Как провести кадровый аудит самостоятельно чек лист

С чего начать аудит кадровых документов

Вопрос. Планируем провести аудит кадровых документов. С чего начать, какие документы проверить в первую очередь?

Рекомендация эксперта ИПК. Аудит кадровых документов рекомендуем начинать с таких правоустанавливающих документов, как устав и доверенности уполномоченных лиц. Да, это не кадровые документы. Однако вы не сможете корректно проверить все кадровые документы, пока не проанализируете устав и доверенности. Проверка этих документов даст вам информацию:

как корректно называется организация, кадровые документы которой вы проверяете;
какие есть органы управления в организации;
какие полномочия у каждого органа управления;
где определено место хранения документов, которые являются обязательными по законодательству;
какие есть полномочия у лиц, действующих от имени проверяемой вами компании.

Только после анализа учредительных и правоустанавливающих документов можно приступить к анализу кадровых документов. Ниже разберем, на что обратить внимание при анализе устава и доверенностей.

Что проверить в уставе. Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (ст. 52 ГК РФ). Исключение в порядке утверждения учредительного документа предусмотрено частью 2 вышеназванной статьи, а именно юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом.

Сведения о том, что юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, указываются в едином государственном реестре юридических лиц.

В обязательном порядке в содержании устава юридического лица (если он утвержден учредителями (участниками) юридического лица) указывают:

наименование юридического лица;
организационно-правовую форму;
место нахождения юридического лица;
порядок управления деятельностью юридического лица;
иные сведения, предусмотренные законом для юридических лиц, соответствующих организационно-правовой формы и вида.

Обратите внимание, иногда в уставе бывают спорные формулировки, в этом случае рекомендуем дополнительно проанализировать трудовой договор генерального директора на предмет его прав, а также обязанностей.

Зачем проверять доверенности, выданные должностным лицам. Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). Соответственно, при кадровом аудите важно понимать, какие именно права на подписание каких именно кадровых документов были переданы должностным лицам (если есть такая практика в компании).

Скачайте образцы документов для работы:

Читайте на сайте статьи по теме

7 способов сделать кадровый аудит — обзор от HR-ПРАКТИКА

Что такое кадровый аудит

Это проверка того, как организация исполняет требования обязательных для исполнения норм трудового права.

Проверке подлежат локальные нормативные акты и кадровые документы — их наличие, содержание, наличие подписей должностных лиц и работников, корректность кадровых процедур.

Выявление нарушений надзорным органом Роструда в большинстве случае грозит штрафами, поэтому проведение кадрового аудита — важная и нужная часть работы.

Давайте разберемся, как можно проверить кадровые документы и устранить найденные ошибки.

7 способов сделать кадровый аудит

Я насчитал 7 способов, которые различаются квалификацией исполнителя, технологией проверки документов и подходами к устранению выявленных в ходе кадрового аудита недочетов.

Способ первый. «Для чайников»

Подходит для тех, кто имеет весьма смутное представление о кадровом делопроизводстве и трудовом праве, но очень хочет избежать ошибок или самостоятельно исправить уже совершенные. Для такой самопроверки Роструд создал специальный сервис — «Электронный инспектор». Можно выбрать предмет проверки, после чего система предложит вам пройти опрос Для проведения самопроверки в настоящее время доступно 288 тематических проверочных листов, охватывающих все правоотношения, регулируемые трудовым законодательством, в том числе вопросы охраны труда. Такой аудит — увлекательное и полезное занятие, приобщающее несведущих к знаниям в сфере трудового права, но не гарантирующее отсутствие замечаний при проверке. Впрочем, большинство ошибок такой способ все-таки позволяет исправить.

Способ второй. «Как инспектор ГИТ»

Нужно собрать много разных документов — от устава и штатного расписания до табелей, расчетных листков и приказов об отпусках и бегло все просмотреть. Распечатать чек-листы, попросить Заказчика самостоятельно проставить в них наличие/отсутствие нарушений. Выбрать наиболее интересные с точки зрения возможного наличия ошибок документы и проверить их выборочно. Выявить ошибки, указать на необходимость их исправления. В детали не вдаваться — пусть Заказчик разбирается сам. «Кадровое дело» и «Трудовые споры» читает, документы с «Онлайнинспекции» скачивает и штудирует КоАП. В общем, не самый плохой способ — на ошибки укажут, при наличии усидчивости и серого вещества исправить их не так уж и сложно.

Способ третий. «Как кадровый аудитор»

Собрать информацию о компании с помощью специальной анкеты или без нее, затем провести проверку документов. Проверить локальные нормативные акты, документы по кадровому учету, документы по квотированию рабочих мест. Выбрать совместно с Заказчиком 20 сотрудников и проверить все относящиеся к ним кадровые документы. На выполнение такой работы может отводиться до 20 дней, за аудит при подготовке к проверке аудиторы берут до 190 000 рублей (прайс уважаемой московской компании). Можно проверить кадровые документы по всем сотрудникам, стоимость аудита в этом случае рассчитывается по количеству сотрудников — за одного до 2000 рублей, оптом дешевле. По итогам аудита готовится экспертное заключение, руководствуясь которым Заказчик будет исправлять свои ошибки. Стоимость аудита варьируется в зависимости от аудитора и его клиентов и может отличаться в разы.

Способ четвертый. «Своими силами»

Издать приказ по организации о проведении кадрового аудита, назначить ответственных — это формальный подход, но он может быть полезен, когда нужно содействие от руководителей подразделений — документы переподписать, явку в отдел кадров организовать. Можно подойти творчески — составить внутренний чек-лист и обязать ответственных за КДП сотрудников его заполнить. Или просто проверить качество ведения кадрового делопроизводства силами штатных сотрудников, исходя из их представления о наличии/отсутствии недочетов в документах. Найденные ошибки немедленно исправить. Способ вполне рабочий, если квалификация кадровика позволяет найти ошибки и их устранить. Случается, что ошибки накапливаются по недосмотру, из-за нехватки времени и из-за недобросовестности исполнителей. Если кадровик не силен в трудовом праве, то все ошибки исправить не удастся, а если силен, то внешний аудитор не нужен.

Способ пятый. «По чек-листам ГИТ»

Аудит выполняется своими силами. Нужно пройти по всем пунктам чек-листов, с удивлением обнаружить, что что-то в документах делается не так, как надо. Позвать на помощь, Гугл, Яндекс и Онлайнинспекцию, обратиться за помощью к коллегам, все исправить.

Способ шестой. «Как для себя»

Подходит для тех, кто помнит содержание чек-листов и по опыту знает, где чаще всего встречаются ошибки. Запросить локальные нормативные акты в оригинале и в редактируемом формате, вычитать их, внести правки. Отправить Заказчику документы с правками, получить исправленные, проверить, все ли правки внесены. Проверить документы по кадровому учету и по квотированию, найти ошибки, написать, что и по кому исправить. Документы, в которых риск ошибок особенно велик, проверить с пристрастием. Если исправить сложно или невозможно, проинструктировать, как скрыть нарушение при проверке ГИТ. При запросе документов во время проверки ГИТ обязательно проверить документы, которые Заказчик собирается передать в инспекцию — с вероятностью 50% в них будут критические ошибки, которые Заказчик не устранил, несмотря на все старания аудитора. За неделю с такой работой можно справиться в компании со штатом 200-300 работников, при условии, что Заказчик будет оперативно исправлять выявленные недочеты.

Способ седьмой. «Дистанционный»

Подлежащие проверке документы сканируются и отправляются проверяющему. Сочетается со способами «Как инспектор ГИТ», «Как кадровый аудитор», «Как для себя» и, если предприятие имеет удаленные подразделения, со способом «Своими силами». Напрягает сотрудников кадровой службы, но экономит время проверяющего и деньги организации — в варианте «Как кадровый аудитор» скидка может составлять до 50%.

В заключение

Надеюсь, мой обзор возможных способов проведения кадрового аудита поможет вам выбрать наиболее подходящий для решения ваших задач.

Желаю успехов и продления моратория на проверки!

Денис Карандашев

Автор: Денис Карандашев

Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Подготовка к проверке кадровой инспекцией: пошаговый план

Кадровый аудит, к сожалению, считается менее важным бухгалтерского. И это ошибочное мнение может принести достаточно неудобств, авральных задач и даже финансовых потерь, если дело дойдет до штрафов. Как правило, глобальным организациям и предприятиям это грозит в меньшей степени, так как кадровым делопроизводством занят целый отдел. Основную группу риска составляет средний и малый бизнес (последний в большей степени).

Для контроля за соблюдением трудового законодательства России Федеральной Инспекцией Труда проводятся плановые проверки юридических лиц, включая ИП. Периодичность этих проверок зависит от категории риска организаций и предприятий, которую можно определить на официальном сайте Роструда. Список организаций и предприятий с высокой и значительной категорией рисков публикуется ежегодно не позднее 10 ноября. Госинспекция обязана уведомить о грядущей проверке письменно за 3 дня. Исключением является внезапная (внеплановая) проверка; это может произойти, если в трудовую инспекцию обратиться с жалобой сотрудник компании.

В этой статье мы раскроем все подводные камни проверки трудовой инспекцией, благодаря чему в ваших кадровых документах будет порядок.

Кадровый аудит: внутренний и внешний.

Самая лучшая профилактика от проблем, связанных с плановыми и внеплановыми проверками госинспекцией по труду – это регулярный внутренний аудит (чем чаще, тем лучше). Важно знать, что документы оформлены правильно, согласно требованиям Государственной Инспекции по труду и хранятся в нужном формате (электронный или бумажный формат, оригиналы).

В СБИС Управление персоналом для вас доступны для внутреннего и внешнего аудита:

кадровый учет,
графики работ сотрудников,
графики отпусков,
должностные инструкции

А также многое другое в зависимости от потребностей вашей организации.

Внутренний аудит небольшая организация вполне может производить своими собственными силами на основании решения руководства или собственников. И здесь важно понимать, что высокая частота таких проверок снижает риски при внешних проверках контролирующих госорганов, сводит к минимальному уровню количество ошибок в кадровом делопроизводстве и показывает картину реального состояния дел в компании.

Кара за невнимательное отношение к кадровому учету.

Итак, чем чревато халатное отношение к кадровому делопроизводству.

Предположим, что инспекция нагрянула внезапно, и ею был выявлен ряд нарушений. Инспектор составляет протокол, в который вносятся все неточности в документах и серьезные нарушения. По-хорошему, организация в лице работодателя, сотрудника по кадрам или бухгалтера обязана дать комментарии о нарушениях. Можно и отказаться от этого шага, но это, скорее всего, сразу повлечет наказание. В процедуре предусмотрен срок предоставления комментариев по нарушениям, поэтому вы вправе попросить у проверяющего время для подготовки письменного объяснения и предоставить его в оговоренные сроки.

Бывает и такое, что нарушение грубое и очевидное. Например, не заключен трудовой договор с работником. Если вы обсудите с инспектором сроки устранения этого нарушения, то это, возможно, позволит снизить штраф или вообще отделаться предупреждением.

Если работодатель отказывается взаимодействовать с проверяющим инспектором: не предоставляет документы или задерживает их предоставление, то по протоколу устанавливаются штрафы:

для юридических лиц (организации/предприятия) 3 000 – 5 000 рублей;
для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц 300 – 500 рублей.

Решение о штрафах, согласно инструкции, принимается не позднее 15 дней с момента составления протокола.

В случае, если штраф не был уплачен своевременно, то по суду индивидуальный предприниматель или соответствующее должностное лицо организации/предприятия может быть дополнительно оштрафовано на суммы от 2 000 до 4 000 рублей, другие сотрудники — на суммы от 500 до 1 000 рублей.

Подготовка к проверке: как снизить риски.

Как было сказано выше – о плановых проверках всегда предупреждают. Инспектор направляет в организацию запрос (почтой или по факсу), в котором указывается дата и место проведения проверки. Вместе с запросом он предоставляет чек-лист с перечнем документов, необходимых для проверки и контрольные вопросы. По этому чек-листу инспектор оценивает соблюдение Трудового кодекса в организации.

Важно, что если вопрос не был включен в чек-лист, то инспектор не имеет право его задавать (и далее включать в протокол). Однако инспектор вправе применять несколько чек-листов в рамках одной аудиторской проверки, и они все должны быть включены в запрос. При внеплановых проверках чек-листы не предусмотрены.

По чек-листу уполномоченный сотрудник проверяемой организации готовит копии документов, заверенных печатью. Срок предоставления этих документов в госорганы – 10 рабочих дней. По инструкции проверок требовать оригиналы инспектор не имеет право.

При возникновении вопросов по предоставленным копиям документов проверяющий имеет право запросить пояснительную справку или письмо; так же при не значительных требуемых дополнениях может попросить устные комментарии.

Результаты кадровой проверки, строго соответствующей чек-листам (если проверка плановая), вносятся трудовым инспектором в автоматизированную систему управления контрольно-надзорной деятельностью (АСУ КНД), где автоматически формируется акт о совершенной проверке и список документов, по которым юрлицо обязано устранить нарушения, дать комментарии или привлечь к взысканию виновных.

Список документов для внутреннего аудита. Чек-лист.

Документы для кадровой инспекции всегда должны быть в порядке. А для этого всегда сравнивайтесь со списком.

Документы приема на работу:

Заявление о приеме на работу — документ подписан, дата совпадает с приказом.
Приказ о приеме на работу – документ подписан сотрудником и руководителем, дата совпадает с трудовым договором.
Трудовой договор:
- подписан на бумажном носителе сотрудником и работодателем, дата вступления в силу совпадает с датой ознакомления с документом,
- убедитесь, что нет испытательного срока для следующих категорий сотрудников: беременных; сотрудников, чей возраст до 18 лет; молодых специалистов с высшим и средним профессиональным образованием, устроившихся на работу по специальности впервые.
- Проверьте, указано ли в трудовом договоре с сотрудником по совместительству факт совместительства.