Для чего нужен путевой лист

Для чего нужен путевой лист

Подборка наиболее важных документов по запросу Для чего нужен путевой лист (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Путевой лист:
• Бланк путевого листа грузового автомобиля
• Бланк путевого листа легкового автомобиля
• Выдача путевых листов
• Журнал учета движения путевых листов
• Журнал учета путевых листов образец
• Показать все

• Путевой лист:
• Бланк путевого листа грузового автомобиля
• Бланк путевого листа легкового автомобиля
• Выдача путевых листов
• Журнал учета движения путевых листов
• Журнал учета путевых листов образец
• Показать все

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Типовая ситуация: ГСМ: нормы и учет расходов
(Издательство «Главная книга», 2023) Путевые листы для списания ГСМ нужны, если нет электронной системы контроля расхода топлива или она не предоставляет все нужные данные. Например, контролирует расход ГСМ, но не отслеживает маршрут автомобиля.

Готовое решение: Как заполнить путевой лист
(КонсультантПлюс, 2023) Путевой лист — документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта).

Путевой лист: почему так важно заполнять все реквизиты?

Несмотря на то, что обновленный порядок оформления путевых листов начал применяться только с 1 марта 2023 года, Минтранс России уже успел его уточнить. Изменения коснулись, в том числе, сведений о водителе транспортного средства: обязательными для указания в путевом листе стали СНИЛС, а также серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения (Приказ Минтранса России от 5 мая 2023 г. № 159).

Цель указанных поправок – возможность отражения в путевом листе информации о проведении медицинских осмотров с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья работников и дистанционный контроль состояния их здоровья. При этом регулятор не установил особых правил указания соответствующих реквизитов для отдельных категорий перевозчиков, соответственно, такие реквизиты стали обязательными для всех юрлиц, которые должны оформлять путевой лист независимо от вида их деятельности.

Требование об оформлении путевого листа установлено положениями УАТ, который регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. Поскольку по общему правилу организации бюджетной сферы используют автотранспортные средства не в целях оказания транспортных услуг, а для собственных нужд, часто возникает вопрос — зачем же нужен путевой лист и какие реквизиты являются обязательными к заполнению при эксплуатации служебного легкового автомобиля?

На наш взгляд, ответ на этот вопрос однозначен – заполнять нужно все обязательные реквизиты.

Да, путевой лист в целях применения Закона № 402-ФЗ не является первичным учетным документом. Однако это вовсе не освобождает учреждение от обязанности оформления его по установленным правилам, пока иное прямо не будет предусмотрено регулятором.

Путевой лист – документ, оформлять который обязаны все юрлица, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств. Наличие такой обязанности обусловлено положениями п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Дело в том, что юрлица, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, в числе прочего обязаны организовывать в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» проведение обязательных медицинских осмотров. Результатами проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров являются медицинские заключения, подтверждаемые отметками, проставляемыми медицинскими работниками именно в путевых листах (п. 12 Порядка, утвержденного приказом Министерства транспорта РФ от 28.09.2022 № 390).

Состав сведений о водителе, указываемых в путевом листе, является постоянным и не зависит от особенностей эксплуатации транспортного средства конкретным юрлицом (вида перевозки). Причем состав указанных сведений не зависит и от способа формирования путевого листа: независимо от того, оформляется ли путевой лист на бумажном носителе, либо формируется в виде электронного документа, «набор» обязательных реквизитов остается прежним.

Оформление документа заключается в проставлении всех необходимых реквизитов. Их отсутствие в документе приводит к утрате его юридической значимости и юридической силы. А это означает, что в спорной ситуации путевые листы, оформленные с нарушением установленных требований, не будут приняты судом в качестве надлежащих доказательств (Постановления Двадцать первого ААС суда от 31.08.2023 № 21АП-2826/23, АС Центрального округа от 22.08.2023 № Ф10-3623/23).

Должностные лица учреждения могут оправдать недостатки в оформлении путевых листов тем, что транспортных услуг учреждение не оказывает, а потому использовать путевой лист как доказательство в суде не потребуется. Однако согласиться с такими аргументами нельзя. И вот почему.

Во-первых, автомобиль – источник повышенной опасности. Это означает, что его эксплуатация может повлечь ущерб не только имуществу учреждения, а также здоровью и даже жизни окружающих. При этом именно оформленный надлежащим образом путевой лист может иметь определяющее значение как при установлении лиц, виновных в причинении ущерба в том случае, если иск будет предъявлен собственнику транспортного средства (Определение СК по гражданским делам Шестого КСОЮ от 12.07.2023 по делу № 8Г-13899/2023), так и в том случае, если ущерб будет причинен автомобилю, принадлежащему учреждению (Постановление Двадцатого ААС от 04.05.2023 № 20АП-2079/23). Именно путевой лист является одним из документов, подтверждающих техническое состояние автомобиля и состояние водителя. Наличие надлежащим образом оформленного путевого листа, в числе прочих доказательств, позволит подтвердить или опровергнуть вину водителя в причинении ущерба в результате ДТП (Постановление Пятнадцатого ААС от 25.08.2022 № 15АП-12440/22).

Соответственно, некорректное оформление путевых листов значительно усложнит процедуру взыскания ущерба, а в отдельных случаях послужит принципиальным препятствием для установления виновных лиц. Иными словами недостатки оформления путевых листов, как и других документов, будут указывать ревизорам на недостатки внутреннего контроля, ответственность за организацию которого несет руководитель.

Во-вторых, отсутствие в путевом листе обязательных реквизитов может стать поводом для привлечения водителя к административной ответственности по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ (Решение Московского городского суда от 09.09.2022 по делу № 7-15335/2022).

В-третьих, информация из путевого листа сопоставляется с информацией из других документов в целях подтверждения реальности сделок (Постановление Восемнадцатого ААС от 19.05.2023 № 18АП-4431/23). Сопоставление информации о фактах хозяйственной жизни в различных документах — один из инструментов внутреннего финансового контроля. Так, например, если в бухгалтерию представлен путевой лист с указанием информации о водителе, который согласно табелю учета рабочего времени находился в отпуске, работник бухгалтерской службы должен проинформировать руководителя о наличии в документах противоречивой информации. В противном случае именно бухгалтер может быть привлечен к административной ответственности за грубое нарушение правил ведения бухучета, а именно — за отражение в учете мнимых объектов.

В-четвертых, отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы (Постановление Восемнадцатого ААС от 31.08.2022 № 18АП-8828/22). Это означает, что ревизоры могут предъявить требование о возмещении ущерба из-за необоснованно списанных ГСМ.

Как оформить путевой лист

Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и какие требования закона актуальны в 2022 году.

Зачем нужны путевые листы

Путевые листы оформляют по трём причинам:

1. Компания оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
2. Компания перевозит пассажиров или грузы не по договору, для собственных нужд. Прямо в законе обязанность не прописано, но водители компании должны обеспечивать безопасность дорожного движения, а безопасность доказывают путевые листы. Поэтому в спорных случаях суды вставали на сторону ГИБДД.
3. Компания хочет учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.

В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Например, если ИП на «Доходах» ездит на автомобиле на деловые встречи, без грузов и пассажиров.

Что важно сделать для уменьшения налога

— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.

— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.

За что штрафуют при перевозках пассажиров и грузов

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

1. Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
2. Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП.

Где взять бланк путевого листа

Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.

Как разработать свои бланки путевых листов

1. Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра, маршрут следования и так далее.
2. Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
3. Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Правила заполнения путевого листа

— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.

— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.

— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.

— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.

— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.

— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.

— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.

Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью.

Как изменилось оформление путевых листов

— С 1 января 2021 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки. Вид сообщения — регулярные, по заказам и на легковых такси, вид перевозки — в городском, пригородном, международном сообщении.

— С 1 января 2021 в сведениях о ТС нужно обязательно указывать марку ТС.

— Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.

— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта.

— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.

Статья актуальна на 28.01.2022

Правила использования путевых листов в 2024 году

В этой статье речь пойдет о путевом листе — документе, который в первую очередь нужен водителям коммерческих автомобилей.

Популярные вопросы, связанные с использованием путевых листов:

• Путевой лист в ПДД.
• Зачем нужен путевой лист?
• Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль?
• Когда заполнение путевого листа обязательно?
• На сколько выдается путевка?
• Отметка медицинского работника.
• Отметка технического контролера.
• Как заполнить путевой лист?
• Штраф за отсутствие путевого листа.

Рассмотрим данные вопросы поподробнее.

Путевой лист в ПДД

В ПДД 2024 года года фраза «путевой лист» употребляется лишь один раз, в пункте 2.1.1:

• в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист и документы на перевозимый груз (транспортная накладная, заказ-наряд, сопроводительная ведомость), а также специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного транспортного средства, крупногабаритного транспортного средства либо транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов;

При этом «установленные случаи» в ПДД не расписаны, потому придется обратиться к другим нормативным правовым документам.

Зачем нужен путевой лист?

Путевой лист в первую очередь предназначен для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ позволяет учитывать расходы на бензин и вычитать их из налогооблагаемой базы. По сути путевой лист нужен для того, чтобы уменьшить сумму уплачиваемых налогов.

Тем не менее существуют ситуации, когда путевой лист является обязательным.

Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль?

Давайте сразу же выделим водителей, которым не нужен путевой лист:

1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется им в собственных целях или передается другому физическому лицу по доверенности.

2. Если автомобиль принадлежит юридическому лицу и для этого юридического лица не имеет значения учет расходов на топливо (кроме случаев, когда заполнение путевого листа обязательно).

Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов. В описанном примере не имеет особого смысла заниматься оформлением путевок, т.к. это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг и не принесет никакой выгоды.

При этом вместо путевого листа юридическое лицо может оформить специальную доверенность на управление автомобилем, которую водитель и будет предъявлять сотрудникам ГИБДД при проверке документов. Бланк доверенности для юридического лица будет опубликован в отдельной статье.

Также хочу обратить внимание, что в некоторых случаях заполнение путевого листа является обязательным. Перейдем к их рассмотрению.

Когда заполнение путевого листа обязательно?

Статья 6. Путевые листы

2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Второй пункт данной статьи содержит ситуации, при которых управление транспортными средствами запрещено:

• перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка грузов.

Рассмотрим понятия пассажир, багаж и груз:

1) багаж — вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке;

3) груз — материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке;

12) пассажир — физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства;

Примечание. Если водитель является самозанятым и осуществляет пассажирские или грузовые перевозки, то оформление путевого листа для него также является обязательным. Более подробно ситуация рассмотрена в статье «Как оформить путевой лист самозанятому водителю?».

На сколько выдается путевка?

Ежедневное заполнение путевых листов — довольно трудоемкое занятие. Тем более для маленьких организаций, где нет отдельного диспетчера. Поэтому возникает вопрос, можно ли оформить путевку на несколько дней?

• оформление или формирование одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
• оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;
• оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов;
• внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа.

Таким образом, путевой лист выдается:

• на 1 день, если продолжительность рейса равна 1 дню или за день выполняются несколько рейсов.
• на 1 рейс, если длительность рейса превышает 1 день.

Например, если водитель выезжает в длительный рейс по территории страны, длительность которого 2 месяца, то путевой лист оформляется только перед началом этого рейса.

Что касается организаций, автомобили которых ежедневно возвращаются на парковку, то они должны оформлять путевые листы каждый день.

Примечание. До 1 марта 2019 года путевой лист мог выдаваться на срок, не превышающий одного месяца.

Отметка медика

Все водители, работающие по найму, должны проходить обязательные предрейсовые медицинские осмотры. Отметка о прохождении такого осмотра ставится в путевой лист.

Отметка технического контролера

Если транспортное средство занимается перевозками пассажиров или грузов, то оно должно пройти предрейсовый контроль технического состояния, отметка о котором также ставится в путевку:

Как заполнить путевой лист?

В 2024 году не существует стандартной формы путевого листа. Поэтому каждая организация может разработать собственный бланк. При этом следует учесть, что существуют обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в любом путевом листе.

Штраф за отсутствие путевого листа

Ну и последний вопрос, который будет рассмотрен в данной статье, — штраф за отсутствие путевого листа. Наказание предусмотрено частью 2 статьи 12.3 КоАП и представляет собой предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

Удачи на дорогах!

Обновлено: 5 сентября 2023
Максим Калашников

эксперт по автомобильному законодательству России. Более 11 лет занимается изучением автомобильных нормативных документов и консультациями водителей. Автор аналитических статей и обучающих курсов. Руководитель проекта ПДД Мастер (pddmaster.ru).