Электронный образ документа что это
2.2. Требования к электронным образам документов
2.2.1. Электронный образ документа создается с помощью средств сканирования.
Сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати и углового штампа бланка (при наличии), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела.
2.2.2. Файл обращения в суд в форме электронного образа документа должен быть в формате PDF с возможностью копирования текста.
Файлы документов (материалов), прилагаемых к обращению в суд, представляются в формате PDF, если иное не указано в настоящем Порядке подачи документов.
Размер файла электронного образа документа не должен превышать 30 Мб.
(подпункт в редакции приказа Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 28 февраля 2023 г. N 10-П)
2.2.3. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: Доверенность 45 от 03072015 1л.pdf).
2.2.4. Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати электронного образа, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования.
2.2.5. Электронный образ документа заверяется в соответствии с Порядком подачи документов простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.
2.2.6. Подача обращения в суд в форме электронного образа документа, заверенного простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью, допускается не только из личного кабинета, принадлежащего лицу, которое указано в тексте документа как лицо, его подписавшее, но и из личного кабинета лица, уполномоченного на подачу документа (представителя).
Если в качестве заявителей (лиц, подающих обращение в суд) и (или) их представителей выступают процессуальные соучастники (соистцы, соответчики), лица, заявляющие совместное ходатайство (например, об утверждении мирового соглашения, об отложении судебного заседания, о приостановлении производства по делу), то подача такого обращения в суд в форме электронного образа документа может быть осуществлена одним из указанных лиц. В этом случае подавать такое обращение в суд отдельно каждому из указанных лиц из своего личного кабинета (кабинета представителя) не требуется.
Если в качестве заявителей (лиц, подающих обращение в суд) и (или) их представителей выступают лица, обратившиеся в суд с исковым заявлением, поданным в защиту прав и законных интересов группы лиц (статьи 244.20, 244.21 ГПК РФ), исковым заявлением (заявлением), поданным в защиту прав и законных интересов группы лиц (статья 225.13 АПК РФ), коллективным административным исковым заявлением в защиту нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов группы лиц (статья 42 КАС РФ), то подача такого обращения в суд в форме электронного образа документа может быть осуществлена одним из лиц, которому поручено ведение соответствующего дела в интересах группы лиц.
(подпункт включен приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 28 февраля 2023 г. N 10-П)
Электронный образ документа это
Подборка наиболее важных документов по запросу Электронный образ документа это (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Делопроизводство:
- Агентский договор документооборот
- Акт об утрате документов
- Аналитическая записка
- Архивное делопроизводство
- Бланк письма
- Показать все
- Делопроизводство:
- Агентский договор документооборот
- Акт об утрате документов
- Аналитическая записка
- Архивное делопроизводство
- Бланк письма
- Показать все
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 135 «Возвращение искового заявления» ГПК РФ «Анализ содержания настоящего материала свидетельствует о том, что представленное в суд исковое заявление в виде электронного образа документа содержит графическую подпись истца. При этом, вопреки выводам суда апелляционной инстанции, материал содержит протокол проверки электронной подписи истца, в связи с чем основания для по возвращения искового заявления по п. 4 ч. 1 ст. 135 ГПК РФ отсутствовали.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Бумага может подождать. В каких случаях можно принимать к учету скан документа
(Фомина Л.)
(«Финансовая газета», 2021, N 5) В условиях пандемии все большая часть документооборота переходит в цифровую форму. Но при этом важно помнить: хотя электронный документ является первичным и может использоваться в любой ситуации, к электронному образу это не относится. Тем не менее отсканированный документ может применяться в чрезвычайной ситуации, хотя, после того как она закончится, и придется предоставить первичный на бумаге.
Нормативные акты
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57
«О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) — переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 N 146-ФЗ
(ред. от 19.12.2023) Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Понятие электронного документа: какие термины использовать при внедрении ЭДО
В настоящее время работодатели активно внедряют кадровый электронный документооборот (сокращенно – КЭДО). К сожалению, при этом уже сформировались некоторые негативные тенденции. В первую очередь они связаны с формальным подходом к его внедрению .
Чаще всего компании начинают организацию КЭДО с выбора поставщика (оператора) информационной системы. В то время как первоначально нужно освоить правовые основы такого способа взаимодействия с работником.
В рамках КЭДО электронный документ нужен для реализации трудовых прав и обязанностей работника и работодателя в качестве сторон трудового договора. Это происходит через документы, которые создают в рамках электронного документооборота, а не только благодаря оформлению хозяйственных операций. Например, как в информационных системах, которые применяют для ведения бухгалтерского учета.
В статье мы рассмотрим «электронный документ» как базовое понятие электронного документооборота (кратко – ЭДО), выделим его отличительные признаки от иных документов в электронном виде и дадим определение электронному документу в трудовых отношениях с учетом судебной практики по внедрению и ведению ЭДО в компании.
Как получить согласие работников на внедрение КЭДО, объяснят наши опытные консультанты .
Понятие электронного документа: закон
Документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Он предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).
Электронный документ – это документированная информация, которая представлена в электронной форме: то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также – для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Подобное понятие электронного документа устанавливал и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (раздел 3). По нему, электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронной форме (п. 10). При этом документированная информация – это структурированная информация, которая зафиксирована на носителе (п. 11).
Таким образом, разделение документов на бумажные и электронные — это разграничение документированной информации по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Исходя из указанных норм закона, понятие «электронный документ» имеет достаточно широкое толкование. Законодатель сформулировал его исключительно через способ создания и возможность использования посредством электронно-вычислительной техники.
При этом, исходя из терминов, которые установлены в нормативных актах, можно выделить важные признаки электронного документа:
- информация документируется в электронной форме;
- она может передаваться по информационно-телекоммуникационным сетям;
- она вправе обрабатываться в информационных системах.
Важно! Не используйте определение «электронный документ» при внедрении ЭДО. Не все электронные документы создают правовые последствия. Так, скан-копия бумажного документа формально попадет под это понятие. Однако, она не наделена юридической силой. Источником установления и реализации прав и обязанностей может быть только сам бумажный документ, а не его копия.
Требования к электронным образам документов: судебная практика
Верховный Суд Российской Федерации ввел такое понятие как «документ в электронном виде», который в свою очередь может быть электронным образом документа или электронным документом (ПП ВС РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов, далее – ПП ВС РФ № 57).
ВЫПИСКА
Понятие «документ в электронном виде» (п. 1 ПП ВС РФ № 57)
Документ в электронном виде – это электронный образ документа или электронный документ.
Электронный образ документа – это переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, которая заверена электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Электронный документ – это документ, который создан в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Верховный Суд Российской Федерации при определении понятия «электронный документ» уходит от его исключительно технической составляющей, которую использует законодатель. Он рассматривает электронный документ не только с точки зрения способа создания (его электронной формы), но и вводит обязательный реквизит, который должен в нем содержаться, – электронную подпись.
Исходя из терминов, которые сформулировал Верховный Суд Российской Федерации, признаками электронного документа являются:
- электронная форма создания,
- отсутствие предварительного создания на бумажном носителе;
- подписание электронной подписи в установленном законом порядке.
Совет
При внедрении ЭДО используйте терминологию, которая установлена ВС РФ. Его подход связан с юридической силой документа (способностью порождать правовые последствия) и его юридической значимостью (возможностью служить доказательством совершения действий определенным лицом, а также – воли и инициативы на совершение указанных в нем действий).
Обратите внимание! Электронная подпись как реквизит документа позволяет идентифицировать человека, его подписавшего. По своей правовой природе она служит выражением воли лица, который создал электронный документ: на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей. Форматы электронных документов устанавливают с учетом требований ФНС России.
Разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа (иначе говоря, его копию) от непосредственно электронного документа. В том числе это важно для различной организации взаимодействия между работником и работодателем с использованием, как электронных документов, так и их скан-копий. Следовательно, электронный образ документа не равнозначен электронному документу. Отличия мы указали в сравнительной таблице.
Отличия электронного образа документа от электронного документа
Изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе
Переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа
Подписывается электронной подписью
Может быть предъявлено требование по заверению электронных образов электронной подписью
Субъект и значение электронной подписи
Электронная подпись идентифицирует лицо, создающее электронный документ, и выражает волю подписанта на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей
Электронная подпись идентифицирует лицо, создавшее электронный образ, но не содержит воли лица именно на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей, а служит средством только подлинности (тождественности) электронного образа документа и оригинала документа
Юридическая сила
Электронный документ, подписанный электронной подписью в установленном законом порядке, равнозначен документу на бумажном носителе
Электронный образ не заменяет собой оригинал документа, даже в случае заверения этого документа электронной подписью
Электронный документ можно от имени работодателя подписывать только тем лицом, которое наделено полномочиями на издание соответствующих видов документов
Лицо, создающее электронный образ документа, должно быть уполномочено на заверение электронных образов (копий) документов, но может не иметь обладать полномочиями по созданию оригиналов документов
Понятие и суть электронных документов: ТК РФ
Понятие «электронный документ» также закреплено в Трудовом кодексе (ст. 22.1) с учетом применения в области трудовых отношений.
«Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» – создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником (или лицом, поступающим на работу) документов, связанных с работой, и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Исключение – некоторые случаи в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса (ст. 22.1 ТК РФ).
Оформить электронный документ можно на бумажном носителе и (или) – ознакомить с ними работника (лица, поступающего на работу) в письменной форме, в том числе под роспись (за исключением документов ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Следовательно, термин «электронный документ» как вид документа в трудовых отношениях имеет следующие признаки:
- должен быть связан с работой;
- создается, подписывается, используется и храниться в электронном виде;
- не требует предварительного дублирования на бумажном носителе;
- имеет специальный субъектный состав лиц, создающих, подписывающих, использующих или хранящих документы (работник, работодатель или лицо, поступающее на работу).
Определение Трудового кодекса «электронный документ в рамках трудовых отношений» в целом соответствует подходу Верховного Суда Российской Федерации. Оно также позволяет разделить документы в электронном виде на электронный документы и электронные образы документов.
Когда использовать простую электронную подпись в электронном документообороте, и что делать, если ваши сотрудники против ЭДО , узнайте на нашем сайте.
Использование электронных документов: локальные акты компании
Закрепите на уровне локального нормативного акта, который регулирует кадровый электронный документооборот или электронное взаимодействие в вашей компании, определение терминов:
- «документы в электронном виде» (отнесите к ним электронные документы и электронные образы документов);
- «электронный документ» исходя из определения, предложенного ВС РФ (документ, который создан в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации);
- «электронный образ документа», «электронная копия документа» исходя из определения, предложенного ВС РФ (копия документа, которая изготовлена на бумажном носителе, переведена в электронную форму с помощью средств сканирования и заверена электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации);
- «кадровый электронный документ» или «электронный документ в трудовых отношениях» (документ, который связан с работой, создан, используется и хранится работником, работодателем (или лицом, поступающим на работу) в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации).
Таким образом вы достигнете:
- исключения конфликтных ситуаций в связи с различным толкованием определений электронного документа, которое встречается в законодательстве и судебной практике;
- разграничения юридической силы электронных документов (официальных документов) и электронных образов документов (электронных копий, скан-копий) в связи с их различной юридической значимостью;
- упорядочивания электронного взаимодействия с дистанционным сотрудником и электронного взаимодействия со стационарным работником без внедрения электронного документооборота.
Сделать это можно самостоятельно либо – обратиться за помощью к профессионалам .
Что такое электронный образ документа?
Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе) – электронная копия бумажного документа. Электронный образ документа обязательно заверяется электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Требования, предъявляемые к электронному образу документов, зависят от цели получения и составления документа. К примеру, документы, предъявляемые в арбитражном суде, должны соответствовать следующим установленным требованиям (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):
электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.
При этом некоторые требования актуальны для любой ситуации. Например, для подтверждения аутентичности электронного образа документа необходимо, чтобы электронный образ документа имел как графическую и электронную подписи, печать и угловой штамп бланка.
- Что такое электронный документ?
- В чём различие электронного документа и электронного образа документа?
- Что такое юридическая сила электронного документа?