Как запросить акт сверки с контрагентом

Как правильно составить и учесть акт сверки с контрагентом

КГ Ермак

Акт сверки – это документ, в котором стороны фиксируют состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Акт сверки необходим, чтобы проверить, все ли операции отражены в бухучете, помогает вовремя выявить и исправить ошибки. Также подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия.

Акт сверки – это документ, в котором стороны фиксируют состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Акт сверки необходим, чтобы проверить, все ли операции отражены в бухучете, помогает вовремя выявить и исправить ошибки. Также подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия.

Кто и когда составляет

Обязанность составлять акты сверки законодательством не установлена. Но обязанность составлять акт сверки стороны вправе закрепить в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). Тогда составлять акт стороны должны в сроки, которые установили в договоре. Уклонение от составления акта сверки, а также от его подписания может быть расценено как несоблюдение условий договора.

Срок составления

Акт сверки можно составлять за любой период – месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год. Периодичность составления акта сверки стороны могут предусмотреть в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). Как минимум, акт сверки нужно составить по итогам года. Ведь перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация должна провести инвентаризацию расчетов дебиторской и кредиторской задолженности (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Прежде чем проводить инвентаризацию, также стоит заранее свериться с контрагентами, чтобы избежать ошибок.

Запрос об акте сверки

Если контрагент не прислал акт сверки в срок или чтобы инициировать составление акта по собственной инициативе, можно направить контрагенту письменный запрос о сверке. Установленной формы запроса на сверку нет, поэтому вы вправе составить его в произвольной форме. Подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия. Такое признание прерывает течение срока исковой давности и увеличивает период, в течение которого кредитор может обратиться в суд за взысканием долга (ст. 203 ГК, абз. 2 п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43). Акты сверки также влияют на срок списания дебиторской задолженности в налоговом учете. Если вы подписывали акты сверки с контрагентом-должником, то дебиторскую задолженность по такому контрагенту нельзя списать и включить в расходы по налогу на прибыль через три года после ее образования. Это объясняется тем, что подписание акта сверки прерывает срок давности по дебиторской задолженности, и он начинает отсчитываться заново (письма ФНС от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955, от 17.07.2015 № СА-4-7/12693).

Реквизиты и учет

Акт сверки не является первичным документом, потому что он не документирует хозяйственные операции и не соответствует требованиям статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо ФНС от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955). Никаких бухгалтерских проводок из-за появления акта сверки не возникает.

Даже если в результате сверки выявлены расхождения, акт не является основанием для корректировок в учете. Отгрузка товаров, работ, услуг и их оплата производится на основании первичных учетных документов, которые включаются в акт сверки. Именно на основании этих документов и фиксируют в учете операции, поэтому для обращения в суд для взыскания долга одного акта сверки недостаточно.

Сам по себе акт сверки не подтверждает задолженность, если к нему не приложены первичные документы: накладные, акты, платежные поручения, выписки банка. Такие выводы следуют из постановлений Арбитражного суда Московского округа от 17.03.2020 № А40-121019/2019, от 30.04.2019 № А40-233622/2018. Акт сверки не является первичным документом, поэтому жестких требований к реквизитам данного документа не установлено.

Но чтобы акт подтверждал признание контрагентом задолженности в суде, в нем следует указать:

• название документа;
• период, за который составлен акт сверки;
• наименование сторон, адрес, ИНН;
• валюту расчетов;
• входящее сальдо, обороты за период с указанием номера и даты документов, на основании которых проведена операция, конечное сальдо;
• информацию о наличии или отсутствии разногласий по сверке;
• подписи сторон.

Больше полезной информации вы найдете в Системе Главбух.

Как запросить акт сверки у контрагента: пошаговая инструкция

Запрос акта сверки с контрагентом направляют, когда нужно проверить состояние взаиморасчетов между заказчиком и поставщиком. В письме обычно пишут: прошу предоставить акт сверки за год по сегодняшнее число. Но можно выбрать любой другой период для проверки.

Скачать образец письма запроса на акт сверки с контрагентом для заполнения

Скачать образец письма о предоставлении акта сверки по госконтракту

Скачать образец письма о направлении акта сверки взаимных расчетов из КонсультантПлюс

Когда потребуется сверить расчеты

Если поставщик направляет вам акт сверки взаимных расчетов, его необходимо рассмотреть, подписать и отправить второй экземпляр контрагенту. Такая проверка нужна для текущего контроля состояния взаиморасчетов сторон. Актирование показывает, сколько товаров, работ и услуг поставил исполнитель и сколько заказчик заплатил за реализованную продукцию. Таким способом стороны проверяют объем исполнения по госконтракту.

Акт проверки взаиморасчетов понадобится сторонам для списания неустоек (ПП РФ № 783 от 04.08.2018).

Для получения расчетной информации заказчик запрашивает у поставщика поверку. В письменном обращении выражают просьбу и указывают период для поверки, к примеру:

прошу предоставить акт сверки с 01.01.2022 по сегодняшнее число или с 01.01.2022 по 31.12.2022.

Подписанный актовый документ публикуется в ЕИС как доказательство того, что контракт исполнен в полном объеме, и стороны не имеют претензий друг к другу.

Как запросить проверку

Запрос делается в устной или в официальной письменной форме. Унифицированного бланка для такого письма не предусмотрено. Но есть определенные правила, как официально запросить акт сверки взаиморасчетов у контрагента:

1. Заказчик составляет заявку на имя поставщика. Для этого используют фирменный бланк организации. Письмо составляет сотрудник, ответственный за документооборот.
2. Исполнитель указывает реквизиты и адреса обеих сторон — заказчика и поставщика.
3. Вносится номер и дата исходящего документа.
4. Формируется запрос: подготовить поверку взаиморасчетов по номеру госконтракта за конкретный период.
5. Прописывается дополнительная информация: просьба предоставить счета-фактуры, товарные накладные, документы приемки (например, КС-2, КС-3).

Письмо подписывает руководитель. Исполнитель указывает контакты для связи.

Вам может быть интересно: как написать сопроводительное письмо заказчику

Предлагаем наш шаблон, как запрашивать акт сверки заказчику.

Просим вас прислать акт сверки взаиморасчетов по государственному контракту №_______ от___________ на____________________ (указать предмет договора), за период с «____»________________ 20____ года по «____» ______________ 20____ года для____________________________ (указать причину).

_____________________ (подпись) /_______________/ (расшифровка подписи)

_________________20____г. (дата документа)

А это — образец вызова на сверку расчетов для суда или для контроля исполнения контракта:

Коротко об авторе статьи
Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Акт сверки

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы.

ООО проводят сверку с контрагентами минимум раз в год — перед тем, как составить годовую отчётность. Для ИП акт сверки необязателен.

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Создайте акт сверки в Эльбе

Пользуйтесь всеми возможностями Эльбы 30 дней бесплатно.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

• По наименованию или артикулу товара.
• По договору.
• По конкретной поставке.
• По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Статья актуальна на 29.11.2023

Как сформировать «Акт сверки расчетов с контрагентом» в программе 1С Бухгалтерия?

Если Ваша организация активно работает с контрагентами, Вам знаком такой документ, как «Акт сверки расчётов». Давайте рассмотрим документ и как с ним работать непосредственно в программе 1С: Бухгалтерии 8.3. Сделать акт сверки в программе 1С можно через раздел «Продажи» или «Покупки», переходим в подраздел «Расчеты с контрагентами» и переходим по команде «Акты сверки расчетов».

Рис. 1 (нажмите для увеличения)

Рис. 2 (нажмите для увеличения)

Попадаем в журнал документов «Акты сверки расчетов с контрагентами», нажимаем на кнопку «Создать» и создаем документ.

Рис. 3 (нажмите для увеличения)

После открытия формы документа, нам нужно его правильно заполнить. Документ делится на три части: «Шапка», «Табличная часть» и «Подвал». Начнем заполнение ШАПКИ документа. Номер проставляется автоматически в соответствии с настройками вашей базы. Дата формирования документа тогда, когда вы делаете сверку или на определенное нужное число. Организация, если у Вас несколько выбираете нужную организацию, если одна, то программа автоматически подставит сама. Контрагент выбираете с каким контрагентом происходит сверка. Валюта сверки, та которая прописана в договоре именно с этим контрагентом. Договор, если у Вас несколько договоров и с каждым договором разные взаиморасчеты, то тоже нужно быть внимательным и выбрать правильный или оставить пустым, тогда сверка будет сформирована полностью по контрагенту. Период Вы можете установить самостоятельно в соответствии с вашими требованиями.

Рис. 4 (нажмите для увеличения)

После заполнения «Шапки». Переходим на заполнение «Табличной части». Нам нужно сделать настройку вкладки «Счета учета расчетов», на данной вкладке нужно выбрать счета, по которым вы взаимодействуете с контрагентом. По умолчанию все основные счета устанавливаются автоматически.

Рис. 5 (нажмите для увеличения)

Далее возвращаемся на вкладку «По данным организации, нажимаем кнопку «Заполнить» и выбираем команду «По нашей организации или контрагенту» или «Только по нашей организации». В нашем примере рассмотрим первый вариант. Данные заполнились на основании документов, которые были созданы в нашей программе.

Рис. 6 (нажмите для увеличения)

В «Подвале» документа мы видим данные на начало и конец периода, который мы выбрали.

Рис. 7 (нажмите для увеличения)

Печатная форма в нашем случае будет выглядеть вот так:

Рис. 8 (нажмите для увеличения)

Если все данные заполнились верно, то мы можем провести документ и поставить галочку «Сверка согласована» (для запрета на редактирование).

Рис. 9 (нажмите для увеличения)

В журнале документов будут стоять две галочки, одна отвечает за то, что «Сверка согласована» другая за то, что документ «Проведен». Документ создан уcпешно.