Что означает подпись в документе и почему так важно фиксировать момент подписания документа, особенно если он оформлен в двустороннем порядке?
До перехода на электронный документооборот бухгалтерия далеко не всегда задавалась вопросом о дате отражения в учете хозяйственной операцией, поскольку такая дата в большинстве случаев должна была соответствовать дате составления документа. Но век информационных технологий внес свои коррективы во все сферы деятельности: переход на электронный документооборот и внедрение информационных систем детально определили порядок формирования документов при закупках.
Так, согласно Закону № 44-ФЗ обязанность по размещению в ЕИС документа о приемке возложена на поставщика (подрядчика, исполнителя). При этом сама процедура формирования и подписания электронного документа сторонами сделки максимально прозрачна: информация не только о дате, но даже и о времени подписания такого документа по общему правилу доступна всем заинтересованным пользователям. Соответственно, у бухгалтерской службы не должно возникать трудностей с определением даты отражения в учете хозяйственных операций.
Положениями Приказа № 61н также четко регламентирована процедура формирования Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452): он утверждается руководителем учреждения при условии, что его копия, сформированная на бумажном носителе, подписывается собственноручно представителем поставщика (подрядчика). Соответственно, последний подписант электронного документа – руководитель учреждения-заказчика. А поскольку юридическую силу Акт (ф. 0510452) приобретает с момента его утверждения, то датой отражения в учете денежного обязательства будет дата утверждения Акта (ф. 0510452) руководителем учреждения-заказчика.
Аналогичным образом урегулирован Приказом № 61н порядок формирования в виде электронного документа и Акта о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448). Создает Акт (ф. 0510448) именно передающая имущество сторона, и только после этого к оформлению «своей» части документа приступает учреждение – получатель имущества.
При этом определенный Приказом № 61н порядок, включая очередность заполнения реквизитов документа, должен соблюдаться при формировании Актов (ф. 0510452, 0510448) не только в виде электронного документа, но и при оформлении их на бумажном носителе.
Подобный подход к порядку формирования документов, подтверждающих передачу материальных ценностей, а также оформлению результатов выполненных работ и оказанных услуг обусловлен положениями гражданского законодательства и обычаями делового оборота.
Что означает подпись в документе и почему так важно фиксировать момент подписания документа, особенно если он оформлен в двустороннем порядке?
Прежде всего напомним, что документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под оформлением документа подразумевается проставление на документе необходимых реквизитов (элементов). Подписание документа означает его заверение собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
Официальный документ должен обладать двумя свойствами – юридической значимостью и юридической силой. Наличие у документа юридической значимости означает возможность его использования в качестве правового аргумента. А юридическая сила документа свидетельствует о способности документа вызывать правовые последствия.
Подлинным признается документ, отвечающий следующим требованиям:
- документ, который содержит сведения, подтверждающие его достоверность, то есть сведения об авторе, времени и месте создания;
- сведения, подтверждающие достоверность документа, могут быть выявлены иным путем.
Под датой документа подразумевается одно из событий:
- время создания (подписания) документа;
- время события, которое в документе зафиксировано.
Соответственно, если в документе, оформленном на бумажном носителе, содержится информация о конкретном событии, то время создания (подписания) документа может существенно отличаться от времени, когда это событие произошло. Поэтому, если информация, содержащаяся в документе, важна для каждой из сторон, подписавшей документ, то даты его подписания также должны быть указаны. Ведь принципиальное значение для каждой из подписавшей документ стороны значение имеет та дата, с которой у такой стороны возникают правовые последствия, то есть объекты гражданских прав.
При принятии решения об отражении в учете операции на основании первичного учетного документа, оформленного в двустороннем порядке, дата отражения операции должна определяться по следующим правилам:
указана дата ДО наступления даты составления
документ НЕ должен быть подписан и НЕ может быть принят к учету, поскольку содержит недостоверную (противоречивую) информацию
указана дата ДО наступления даты составления и/или ДО даты подписания документа исполнителем
документ НЕ может быть принят к учету, поскольку содержит недостоверную (противоречивую) информацию
документ не может быть принят к учету – отсутствуют обязательные реквизиты
дата документа – в этом случае дата подписания документа сторонами соответствует дате составления документа
указана дата ПОСЛЕ наступления даты составления документа
дата подписания документа заказчиком /
принимающей стороной
указана и соответствует дате составления
указана дата ПОСЛЕ наступления даты составления документа
дата подписания документа заказчиком /
принимающей стороной
Исключением из данного правила являются документы, подтверждающие факт оказания услуг, особенно, если услуги оказываются непрерывно. Результат оказания услуги не имеет вещественной формы, поэтому стороны такого договора при подписании соответствующего акта фиксируют не факт их оказания, а объем и отсутствие претензий по качеству оказания услуг. Дело в том, что гражданское законодательство не предусматривает необходимости оформления акта или другого документа, удостоверяющего приемку результата оказания услуг. Составление такого документа может быть предусмотрено специальным законодательством. Вместе с тем, само по себе наличие акта, подтверждающего принятие исполнения, не лишает заказчика права представлять суду возражения относительно неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, а отсутствие актов о приемке, при наличии достаточных доказательств факта надлежащего оказания услуг, не может рассматриваться как основание для отказа заказчика от оплаты. Учитывая это, даты подписания сторонами акта, подтверждающего объем и стоимость оказанных услуг, могут различаться. При этом очередность подписания такого документа на бумажном носителе каждой из сторон принципиального значения не имеет. Дата приемки услуг имеет значение для заказчика при наличии требования об оформлении результатов приемки исполнения обязательств.
Дата подписания первичного документа в эдо
Подборка наиболее важных документов по запросу Дата подписания первичного документа в эдо (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Делопроизводство:
- Агентский договор документооборот
- Акт об утрате документов
- Аналитическая записка
- Архивное делопроизводство
- Бланк письма
- Показать все
- Делопроизводство:
- Агентский договор документооборот
- Акт об утрате документов
- Аналитическая записка
- Архивное делопроизводство
- Бланк письма
- Показать все
- Первичные документы:
- Акт о выявленных недостатках товара
- Акт списания кредиторской задолженности
- Акт торг-12
- Альбом унифицированных форм
- Виды первичных документов
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Тематический выпуск: Договоры с иностранными организациями: налогообложение
(под ред. А.В. Брызгалина)
(«Налоги и финансовое право», 2021, N 6) Описание ситуации: Общество обменивается с контрагентами документами (акты, УПД, счета-фактуры, накладные) посредством электронного документооборота (с использованием электронно-цифровой подписи, далее — ЭЦП).
Нормативные акты
Приказ Казначейства России от 20.12.2018 N 41н
«Об утверждении Порядка ведения учета и осуществления хранения органами Федерального казначейства исполнительных документов и иных документов, связанных с их исполнением»
(Зарегистрировано в Минюсте России 02.07.2019 N 55103) 3. Исполнительные документы поступают на исполнение в орган Федерального казначейства по почте или передаются нарочно, а при наличии электронного документооборота с использованием электронной подписи между органами Федерального казначейства и федеральными казенными, бюджетными, автономными учреждениями допускается передача и получение документов, связанных с исполнением исполнительных документов, в электронном виде.
Приказ Казначейства России от 16.01.2023 N 8
«Об утверждении Порядка ведения учета и осуществления хранения органами Федерального казначейства исполнительных документов и иных документов, связанных с их исполнением, предусматривающих обращение взыскания на средства участников казначейского сопровождения» 3. Исполнительные документы поступают на исполнение в орган Федерального казначейства по почте или передаются нарочно. При наличии электронного документооборота с использованием электронной подписи между органами Федерального казначейства и должниками допускается передача и получение документов, связанных с исполнением исполнительных документов, в электронном виде.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Сроки подписания документов по ЭДО
Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки подписания документов по ЭДО (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Подпись:
- Акт сверки взаимных расчетов кто подписывает
- Доверенность на подписание договора
- Доверенность на подписание кадровых документов
- Доверенность на подписание счетов фактур
- Доверенность на право второй подписи
- Показать все
- Подпись:
- Акт сверки взаимных расчетов кто подписывает
- Доверенность на подписание договора
- Доверенность на подписание кадровых документов
- Доверенность на подписание счетов фактур
- Доверенность на право второй подписи
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Каков алгоритм действий работодателя в ситуации, когда работник длительное время не ознакомляется с документами, направленными ему посредством электронного документооборота?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Пермском крае, 2022) Таким образом, полагаем, что, если обязанность по ознакомлению с документами, направляемыми работодателем посредством ЭДО, установлена ПВТР, трудовым договором с работником, ЛНА работодателя, за нарушение установленных порядком осуществления ЭДО сроков подписания электронных документов и (или) ознакомления с ними посредством ЭДО при отсутствии уважительных причин работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.Нормативные акты
Приказ Минпромторга России от 11.11.2016 N 4008
(ред. от 23.09.2022)
«Об утверждении Порядка выдачи документа, подтверждающего целевое назначение сырья и комплектующих изделий, которые предназначены для производства товаров, указанных в подпункте 1 пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса Российской Федерации, и отсутствие их аналогов, которые производятся в Российской Федерации»
(Зарегистрировано в Минюсте России 22.12.2016 N 44866) 11. Соответствующий Департамент в течение 3 рабочих дней после подписания документа курирующим заместителем Министра промышленности и торговли Российской Федерации (или лицом, его замещающим) обеспечивает его направление в адрес заявителя. В Федеральную таможенную службу документ направляется в электронном виде с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия. До проведения работ по внесению изменений в программные средства Министерства промышленности и торговли Российской Федерации и Федеральной таможенной службы подписанный документ направляется в Федеральную таможенную службу с использованием системы межведомственного электронного документооборота в срок, не превышающий 1 рабочего дня с даты его подписания.Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Важна ли дата подписания электронной «первички»?
27.09.2019 распечатать В сегодняшний мир электроники бумажный документооборот уходит в небытие. Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью. Разберемся, чем важна для бухгалтера дата подписания электронного документа.
Подпись электронного документа
- при выставлении электронных счетов-фактур;
- при взаимодействии с налоговиками, в т .ч. при подаче отчетности в электронном виде.
Дата документа в электронном документообороте
Период, в котором признают расходы в бухгалтерском учете, определяется датой приема работ (услуг). Согласно статье 172 НК РФ, расходы в налоговом учете тоже принимаются по дате приема работ (услуг), если договором не предусмотрено иное.
Таким образом, дата приема играет важную роль в учете, т.к. до момента приема работ (услуг) плательщик не имеет права принимать расходы к учету.
При электронном документообороте в первичке отражается:
- дата создания документа;
- дата приема товара (работ, услуг);
- дата подписания документа.
При работе с документами в электронном виде информационная система фиксирует все события, происходящие с файлом.
«Дата приема» и «дата подписания»: в чем разница?
Может случиться так, что дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают. Тогда в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, четко должна быть прописана дата свершения хозяйственной операции. То есть дату приема товара (работ, услуг) смотрите в самом первичном учетном документе.
Возможна ситуация: при подписании акта электронной подписью информационная система зафиксирует дату подписания, которая может отличаться от даты фактического приема работ/услуг.
Датой подписания электронного документа выступает дата формирования электронной подписи, которая подтверждает действительность сертификата электронной подписи на этот момент. Поэтому дата подписания не важна, так как не определяет период отгрузки или оказания услуги.