Как заверить электронный документ на бумажном носителе

Как заверить электронный документ на бумажном носителе

4 февраля 2024 Регистрация Войти
6 февраля 2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

12 февраля 2024

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Гражданское право Действительна ли электронная подпись на бумажном носителе?

Действительна ли электронная подпись на бумажном носителе?

23 марта 2023

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Оригиналом документа, скрепленного электронной подписью, является именно документ в электронном виде (электронный документ, файл). Распечатанное на бумажном носителе содержание такого документа (текст и графические элементы, содержащиеся в электронном документе) в любом случае является только копией электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. Такая копия должна быть заверена в общеустановленном порядке.

Обоснование вывода:

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Как указано в п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ, электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей:

• простая, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ;
• усиленная, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи (чч. 1, 3, 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Усиленная подпись может быть квалифицированной, если ее ключ проверки указан в квалифицированном сертификате и для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия установленным требованиям (ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Определение «средств электронной подписи» дано в ст. 2 Закона N 63-ФЗ: это шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций — создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи (п. 9 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Иными словами, содержание документа, то есть:

• графическая форма документа, если она предусмотрена законом или принятым в соответствии с ним нормативным актом (графы, столбцы, ячейки для проставления отметок и т.п.)

• текстовое наполнение (слова, числа, графические метки («галочки» и т.п.)),

представленные в электронной форме, которое может быть воспроизведено на экране или распечатано на бумажном носителе, и является той самой подписываемой информацией, к которой присоединяется электронная подпись (также являющаяся информацией в электронной форме).

При этом средства электронной подписи в силу ч. 3 ст. 12 Закона N 63-ФЗ при проверке электронной подписи должны:

1. показывать самостоятельно или с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации, подписанной с использованием указанных средств, содержание электронного документа, подписанного электронной подписью, включая визуализацию данной электронной подписи, содержащую информацию о том, что такой документ подписан электронной подписью, а также о номере, владельце и периоде действия сертификата ключа проверки электронной подписи;
2. показывать информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ;
3. указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы.

Таким образом, в принципе визуализация информации о подписании документа электронной подписью прямо предусмотрена законом, но только в целях проверки такой подписи с помощью шифровальных (криптографических) средств, то есть электронно-вычислительных машин и соответствующего программного обеспечения.

Вместе с тем, учитывая приведенные нормы Закона N 63-ФЗ, полагаем, можно сделать вывод, что электронный документ не исчерпывается его содержанием, которое отражается на экране монитора или распечатывается на бумажном носителе (показывается с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации), что является лишь наглядным его представлением, читаемым и понятным для пользователя. Помимо этого, электронный документ включает средства файла, заданные программами (программными средствами) — текстовым или графическим редактором, с помощью которого он создан, позволяющие фиксировать время, когда он был создан, вести запись его изменений и время, когда они были осуществлены, а равно позволяющие во взаимодействии с программами, установленными на компьютере, просматривать его содержание и распечатывать на бумажном носителе. Вся эта информация представляет собой машинописный код, к которому и присоединяется машинописный код электронной подписи, фиксирующей соответствующие записи, предотвращающая их последующее искажение и позволяющей их просматривать с использованием тех же средств.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, при соблюдении условий, зависящих от вида электронной подписи:

• подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной усиленной электронной подписью — в случаях, установленных федеральными нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ);
• подписанная квалифицированной электронной подписью — напротив, во всех случаях, кроме тех, в которых федеральными нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, электронный документ (предмет или объект электронного документооборота), подписанный электронной подписью, является оригиналом до тех пор, пока он представлен в электронной форме, то есть содержится на электронном носителе и включает в себя «присоединенную информацию в электронной форме», представляющую саму электронную подпись. Содержание электронного документа, распечатанное на бумажном носителе, в любом случае является копией оригинального электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание текстовое и (или) графическое указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. При этом требования об отражении на копии электронного документа, созданной на бумажном носителе, визуализированной на мониторе при проверке электронной подписи информации о подписании документа электронной подписью законодательство не содержит. Безусловно, отражение такой информации облегчает восприятие людьми бумажной копии именно как копии электронного документа, но оно не обязательно и само по себе не придает копии никакой юридической силы, ни «дополнительной», ни «основной». Копия в любом случае должна быть заверена в соответствии с общепринятыми правилами документооборота — путем нанесения уполномоченным лицом соответствующей надписи («копия верна») и проставления рядом с этой надписью собственноручной подписи.

Это подтверждают, по нашему мнению, и разъяснения контролирующих органов. Например, в письме ФНС России от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671 отмечено, что действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений в части использования для оформления фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанных форматов первичных учетных документов (подразумеваются электронные документы). Однако если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871 со ссылкой на письма Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190. Иными словами, если участник электронного документооборота при необходимости распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа, то данная копия должна быть заверена надлежащим образом. Причем по смыслу данных разъяснений документ заверяется самим налогоплательщиком, который при этом и проставляет отметку о скреплении оригинала электронной подписи. Наличие или отсутствие соответствующего текстового указания или графических элементов для его проставления в содержании документа значения не имеет.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

28 февраля 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Электронное нотариальное заверение документов

Российское законодательство разрешает переводить бумажные документы в электронный вид и наделять их юридической значимостью с помощью нотариального заверения. Расскажем, когда можно пользоваться этим способом и как проходит процедура электронного нотариального заверения.

В этой статье:

• Что такое электронное нотариальное заверение
• В каких случаях потребуется электронное нотариальное удостоверение документов
• Какие документы можно заверять у нотариуса
• Каким образом проходит процедура электронного нотариального заверения документов

Что такое электронное нотариальное заверение

Когда человеку или компании нужно срочно передать бумажный договор в другой город, он может перевести его в электронный вид. Чтобы документ не потерял юридическую силу, нужно обратиться к нотариусу. Он подтвердит тождественность бумажного и электронного варианта и поставит свою подпись. Такую процедуру называют электронным нотариальным заверением или удостоверением равнозначности документов. Ее закрепили в 2013 году в ст. 103.8 и 103.9 «Основ законодательства РФ о нотариате».

Обратите внимание: удостоверение равнозначности не то же самое, что заверение копии документа.

В каких случаях потребуется электронное нотариальное удостоверение документов

К удостоверению равнозначности документов с помощью нотариуса обращаются, чтобы, например:

1. Быстро передать документы в другой город.
2. Защитить бумажные документы от порчи или потери.
3. Уменьшить объем архива: вместо нескольких полок с папками — флешка или место в облачных хранилищах.

Сэкономьте время на ожидании в очередях и визиты к нотариусу. Закажите нотариальную услугу удаленно и подписывайте документы онлайн с электронной подписью Контура.

Реклама 16+. ООО «Сертум-Про». Реквизиты ОГРН 1116673008539. 620036, Екатеринбург, ул. Малопрудная, д. 5. оф 715.

Какие документы можно заверять у нотариуса

У нотариуса можно заверять практически все документы, например:

• лицензии,
• страховые документы,
• доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.

Эти заверенные документы можно использовать во всех инстанциях так же, как и оригинал документа на бумаге.

Однако есть документы, которые не будут иметь силу даже если их заверит нотариус. К ним относятся любые удостоверения личности: паспорт, свидетельство о рождении, водительские права и др. А также сделки, которые заключены в простой письменной форме (ст. 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате). Их можно предъявлять только в оригинале.

Планируется, что нотариат будут передоверять также в электронном виде и МЧД. О точных сроках запуска этого процесса пока неизвестно.

Каким образом проходит процедура электронного нотариального заверения документов

Нотариальное заверение может происходить по разным сценариям. Все зависит от того, что и как именно хочет заверить владелец:

1. Он может принести бумажный документ. Нотариус переведет его в электронный вид и подпишет с помощью своего сертификата ЭП.
2. Принести электронный документ. Нотариус переведет его в бумажный вариант и подтвердит равнозначность с помощью рукописного росчерка и печати.
3. Принести электронный документ. Нотариус переведет его в другой формат. Например, из word в PDF. После — заверит своей квалифицированной электронной подписью.

Как перевести бумажный документ в электронный и заверить его

Когда нотариусу нужно перевести бумажный документ в электронный вид и подтвердить их равнозначность, он выполняет следующие действия (ст. 44.2 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате):

1. Удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
2. Сканирует бумажный документ. Обратите внимание: при выполнении этого действия нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
3. Подписывает документ квалифицированной ЭП.
4. Записывает документ и подпись на любой носитель, например, флешкарту. Или отправит по e-mail.

Иногда кроме сертификата нотариуса может потребоваться и простая электронная подпись заявителя. Например, когда заверяют и переводят в электронный вариант доверенность на совершение действий от лица заявителя. Порядок формирования простой электронной подписи устанавливается Федеральной нотариальной палатой.

Как заверить распечатанный электронный документ

Например, это может быть любой платежный документ — чек, который пользователь загрузил из мобильного приложения банка. И ему нужно предоставить его в суд в качестве доказательства. Процедура заверения схожа с переводом бумажного документа в электронный:

1. Нотариус удостоверяет личность заявителя с помощью оригинала паспорта.
2. Распечатывает электронный документ.
3. Подписывает документ с помощью рукописного росчерка, ставит печать и надпись «Копия верна».
4. Указывает дату заверения.
5. Ставит метку об электронном оригинале документа.

Как перевести электронный документ в другой формат и заверить его

Перевести электронный документ в другой формат может понадобиться, например, из-за особенностей той или иной системы.

Чтобы перевести электронный документ в другой формат:

1. Нотариус удостоверит личность заявителя с помощью оригинала паспорта.
2. Переведет один формат документа в другой, если этого еще не сделал заявитель
3. Подписывает документ с помощью рукописного росчерка, ставит печать и надпись «Копия верна».
4. Указывает дату заверения.
5. Ставит метку об электронном оригинале документа.

Конвертировать электронный документ из одного формата в другой с сохранением их юридической силы нотариус сможет даже удаленно.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ее в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Реклама 16+. ООО «Сертум-Про». Реквизиты ОГРН 1116673008539. 620036, Екатеринбург, ул. Малопрудная, д. 5. оф 715.

Нотариальное заверение электронных документов

Нотариус может заверить не только бумажный, но и электронный документ. Например, если нужно оформить и нотариально удостоверить доверенность, её вовсе не обязательно составлять на бумаге. Вместо бумажного документа нотариус подготовит электронный документ, подписанный электронной подписью, и заверит его.

Как проходит нотариальное заверение электронного документа

В зависимости от ситуации возможно несколько вариантов совершения нотариальных действий:

1. Нотариус сам составляет и сразу же заверяет электронный документ.
2. Нотариус преобразует представленный ему бумажный документ в электронный формат и заверяет своей квалифицированной электронной подписью полученный электронный документ.
3. Нотариус выполняет заверение электронных документов дистанционно (доступно не всегда).
4. Выполняется дистанционное удостоверение сделок нотариусом.

В первом случае нотариус сам составляет электронный документ. После этого клиент должен подписать такой документ простой электронной подписью. Простая электронная подпись клиента формируется с помощью технических средств нотариуса — клиент собственноручно расписывается на планшете, и его подпись преобразовывается в цифровой формат. Следующий шаг — нотариус заверяет документ своей квалифицированной ЭП. В результате будут созданы файлы, которые содержат созданный электронный документ (обычно в формате pdf) и информацию об ЭП (обычно в формате sig). Файлы могут быть записаны нотариусом на предоставленный клиентом носитель, направлены на электронный адрес клиента или другому адресату.

Во втором случае само нотариальное заверение электронных документов и его результат не сильно отличаются от первой ситуации. Главная особенность — электронный документ нотариус создаёт на основе бумажного документа, который предоставил клиент. В результате получается скан-копия, которую нотариус заверяет своей квалифицированной ЭП, подтверждая тождественность полученного электронного документа его бумажному исходнику.

И в первом, и во втором случае нотариальное заверение электронных документов придаёт им юридическую силу. Однако первый вариант подходит, когда нужно получить электронный документ «с нуля», а второй — когда нужно сделать и заверить электронную копию бумажного документа.

Получить заверенный электронный документ в дистанционном формате можно, если нотариальное действие, по законодательству Российской Федерации о нотариате, разрешает выполнить его удалённо. В отношении документов к таким действиям относятся заверение перевода с одного языка на другой и заверение электронного документа, преобразованного нотариусом в иной формат по сравнению с представленным клиентом электронным документом. Для получения услуг в дистанционном формате нужно подать заявку через личный кабинет на портале ФНП (Федеральной нотариальной палаты) или через веб-сервис Единой информационной системы нотариата. Обязательно наличие сертификата электронной подписи — для подписания заявки на выполнение нотариального действия.

Дистанционное удостоверение сделок (договоров, контрактов, соглашений) — отдельная нотариальная услуга. Для её получения нужно, чтобы каждая из сторон обратилась к нотариусу по своему местонахождению в согласованные заранее день и время. После подготовки документов между сторонами сделки и нотариусами устанавливается видеосвязь для проведения необходимых процедур. Несмотря на дистанционное заключение и удостоверение сделки, личное присутствие сторон у нотариусов всё равно обязательно.

Получите сертификат

Пройдите идентификацию по действующему квалифицированному сертификату и получите сертификат электронной подписи удалённо.

Какие документы можно заверить нотариально

Заверенный нотариусом электронный документ юридически равнозначен его бумажному аналогу или бумажному оригиналу. Его можно представлять в любые государственные органы, судебные инстанции, направлять контрагенту или иным лицам, его обязаны принимать без каких-либо условий. Однако по законодательству Российской Федерации о нотариате существует ряд ограничений для совершения нотариального действия по удостоверению документов. Их всего два: нельзя создать и заверить электронный документ на основе бумажного документа, который имеет отношение к сделке, заключенной в простой письменной форме, а также документ, удостоверяющий личность.

В законах нет других ограничений. Поэтому у нотариуса можно создать и заверить электронную доверенность, документы для направления в судебные органы, различные обращения, которые нужно направить в электронной форме и многие другие юридически значимые документы.

Зачастую к нотариусу обращаются граждане, ИП и представители юридических лиц, у которых не оформлена квалифицированная электронная подпись, поэтому нет возможности надлежащим образом подписать подготовленный электронный документ для направления адресату или загрузки в информационную систему. Но услуга не менее востребована и в случаях, когда нужно взамен бумажного документа получить электронный документ и заверить их тождественность.

Нотариальное заверение электронных документов

Согласно ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27.07.2006 N 149-ФЗ, электронным документом признается документированная информация, представленная в электронной форме (в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах)

Зачем нужно нотариальное заверение нотариуса

В настоящее время в условиях глобальной интеграции нарастают скорости и объемы электронного документооборота. Это позволяет упростить гражданский оборот, оформить договор, доверенность, лицензию, страховое и другие свидетельства в электронной форме, а также заверить их нотариально. В этой связи все большим спросом пользуются такие нотариальные действия, как удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (свидетельствование идентичности представленного нотариусу бумажного документа его электронной версии), а также удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (подтверждение тождественности представленного нотариусу электронного документа изготовленному бумажному документу). Это позволяет, к примеру, получить или отправить необходимые сведения через электронную почту (у получателя в этом случае не будет сомнений в подлинности документа, так как электронный документооборот сопровождается подписанием передаваемых сведений электронной подписью нотариуса, а так же проверку действительности электронной подписи лица, представившего документ)

Порядок удостоверения

Основы законодательства о нотариате предусматривают:

1. Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (Нотариус подтверждает идентичность электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе). При этом изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный.

1. Проверка дееспособности и правоспособности заявителя. При этом физическому лицу необходимо предоставить паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)
2. Условиями подготовки и выдачи документа на бумажном носителе с удостоверительной надписью нотариуса является читаемость и подлинность представленных документов. При этом подлинность файла должна подтверждаться усиленной электронной подписью, проверяемой нотариусом.
3. При соблюдении указанных требований нотариус распечатывает документы, на которых проставляется удостоверительная надпись.
4. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе(Подтверждение тождественности содержанияэлектронного документа, изготовленного нотариусом документу на бумажном носителе.

Документы, представленные нотариусу для заверения равнозначности должны соответствовать требованиям, указанным в ст. 45 Основ законодательства о нотариате (не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом).

Комментарий от нотариуса:

Следует помнить, что закон запрещает удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность

Электронный образ документа формируется в виде одного файла изображения, как правило, в формате PDF, имеющего 2 составляющие, одна из которых – скан-образ документа, предоставленного нотариусу на бумажном носителе, а вторая – страница с удостоверительной надписью. Изготовленный документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Стоимость удостоверения равнозначности

Стоимость нотариальных действий по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (или документу на бумажном носителе электронному документу) формируется из:

• Нотариального тарифа, установленного ст. 22.1 закона об основах нотариата
• Платы за услуги правового и технического характера, устанавливаемой Московской городской нотариальной палатой на текущий год.

Нотариальное действие		Тариф по НК	Услуги ПТХ