Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)
Списание печатей — вопрос, волнующий многие компании, поскольку, если прежнюю печать в дальнейшем нельзя применять, рекомендуется ее списать и уничтожить. О том, что при этом важно помнить, пойдет речь в нашей статье.
Вам помогут документы и бланки:
- В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
- Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
- Итоги
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.
Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.
ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.
Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.
Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
- осуществить уничтожение печати самостоятельно;
- поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
- Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
- После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Итоги
Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.
Акт об уничтожении печати и штампа
Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Зачем уничтожать печати и штампы
Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.
На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.
Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.
Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:
- износ,
- порча,
- устаревание,
- ликвидация или реорганизация фирмы,
- изменение реквизитов фирмы и т.д.
Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.
Порядок проведения процедуры уничтожения
На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:
- Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
- Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.
Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.
Комиссия: состав и цели
В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:
- директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
- сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
- специалист кадрового отдела,
- юрист,
- секретарь.
Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.
Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.
Для утилизации обычно используются довольно простые методы:
- резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
- спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).
Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.
Как составить акт
Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:
- номер, место и дату создания акта,
- название организации,
- данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
- состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
- причину уничтожения печати или штампа,
- основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
- время, место и способ уничтожения.
Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.
Как оформить акт
Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.
Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.
После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.
Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.
Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.
Как и сколько хранить акт
Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.
Списание печатей и штампов в бюджетной организации
Подборка наиболее важных документов по запросу Списание печатей и штампов в бюджетной организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Печати и штампы:
- Акт об уничтожении печати
- Где ставить печать в трудовой книжке
- Гербовая печать
- Договор без печати
- Журнал учета печатей и штампов
- Показать все
- Печати и штампы:
- Акт об уничтожении печати
- Где ставить печать в трудовой книжке
- Гербовая печать
- Договор без печати
- Журнал учета печатей и штампов
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Какие требования установлены к печати учреждения
(КонсультантПлюс, 2023) Рекомендуем принять положение или инструкцию о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в вашем учреждении. Это позволит ограничить их несанкционированное использование.
Статья: Изготовление, хранение и учет печатей и штампов
(Морозова Л.)
(«Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, N 10) При использовании, хранении и уничтожении печатей (штампов) учреждения могут руководствоваться положениями Примерной инструкции. Также следует учитывать особые требования, предъявляемые законодательством РФ к изготовлению и использованию печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Нормативные акты
Приказ Филиала ППК «Роскадастр» по Москве от 20.02.2023 N 075-П/23
«Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения, выдачи и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в филиале публично-правовой компании «Роскадастр» по Москве» 2. Признать утратившими силу приказы филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Москве от 31.05.2013 N 49-П «Об утверждении Инструкции о порядке заказа, учета, выдачи, возврата и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и штампов филиала федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Москве», от 04.06.2015 N 107-П «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения, выдачи и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в филиале федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Москве».
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Уничтожаем печати и штампы: порядок и учет
На сегодняшний день не существует нормативно-правового акта, который бы регулировал порядок уничтожения печатей и штампов.
Также заметим, что контрольная функция МВД по регулированию правил изготовления и уничтожения печатей и штампов отменена еще 21.01.2011 г. на основании приказа № 5 1 .
1 Приказ МВД «О признании утратившим силу приказа МВД от 11.01.99 № 17» от 11.01.2011 г. № 5.
Сейчас изготовление, продажа и/или приобретение печатей осуществляется без получения каких-либо документов разрешительного характера (ч. 4 ст. 58 1 ХКУ).
Много вопросов возникает по поводу того, нужно ли передавать печати и штампы для уничтожения в органы МВД, которые были изготовлены с их разрешения.
В связи с этим обратим внимание на применение п. 72 Инструкции № 1893 2 , которым было предусмотрено, что печати и штампы, изготовленные с разрешения органов МВД, сдаются для уничтожения этим органам по местонахождению организаций.
2 Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, утвержденная постановлением КМУ от 27.11.98 г. № 1893.
Этот нормативный документ утратил силу еще 04.11.2016 г. на основании постановления № 736 3 . Получается, что разрешение органов МВД на уничтожение любых печатей и штампов, в том числе изготовленных до 21.01.2011 г., уже не нужно.
3 Постановление КМУ «Об утверждении Типовой инструкции о порядке ведения учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию» от 19.10.2016 г. № 736.
Заметим, что на сегодня органы МВД не имеют права предоставлять платные услуги по уничтожению печатей и штампов. Подтверждением этому является отсутствие этой услуги в Перечне № 795 4 .
4 Перечень платных услуг, предоставляемых подразделениями Министерства внутренних дел, Национальной полиции и Государственной миграционной службы, и размер платы за их предоставление, утвержденный постановлением КМУ от 04.06.2007 г. № 795.
Итак, при решении вопроса об уничтожении печатей и штампов учреждение в первую очередь должно руководствоваться внутренними документами. Такое же мнение имеют и специалисты Минюста в письме от 14.08.2014 г. № 6820-0-4-14/8.1 (ср. USER_SHOW_ID).
Самым лучшим вариантом является принятие распорядительного документа главным распорядителем бюджетных средств с определением порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов. Именно этим документом и будут руководствоваться бюджетники.
Далее рассмотрим основные моменты процедуры списания и уничтожения печатей и штампов.
Основания для списания и уничтожения
Для списания и уничтожения печатей и штампов есть несколько оснований, в частности:
• повреждение или износ;
• ликвидация, реорганизация учреждения.
К сведению: в случае переименования учреждения принимается решение о списании и уничтожении печатей и штампов как ставших непригодными для использования в работе.
ВАЖНО!
В случае ликвидации или реорганизации учреждения уничтожение печатей и штампов осуществляется после получения уведомления о его исключении из ЕГРПОУ
До этого момента печати и штампы находятся у председателя комиссии по проведению ликвидации или реорганизации.
Работа комиссии
Списание и уничтожение печатей и штампов происходит по решению руководителя учреждения (председателя комиссии по ликвидации или реорганизации). На основании приказа комиссия устанавливает факт непригодности печатей и штампов.
К сведению: такие полномочия можно возложить как на специально созданную комиссию, так и на постоянно действующую комиссию по списанию имущества. Если происходит процедура реорганизации или ликвидации, это делает комиссия по проведению реорганизации или ликвидации.
Процедура списания печатей происходит так же, как и списание прочих объектов МНМА. То есть оформляем ее по нормам Порядка № 1314 5 .
5 Порядок списания объектов государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314.
Для проведения списания и уничтожения печатей комиссия составляет такие документы:
• Акт инвентаризации имущества, предлагаемого к списанию, — фиксируется наличие печатей, подлежащих списанию и уничтожению (приложение 2 к Порядку № 1314);
• Акт технического состояния имущества, предлагаемого к списанию, — необходим для установления факта повреждения или износа печатей. В документе следует указать год изготовления печатей, дату ввода в эксплуатацию на основании данных, отраженных в инвентарных карточках учета, и их фактическое состояние (абз. 4 п.п. 4 п. 14 Порядка № 1314);
• Акт списания основных средств (частичной ликвидации) по типовой форме, утвержденной приказом № 818 6 ;
6 Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09.2016 г. № 818.
• Протокол заседания — в нем на основании вышеуказанных документов комиссия фиксирует конкретные причины списания и уничтожения печатей. Кроме того, комиссия указывает предложения по использованию отдельных деталей печатей.
Например: составными частями печати являются клише и оснастка. При переименовании или реорганизации учреждения непригодным для дальнейшего использования в работе становится само клише. Получается, оснастку в пригодном для использования состоянии можно оставить для ремонта других печатей.
Руководитель учреждения (председатель комиссии по проведению реорганизации или ликвидации) утверждает все вышеприведенные документы (абз. 7 п.п. 4 п. 14 Порядка № 1314).
Также вносим запись в инвентарные карточки учета этих печатей и другие учетные регистры.
Этапы уничтожения печатей и штампов
Процесс уничтожения печатей и штампов происходит также в присутствии членов комиссии.
Его следует оформлять на основании Протокола или Акта уничтожения произвольной формы. Но при этом обязательно вносим такие данные:
• основание уничтожения (повреждение или износ; ликвидация, реорганизация или переименование учреждения);
• количество печатей и штампов, которые уничтожаются;
• описание и оттиски печатей и штампов, которые уничтожаются;
• дата, время и способ уничтожения (измельчение клише).
Важно: факт уничтожения печатей и штампов фиксируем записью в Журнале учета печатей и штампов (приложение 2 к Правилам № 1000/5 7 ). Именно в этом документе ведут учет всех печатей и штампов, применяемых в учреждении (п. 9 ч. 3 Правил № 1000/5).
7 Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.
Что в бухучете?
При списании печати необходимо начислить амортизацию на остаток ее первоначальной стоимости (50 %) (абз. 1 п. 7 разд. IV НП(С)БУ 121).
Также нужно списать ее первоначальную стоимость с субсчета 1113 и сумму накопленного износа с субсчета 1412 (п. 3 разд. VI НП(С)БУ 121).
В то же время не забываем уменьшить внесенный капитал по субсчету 5111 и отнести первоначальную стоимость печати на финрезультат (субсчет 5512) (п. 1.31 Типовой корреспонденции).
Учет деталей
Детали печатей и штампов (оснастки), пригодные для дальнейшего использования, оприходуем как запасы (субсчет 1515) на основании накладной и акта оценки (абз. 1 п. 5 разд. VI НП(С)БУ 121).
В то же время сумму оприходованных активов, оставленных для ремонта, признаем доходом спецфонда (субсчет 7112) (абз. 4 п. 5 разд. VI НП(С)БУ 121).
По поводу списания штампов. Штампы учитываются как МБП 8 и, конечно, их списывают с баланса при вводе в эксплуатацию. Зафиксировать их выбытие из эксплуатации с целью уничтожения необходимо записью в регистре оперативного количественного учета. Далее на условном примере рассмотрим, как операции по списанию и уничтожению печати отражаются в бухгалтерском учете.
8 МБП — малоценные быстроизнашивающиеся предметы.
Пример. Бюджетным учреждением в связи с завершением процедуры ликвидации списана старая печать как непригодная для использования в работе. По данным бухучета первоначальная стоимость печати составляет 800 грн. Уничтожение печати и штампов произошло после получения уведомления об исключении учреждения из ЕГРПОУ. Процедуру уничтожения проводила ликвидационная комиссия путем измельчения клише печати и штампов. По итогам процедуры составлен Акт уничтожения.
№ п/п
Содержание хозяйственной операции
Корреспонденция субсчетов
Сумма, грн
№ м/о
дебет
кредит
Начислена амортизация в месяце списания печати
Списаны первоначальная стоимость печати и начисленный износ
Отнесена к накопленным финрезультатам первоначальная стоимость печати при списании
ВЫВОДЫ
• Единый порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов отсутствует. Учреждение должно руководствоваться документами главного распорядителя бюджетных средств
• Причинами для списания и уничтожения печатей и штампов может быть повреждение или износ, ликвидация, реорганизация или переименование учреждения
• Списываем печати как обычные объекты МНМА, а уничтожение печатей и штампов производится членами комиссии на основании протокола или Акта уничтожения
Вежичанина Светлана
Бюджетная бухгалтерия, июль, 2021/№ 27