регистрация инструктажей

Заполнять книгу может любой сотрудник учреждения, это не обязательно будет руководящее лицо или специалист по ОТ. Причем количество ответственных за фиксацию информации может быть больше или меньше, по сравнению с количеством структурных подразделений. Закон не ставит условий относительно таких нюансов.

Особенности оформления зависят от вида журнала. Выделяют следующие основные правила:

1. Книга прошнуровывается. Присутствует нумерация страниц. На обложке может быть размещен герб организации.
2. Все записи в книге производятся исключительно синими или фиолетовыми чернилами. Почерк должен аккуратным и понятным.

• Использовать гелевую ручку для заполнения;
• Расписываться, путем точного копирования, за других лиц;
• Исправление (зачеркивание) записей.

Что делать с другими журналами

Прямых указаний в законодательстве относительно сторонней документации, которая не играет первостепенной роли на производстве, нет. Работодатель решает самостоятельно, оформлять все бумаги официально по приказу Минтруда и Минкультуры или же оставить некоторые в первозданном виде.

Процедура прошивки журналов по ОТ позволяет предотвратить расформирование дела, сокращаются риски потери листов, их подмены или изъятия.

При проверке

Общий контроль за соблюдением трудового законодательства (ТК РФ в том числе) поручен государственной инспекции труда (ГИТ). Однако в отдельных случаях плановую и внеплановую проверку могут осуществлять государственные надзорные органы (Ростехнадзор, Роспотребнадзор).

Особенности проверок

Вся документация, в том числе локальные нормативные акты по ОТ, проверяются государственной инспекцией труда (ГИТ). Организация контролирует соблюдение работодателями Трудового кодекса РФ и правил охраны труда. Проверяется наличие необходимых документов, их оформление, регулярность выдачи заработной платы работникам, а также условия, в которых сотрудники осуществляют свои трудовые обязанности.

ГИТ может проводить как плановые, так и внеплановые проверки:

1. Плановые. Осуществляются по проверочным листам. Они включают в себя перечень вопросов, ответы на которые позволят оценить соблюдение действующего законодательства. Должностное лицо предупредит о посещении организации за 3-5 дней заказным или электронным письмом, заверенным цифровой подписью. В уведомительном обращении инспекторы укажут, какие документы необходимо подготовить. Как правило, ГИТ проверяет:
   — Порядок заключения и расторжения трудового договора.
   — Соблюдение прав работника на отпуск.
   — Регулярность выдачи заработной платы.
   — Режим работы.
   — Наличие службы ОТ, ее задачи и выполнение обязанностей.
2. Внеплановые. Такие проверки проводятся по определенной теме. То есть должностные лица могут потребовать лишь некоторые документы, которые касаются заданной темы. О ее проведении инспекторы могут не сообщать вообще или же оповестить за несколько суток. Такая проверка проводится:
   — По заявлению трудящегося организации.
   — Повторно. ГИТ назначает ее в случае, если в ходе плановой проверки были выданы рекомендации по устранению нарушений, но руководитель не принял их во внимание.

С 01.07.2021 года сроки плановой проверки не должны превышать 10 рабочих дней. Для каждой отдельной организации устанавливаются свои сроки. Компания со всеми обособленными подразделениями проверяется максимум 60 рабочих дней.

Для малых и средних предприятий действуют специальные правила проверки. Небольшую организацию проверяют не более 50 часов в год, а субъект малого предпринимательства – не более 15 часов.

Наказание

Если в ходе проверок инспекторы выявят несоблюдение правил пошива, работодатель получит предупреждение или будет оштрафован. Размер штрафного взыскания зависит от тяжести правонарушения и может достигать нескольких десятков тысяч рублей.

Обратите внимание! Штрафные санкции распространяются не только на юридических лиц и ИП. В соответствии с законом также могут быть оштрафованы и отдельные сотрудники, в должностные обязанности которых входит разработка, утверждение и хранение соответствующей документации, следовательно, и ее оформление.

Кодексом об административной ответственности за неправильное оформление документов или их отсутствие предусмотрены следующие наказания:

1. Для должностных лиц – предупреждение или штрафное взыскание от 2 000 до 5 000 рублей.
2. Для ИП – штрафное взыскание от 2 000 до 5 000 рублей.
3. Для юридических лиц – штрафное взыскание от 50 000 до 80 000 рублей.

Важно! Если органы ГИТ или госнадзора выписывают штраф за отсутствие прошивки, сотрудник организации имеет право попросить инспектора предоставить информацию, соответствующую закону, согласно которой проверяемый документ подлежит оформлению, так как требования распространяются не на все учетно-регистрационные книги.

Как урегулировать прошив и нумерацию

Для регулирования процедуры издаются локальные нормативные акты, подтверждающие порядок ведения журнала и его действительность.

Как прошивать журналы

Определенного алгоритма подшивания документации, который был бы установлен законом, не существует. Однако имеются предписания и методические рекомендации, которые помогут грамотно выполнить эту процедуру.

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
2. Приказ Росархива (№199) и Минкультуры (№526) «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах».
3. Инструкции Центрального банка РФ.

Кто этим занимается

За подшив учетно-регистрационных книг отвечает инспектор по охране труда или лицо, назначенное ответственным по вопросам в данной области руководителем организации.

Необходимый инструмент

В работе используются:

1. Острый инструмент для проделывания отверстий, по которым будут скрепляться бумаги (иголка, дырокол).
2. Нитки из полиэфирного штапельного волокна (ЛШ-21) или шпагат.
3. Лист 4×8 см, который наклеивается на обложку. На нем ставится заверительная надпись дела.
4. Клей.
5. Ножницы.

Порядок работы

В ходе работ можно опираться на Приложение №20 Методических рекомендаций.

В зависимости от типа документа, количества листов и требований принимающей стороны устанавливается количество проколов:

1. 2-3 отверстия, если книга не являются документов первой важности, не нуждается в защите высокого уровня и имеет небольшое количество листов.
2. 4-5 отверстий – в остальных случаях.

Схемы прошивки документов:

Особенности нумерации

Основные правила нумерации страниц:

1. Используются только арабские цифры.
2. Нумерация начинается с первой страницы страницы. Цифра 1 ставится в правом верхнем углу. Важно, чтобы цифры не заходили на текст и не мешали чтению данных.
3. Опись, чистые, заверительные и титульные листы не нумеруются.

Обратите внимание! В случае, если была допущена ошибка, неверную цифру можно исправить ручкой, а рядом поставить подпись ответственного за прошив документации лица.

Когда книга полностью пронумерована, составляется заверительный лист дела. В нем указывается количество страниц документа и особенности их физического состояния.

Образец заверительного листа:

Прошивать журналы по охране труда не обязательно, но желательно. Данная процедура обезопасит работодателя и сотрудников предприятия в случае проверок ГИТ и других государственных контрольных органов.

• Безопасность дорожного движения
• Пожарная безопасность
• Охрана труда