82 Деятельность административно-хозяйственная, вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации, деятельность по предоставлению прочих вспомогательных услуг для бизнеса
— предоставление широкого диапазона ежедневных административных услуг за вознаграждение или на договорной основе, например по финансовому планированию, по выставлению счетов и ведению записей, управлению персоналом и логистике
Эта группировка также включает:
— вспомогательную деятельность для других предприятий за вознаграждение или на договорной основе, расширяющую обычные функции собственной службы поддержки предприятия
Компании, классифицированные в данной группировке, не подбирают персонал для выполнения полного цикла бизнес-процессов. Компании, занятые только одним конкретным видом этой деятельности, классифицированы согласно этому виду деятельности
Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации
Эта группировка включает:
— комплексные ежедневные административные услуги, предоставляемые за вознаграждение или на договорной основе, такие как услуги приемной, финансового планирования, регистрации, выставления счетов, руководства персоналом и рассылки почтовых сообщений и т.д.
Эта группировка не включает:
— предоставление только одной из услуг, см. соответствующую этой услуге группировку;
— подбор персонала без руководства им, см. 78
Деятельность по фотокопированию и подготовке документов и прочая специализированная вспомогательная деятельность по обеспечению деятельности офиса
Эта группировка включает:
— копирование, подготовку документов и прочую специализированную вспомогательную деятельность по поддержке функционирования организации
Включаемая в нее деятельность по копированию и печатанию документов носит краткосрочный характер
Эта группировка включает:
— редактирование или корректирование документов;
— печатание и обработку текстов;
— переписывание документов и другие секретарские услуги;
— написание писем и резюме;
— услуги аренды почтовых ящиков и других почтовых и посылочных услуг, например по предварительной сортировке, написанию адресов и т.п.;
— прочие услуги копирования документов (без услуг печати, например офсетной печати, быстрой печати, цифровой печати, услуг предпечатной подготовки)
Эта группировка не включает:
— печать документов (офсетную печать, быструю печать и т.д.), см. 18.12;
— предоставление услуг предпечатной подготовки, см. 18.13;
— разработку и организацию почтовых рекламных кампаний, см. 73.11;
— деятельность в области стенографирования и почтовых отправлений, см. 82.99;
— услуги общественной стенографии, см. 82.99
Деятельность центров обработки телефонных вызовов
Деятельность центров обработки телефонных вызовов
Эта группировка включает:
— деятельность центров обработки телефонных вызовов, осуществляющих обработку телефонных вызовов пользователей с использованием автоматической системы перераспределения вызовов, компьютерной телефонии или системы интерактивного речевого взаимодействия или подобных методов приема заказа, предоставления информации о товаре, оказания помощи по запросу клиента или рассмотрения жалоб клиента, деятельность центров обработки исходящих вызовов, использующих подобные методы для продажи и рекламы товаров и услуг потенциальным клиентам, изучения конъюнктуры рынка или проведения опросов общественного мнения и подобной деятельности для клиентов
Деятельность по организации конференций и выставок
Деятельность по организации конференций и выставок
Эта группировка включает:
— организацию, продвижение и/или управление событиями, например деловыми встречами, переговорами и выставками, собраниями, конференциями и съездами, включая подбор персонала для управления помещениями, в которых проходят эти события
Деятельность организаторов и операторов выставочных и ярмарочных мероприятий
Эта группировка включает:
— услуги по организации и руководству выставочно-ярмарочным мероприятием
(введено Изменением 54/2022 ОКВЭД 2, утв. Приказом Росстандарта от 29.12.2022 N 1678-ст)
Деятельность организаторов конгрессных мероприятий
Эта группировка включает:
— услуги по обеспечению комплексной подготовки и проведению конгрессного мероприятия
(введено Изменением 54/2022 ОКВЭД 2, утв. Приказом Росстандарта от 29.12.2022 N 1678-ст)
Деятельность по предоставлению выставочных/ярмарочных услуг
Эта группировка включает:
— организационные услуги на выставке/ярмарке;
— протокольные услуги на выставке/ярмарке;
— таможенные услуги в выставочно-ярмарочной деятельности;
— информационные услуги на выставке/ярмарке;
— справочные услуги на выставке/ярмарке;
— монтажно-демонтажные услуги на выставке/ярмарке;
— инженерно-технические услуги на выставке/ярмарке;
— транспортно-экспедиторские услуги на выставке/ярмарке;
— автотранспортные услуги на выставке/ярмарке;
— дизайнерские услуги на выставке/ярмарке;
— аудиовизуальные услуги на выставке/ярмарке;
— услуги связи на выставке/ярмарке;
— переводческие услуги на выставке/ярмарке;
— рекламные услуги на выставке/ярмарке;
— банковские услуги на выставке/ярмарке;
— складские услуги на выставке/ярмарке;
— визовые услуги на выставке/ярмарке;
— гостиничные услуги на выставке/ярмарке;
— медицинские услуги на выставке/ярмарке;
— почтово-телеграфные и телефонные услуги на выставке/ярмарке;
— услуги общественного питания на выставке/ярмарке;
— типографские услуги на выставке/ярмарке;
— учебно-познавательные услуги на выставке/ярмарке;
— фотообслуживание на выставке/ярмарке;
— юридические услуги на выставке/ярмарке;
— курьерские услуги на выставке/ярмарке;
— культурно-развлекательные услуги на выставке/ярмарке;
— выполнение индивидуальных заявок на выставке/ярмарке;
— охранные услуги на выставке/ярмарке;
— санитарно-гигиенические услуги на выставке/ярмарке;
— клининговые услуги на выставке/ярмарке
(введено Изменением 54/2022 ОКВЭД 2, утв. Приказом Росстандарта от 29.12.2022 N 1678-ст)
Деятельность по предоставлению вспомогательных услуг для бизнеса, не включенная в другие группировки
Эта группировка включает:
— деятельность агентств по взысканию платежей по счетам кредитных организаций;
— деятельность по оказанию всех вспомогательных услуг, обычно оказываемых организациям и не включенных в другие группировки
Деятельность агентств по сбору платежей и бюро кредитной информации
Эта группировка включает:
— взыскание платежей по счетам и пересылку собранных платежей клиентам, включая услуги по взысканию долгов;
— сбор информации, например кредитной истории или послужного списка о физических лицах и компаниях и предоставление информации банковским учреждениям, розничным продавцам и прочим, нуждающимся в оценке кредитоспособности этих физических лиц и компаний
Деятельность по упаковыванию товаров
Эта группировка включает:
— деятельность по упаковке за вознаграждение или на договорной основе, независимо от того, автоматизирован или не автоматизирован этот процесс, включая: заполнение бутылок и банок жидкими продуктами, напитками и пищевыми продуктами;
— упаковку твердых товаров в прозрачную (блистерную) упаковку, в фольгу и т.п.;
— безопасную упаковку изделий, применяемых в медицинских целях;
— прикрепление этикеток, нанесение маркировки и надписей на упаковку;
— упаковку посылок и подарков
Эта группировка не включает:
— изготовление безалкогольных напитков и производство минеральной воды, см. 11.07;
— упаковку, связанную с перевозкой, см. 52.29
Деятельность по предоставлению прочих вспомогательных услуг для бизнеса, не включенная в другие группировки
Эта группировка включает:
— деятельность в области стенографирования и расшифровки записанных материалов, например стенографирование судебных заседаний, услуги общественной стенографии;
— наложение субтитров на телепередачи в прямом эфире, репортажи о встречах и конференциях;
— услуги по нанесению кодов адресов;
— услуги печатания штрихового кода;
— услуги организации сбора платежей за вознаграждение или на договорной основе;
— услуги восстановления права собственности;
— деятельность по обеспечению функционирования монетного счетчика времени автостоянки;
— деятельность независимых аукционистов;
— организацию программ привлечения покупателей;
— предоставление услуг по радиационной стерилизации продукции и оборудования, в том числе предоставление услуг по радиационной стерилизации продукции здравоохранения;
— прочую вспомогательную деятельность, не включенную в другие группировки
Эта группировка не включает:
— предоставление услуг по переписыванию документов, см. 82.19;
— снабжение фильмов и видеороликов заголовками или субтитрами, см. 59.12
(в ред. Изменения 51/2022 ОКВЭД 2, утв. Приказом Росстандарта от 26.07.2022 N 693-ст)
(см. текст в предыдущей редакции)
Административно-хозяйственная работа
Административно-хозяйственная деятельность является самостоятельным структурным подразделением ОГБУСО «Иркутский детский дом-интернат №1 для умственно отсталых детей». В состав административно-хозяйственной службы на правах структурных подразделений АХД входят:
— отделение социально-бытового обслуживания;
— специалист по охране труда и технике безопасности.
В совоей деятельности АХД руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами иметодическими материалами по хозяйственному обслуживанию, нормами и правилами содержания, эксплуатации и ремонта зданий, технического оборудования, нормативными документами по соблюдению санитарно -противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности, организационно — распорядительными документами ОГБУ СО ИДДИ №1. Деятельность АХД осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений земестителя директора по АХР.
Заместитель директора по административно-хозяйственной работе:
Савченко Маргарита Мансуровна
(53-16-97 / iddin1@mail.ru)
Начальник хозяйственного отдела:
Смоленцева Васена Викторовна
(53-16-97 / iddin1@mail.ru)
Основными направлениями административно- хозяйственной деятельности учреждения являются:
- Хозяйственная деятельность учреждения
- Материально-техническое оснащение
- Обеспечение своевременной подготовки учреждения к началу учебного года
- Проведение инвентаризации
- Планирование, организация капитального и текущего ремонта учреждения
- Ведение соответствующей документации
- Руководство коллективом младшего обслуживающего персонала
- Контроль за рациональным использованием материальных средств
- Корректировка выполнения работ по ремонту, обслуживанию, оснащению учреждения.
Учебно-воспитательный процесс требует созданий условий для его реализации, что возможно только при наличии современной материально-технической базы. материально-техническое обеспечение учреждения представляет воспитанникам следующие пути использования: общеобразовательное. трудовое и физическое обучение и воспитание, медицинское обслуживание, питание, проживание, обеспечение средствами личной гигиены, одеждой, постельными принадлежностями, т.е. полное государственное обеспечение. В учреждении оборудованы спальные помещения и кабинеты:
— кабинет «Глиняная мастерская»
Для осуществления ремонтных и хозяйственных работ в учреждении составлен план и график ремонтных работ.
СТРУКТУРА АХР (Административно-хозяйственная работа)
Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования
Машинист холодильных установок
Рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий
Уборщик служебных помещений
Административно-хозяйственная деятельность в компании
В любой компании есть несколько функций, без которых она обойтись никак не может, вне зависимости от того, чем данная компания занимается. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа. В данной статье речь пойдет о наиболее значимых административно-хозяйственных функциях в компаниях, о должностях, которые эти функции могут выполнять, о месте и роли данной функции в структуре компании, а также более подробно о некоторых административных функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания.
Несмотря на то, что административно-хозяйственные функции в различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов. Рассмотрим наиболее типичные административно-хозяйственные функции, а также влияние на них текущих задач и ситуации в компании.
Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:
1) Текущее обеспечение деятельности:
- обеспечение канцтоварами
- обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
- обеспечение хозяйственными товарами
- поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
- обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий)
- осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)
- разработка файлинг-системы
- ведение документооборота
- ведение архива
- ведение библиотек, баз данных
3) Эксплуатация здания, помещения, территории:
- уборка помещений
- эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
- оформление помещений
- ремонт помещений
- обустройство прилегающих территорий
- озеленение
4) Организационная работа:
- организация рабочих мест
- организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
- организация работы переговорных
- организация питания сотрудников
- транспортное обслуживание
- курьерское обслуживание
- организация страхования сотрудников и компании
- организация переездов
5) Взаимоотношения со сторонними организациями:
- взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
- взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
- взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.
6) Внутреннее информирование персонала:
- организация оповещения о новых документах
- контроль исполнения поручений
- выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
- организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений
- организация внутрифирменных музеев и выставок
Хотим обратить внимание, что часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо разовую, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».
Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача – помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.
На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:
- размер компании
- цели компании
- находится ли здание в собственности
- специфика деятельности компании (например, насколько часто требуется работа курьера, или насколько необходимы служебные машины)
То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.
В качестве иллюстрации приведем два примера.
Крупное промышленное предприятие поставило цель – выйти на международный уровень и приблизить стандарты своей работы к общемировым. Планировалось развивать международное сотрудничество и принимать делегации. Предприятие владеет несколькими производственными зданиями (5 цехов, административный корпус, проходная, котельная, столовая, теплица), имеет собственную территорию. Руководство поставило задачу реорганизовать административно-хозяйственные подразделения с учетом новых требований. До преобразований на предприятии существовал административно-хозяйственный отдел, в который входили: канцелярия, архив, машинописное бюро, курьерская служба, дизайнер, уборщицы, дворники. Примечательно, что АХО подчинялся коммерческому(!) директору, который, естественно, очень редко вообще вспоминал про существование этого отдела. Кроме того, как отдельные подразделения, которые подчинялись напрямую директору завода, существовали следующие службы: отдел озеленения, транспортный цех, столовая, заводская многотиражка. Некоторые административно-хозяйственные функции вообще не были ни за кем закреплены, из-за чего регулярно возникали проблемы. Так, за мелкий бытовой ремонт никто не отвечал, и все руководители решали такие вопросы как могли, привлекая к работе своих подчиненных, которые лучше других разбирались в технике. Также не осуществлялась централизованная закупка канцтоваров и хозинвертаря, а также офисного оборудования. Опять же каждый руководитель отдела закупал все необходимое самостоятельно, никто не отслеживал сметы на эти расходы.
Руководство завода видело неэффективность данного направления и решило провести реорганизацию. В итоге было создано отдельное подразделение, которое возглавил заместитель директора по общим вопросам (новая должность). Ему были подчинены следующие службы: АХО, столовая, транспортный цех, отдел по благоустройству территории и озеленению, служба безопасности, многотиражка.
Претерпела изменения и структура административно-хозяйственного отдела. В него вошли:
- канцелярия
- архив
- административный сектор (организация работы переговорных, встреч делегаций, мероприятий, заказа билетов и гостиниц и т.д.)
- сектор обеспечения текущей деятельности (закупка канцтоваров и хозинвентаря, закупка мебели и оборудования, мелкий ремонт, обеспечение связи, оформление помещений, организация рабочих мест)
- сектор по обеспечению чистоты (уборщицы)
Таким образом, было введено два новых отдела (административный сектор и сектор обеспечения текущей деятельности), упразднено машинописное бюро (в связи с переходом на электронный документооборот) и курьерская служба (расчет показал, что услуги сторонних организаций обходятся дешевле). Дворники перешли в подчинение отделу по благоустройству территории. В результате преобразований существенно сократились расходы за счет освобождения основных подразделений от выполнения несвойственных функций (ремонт, закупки), а также за счет того, что осуществление централизованных закупок канцтоваров и хозинвентаря позволило получать существенные скидки за объем, а также привело к необходимости точного учета расходования канцтоваров, что тоже дало существенную экономию.
Небольшая организация (издательский бизнес) арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание (столовая) обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь. По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями:
- текущее обеспечение деятельности в полном объеме
- курирование работы секретаря, уборщицы, курьера, водителя, IT-менеджера
- взаимодействие (оформление договоров, учет первичных бухгалтерских документов, контроль проплат) со сторонними организациями (поставщики, арендодатели)
- организация работы переговорной
- обеспечения внутреннего информирования в компании (подготовка текстов информационных рассылок, выпуск Новостного листка, оформление Доски объявлений)
Таким образом, мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:
- провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие функции
- определить цели направления, исходя из целей компании
- обозначить специфику компании и ее влияние на цели направления
- выявить «узкие» места; моменты, которые могут помешать реализовать цели
- просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков
- определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба)
- решить вопрос подчиненности данной должности
Формат статьи не предоставляет возможности подробно рассмотреть каждую из функций административно-хозяйственного отдела, поэтому остановимся только на двух функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания. По нашему опыту, нарекания к административно-хозяйственному отделу чаще всего возникают по следующим вопросам:
- организация рабочих мест сотрудников
- выполнение заявок на мелкий ремонт
Так как эти задачи относятся к разряду межфункциональных, то чаще всего проблемы возникают из-за несогласованности действия различных подразделений. В данной ситуации роль АХО заключается в организации всего процесса и согласовании работы всех служб. А так как претензии обычно относятся к срокам выполнения этих задач, то очевидно, что проблемы лежат в так называемом сетевом планировании. Рассмотрим, каким образом лучше построить организацию выполнения каждой из этих задач.
Организация рабочих мест
Так как новые рабочие места в компаниях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать, и что в какой последовательности лучше предпринимать. Особенно это актуально для компаний, которые поставили цели активного развития, что чаще всего связано с расширением штатов.
Первое, с чего необходимо начать данную работу – это составить описание рабочего места. Такое описание должно включать перечень необходимой мебели и оборудования для типичного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности (топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель) и специфики деятельности (наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.п.).
В идеале лучше составить описание рабочего места каждой должности. Однако это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных (специфичных) должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды. Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами – наличие мест ожидания посетителей. А для главного бухгалтера – сейф.
Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника.
Показатель
Значение показателя
Примечание*
Площадь рабочего места
Исходя их этого показателя рассчитывается максимально допустимое количество рабочих мест в каждом рабочем помещении
Достаточно общего освещения
Для некоторых рабочих мест может требоваться дополнительное местное освещение
Один стул для посетителей
Административно-хозяйственная
Административно-хозяйственный отдел является самостоятельным структурным подразделением ГБУ РС (Я) «Республиканский центр содействия семейному воспитанию».
Направление деятельности: планирование, организация и контроль административно-хозяйственного обеспечения деятельности Учреждения.
Функции отдела:
— планирование, организация и контроль административно-хозяйственного обеспечения деятельности Учреждения;
— хозяйственное обслуживание и обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения Учреждения, контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.);
— участие в инвентаризации зданий, помещений, оборудования в целях контроля их сохранности и технического состояния;
— планирование текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составление смет хозяйственных расходов;
— оформление необходимых документов для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг сторонними организациями;
— благоустройство, озеленение, уборка территории;
— хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
— организация транспортного обеспечения деятельности Учреждения;
— организация и обеспечение пропускного режима;
— организация и контроль деятельности складов административно-хозяйственного отдела.
Учебно-воспитательный процесс требует созданий условий для его реализации, что возможно только при наличии современной материально-технической базы. Материально-техническое обеспечение учреждения представляет воспитанникам следующие пути использования: общеобразовательное, трудовое и физическое обучение и воспитание, медицинское обслуживание, питание, проживание, обеспечение средствами личной гигиены, одеждой, постельными принадлежностями, т.е. полное государственное обеспечение. В учреждении оборудованы спальные помещения и кабинеты
— кабинет национальных культур
Штатная численность административно-хозяйственного отдела составляет- 21,0 ед,
План финансово-хозяйственной деятельности на 2023 год утвержден в размере – 216 802,0 тыс.руб., в том числе:
- фонд оплаты труда — 155 400,0 тыс.руб.
- коммунальные услуги – 12 611,8 тыс.руб.
- лекарственное обеспечение – 3 488,9 тыс.руб.
- продукты питания — 10 865,3 тыс.руб.
- обеспечение мягким инвентарем – 2 335,1 тыс.руб.