Основы делопроизводства
Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.
Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации.
Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.
2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п. Про основы экономики недвижимости читают тут.
Навигация
- понятие документ, документооборот
- унификация и стандартизация управленческих документов
- виды документов, их классификация
- унифицированные системы документации
- понятие «формуляр-образец»
- реквизиты документов организации
- общие требования к оформлению реквизитов документа
- виды организационно-распорядительных документов
- требования к бланкам документов
- организационные документы
- распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание
- протокол, формы протокола
- информационно-справочные документы: акт, докладная и объяснительная записка
- деловые письма
- делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- организация документооборота
- регистрация и учет поступающих в организацию документов
- подготовка и регистрация отправляемых документов
- контроль исполнения документов
- номенклатура дел организации
- формирование дел
- подготовка документов к архивному хранению
Организационно-распорядительный документ это
Подборка наиболее важных документов по запросу Организационно-распорядительный документ это (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Делопроизводство:
- Агентский договор документооборот
- Акт об утрате документов
- Аналитическая записка
- Архивное делопроизводство
- Бланк письма
- Показать все
- Делопроизводство:
- Агентский договор документооборот
- Акт об утрате документов
- Аналитическая записка
- Архивное делопроизводство
- Бланк письма
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Какие бывают организационно-распорядительные документы и требования к ним?
(Консультация эксперта, 2023) Поэтому под организационно-распорядительными документами возможно понимать комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, организацию ее работы.
«Предпринимательское право: учебник: в 2 т.»
(том 1)
(6-е издание, переработанное и дополненное)
(под ред. В.Ф. Попондопуло)
(«Проспект», 2023) По общему правилу их применение является добровольным. Однако применение предварительных национальных стандартов может стать обязательным для организации любой формы собственности на основании: организационно-распорядительного документа этой организации или вышестоящей организации (органа); нормативных ссылок на данный стандарт в собственных стандартах организации или технической документации; соглашений или договоров (контрактов) со ссылками на стандарт; применения обозначения стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации; иного публичного заявления о соответствии продукции стандарту .
Нормативные акты
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
(утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
(ред. от 14.05.2018) Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Организационно-распорядительная документация: виды, требования к оформлению, автоматизация
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это обширный пласт документов, фиксирующих права и обязанности работников и их работодателей, их задачи, цели и функции. Они оформляются по определенным требованиям, которые сведены в ГОСТ по оформлению ОРД 7.0.97-2016. Несоблюдение этих требований влечет недействительность организационно-распорядительных документов.
Виды ОРД
Весь массив организационно-распорядительной документации с некоторой долей условности можно разбить на три группы:
- организационная;
- распорядительная;
- справочно-информационная.
Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация — это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства.
Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач.
Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы.
Ниже приведен перечень распространенных видов организационно-распорядительной документации. В него входят:
- приказы о назначении и увольнении;
- положения о конфиденциальности;
- руководства по информационной безопасности;
- правила замены вычислительной техники;
- должностные инструкции персонала;
- регламенты разграничения доступа к информации;
- описания технологических процессов;
- трудовые договоры и дополнения к ним;
- инструкции по обеспечению охраны помещений;
- объяснительные записки;
- приказы о премировании и депремировании;
- распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-процессов;
- расписания несения дежурства на объектах.
Это — далеко не исчерпывающий перечень. На практике в организациях, помимо перечисленных, издаются многие другие документы.
Требования к оформлению ОРД
В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.
Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:
- краткой, емкой;
- однозначной, единообразной;
- последовательной.
Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:
- государственный герб РФ;
- герб субъекта РФ;
- логотип организации или ее товарный знак;
- код формы организационно-распорядительного документа;
- код организации;
- название организации, в которой был издан документ;
- ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;
- название структурного подразделения, издавшего документ;
- название, дата издания и регистрационный номер документа;
- название должности лица, сформировавшего документ;
- справочные сведения об организации;
- место составления документа;
- грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;
- заголовок и основной текст;
- отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.
Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно — повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.
Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов — от 12 до 14.
Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал — 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами — один пробел.
Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей).
Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.
В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.
Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:
- все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере;
- цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная;
- она не должна перекрывать текст документа.
Автоматизация ОРД
Чтобы сделать работу с организационно-распорядительной документацией удобной и эффективной, стоит задуматься о ее автоматизации. Один из наиболее удачных инструментов для решения этого вопроса — программный продукт «Логика: СЭД», разработанный компанией «Логика Бизнеса».
Назначение платформы «Логика: СЭД» — полная автоматизация документооборота, включая обработку организационно-распорядительной документации. С ее помощью можно решить сразу несколько задач, актуальных в большинстве компаний:
- перевести документы в электронный формат — свести к минимуму трудозатраты сотрудников, которые с ними работают;
- создать единое информационное пространство для документов — обеспечить открытость и прозрачность документооборота;
- стандартизировать процессы обработки ОРД — обеспечить строгое соблюдение стандартов и требований всеми участниками документооборота.
Информация, для обработки которой используется «Логика: СЭД», надежно защищена — в программном продукте есть встроенные средства криптографической защиты данных. Защищенность, в свою очередь, позволяет использовать цифровую подпись, с которой электронные документы сохраняют юридическую силу.
Организационно распорядительная документация
Условно организационно распорядительную документацию (ОРД) можно разделить на три основные группы. В них входят:
Организационные документы
Распорядительные документы
Справочно-информационная документацияКроме этих трех групп существует также и иной тип документов, в которых принято отражать другие формы управленческой деятельности. В статистической и бухгалтерской документации, к примеру, отражают учет, а материально — техническое снабжение – в нарядах, письмах и актах, различных типах договоров, и прочее.
Важно учесть несколько основных аспектов, которые обуславливает каждая из групп:Первая группа – Правовой документацией принято регулировать деятельность и функционирование любой организации. Прежде всего, имеется в виду организационная документация. Разрабатывается она самими учредителями, определяясь при этом как нормативная. Регламентирует такие организационные документы целый пласт функционирования организации и ее задач, организацию работы и структуру, права и обязанности, уровни ответственности руководства и сотрудников, структурных подразделений. Состав организационной документации определяется целым набором документов. В этом списке все учредительные документы и устав, штатное расписание и инструкция, расписание и правила внутреннего распорядка, прочие соответствующие регулирующие документы.
Вторая группа – Распорядительная документация издается только в определенных целях. Их можно было бы сформулировать как цели решения основных задач для конкретной организации. С этой целью могут быть изданы приказы и указания, решения и постановления, самые различные официальные распоряжения. Важно отметить, что организационная документация и распорядительная документация существуют вместе практически всегда. Как пример, в котором случай частный из распорядительной документации дополняется таким же случаем организационной документации, приказ руководителя организации, который может вводить в действие и активировать регламент служебного времени. Конечно же, это не единичный пример, такие сочетания существуют на многих уровнях.
Третья группа, в которую входит справочно-информационная документация, включает в себя огромный пласт специальной документации, такой как обзоры и докладные записки, служебные письма и справки, прочие соответствующие документы, которые можно было бы условно отнести к этой группе, в соответствии с основными ее характеристиками.
Примерный перечень организационно-распорядительной документации, разрабатываемой нашими специалистами
1. Руководство по информационно-технической безопасности;
2. План обеспечения непрерывности бизнеса;
3. Должностные инструкции персонала, в том числе по информационной безопасности:
4. Руководство администратора безопасности;
5. Порядок организации учета, выдачи, использования, хранения и уничтожения носителей информации, содержащих программы и данные и т.п.;
6. Порядок замены и ремонта средств вычислительной техники;
7. Инструкция пользователя;
8. Инструкция по проведению антивирусного контроля;
9. Инструкция ответственного за защиту информации;
10. Положение по организации контроля эффективности защиты информации;
11. Регламент разграничения доступа к информационным ресурсам;
12. Положение об организации режима безопасности помещений;
13. Порядок обращения с мобильными ПК;
14. Положение об отделе (например, информационной безопасности);
15. Регламент работы с информационными ресурсами;
16. Типовые требования по обеспечению инженерно-технической защиты и охраны объектов;
17. Положения о конфиденциальности;
18. Дополнение к трудовому договору (например, по вопросам коммерческой тайны);
19. Регламент Удостоверяющего центра;
20. Матрица доступа к автоматизированной системе (АС);
21. Описание технологического процесса обработки информации в АС;
22. Инструкция ответственного за эксплуатацию АС;
23. Положение об обучении персонала;
24. Инструкция по взаимодействии с Интернет;
25. Приказы, акты и т.д.При необходимости наши квалифицированные специалисты окажут заказчикам содействие в разработке и оформлении организационно распорядительной документации, не упомянутых в перечне. Оформление организационно-распорядительной документации может осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТ или требованиями Заказчика.
Оформите заявку и задавайте все интересующие вас вопросы по телефону +7(499)755-74-33 e-mail Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или через форму заказа.