Свойство электронного документа гарантирующее что электронный документ идентичен заявленному
3.1 Общие понятия
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
Свойство электронного документа гарантирующее что электронный документ идентичен заявленному
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Основные термины и определения, используемые в Инструкции:
«автор документа — организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
«акт» — документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события;
«аутентичность (электронного документа)» — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
«бланк документа» — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
«вид документа» — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
«внутренняя опись» — документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
«виза» — реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
«включение документа в ОСЭД» — осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота;
«временное хранение документов» — хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
«выписка из документа» — копия части документа, заверенная в установленном порядке;
«гриф ограничения доступа к документу» — реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;
«гриф утверждения» — реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;
«гриф согласования» — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;
«дело» — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
«докладная записка» — служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и другое, в связи с которыми требуется принятие решения;
«документ» — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
«документационное обеспечение (управления)» — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
«документальный фонд» — совокупность документов, образующихся в деятельности организации;
«документированная информация» — структурированная информация, зафиксированная на носителе;
«документирование» — запись информации на носителе по установленным правилам;
«документооборот» — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
«документопоток» — совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;
«достоверность (электронного документа)» — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
«дубликат документа» — повторный экземпляр подлинника документа;
«заверенная копия документа» — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
«записка» — информационно-справочный документ, содержащий краткое изложение какого-либо вопроса или пояснения содержания какого-либо документа, факта, события;
«запрос» — служебное письмо, содержащее просьбу о предоставлении официальной информации (документов);
«индекс дела» — цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
«инструкция» — правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан;
«информационно-телекоммуникационная сеть» — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
«классификация» — систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами;
«конвертирование» — процесс перевода документов из одного формата в другой;
«контроль за исполнением документов» — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
«копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
«лист-заверитель дела» — документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;
«лист согласования (визирования) документа» — часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;
«метаданные документов» — структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности;
«миграция» — процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата;
«номенклатура дел» — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
«носитель (документированной) информации» — материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
«объем документооборота» — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
«обзор» — документ, составленный в целях информирования подведомственных и иных организаций о результатах работы в той или иной области или о деятельности той или иной группы организаций за определенный период;
«оперативное хранение документов» — хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения;
«опись дел структурного подразделения» — учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
«отчет» — документ, содержащий сведения об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей организации (органу власти) или вышестоящему должностному лицу;
«официальный документ» — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
«оформление документа» — проставление на документе необходимых реквизитов;
«план» — управленческий документ, определяющий цели деятельности, средства и способы их достижения;
«первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов)» — обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и другое) при поступлении в организацию;
«печать» — устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;
«постановление» — нормативный правовой акт, принимаемый органом государственной власти, местного самоуправления, действующим на основе коллегиальности, руководящими органами общественных организаций, коллегиальными органами, входящими в структуру организаций по всем вопросам деятельности;
«правила» — нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования;
«предварительное рассмотрение документов» — изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение;
«пригодность для использования; (электронного документа)» — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени;
«признаки заведения дела» — основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело;
«приказ» — нормативный правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации;
«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;
«подписание (документа)» — заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме;
«положение» — нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа;
«постоянное хранение документов» — бессрочное хранение документов без права их уничтожения;
«пояснительная записка» — записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа;
«протокол (заседания)» — информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения;
«распоряжение» — правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;
«регистрационно-учетная форма» — документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;
«регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа)» — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
«регламент» — нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа;
«резолюция» — реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;
«реквизит документа» — элемент оформления документа;
«реквизиты документа (в МЭДО)» — файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов;
«сетевой адрес» — идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;
«система межведомственного электронного документооборота» — федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти;
«система электронного документооборота» — система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота;
«служебная записка» — информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками;
«согласование документа (визирование)» — оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;
«сопроводительное письмо» — служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части;
«справка» — информационно-справочный документ, составленный для подтверждения фактов основной деятельности организации;
«срок хранения документов» — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;
«типовой срок исполнения документа» — срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;
«уничтожение документов» — исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;
«уничтожение» — процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления;
«формирование дела» — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел;
«хранение документов» — организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;
«целостность (электронного документа)» — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;
«экспертиза ценности документов» — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
«электронное дело» — электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;
«электронная подпись» — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
«электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме;
«электронный документ» — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
«электронный документооборот» — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);
«юридическая сила документа» — свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Приложение. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения
Требования
к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения
I. Общие положения
1. Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота (далее — СЭД ФОИВ), определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти (далее — ФОИВ), а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ, в том числе служебной информации ограниченного распространения.
2. Требования распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ.
3. СЭД ФОИВ должна быть масштабируемой и обеспечивать следующий рекомендуемый уровень производительности, надежности и защиты:
доступ к СЭД ФОИВ — не более 3 секунд;
доступ к карточке, создаваемой при регистрации документа (далее — электронная карточка документа) и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (далее — метаданные) — не более 5 секунд;
время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД ФОИВ — не более 30 минут;
восстановление электронного документа из резервной копии — не более 30 минут;
автоматическое уведомление должностного лица ФОИВ, использующего СЭД ФОИВ (далее — пользователь СЭД ФОИВ), о сбое в СЭД ФОИВ;
минимизация рисков потери электронных документов — не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД ФОИВ;
коэффициент надежности СЭД ФОИВ — не менее 0,98;
защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда в СЭД ФОИВ предусмотрена обработка служебной информации ограниченного распространения — не ниже класса 1Г;
объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.
II. Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ
4. СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).
5. СЭД ФОИВ взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее — система МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее — СМЭВ) и с другими информационными системами.
Взаимодействие СЭД ФОИВ с системой МЭДО регламентируется техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 41, ст. 4818).
Взаимодействие СЭД ФОИВ со СМЭВ осуществляется в порядке, предусмотренном Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 38, ст. 4823).
6. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ должны включать:
комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД ФОИВ, определяющих место документа в СЭД ФОИВ и позволяющих управлять им (далее — ввод документа);
доведение документа до пользователя СЭД ФОИВ;
фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД ФОИВ и включающих как действия пользователей и администраторов СЭД ФОИВ, так и действия, автоматически инициируемых самой СЭД ФОИВ вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемый в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭД ФОИВ;
передачу документа (отправку);
хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив.
7. Процессы в СЭД ФОИВ, в зависимости от способа приёма, передачи документов, делятся на следующие группы:
а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в ФОИВ и включенных в СЭД ФОИВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);
б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе МЭДО;
в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием СМЭВ;
г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте ФОИВ;
д) обработка внутренних документов в СЭД ФОИВ.
8. Процесс ввода документов включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.
В том случае, когда инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода включает только регистрацию.
Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа.
Подсистема ввода документов СЭД ФОИВ должна иметь интерактивные средства настройки и управления.
Процесс ввода документа должен обеспечить средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД ФОИВ:
регистрировать документы независимо от формата файла — используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик, без внесения каких-либо изменений в их содержание;
размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ (далее — классификационная схема).
9. К электронным документам, содержащимся в СЭД ФОИВ, в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (далее — Стандарт) необходимо обеспечить:
аутентичность электронного документа — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
целостность электронного документа — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
состояние электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.
10. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД ФОИВ путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа в соответствии со Стандартом:
документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;
документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;
документ был создан или направлен именно в указанное время указанному адресату;
документ является целостным;
электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД ФОИВ, за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, установлен запрет на создание электронного образа.
11. Создание, обработка документов в СЭД ФОИВ осуществляются в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263).
12. СЭД ФОИВ должна обеспечивать отображение следующих форматов файлов: pdf, rtf, doc, tiff.
СЭД ФОИВ допускается обеспечение отображения иных форматов файлов, используемых в деятельности ФОИВ.
13. Для обеспечения ввода электронных документов СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа — обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа, образуют отдельный электронный документ, СЭД ФОИВ должна обеспечить ввод всех его компонентов;
при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов, СЭД ФОИВ должна обеспечить возможность управления этим электронным документом как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность электронного документа;
обеспечивать пользователям СЭД ФОИВ возможность ввода электронного документа при отсутствии программного приложения, использованного для создания электронного документа;
обеспечивать сбор и хранение метаданных о документах;
автоматически извлекать значения из полей, назначенных должностным лицом ФОИВ, уполномоченным для выполнения административных функций при работе с СЭД ФОИВ (далее — администратор СЭД ФОИВ), для определенных групп документов, полученных из системы МЭДО, СМЭВ и других информационных систем, используя эти значения для автоматического внесения соответствующих метаданных;
поддерживать заполнение всех элементов метаданных, указанных при конфигурировании СЭД ФОИВ, и обеспечивать постоянное их сохранение и связь с документом;
фиксировать дату и время ввода документа, как в метаданных, так и в контрольной информации;
обеспечивать возможность отображения на экране метаданных каждого введенного документа;
обеспечивать возможность запрашивать у пользователя СЭД ФОИВ ввод тех обязательных метаданных, которые не были извлечены и сохранены автоматически;
информировать пользователя СЭД ФОИВ при вводе документа о не заполненных метаданных.
14. Для обеспечения процессов согласования и подписания документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:
доведение документов до пользователей СЭД ФОИВ, являющихся исполнителями, согласующими и подписантами по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу;
возможность осуществления контроля исполнения поручений по документам, автоматического уведомления пользователей СЭД ФОИВ о состоянии поручений;
наличие интерфейса, позволяющего подключать средства электронных подписей, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880);
подписание и согласование (визирование) электронных документов с использованием электронной подписи.
15. Для проверки аутентичности, целостности и достоверности электронных документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:
проверку и сохранность электронных подписей, связанных с ними сертификатов ключей проверки электронной подписи;
хранить результат проверки электронной подписи в виде метаданных электронного документа;
информировать пользователя СЭД ФОИВ о результатах проверки электронной подписи.
16. Процесс передачи (отправки) документов адресату осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ.
Для исходящих документов на бумажном носителе СЭД ФОИВ должна обеспечивать печать конвертов соответствующего формата и список рассылки.
17. СЭД ФОИВ должна обеспечивать фиксирование контрольной информации с целью выявления и отслеживания действий, на которые у пользователя СЭД ФОИВ нет разрешений (прав) на выполнение.
При этом СЭД ФОИВ должна обеспечивать соответствие сроков хранения контрольной информации и протоколируемых действий срокам хранения документа.
СЭД ФОИВ должна сохранять в защищенном от изменений виде следующую контрольную информацию:
обо всех действиях, совершённых с документами или наборами документов, проектами документов, классификационной схемой;
о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившем действие;
о дате и времени совершения действия.
В число действий, фиксируемых в составе контрольной информации, должны входить:
ввод в СЭД ФОИВ документов, проектов документов;
перемещение раздела (подраздела) в классификационной схеме;
любые изменения в указаниях по срокам хранения и последующим действиям с документами;
любые действия, выполненные администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);
наложение и снятие запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;
любые изменения метаданных классификационной схемы, разделов и документов;
внесение изменений и уничтожение метаданных пользователем СЭД ФОИВ;
изменения прав доступа;
создание, модификация и уничтожение пользователя СЭД ФОИВ или группы пользователей СЭД ФОИВ;
печать документа или метаданных.
18. Для обеспечения ведения контрольной информации СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
автоматически фиксировать в составе контрольной информации все случаи доступа к документам, проектам документов и разделам, а также печать или иное отображение информации;
предоставлять интерфейс настройки процессов сохранения контрольной информации;
протоколировать все изменения в настройках процесса сохранения контрольной информации. Отключение протоколирования изменений в настройках процесса сохранения контрольной информации не допускается;
обеспечить сохранение контрольной информации о действиях, выполненных над электронными документами, разделами (подразделами) классификационной схемы, сроками хранения, метаданными;
обеспечить сохранение контрольной информации об изменениях в значениях метаданных;
сохранять в составе контрольной информации каждого документа проекты электронных документов, направленные на согласование или подписание;
обеспечить представление контрольной информации в виде, позволяющем идентифицировать событие и получить все связанные с ним данные;
предусмотреть возможность поиска в контрольной информации сведений, связанных с определенными событиями, объектами — информационными элементами СЭД ФОИВ (разделами, подразделами классификационной схемы, электронными документами, компонентами, электронными карточками документов, метаданными и иными информационными элементами), пользователями СЭД ФОИВ, группами СЭД ФОИВ — подмножеством пользователей СЭД ФОИВ, ролями пользователей СЭД ФОИВ, моментами или интервалами времени.
19. В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ.
Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380).
20. СЭД ФОИВ должна удовлетворять следующим требованиям по хранению и учету документов:
должна быть предоставлена возможность создавать и изменять сроки хранения разделов (подразделов) классификационной схемы, которые устанавливаются на основе номенклатуры дел ФОИВ;
не должно быть ограничений на количество сроков хранения;
при создании срока хранения, ему должен быть присвоен идентификатор и дана возможность ввести для него уникальное наименование;
позволять вести и сохранять в защищенном от изменений виде историю внесения изменений и уничтожения сроков хранения в контрольной информации, включая дату такого изменения или уничтожения, и информацию о пользователе СЭД ФОИВ, внесшем изменения или уничтожившем документ;
при изменении или уничтожении срока хранения документов необходимо фиксировать причину внесения изменений или уничтожения и сохранять эти сведения в контрольной информации;
назначение для каждого раздела, подраздела классификационной схемы как минимум одного срока хранения (проставление в электронной карточке документа номера раздела (подраздела), к которому относится документ, должно автоматически устанавливать срок хранения документа в соответствии со сроком, указанным в классификационной схеме);
в момент окончания срока хранения документов СЭД ФОИВ должна автоматически инициировать уведомления пользователя СЭД ФОИВ об окончании срока хранения;
выделение документов к уничтожению;
предусмотреть в сроках хранения документов минимальный набор вариантов действий с документами по истечении срока хранения:
а) хранить постоянно;
б) провести экспертизу ценности документа в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);
в) уничтожить документ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;
г) передать на хранение в иное хранилище;
д) по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.
СЭД ФОИВ должна позволять:
а) увеличивать сроки хранения документов;
б) выделять к уничтожению документы с сохранением в СЭД ФОИВ акта о выделении документов (разделов) к уничтожению;
в) экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы;
г) экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу;
д) поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет;
е) протоколировать в составе контрольной информации любые выполняемые действия по уничтожению и передаче документов и оповещать о них.
III. Требования к информационной безопасности СЭД ФОИВ, в том числе при обработке служебной информации ограниченного распространения
21. Для защиты служебной информации ограниченного распространения должны использоваться сертифицированные в соответствии с требованиями безопасности информации технические и (или) программные средства защиты информации.
22. Требования по защите информации и мероприятия по их выполнению, а также конкретные программно-технические средства защиты должны определяться и уточняться в зависимости от установленного класса защищенности.
23. СЭД ФОИВ должна соответствовать требованиям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения» и требованиям по технической защите конфиденциальной информации.
24. СЭД ФОИВ должна обеспечивать контроль доступа к документам. Необходимо протоколировать и сохранять в составе контрольной информации сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными.
25. СЭД ФОИВ не должна иметь прямого (незащищенного) подключения к информационно-телекоммуникационной сети Интернет в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. N 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 12, ст. 1110; 2008, N 43, ст. 4919; 2011, N 4, ст. 572).
26. СЭД ФОИВ должна обеспечивать доступ к документам в соответствии с политикой безопасности. Управление пользователями СЭД ФОИВ должно осуществляться централизованно. Права доступа — набор действий, разрешенных для выполнения пользователю СЭД ФОИВ, назначаются для ролей пользователей СЭД ФОИВ и/или групп пользователей СЭД ФОИВ. Помимо открытия доступа к определенным частям классификационной схемы, права доступа используются для ограничения круга операций, которые пользователь СЭД ФОИВ может выполнить над объектами СЭД ФОИВ, включая просмотр метаданных и содержимого разделов, создание либо просмотр электронных документов (электронных образов документов) определенного типа. Назначение прав доступа пользователям СЭД ФОИВ (далее — управление правами) к ресурсам СЭД ФОИВ целиком осуществляется программными средствами самой СЭД ФОИВ.
27. Роль пользователя СЭД ФОИВ — совокупность функциональных прав, предоставленных предопределенному подмножеству пользователей СЭД ФОИВ, может ограничивать возможности пользователя СЭД ФОИВ, допуская поиск и чтение электронных документов (электронных образов документов) только в пределах определенных разделов (подразделов) классификационной схемы.
28. Права назначаются группам СЭД ФОИВ и наследуются членами этих групп. Выполнение операций по назначению прав доступа разрешено только администраторам СЭД ФОИВ.
29. Полномочия администратора СЭД ФОИВ должны быть зафиксированы в должностном регламенте должностного лица ФОИВ.
30. Для обеспечения защиты электронных документов (электронных образов документов) при управлении доступом СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
обеспечивать выполнение действий только авторизованными пользователями СЭД ФОИВ;
обеспечивать администраторам СЭД ФОИВ управление правами доступа;
поддерживать использование комбинации прав доступа путем одновременного назначения пользователю СЭД ФОИВ нескольких ролей;
давать возможность администратору СЭД ФОИВ создавать группы СЭД ФОИВ и управлять ими;
доступ к системным функциям и соответствующим событиям предоставлять только администраторам СЭД ФОИВ;
при выполнении пользователем СЭД ФОИВ поиска по содержанию электронных документов и метаданных, СЭД ФОИВ не должна включать в список результатов поиска электронные документы, к которым пользователь СЭД ФОИВ не имеет прав доступа.
31. Для обеспечения безопасности электронных документов СЭД ФОИВ должна предусматривать возможность регулярного резервного копирования электронных документов (электронных образов документов), метаданных, восстановления электронных документов (электронных образов документов), метаданных из резервных копий. Регулярное автоматизированное резервное копирование и восстановление могут быть реализованы либо в самой СЭД ФОИВ за счет интеграции со средствами, используемой в СЭД ФОИВ, системы управления базами данных, либо с иным программным приложением.
32. Для обеспечения резервного копирования и восстановления СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
иметь автоматизированные процедуры резервного копирования и восстановления, позволяющие проводить регулярное полное или выборочное резервное копирование разделов (подразделов) классификационной схемы, электронных документов (электронных образов документов), метаданных, параметров администрирования и контрольной информации, а также, при необходимости, их восстановление;
предоставлять администраторам СЭД ФОИВ возможность установить график выполнения процедур резервного копирования:
а) указывая частоту выполнения резервного копирования;
б) указывая разделы (подразделы) и электронные документы (электронных образов документов), подлежащие резервированию;
в) назначая места хранения резервных копий.
Возможность восстановления информации из резервных копий должна предоставляться только администратору СЭД ФОИВ системы.
При восстановлении электронного документа (электронных образов документов) из резервных копий, должна быть в полном объёме обеспечена его целостность (включая метаданные, контрольную информацию) по завершении процесса восстановления.
К вопросу о целостности и аутентичности управленческих электронных документов в процессе их хранения
Понятия и характеристики подлинности и аутентичности в течение длительного времени формировались и применялись в отношении бумажных и других аналоговых документов. В условиях применения электронных документов эта система взглядов должна быть существенным образом пересмотрена и дополнена с позиций современного управления документацией, управления информационными системами, достижений современных информационных технологий. Кроме того, вопросы обеспечения аутентичности и целостности управленческих электронных документов должны рассматриваться с учётом особенностей их жизненного цикла. В современных условиях роль обеспечения аутентичности возрастает в связи с задачами долговременного хранения электронных документов.
Некоторые из указанных вопросов рассматриваются в настоящей статье.
Важно отметить, что требования аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования относятся к числу ключевых и тесно взаимосвязаны. Именно в таком сочетании они закреплены в стандартах ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и других1. В указанных стандартах, а также в международном стандарте ISO 15489-1:20162 (на его основе предполагается подготовка соответствующего российского национального стандарта) термин «аутентичность» применяется по отношению к документам независимо от носителя записи.
Аутентичным, то есть прошедшим аутентификацию, считается такой документ, в отношении которого может быть доказано:
- что он является именно тем, чем он претендует быть,
- его контент и метаданные не изменены;
- что он был создан или послан именно тем агентом, который указан в качестве его создателя или отправителя;
- что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.
При этом для обеспечения аутентичности документов следует внедрить и документировать деловые правила, процессы, политики и процедуры, контролирующие создание, захват и управление документами. Следует аутентифицировать и идентифицировать создателей документов.
Целостность документа, как записано в указанных стандартах, определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищён от несанкционированного изменения. Любые санкционированные изменения документа, добавления или удаления из документа следует чётко документировать и контролировать.
Таким образом, важно, чтобы официальный документ (в том числе электронный документ) был создан, подписан и введён в обращение «в установленном порядке», а все последующие стадии его обращения и хранения также соответствовали установленным нормам.
Терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 трактует понятие «аутентичность» более узко, только применительно к электронным документам, а для бумажных и иных аналоговых документов применяются понятия, связанные с их подлинностью. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 под аутентичностью понимается «свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному»3. При этом «подлинник документа» определён как «первый или единственный экземпляр документа»4. Здесь можно усмотреть некоторый «дефект определения»5. Приведённое определение подлинника документа не учитывает возможность и необходимость создания отдельных видов документов в нескольких экземплярах (например, договоров, актов и т. п.) и оставляет без внимания существование электронных документов.
Рассмотрим некоторые особенности применения понятий «аутентичность» (аутентичный документ), «оригинал» (подлинник), «копия» и «дубликат» документа с учётом применения электронных документов.
В законодательных и нормативных актах понятие «подлинник» применяется наряду с понятием «оригинал» документа и рассматривается как его синоним. Например:
1) «Если свидетельствуется верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи»6.
2) «Истребуемые документы представляются в виде копий, заверенных в установленном законодательством Российской Федерации порядке. В случае необходимости должностные лица антимонопольного органа, проводящие проверку, вправе ознакомиться с подлинниками документов»7.
Хотя понятия «подлинник» и «оригинал» документа часто рассматриваются как синонимы, некоторые смысловые оттенки всё же можно увидеть. Часто понятие «оригинал» применительно к деловым документам используется для характеристики исходного (подлинного) официального документа, с которого делается копия. Аналогично, как отмечено выше, существует соотношение «подлинник» и (или) «копия». Антонимом понятия «подлинник» являются также понятия «подделка», «фальшивка», «подлог». Под подлинником в широком смысле может пониматься «нечто, послужившее образцом при воспроизведении, копировании»8.
Для бумажных документов нормативно регламентированы признаки оригинала (подлинника), копии, заверенной копии и дубликата документа. В отличие от бумажного документа, электронный документ с носителем информации жёстко не связан. Электронный документ может быть скопирован сколь угодно много раз без отличий от исходного файла (файлов). Можно различать файлы электронных документов по времени их создания в сравнении со временем создания документа в информационной системе, где начался его жизненный цикл (в том числе с учётом метки времени и подписания документа электронной подписью). При передаче электронных документов из одной информационной системы в другую (включая системы, обеспечивающие архивное хранение) исходный файл документа может копироваться, либо он конвертируется в иной формат, соответствующий применяемой технологии информационного взаимодействия. Соответственно, даже при идентичности переданных файлов не приходится говорить о том, что в новой информационной системе будет сохраняться именно «подлинник» (в отмеченном выше понимании согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом переданный и сохраняемый электронный документ (соответствующий установленным требованиям аутентичности, достоверности и целостности) можно считать равнозначным «подлиннику», то есть исходному документу, созданному и подписанному в электронной форме в «родной» информационной системе9.
На практике в определённых случаях может возникнуть необходимость в дубликате документа, под которым понимается «повторный экземпляр подлинника документа»10. Используемый в традиционном делопроизводстве термин «дубликат» применительно к ситуациям, связанным с применением технологий электронного документооборота, пока не конкретизирован. Требования к электронным дубликатам бумажного документа, а также к дубликатам электронного документа и ситуациям их применения пока нормативно не закреплены11. Вопрос о практическом использовании электронного дубликата бумажного документа в настоящее время активно дискутируется. Безусловно, необходимо нормативное регулирование ситуаций так называемого замещающего сканирования, когда создание электронного дубликата документа позволяет прекратить хранение подлинника документа на материальном носителе (иными словами, его уничтожить) при условии выполнения комплекса легитимных процедур.
В процессах электронного документооборота и в системах хранения электронных документов приходится иметь дело не только с электронными документами, изначально созданными и подписанными в электронной форме и не имеющими бумажного оригинала. В настоящее время широко используются электронные копии документов, имеющих бумажные подлинники. Так, к примеру, в процессах внешнего электронного документооборота, в том числе с использованием системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), участвуют электронные копии бумажных документов, заверенные в установленном порядке (в том числе с использованием электронной подписи) и имеющие юридическую силу.
Для отдельных категорий документов (к примеру, документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку из документа. К примеру, такой подход применяется на практике при рассылке определённых видов документов некоторыми государственными органами.
Поэтому важно различать электронные документы в более узком смысле (то есть изначально электронные документы, не имеющие бумажного оригинала) и электронные документы в более широком смысле. В последнем случае применимо также понятие «документы в электронной форме» как обобщённое наименование изначально электронных документов, а также электронных копий документов, электронных выписок из документов и электронных дубликатов документов.
В связи с изложенным важно подчеркнуть, что требование аутентичности должно соблюдаться при официальном обращении и хранении всех категорий документов в электронной форме, а не только подлинно электронных документов, не имеющих бумажного оригинала.
Вместе с тем аутентичность электронного документа (как свойство, свидетельствующее о достоверности) является условием признания его юридической силы и значимости в правовых отношениях.
Важно отметить, что ещё в конце 1990-х — начале 2000-х гг., в период активного обсуждения проблем применения электронной цифровой подписи и подготовки к принятию соответствующего закона12, вопросы аутентичности стали рассматриваться как приоритетные, связанные с доверием к электронному документу. В настоящее время действует Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ13, которым предусмотрено использование трёх видов электронной подписи: простой электронной подписи и усиленной электронной подписи, которая в свою очередь делится на усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.
В случае создания и обращения электронного документа в границах только одной корпоративной системы документооборота может быть достаточно простой электронной подписи в сочетании с установленными способами аутентификации и если применение усиленной электронной подписи не требуется для отдельных видов документов в соответствии с установленным порядком. При взаимодействии информационных систем применение усиленной электронной подписи (основанной на использовании средств криптографической защиты информации) позволяет убедиться в отсутствии искажений в переданном документе (контейнере документов), то есть контролировать целостность и подтвердить автора и отправителя. В связи с этим установлено обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи при осуществлении межведомственного электронного взаимодействия, в том числе при предоставлении государственных или муниципальных услуг и исполнении государственных или муниципальных функций14. Использование меток (штампов) времени удостоверяет время подписания электронного документа и действительность сертификата пользователя на этот момент, исключая возможность совершения неправомерных действий путём установки локального времени, отличающегося от реального.
Вместе с тем, как уже неоднократно отмечалось, использование средств усиленной электронной подписи на начальных стадиях жизненного цикла (при визировании и простановке подписи автора документа) обусловливает потребность в применении специальных методов и технологических решений, позволяющих контролировать аутентичность и целостность документов после истечения срока действия сертификатов ключей электронной подписи, в процессе хранения15.
Приоритетное значение для обеспечения аутентичности управленческих электронных документов, в том числе в связи с задачами их долговременного хранения, имеет учёт особенностей их жизненного цикла. Некоторые из этих особенностей были рассмотрены нами в предыдущих публикациях. В рамках настоящей статьи важно подчеркнуть, что жизненные циклы бумажных и электронных документов, несмотря на общность основных стадий (создание, обращение, хранение и уничтожение), имеют существенные отличия, связанные, прежде всего, с физической средой обращения документа.
В силу неотделимости информации от её носителя для бумажных и иных аналоговых документов их жизненный цикл, осуществляемый в аналоговой среде, можно рассматривать как единый. При этом может происходить физическое перемещение подлинного документа (как носителя информации) не только внутри организации, где он был создан, но и между организациями (в том числе передача в составе комплекса документов из организации в государственный или муниципальный архив или другое архивное учреждение).
По отношению к электронным документам уместно говорить о сложном (комплексном) жизненном цикле, включающем жизненные циклы документа в информационной системе, в которой он был создан, а также в системах, куда был выполнен экспорт (миграция), осуществлена передача по телекоммуникационным каналам. Состояния экземпляров электронного документа, характеристики их аутентичности, состав метаданных, да и сама продолжительность жизненного цикла экземпляров электронного документа в разных информационных системах будут различаться16. Отсюда очевидна актуальность задачи обеспечения непрерывности комплексного жизненного цикла электронного документа, образующегося при взаимодействии нескольких информационных систем, включая систему архивного хранения.
Кроме того, при работе с электронными документами важно учитывать, что продолжительность жизненного цикла программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. В связи с этим применяются специальные способы обеспечения сохранности электронных документов (к примеру, конверсия, миграция, эмуляция), позволяющие продлить их жизненный цикл. Указанные события и изменения состояний электронных документов также подтверждают и иллюстрируют сложный (комплексный) характер их жизненного цикла, включающего ряд вложенных циклов, соответствующих периодам между проведениями процедур конверсии, миграции и др.
Рассмотренные выше характеристики аутентичности документов, в том числе электронных, ориентированы на её поддержание в течение всего жизненного цикла документа. Иными словами, одним из важнейших качеств аутентичности документа является её непрерывность, постоянство. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» содержит специальное понятие «аутентичный электронный документ» ― электронный документ, точность, надёжность и целостность которого сохраняются с течением времени17.
С другой стороны, для электронного документа с учётом событий его жизненного цикла и изменения состояний (в том числе выполнения процедур конверсии и миграции) поддержание аутентичности может рассматриваться как дискретный (от лат. discretus ― разделённый, прерывистый) процесс.
Аутентичность и целостность контента документа и его метаданных должна поддерживаться и контролироваться от одного состояния документа до другого. Важно различать метаданные, образующиеся в момент ввода документов в информационную систему (при создании или получении) и образующиеся уже после ввода документов18.
В числе событий жизненного цикла документа выделим следующие:
1. Добавление структурных метаданных документа в составе конкретной информационной системы ― при этом требуется сохранение в целостности сформировавшегося комплекса и легитимное добавление новых метаданных с последующим хранением всего комплекса.
2. Миграция документа из одной системы в другую ― при этом происходит наследование комплекса передаваемых вместе с документом метаданных, автоматическое (или автоматизированное) включение документа в информационную систему после подтверждения аутентичности, целостности, проверки на отсутствие вредоносного кода.
3. Конверсия документа из исходного формата в формат последующего хранения и дальнейшие повторения процедур конверсии. При этом потребуется чётко регламентировать порядок и процедуры конверсии, фиксировать в составе метаданных факт проведения конверсии, верифицировать её успешность, а также, возможно, сохранять файлы документа в исходных форматах «для истории». Для обеспечения непрерывности контроля аутентичности возможно определённым образом связывать исходные и конвертированные файлы документов и их метаданные в хранилище (например, связывать криптографически по принципу блокчейн).
4. Преобразование документа из бумажной в электронную форму (в том числе в случае так называемого «замещающего сканирования»). При введении в обращение полученных документов в электронной форме важно в составе процедур предусмотреть применение электронной подписи, а также отражение факта выполненной конверсии в составе атрибутов получаемой электронной копии или электронного дубликата документа (данное понятие ещё нуждается в нормативном определении).
Как видим, на практике возможно сочетание отмеченных событий в рамках жизненного цикла даже одного документа. При этом ситуация, выделенная в пункте 4, требует особого внимания, так как в случае уничтожения бумажного подлинника, по сути, завершается жизненный цикл этого документа. Далее мы имеем дело с «реинкарнацией» бумажного документа в форме электронного дубликата или заверенной электронной копии и их отдельным жизненным циклом. При соблюдении процедур преобразования документа из бумажной в электронную форму, включая подтверждение юридической силы документа, преемственность важнейших структурных метаданных с фиксацией факта и периода существования данного документа на бумажном носителе, жизненный цикл такого документа также может рассматриваться как комплексный, включающий в себя циклы документа на бумажном носителе и в электронной форме.
Сохранение аутентичности электронных документов позволяет подтвердить юридическую силу, которая имелась у документа в момент его создания и первичного введения в обращение. Подтверждение аутентичности сохраняемого документа на последующих стадиях его жизненного цикла позволяет использовать такой документ в юридически значимых ситуациях.
Дополнительно подчеркнём, что задача поддержания аутентичности является особенно сложной при долговременном хранении электронных документов. Обратим также внимание, что ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 содержит положение, что «аутентичные электронные документы ― это документы, которые являются именно тем, чем они претендуют быть, то есть это надёжная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени»19. При этом речь идёт, скорее, о хранении не документов в том виде, в котором они были первоначально созданы, а сохранении документированной информации20.
Важно учитывать, что абсолютно неизменным после проведения процедур конверсии и миграции электронный документ быть не может. Главное при этом ― сохранение документированной информации. Более того, рассматривая документ во взаимосвязи его «тела» и метаданных, следует отметить не неизменность, а приращение объёма и состава метаданных в процессе долговременного хранения документа. Вместе с тем необходимо обеспечить целостность «ядра» метаданных, включающего, в том числе, метаданные, подтверждающие юридическую силу документа при его создании и введении в обращение. Методы и способы обеспечения целостности метаданных при долговременном хранении электронных документов в Российской Федерации ещё нуждаются в дальнейшем нормативном урегулировании.
Обеспечение аутентичности и целостности электронных документов связано с применением на практике соответствующих программно-технических решений, комплекса мер обеспечения надёжности и непрерывности функционирования информационных систем, соблюдения требований информационной безопасности, включая при этом как технические, так и организационно-управленческие методы, формирование доверенной среды хранения электронных документов.
Важно учитывать, что аутентичность ― это не просто свойство, а такое качество документа (и электронного, и аналогового), которое должно достигаться благодаря совокупности мер и поддерживаться на протяжении жизненного цикла документа. Иными словами, требуется обеспечивать это свойство не только при создании документа, необходимо также поддерживать и контролировать аутентичность в течение всего жизненного цикла. При этом для электронного документа с учётом событий его жизненного цикла и изменения состояний поддержание аутентичности может рассматриваться не только как непрерывный процесс, но и как дискретный процесс, связанный с возможностью контролировать целостность сохраняемой информации в периоды времени от одного состояния (события) до другого. Именно эта задача применительно к хранению электронных документов является достаточно сложной и инновационной, требующей продолжения методологической проработки и оценки накапливаемого практического опыта реализации.
1 См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования; ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь; ГОСТ Р ИСО 30301-2014. Информация и документация . Системы менеджмента записей . Требования .
2 ISO 15489-1:2016 Information and documentation – Records management – Part 1. – Concepts and principles.
3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
5 См. Храмцовская Н. Об оригиналах, копиях и архивной науке // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. № 12. С. 65.
6 Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1) (ред. от 03.07.2016). Ст. 77.
7 Федеральный закон Российской Федерации от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (ред. от 29.07.2017). Ст. 25.
8 См.: Словарь антонимов и синонимов русского языка // www .Вокабула.рф/словари/словарь-антонимов-и-синонимов-русского-языка/подлинник.
9 См. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. М.: Термика, 2016. С. 54.
10 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
11 См. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. С. 38-39.
12 Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
13 Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
14 Постановление Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи»; Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
15 См.: Бобылева М.П. Некоторые вопросы жизненного цикла управленческих электронных документов // Делопроизводство. 2017. № 4. С. 3-12; Кузнецов С.Л. Электронные архивы и электронная подпись // Делопроизводство. 2017. № 4. С. 20-34.
16 Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. С. 79-100.
17 ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
18 ГOCT P ИCO 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы.
19 ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
20 На эту мысль наводит также оригинальное название стандарта на английском языке: технический отчёт ISO/TR 18492:2005. Long-term preservation of electronic document-based information.