Что устанавливают правила нотариального делопроизводства

Что устанавливают правила нотариального делопроизводства

решением Правления Федеральной

от 17 декабря 2012 г.

приказом Министерства юстиции

от 16 апреля 2014 г. N 78

ПРАВИЛА НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 21.12.2016 N 297,

от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

• I. Общие положения
• II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)
• III. Обработка входящих документов
• IV. Обработка исходящих документов
• IV.I. Регистрация постановлений об отказе в совершении нотариальных действий
• V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки и усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса
• VI. Составление номенклатуры дел
• VII. Формирование дел
• VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел
• IX. Временное хранение дел. Передача дел
• X. Уничтожение дел
• XI. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел
• XI.I. Нотариальные действия, совершенные удаленно. Сделки, удостоверенные двумя и более нотариусами
• XII. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий
• XIII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой
• XIV. Особенности работы с электронными документами
• Приложение N 1. Образец журнала регистрации организационно-распорядительных документов. — Утратило силу
• Приложение N 2. Образец акта об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях
• Приложение N 2.1. Образец журнала регистрации входящей корреспонденции. — Утратило силу
• Приложение N 2.2. Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции. — Утратило силу
• Приложение N 3. Образец расписки в получении документов нотариусом. — Утратило силу
• Приложение N 4. Образец журнала регистрации входящей корреспонденции. — Утратило силу
• Приложение N 5. Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции. — Утратило силу
• Приложение N 6. Образец акта сдачи личной печати нотариуса
• Приложение N 7. Образец акта сдачи бланков нотариуса
• Приложение N 8. Образец номенклатуры дел на соответствующий год
• Приложение N 9. Образец итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году
• Приложение N 10. Образец обложки дела
• Приложение N 11. Образец описи дел постоянного хранения за соответствующий год
• Приложение N 12. Образец описи дел временного хранения за соответствующий год
• Приложение N 12.1. Образец описи наследственных дел, производство по которым начато в соответствующем году
• Приложение N 12.2. Образец описи дел, оконченных в соответствующем году, срок хранения которых не установлен
• Приложение N 13. Образец акта о выделении к уничтожению документов
• Приложение N 14. Образец листа-заверителя
• Приложение N 15. Образец внутренней описи документов
• Приложение N 16. Образец внутренней описи документов
• Приложение N 17. Образец описи наследственных дел, оконченных в соответствующем году. — Утратило силу
• Приложение N 18. Образец описи дел постоянного срока хранения, передаваемых в архив
• Приложение N 19. Образец журнала учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати
• Приложение N 20. Образец акта приема-передачи дел
• Приложение N 21. Образец книги учета наследственных дел
• Приложение N 22. Образец алфавитной книги учета наследственных дел. — Утратило силу
• Приложение N 23. Образец книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества
• Приложение N 24. Образец книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом
• Приложение N 25. Образец обложки наследственного дела
• Приложение N 26. Образец алфавитной книги учета завещаний. — Утратило силу
• Приложение N 27. Образец справки об изъятии документа
• Приложение N 28. Образец книги учета дел закрытых завещаний
• Приложение N 29. Образец обложки дела закрытого завещания
• Приложение N 30. Образец извещения о вскрытии закрытого завещания
• Приложение N 31. Образец книги учета депозитных операций. — Утратило силу
• Приложение N 32. Образец алфавитной книги Учета кредиторов. — Утратило силу
• Приложение N 33. Образец извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг
• Приложение N 33.1. Образец справки по итогам проверки исполнения Правил нотариального делопроизводства
• Приложение N 33.2. Распоряжение
• Приложение N 34. Образец электронного журнала регистрации входящих электронных документов. — Утратило силу
• Приложение N 35. Образец электронного журнала регистрации исходящих электронных документов. — Утратило силу

Что устанавливают правила нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1 (далее — Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, применения и замены печатей нотариусов, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными приказом Минюста России от 30.09.2020 N 224 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60208) (далее — Требования), и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядок исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденным приказом Минюста России от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214 (далее — Порядок).

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Документирование и документооборот при совершении нотариальных действий в электронной форме посредством единой информационной системы нотариата (далее также — ЕИС) регулируется Требованиями, приказами Минюста России от 30.09.2020 N 225 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214), от 30.09.2020 N 226 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60215), от 30.09.2020 N 227 «Об утверждении требований к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60209), от 30.08.2017 N 156 «Об утверждении Регламента совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающего объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования» (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный N 48092), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 05.07.2019 N 134 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55244), от 31.03.2020 N 79 (зарегистрирован Минюстом России 08.04.2020, регистрационный N 58018), от 30.09.2020 N 222 «Об утверждении Порядка взаимодействия нотариусов с единой информационной системой нотариата при удостоверении сделки двумя и более нотариусами» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60207), от 30.09.2020 N 232 «Об утверждении порядка направления заявления о совершении нотариального действия удаленно, совершения оплаты нотариального действия, в том числе с использованием электронных средств платежа, возврата заявителю суммы платежа за совершение нотариального действия удаленно, а также взаимодействия заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, и нотариуса» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60217).

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе — один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее — территориальный орган).

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее — нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XIII Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

Утверждены новые Правила нотариального делопроизводства

Новые Правила утверждены в целях реализации Федерального закона от 14 июля 2022 г. № 339-ФЗ, которым в Основы законодательства РФ о нотариате были внесены изменения, касающиеся главным образом вопросов формирования, хранения и использования нотариальных документов. Они вступят в силу одновременно с указанными законодательными поправками – 11 января 2023 года. С этой же даты утратят силу нынешние правила (Приказ Министерства юстиции РФ от 14 декабря 2022 г. № 394).

Новые Правила нотариального делопроизводства регулируют документирование и документооборот со дня создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. Кроме того, ими предусмотрены особенности формирования и оформления отдельных видов дел, особенности работы с электронными документами, порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства. Урегулирован ряд иных вопросов.

К сведению. В связи с предстоящими изменениями в Основах законодательства РФ о нотариате Минюст России также утвердил/обновил:

• порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в ЕИС нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования УКЭП при их хранении и доступа к таким документам;
• правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов;
• типовую номенклатуру дел нотариуса.

Скорректирован ряд иных приказов Минюста России.

В частности, поскольку Законом № 339-ФЗ помимо прочего уточнены сведения, которые должны содержаться в распоряжении об отмене доверенности, ведомством внесены изменения в форму выписки из реестра распоряжений об отмене доверенностей, за исключением нотариально удостоверенных доверенностей, и порядок ее формирования.

Кроме того, в связи с расширением перечня нотариальных действий, которые могут совершаться удаленно, внесены поправки в порядок направления заявления о совершении нотариального действия удаленно и в форму заявления о совершении нотариального действия удаленно.

Также актуализированы порядок ведения реестров ЕИС нотариата, внесения в них сведений и исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, и порядок обеспечения ФНП органам, предоставляющим государственные и муниципальные услуги и исполняющим государственные и муниципальные функции, возможности проверки с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия в реестре распоряжений об отмене доверенностей сведений, содержащихся в распоряжении об отмене доверенности, за исключением нотариально удостоверенных доверенностей.

Утверждены правила нотариального делопроизводства

Минюст установил для нотариусов единый порядок работы с документами. Правила Минюста, утвержденные Приказом № 403 от 19.11.2009, регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий. При этом правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

• нотариальное оформление
• документооборот
• нотариус

�� Создайте резюме на «Клерке» бесплатно всего за 1 минуту!

Добавьте свое резюме в нашу базу и ждите предложения от работодателей, либо откликайтесь на их вакансии в 1 клик и еще быстрее находите работу мечты, ведь работодатели ищут бухгалтеров и финансовых специалистов на «Клерке» ежедневно.

Не теряйте время, публикуйте резюме прямо сейчас.

Кадровый учет ИП может вести его работник по доверенности

В качестве работодателя может выступать человек, наделенный правом заключать трудовые договоры от имени организации или ИП, вступившими в трудовые отношения с работниками.

Больше всего бухгалтеры не любят сдавать отчет 6-НДФЛ

«Клерк» провел опрос среди бухгалтеров и узнал, что самый нелюбимый отчет — это 6-НДФЛ. 23% опрошенных признались, что одинаково ненавидят все отчеты.

Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом