Где ставить входящий номер на документе образец

Какую информацию должна содержать отметка о поступлении входящего документа?

Вопрос: Отметка о поступлении входящего документа в организацию проставляется на первом листе. Какую информацию должна содержать отметка?

Ответ: Отметка должна содержать:

• дату поступления;
• входящий регистрационный номер документа (порядковый номер входящего документа, который может быть дополнен цифровыми или буквенными кодами согласно используемым организацией классификаторам);
• время поступления в часах и минутах и способ доставки документа (при необходимости).

Порядок регистрации входящих документов

Порядок регистрации входящих документов организация устанавливает в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству или положении о документообороте, с которым нужно под подпись или в электронном виде ознакомить работника, ответственного за регистрацию входящих документов ( ч. 1 ст. 8 , абз. 7 ч. 1 , абз. 10 ч. 2 ст. 22 , ч. 1 — 3 ст. 22.1 , ч. 1 , 2 ст. 22.2 , ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

При разработке этого документа рекомендуется учесть положения, в частности:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разработанные ВНИИДАД (далее — Методические рекомендации по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Также возможно учесть Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии».

Коммерческим организациям целесообразно использовать еще и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 N 199 (далее — Методические рекомендации N 199).

В отдельном разделе «Работа с входящими документами» такого локального нормативного акта указываются, в частности:

• виды входящих документов, подлежащих и не подлежащих регистрации;
• место и способ регистрации входящих документов: у ответственного лица или в соответствующем структурном подразделении;
• лица, на которых возлагаются обязанности и ответственность за регистрацию входящих документов (секретарь, делопроизводитель, лица, назначенные в структурных подразделениях);
• процедура обработки входящих документов (прием и первичная обработка, регистрация, распределение документов для принятия управленческих решений, направление документов ответственным исполнителям, исполнение, контроль исполнения, формирование исполненных документов в дела) — поэтапно с указанием срока выполнения для каждого этапа;
• правила регистрации входящих документов, включая сроки регистрации, порядок нумерации входящих документов, структуру регистрационного номера, реквизиты регистрационно-учетной формы.

Как правило, входящие документы регистрируются один раз независимо от того, сколько раз и какими способами документ под одним и тем же исходящим номером был отправлен ( разд. 3.4.4 Методических рекомендаций N 199):

• в день их поступления;
• на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время);
• незамедлительно (в случае поступления документа с отметками «Срочно», «Оперативно»).

Отметка о поступлении документа

На каждом регистрируемом входящем документе делается отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию. Она проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. При отсутствии места для нее на лицевой стороне входящего документа отметка ставится на оборотной стороне листа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят только на первой странице ( разд. 4 , п. 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.27 Методических рекомендаций по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или с помощью штампа на всех зарегистрированных входящих документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов ( п. 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка должна содержать ( разд. 4 , п. п. 5.11 , 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• дату поступления;
• входящий регистрационный номер документа (порядковый номер входящего документа, который может быть дополнен цифровыми или буквенными кодами согласно используемым организацией классификаторам);
• время поступления в часах и минутах и способ доставки документа (при необходимости).

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

• адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
• не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
• если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

• Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

• Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.

• Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.

• Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).

• Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
• копии информационных документов и рекламные материалы,
• поздравительные письма,
• приглашения,
• прейскуранты,
• добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:

• Формы контроля исполнения поручений
• Контроль исполнения поручений
• Контроль исполнения документов – организация работы
• Регистрация исходящих документов
• Журнал регистрации входящих документов

Где ставить входящий номер на документе образец

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Форма по ОКУД 0211151

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Регистрация входящих документов в организации: правила, советы, инструкции

Правильная организация процесса регистрации входящих документов и корреспонденции позволяет упорядоченно хранить их, быстро идентифицировать и контролировать сроки исполнения поручений. Если компания не регистрирует поступающие документы, либо делает это беспорядочно, есть риск потерять важное письмо от контрагента или вовремя не отреагировать на запрос из контролирующих органов.

Но все эти проблемы могут оказаться мелочами в сравнении с ситуацией, когда входящее или исходящее письмо служит единственным доказательством правоты организации в судебных разбирательствах. Если письмо утеряно или не зарегистрировано должным образом, компании будет сложнее доказать правомерность своих действий, что может привести к финансовым и репутационным потерям.

В этой статье мы собрали наиболее актуальные советы и правила регистрации входящих документов. Они будут полезны как тем, кто только начинает деятельность по упорядочению документооборота в своей фирме, и тем, кто уже ведет регистрацию документов, но делает это «на ощупь», не зная подводных камней и основ, не имея специального образования в области документоведения.

Сортировка и первичная обработка входящей корреспонденции

В зависимости от объема документооборота, секретарь может выполнять работу по регистрации самостоятельно, либо после сортировки передавать документы в подразделения для последующей регистрации. Главное — исключить риск потери документов на этапе передачи. Чтобы избежать этого, стоит закрепить порядок регистрации в инструкции по делопроизводству или соответствующем положении по организации.

Сотрудник, ответственный за получение и регистрацию корреспонденции, должен быть назначен приказом, и иметь доверенность на получение и отправку почты от имени организации.

Этап сортировки корреспонденции очень важен: он позволяет выделить срочные и важные документы, с которыми необходимо ознакомить руководителя организации в первую очередь.

Документы могут поступать в организацию следующими способами:

• обычной почтой;
• электронной почтой, по факсу;
• телефонограммой;
• курьером;
• службой доставки отправлений;
• спецсвязью (документы, содержащие государственную тайну);
• через окно обратной связи на сайте организации.

Если корреспонденция поступает вместе с реестром, проведите сверку и убедитесь, что получены все указанные в нем отправления. Заметили расхождения — сообщите в организацию, отвечающую за доставку, и составьте акт. Документы, доставленные не по адресу, нужно вернуть с соответствующей записью в реестре, вскрывать их нельзя.

Письма с пометкой «Лично», «Конфиденциально» не вскрывают и передают в таком виде адресату. Письма с пометкой «ДСП» (Для служебного пользования) и «Коммерческая тайна» должны быть зарегистрированы сотрудником, имеющим соответствующий допуск. Перечень таких сотрудников указывают в приказе по организации, а порядок движения документа — в соответствующем положении. На предприятиях, работающих со сведениями, составляющими государственную тайну, приемом, регистрацией и отправкой такой документации занимается специальный отдел.

На конвертах, поступивших без реестра, также необходимо проверить адрес и целостность упаковки. Если упаковки или текст в документах повреждены, либо отсутствуют вложения, нужно составить акт и прикрепить один экземпляр к входящему документу, а второй направить отправителю.

Письма, полученные по email или факсу, тоже проверяют на соответствие адресата и наличие всех указанных в тексте письма приложений. При обнаружении несоответствия письмо не регистрируют и сообщают об этом отправителю с указанием причин.

Какие входящие документы не нужно регистрировать?

Входящую корреспонденцию условно можно разделить на:

• письма-запросы;
• ответы на отправленные ранее запросы;
• сопроводительные письма;
• справочно-информационные документы.

Перечень типов документов, не подлежащих регистрации, обычно указан в инструкции по делопроизводству или прописан в положении о документообороте организации. Но такие нормативные документы разработаны далеко не на всех предприятиях. Поэтому можно ориентироваться на примерный список документов, которые чаще всего не регистрируют:

• рекламные материалы;
• поздравления;
• программы совещаний;
• бухгалтерские документы;
• учебные планы и программы;
• исполнительные листы;
• судебные постановления и решения.

Отсеяв документы, не подлежащие регистрации, выделите из общей массы срочные, требующие немедленного доклада руководству. Обычно это письма из вышестоящих и контролирующих организаций, их нужно регистрировать в первую очередь.

Что делать с конвертами, в которых поступают документы? Их необходимо сохранять и подкалывать к письму в определенных случаях:

• на вложении нет обратного адреса и фамилии отправителя;
• нужно сохранить почтовый штемпель, чтобы при необходимости подтвердить по нему дату получения документа (обычно это касается юридических документов);
• на конверте нет пометки «Лично», но документ имеет личный характер;
• уже прошел срок исполнения документа;
• корреспонденция требует доплаты;
• при значительное разнице между датами подписания и получения документа.

В остальных случаях конверты уничтожают.

Основные правила и принципы регистрации документов

В первую очередь важно соблюдать принцип однократности регистрации входящих. В одной организации документу присваивают только один уникальный номер, и повторная регистрация должна быть исключена.

Если документ отправляют обычной почтой, а затем дублируют по email или факсу, то два экземпляра одного и того же письма могут поступить в организацию в разное время. В таких случаях важно исключить повторную регистрацию. Если сотрудник ведет регистрацию не в программе или системе электронного документооборота, а на бумаге, то ему приходится надеяться только на свою память. Использование специальных программ для регистрации корреспонденции позволяет избежать таких ошибок, и не регистрировать повторно документ с одним и тем же исходящим номером.

Второе важное правило — соблюдение сроков и своевременность регистрации. Входящие документы необходимо регистрировать либо в день их поступления, либо в течение следующего рабочего дня. Внутренние документы также регистрируют в день их подписания или утверждения (допускается также на следующий рабочий день). Соблюдение этих сроков важно, так как позволяет быстрее передавать документы на исполнение. Закрепить сроки нужно в приказе по делопроизводству, принятом в организации.

Разделение регистрационного учета. Для разных видов документов должен быть организован раздельный учет, то есть разные журналы регистрации.

• входящие письма;
• исходящие документы;
• приказы и распоряжения касательно деятельности организации;
• служебные записки;
• кадровые документы и приказы по личному составу;
• протоколы и др.

Регистрация всегда ведется в пределах одного календарного года, и с 1 января порядковая нумерация в каждом журнале документов начинается заново. Исключение составляют архивные описи дел, так как для них принято использовать сквозную нумерацию.

Порядок регистрации входящей корреспонденции

Процесс регистрации входящих включает в себя занесение данных о поступившем документе в регистрационную форму (журнал или программу). Если документ поступил на бумаге, на нем проставляют номер и дату. После регистрации его передают на резолюцию руководителю или на исполнение в соответствующее подразделение. Дальнейший порядок движения документа зависит от схемы, принятой в организации, и его содержания.

Реквизит «отметка о поступлении документа» состоит из уникального номера регистрации и даты поступления. Его проставляют в нижнем правом углу лицевой стороны первой страницы документа. Чаще всего для этих целей изготавливают специальный штамп, обязательно включающий в себя наименование организации.

Организации с большими объемами входящего документооборота также могут упростить поиск, дополняя порядковые регистрационные номера индексами для идентификации.

Способы регистрации входящих документов и корреспонденции

Вести журнал регистрации входящих документов можно на бумаге, вписывая от руки все данные о поступающей корреспонденции. Для этого подойдет обычная общая тетрадь, разлинованная на столбцы, или готовый бумажный журнал регистрации документов. Но этот вариант крайне неудобен и нежелателен, так как усложняет процесс регистрации, поиск документов и формирование отчетности по документообороту за год.

Более удобный вариант — вести учет в таблице Excel или других офисных программах. Но он оптимален только для организаций с небольшим объемом документооборота. Минусы такого подхода: невозможно прикрепить к таблице оригинал или скан письма, отправить на исполнение сотруднику или на согласование руководителю.

Наиболее современный и удобный вариант учета документов в организации — регистрация входящих и исходящих документов в специальной программе. Для этих целей можно использовать такие мощные программные продукты, как СЭД «Дело» или система «Тезис». Если в организации не так много документов, то можно рассмотреть простой и бюджетный варианты программы, например систему «Ведок».

Использование программы для регистрации входящих документов и корреспонденции позволяет хранить и быстро находить нужные документы, исключить повторную регистрацию, оперативно согласовывать нормативные документы и приказы, и знакомить с ними всех сотрудников. А также отслеживать исполнение документов в необходимые сроки и легко формировать необходимую отчетность. Обо всех преимуществах этого варианта мы подробно расскажем в следующей статье.