Особенности заверения копии трудовой книжки в 2023 году
В 2023 году процедура оформления трудовых книжек выполняется в соответствии с Национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом документация оформляется согласно положениям приказа Росстандарта, в котором прописано существенное изменение: при выдаче копии для сторонней организации в надписи, заверяющей ее, указывается место, где хранится оригинал.
Когда нужна копия трудовой книги
Профессиональный путь в полном объеме фиксируется в трудовой книге. Эта информация может потребоваться не только при трудоустройстве. Заверенная копия документа нужна в следующих случаях:
- совмещение должностей в разных организациях с официальным оформлением трудовых отношений;
- поиск нового места работы до момента увольнения;
- оформление загранпаспорта, получение визы, где нужно указывать точные данные о занятости, стаже;
- подача заявки на кредитование или выполнение роли поручителя;
- оформление социальных выплат, пособий, если для их предоставления имеет значение стаж.
Оформление заверенной копии трудовой книги нередко делается в качестве подстраховки на случай возникновения в будущем ситуации, когда такой документ потребуется. Этот подход решает множество проблем, помогает в непредвиденных ситуациях, при которых с получением оригинала могут возникнуть сложности. Форс-мажор случается сравнительно редко, но он не исключен.
Как показывает практика, процесс восстановления данных книги (особенно если мест трудоустройства было много) крайне сложен, требует траты времени, сил и нервов. Хранение «на всякий случай» копий важных документов у многих вошло в привычку. Трудовая книга — не исключение. Получить ее копию можно по требованию без объяснения причин, поэтому сложностей не возникает.
Как получить копию трудовой книжки
Трудовым кодексом (статья 62) гарантировано право работника получить заверенную копию документа в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления. Услуга предоставляется бесплатно.
В соответствии с внутренними правилами работодателя, сотрудник составляет заявление письменно или в электронном виде в произвольной форме или по установленному образцу.
Для получения копии можно обратиться:
- к директору компании;
- главному бухгалтеру;
- руководителю отдела кадров.
Сотрудникам ИП все вопросы, связанные с оформлением, решает сам предприниматель или нанятый им бухгалтер.
Как заверить копию
Копию заверяют на каждой странице или после прошивки всего документа. Во втором случае на титульный лист наклеивается бумажная пломба с указанием всех данных о количестве страниц. Обязательна надпись «копия верна», указание должности сотрудника, который делал копию документа, даты его выдачи.
Также вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время в указанной организации, месте хранения оригинала трудовой книги. Законом не регламентированы требования к методу нанесения стандартных надписей. Отметка «копия верна» может наноситься с помощью штампа или вручную.
Срок годности копии трудовой книги не регламентирован. Но нужно учитывать тот факт, что она должна полностью соответствовать оригиналу. Поэтому внесение любых изменений, новых записей делает ее недействительной. Для подачи в любые инстанции потребуется новый вариант.
Также стоит заранее уточнить допустимый срок давности оформления в организации, для которой требуется копия трудовой книги. К примеру, для банков стандартное требование при кредитовании — дата прилагаемых документов не должна быть старше 1 месяца.
Как заверить копию трудовой книжки в 2023-2024 годах
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — образец 2023-2024 годов вы найдете далее — может потребоваться работнику в любой момент: для получения кредита, оформления загранпаспорта или визы, да мало ли для чего еще. Объяснять вам свою просьбу он не обязан. А вот вы выдать ему заверенную копию трудовой книжки должны. Расскажем, как это сделать по всем правилам, которые, кстати, не так давно изменились.
Вам помогут документы и бланки:
- Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
- Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
- Сколько действительна копия трудовой книжки
- Итоги
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
- для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
- организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
- ИП — штраф 1000–5000 руб.
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
- для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
- организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
- ИП — штраф 10 000–20 000 руб.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».
Образец заверенной копии трудовой книжки смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
Заверение трудовой книжки образец
Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение трудовой книжки образец (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Трудовая книжка:
- Акт об отказе в получении трудовой книжки
- Акт об уничтожении трудовой книжки
- Акт приема передачи трудовых книжек
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Благодарность в трудовую книжку
- Показать все
- Трудовая книжка:
- Акт об отказе в получении трудовой книжки
- Акт об уничтожении трудовой книжки
- Акт приема передачи трудовых книжек
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Благодарность в трудовую книжку
- Показать все
Формы документов
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка Как проставить заверительную надпись на копии трудовой книжки
Нормативные акты
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
(утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
(ред. от 14.05.2018) 5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Заверение копии трудовой книжки работает по настоящее время
Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение копии трудовой книжки работает по настоящее время (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Трудовая книжка:
- Акт об отказе в получении трудовой книжки
- Акт об уничтожении трудовой книжки
- Акт приема передачи трудовых книжек
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Благодарность в трудовую книжку
- Показать все
- Трудовая книжка:
- Акт об отказе в получении трудовой книжки
- Акт об уничтожении трудовой книжки
- Акт приема передачи трудовых книжек
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Благодарность в трудовую книжку
- Показать все
Судебная практика
Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 01.02.2021 N 07АП-7262/2020 по делу N А45-44928/2019
Требование: О взыскании задолженности по договору поставки, процентов за пользование чужими денежными средствами.
Решение: Требование удовлетворено. Доводы ответчика о его трудоустройстве в организации истца опровергнуты истцом надлежащим образом заверенной копией трудовой книжки (л.д. 53 — 54 т. 2), согласно сведениям которой, последним местом работы по настоящее время Дронова В.В. является ООО «Финако».Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Трудовые книжки: учет, хранение, выдача
(Издательство «Главная книга», 2023) На последней странице копии после последней записи укажите «Работает по настоящее время». На каждом листе должны быть надпись или штамп «Верно» или «Копия верна», указание на организацию, где хранится подлинник трудовой книжки, дата, должность, Ф.И.О. и подпись того, кто заверил документ, — руководителя организации или уполномоченного на то работника.Статья: Оформление копий документов
(Доронина Л.А.)
(«Делопроизводство», 2023, N 1) Например, в соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Поскольку трудовая книжка — это многостраничная копия, то страницы нужно пронумеровать, документ либо надо прошить и проставить отметку о заверении копии на прошивке, либо проставить заверительную надпись на каждой странице непрошитого документа. После последней записи в трудовой книжке необходимо написать фразу «Работает по настоящее время». В связи с тем что подлинник трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, указать номер дела не получится. Запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Терем».Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы