Как восстановить трудовую книжку, если ее потеряла компания или работник
С недавнего времени многие перешли на электронные трудовые книжки, более того, они есть даже у тех, кто продолжает пользоваться бумажным бланком. Работодатели подают сведения о кадровых событиях в СФР, и информация из трудовой дублируется в системе персучета Фонда. Но, несмотря на это, бумажная книжка остается важным документом, и если она потеряется, ее обязательно нужно восстановить. В статье – как восстановить трудовую книжку, если она была утеряна по вине компании или работника.
Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки
Восстановление трудовой книжки или новая книжка
Трудовая книжка, или как еще некоторые называют трудовой «паспорт» – это основной документ, который подтверждает рабочий стаж человека, нужный для расчета будущей пенсии. Поэтому нужно восстановить трудовую книжку, если она была утеряна.
Если человек поработал в нескольких местах по паре месяцев и общий стаж у него небольшой и потерять его не жалко, то при пропаже трудового документа его можно не восстанавливать. На следующем месте работы ему заведут новый чистый бланк, как сотруднику, впервые начинающему трудовую деятельность.
Если стаж важен, то книжку лучше не терять, но если такое случилось, постараться скорее восстановить ее. Особенно важно беречь этот документ тем людям, которые начали работать до 1997 года. В системе СФР может не быть сведений за эти периоды, и тогда бумажная трудовая – единственный способ доказать, что гражданин работал и стаж шел.
С 2021 года ведение и выдачу трудовых книжек регулирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н . В нем говорится, что трудовой документ нельзя выдавать два раза. Если он потеряется, то на восстановленном экземпляре должна стоять надпись «дубликат». Дубликат выдают не только при потере или краже, также если бланк книжки испачкался, порвался, потерся или пришел в негодность другими способами.
Часто работники спрашивают, можно ли восстановить трудовую книжку у нового работодателя? На практике такие случаи встречались, но скорее в порядке исключения. Новая организация может посодействовать в восстановлении трудового «паспорта» – направить от своего имени письменные запросы в компании, где трудился работник. А выдать дубликат должны на последнем месте работы.
Для этого работнику нужно направить заявление на выдачу дублирующего документа и предоставить доказательства, которые подтверждают трудовую деятельность на прошлых местах.
Не позже чем через 15 дней работодатель обязан выдать документ на руки бывшему сотруднику (п.26 Порядка № 320н). Но если нет каких-то подтверждающих документов, то этот срок может увеличиться, придется отправлять запросы и ждать.
Важно! Работодатель не имеет права вносить записи в дубликат со слов работника. Обязательно нужны документы, свидетельствующие о стаже по прошлым местам работы.
С 1 января.2023 применяются трудовые книжки нового образца (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 ). Старые бланки также продолжают действовать. Их нужно использовать, пока они не закончатся. Если работник обратился за выдачей дубликата, нужно выдать его на старом бланке, если они еще имеются у компании.
В интернете попадается информация, что есть один хороший способ, как восстановить записи в трудовой книжке в случае потери. Для этого нужно отксерокопировать книжку и заверить копию по всем правилам, тогда не придется бегать по предыдущим местам работы и собирать справки.
Но пока многие юристы сходятся во мнении, что копия трудовой, даже заверенная надлежащим образом, не является официальным документом, по которому могут восстановить книжку. Так что лучше предоставлять подлинники подтверждающих документов, на их основе точно выдадут дубликат.
Если человек потеряет дубликат трудовой книжки (такое тоже бывает), то он может восстановить и его, получив дубликат дубликата или второй дубликат. Он ничем не отличается от первого, и оформлять его придется в том же порядке.
Разобраться во всех нюансах ведения и восстановления трудовых книжек поможет наш курс « Трудовые книжки бумажные и электронные ».
Как восстановить потерянную трудовую книжку, если виновата компания
Бывают ситуации, когда книжки со сведениями о рабочем стаже может потерять работодатель. Это обычно происходит в результате какого-нибудь форс-мажора, например, ограбления компании или пожара. Но также есть случаи халатного отношения к ведению и хранению этих документов. Как восстановить трудовую книжку в этом случае?
В законе четко не оговаривается, как должна действовать компания, если потеряла трудовую книжку.
1. При массовой утере формируется специальная комиссия, в которую входят руководство компании, члены профсоюза, если он есть, и чиновники из местной администрации. Комиссия расследует инцидент и составляет акт, на основе которого выдают дубликаты трудовых книжек. При этом от работников не требуют заявлений на восстановление трудовой книжки.
2. Если организация лишилась большого количества трудовых не по причине пожара или наводнения, а, например, в результате несерьезного отношения к бланкам строгой отчетности, то ее могут призвать к административной ответственности за ненадлежащее хранение трудовых книжек и оштрафовать.
3. При потере одной книжки сначала стоит проверить, не менял ли сотрудник фамилию. Возможно, документ на старую фамилию хранится в отделе кадров. Также не лишним будет заглянуть в личное дело человека и выяснить, не хранится ли там расписка о том, что работник временно забрал книжку, например, для оформления пенсии. И только в случае действительной утери восстановить документ.
Также человек может требовать компенсацию всех расходов, если ему самому пришлось восстанавливать трудовой документ, который потерял работодатель. Если при этом бывшему сотруднику был причинен моральный ущерб, то компенсацию можно требовать еще и за это (ст. 237 ТК РФ). Но этот факт придется доказать в суде.
Если работодатель в грубой форме нарушил законодательство, например, порвал или выкинул трудовую книжку специально или заявил сотруднику, что не собирается ее отдавать, также создал неподходящие условия для хранения книжек, то такого работодателя можно привлечь к уголовной ответственности (ст. 325, 140 и 293 УК РФ).
Когда работодатель не хочет восстанавливать трудовую книжку без объяснения причин или вообще отрицает факт того, что человек трудился в его организации, в этой ситуации поможет только суд.
Обратите внимание! Если работодатель не отдает книжку в день увольнения, ссылаясь на то, что она потерялась, и сотрудник из-за этого не может работать в новой организации, то бывшему работодателю придется оплатить все пропущенные из-за этой ситуации рабочие часы сотрудника на новом месте (ст. 234 ТК РФ).
Как восстановить утерянную трудовую книжку, если ее потерял сам работник
Потерять трудовую может и сам работник. Как восстановить трудовую книжку в этом случае, разъясним ниже.
Работнику предстоит подготовить документы, подтверждающие стаж на предыдущих местах работы. Обычно это трудовые договоры, справки, выписки из приказов по личному составу, копии зарплатных ведомостей и другие документы, свидетельствующие о том, что человек трудился в этой организации.
Все бумаги нужно приложить к заявлению и отправить его бывшему работодателю по последнему месту работы. Там кадровый работник все проверит и на основе имеющейся информации заполнит дубликат.
Скачайте пошаговую инструкцию, как заполнять дубликат книжки со сведениями о трудовой деятельности по ссылке
Если на каком-то из бывших мест работы компания реорганизовалась, то в ее архиве должны храниться все нужные документы от предшествующей организации. Требуемую бумагу в этом случае выдадут. Но если предприятие ликвидировалось, то придется обращаться в государственный архив и получать справку там.
Если человек работал вахтовым методом, то нужно запрашивать информацию в региональных архивах.
Когда нет подтверждающих бумаг, но есть бывшие коллеги, которые могут засвидетельствовать факт работы в компании, можно обратиться в суд, на основе показаний судья примет решение об установлении стажа.
Можно подать запрос в СФР. Достаточно направить заявление об утере трудового «паспорта» в территориальное отделение Фонда и в течение 10 дней придет выписка из системы персучета.
Помимо этого получить документ можно лично в МФЦ или онлайн на сайте СФР , или на Госуслугах . Выписка бесплатная.
Сложная ситуация возникает при ликвидации именно последнего места работы, и тут не помогут ни архивы, ни СФР, потому что человек не может сам себе выписать дубликат трудовой книжки. Чтбы восстановить трудовую книжку, нужно подать иск в суд, судьи сами сделают нужные запросы в архив и Фонд и, базируясь на этой информации, выпишут дубликат.
Читайте на сайте статьи по теме
Как восстановить трудовую книжку при утере
Что делать, если утеряна трудовая книжка?
Консультирует начальник отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц Управления ПФР в Колпинском районе Елена Червякова.
Для оформления дубликата трудовой книжки взамен утерянной необходимо обра-титься к работодателю, у которого трудится работник, либо к работодателю по последнему месту работы.
Новая трудовая книжка оформляется работодателем по заявлению работника при по-ступлении на новое место работы.
Оформление дубликата трудовой книжки (новой трудовой книжки) при утрате ее работником после увольнения
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она оформляется работодателем при заключении работником трудового договора впервые и в период его трудовой деятельности хранится у работодателя (ч. 4 ст. 65, ч. 1 ст. 66 ТК РФ; п. п. 8, 45 Правил, утв. Постановлением Прави-тельства РФ от 16.04.2003 N 225).
По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольне-ния (последний день работы) (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил).
Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обра-титься к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформле-нии дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работода-тель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил).
При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую тру-довую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него рабо-те, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других пери-
одах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ; п. п. 10, 20, 21 Правил).
Оформление дубликата трудовой книжки при утрате ее в период работы
В период работы работодатель может выдавать работнику трудовую книжку на руки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), в частности для назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015).
Если в таком случае работник потерял трудовую книжку, для оформления ее дублика-та он может обратиться к работодателю, у которого трудится, в том же порядке, что изложен выше относительно оформления дубликата трудовой книжки бывшим работодателем (п. 31 Правил).
Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работода-теля (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил).
Оформление дубликата при массовой утрате трудовых книжек
Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, техногенной катастрофы, сти-хийного бедствия и т.п.) случается массовая утрата трудовых книжек работников. В таком случае дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специ-альной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
Эта комиссия по имеющимся у работодателя и работников документам (например, приказам о приеме на работу, трудовым договорам, заверенным копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при их отсутствии — на основании показаний двух и более свидете-лей устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудовой дея-тельности работников у бывших работодателей.
Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установлен-ного по свидетельским показаниям, работнику необходимо обращаться в суд (п. 34 Правил; п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69; п. п. 4, 5 По-ложения, утв. Распоряжением Минсоцразвития МО от 22.05.2018 N 19РВ-47).
На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работода-телей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд. В связи с этим целесообразно получить у работодателя и сохранять копии документов, связан-ных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 9 ст. 3, ч. 8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).
Трудовые книжки
Как можно восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России; государственный архив; суд?
Процедура восстановления трудовой книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности и трудовом стаже заявителю. Однако бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет. Безвыходная на первый взгляд ситуация решается посредством нескольких вариантов: обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ; обращение за восстановлением в Государственный архив; обращение за восстановлением в суд.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд России
Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении. В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно.Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
Более надежный способ, но и более трудоемкий – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель.
Восстановление трудовой книжки через суд
Самый длительный, но и самый верный вариант восстановления трудовой книжки – это обращение в суд для установления юридического факта, а именно трудовой деятельности. Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица. Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания. Таким образом, предаваться панике в случае утери трудовой книжки не нужно. Данные из нее можно восстановить и получить дубликат, который будет полностью заменять основной документ.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?
Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.
- Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
- Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
- Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
- Итоги
Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также др. информацию, в т. ч. о наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.
Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с 01.09.2021 регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».
Образец заполнения дубликата трудовой книжки с 1 сентября 2021 г. смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (см. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа).
Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.
А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.
Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.
А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд.
Пошаговую инструкцию по восстановлению стажа смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).
Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.
Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.
Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).
Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.
Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).
Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.
Итоги
Теперь вы знаете ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку — если она утеряна. Рекомендуем вам бережно относиться к таким важным документам, обращать внимание на то, хранит ли работодатель трудовые книжки должным образом (в отдельном сейфе). А также советуем собирать и хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы трудились.
Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».