Как оформить сотрудника на удалённую работу в 2022 году
С 2021 года действуют новые правила удалённой работы — таков итог массового перехода на хоум-офисы из-за коронавируса. Рассказываем, как оформить на удалёнку нового сотрудника, как перевести уже работающего и как оформить приказ о переводе на дистант в чрезвычайной ситуации.
Что считается удалённой работой
Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.
Удалённая работа бывает следующих видов:
�� Постоянная — когда работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома.
�� Временная — когда офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис.
�� Периодическая — когда удалёнка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис.
�� Временная в опасной ситуации — когда всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.
На удалёнку нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно — Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245 и № 17-3/В-292 .
Удалёнку оформляют по документам — про них следующий раздел. Но бывает, что сотрудника отправили из офиса домой, а документы не оформили. Формально такой работник работает в офисе в установленные часы, а на деле получает задачи по электронке, делает работу на домашнем ноутбуке и отсылает руководству отчёты. Верховный Суд считает, что не оформленного должным образом удалёнщика нельзя уволить за прогул в офисе — Определение № 5-КГ19-106 .
Как оформить удалённую работу
— трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удалённый формат;
— дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удалёнке договорились уже в процессе работы;
— приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.
Как оформить нового сотрудника
При приёме на удаленку с работником заключают трудовой договор и в нём оговаривают:
— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо — Письмо ГИТ Москвы ;
— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;
— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Плюс сроки: например, что стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;
— Порядок вызова в офис — например, что работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:
— Порядок передачи отчётов о работе — пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.
— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования . Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на всём своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.
Как обмениваться документами
При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.
По почте
В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении.
1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — ещё справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.
2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.
Через интернет
Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок . Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽. ИП и директора организаций саму подпись получают бесплатно, но должны записать её на платный токен, который тоже стоит 1000 ₽.
Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ .
Как перевести уже работающего сотрудника на удалёнку в обычное время
Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удалёнщика.
Как перевести работника на дистант в опасной ситуации
Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определённого процента штата на дистант.
В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет.
Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже.
Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.
В приказе о переводе на дистант надо написать:
— что за опасная ситуация;
— список работников, переводимых на дистант;
— срок перевода — до момента окончания обстоятельств;
— порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;
— режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчётов.
Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.
Удалёнщики из других городов и командировки
Если работник живёт в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1 .
Если удалённый работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.
Зарплата, налоги, северная надбавка, заявления на отпуск и больничные
На удалёнке у работника есть все обычные трудовые гарантии, как будто он ходит в офис: зарплата не ниже МРОТ два раза в месяц, отпуск 28 дней, больничные. Работодатель, как обычно, платит за сотрудника страховые взносы и налоги. Платить зарплату на удалёнке ниже нельзя — ст. 312.5 ТК РФ.
Если работник делает работу в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, то работодатель обязан доплатить их. Даже если организация находится в ином городе, где таких климатических надбавок нет. Например, дизайн-агентство зарегистрировано и находится в Москве. А его работник верстает макеты из Архангельска. Значит, дизайн-агенство обязано доплачивать дизайнеру коэффициент и надбавку, несмотря на то, что само оно к северу никакого отношения не имеет.
Заявление на отпуск, ознакомление с графиком отпусков и приказ об отпуске на конкретного работника можно оформить электронно с электронной подписью либо на бумаге по почте.
Чтобы получить больничный, в том числе по беременности, дистанционный работник направляет работодателю оригинал больничного листа по почте заказным письмом с уведомлением либо сообщает серию и номер электронного больничного — ст. 312.3 ТК РФ.
Курс молодого работодателя
Начните работать с сотрудниками за 11 уроков
Как оформить сотрудника на удаленную работу: пошаговая инструкция
Заболеваемость коронавирусной инфекцией не снижается, поэтому многие работники желают трудиться из дома. Что подразумевает собой дистанционное выполнение обязанностей и как оформить сотрудника на удаленную работу, расскажем в нашей статье.
- Что такое удаленная работа
- Типы дистанционной работы
- Как оформить работника на удаленную работу
- Как обмениваться документами при оформлении
Что такое удаленная работа
Под удаленными работниками сейчас подразумевают многих — внештатников, фрилансеров, самозанятых и даже предпринимателей. Однако в нашей статье речь пойдет о работнике фирмы, с которым заключен трудовой договор. В некоторых случаях работодателю приходится перевести персонал на дистанционку на постоянной или временной основе. Это абсолютно законно, удаленная работа регламентируется главой 49.1 ТК РФ.
Согласно ст. 312.1 ТК РФ под удаленной или дистанционной работой подразумевается выполнение трудовой функции работника без посещения территории работодателя при условии использования информационно-телекоммуникационных сетей, которые обеспечат стабильное взаимодействие между работником и работодателем.
Ситуация из практики от «КонсультантПлюс» .
Может ли работник наряду с основной работой в офисе работодателя дистанционно работать по совместительству по аналогичной должности в филиале работодателя, расположенном в другом городе? Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и узнайте ответ на этот вопрос. Это бесплатно.
Типы дистанционной работы
Работник выполняет должностные обязанности на протяжении всего срока действия трудового договора и в связи с этим не имеет рабочего места на территории работодателя
При необходимости работодатель вправе перевести персонал на удаленную работу, но срок дистанта не может превышать 6 месяцев
Трудовые обязанности подразумевают периодического присутствия работника в офисе, поэтому ему закрепляют соответствующий график посещений. Например, в понедельник он работает в офисе, а с вторника по пятницу из дома.
Еще бывает временно-принудительная удаленка, когда самого работодателя обязали отправить персонал по домам из-за эпидемии, несчастных случаев, чрезвычайного или военного положения в стране.
С этим мы все столкнулись в 2020 году в период COVID-19, когда по всей России была объявлена пандемия. В целях минимизации распространения коронавирусной инфекции, федеральные и региональные власти требовали перевести персонал на удаленный режим работы на основании экстренно выпущенных указов и постановлений.
С тех пор многие бизнесмены, опробовав удаленку, не захотели возвращать работников в офис, потому как поняли, что функции административного персонала реально выполнять из дома. Например, личное присутствие юриста, бухгалтера, оператора колл-центра, редактора и многих других специалистов в офисе необязательно. Зато сокращение количества присутствующих человек позволяет снимать в аренду помещение меньшей площади, что положительно влияет на бюджет компании.
Сюда же относятся опасные происшествия, возникшие на территории работодателя, например, пожар или наводнение. В таких случаях так же можно переводить часть или весь персонал на дистанционный формат. При этом ограничений по длительности (в полгода) не будет. Работодатель вправе удерживать работников дома, пока не будет исключена опасность нахождения в помещениях предприятия. В таких случаях согласие работников не требуется.
При приеме или переводе работников на дистанционку важно понимать, что эти люди фрилансерами не становятся. Удаленная работа подразумевает оформление по ТК РФ. На дистанционный персонал по-прежнему распространяется действие трудового, а не гражданского законодательства.
Рабочий день на удаленке в табеле рабочего времени отражается как обычная явка. Поэтому работодатель обязан оплачивать зарплату согласно ст. 136 и ст. 312.5 ТК РФ — каждые полмесяца, а не единожды в месяц как при договоре ГПХ. Помимо этого, организация выплачивает отпускные, больничные за первые 3 дня нетрудоспособности и выполняет иные обязанности, закрепленные за ним ст. 22 ТК РФ.
На заметку! Работодатель обязан предоставить работнику необходимое оборудование, например, компьютер с необходимыми программами, принтер, канцтовары, бумагу и т. д. Но если работник решил работать на домашнем ноутбуке, то ему следует выплатить компенсацию за износ техники. Каким образом она начисляется и когда выплачивается, закрепляют в коллективном и (или) трудовом договоре (ст. 312.6 ТК РФ).
Как оформить работника на удаленную работу
Перед тем как оформить сотрудника на удаленную работу определитесь с типом удаленки — постоянно или временно. Если работник еще только устраивается к вам на работу, то в заключаемом трудовом договоре сразу оговаривается, что работа будет выполняться в удаленном режиме.
Обязательно закрепите трудовой график работника — начало и окончание рабочего дня, количество и продолжительность перерывов. Если вам важно, чтобы он выполнял свои функции и был на связи с 8 утра до 17 вечера, то так и напишите в договоре. В противном случае сотрудник вправе работать когда пожелает, например, ночью (ст. 312.4 ТК РФ).
Еще один важный момент — способ взаимодействия работника с коллегами и руководством (ст. 312.3 ТК РФ). Продумайте, каким средством связи вы будете общаться с ним: по электронной почте, мессенджеру или телефону. При этом отметьте время отклика на ваше сообщение. К примеру, работник обязан проверять электронный ящик дважды в день и отвечать на письма в течение следующего рабочего дня. Иначе он вообще не будет следить за почтой и ответит, когда захочет. При этом юридически не нарушит правила, ведь они и не были закреплены в договоре.
На заметку! В качестве места выполнения работы в трудовом договоре указывают наименование предприятия, а не домашний адрес работника. Об этом сообщила трудовая инспекция в своем письме от 30.08.2021 № 77/7-26342-21-ОБ/10-30862-ОБ/1366.
Пропишите порядок вызова работника в офис. Даже если он на постоянной удаленке, то его присутствие может внезапно понадобиться для решения экстренных вопросов, планерок или совещаний. Например, удаленного юриста можно вызвать на работу, если начнется проверка от надзорных органов. Укажите, каким образом будете сообщать работнику о необходимости явки и в течение какого времени он обязан отреагировать. Аналогично стоит закрепить порядок передачи отчетов о проделанной работе, т.е. когда, каким способом и в какой форме работник обязан это сделать.
Отметим, что если работник проживает в другом городе, то вызов его в офис считается командировкой. За вынужденную поездку работнику следует оплатить суточные и стоимость поезда (Письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37458-6-1).
Теперь рассмотрим, как оформить перевод на удаленную работу для действующих сотрудников. Если работник уже оформлен у вас, но переводится на удаленку, то новый формат работы обязательно закрепляется дополнительным соглашением к действующему трудовому договору. В нем продумайте и закрепите все те же пункты, что и для договора новых работников. Дистанционный формат повлечет много вопросов даже от бывалого специалиста — каков режим дня, что и каким способом отправлять, кто и когда будет звонить, в каких случаях нужно прибыть в офис и т. д.
В экстренных случаях, например, при объявлении пандемии, персонал переводится массово приказом руководителя на основании постановления местного или федерального Правительства.
Как обмениваться документами при оформлении
Если работник устраивается к вам впервые, то необходимо соблюдать стандартную процедуру приема на работу и запросить документы, обязательные для заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ).
Удаленный работник может оформляться без посещения отдела кадров. Поэтому получить от него документы можно через интернет или по почте. Порядок оформления для дистанционных работников описан в ст. 312.2 ТК РФ.
Оформление дистанционной работы без посещения офиса и почтовых отправлений потребует наличие электронной подписи (ЭП). Работодателю необходима усиленная квалифицированная подпись, работнику — достаточно усиленной неквалифицированной. Однако он должен получить подпись самостоятельно в удостоверяющем центре.
Если одна из сторон не может приобрести подпись, то вариант с электронными документами становится невозможным. Только с помощью ЭП можно официально подписать договор.
Иногда работодатель высылает договор по электронной почте с подписью и печатью предприятия, а затем просит распечатать, подписать, отсканировать и отослать по электронке обратно. Однако это не сделает трудовой договор действующим.
Юридически он вступит в силу только после обмена электронными документами с ЭП или бумажными экземплярами с живой подписью. При отсутствии ЭП стороны направляют бумажные договоры почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
К услугам Почты России придется прибегать и если договор заключен с помощью ЭП, но работник желает иметь бумажный экземпляр. Он пришлет вам заявление, а вы в течение 3 дней отправите письмо (ст. 312.2 ТК РФ).
Что касается трудовой книжки, то если у работника есть бумажный формуляр, он должен принести ее или послать заказным письмом с уведомлением. Если книжки у него еще нет или он уже перешел на электронный формат (ЭТК), то записи о трудоустройстве будут сделаны электронным путем.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Периодическая дистанционная работа
Дистанционную работу можно выполнять на постоянной и временной основе. Один из видов временного дистанта – периодическая дистанционная работа (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). Специалисты Роструда также выделяют ее и как отдельный вид . При этом срок дистанционной работы (периодической) законом не определен. Его могут установить стороны по соглашению. А сама периодичность обусловлена чередованием работы – на стационарном месте и удаленно вне него.
Организуйте дистанционную работу в компании с учетом всех требований закона.
Скачайте образцы документов для работы:
Памятка «Положения в ЛНА о переводе на временную дистанционную работу по инициативе работодателя»
Комбинированная дистанционная работа: кому и когда устанавливается
У периодической дистанционной работы есть несколько неофициальных названий: комбинированная удаленная работа, смешанная дистанционная работа, гибридная, полу-дистанционная, частично удаленная и др. Например, стороны могут договориться о выполнении труда: две недели – на стационарном рабочем месте, две – удаленно; три дня – в офисе, два – на дистанте и т. д. Следовательно, по соглашению сторон возможен любой вариант режима. При этом важно соблюдать не только особенные правила к периодическому дистанту, но и требования к работе удаленно и на постоянном рабочем месте (когда сотрудник трудится в офисе).
Выясните, как определить место работы дистанционному сотруднику.
Обратите внимание! СОУТ при комбинированной удаленной работе, в отличие от постоянной, проводить нужно .
Дистанционная (удаленная) работа (ст. 312.1 ТК РФ) – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:
- вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);
- вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;
- при условии использования для выполнения данной трудовой функции;
- для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Виды дистанционной работы:
- на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора);
- временно:
- непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев;
- периодически – при условии чередования выполнения работником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте.
Дистанционный работник – это сотрудник, который заключил трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, а также выполняющий трудовую функцию дистанционно на основании локального нормативного акта (при временном переводе по инициативе работодателя).
Комбинированный дистанционный режим работы: кадровые документы
Комбинированная удаленная работа может быть установлена сотруднику как при приеме в компанию, так и в дальнейшем в процессе работы. Инициатива перевода на комбинированную удаленную работу может исходить как от работника, так и от работодателя. Например, на основании заявления и предложения. При согласовании частичного дистанта стороны подписывают допсоглашение к трудовому договору.
Режим рабочего времени , периодичность и продолжительность при гибридной работе могут быть установлены в таких документах (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ):
- в коллективном договоре (при наличии);
- в локальном нормативном акте – ЛНА (с учетом мнения выборной первичной профсоюзной организации – при наличии);
- втрудовом договорe;
- в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Составьте трудовой договор с дистанционным работником по руководству мини-курса .
Важно! Если режим рабочего времени при дистанционном труде не предусмотрен документами компании, сотрудник устанавливает его по своему усмотрению (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ).
Совет
Предусмотрите в кадровых документах условия и порядок вызова сотрудника с гибридным графиком на работу в офис (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ).
На практике комбинированную дистанционную работу устанавливают в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. В локальном же акте определяют общие правила применения удаленной работы в компании и его частные случаи, например, при временном переводе на дистанционку по инициативе работодателя (ст. 312.9 ТК РФ).
Что указать в трудовом договоре при комбинированной удаленке
- Наименование периодической удаленной работы.
- Срок периодического дистанта (при необходимости): конкретный (с привязкой к конкретной дате или к наличию (наступлению) определенных условий (обстоятельств) или неопределенный.
- Периодичность и чередование дистанционного и офисного труда (в том числе и отсылочные нормы к графикам работы).
- Место работы по месту госрегистрации работодателя.
- Правила вызова в офис.
- Иные положения, характерные для удаленной работы: порядок взаимодействия, предоставление оборудования и иных необходимых средств либо положение об их компенсации; правила предоставления отчетов, дополнительные основания расторжения трудового договора и проч.
- Иные обязательные и необходимые по мнению сторон условия трудового договора, не противоречащие закону.
Закон не устанавливает предельного срока для комбинированного дистанта, а также – длительность его периодов и их частоту. Поэтому с практической точки зрения важно определить периоды дистанционной и офисной работы и сам порядок их чередования.
Чередование периодов работы в офисе и дистанционно работодатель может устанавливать в специальном графике и знакомить с ним удаленных работников заблаговременно. Положение о применении этого правила можно предусмотреть в трудовом договоре.
Уточните примерные формулировки трудового договора с дистанционным работником о месте выполнения периодической дистанционной работы и сроке ее окончания.
Временный перевод на дистанционную работу без согласия сотрудника
Временный перевод работников на дистанционную работу разрешен при наступлении определенных чрезвычайных обстоятельств на их период. Среди них:
- катастрофа природного или техногенного характера;
- производственная авария;
- несчастный случай на производстве;
- пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия;
- принятие решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления;
- любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
Согласия о временном переводе на дистанционную работу от сотрудника в этом случае не нужно. Перевод на временный периодический дистант не отражают в трудовом договоре, однако издают ЛНА, регулирующий такой характер труда и его особенности. С этим актом нужно ознакомить работников.
За период временного перевода на сотрудника распространяются правила регулирования дистанционного труда. По окончании срока временного перевода сотруднику предоставляют прежнюю работу (ст. 312.9 ТК РФ).
Если же специфика труда на стационарном рабочем месте не позволяет выполнять ее удаленно либо его невозможно обеспечить необходимыми оборудованием и средствами, то периоды дистанционного труда оплачивают работнику как простой по независящим причинам (ч. 2 ст. 157 ТК РФ). При этом в колдоговоре, соглашениях, ЛНА может быть предусмотрен повышенный размер оплаты.
Работодатель должен представлять сведения об организации дистанционной работы, включая информацию о численности удаленных работников, в том числе – при временном дистанте (Приказы Минтруда от 26.01.2022 № 24 и от 14.02.2022 № 57 ). Теперь это можно сделать на платформе «Работа в России» (Письмо Минтруда от 29.06.2022 № 16-1/ООГ-2694).
Памятку о положениях в ЛНА при переводе на временный периодический дистант по инициативе работодателя скачайте по ссылке.
Как организуйте дистанционную работу в компании с учетом всех требований закона, что обязательно включить в договор с дистанционным работником, узнаете на нашем курсе .
Что нужно знать о комбинированной дистанционной работе
Сейчас дистанционный труд работников широко применяется в трудовых отношениях. Основными триггерами для развития и широкого применения дистанционных трудовых отношений в последние несколько лет стали пандемия коронавируса, распространившаяся по всему миру, и существенное развитие информационных технологий и инфраструктуры информационно-телекоммуникационных сетей.
В трудовое законодательство России было внесено множество поправок. Гл. 49.1 Трудового кодекса РФ, посвящённая дистанционным трудовым отношениям, претерпела множество качественных изменений, вызванных складывающейся практикой. Появились новые виды дистанционного труда. Одним из них стал комбинированный дистанционный режим. Об особенностях комбинированного дистанционного режима работы в своей статье расскажет эксперт «Что делать Консалт».
Путеводитель по кадровым вопросам в СПС КонсультантПлюс – информационный банк с практическими решениями любого вопроса кадрового делопроизводства.
Что такое комбинированная дистанционная работа?
Дистанционная работа, а равно и удалённая, подразумевает выполнение работником трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя. Для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с её выполнением, используется интернет.
Нормативно понятие «комбинированная дистанционная работа» законодательством не закреплено. Из анализа гл. 49.1 Трудового кодекса следует вывод, что комбинированная дистанционная работа это условие, при котором работник периодически выполняет трудовую функцию дистанционно. То есть он чередует периоды выполнения трудовой функции удалённо и периоды выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте. Условие о чередовании и периодичности выполнения трудовой функции дистанционно было закреплено в Трудовом кодексе в 2021 году. Это значительно прибавило правовой гибкости в сотрудничестве между работником и работодателем.
Какие возможны виды комбинированной дистанционной работы?
Ст. 312.1 и 312.9 Трудового кодекса, а также практика применения показывают, что комбинированный режим дистанционной работы может носить как непрерывный, так и периодический характер.
Непрерывность подразумевает длительные периоды работы дистанционно на срок, не превышающий шесть месяцев. Например, трудовым договором или дополнительным соглашением может быть предусмотрено, что работник выполняет трудовую функцию дистанционно в период с ноября по март, а в остальное время года работает на стационарном рабочем месте в офисе.
Периодичность означает, что работник чередует выполнение трудовой функции удалённо с периодами работы на стационарном рабочем месте в офисе. Варианты периодичности могут быть разными. Они не закреплены трудовым законодательством. Например, с понедельника по среду сотрудник работает дистанционно, а четверг и пятницу – в офисе. Можно предусмотреть график чередования, который будет утверждаться работодателем. Или же работник может выходить в офис по своему усмотрению, а работодатель вызывать его при необходимости в любой день недели.
Условие о периодичности выполнения трудовой функции дистанционно может быть ограничено конкретным сроком, а может распространяться на неопределённый срок. Я не говорю о сроке трудового договора, но подразумеваю срок действия самого условия о чередовании исполнения обязанностей дистанционно с исполнением обязанностей на стационарном рабочем месте. Так, например, ст. 312.9 Трудового кодекса закрепляет временный перевод работника по инициативе работодателя на дистанционную работу, которая может носить комбинированный характер, в исключительных случаях (эпидемия, авария, несчастный случай, решение органов власти). Временный характер в таких ситуациях обусловлен сроком наличия данных исключительных оснований.
Избежать ошибок в кадровых перестановках, а также в приёме и увольнении сотрудников поможет СПС КонсультантПлюс.
Как установить работнику комбинированную дистанционную работу в трудовом договоре при приёме на работу и как перевести работника на комбинированный режим?
Условие о дистанционной работе является обязательным для включения в трудовой договор при приёме на работу, если оно имеет место быть в реальной договорённости между работником и работодателем, либо при переводе на дистанционку условие об этом должно быть включено в трудовой договор дополнительным соглашением. Например, условие о периодичности, то есть чередовании, может быть закреплено так: «Работник периодически выполняет трудовую функцию дистанционно вне места нахождения работодателя с использованием интернета и сетей связи общего пользования. Устанавливается следующий порядок чередования периодов выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте: дистанционно ‒ в четверг и пятницу; на стационарном рабочем месте ‒ в понедельник, вторник, среду».
Есть одно исключение, когда при переводе работника на удалёнку не требуется вносить изменения в трудовой договор, то есть заключать допсоглашение, а значит, и не требуется получать согласие работника. Это те исключительные случаи, которые закреплены ст. 312.9 Трудового кодекса, при которых работодатель переводит сотрудника на дистанционную работу по своей инициативе. Например, в случае аварии, эпидемии либо по решению органов власти. Перевод в таких исключительных случаях оформляется локальным нормативным актом работодателя.
Учтите, выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы. Это закреплено ст. 312.5 Трудового кодекса. Например, два работника занимают одинаковые должности, работают в одинаковом режиме рабочего времени и выполняют одинаковые трудовые функции. Разница лишь в том, что один работает дистанционно, а другой – в офисе. Оклады (тарифные ставки) не могут быть разными. Также и при переводе работника на дистанционку неправомерно снизить ему зарплату, обосновав это выполнением трудовой функции удалённо.
Режим рабочего времени может быть одинаков как для периодов работы в офисе, так и для периодов работы дистанционно, а может и отличаться. Закрепите его трудовым или коллективным договором или же локальным актом. Режим рабочего времени при выполнении трудовой функции дистанционно в той части, в которой не будет закреплён, устанавливается работником по своему усмотрению.
Как обмениваться с работником кадровыми документами при установлении комбинированного режима дистанционной работы?
В условиях комбинированной удалёнки работодатель и работник могут взаимодействовать как с использованием кадрового электронного документооборота, так и бумажных носителей.
В случае заключения в электронном виде трудового договора или дополнительного соглашения к нему, со стороны работодателя должна использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, а со стороны дистанционного работника ‒ усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.
В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путём обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде. Способы взаимодействия необходимо предусмотреть в трудовом договоре или локальном акте. Это закреплено ст. 312.3 Трудового кодекса.
Для взаимодействия с работником в периоды выполнения им трудовой функции удалённо правомерно применять кадровый электронный документооборот, предусмотренный ст. 22.1 – 22.3 Трудового кодекса.
Каковы особенности организации труда работников в комбинированном дистанционном режиме (оборудование и программно-технические средства для выполнения трудовой функции)?
В периоды выполнения трудовой функции дистанционно работник с согласия или ведома работодателя может использовать свои собственные оборудование и программно-технические средства либо предоставленные работодателем.
В первом случае работодатель выплачивает дистанционному сотруднику компенсацию за использование принадлежащих ему оборудования и программно-технических средств.
При этом, независимо от того, своё оборудование и программно-технические средства использует удалёнщик, или предоставленные работодателем, сотруднику возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения должны быть предусмотрены в трудовом договоре или локальном акте. Компенсация может быть закреплена в виде фиксированной суммы или рассчитываться в определённом порядке. Возмещать можете, например, расходы на интернет и электроэнергию. Это лишь возможные варианты. В любом случае будьте готовы экономически обосновать эти выплаты в налоговой.
Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.
Так как в режиме комбинированной дистанционной работы сотрудник периодически выполняет трудовую функцию дистанционно, а периодически – на стационарном рабочем месте, организованном работодателем, законодательство об охране труда со всеми своими требованиями обязательно для исполнения в стандартном объёме. К тому же, согласно ст. 312.7 Трудового кодекса работодатель обязан осуществить ознакомление дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для выполнения трудовой функции дистанционно.
Таким образом, комбинированная дистанционная работа ‒ режим, когда сочетается выполнение работы дистанционно (удалённо) и на стационарном рабочем месте. Условие об этом необходимо предусмотреть в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
В исключительных случаях временный перевод сотрудника на комбинированную дистанционку не требует внесения изменений в трудовой договор, а оформляется локальным актом работодателя.
Особенности комбинированной дистанционной работы в том, что труд работника в периоды работы на стационарном рабочем месте регулируется так же, как и труд обычного работника, а в периоды временной дистанционной работы ‒ с учётом особенностей, установленных для дистанционных работников гл. 49.1 ТК РФ.
Автор: юрист-консультант «Что делать Консалт» Виктор Бочеев
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru