Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Регистрация входящих документов в организации: правила, советы, инструкции

Правильная организация процесса регистрации входящих документов и корреспонденции позволяет упорядоченно хранить их, быстро идентифицировать и контролировать сроки исполнения поручений. Если компания не регистрирует поступающие документы, либо делает это беспорядочно, есть риск потерять важное письмо от контрагента или вовремя не отреагировать на запрос из контролирующих органов.

Но все эти проблемы могут оказаться мелочами в сравнении с ситуацией, когда входящее или исходящее письмо служит единственным доказательством правоты организации в судебных разбирательствах. Если письмо утеряно или не зарегистрировано должным образом, компании будет сложнее доказать правомерность своих действий, что может привести к финансовым и репутационным потерям.

В этой статье мы собрали наиболее актуальные советы и правила регистрации входящих документов. Они будут полезны как тем, кто только начинает деятельность по упорядочению документооборота в своей фирме, и тем, кто уже ведет регистрацию документов, но делает это «на ощупь», не зная подводных камней и основ, не имея специального образования в области документоведения.

Сортировка и первичная обработка входящей корреспонденции

В зависимости от объема документооборота, секретарь может выполнять работу по регистрации самостоятельно, либо после сортировки передавать документы в подразделения для последующей регистрации. Главное — исключить риск потери документов на этапе передачи. Чтобы избежать этого, стоит закрепить порядок регистрации в инструкции по делопроизводству или соответствующем положении по организации.

Сотрудник, ответственный за получение и регистрацию корреспонденции, должен быть назначен приказом, и иметь доверенность на получение и отправку почты от имени организации.

Этап сортировки корреспонденции очень важен: он позволяет выделить срочные и важные документы, с которыми необходимо ознакомить руководителя организации в первую очередь.

Документы могут поступать в организацию следующими способами:

• обычной почтой;
• электронной почтой, по факсу;
• телефонограммой;
• курьером;
• службой доставки отправлений;
• спецсвязью (документы, содержащие государственную тайну);
• через окно обратной связи на сайте организации.

Если корреспонденция поступает вместе с реестром, проведите сверку и убедитесь, что получены все указанные в нем отправления. Заметили расхождения — сообщите в организацию, отвечающую за доставку, и составьте акт. Документы, доставленные не по адресу, нужно вернуть с соответствующей записью в реестре, вскрывать их нельзя.

Письма с пометкой «Лично», «Конфиденциально» не вскрывают и передают в таком виде адресату. Письма с пометкой «ДСП» (Для служебного пользования) и «Коммерческая тайна» должны быть зарегистрированы сотрудником, имеющим соответствующий допуск. Перечень таких сотрудников указывают в приказе по организации, а порядок движения документа — в соответствующем положении. На предприятиях, работающих со сведениями, составляющими государственную тайну, приемом, регистрацией и отправкой такой документации занимается специальный отдел.

На конвертах, поступивших без реестра, также необходимо проверить адрес и целостность упаковки. Если упаковки или текст в документах повреждены, либо отсутствуют вложения, нужно составить акт и прикрепить один экземпляр к входящему документу, а второй направить отправителю.

Письма, полученные по email или факсу, тоже проверяют на соответствие адресата и наличие всех указанных в тексте письма приложений. При обнаружении несоответствия письмо не регистрируют и сообщают об этом отправителю с указанием причин.

Какие входящие документы не нужно регистрировать?

Входящую корреспонденцию условно можно разделить на:

• письма-запросы;
• ответы на отправленные ранее запросы;
• сопроводительные письма;
• справочно-информационные документы.

Перечень типов документов, не подлежащих регистрации, обычно указан в инструкции по делопроизводству или прописан в положении о документообороте организации. Но такие нормативные документы разработаны далеко не на всех предприятиях. Поэтому можно ориентироваться на примерный список документов, которые чаще всего не регистрируют:

• рекламные материалы;
• поздравления;
• программы совещаний;
• бухгалтерские документы;
• учебные планы и программы;
• исполнительные листы;
• судебные постановления и решения.

Отсеяв документы, не подлежащие регистрации, выделите из общей массы срочные, требующие немедленного доклада руководству. Обычно это письма из вышестоящих и контролирующих организаций, их нужно регистрировать в первую очередь.

Что делать с конвертами, в которых поступают документы? Их необходимо сохранять и подкалывать к письму в определенных случаях:

• на вложении нет обратного адреса и фамилии отправителя;
• нужно сохранить почтовый штемпель, чтобы при необходимости подтвердить по нему дату получения документа (обычно это касается юридических документов);
• на конверте нет пометки «Лично», но документ имеет личный характер;
• уже прошел срок исполнения документа;
• корреспонденция требует доплаты;
• при значительное разнице между датами подписания и получения документа.

В остальных случаях конверты уничтожают.

Основные правила и принципы регистрации документов

В первую очередь важно соблюдать принцип однократности регистрации входящих. В одной организации документу присваивают только один уникальный номер, и повторная регистрация должна быть исключена.

Если документ отправляют обычной почтой, а затем дублируют по email или факсу, то два экземпляра одного и того же письма могут поступить в организацию в разное время. В таких случаях важно исключить повторную регистрацию. Если сотрудник ведет регистрацию не в программе или системе электронного документооборота, а на бумаге, то ему приходится надеяться только на свою память. Использование специальных программ для регистрации корреспонденции позволяет избежать таких ошибок, и не регистрировать повторно документ с одним и тем же исходящим номером.

Второе важное правило — соблюдение сроков и своевременность регистрации. Входящие документы необходимо регистрировать либо в день их поступления, либо в течение следующего рабочего дня. Внутренние документы также регистрируют в день их подписания или утверждения (допускается также на следующий рабочий день). Соблюдение этих сроков важно, так как позволяет быстрее передавать документы на исполнение. Закрепить сроки нужно в приказе по делопроизводству, принятом в организации.

Разделение регистрационного учета. Для разных видов документов должен быть организован раздельный учет, то есть разные журналы регистрации.

• входящие письма;
• исходящие документы;
• приказы и распоряжения касательно деятельности организации;
• служебные записки;
• кадровые документы и приказы по личному составу;
• протоколы и др.

Регистрация всегда ведется в пределах одного календарного года, и с 1 января порядковая нумерация в каждом журнале документов начинается заново. Исключение составляют архивные описи дел, так как для них принято использовать сквозную нумерацию.

Порядок регистрации входящей корреспонденции

Процесс регистрации входящих включает в себя занесение данных о поступившем документе в регистрационную форму (журнал или программу). Если документ поступил на бумаге, на нем проставляют номер и дату. После регистрации его передают на резолюцию руководителю или на исполнение в соответствующее подразделение. Дальнейший порядок движения документа зависит от схемы, принятой в организации, и его содержания.

Реквизит «отметка о поступлении документа» состоит из уникального номера регистрации и даты поступления. Его проставляют в нижнем правом углу лицевой стороны первой страницы документа. Чаще всего для этих целей изготавливают специальный штамп, обязательно включающий в себя наименование организации.

Организации с большими объемами входящего документооборота также могут упростить поиск, дополняя порядковые регистрационные номера индексами для идентификации.

Способы регистрации входящих документов и корреспонденции

Вести журнал регистрации входящих документов можно на бумаге, вписывая от руки все данные о поступающей корреспонденции. Для этого подойдет обычная общая тетрадь, разлинованная на столбцы, или готовый бумажный журнал регистрации документов. Но этот вариант крайне неудобен и нежелателен, так как усложняет процесс регистрации, поиск документов и формирование отчетности по документообороту за год.

Более удобный вариант — вести учет в таблице Excel или других офисных программах. Но он оптимален только для организаций с небольшим объемом документооборота. Минусы такого подхода: невозможно прикрепить к таблице оригинал или скан письма, отправить на исполнение сотруднику или на согласование руководителю.

Наиболее современный и удобный вариант учета документов в организации — регистрация входящих и исходящих документов в специальной программе. Для этих целей можно использовать такие мощные программные продукты, как СЭД «Дело» или система «Тезис». Если в организации не так много документов, то можно рассмотреть простой и бюджетный варианты программы, например систему «Ведок».

Использование программы для регистрации входящих документов и корреспонденции позволяет хранить и быстро находить нужные документы, исключить повторную регистрацию, оперативно согласовывать нормативные документы и приказы, и знакомить с ними всех сотрудников. А также отслеживать исполнение документов в необходимые сроки и легко формировать необходимую отчетность. Обо всех преимуществах этого варианта мы подробно расскажем в следующей статье.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

3. Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции

3.1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда, приемной суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)

(см. текст в предыдущей редакции)

Уполномоченный на то работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)

(см. текст в предыдущей редакции)

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233, от 18.03.2013 N 60)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (форма N 1.1) , первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Здесь и далее все предусмотренные формы находятся в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

(сноска введена Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

3.2. Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.

В случае если упаковочные материалы (конверты, пакеты и т.п.) поступивших посредством почтовой связи документов содержат вложения нескольких самостоятельных исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов или иной корреспонденции, к одному из них должен быть приложен оригинал соответствующего почтового конверта (пакета и т.п.), к иным вложениям, содержащим документы по другим делам и материалам, — снятые ксерокопии конвертов (пакетов и т.п.).

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 24.12.2021 N 248)

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

При наличии технической возможности в суде регистрационные реестры (журналы), наряды, ведущиеся в суде, временного срока хранения до 5 лет, могут формироваться, храниться и использоваться в электронном виде без оформления на бумажном носителе с учетом положений Правил формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(п. 3.2 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.3. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела), входящий номер и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.

Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.

На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других журналах, штамп не ставится. На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.

Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, возвращенные в суд, а также исполнительные листы, возвращенные по требованию суда или с отметками судебного пристава-исполнителя;

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 24.12.2021 N 248)

(см. текст в предыдущей редакции)

уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Исполнительные листы, возвращенные в суд в связи с невозможностью их доставки адресату, также не подлежат регистрации и вместе с сопроводительным письмом и почтовым конвертом подшиваются в соответствующий наряд, предусмотренный номенклатурой дел суда.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 24.12.2021 N 248)

Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.4. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы (далее также — входящая корреспонденция) регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в базах данных автоматизированного судебного делопроизводства и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях — не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Документы, принятые работником приемной суда, подлежат регистрации в соответствующих подсистемах ГАС «Правосудие» (ПИ «Документооборот и обращения граждан», ПИ «Судебная корреспонденция» и др.), иных автоматизированных системах ведения судебного делопроизводства, после чего формируется и распечатывается соответствующий реестр и осуществляется передача в день приема по принадлежности под расписку лицу, непосредственно которому переданы документы, с указанием фамилии, инициалов и занимаемой им должности, а в исключительных случаях — не позднее 10.00 следующего рабочего дня, а в случаях, если законодательством Российской Федерации установлены сокращенные сроки рассмотрения определенных категорий дел, — незамедлительно. В случае если работником приемной суда приняты документы по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, данные документы подлежат передаче по принадлежности незамедлительно.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

При передаче документов по принадлежности в иные структурные подразделения суда составляется реестр, который подписывается работником приемной суда и работником структурного подразделения суда, в которое передаются документы. Копия данного реестра после его подписания вместе с документами передается в соответствующее структурное подразделение суда, а оригинал хранится в приемной суда.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)

Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из ПС ГАС «Правосудие» (иных автоматизированных систем ведения судебного делопроизводства), распечатанные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2016 N 39)

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

3.5. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается следующий примерный перечень индексов:

«1» — общее делопроизводство суда;

«2» — уголовные дела;

«3» — гражданские дела;

«3а» — административные дела;

«4» — делопроизводство президиума суда;

«5» — делопроизводство по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности суда;

«6» — делопроизводство по вопросам, входящим в компетенцию администратора суда;

«7» — дела об административных правонарушениях.

Перечень индексов, применяемых для регистрации входящей или исходящей корреспонденции, является примерным и может быть расширен председателем соответствующего суда. При регистрации также используются соответствующие индексы из ПС ГАС «Правосудие».

(п. 3.5 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2016 N 39)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.6. Всю поступившую корреспонденцию работник отдела делопроизводства не позднее следующего дня передает по принадлежности работникам аппарата суда соответствующих отделов и подразделений под расписку в журнале (реестре), а в случаях, если законодательством Российской Федерации установлены сокращенные сроки рассмотрения определенных категорий дел, — незамедлительно.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

До регистрации служебные документы и судебные дела для доклада и исполнения передавать запрещается.

Организация учета входящей и исходящей корреспонденции

Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале – эта статья для вас.

В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.

1С: Документооборот располагает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителю. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также в программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.

Стандартная схема обработки входящего документа в программе:

• Создание карточки документа
• Регистрация
• Рассмотрение
• Исполнение/ознакомление

Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так и в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или ответственным сотрудником после того, как документ согласован и утвержден/подписан ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ. Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Рисунок 1 История переписки

Стандартная схема обработки исходящего документа:

• Создание карточки документа
• Согласование
• Утверждение/Подписание
• Регистрация

Основная информация необходимая для настройки блока «Учет входящей и исходящей корреспонденции» в системе 1С: Документооборот

1. Перечень видов документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

· состав реквизитов карточки документа;

• нормативный срок исполнения;
• маршруты обработки документов;
• правила формирования регистрационного номера;
• права доступа к документам данного вида.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.

Рисунок 2 Виды входящих документов

2. Состав реквизитов карточек документов

При создании документа в системе заполняется учетно-регистрационная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа может быть разный. В системе предусмотрены основные, предопределенные системой реквизиты, и дополнительные, которые определяются для каждого вида документа и настраиваются администратором системы. Реквизиты карточки можно вынести в отбор в списке документов, в отчет, либо настроить по реквизиту условие маршрутизации для бизнес-процесса.

Рисунок 3 Настройка основных реквизитов карточки документа

Рисунок 4 Настройка дополнительных реквизитов карточки документа

3. Перечень шаблонов исходящих документов

Шаблон документа – это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть с вложенным файлом типовой формы документа, а может быть без файла. Для типовых форм настраиваются правила автоматического заполнения. Один вид документа может содержать несколько шаблонов.

Рисунок 5 Шаблон исходящего документа с типовой формой

4. Типы связей между документами

В системе есть предопределенные типы связей, по которым карточки документов могут быть связаны между собой. Помимо этого, можно настраивать дополнительные связи вручную.

Рисунок 6 Типы связей

В 1С: Документооборот 8 поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, контрагента, подразделения, вопроса деятельности, проекта. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор. В настройках нумератора также указывается периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, непериодический.

Рисунок 7 Нумератор входящего документа

6. Маршруты обработки документов

Для настройки маршрутов обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута более одного этапа используется типовая обработка документа или комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса, прописывается описание, последовательность и сроки исполнения задач, важность, условия маршрутизации. Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут, привлекать дополнительных согласующих или исполнителей, в зависимости от выполнения условий.

Рисунок 8 Обработка входящего документа

Это минимальный перечень настроек, необходимый для организации учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.

Помимо настроек, в программе должны быть заполнены справочники:

• Организации (если учет ведется по нескольким юридическим лицам);
• Контрагенты;
• Структура предприятия;
• Пользователи;
• Физические лица;
• Прочие вспомогательные справочники, в зависимости от необходимой аналитики: способы доставки, грифы доступа, вопросы деятельности, категории.

Результатами автоматизации учета входящей и исходящей корреспонденции являются:

• централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
• движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
• исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
• исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
• организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Регистрация входящих документов

Каждую секунду в мире грустит как минимум один секретарь и делопроизводитель, наблюдая, как на электронную почту компании приходят новые письма. Они знают, что впереди их ждет регистрация входящих документов. За месяц в некоторые организации поступают сотни и тысячи бумаг, не считая приложений. Разберем, что включает обработка входящих документов, и как сделать ее проще.

Правила регистрации входящей корреспонденции устанавливает ГОСТ Р 7.0.8-2013. Ответственный сотрудник присваивает поступившему документу индивидуальный индекс и заносит данные в журнал учета. Есть несколько ситуаций, когда эта информация может потребоваться: при запросе от контролирующих органов, прохождении проверок государственных учреждений, судебных разбирательствах и пр.

Компания выбирает один из трех видов журнала регистрации входящих документов:

• бумажные книги учета;
• цифровые регистрационные формы, например, в Excel;
• электронная регистрация входящих документов в корпоративных системах.

Правила учета

Регистрация входящих документов в делопроизводстве подчиняется нескольким принципам:

1. Единичный учет. Номер корреспонденции присваивается один раз. При перемещении внутри компании уникальный индекс, зафиксированный в журнале, не меняется. Это справедливо как для распорядительной документации, так и для служебных записок.
2. Соблюдение сроков. Регистрация входящей корреспонденции должна происходить в день ее поступления, документа, созданного внутри компании. — не позднее следующего рабочего дня после визирования или утверждения.
3. Разделение учета. Секретарь или делопроизводитель должен вести отдельные журналы регистрации входящих документов. Фиксируются:
   • входящая корреспонденция;
   • исходящие документы;
   • распоряжения;
   • протоколы — отдельно для летучек и совета руководства;
   • внутренние служебные записки;
   • приказы — кадровые и по основной деятельности.
4. Ежегодное обнуление нумерации. Процесс стартует 1 января. Исключение — описи дел постоянного хранения.
5. Корректность данных. При регистрации входящих документов сотрудник должен указать все сведения из поступившей корреспонденции: суть письма, дату, контакт адресата, индекс и прочее. Данные должны фиксироваться максимально полно, чтобы не упустить важной информации и обращаться к ним в будущем.
6. Идентичность учета. Все поступающие в компанию документы регистрируют по единым правилам, форма ведения журнала на это не влияет.

Электронная регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Когда ежемесячный поток входящих документов исчисляется сотнями, делопроизводитель сталкивается с рядом проблем:

• затягиваются сроки обработки;
• теряются важные данные;
• затягивается отправка, рассмотрение и исполнение документов их адресатами.

Крупные компании стараются оптимизировать обработку входящих документов. Как это можно сделать, покажем на примере ООО «Газпром трансгаз Томск». Предприятие цифровизировало регистрацию поступающих на электронную почту документов.

Теперь все электронные письма, имеющие вложения и поступающие на официальный адрес, автоматически проходят проверку. Если формат не соответствует заданным параметрам, или в письме имеется вредоносное ПО, специалисты службы корпоративной защиты получают соответствующее уведомление. Документы, прошедшие проверку, поступают в систему Directum и удаляются с почты.

В итоге компания упростила регистрацию входящих документов в делопроизводстве, снизила риски потерь данных, сэкономила время сотрудников. Важный результат — повышение уровня безопасности почтового сервиса благодаря оперативному обнаружению вредоносных программ и спама.

Выбирая формат работы с входящей корреспонденцией, ориентируйтесь на объемы поступающих документов. Компании с большим потоком писем предпочитают передавать выполнение ежедневных рутинных операций интеллектуальным механизмам. Например, Directum Ario One классифицирует, извлекает факты и распознает документы и другую информацию, освобождая время делопроизводителей и секретарей на другие задачи.