Какие нормативные документы должны быть в организации

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ.

Подготовка Концепции по обеспечению режима безопасности на предприятии, которая по своему замыслу и назначению объединяет все ее направления, предусматривает наличие в организации всего комплекса внутренних нормативных документов.

Это утвержденные на предприятии Правила, Положения, Инструкции, разного рода Памятки и т.д.

Подготовка документа под названием «Концепция по обеспечению режима безопасности» должна начинаться тогда, когда на предприятии имеются в наличии локальные нормативные документы.

Важно! Внутренние документы должны быть подготовлены в соответствии с нормами действующего законодательства, и готовить их должны опытные юристы.

В этой статье мы представим Вам необходимый их Перечень и расскажем об их применении и назначении. Внутренних документов может быть масса, все зависит от направления деятельности организации, включая международное сотрудничество.

Для обеспечения режима безопасности в производственной деятельности применяются внутренние (локальные) нормативные документы, которые исполняются должностными лицами предприятий и всем персоналом по следующим направлениям производственной деятельности:

— Правила внутреннего трудового распорядка.

Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия без исключения (руководители, ИТР, рабочие);

— Положение «О коммерческой тайне».

Распространяется в отношении руководителей и ИТР, являющимися носителями коммерческой тайны;

— Положение «Об организации работы складов».

Обязательно для исполнения руководителями предприятий и работниками складов (кладовых), задействованных в учете и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

— Положение «По охране труда и технике безопасности».

Распространяется на всех руководителей, задействованных в производственном процессе, а также должностных лиц предприятий, обеспечивающих охрану труда и технику безопасности;

— Положение «Об отделе ИТ (АСУ)».

Обязательно для исполнения сотрудниками отделов информационных технологий (ИТ) и автоматических систем управления (АСУ);

— Положение «О бухгалтерии».

Распространяется на руководителя предприятия, должностных лиц и сотрудников бухгалтерии.

— Положение «О договорной работе».

Необходимо для работы инициаторов (исполнителей) заключения договоров и юридического отдела;

— Положение «О персональных данных».

В соответствии с требованиями Положения свои функции исполняют руководителя и должностные лица кадровых аппаратов.

— Положение «О дисциплине».

Обязательно для исполнения всеми работниками предприятий;

— Положение «О пожарной безопасности», схемы эвакуации, соответствующие приказы, расчеты.

Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия.

— Положение «О приеме и увольнении персонала».

Обязательно для исполнения всеми руководителями и кадровыми службами предприятий.

— Должностные Инструкции.

Распространяются на весь персонал предприятий в сфере выполнения функциональных обязанностей.

— Положение «О пропускном режиме».

Обязательно для исполнения всеми работниками предприятия.

— Инструкция (регламент) «О порядке ввоза и вывоза товарно-материальных ценностей предприятия».

Обязательна для исполнения всеми руководителями и материально ответственными лицами;

— Инструкции по работе сотрудников частных охранных предприятий на охраняемом объекте.

Распространяются на всех сотрудников частных охранных предприятий в соответствии с договорными обязательствами. Могут быть совместными.

— Инструкция по Перечню специальностей по опасным работам.

Необходима всем руководителям, задействованных в непосредственном производстве, а также персоналу службы кадров и должностным лицам предприятий, отвечающим за охрану труда;

— Правила «О санитарном содержании помещений предприятия».

Предназначены для всех работников предприятия.

— Памятка действий при возникновении чрезвычайной ситуации.

Распространяется на всех работников предприятия.

— Перечень первоочередных документов и имущества, подлежащих эвакуации при возникновении пожаров и в иных чрезвычайных ситуациях.

Перечнем руководствуются все должностные лица предприятий.

— Регламенты, Договоры с обслуживающими организациями, Приказы.

Распространятся на отдельных должностных лиц в части касающейся.

— Иные внутренние нормативные документы.

Издаются по необходимости для отдельной категории должностных лиц предприятия.

Еще раз подчеркнем, что это не полный Перечень внутренних нормативных документов. Могут быть и такие как Инструкция по клубным картам, Инструкция по сопровождению грузов и т.д.

Важно! На предприятии должны быть те нормативные документы, которые необходимы в производственной деятельности.

Все внутренние (локальные) нормативные документы утверждаются руководителями предприятий и доводятся до ответственных должностных лиц под подпись.

Должностные лица предприятий, а также сотрудники, которые задействованы в обеспечении режима безопасности, обязаны знать утвержденные внутренние нормативные документы и руководствоваться ими в своей практической деятельности.

Юристы компании «ЮниТра» помогут Вам в этих и других вопросах юридического характера.

Нормативные документы предприятия

Любая организация, несмотря на количественный штат и форму организации должна иметь внутренние документы, которые предусмотрены трудовым законодательством нашей страны.

Разработать и утвердить необходимо:

• устав организации — правовой акт, являющийся сводом правил, которые регламентируют порядок образования организации, ее функции, условия работы и др.;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание — документ, который отражает названия имеющихся подразделений, должностей и показывает количество штатных единиц в коллективе;
• должностные инструкции работников — документы, регулирующие права и обязанности сотрудников, а также степень их ответственности;
• графики работ (сменности);
• положения – текст его документа должен включать цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство, его необходимо утвердить и зарезервировать юристом;
• инструкции по охране труда и технике безопасности;
• графики отпусков.

Каждый из этих документов должен находиться на предприятии в распечатанном и утвержденном виде. Каждый сотрудник при поступлении на работу должен быть ознакомлен с ними и подтвердить это своей подписью.

Существует и ряд таких документов, которые связаны со спецификой конкретного предприятия. К примеру, составление коллективного договора не всегда обязательно, ведь если штат компании не большой, там не создаются профсоюзы.

Для чего нужны локально-нормативные документы?

Благодаря утвержденным правилам, закрепленным во внутренних документах компании, производиться регулирование всех основных процессов, начиная от управления и заканчивая производственной деятельностью.

Документы отражают полномочия, которыми обладают должностные лица фирмы. Они регламентируют правила поведения сотрудников, взаимоотношения между нанимателем и наемным работником в зависимости от специфики организации.

В документах прописываются риски компании и мероприятия по защите ее интересов компании (финансовых, налоговых, хозяйственных, административных).

Чем грозит для предприятия отсутствие нормативных документов?

Если у предприятия нет разработанной и утвержденной нормативной базы, это грубое нарушение трудового законодательства. При обнаружении такого факта надзорными и проверяющими органами может быть выписан штраф либо вынесено решение о лишении права ведения дальнейшей деятельности.

Как избежать проблем при разработке нормативных документов предприятия

Нормативные локальные документы являются своеобразной защитой интересов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Для того, чтобы разработать весь пакет документов, нужно иметь хороших специалистов в различных областях и направлениях, способных учесть все нюансы предприятия и не упустить важные моменты.

Если штат сотрудников не большой и собственными силами все необходимые документы создать не получиться, стоит доверить разработку пакета нормативной документации специализированным компаниям.

Какие нормативные документы должны быть в организации

https://ria.ru/20230407/dokumenty-1863885716.html

Документы организации-2023: какие должны быть, как составить и хранить

Документы организации: виды, состав, правила оформления, порядок хранения

Документы организации-2023: какие должны быть, как составить и хранить

Внутренние документы организации – это весь объем деловых бумаг, разработанных в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами предприятия. РИА Новости, 07.04.2023

2023-04-07T20:29

2023-04-07T20:29

2023-04-07T20:29

федеральное архивное агентство (росархив)

федеральная служба безопасности рф (фсб россии)

электронный документооборот

МОСКВА, 7 апр — РИА Новости. Внутренние документы организации – это весь объем деловых бумаг, разработанных в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами предприятия для обеспечения внутренней деятельности. Основные виды и общий состав документов организации, как правильно их составлять и хранить – в материале РИА Новости.Документы организацииСергей Гебель, генеральный директор юридической компании, отмечает, что как такового единого нормативно-определенного перечня документов, которые должна иметь каждая организация, не существует. Различные нормативные правовые акты, в том числе и отраслевого уровня содержат положения о необходимости формирования отдельных локальных актов, ведения определенных журналов, издания приказов и других документов.Виды документовВсе внутренние документы организации можно поделить на несколько видов, в зависимости от того, для чего они предназначены.Организационно-правовыеТакие документы берут на себя функцию правовой базы организации. К ним относятся различные положения, которые основываются на нормах административного права и обязательны к исполнению. Основными организационно-правовыми документами являются: устав, регламенты, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции и т.д.Информационно-справочныеОни содержат различную фактическую информацию о внутренних делах компании, необходимы для побуждения к принятию административных решений и для издания различных распоряжений. К такому виду документов относятся заявления, заключения, протоколы, служебные записки и т.д.Финансово-бухгалтерскиеКак отмечает Сергей Гебель, финансово-бухгалтерские документы отражают всю экономическую деятельность организации. Их перечень крайне обширен и в него входят: первичные документы, договоры, акты, накладные, чеки, счета-фактуры, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов и многие другие.РаспорядительныеОни отражают решения руководства по различным организационным вопросам. Как правило, это приказы, например, по личному составу или основной деятельности.СлужебныеПредназначены для закрепления различных аспектов деятельности организации, а также регулируют текущие вопросы. К служебным документам относятся различные лицензии, допуски, разрешения, свидетельства и т.д.КадровыеПо словам Сергей Гебеля, кадровыми документами фиксируется вся осуществляемая внутри компании трудовая деятельность. К этой категории относятся: трудовые договоры, личные дела и карточки сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, штатное расписание, документы о несчастных случаях на производстве.Георгий Алексеев, доцент кафедры правоведения юридического факультета РАНХиГС Санкт-Петербург, также дополняет, что личные дела сотрудников, в свою очередь, тоже состоят из определенного набора необходимых документов. В зависимости от ситуации, это могут быть:ЛичныеЭто документы, которые составляются самими сотрудниками в индивидуальном порядке. Это могут быть резюме, доверенности, расписки и т.д.ДоговорыОни устанавливают гражданские права и обязанности всех сторон соглашения, изменяют или прекращают договоренности. Договоры могут по аренде, подряда, о сотрудничестве и т.д.Правила оформления документовПрактически все внутренние документы организации имеют юридическую значимость и в каком-то смысле являются нормативными актами, поэтому их оформление происходит с соблюдением действующего ГОСТа, если нет внутренних корпоративных стандартов.Создание и оформление важных документов можно привести к общему алгоритму:Сроки хранения документовСергей Гебель уточняет, что вечно хранить все документы нет необходимости. В зависимости от степени важности, Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г. для каждого типа документов установлены свои сроки хранения.Так, первичные документы бухгалтерского учета, кассовые документы, выписки по банковскому счету, путевые листы, счета-фактуры, налоговые декларации должны храниться 5 лет.Больничные листы, документы по зарплате, расчетные ведомости и листки хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет.Кадровые документы, лицевые счета, личные дела и карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении нужно хранить 50 лет. Табель учета рабочего времени — 5 лет, а по вредным условиям труда – 50 лет. График отпусков хранится 3 года.Документы, законченные делопроизводством до 2003 года, должны храниться 75 лет.Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Это правило распространяется на все бумажные и электронные документы. Например, срок хранения платежного поручения, исполненного в 2022 году, начал исчисляться с 1 января 2023 года.Следует отметить, что организация вправе самостоятельно предусмотреть более длительный срок хранения отдельных документов. Первые 10 лет документы находятся в компании, а после этого их передают в архив.Порядок хранения документовСергей Гебель уточняет, что условно хранение всех документов в компании можно разделить на текущее и архивное. Текущее организуется для документов, находящихся в делопроизводстве, либо по которым оно окончено, но их срок хранения менее 10 лет.Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в порядке, установленном ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021. К основным правилам организации хранения следует отнести:Организовывать хранение кадровых документов, не переданных в архив, следует с учетом общих правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. В частности, предусмотрены следующие требования к помещению, размещению и охране:Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, передаются в архив. Перед этим их упорядочивают, разбирают, нумеруют и прошивают. По каждому списку составляется отдельная опись.»Помещение, отведенное под архив, должно отвечать определенным требованиям. В нем поддерживается заданная температура и влажность воздуха. Соблюдение всех требований может быть проблематично для небольших организаций, поэтому нередко в таких случаях документы за определенную плату передаются в стороннюю компанию», – дополнил эксперт.

Какие кадровые документы должны быть в организации и у ИП

Каждое действие работодателя в отношении сотрудника должно сопровождаться приказом или распоряжением, а порядок работы — регулироваться локальными нормативными актами. Разбираемся, какие кадровые документы понадобятся организации и нужно ли делопроизводство по кадрам для ИП.

В этой статье:

• Чем регулируется кадровое делопроизводство
• Какие кадровые документы нужны организации
• Какие кадровые документы нужны ИП

Чем регулируется кадровое делопроизводство

Необходимость создания кадровых документов определена Трудовым кодексом. Практически в каждой статье указано, что кадровое мероприятие выполняется на основании приказа работодателя. Кроме того, организация кадрового документооборота регулируется:

• законом о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• положением о пересданных — Постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687;
• законом об архивном деле — Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• законом об информации и ее защите — Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
• перечнем типовых архивных документов и инструкцией по его применению — Приказы Росархива от 20.12.2019 № 236 и № 237.

Подробнее о кадровом делопроизводстве — в статье «Как вести кадровый учет в организации».

Применение унифицированных форм

У многих кадровых документов есть унифицированный бланк. Формы по учету и оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В постановлении ГКС есть бланки приказов о приеме на работу и увольнении, о переводе, предоставлении отпуска, поощрении, личных карточек и графика отпусков, штатного расписания и табеля рабочего времени. Там же приводятся подробные рекомендации по их заполнению.

Но с 2013 года коммерческие организации и НКО могут работать не только с унифицированными формами, но и с бланками собственной разработки. Унифицированные документы обязательны только для государственных и муниципальных учреждений (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1).

Однако многие до сих пор используют именно унифицированные формы: они удобны, плюс в таких бланках есть вся необходимая информация. А если для оформления кадрового мероприятия типовой формы нет, можно разработать бланк самостоятельно, включив в него все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя (Постановление ГКС от 24.03.1999 № 20). А вот добавлять или сужать строки, вносить реквизиты или вкладывать дополнительные листы не запрещено. Все изменения и дополнения унифицированных форм надо закрепить в учетной политике и утвердить приказом руководителя.

Применение профессиональных стандартов

При ведении кадровой документации руководствуются:

• ОК 011-93 — Общероссийским классификатором управленческой документации (Постановление Госстандарта от 30.12.1993 № 299);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — Национальным стандартом по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительной документации (Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст);
• ОК 010-2014 (МСКЗ-08) — Общероссийским классификатором занятий (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС) — его утверждают в Минтруде, Минздраве;
• профессиональными стандартами Минтруда.

На основании стандартов и справочников работодатели утверждают свои требования к квалификации работника и прописывают их в должностных инструкциях. После утверждения на локальном уровне они обязательны к применению в конкретной организации.

В целом же требования профстандартов по квалификации работника обязательны для применения в бюджетных организациях и там, где действуют особые условия допуска к работе (ст. 195.3 ТК РФ). Например, для главных бухгалтеров акционерных обществ, водителей, аудиторов, электриков, стропальщиков.

А если в организации есть должности, профессии и специальности, по которым предусмотрены льготы и ограничения, названия и квалификационные требования по ним должны соответствовать профстандартам или квалификационным справочникам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

В отличие от унифицированных кадровых документов, обязанность применения профстандартов не зависит от формы собственности организации. Если не соблюдать требования об использовании стандартов, работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Должностное лицо организации оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей, ИП — от 1000 до 5000 рублей, организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Какие кадровые документы нужны организации

Документы по оформлению трудовых отношений

Условно их можно разделить на три группы — по учету кадров, личные документы работников и по учету рабочего времени.

Документы по учету кадров

Ключевой документ — трудовой договор. Это первый документ, который создают при оформлении трудовых отношений. Работодатели самостоятельно разрабатывают бланк под свои организационные и отраслевые потребности. Есть исключение — микропредприятия и НКО используют типовую форму трудового договора (Постановление Правительства от 27.08.2016 № 858). Основные требования к трудовым договорам прописаны в ст. 56-59, 67 ТК РФ.

Трудовые договоры хранят в личных делах (если их ведут в организации) или в отдельных папках в алфавитном порядке. Договоры уволенных сотрудников изымают и переносят в папку недействующих трудовых договоров.

Для удобства трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним регистрируются в журнале. Журнал учета трудовых договоров тоже составляют в свободной форме. Особых требований к заполнению нет.

Приказы по личному составу — это все кадровые приказы организации. Их издают при приеме, увольнении, предоставлении отпуска, выплаты поощрения. Вот основные приказы и их унифицированные формы (Постановление ГКС от 05.01.2004 № 1):

• Приказ о приеме на работу — форма Т-1. Если одним приказом принимают несколько работников, используют форму Т-1а.
• Приказ о переводе на другую работу — форма Т-5. Для перевода нескольких работников заполняют приказ Т-5а.
• Приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6. Для отпуска нескольких работников используем Т-6а.
• Приказ об увольнении — форма Т-8. А если надо уволить нескольких работников — Т-8а.
• Приказ о направлении в командировку — форма Т-9. Для командировки нескольких работников заполняем Т-9а.
• Приказ о поощрении работника — форма Т-11. Для поощрения нескольких работников применяем форму Т-11а.

Для некоторых приказов по личному составу унифицированная форма не предусмотрена. Работодатели составляют их в произвольном виде. Например, приказы о предоставлении дней по уходу за ребенком-инвалидом, об освобождении от работы, об отстранении от работы и другие.

Приказы по личному составу оформляют для каждого кадрового мероприятия. Нумерация сквозная, многие работодатели обычно добавляют к номеру букву К. Каждый год кадровые приказы начинают вести с номера 01-К, 02-К и так далее. А для их регистрации ведут журнал учета приказов по личному составу. Унифицированной формы и требований к заполнению такого журнала нет.

Личные документы сотрудников

Трудовая книжка и вкладыш к ней. Работодатель ведет трудовую книжку на каждого основного работника, который проработал у него больше 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Есть лишь два исключения:

• работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и подал заявление о переходе на электронную трудовую, то есть предоставление сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ;
• если работник впервые трудоустроился после 31.12.2020 (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Выбрать способ ведения трудовой книжки можно только по основному месту работы. Если работник выбрал бумажную трудовую, он сможет отказаться от нее в будущем и перейти на ЭТК. А если он отказался от бумажной книжки, вернуться к ее ведению уже не получится (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180). Напоминаем, что новичкам, которые устраиваются на работу впервые, сразу же заводят электронную трудовую.

Форма трудовой книжки, вкладыша к ней и порядок их ведения закреплен в Приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Но работодатели могут использовать имеющиеся у них бланки старого образца и после 01.01.2023. В бумажную трудовую вносят сведения:

• о работнике и выполняемой работе;
• переводах на другую работу;
• увольнениях и основании для прекращения трудовых отношений.

Вкладыш оформляют, если в трудовой заполнены все страницы одного из разделов. Если выдали вкладыш, на титульном листе трудовой надо поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки, к которой его выдали, недействителен. Общее количество вкладышей законом не ограничено.

Трудовые книжки хранятся в сейфе организации. Работодатели регистрируют выдачу трудовых в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, работодатели ведут учет выдачи бланков трудовых и вкладышей в отдельном журнале. До 01.09.2021 работодатели вели книги учета трудовых формам из Постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69, но обязательные бланки отменили.

Теперь работодатели самостоятельно разрабатывают учетные книги. Как только книга закончится, ее надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью организации. Пломбирование не требуется.

Сведения о трудовой деятельности. Работодатели формируют данные по трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и передают их в СФР (ст. 66.1 ТК РФ). В СТД-Р отражают информацию:

• о работнике и месте работы;
• о трудовой функции;
• о переводах на другую работу;
• об увольнении, основании и причинах расторжения трудового договора и др.

Если работник отказался от бумажной трудовой, при трудоустройстве на новую работу вместо книжки он предъявляет работодателю СТД-Р (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). Сведения о трудовой деятельности можно использовать для исчисления стажа работника и для других целей.

Личная карточка. Работодатель составляет личную карточку в первый рабочий день нового сотрудника, которого приняли по трудовому договору. Обычно используют унифицированную форму № Т-2, но есть и специализированные бланки:

• Т-2ГС (МС) — для государственных и муниципальных служащих;
• Т-4 — для учета научных работников в НИИ, образовательных учреждениях.

Личную карточку ведут на протяжение всего периода работы. В ней отражают все персональные данные работника и информацию о его работе:

• ФИО, год рождения, пол;
• образование, семейное положение, наличие детей;
• паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
• стаж работы.

До 01.09.2021 личная карточка было обязательной: каждую запись в трудовой дублировали в карточке и знакомили с ней работника под подпись. После введения нового порядка ведения и хранения трудовых (приказ № 320н) работодатели не обязаны вести личные карточки и знакомить сотрудников с записями в Т-2. Но если работодатель продолжит вести карточки и просить работников в них расписаться, это не будет нарушением.

Личное дело. Для многих организаций это необязательный документ. Личные дела обязательны только в госучреждениях, остальные ведут его по своему усмотрению. Каждый работодатель вправе сам разработать форму и порядок ведения личных дел — по своей инициативе. Правила закрепляют в личных нормативных актах.

В состав личного дела включают:

• заявление и приказ о приеме на работу;
• трудовой договор и все допсоглашения к нему;
• договор о материальной ответственности — для МОЛ;
• личную карточку;
• анкету или личный листок по учету кадров, который заполняет работник;
• соглашение о коммерческой тайне, если подписали его с работником;
• документы о личных качествах работника;
• заявление и приказ об увольнении.

А вот копию паспорта, диплома, свидетельств о браке и рождении детей, медицинских обследований в личном деле не хранят — это не соответствует принципам обработки персональных данных (ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). А из-за того, что личные дела все же содержат персданные работников, работодатель обязан хранить их в сейфах или несгораемых шкафах.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Медицинская книжка. Личная медицинская книжка обязательна для тех, кто работает в сфере (Приложение № 2 к Приказу Минздрава от 18.02.2022 № 90н):

• производства, хранения, транспортировки и продажи пищевых продуктов и питьевой воды;
• воспитания и обучения детей;
• коммунального и бытового обслуживания населения.

С 1 сентября 2023 года ввели электронные медкнижки, но требовать их от работника до 1 сентября 2024 года не нужно — можно оформлять бумажную книжку. А выданные ранее бумажные медицинские книжки действуют, пока в них не закончатся страницы (п. 1(1), 2 Приказа № 90н).

Документы по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда

Табель рабочего времени. Для учета рабочего времени используют табель. Коммерческие организации и НКО вправе выбрать, как его вести — по унифицированным формам Т-12 или Т-13 или на бланке собственной разработки. Госучреждения обязаны заполнять табель и регистрировать отклонения от нормального использования рабочего времени по форме 0504421 (Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н).

Чаще всего организации используют форму Т-13. Она меньше, проще и применяется для учета рабочего времени в бухгалтерской программе. Форма Т-12 нужна, если работодатель рассчитывает зарплату вручную.

Скачать бланк формы: Т-12, Т-13

Ведомости по зарплате. Расчеты по оплате труда проводят по ведомостям:

• Расчетно-платежная ведомость — форма № Т-49. По ней проводят и начисление, и выплату зарплаты. При применении Т-49 другие формы ведомостей не составляют.
• Расчетная ведомость — форма № Т-51. Нужна для начисления зарплаты. А если работники получают зарплату на банковские карты, составляют только платежную ведомость. При этом ведомости Т-49 и Т-53 не нужны.
• Платежная ведомость — форма № Т-53. Применяется для учета выплаты зарплаты.

Скачать бланк ведомости по форме: Т-49, Т-51, Т-53

Лицевой счет работника. На основании трудового договора работнику в бухгалтерии открывают лицевой счет. Каждый месяц бухгалтер отражают сведения о начисленной и выплаченной зарплате и других доходах работника, его удержаниях и вычетах в расчетном листке. Обычно используют одну из этих унифицированных форм — № Т-54 или № Т-54а, если распечатывает расчетку с ПК.

Скачать бланк лицевого счета (расчетного листка) по форме: Т-54, Т-54а

Отдельно надо подготовить приказ об утверждении формы расчетного листка. Лист утверждают с учетом мнения профсоюза (ч. 2 ст. 136, ст. 372 ТК РФ). Приказ руководителя составляют в свободной форме.

Локальные нормативные акты и организационные документы

Обязательные ЛНА

В локальных актах работодатели закрепляют нормы трудового права для своей организации — но строго в соответствии с ТК РФ, коллективными договорами и соглашениями. Для ЛНА нужно учитывать мнение профсоюза работников, если он есть в вашей компании (ст. 8 ТК РФ). А если в организации нет профсоюза, такие внутренние регулирующие документы называют просто локальными актами.

Унифицированных форм нет, каждый работодатель разрабатывает ЛНА с учетом своей специфики. В таблице — обязательные локальные нормативные акты для работодателей, за исключением НКО и микропредприятий.

Определяет (ст. 189 ТК РФ):

• порядок приема и увольнения работников;
• права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
• режим работы;
• время отдыха;
• меры поощрения и взыскания;
• другие правила работы у работодателя.

Регламентирует (ст. 135 ТК РФ):

• систему оплаты труда;
• размеры тарифных ставок и окладов;
• компенсационные доплаты и надбавки;
• стимулирующие доплаты и надбавки;
• системы премирования.

Микропредприятия и работодатели из числа НКО могут не принимать локальные нормативные акты, к примеру ПВТР, положения об оплате, если все эти условия включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Исключение — акт о временном переводе сотрудников на удаленку, он должен быть у каждого работодателя (ст. 312.9 ТК РФ). Но если компания отказывается от локальных нормативных актов, нужно заключать с работниками типовые трудовые договоры (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Обязательные организационные документы

Перечислим документы, которые не относятся к локальным нормативным актам, но обязательны для всех организаций.

Штатное расписание. Его применяют для определения структуры, состава и численности организации. В штатке приводится перечень структурных подразделений, название должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации и количество штатных единиц (ст. 15, 57 ТК РФ). Для удобства используют унифицированную форму № Т-3. Микропредприятия и НКО могут не разрабатывать штатное расписание, если используют типовой трудовой договор.

График отпусков. Это еще один обязательный документ для работодателя. Ежегодно составляется график отпусков на следующий год — это надо сделать не позднее 15 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ, письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Для графика есть унифицированная форма № Т-7.

График сменности. Понадобится, только если в организации работают по сменам. Унифицированной формы нет. Составляют в произвольном виде в зависимости от графика работы и с соблюдением нормы рабочих часов за учетный период (ст. 103 ТК РФ)

Рекомендованные организационные документы

Коллективный договор. И хотя коллективный договор предусмотрен ТК РФ, он не обязательно должен быть в каждой организации (ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК РФ). При этом если работники сами инициируют коллективные переговоры о его подготовке и заключении, работодатель не вправе им отказать.

Должностные инструкции. В них конкретизируют трудовую функцию работника. Должностные инструкции не обязательны, но желательны. Работодатель может оформить должностную инструкцию как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ (письма Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6). Унифицированной формы нет, порядок составления инструкции нормативно тоже не урегулирован.

Документы по охране труда

У каждого работодателя должны быть:

• Локальные нормативные акты по охране труда. Это внутренние правила и инструкции по охране труда, программы вводного инструктажа для работников. Кроме того, надо подготовить список профессий и должностей, которые освобождены от первичного инструктажа по охране труда (ч. 11 ст. 209, ч. 3 ст. 214 ТК РФ).
• Акты, которые определяют формат проверки знаний требований охраны труда, а также порядок регистрации проведенного инструктажа и форму его документирования (п. 69, 88 Правил обучения по охране труда, утв. ПП РФ от 24.12.2021 № 2464).
• Программы обучения требованиям охраны труда, по оказанию первой помощи пострадавшим и обучения по использованию средств индивидуальной защиты (п. 34, 40, 48 Правил). Но только если работодатель сам проводит обучение, а не отправляет работников в учебный центр.
• Список СИЗ, для использования которых от работников нужны практические навыки — в зависимости от степени риска причинения вреда (п. 38 Правил). Перечень работ повышенной опасности (Приложение № 2 к Приказу Минтруда от 29.10.2021 № 776н).
• Положение об обеспечении СИЗ и нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты (Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 776н). Малый бизнес не разрабатывает положение о СИЗ, но нормы их выдачи должны быть у него обязательно.
• Программа стажировки на рабочем месте. Список профессий и должностей работников, которым надо пройти такую стажировку (п. 26, 27 Правил).
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (ст. 230.1 ТК РФ). Форма журнала приводится в Приказе Минтруда от 20.04.2022 № 223н. А если все же наступит несчастный случай, который надо зарегистрировать и расследовать, помимо журнала работодателю понадобятся и другие документы — извещение о НС, акт о несчастном случае, акт о расследовании, протоколы опроса пострадавшего и осмотра места происшествия, сообщение о последствиях и принятых мерах (ст. 227 — 231 ТК РФ).

Документы воинского учета

Еще один важный блок по кадрам — документы воинского учета. Работодатели-организации обязаны вести воинский учет военнообязанных и призывников, которые у них работают (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Порядок и большинство форм воинского учета утверждены Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719.

Среди обязательных документов по ВУ:

• документы воинского учета при приеме на работу — военный билет, приписное свидетельство, справка или удостоверение, выданное взамен военного билета;
• расписки в приеме от работников документов воинского учета;
• приказ об организации воинского учета;
• план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан в запасе;
• личные карточки по форме № 10 на работников из числа призывников и запасников и картотека таких карточек (Приказ Министра обороны от 22.11.2021 № 700);
• журнал проверок воинского учета;
• служебное делопроизводство — отдельное дело по ведению воинского учета;
• отчетность в военкомат.

Подробнее про правила и документы воинского учета — в статье «Какую отчетность сдавать в военкомат в 2023 году».

Какие кадровые документы нужны ИП

Индивидуальные предприниматели — такие же работодатели, как и организации. Если ИП нанимает работников, он тоже должен вести кадровый учет и оформлять необходимые документы. Понадобятся предпринимателю и локальные нормативные акты, которые регулируют порядок работы:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• положение об оплате труда;
• положение о персональных данных работников.

Кроме того, предприниматель обязан подготовить ЛНА и обеспечить выполнение требований по охране труда.

• подготовить штатное расписание.
• вести табель учета рабочего времени;
• утвердить расчетный листок;
• каждый год утверждать график отпусков;
• оформлять приказы под кадровые мероприятия — о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении.

Для ведения кадрового учета предприниматели используют унифицированные формы из Постановления ГКС от 05.01.2004 № 1 или бланки собственной разработки.

Если численность работников ИП — не больше 15 человек, а доходы за год — не больше 120 млн рублей, для них действуют упрощенные правила кадрового делопроизводства (пп. 2 п. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ). Такие предприниматели могут не утверждать локальные акты о трудовом распорядке, оплате труда, премировании и другие, если включили эти условия в трудовой договор (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ). А сам трудовой договор надо заключить по типовой форме из Постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!