Расчетный листок достаточно выдавать один раз в месяц
При выплате заработной платы работодатель в силу ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса обязан извещать в письменной форме каждого работника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.
Буквально из ст. 136 ТК РФ следует, что расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, то есть как за первую, так и за вторую половину месяца. Однако при выплате так называемого аванса полный расчет всех сумм, причитающихся за этот период, не осуществляется. Удержания производятся по итогам всех начислений за месяц. Поэтому вся необходимая для заполнения расчетного листка информация становится известна только в последний день месяца. Роструд еще раз подтвердил, что расчетный листок достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной платы за отработанный месяц (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 17 сентября 2021 г. № ПГ/26944-6-1).
Расчетный листок: выдавать или нет сотрудникам
Каждый раз вместе с зарплатой сотрудникам приходит расчетный листок. Некоторые руководители считают, что это пустая трата бумаги и времени и можно обойтись без него. Нужно ли вообще выдавать этот документ, если да, то что в нем должно содержаться, всем ли сотрудникам выдавать и когда, и что будет, если не выдать, обо всем об этом поговорим в статье.
Скачайте образцы документов для работы:
Расчетный листок по заработной плате. Общие понятия
Согласно статье 136 ТК РФ компания при выплате зарплаты должна проинформировать работника о том, из каких частей состоит его вознаграждении за труд, что начислили дополнительно, какую сумму удержали и сколько дадут на руки. Для этого служит расчетный листок по зарплате. Поэтому на вопрос выдавать или нет, ответ однозначный — да.
Работники должны получить расчетный листок независимо от того, как им выплачивают зарплату: наличкой в кассе или перечислением на карту (письмо Минтруда от 23.10.18 № 14-1/ООГ-8459).
Кто в организации будет составлять и выдавать расчетные листы, в Трудовом кодексе не говорится. Работодатель сам назначает ответственных лиц. На практике часто применяют комбинированный вариант: составляет документы бухгалтерия, а выдачей расчетного листа по зарплате занимаются кадровая служба или IT, или непосредственный начальник каждого отдела.
Стоит помнить, что информация о зарплате работников — это персональные сведения, их разглашение может повлечь за собой штраф (ст.13.11 КоАП). Поэтому сотрудники, которые будут выдавать расчетные листки, должны подписать документ о неразглашении личных данных.
Какие новые требования работы с персональными данными будут предъявлять в 2022–2023 годах узнайте на нашем курсе .
Важно! Расчетный листок выдается только тем, с кем заключили трудовой договор. Если договор ГПХ, то выдавать листок не нужно, потому что на сотрудника не распространяется трудовое законодательство (ст. 11 ТК РФ). Более того, если расчетный листок такому работнику выдадут, то появится риск, что гражданско-правовые отношения переквалифицируют в трудовые.
Что учесть работодателю при заключении договора ГПХ читайте в статье .
Бывают ситуации, когда у человека нет начислений по зарплате, например, он в отпуске за свой счет или болеет. Как быть в этом случае? Согласно Трудовому кодексу работодатель должен информировать работника о его зарплате в момент, когда ее выплачивает. Соответственно, если нет выплат, то и сообщать ничего не нужно.
Эксперты «Онлайнинспекция.РФ» — информационная система Роструда – наоборот считают, что выдавать нулевой документ нужно. Ведомство отвечает за все, что публикует на этом портале, но специалисты Роструда всего лишь выражают свою точку зрения о применении Трудового кодекса. Все разъяснения на сайте «Онлайнинспекция.РФ» носят рекомендательных характер. Законодательными актами они не являются. Поэтому выдавать пустой расчетный листок по заработной плате или нет, решает работодатель.
Форма расчетного листка
Закон не устанавливает, как должен выглядеть расчетный лист, компания может разработать собственную форму. В большинстве случаев берут вариант из бухгалтерской программы.
Обратите внимание! Если вы печатаете расчетный листок сотрудника из 1С и даже если в учетной политике прописали, что будете использовать формы документов из программы, это не означает, что проверяющие вас не оштрафуют. Форму нужно утвердить отдельным приказом.
Скачать образец приказа можно по ссылке.
Расчетный листок по зарплате должен содержать все составные части вознаграждения за труд: оклад, отпускные, доплаты и премии, оплата трех дней больничного. Лучше выделить каждую часть отдельной строкой. Если начисляется северные коэффициенты, то их тоже указывают отдельно. Листки не обязательно заверять подписью и печатью, но работодатель может включить эти реквизиты в документ по своему желанию.
Расчетный листок образец можно скачать по ссылке.
Все, что не связано с зарплатой, например, пособия за счет ФСС или суточные указывать необязательно. Но если компания хочет известить сотрудника о таких выплатах, то можно. Предварительно в ЛНА нужно это прописать.
О новых правилах выплаты пособий из ФСС в 2022 году читайте в статье .
Совет
Даже если в компании никогда не задерживают зарплату, в расчетном листке нужно добавить строку для компенсации за задержку. Это следует из статьи 136 ТК РФ. Если такой строки не будет, то инспекторы могут выписать штраф.
Когда выдавать расчетный листок по зарплате
Раньше расчетные листки выдавали один раз в месяц в день выплаты зарплаты. Теперь работники должны их получать при каждой выплате: с авансом и окончательным расчетом за период.
Роструд ссылается на то, что в Трудовом кодексе нет понятия «аванс», это часть зарплаты за первую половину месяца. Согласно ст. 136 ТК РФ вознаграждение за труд нужно выплачивать каждые полмесяца, при этом работодатель должен информировать сотрудников о составе выплат, соответственно и расчетные листы нужно выдавать вместе с ними.
Минтруд в своем письме от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375 придерживается немного другой позиции. Когда в компании система оплаты труда повременная с четко установленными окладами, можно выдавать расчетный листок один раз в месяц. Если зарплата зависит от выработки, то документ оформляют при каждой выплате. Также если из аванса что-то удерживают, нужно сообщать работнику об этом.
В расчетном листке сотрудника значатся не только начисления, но и удержания. С 2023 года изменятся правила по НДФЛ. Согласно закону от 14.07.2022 № 263-ФЗ днем получения зарплаты будет считаться день ее выплаты. НДФЛ будут удерживать с аванса тоже, значит, работодатель должен будет сообщать об удержаниях сотрудникам в расчетном листе. Таким образом, выдача расчетных листков должна проводиться дважды в месяц.
Если сотрудник увольняется, расчетный листок нужно выдать в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
Как выдавать расчетные листки работникам
Выдавать расчетные листки можно на бумаге и в электронном виде (письмо Минтруда №14-1/ООГ-1560).
Когда компания выдает бумажный вариант, следует вести журнал выдачи расчетных листков, в котором фиксировать сведения о каждом документе. При получении сотрудники должны расписаться в журнале. Если нет росписи и сотрудник утверждает, что не получал листок, можно подтвердить факт показаниями свидетелей (решение Интинского гор.суда Республики Коми от 10.04.18 № 2-166/2018). Если наоборот сотрудник не хочет забирать свой квиточек, то нужно составить акт об отказе. А сам расчетный листок сотрудника можно уничтожить, хранить его закон не обязывает.
Когда в организации выдача расчетных листков электронная, но сотрудник принес заявление с просьбой выдать ему бумажный вариант, отказать нельзя. Работодатель обязан выдавать надлежаще заверенные копии документов о работе, то есть на бумаге, с подписью и печатью, не позже трех рабочих дней по письменному заявлению сотрудника (ст. 62 ТК РФ). Расчетный листок относится к таким документам.
Если используются электронные расчетные листки, то порядок их выдачи нужно закрепить в ЛНА, ознакомить с ним работников под подпись, и взять с каждого согласие на обработку персональных данных. Дополнительно работники должны написать заявление, чтобы им отправляли расчетный листок на электронную почту и указать на какую. Е-mail должен принадлежать сотруднику, высылать расчетные листки на почту третьим лицам нельзя. Подтверждением получения будет считаться уведомление о доставке.
Образец заявления на выдачу расчетного листка на электронную почту скачайте по ссылке.
Совет
Вместо ФИО укажите в расчетном листе табельный номер, этим вы защитите персональные сведения при пересылке и при этом не нарушите закон.
Можно также выкладывать расчетные листки работников на корпоративном сайте в личный кабинет, куда каждый сотрудник заходит со своим логином и паролем. А вот через мессенджеры лучше не отправлять. Официального запрета нет, но Роструд придерживается этой позиции.
Что будет, если не выдать расчетный листок
За невыдачу расчетного листка по зарплате компании грозит административная ответственность. Штраф за невыдачу расчетных листков составит:
– для организации за первичное нарушение от 30 000 до 50 000 тыс.руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП. За повторное — 70 000 руб (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
– для должностного лица за первичное нарушение от 1 000 до 5 000 тыс.руб., повторное 20 000 руб.
Компании малого и среднего бизнеса на первый раз могут получить предупреждение. При повторном нарушении тоже есть альтернатива штрафу, но для директора — дисквалификация на срок до трех лет.
Какую систему оплаты труда выбрать, как прописать корректно условия об оплате труда в ЛНА и трудовом договоре и другие вопросы, разбираем детально на нашем курсе « Управление оплатой труда »
Зачем работодателю расчётные листы
Начислить зарплату — выплатить зарплату. В этой короткой цепочке есть ещё один обязательный шаг, про который забывают начинающие работодатели — выдать расчётные листы. Рассказываем что это и как не получить из-за них штраф.
Что такое расчётный лист
В расчётном листе (он же зарплатный квиток) работодатель показывает все начисления и удержания из зарплаты сотрудника за месяц.
Расчётный листок обязаны выдавать все ИП и организации — это прописано в статье 136 Трудового кодекса. В квитке по зарплате работодатель расшифровывает:
- состав зарплаты за месяц — оклад, премию, доплаты и надбавки, например, за работу ночью;
- размер иных начислений — отпускных, больничных, выплат при увольнении и других;
- удержания из зарплаты, например, НДФЛ и удержания по исполнительным листам;
- общую сумму, которую сотрудник получит «на руки».
Но иногда кроме зарплаты сотрудник получает и «незарплатные» выплаты:
- подарки и материальную помощь,
- командировочные и суточные,
- компенсацию за использование личного имущества.
Эти суммы не включают в систему оплаты труда, поэтому можно не добавлять их в расчётный листок — так решили представители Минтруда в письме от 01.08.2018 № 14–1/ООГ-6433. Однако работодателю ничего не мешает расширить список выплат, которые он показывает в расчётном листе. Так даже безопаснее: с этих сумм тоже удерживают НДФЛ и сотрудник может не понять, почему сумма налога вдруг вышла больше.
Форму расчётного листка утверждает сам работодатель распоряжением или приказом — трудовым законодательством форма не закреплена. Специально знакомить сотрудников с формой квитка и собирать об этом подписи не нужно.
Кому и когда выдавать
Расчётные листы выдают сотрудникам на трудовом договоре, в том числе тем, кто работает дистанционно или по совместительству. А вот исполнители по договорам ГПХ квитки не получают — трудовые отношения с ними регулирует уже не Трудовой, а Гражданский кодекс. В нём ничего не сказано про уведомление исполнителя о сумме выплат.
Если у сотрудника не было дохода в этом месяце, зарплатный квиток не оформляют — раз нет выплат, то и показывать нечего. Так может произойти, если сотрудник был в длительном отпуске, на больничном или в декретном отпуске. Прогулы или период отстранения от работы в расчётный лист тоже не добавляют.
Несмотря на то, что зарплату надо платить не менее двух раз в месяц, расчётный листок можно выдать сотруднику один раз — в день окончательного расчёта (Письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).
Пример. Аванс за март выплатили 25 марта, а зарплату за вторую половину месяца — 10 апреля. Зарплатный квиток за март сотрудники получили тоже 10 апреля.
Если сотрудник увольняется, расчётный лист ему надо выдать в день увольнения.
Как выдать расчётный листок
С одной стороны Трудовой кодекс не ограничивает работодателя в способе выдачи зарплатного квитка, а с другой есть Минтруд, который признаёт законными только два способа. Какой бы вы ни выбрали — закрепите его в локальном акте.
На бумаге лично
Всё просто: заполнили расчётный листок, распечатали и отдали сотруднику лично в руки. Нельзя пройти по офису и разложить на столы подчинённых документы — так кто-то другой может увидеть чужую зарплату, а это уже тянет на разглашение персональных данных.
Обязательно попросите сотрудника расписаться в журнале выдачи расчётных листков. Или сделайте листки с отрывной частью (как доверенность): сотрудник забирает себе часть с суммами, а у вас остаётся корешок с подписью. Так ни один проверяющий не придерётся при проверке.
Отправить на электронную почту
Долгое время Минтруд не возражал против отправки квитков на электронную почту и даже в мессенджеры. Но с недавних пор государство стало тщательнее регулировать отношения с персданными, поэтому Минтруд изменил своё мнение. В письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 сказано, что расчётный лист, который работодатель направил в электронном виде, не соответствует требованиям трудового законодательства.
Правда есть и исключение. Если ИП или компания:
✔️ перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО),
✔️ пользуются специальной информационной системой,
✔️ закрепили такой формат передачи зарплатного квитка в локальном акте,
✔️ уведомили об этом сотрудников и получили от них согласие,
то всё в порядке, можно отправлять электронные квитки.
Штрафы
За нарушение правил выдачи расчётных листов работодателя могут оштрафовать. Сумма штрафа зависит от того, что именно нарушили.
Не выдали сотруднику квиток или не смогли подтвердить факт выдачи:
— ИП или должностное лицо компании — от 1000 ₽ до 5000 ₽
— ООО — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽
Выдали расчётный листок другому человеку, в том числе отправили на чужую электронную почту = разгласили персональные данные:
— ИП — от 20 000 ₽ до 40 000 ₽
— должностное лицо — от 8000 ₽ до 20 000 ₽
— организация — от 50 000 ₽ до 100 000 ₽
Выдали расчётный лист не по утверждённой форме:
— ИП и должностное лицо — от 1000 ₽ до 5000 ₽
— организация — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽
Хорошая новость в том, что малый и средний бизнес в первый раз может обойтись предупреждением. Но только если сотрудник не получил «имущественного ущерба» — ст. 4.1.1 КоАП РФ. То есть не потерял деньги из-за ошибки работодателя.
А вот за повторное нарушение штрафы только вырастут. Поэтому мы советуем не забывать про расчётные листы и выдавать их по всем правилам.
А что в Эльбе?
Расчётные листы Эльба формирует автоматически, во время выполнения задачи «Выдать зарплату». Для этого зайдите в задачу за нужный месяц и на первом шаге «Рачёт зарплаты» нажмите кнопку «Распечатать» → Расчётные листы. После этого распечатайте квитки и передайте сотрудникам под подпись.
Статья актуальна на 09.11.2023
«Работодатель обманывает с зарплатой. Как это проверить?». Что такое расчетный листок и как его получить
Каждый месяц сотрудники, оформленные по трудовым договорам, получают расчетные листки. Кто-то относится к документу как к формальности, а кто-то — внимательно изучает каждое начисление. Рассказываем, из чего состоит документ, для чего он нужен и куда жаловаться, если ваша организация пренебрегает правилами и не составляет расчетку.
Что такое расчетный листок и зачем он нужен
- составные части заработной платы;
- иные начисления, вроде больничных, командировочных, отпускных и прочих выплат;
- сумма удержанного НДФЛ;
- сумма других удержаний — например, компенсация работодателю за материальный ущерб;
- общая сумма к выдаче.
Документ позволяет вам получить полное представление о заработной плате. С ним можно обратиться за разъяснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию организации. Кроме того, расчетный листок станет важным документом, если дело дойдет до судебного разбирательства или жалобы в трудовую инспекцию.
Кто составляет расчетный лист?
Ни Трудовой кодекс РФ, ни Минтруд не регламентирует, кто должен формировать и выдавать расчетки от имени работодателя. Это руководитель должен определить сам. В России принято, что расчетные листки формирует и выдает бухгалтерия. Это просто: в бухгалтерских программах есть функции автоматического формирования расчетки.
Иногда задачи распределяются: бухгалтерия составляет документ, а выдает или рассылает его кадровик. ИП с сотрудниками, понятно, сам составляет расчетки и сам же их передает работникам.
Расшифровка кодов и образец
Кодировки доходов в расчетном листке могут быть двух типов: общепринятые в отчетности по НДФЛ либо принятые внутри организации. Во втором случае персонал должны ознакомить с расшифровками таких кодировок любым из следующих способов:
- рядом с кодом указать расшифровку;
- в коллективном договоре перечислить действующие кодировки и их расшифровку.
А вот расшифровки, принятые в отчетности по НДФЛ:
| Код | Расшифровка |
| 2000 | Начисленная зарплата за выполнение трудовых обязанностей. |
| 2012 | Отпускные выплаты. |
| 2002 | Выплата премии. |
| 2014 | Выходное пособие. |
| 2300 | Пособие по временной нетрудоспособности (больничные). |
| 2530 | Зарплата в натуральном выражении. |
| 2720 | Стоимость врученных подарков. |
| 2762 | Материальная помощь при рождении ребенка или усыновлении. |
| 1010 | Выплаченные дивиденды. |
| 2010 | Выплаты по договору ГПХ. |
В некоторых организациях коды доходов не пишут, а сразу пишут вид. В этом случае расчетный лист выглядит так.
Для кого необходимо делать расчетный лист
Расчетный листок нужно выдавать всем наемным сотрудникам, оформленным по трудовым договорам. Получить документ должны и сезонники, и совместители, и временные работники.
Есть только одно исключение: нулевые доходы. То есть если за прошедший месяц сотрудник ничего не заработал, то и выдавать ему документ не нужно.
Соответственно, если работник находится в декрете или в продолжительном административном отпуске, то бухгалтерии и кадровикам не нужно тратить время, чтобы в течение нескольких месяцев отправлять расчетку с нулевыми начислениями.
Расчетные листки также не нужно составлять для работников на договорах ГПХ. Если следовать норме закона, они не сотрудники компании, а наемные специалисты, которые оказывают услуги. Более того, выдача расчетного листка коллеге на договоре ГПХ влечет за собой риск переквалификации отношений из гражданско-правовых в трудовые.
Когда и как выдают расчетный листок
Зарплату выплачивают как минимум два раза в месяц, однако расчетный листок сотрудники должны получать при окончательном расчете. К примеру, в вашей организации выдают зарплату два раза в месяц: 20 числа — за первую половину месяца (аванс) и 5 числа следующего месяца — за оставшийся период (зарплата). Значит, расчетный лист работодатель выдаст вам в день получения зарплаты.
Когда сотрудник увольняется, документ выдается в последний рабочий день, после того как работодатель окончательно рассчитает выплату.
Расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.
Как передать работнику расчетный лист
ТК РФ не регламентирует, как именно организации должны передавать документ сотрудникам, но есть позиция Минтруда. Ведомство разрешает выдавать электронную версию расчетного листа по электронной почте, в системе кадрового электронного документооборота или в личном кабинете корпоративного портала. Правда, это положение обязательно должно быть указано в трудовом договоре или в других коллективных внутренних нормативных документах.
Расчетный листок — личные данные сотрудника. Поэтому доступ к нему имеют только лица, под подпись ознакомленные, что эта информация — конфиденциальная. Обычно это бухгалтеры и кадровые специалисты. Они же должны убедиться, что информация о выплатах конкретного сотрудника не попадет другим коллегам.
Должен ли работодатель подтверждать, что выдал расчетный лист
Трудовой кодекс не требует от работодателей подтверждения, что сотрудники получили расчетные листы, то есть не требуется вести учетный журнал, когда и кто их получил. Но при этом есть наказание, если работник не получает информацию о заработной плате.
Чтобы в будущем избежать этого наказания, во многих организациях все-таки просят сотрудников подписываться в учетном журнале или на втором экземпляре расчетного листка. Это нормально.
Как проверить расчетный листок
| Расшифровка | |
| Начислено | Сумма начисленного заработка (оклад, премии и надбавки), оплата за отпуск, оплата больничного листа, материальная помощь и прочие выплаты. |
| Удержано | НДФЛ, удержания по исполнительным листам (например, алименты), удержания по заявлению работника (например, благотворительные взносы). |
| Выплачено | Сумма, выданная работнику в течение месяца — аванс, зарплата, отпускные и так далее. |
| К выплате | Сумма, которую работник получит на руки, то есть после вычета всех прошлых выплат и удержаний. |
Можно ли запросить расчетный листок раньше срока
Вы можете попросить предоставить расчетный лист за любой период с момента, когда вы устроились в организацию. Работодатель обязан выдать документ в течение трех дней.
Заявление пишется в свободной форме. Вот пример подобного обращения.
Что делать, если работодатель не выдает расчетный листок или выдал неверный
Невыдача расчеток — это административное нарушение. Штраф для должностных лиц и ИП — 1–5 тыс. рублей, для юрлиц — 30–50 тыс. рублей. За первое нарушение могут выписать только предупреждение, но если работодатель повторно нарушает правила, штрафы назначают выше, а должностным лицам грозит дисквалификация сроком до трех лет.
Если работодатель не выдает документ, напомните ему о его обязательствах. Если спокойный разговор не помог, обращайтесь в трудовую инспекцию. Сделать это можно разными способами:
- На сайте онлайнинспекция.рф. Это официальный сайт Роструда. Вам нужно выбрать категорию жалобы «Прочие вопросы» → «Иное нарушение трудовых прав».
- Отправить заявление электронной почтой в инспекцию.
- Через «Госуслуги». Услуга называется «Заявление о нарушении трудовых прав».
Важно! Анонимные жалобы трудовая инспекция не рассматривает. Однако раскрытия тайны обращения можно избежать, если в заявлении попросить сохранить конфиденциальность. Тогда инспекторы обязаны сохранить данные заявителя в секрете.
Что такое расчетный листок и для чего он нужен: кратко
- Расчетный листок — это документ с детализацией всех начисленных сотруднику выплат на работе.
- Лист выдается в день зарплаты. В нем отражается информация за прошедший месяц.
- Документ должны выдавать всем сотрудникам, которые оформлены по трудовым договорам. Лист не составляется только для тех, у кого нулевые начисления за период.
- Если работодатель не выдает расчетный лист или допускает в нем ошибки, можно пожаловаться в трудовую инспекцию. Организацию оштрафуют и выпишут предписание исправиться.
\n \n\t\t\t \n\t\t\t \n\t\t \n\t»,»content»:»\t\t
\n\t\t\t\u0412\u044b \u043d\u0435 \u0430\u0432\u0442\u043e\u0440\u0438\u0437\u043e\u0432\u0430\u043d\u044b \u043d\u0430 \u0441\u0430\u0439\u0442\u0435.\n\t\t \n\t\t
\n\t\t\t \n\t\t\t\t\u0412\u043e\u0439\u0434\u0438\u0442\u0435\n\t\t\t \n\t\t\t\u0438\u043b\u0438\n\t\t\t \n\t\t\t\t\u0437\u0430\u0440\u0435\u0433\u0438\u0441\u0442\u0440\u0438\u0440\u0443\u0439\u0442\u0435\u0441\u044c.\n\t\t\t \n\t\t \n\t»>’ >