Акт сверки с поставщиком с расхождениями
Подборка наиболее важных документов по запросу Акт сверки с поставщиком с расхождениями (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Обязательства:
- Административные правоотношения
- Акт сверки взаимных расчетов
- Акт сверки взаимных расчетов кто подписывает
- Акт сверки взаимных расчетов это
- Акт сверки как признание долга
- Показать все
- Обязательства:
- Административные правоотношения
- Акт сверки взаимных расчетов
- Акт сверки взаимных расчетов кто подписывает
- Акт сверки взаимных расчетов это
- Акт сверки как признание долга
- Показать все
- Поставка:
- 60 счет
- Акт возврата некачественного товара
- Акт недопоставки
- Акт о выявленных недостатках товара
- Акт о скрытых недостатках
- Показать все
Судебная практика
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами
(КонсультантПлюс, 2023) Для этого с такими контрагентами, как покупатели, поставщики и заимодавцы, по возможности подпишите акты сверки или получите иные документы, свидетельствующие о подтверждении ими суммы задолженности. При наличии расхождений между собственными данными и данными контрагента постарайтесь найти причину и урегулировать расхождения.
Нормативные акты
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон «О полиции» N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2023 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей
Контактная информация
117292 , Москва , ул. Кржижановского, 6 (центральный офис)
Акт сверки
Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы.
ООО проводят сверку с контрагентами минимум раз в год — перед тем, как составить годовую отчётность. Для ИП акт сверки необязателен.
Для чего используется
Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.
Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.
Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.
Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.
Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.
Создайте акт сверки в Эльбе
Пользуйтесь всеми возможностями Эльбы 30 дней бесплатно.
Кто участвует в составлении документа
Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.
Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.
Как провести сверку по расчётам
Акт сверки составляют по одной из позиций:
- По наименованию или артикулу товара.
- По договору.
- По конкретной поставке.
- По определённому промежутку времени.
Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.
Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.
Как сделать акт сверки
Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.
Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.
Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.
Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.
С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.
Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.
Как создать акт в Эльбе
Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».
Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:
По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.
Статья актуальна на 29.11.2023
Акт сверки с расхождениями: как оформить, проверить, согласовать и подписать
Без акта сверки немыслим полноценный учет расчетов с контрагентами, цивилизованный документооборот и достоверная отчетность. Еще значительнее его роль при сверке расчетов с налоговиками. Нередко указанные в акте цифры требуют дополнительных уточнений и согласований. Расскажем, как оформить сверку таким образом, чтобы все стороны остались довольны.
Акт сверки — что за документ?
Акт сверки знаком каждому бухгалтеру. Однако правил его оформления в нормативных документах не установлено, как и закрепленной законодательно расшифровки термина. Сформулируем его исходя из практики.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, фиксирующий размер взаимных требований сторон на указанную в нем дату, на основе которого можно выявить расхождения в расчетах.
С помощью акта сверки проще всего выявить расхождения в учетных данных контрагентов, выяснить их причины, урегулировать разногласия, выставить претензию, обратиться в суд за востребованием неурегулированной задолженности.
Кто должен подписывать акт сверки
К акту сверки не предъявляются особые требования — закон о бухучете не относит его в разряд бухгалтерской первички. При этом подпись на акте является обязательным и важным элементом. Если акт подписан обеими сторонами без оговорок, задолженность или ее отсутствие считаются согласованными.
Практика показывает, что для придания акту сверки статуса официального документа на нем должна стоять подпись главного лица компании — руководителя (или лица, уполномоченного подписывать такие документы).
Обычно руководитель не рискует ставить свою подпись на акте сверки раньше, чем достоверность отраженных в нем данных не подтвердит главный бухгалтер. Поэтому в хозяйственной жизни акт подписывают с каждой стороны два ответственных лица: директор и главбух.
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
На акте также может присутствовать подпись и реквизиты (ФИО, должность, телефон) исполнителя — лица, ответственного за оформление акта сверки и/или отвечающего за правильность отражения в учете сверяемых данных. Это может быть рядовой бухгалтер или иной специалист, на которого возложены такие обязанности.
Шесть функций акта сверки
Перечислим основные функции акта сверки:
Бланк акта сверки
Унифицированного утвержденного бланка акта сверки не существует, поэтому его можно оформить:
- на бланке, согласованном сторонами при заключении договора (ст. 309 ГК РФ);
- по самостоятельно разработанной форме (Письмо Минфина от 18.02.2005 N 07-05-04/2);
- по форме, предлагаемой учетной программой.
В последних двух случаях форму акта желательно также согласовывать заранее обеими сторонами договора.
Результаты сверки расчетов стороны при желании могут оформить в электронном виде по утвержденному формату (Приказ ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405@).
Вот как может выглядеть бланк акта сверки:
К заполненному акту обычно прикладывают сопроводительную записку, где указывают срок, в течение которого его нужно подписать и вернуть обратно, а при наличии расхождений — сообщить о них контрагенту.
Образец акта сверки
Акт сверки оформляет одна из сторон договора и отправляет на согласование контрагенту. Бухгалтерия контрагента заполняет акт своими данными и выводит окончательное сальдо расчетов. Затем акт подписывает ответственное лицо и один экземпляр отправляется обратно — той стороне, которая оформила акт.
Так выглядит заполненный акт сверки: Word
На практике встречается и другой вариант: бухгалтерии обеих компаний обмениваются черновиками своих вариантов акта сверки без подписей ответственных лиц. При отсутствии расхождений (по устной договоренности) одна из сторон оформляет и подписывает два экземпляра акта сверки. Отправляет оба акта контрагенту. Тот в свою очередь проставляет подпись в обоих экземплярах, оставляя себе один экземпляр. Второй экземпляр акта пересылается контрагенту.
Если записи в акте сверки по данным сторон не совпадают, контрагенты составляют протокол разногласий. Расскажем, как его составить.
Акт сверки с расхождениями
Как поступить контрагенту, получившему на согласование акт сверки, сведения в котором не совпадают с собственными данными, зафиксированными в учете? Единых правил не существует. Порядок урегулирования разногласий по акту сверки, а также процедура его оформления и согласования могут быть прописаны контрагентами в договоре.
Если письменно такой порядок не закреплен, можно следовать такой схеме:
- инициатор сверки отправляет акт сверки на подпись контрагенту;
- если есть разногласия по сверке, стороны договора проводят совместные консультации для выявления и устранения причин несоответствий — в письменной или устной форме;
- по результатам консультаций оформляется согласованный сторонами акт сверки.
Если к согласию прийти не удается, оформляется протокол разногласий, в котором отражается в деталях, по каким суммам/документам не согласен контрагент. Word
Каждая несогласованная сумма должна подтверждаться первичным или иным документом, имеющим законную силу. Все обозначенные в протоколе документальные обоснования и доказательства в виде копий прикладываются к протоколу.
Можно применять и другой вариант, когда в ответ на акт сверки, в котором выявлены расхождения, контрагент сразу отправляет протокол урегулирования разногласий. При этом сам акт сверки остается без его подписи. Word
Акт сверки в 1С
С появлением учетной автоматизации сформировать акт сверки стало минутным делом. Причем получить его можно в разных вариациях:
Электронная сверка
С 21.07.2023 появилась возможность обмениваться с контрагентами электронными актами сверки расчетов (Приказ ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405).
Воспользоваться этой новинкой могут компании и ИП, подключившие ЭДО.
Налоговая сверка-2023
Рассмотрим, как проходит налоговая сверка в 2023 году.
Форма акта
С 08.08.2023 действует Приказ ФНС от 21.06.2023 N ЕД-7-19/402@, утвердивший две формы акта сверки расчетов — по суммам:
- признаваемым ЕНП (Приложение N 1);
- перечисленных не в качестве ЕНП (Приложение N 2).
В акте предусмотрены графы для отражения данных налогоплательщика и расхождений с данными ФНС:
Строка акта сверки Какие данные содержит 1. «Начислено (доначислено)» Сумма начислений по данным деклараций, итогам налоговых проверок и судебных разбирательств 2. «Уменьшено» Сумма, на которую контролеры уменьшили начисления (например, после подачи уточненки) 3. «Поступил ЕНП» Сумма, перечисленная единым налоговым платежом 4. «Распределено ЕНП» Распределение ЕНП по конкретным налогам, пеням, штрафам и процентам 5. «Передано сальдо» Долг компании/ИП (отрицательное сальдо ЕНС) 6. «Принято сальдо» Переплата (положительное сальдо ЕНС) 7, 8, 9. «Списана задолженность» Списания реструктуризированной задолженности по пеням и штрафам, постановлениям Правительства 10. «Возвращено из бюджета» Сумма налогов, взносов, пеней, штрафов и процентов, возвращенных из бюджета (в т. ч. по заявительному порядку возмещения НДС и акцизов) 11, 12, 13. «Отсроченные и приостановленные платежи» Данные об отсрочках, приостановленных к взысканию налоговых платежах по решениям инспекции и судов Формирование актов сверки с налоговыми органами по состоянию на 28 число каждого месяца приостановлено в рамках проведения работ по актуализации ЕНС. Оно автоматически возобновляется с 29 числа текущего месяца. Блокировка переносится на ближайший рабочий день при совпадении 28 числа с нерабочим днем (Письмо ФНС от 28.04.2023 N АБ-4-19/5479@).
Как получить акт
С 2023 года акт сверки компании и ИП по-прежнему вправе запросить в ИНФС (пп. 5.1. п. 1 ст. 21 НК РФ).
Для упрощенной сверки налоговых платежей и обязательств ФНС разработала три вида справок (пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ):
- справку о сальдо ЕНС;
- справку по суммам, перечисленным в качестве ЕНП;
- справку об исполнении обязанности перед бюджетом.
Чтобы получить бумажный акт сверки, нужно передать в инспекцию заявление. Его форма приведена в Письме ФНС от 29.12.2022 N АБ-4-19/17879@. PDF
Заявление, поданное на бумаге, лучше оформить в двух экземплярах — на одном инспектор сделает отметку, что документ принят. Другой заявитель оставит себе как подтверждение запроса. Инспекторы оформят акт сверки не позднее 5 рабочих дней с даты регистрации бумажного заявления.
А если налоговики получат заявление по ТКС в электронной форме, то подготовят акт сверки в течение 3 рабочих дней. Рекомендуемый формат заявления направлен Письмом ФНС от 09.01.2023 N АБ-4-19/7@.
Акт сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) либо передается налогоплательщику в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через Личный кабинет налогоплательщика.
Есть разногласия по акту — что делать?
Любые расхождения в акте сверки нельзя оставлять без внимания.
Если налогоплательщик устранил расхождения в акте сверки, возникшие по его вине, а в новом акте снова выявлены расхождения, описанную процедуру (шаг 1 — шаг 5) придется повторить.
Инспекторы отказали в сверке — как быть?
В НК РФ не предусмотрены основания для отказа в проведении сверки расчетов с налоговым органом (Письмо ФНС от 29.09.2022 N АБ-4-19/12938@).
Если же контролеры отказываются предоставить компании/ИП акт сверки, следует пожаловаться в вышестоящую инспекцию (п. 1 ст. 138 НК РФ). Подавать жалобу нужно через свой налоговый орган (п. 1 ст. 139 НК РФ).
Запомните
- Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — документ, фиксирующий размер взаимных требований сторон на указанную в нем дату, на основе которого можно выявить расхождения в расчетах.
- Акт не является первичным документом и по закону необязателен. При этом подписанный сторонами акт сверки обнуляет срок исковой давности, который с даты сверки начинает течь заново.
- Акт сверки в 1С можно получить в разных вариациях: в разрезе договоров, по объектам или разным счетам бухучета.
- С 21.07.2023 с контрагентами можно обмениваться электронными актами сверки по формату ФНС, в том числе представлять налоговикам по ТКС по их запросам. Этим могут воспользоваться компании и ИП, подключившие ЭДО.
- С 08.08.2023 налоговики оформляют акты сверки по ЕНП и обязательствам, к нему не относящимся, по форме из Приказа ФНС от 21.06.2023 N ЕД-7-19/402@.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
- Безнадежный долгБезнадежный долг — это не только денежная потеря для организации.
Акт сверки взаиморасчетов: образец заполнения 2022
Полезный и нужный документ — помогает упорядочить расчёты между контрагентами и может служить доказательством проведения хозяйственных операций в суде. Не носит обязательного характера, но регулярно применяется большинством организаций и ИП. Что такое акт сверки и как его правильно составить — об этом в нашей статье.
Необходимость в составлении акта сверки взаимных расчётов
Если сотрудничество между партнёрами носит долгосрочный характер, необходимо время от времени «сверять часы» — проверять состояние расчётов: кто кому и за что должен. Обычно это производится при окончании очередного этапа контракта, либо по состоянию на последний день квартала или года. Причиной для проведения сверки может стать обязательная инвентаризация имущества и обязательств, которую планово проводят в соответствии с учётной политикой организации.
В результате сверки могут выявиться расхождения связанные с отсутствием первичных документов у одного из контрагентов. Тогда запрашиваются недостающие документы и вносятся корректировки в налоговую отчётность. Запросить акт сверки может любая из сторон в любое время. Это необязательный документ, но отказ от его заполнения может свидетельствовать о проблемах у контрагента.
Данные бухгалтерского баланса в части оборотных средств и обязательств желательно подтверждать подписанными актами сверки взаимных расчётов на последний день года. В судах разных инстанций с помощью акта сверки можно подтвердить или опровергнуть наличие задолженности у другой стороны. Более подробно расскажем в одном из следующих разделов.
Акты сверок: порядок оформления
Законодательно установленной формы акта не существует, и стороны могут применять свой вариант документа. Есть шаблон, который используется в любой бухгалтерской программе, он имеет такой вид:
Акт сверки взаиморасчетов: образец
Обязательные реквизиты документа:
- период сверки расчётов (например, 1 полугодие 2021 года или с 1 января по 30 июня 2021 года);
- наименование контрагентов;
- номер и дата договора;
- ФИО подписантов. Подписывать акт должны уполномоченные на это лица (директор или иные руководители по доверенности). Допускается подписание документа главным бухгалтером организации;
- основная таблица состоит из двух частей — левую заполняет инициатор сверки, правую — его партнёр. Информацию берут из данных бухгалтерского учёта или книги учёта доходов и расходов;
- в конце акта проставляют сальдо расчётов на последнее число периода сверки, ставятся подписи руководителей сторон и печати (при их наличии).
Как заполнить основную таблицу:
- укажите сальдо расчётов на первый день периода. Например, если акт делается за 1 квартал 2020 года, ставится сальдо на 01.01.2020 года. Если сальдо не было, ставится ноль;
- всё что прошло за период сверки нужно указывать отдельной строкой — дата, номер документа и сумма. В дебете у покупателя или заказчика отражаются операции по приходу (например, поступление товара), в кредите — по расходу (оплата за товар). У продавца или исполнителя — наоборот;
- подсчитайте итог по состоянию на последний день периода сверки (Например, сальдо на 31.03.2020 = сальдо на 01.01.2020 + дебетовые суммы в 1 квартале — кредитовые суммы в 1 квартале). Это и будет сумма долга. Если сальдо кредитовое — это задолженность контрагента, если дебетовое — задолженность инициатора. У контрагента будет наоборот: его задолженность по кредитовому сальдо, а его партнёра — по дебетовому.
В идеале операции у сторон должны совпадать и выглядеть зеркально: дебетовые суммы инициатора будут равны кредитовым суммам партнёра, и наоборот. Ниже представлен акт сверки — образец заполнения. В нём хорошо видна зеркальность отображения операций.
Акт сверки: пример
Процедура обмена актами
Бухгалтер стороны — инициатора проведения сверки составляет акт в двух экземплярах, заполняет левую часть основной таблицы на основании данных бухучёта. Выводит сальдо на последний день периода сверки, подписывает руководителем (или главным бухгалтером) при наличии ставит печать. Оба экземпляра нужно отправить контрагенту вместе с письмом, где указывают срок и способ возврата одного экземпляра подписанного акта. Можно сделать это обычной или электронной почтой,
Разрешено применять усиленную электронную подпись, тогда процедура обмена документами ускорится в разы.
Бухгалтерия контрагента сверяет его со своими данными, заполняет свою часть таблицы и отправляет инициатору. При наличии расхождений, они отражаются в подписанном акте. После этого стороны выясняют причины и запрашивают друг у друга недостающие документы. После этого формируется второй акт — уже без расхождений.
Если найти источник расхождений не получается, и стороны не признают наличие долгов, начинается претензионная работа и подготовка документов в суд.
Отказ контрагента от подписания акта сверки
Так как документ не введён в обязательный оборот, отказ в подписании акта сверки расчётов партнёру ничем не грозит. Но тут возникает подозрение, что он пытается что-то скрыть. Нужно перепроверить все документы и совместные операции, и возможно не сотрудничать с ним в будущем.
Чтобы избежать таких инцидентов, можно прописать в контракте необходимость проведения регулярных сверок взаиморасчётов, и тогда отказ от подписания акта может привести к финансовым санкциям по договору.
Использование акта сверки в суде
Наличие подписи контрагента в акте свидетельствует о признании его задолженности по договору. Поэтому акт сверки можно смело показывать в суде. Сам по себе он силы не имеет, и обязательно должен подтверждаться первичными документами.
Действует и другое правило: отсутствие суммы в акте может означать её мнимость, даже если она проходит по бухгалтерскому учёту у одной из сторон. Суд считает это попыткой сокрытия информации. Очень важно, чтобы данные в акте и в учёте совпадали на 100%.
Бывает, что первичные документы (накладные, акты) подписываются неуполномоченными на это лицами. Подпись руководителей сторон на акте сверки убирает все эти несоответствия: считается что по оформлению всех указанных в акте документов претензий и вопросов у сторон нет.
Как известно, законодательно установлен трёхлетний срок исковой давности по обращению в суд. Акт сверки взаимных расчётов, его образец, подписанный относительно недавно, прерывает этот срок. Пример: ваш контрагент упорно не хочет платить свой долг с сентября 2018 года. Ведётся активная претензионная работа, но до суда дело не дошло, а все сроки давности уже вышли. Вы можете подать на него в суд, если на руках окажется подписанный с его стороны акт сверки со сроком менее 3 лет, например, от 15 октября 2019 года. Именно с этого дня идёт новый отсчёт срока исковой давности.
Таким образом, использование акта сверки расчётов даёт весомую защиту от возможных проблем в будущем, и пренебрегать таким инструментом будет по меньшей мере, не рационально.