За какой период документы формируются в дело

4. Формирование дел и их текущее хранение в структурных подразделениях

4.1. Формирование дел — это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

4.2. Дела формируются децентрализованно, в каждом подразделении отдельно. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Общий контроль правильности формирования дел в подразделениях осуществляют ЭК и служба делопроизводства Департамента.

4.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы работника в исполнительном органе; судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, который правильно и полностью оформлен (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных).

4.4. По объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема формируется второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.

4.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательностях или их сочетании. Документы более позднего периода создания располагаются в деле после документов, созданных ранее.

4.6. Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

4.7. Положения, уставы, инструкции, утвержденные документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

4.8. Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения.

Например, приказы (распоряжения) о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов (распоряжений) по другим вопросам (командировкам и т.д.).

4.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

4.10. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

4.11. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

4.12. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы исполнительного органа, его структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела и располагаются в алфавитном порядке.

Если в течение календарного года от гражданина поступило несколько обращений, они формируются в отдельные дела и размещаются в хронологическом порядке.

4.13. Переписка группируется за период календарного года, систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

4.14. Бланки резолюций руководства по исполнению документа размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

4.15. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела, являющиеся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A, в соответствии с номенклатурой дел.

4.16. Дела со дня их заведения до передачи в ведомственный архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования — в подразделениях Департамента или у должностных лиц.

4.17. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого зарегистрированного (исполненного) документа.

4.18. Руководители подразделений и ответственные за ведение делопроизводства сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

4.19. Для обеспечения сохранности и доступа к документам (делам) проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий размещения и хранения документов и дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

4.20. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, на стеллажах и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Перечень рабочих комнат и помещений, специально отведенных для текущего хранения документов и дел, определяется приказом директора Департамента.

4.21. Дела в шкафах и на стеллажах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

4.22. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя исполнительного органа (структурного подразделения), работника, ответственного за ведение делопроизводства, при реорганизации и ликвидации исполнительного органа (структурного подразделения).

Проверка наличия проводится путем сверки заголовка из номенклатуры дел с заголовком дела на обложке. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

4.23. Выдача дел другим структурным подразделениям во временное пользование производится с разрешения руководителя подразделения, в котором сформированы и хранятся дела и документы.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

4.24. Выдача дел иным государственным органам и организациям осуществляется на основании их письменных запросов по актам с разрешения директора Департамента.

4.25. Изъятие документов из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения допускается в исключительных случаях, в порядке, установленном законодательством, и производится с разрешения директора Департамента с помещением в дело заверенной копии документа.

Об изъятии документов составляется акт, в котором указываются причины выдачи подлинника.

Порядок формирования документального фонда, текущего хранения, учета и использования документов, находящихся у должностных.	>> 6. Передача документов и дел структурных подразделений Департамента в ведомственный архив
Содержание Приказ Департамента труда и социальной защиты населения г. Севастополя от 17 июля 2019 г. N 255 «Об утверждении Порядка.

За какой период документы формируются в дело

3.5. Порядок формирования дел в организации

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости — и соответствующего государственного архива.

3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Что нужно знать о новых правилах хранения документов

С середины сентября действует Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, который поменял правила работы с документами, а также требования к их хранению. Отдельная глава приказа посвящена электронным архивным документам. Ранее действующий Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 утратил силу.

Новые правила, которые введены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, распространяются не только на госорганы и органы местного самоуправления, но и на организации.

В этой статье:

• Как хранить документы с 17 сентября 2023 года
• Как уничтожить документацию
• Как хранить электронные документы

Как хранить документы с 17 сентября 2023 года

Хранение в зависимости от вида документа. Есть документы постоянного и длительного сроков хранения. Документы длительного срока хранения (не более 10 лет) можно не сдавать в архив, а хранить в подразделении организации, которое их оформило — например, в бухгалтерии или в отделе кадров. По истечении срока хранения их следует уничтожить.

Документы длительного срока хранения, свыше 10 лет, и постоянного хранения, до ликвидации организации, передаются в архив.

По новым правилам документы сдаются на хранение в архив не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки.

Способы хранения. Новые правила позволяют организации выбрать один из вариантов хранения документации:

• Создать архив самостоятельно. Если документов немного, то будет достаточно запирающегося шкафа или сейфа, например, в отделе кадров или в бухгалтерии. Если же документов много, то придется выделить отдельное изолированное помещение, которое соответствует определенным требованиям. Прежде всего это не может быть подвал, помещение должно иметь естественную или искусственную вентиляцию и отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами. Ведением архива занимается ответственный сотрудник. А деятельность самого архива регламентируется локальным актом.
• Передать документы (бумажные и электронные) на хранение специализированной организации по договору возмездного оказания услуг. При этом важно, чтобы такая деятельность была для этой организации уставной.

Порядок формирования дел. Согласно п. 49 новых правил, документы постоянного и временного срока хранения распределяются по отдельным делам. В дело включаются документы в соответствии с содержанием заголовка дела. В дела группируются документы одного календарного года, но есть исключения — переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы человека в организации. Кроме того, личные дела следует формировать отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагать в хронологическом порядке по мере поступления.

Новые правила обязывают распределять лицевые счета по заработной плате в отдельные дела и располагать по алфавиту ФИО.

Что касается приказов, то они группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. А такие документы, как приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.

Оформление документов на бумаге. Требования к оформлению дел на бумажных носителях не изменились. По-прежнему каждое дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка до 4 см. Листы одного дела подшиваются в твердую обложку. Для прошивки делают четыре прокола. При оформлении малоформатного дела допускается три прокола.

Для электронных документов и составления электронного архива правила определяют отдельную процедуру.

Как уничтожить документацию

Перед уничтожением документов, как и ранее, потребуется проведение экспертизы ценности документации. Новые правила, которые действуют с 17 сентября 2023 года, конкретизировали способы ее уничтожения:

Через организации, специализирующиеся переработкой вторсырья. Таким способом можно уничтожать документы, дела без персональных данных и другой информации, которая попадает под исключение.

Самостоятельное уничтожение. Своими силами компания должна избавляться от документов, содержащих персональные данные, имеющих отметку «Для служебного пользования», включающих информацию ограниченного доступа. Способ уничтожения — через шредер или другой вариант измельчения, который не позволит восстановить содержание документов. В этом случае в стороннюю организацию, занимающуюся переработкой вторсырья , передаются только отходы от измельчения.

Как хранить электронные документы

Архивная документация в цифровом формате может храниться на отдельном физическом носителе (флэшки, жесткие диски) или в системе хранения электронных документов (СХЭД). По новым правилам компании и индивидуальные предприниматели могут использовать оба способа хранения.

Кроме того, для хранения электронных документов они вправе привлекать специализированные организации, так же как и в случае с бумажными архивами.

Электронные документы, передаваемые на архивное хранение на физических носителях, подлежат включению в СХЭД.

Храните документы до 75 лет благодаря КЭДО. Документы не теряются и не портятся со временем.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Важно обратить внимание на следующие требования к хранению электронных документов:

• Передача документов постоянного, временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, на архивное хранение осуществляется в определенные сроки, установленные п. 47 правил. А именно документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения лежат в структурных подразделениях и по истечении сроков, после проведения экспертизы ценности, уничтожаются. По решению организации или уполномоченного им лица документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение), если в структурных подразделениях нет условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.
• Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, включает обязательные структурные элементы: файл основной части электронного документа (в формате PDF/A) и метаданные — описание с регистрационно-учетными сведениями о документе. Также при наличии могут быть включены файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов и файлы электронной(ых) подписи(ей).

За какой период документы формируются в дело

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

• постоянного хранения,
• временного хранения свыше 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

• наименование по номенклатуре дел;
• номер тома;
• период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
• количество листов;
• место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.