Как правильно здороваться в письме

Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail?

Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?

Напишите тему письма

Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».

Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.

Обращайтесь по имени

Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!

Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:

Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.

Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»

Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»

Пишите коротко, сразу о деле

В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.

1. У студентов нет учебных занятий.
2. Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
3. Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.

Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов

Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.

Прикрепленные файлы называйте понятно

Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@. выглядит гораздо солиднее, чем masha98@.

Подпишите письмо

Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.

Иван Павлов,
староста 203 группы

Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.

Перечитайте и отправляйте

Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.

Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

• #онлайн-обучение
• #какписать
• #деловойэтикет
• #деловаякоммуникация

Читайте также:

• Как писать учебные и научные работы
• Как делать конспект: главное

Сетевой этикет: как вести деловую переписку

После перехода на дистанционную работу и учебу самым популярным способом общения между преподавателями и студентами стала деловая переписка. Как правильно писать электронные письма, можно ли использовать смайлики и каких фраз лучше избегать — рассказала преподаватель Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.

— Алена Владимировна, что такое деловая переписка и где она ведется?

— Деловая переписка — способ осуществления деловой коммуникации с использованием носителей информации. Самый популярный способ ее осуществления сегодня — интернет. Причем использовать для деловой переписки можно как почтовые сервисы, так и мессенджеры. Важно отметить, что деловая переписка требует обязательного соблюдения делового этикета.

— Как правильно написать деловое электронное письмо?

— Деловое электронное письмо по структуре не отличается от обычного бумажного письма. Оно состоит из приветствия, основной части и подписи отправителя. Но есть некоторые тонкости. Электронное деловое письмо обязательно сопровождается темой. Формулируйте её кратко и ясно. Это облегчит работу вашему партнёру по переписке. Если в тексте письма вы ссылаетесь на документ, то обязательно проверьте перед отправкой, прикреплен ли он к письму. Кроме того, обращайте внимание на электронный адрес, с которого вы пишете. Смешной или непонятный e-mail укажет адресату на несерьезность вашего отношения к процессу делового общения.

— Как вежливо поприветствовать адресата?

— По правилам этикета мы должны правильно приветствовать собеседника. Нейтральными формами считаются „здравствуйте“ и „добрый день“. Тенденция последних лет — форма „доброго времени суток“ — некорректная. Все участники делового общения понимают, что письмо может быть прочитано в любое время дня, потому лучше воздержаться от подобной попытки „угодить“.

— Какие обращения корректны в письме

— Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме — „уважаемый“. С нее можно начинать письмо, а уже затем использовать приветствие. Важно помнить, что обращение к деловому партнёру только по имени находится вне рамок национального русского этикета. Поэтому нужно либо узнать отчество адресата, либо не использовать имя вообще, а заменить его на нейтральное «коллеги». Продолжаются споры об использовании местоимения «Вы», написанного с большой буквы, при обращении к одному собеседнику. Это допустимо исключительно при обращении к одному лицу в официальных или личных письмах, если вы хотите подчеркнуть важность адресата, уважение к нему. Во всех остальных случаях, как при общении с одним человеком, так и при обращении к группе лиц, требуется написание «вы» со строчной буквы.

Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН

— Назовите требования к основной части письма?

— Главное требование — соблюдать структуру. Она двухчастная. В первой части мы описываем ситуацию, во второй вносим предложение или озвучиваем просьбу. Эти части целесообразно выделить в разные абзацы. Нужно использовать традиционные кегль и шрифт. Но допустимо выделение отдельных слов полужирным написанием, чтобы привлечь внимание к важным моментам. А ещё важно отметить, что электронное письмо не должно занимать больше половины страницы А4, а строки не должны быть длинными. Иначе на планшете или телефоне (а ваш деловой партнёр может просматривать письма с любого носителя) письмо может отображаться некорректно или будет выглядеть неудобным для чтения.

— Как правильно завершать письмо?

— В конце письма мы обязательно вновь выражаем уважение к собеседнику, тем самым настраивая партнёра на продолжение общения в конструктивном ключе. Лучшие формулировки: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и подобные. Важно избегать фамильярности. Далее следует контактная информация, где указывается фамилия, имя и отчество, должность, организация, контактный телефон и e-mail, словом, в финальной части письма должно быть указано достаточное количество каналов связи. Однако подпись не должна быть перегружена информацией, лучше ограничиться примерно пятью строками.

— Можно ли использовать в деловой переписке смайлики?

— Можно, если ваши отношения с собеседником позволяют это. Например, вы давние деловые партнеры, между вами есть личные отношения, то есть вы встречались в неформальной обстановке, если вы говорите с ним на одном языке и знаете, что ваш эмоциональный посыл будет правильно понят. Даже студент может дополнить письмо преподавателю смайликом, но только одним и только там, где это уместно. Чрезмерное использование смайлов в тексте делового письма говорит о вас как о легкомысленном собеседнике, несерьезно относящемся к процессу.

—Есть ли антиправила деловой переписки?

— К антиправилам относится все те, что не соответствуют требованиям официально-делового стиля. Он максимально нормированный, требует конкретности, логичности, минимума эмоций, а также отсутствия личных историй. Лучше не приводить в пример антиправила, чтобы они случайно не запомнились. А вот о правилах можно прочесть в учебных пособиях по культуре речи: „Русский язык. Культура речи. Деловое общение“ (Л. А. Введенская) или «Культура речи и деловое общение» (В. В. Химик). А всем студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают на занятиях по курсу «Русский язык и культура речи».

Этика деловой переписки по электронной почте: основные правила

Деловая переписка по электронной почте является стандартом взаимодействия в бизнесе. Электронный диалог соответствует правилам телефонного этикета: кто инициировал общение (начал переписку), тот его и заканчивает.

У каждого электронного письма существует несколько основных блоков, рассмотрим их.

Поле «От кого» и тема письма

По общему правилу, корпоративные адреса формируются как имя/фамилия@домен_компании. Для деловой переписки нежелательно использовать неперсонализированные адреса (info@, support@, sales@), а также адреса с неочевидным названием.

Существует следующее правило деловой переписки по электронной почте: если вы вступаете в деловую переписку как частное лицо (пример – при отправке резюме), заведите для этого специальный электронный адрес, который не будет содержать ненужных символов (цифр даты рождения и прочего).

Всегда заполняйте тему письма, которая должна соответствовать содержимому (обсуждаемому вопросу). Соблюдайте правило: одно письмо – один информационный повод, не объединяйте в одном письме несколько разноплановых вопросов.

Приветствие

Необходимо всегда здороваться с получателем сообщения. Несмотря на то, что в современной переписке встречается конструкция «Доброго времени суток!», использовать ее не рекомендуется, лучше использовать приветствие «Здравствуйте» или «Добрый день».
Всегда обращайтесь к получателю по имени. Если вы пишете ответ на письмо, обратите внимание на то, как отправитель обозначил ФИО в подписи. Чаще всего в поле «От кого» используется только имя и фамилия (иногда на английском языке), поэтому ориентируйтесь на подпись – часто в ней используется отчество. Если в поле «От кого» стоит «Марина Иванова», а в подписи – «Марина Викторовна Иванова», используйте обращение «Марина Викторовна».

Текст письма

Классическая структура текста предполагает краткую вводную часть, основное содержание письма и завершение, в котором будет указано, какие выводы следуют из содержания или какой реакции вы ожидаете от получателя.

Если вы пишете первое письмо, инициируя общение, будет нелишним напомнить получателю, где и при каких обстоятельствах вы познакомились, или сообщить, кто передал вам контактную информацию. Сегодня деловая переписка отходит от обращения на «Вы» с большой буквы, при обращению к единственному получателю все чаще используется просто «вы».

Не используйте профессиональный сленг и аббревиатуры, если они могут смутить вашего собеседника. По правилам этикета все, что может оказаться непонятным, требует расшифровки и пояснений.

Не приветствуется разноцветный текст, использование курсива и подчеркиваний. Выберите стандартный шрифт и иногда выделяйте ключевые моменты более жирным, этого будет достаточно. Фразы, написанные целиком прописными буквами, воспринимаются как крик и недопустимы в деловой переписке. Для разделения письма на структурные блоки используйте деление на абзацы, оставляя пустое пространство между отдельными частями письма, а также нумерацию или маркеры списков.

В деловой переписке, как правило, не используются эмодзи (смайлики). Однако при условии установившихся хороших отношений и неформального общения некоторые базовые эмодзи могут использоваться, но крайне редко.

Отвечая на письмо, формируйте историю переписки, так собеседник сможет при необходимости освежить в памяти, о чем шла речь ранее.

Подпись

Начинайте подпись с вежливых шаблонных фраз («С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т. д.). Встречаются рекомендации в тексте письма добавлять менее официальную подпись, например, предложение для работников сферы пищевой промышленности писать в подписи «Вкусного дня!», но по общему правилу в деловой переписке такие варианты не используются.

В подписи всегда указывайте ваше имя и фамилию (если в компании приветствуется более официальный стиль обращения, то и отчество), должность и название организации. Используйте в подписи не все возможные контакты, а только те каналы, по которым вы наиболее доступны.

Вложения

Все вложенные файлы называйте так, чтобы из их названия было понятно, что содержится внутри. Это позволит получателю среди нескольких приложенных к письму файлов легко найти нужный.

Никогда не отправляйте файлы с расширением .exe и другие программные файлы. Почтовый сервер, скорее всего, воспримет такое письмо как потенциально опасное и заблокирует это вложение или письмо целиком.

Если вы работаете на компьютере с операционной системой Mac, всегда помните, что стандартные офисные программы недоступны для получателей с операционной системой Windows. Экспортируйте такие файлы в формат, читаемый для собеседника (по умолчанию это файлы, читаемые в программах пакета Microsoft Office: Word, Excel и т. д.).
Оптимальный объем вложений – до 5 Мб. Кроме того, что большие вложения могут блокироваться корпоративным почтовым сервером, их получение и просмотр часто неудобно при переписке с мобильного телефона. Объемные файлы можно передать через стороннее файловое хранилище, отправив письмом ссылку на скачивание.

Коллективное взаимодействие в деловой переписке

Если вы пишете письмо нескольким получателям, принимающим одинаковое участие в обсуждении вопроса, их можно упомянуть списком в поле «Кому». Если вы собираетесь ответить на письмо, в котором кроме вас упомянуты и другие сотрудники, используйте вариант «Ответить всем» (если только вы не хотите сообщить информацию только отправителю сообщения).

Получатель, которого собираются ввести в курс дела, но его участие в переписке не требуется, ставят в поле «Копия». Обычно так поступают, когда необходимо проинформировать руководителя о ходе рабочего процесса, но его вмешательство не требуется.

В почтовых программах существует поле «Скрытая копия», также можно встретить письма, где в поле «Кому» перечислены получатели из разных компаний и даже сфер деятельности. Так делать не следует: во-первых, это все-таки контактная информация; во-вторых, в списке перечисленных могут быть упомянуты и конкуренты, которым не хотелось бы афишировать какие-то аспекты коммерческий деятельности. Для таких случаев существует правило: письмо отправляется себе, а все адресаты помещаются в поле «Скрытая копия» и не видят электронных адресов друг друга.

Если получателей письма несколько, используйте обезличенное обращение: «коллеги», «друзья», «господа» и т. д. Не оставляйте коллективное письмо без обращения.

Существует «время комфортного ожидания». Для электронной почты, отправленной в рабочие часы сотрудникам по проекту, оно составляет не более 3-х часов.

Если вопрос несрочный, а с отправителем вас не связывает совместный проект, допустимо отложить ответ на сутки-двое (особенно если письмо пришло вечером пятницы). Однако наилучшим вариантом будет отправить краткое сообщение, в котором указать, что вы получили его письмо и в скором времени дадите развернутый ответ. Аналогичным образом следует поступить в том случае, если для ответа на вопрос нужно собрать дополнительную информацию или привлечь к решению проблемы третье лицо.
В случае, когда ваше письмо требует особого внимания, присвойте ему высокую важность, отметив специальным значком. Так вы дадите понять, что вопрос не терпит отлагательства.

Если вы отправились в отпуск, не забудьте настроить уведомление о вашем отсутствии, а также укажите контактное лицо, которое может ответить на поступающие вопросы.

Несколько советов

Совет 1. Регулярно (хотя бы пару раз в неделю) просматривайте папку «Спам». Несмотря на то, что почтовые серверы становятся все более «умными», нередки случаи попадания деловых писем в спам.

Совет 2. Используйте папки для сортировки корреспонденции. Почтовые программы позволяют настроить автоматическое перемещение писем по заданным параметрам во вложенные папки.

5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке + Примеры [2024 год]

Приветствие «Hey» звучит слишком неформально, а «Dear» — слишком официально? Начать электронное письмо правильно – непростая задача, особенно, когда письмо предназначено незнакомому человеку.

Если вы считаете, что правильно подобранное приветствие не столь значительно и этому вопросу нет необходимости уделять особое внимание, то отложите эти мысли на время. Фактически начало письма устанавливает последующий тон переписки. Кроме того, правильно подобранное приветствие также может оказать положительное первое впечатление на адресата и побудить продолжить прочтение письма.

Барбара Пачтер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают внимание на то, как к ним обращаются. Если приветствие оскорбляет чьи-то чувства — это, несомненно, повлияет на мнение о вас.

Лучший способ написания письма – придерживаться наиболее простых вариантов приветствия и прощания. Они зависят от получателя письма и, как правило, это человек малознакомый. Чтобы помочь вам определиться с наиболее подходящим вариантом приветствия мы подобрали лучшие приветствия деловой переписки 2024 года. Кроме того, мы добавили несколько вариантов, которых следует избегать.

Лучшие приветствия в деловых письмах на английском

Когда дело доходит до деловой переписки, приветствие «Hi [Name]» является одним из наиболее популярных и используемых в 2018 году. Эксперты считают , что это простой и эффективный способ обращения к кому-либо независимо от близости знакомства.

Хотя приветствие «Hi» и звучит довольно неформально — оно является одним из лучших приветствий для деловых писем. Добавив к этому приветствию фамилию человека, вы сможете сохранить формальный тон.

«Hi Mr. Houston, …»

Также такое приветствие – отличный выбор при отправке «холодных» сообщений, когда фамилия получателя не известна. Не стесняйтесь уточнить как именно получатель предпочитает, чтобы к нему обращались.

Для желающих добавить более формальный тон существует отличная альтернатива: «Hello [Name]». Среди всех приветствий, это — золотая середина между приветствиями «Hi» и «Dear», обеспечивающая оптимальный баланс между профессионализмом и дружественным отношением.

Приветствие «Dear» в деловых письмах используется уже на протяжении многих лет. Однако сегодня такое приветствие звучит достаточно старомодно. Использовать приветствие «Dear» при электронной переписке – не ошибка, но в определенных случаях такое приветствие может показаться слишком формальным.

Используйте такое приветствие в таких деловых документах как сопроводительное письмо, чтобы выразить свое уважение, профессионализм и вежливость. В таком случае после «Dear» можно использовать обращение (Mr., Ms.) и фамилию:

«Dear Mr. Houston, …»

Если вы не знаете пол получателя письма, то используйте полное имя без обращения:

«Dear Alex Houston, …»

Избегайте обращений, определяющих семейное положение – вместо «Mrs.» используйте «Ms.»

Это отличная альтернатива приветствию «Hi [Name], …», если вы отправляете деловое письмо на общий почтовый ящик или не знаете, кто именно получатель. С другой стороны, мы рекомендуем приложить максимум усилий и узнать эту информацию.

Если вы отправляете письмо группе людей — используйте это приветствие. Оно является одним из самых популярных деловых приветствий, используемых при отправке письма более чем одному получателю.

Избегайте таких приветствий как «All», поскольку такие приветствия звучат грубовато, или слишком подчеркивающих пол получателей («Ladies», «Gentlemen»).

Улучшите навыки деловой переписки – ознакомьтесь с одной из новейших статей «Как начать письмо и привлечь внимание».

Худшие примеры приветствий в деловых письмах

Начинать письмо со слов «Hey!» или «Hey [Name], …» — отличный способ начала разговора с друзьями, но, когда дело касается деловой переписки, использование подобных приветствий является грубым и неуважительным. Такие приветствия выглядят особенно непрофессионально, если письмо отправляется незнакомому человеку.

«To whom it may concern, …»

Такое приветствие – худший пример, который только можно вообразить. Получив письмо с подобным приветствием, получатель может подумать: «Это письмо не мне». Также большинство людей могут принять подобные письма за рекламу и не открывать их.

Даже если вы не знаете, как зовут получателя письма, проводите некоторые исследования, чтобы узнать эту информацию. Например: вы подаете заявку на работу, но не знаете к кому лучше с ней обратиться. В таком случае лучше всего разузнать как зовут специалиста по подбору персонала в данной компании. Не получается ничего найти в Интернете? Просто позвоните в компанию и узнайте напрямую.

Золотое правило делового общения: никогда не пишите имя или фамилию получателя письма с ошибками, поскольку это очень раздражает.

Чтобы избежать данной проблемы, всегда проверяйте правильность написания имени и фамилии адресата. Правильное написание имени и фамилии можно найти в подписи или строке «Кому». Также люди часто используют свои имя и фамилию в адресе электронной почты.

Если вы провели исследование и узнали, как зовут получателя письма, например, Benjamin , то не стоит сокращать это имя до Ben . Использование уменьшительного имени может быть уместно только если вы уже знакомы с адресатом или же получили ответ с подписью « Best regards, Ben» .

Почему получатели ваших писем должны заинтересоваться ими, если вы не знаете кто они? Фактически подобное «Dear Sir/Madam» формальное приветствие демонстрирует, что вы не особо заинтересованы вашими получателями и, следовательно, не знаете об их потребностях и пожеланиях.

Приветствия в сопроводительных письмах

Мы рассмотрели лучшие и худшие приветствия для общих деловых писем, но как насчет сопроводительных писем? Это отдельный жанр, и в этом стоит разобраться. Вот несколько профессиональных приветствий на выбор.

Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочтет ваше письмо, и хотите получить нейтральное с гендерной точки зрения, профессиональное, но немного старомодное приветствие.

В завершение

Деловой язык постоянно меняется, пытаясь соответствовать современным тенденциям. Пока старомодное обращение «Dear» угасает, приветствия «Hi» и «Hello» набирают все большую популярность при деловой переписке. Поддерживайте профессионализм в деловом общении выбирая беспроигрышные варианты приветствий.

Не знаете, как быстро улучшить навыки владения английским языком? Подпишитесь на нашу рассылку и еженедельно получайте полезные советы по улучшению навыков на электронную почту.