Что делать с ошибочно присланными конфиденциальными документами

УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Входящий документ — документ, поступивший на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие документы могут быть доставлены по почте, факсу, электронной почте, курьером.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

• • первичную обработку;
• • предварительное рассмотрение;
• • регистрацию;
• • рассмотрение руководством;
• • направление на исполнение;
• • исполнение;
• • контроль исполнения;
• • подшивку в дело.

При поступлении документов в первую очередь проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• • ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• • полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам. Этот комплект передается для утверждения и принятия решения по данному факту.

Не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично».

При вскрытии корреспонденции упаковка уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

• • в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• • при поступлении обращений граждан;
• • в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• • получена доплатная корреспонденция;
• • полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует;
• • документы имеют просроченный срок исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичная ошибка, допускаемая при обработке входящей корреспонденции, — учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации, а остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными. В данном случае входящий документопоток указывается значительно заниженным. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа.

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

• • если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
• • если к письму прилагается(ются) документны), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

• • если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ»;
• • если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., отмечается точное время их получения;
• • если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

Документы, поступившие в нерабочее время, принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В каждой организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку. Целесообразно будет перейти к рассмотрению этапов обработки поступающей корреспонденции.

Этапы обработки поступающей корреспонденции

Обработка поступающей корреспонденции включает:

• • проверку правильности доставки документов;
• • проверку целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);
• • фиксацию факта поступления документов;
• • сортировку документов для последующей передачи по назначению.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются.

Следующий шаг — проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:

• • отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям;
• • присутствие документов, предназначенных для другого адресата.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись; при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов.

В первую очередь обрабатываются телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами.

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. Отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа.

В случае если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.

Последний этап первоначальной обработки поступившей корреспонденции — сортировка, в процессе которой документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые. К нере- гистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях, как правило, это рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства. Экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию. Если в организации принята смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

• • документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства);
• • документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Разработка и оформление конфиденциальных документов

Под конфиденциальным документооборотом понимается движение конфиденциальных документов после их учета до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, конфиденциальный документооборот включает в себя организацию работы с конфиденциальными документами в процессе их рассмотрения, исполнения, использования и подготовки к отправке.

Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.

Учет конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются машинные и бумажные носители.

Машинные носители: жесткие магнитные диски, оптические диски, флеш-накопители.

Бумажные носители: для текстовых документов — спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради; для чертежно-графических документов — ватман, калька, миллиметровая бумага.

Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых конфиденциальных документов. На бумажных носителях проставляется:

— на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу — учетный номер;

— на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;

— на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации – только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.

Средства вычислительной техники, используемые для изготовления конфиденциальных документов, должны быть аттестованы согласно требованиям нормативных документов,и учтены службой безопасности организации. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.

На всех носителях — гриф конфиденциальности, номера листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов – количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа. На самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).Учет бумажных и магнитных носителей производится по каждому виду тайны раздельно.

Если проект документа был напечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.

Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, но и любое движение и местонахождения документа.

Учету подлежат все без исключения, изготовленные в организации и полученные ею конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов, документов выделенного хранения.

Учет изданных документов, разработанных в организации рукописным, машинописным способом или с использованием средств вычислительной техники, осуществляется независимо от того, направляются эти документы в другие организации или являются внутренними.

Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других организаций, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставиться документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах и карточках.

Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.

Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат перенесению на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.

Носители конфиденциальной информации также учитываются в журналах или карточках.

Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

В формах учета носителей не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

Под исполнением конфиденциального документа понимают – «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач».

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.

При получении документов исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его листов.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.

Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения. При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки). Из карточек контроля документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если коммерческая тайна («КТ») является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

Конфиденциальные бумажные документы составляются в строго ограниченном количестве экземпляров. Исходящие документы составляются, как правило, в двух экземплярах, а внутреннего обращения – в одном.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в журнале регистрации документов с грифом «КТ» При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ».

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отправление конфиденциальных документов в другие организации производится в пакетированном виде. Конверты (пакеты) должны быть из плотной непросвечивающейся бумаги. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка «Лично»или «Срочно». По центру пакета пишутся адрес и наименование предприятия получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия отправителя.

Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным.

При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме. Со стороны клапана в пакет помещается чистый лист.

Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов, либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея

Пакеты с конфиденциальными документами могут доставляться через специальную связь или почтовое отделение связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе.

Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа аббревиатурой: ДСП (для документов, содержащих служебную тайну) или КТ (для документов, содержащих коммерческую тайну). При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр. Передача пакетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи. Доставка конфиденциальных пакетов в другие организации, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя организации работником службы конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или расписке.

Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах.

В процессе исполнения конфиденциальных документов в целях предотвращения их утраты и утечки содержащейся в них информации исполнители должны:

— иметь на столе в служебном помещении только те документы, с которыми осуществляется работа, все остальные хранить в запираемом металлическом шкафу (сейфе);

— держать документы в положении, исключающем возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним санкционированного доступа;

— при выходе в течение рабочего дня из служебного помещения убирать документы в металлический шкаф (сейф); при выходе из помещения всех исполнителей оно должно запираться;

— при необходимости передачи документа другим допущенным к нему лицам передачу осуществлять через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке;

— в конце рабочего дня передавать все документы в подразделение конфиденциального делопроизводства; хранение документов в нерабочее время в металлических шкафах(сейфах) служебных помещений допускается по разрешению руководителя организации и службы безопасности при наличии подключения помещений к охранной сигнализации;

— об утрате документа или отдельных листов из него немедленно сообщать в подразделение конфиденциального делопроизводстваи своему непосредственному руководителю.

Учет поступивших и разработанных конфиденциальных документов

Учет поступивших и разработанных конфиденциальных документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем ограничительной пометки и даты, с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме (журнале).

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями соответствующим образом в оформленных запечатанных пакетах.

Справка: При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства проверяет:

1. Наличие грифа конфиденциальности на пакете, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия – отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати.
2. Убеждается, что содержимое пакета не просматривается.
3. Соответствие на пакете и в сопроводительном документе на него (реестре) наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), ограничительной пометки конфиденциальности.

После проверки пакета на соответствие всем требованиям оформления, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства. Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются.

Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов.

После вскрытия пакета поступившему документу присваивается очередной номер по журналу учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов. Журнал хранится в течение календарного года.

На самом документе в правом углу нижнего поля первого листа проваляется отметка о поступлении, которая содержит учетный номер, присвоенный документу, ограничительной пометки конфиденциальности, дату поступления, количество листов. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно его количество листов и через знак «+» общее количество листов всех конфиденциальных приложений. При наличии открытых (не конфиденциальных) приложений количество листов отражается отдельно через знак «+» с добавлением аббревиатуры «н/с» (несекретные). На самом приложении, на первом листе каждого приложения (как конфиденциального, так и открытого), в правом углу нижнего поля проставляется штампом или от руки отметка «К Уч. №___» с указанием номера, присвоенного документу в целом, и аббревиатурой его грифа конфиденциальности.

Документы, присланные в пакетах с пометкой «Лично для…», не вскрываются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства, а учетный номер, присвоенный документу, ограничительной пометки конфиденциальности и дата поступления проставляются на пакете. Такая корреспонденция вскрывается указанным на пакете адресатом. Поступившие машинные носители после занесения их в журнал учета поступивших пакетов регистрируются в журнале учета машинных носителей в том же порядке, что и документы.

Если поступивший документ подлежит передаче на выделенное хранение, то без присвоения входящего учетного номера, присваивается очередной порядковый номер журнала учета документов выделенного хранения.

Принятые документы должны доносится адресату не позднее следующего рабочего дня после его получения.

1. Разработанные конфиденциальные документы.

Учет изданных документов включает изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними. Печатание таких документов осуществляется в специально отведенных для этого помещениях и на определенных комплектах ЭВМ.

Все разработанные конфиденциальные документы регистрируются в журнале учета изданных документов. После регистрации, изданные документы переводятся на выделенное хранение[1], направляются в другие предприятия или подшиваются в соответствующее дело.

Данные о движении документов конфиденциальной информации с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации необходимо своевременно отражать в регистрационных формах (журналах), чтобы в любой момент можно было определить местонахождение этих документов и проконтролировать их сохранность.

[1] Выделенное хранение – постановка изданного конфиденциального документа на инвентарный учет по соответствующей регистрационной форме (журналу)

Учет и регистрация конфиденциальных документов

Почему на пакетах (конвертах) с конфиденциальными документами не проставляют гриф конфиденциальности?

гриф проставляют всегда
чтобы не привлекать внимания
т.к. это не имеет никакого значения, важно лишь содержание конверта
3. Multiple Choice
45 seconds
Что делать с ошибочно присланными конфиденциальными документами?
Их нужно выбросить
Их нужно отправить обратно
По согласованию с отправителем переслать в нужный адрес
4. Multiple Choice
45 seconds

На что будут ссылаться при регистрации входящих документов, потенциально содержащих конфиденциальную информацию?

на Перечень
на решение руководителя
на здравый смысл
на наличие грифа, который обязан поставить отправитель
5. Multiple Choice
45 seconds

Что происходит с конфиденциальными документами, которые не исполнены в текущем делопроизводственном году?

их уничтожают
их переводят для исполнения в новом делопроизводственном году
такой необходимости никогда не возникает, т.к. организации обязаны все исполнить в текущем году
6. Open Ended
Перечислите варианты упаковки пакета с конфиденциальными документами
7. Multiple Choice
45 seconds
Что подразумевает экспедиционная обработка?
учет и регистрацию входящих пакетов и документов
учет и регистрацию исходящих пакетов и документов
и то и другое
правильного ответа нет
8. Multiple Choice
45 seconds

Обязательно ли вести два отдельных журнала для учета пакетов конфиденциальных документов и самих документов?

9. Multiple Choice
45 seconds
За что отвечает служба конфиденциального делопроизводства?
за учет и регистрацию конфиденциальных документов
за передачу документов между исполнителями
за контроль за сроками исполнения документов
правильного ответа нет
10. Multiple Choice
45 seconds

Какая отметка должна стоять в журнале учета входящих документов, если конфиденциальный документ пришел с сопроводительным письмом, которое, в свою очередь, не содержит конфиденциальной информации?

сопроводительное письмо не нужно регистрировать
«без приложения не конфиденциально»
письмо регистрируют отдельно, а приложение отдельно
11. Multiple Choice
45 seconds
Кто отвечает за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения:
должностное лицо, назначенное приказом руководителя
любой сотрудник
12. Multiple Choice
45 seconds
Какие сведения указываются на последнем листе документа
гриф ограничения доступа к документу
фамилия и номер телефона исполнителя
фамилии должностных лиц, имеющих доступ к документу
13. Multiple Choice
45 seconds
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются
в те же дела, что и открытые документы
в отдельное дело (дела)
14. Multiple Choice
45 seconds
Печатание конфиденциальных документов производится
сотрудником машбюро
сотрудником службы конфиденциальной информации
исполнителем
15. Multiple Choice
45 seconds
Номенклатура дел для документов, содержащих гриф «КТ», является
составной частью общей номенклатуры дел
общей номенклатурой, но на делах с конфиденциальными документами ставится особая отметка
самостоятельным документом
16. Multiple Choice
45 seconds
Отправка конфиденциальных документов осуществляется
исполнителем
сотрудником службы конфиденциальной информации
секретарем
17. Multiple Choice
45 seconds
С какими документами должен познакомиться работник, получивший доступ к конфиденциальной информации
обязательство о неразглашении коммерческой тайны
должностная инструкция
памятка работнику
примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
18. Multiple Choice
45 seconds
Список сотрудников, имеющих право пользоваться делом, пишется
на обложке дела
на внутренней стороне обложки дела
в описи дела
в заверительном листе к делу
19. Multiple Choice
45 seconds
Что такое конфиденциальная информация

это зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

это зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с обязательным проставлением грифа конфиденциальности

это любая информация имеющая конфиденциальный характер даже если она предоставлена в устном виде
20. Multiple Choice
45 seconds

Стоит ли принимать надорванный пакет (конверт) с конфиденциальными документами, если он адресован в вашу организацию?

нет, не стоит, нужно составить акты и вернуть обратно
да, стоит, но составить акты
нет, не стоит принимать, и акты составлять тоже не стоит
21. Open Ended

При командировании работников в другие организации контрагенты для проведения совместных работ им выдаются