Как подтвердить участие в своей

Приглашаем правильно, или
как подготовить и разослать приглашения

Несмотря на кажущуюся формальность, работа с приглашениями – один из ключевых пунктов подготовки любого мероприятия. Именно приглашение является «лицом» виновника торжества и всего предстоящего мероприятия в целом. Как пригласить гостей правильно и что учесть при подготовке идеального приглашения? Об этом мы расскажем в статье.

Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии. Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, – значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!

По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.

Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.

СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ГОСТЕЙ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПРИГЛАШЕНИЙ

Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, не — обходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!

Как составить список приглашений

1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли, и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.

2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним – по имени-отчеству, к другим – только по имени, а к третьим – уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).

3. Составить список имен для печати в типографии.

4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.

5. Составить список адресов электронной почты для рассылки электронных приглашений.

6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.

7. Составить текст сопроводительного письма (для тех приглашений, которые будут отправлены на электронную почту помощников, секретарей или приемных).

Пример такого текста:

Уважаемая Елена Анатольевна, во вложении к данному письму направляю приглашение для Вашего руководителя Сергея Александровича на званый ужин 11.05.2017 по случаю вручения государственной награды Иванову Петру Семеновичу.

Буду признательна за скорейший ответ.
С уважением, Светлана

8. Желательно воспользоваться опцией «Уведомить о получении/прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей лишними звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

9. Составить список почтовых адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее распределить, какие из них будут доставлены курьерской службой, а какие лично. В последнем случае необходимо позаботиться о пропусках.

10. Наладить обратную связь с приглашенными, то есть решить, каким образом вы получите от них подтверждение присутствия: станете ожидать ответов от гостей или сами начнете звонить им, чтобы узнать решение. Во втором случае нужно определиться, через какой промежуток времени уместно обзванивать потенциальных гостей. Решить, кто именно будет этим заниматься, так как список может быть немаленький, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор – еще большей.

11. Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают.

12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное.

13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных.
Примеры работы со списком приглашенных.

Сбербанк АСТ

Сбербанк-АСТ (Сбер-А) — электронная торговая площадка (ЭТП). Одобрена ФАС и Минэкономразвития РФ для проведения государственных и муниципальных закупок. Такие площадки называются федеральными.

Среди крупных заказчиков на ЭТП — ПАО «Сбербанк», ПАО АФК «Система», АО «Почта России», ПАО «Татнефть», АО «РЖДСтрой», АО «Торговый дом РЖД», ГК «Росатом».

В 2019 году площадка стала самой популярной среди госзаказчиков: большая часть закупок по 44-ФЗ были опубликованы на Сбербанк-АСТ (согласно Мониторингу закупок по 44-ФЗ от Минфина). По количеству извещений о закупках по 223-ФЗ ЭТП Сбербанка заняла 3-е место (согласно Мониторингу закупок по 223-ФЗ от Минфина).

Участвовать в закупках на Сбербанк-АСТ могут юридические и физические лица, ИП и самозанятые.

Что вы узнаете

• Получить ЭЦП
• Подготовить документы
• Зарегистрироваться в ЕИС

• Открыть специальный счет (44-ФЗ, 223-ФЗ)
• Найти закупку
• Подать заявку на участие
• Принять участие в торгах (аукцион, переторжка)
• Подписать контракт (в случае победы)

Какие закупки публикуют на Сбербанк-АСТ

Сбербанк-АСТ разделена на торговые платформы, на каждой из которых размещают определенные торги.

Электронная торговая площадка по 44-ФЗ. Здесь публикуются заказы органов власти, образовательных и медицинских учреждений.

Универсальная торговая платформа. На УТП проводятся корпоративные (по 223-ФЗ) и коммерческие тендеры. Выбираются подрядчики для капитального ремонта (по 615 ПП), продается имущество банкротов, проводятся торги по приватизации, аренде и продаже прав. С 2020 года Росимущество реализует на площадке арестованное и обращенное в собственность государства имущество.

На УТП выделены две отраслевые секции:

• Торги нефтегазовой отрасли и электроэнергетики.
• Рыбный рынок.

Online-сервис SberB2B. Это магазин закупок малого объема (ЗМО). Цена таких закупок не превышает 600 000 рублей. Поставщики выкладывают свои товары, услуги или работы в каталог. Проводя ЗМО, заказчик рассматривает предложения 5 поставщиков с самой низкой ценой и заключает контракт с выбранным поставщиком, не проводя конкурентных процедур (конкурса или аукциона). Поэтому ЗМО ещё называют прямыми закупками.

На базе сервиса SberB2B проводят малые закупки заказчики 13 регионов:

• Пензенская область;
• Ростовская область;
• Республика Бурятия;
• Иваново;
• Городской округ Нальчик;
• Астраханская область;
• Иркутская область;
• Пермский край;
• Ульяновская область;
• Кабардино-Балкарская республика;
• Рязанская область;
• Липецкая область;
• Республика Карелия.

Площадки «Аэрофлота». Здесь Аэрофлот продает блоки мест на регулярных рейсах и блочные грузовые перевозки.

Все закупки проводятся по-разному. Существуют 4 основных формы проведения — аукцион, конкурс, запрос предложений и запрос котировок (цен). Узнать, в чем их отличия и особенности проведения, можно здесь.

Посмотреть опубликованные закупки, оценить количество заказов в определенной отрасли или регионе можно без регистрации на Сбербанк-АСТ. Но для участия и проведения торгов нужно зарегистрироваться.

Как зарегистрироваться на Сбербанк-АСТ

Чтобы начать работу на Сбербанк-АСТ, получите электронную подпись (ЭП, ЭЦП), подготовьте документы и зарегистрируйтесь в Единой информационной системе (ЕИС, zakupki.gov.ru). Учетная запись в ЕИС автоматически регистрирует пользователя на Сбербанк-АСТ и других федеральных ЭТП.

Получить ЭЦП

Для регистрации в ЕИС и работы на Сбербанк-АСТ нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП имеет такую же юридическую силу, как собственноручная подпись с печатью, и защищает документы от подделки.

Закажите ЭЦП для торгов в УЦ «Тензор». Потребуются только СНИЛС и паспорт. Подпись выпустят в течение часа, получить можно в одном из центров выдачи в вашем городе или заказать доставку на дом.

Следующий шаг после получения подписи — подготовка документов для регистрации.

Подготовить документы

Соберите и отсканируйте следующие документы.

• учредительные документы;
• выписку из ЕГРЮЛ;
• доверенность на человека, который будет участвовать в торгах;
• решение о назначении на должность руководителя;
• решение об одобрении максимальной суммы сделки.

• паспорт;
• выписку ЕГРИП;
• доверенность, если от лица ИП участвовать в торгах будет другой человек.

Для физлиц и самозанятых:

• паспорт;
• доверенность, если от имени физлица участвовать в торгах будет другой человек.

Зарегистрироваться в ЕИС

Первый шаг — создание учетной записи на Госуслугах (ЕСИА).

1. С помощью ЭП авторизуйтесь в ЕСИА.
2. Из личного кабинета добавьте организацию. Данные заполнятся из сертификата подписи. Добавьте контактную информацию.

ФНС проверит данные в течение 5 рабочих дней. Статус регистрации можно смотреть в личном кабинете на сайте Госуслуги или просто дождаться результатов проверки на электронную почту.

Второй шаг — создание учетной записи в ЕИС.

1. Зайдите в ЕИС по сертификату электронной подписи, дайте согласие на перенос данных из ЕСИА в ЕИС.
2. Заполните недостающие сведения в форме. Из личного кабинета добавьте организацию. Данные заполнятся из сертификата подписи. Добавьте контактную информацию.
3. Прикрепите сканы документов.
4. Внесите данные о сотрудниках, которые будут работать на ЭТП по доверенности.

ЕИС проверит внесенную информацию в течение 1 рабочего дня. Если все верно, данные об участнике попадут в Единый реестр участников закупок (ЕРУЗ) на следующий рабочий день. В противном случае в регистрации откажут. Придётся заново заполнять форму и отправлять её на подтверждение.

Ещё 1 рабочий день займёт перенос данных из ЕИС на федеральные ЭТП.

Фактически на регистрацию в ЕИС уходит 2-7 дней. Лучше зарегистрироваться в ЕИС заранее, в противном случае можно не успеть подать заявку на участие в выбранной закупке.

ИП Андрей Васильев нашёл на Сбербанк-АСТ интересный тендер и решил принять в нём участие. До конца срока подачи заявок оставалось четыре дня. Чтобы подать заявку, Андрей стал регистрироваться в ЕИС. Данные об индивидуальном предпринимателе появились в ЕРУЗ только на пятый день, и Андрей не успел принять участие в закупке.

Быстро зарегистрироваться в ЕИС помогут в компании «Тензор»: подготовят нужные документы, заполнят заявку, перепроверят данные на актуальность и наличие ошибок.

Регистрация в ЕИС действует 3 года. За полгода до истечения этого срока появляется возможность отправить заявку на перерегистрацию. Если до истечения срока регистрации осталось меньше трех месяцев, к участию в закупке не допустят.

Как войти на Сбербанк-АСТ

Перейдите на главную страницу Сбербанк-АСТ и нажмите «Войти». Выберите торговую платформу, на которой будете работать — ЭТП с госзакупками или УТП с другими видами торгов.

Вход на площадку закупками по 44-ФЗ:

Выберите Электронную площадку по государственным закупкам. Нажмите «Вход через ЕСИА». Введите данные для входа, нажмите «Войти». На открывшейся странице выберите организацию и сертификат ЭП. Если требуется войти как физлицо — поставьте галочку напротив «Войти как физическое лицо». Нажмите «Войти».

Вход на универсальную торговую платформу:

Выберите УТП, нажмите «Войти», затем «Вход через ЕСИА». Если входите в личный кабинет на УТП первый раз, потребуется подписать соглашение на присоединение к регламенту площадки. Для этого перейдите в «Личный кабинет» — «Подписание договора с оператором».

Как участвовать в закупках на Сбербанк-АСТ

Алгоритм участия в тендерах сводится к 5 шагам:

1. Открыть специальный счет
2. Найти закупку
3. Подать заявку на участие
4. Принять участие в торге
5. Подписать контракт (в случае победы)

Открыть специальный счет (44-ФЗ, 223-ФЗ)

Специальный счет потребуется для участия в государственных закупках и корпоративных тендерах, организованных среди малого и среднего предпринимательства (МСП). Чтобы открыть спецсчет, выберите банк из списка одобренных Правительством РФ и подайте заявление на открытие, приложив документы. Счет откроют в течение 1 рабочего дня. Банк сам отправит на ЭТП уведомление об открытии счета.

Подробно о том, что такое спецсчет, как его открыть и какие документы собрать, рассказываем в этой статье.

Найти закупку

Перейдите в раздел «Найти процедуру». В поисковую строку введите ключевые слова. Используя фильтры расширенного поиска, определите регион, этап проведения, начальную цену и другие параметры. Поиск Сбербанк-АСТ найдет подходящие тендеры среди опубликованных на площадке. Для удобства работы выгрузите найденные торги в excel-таблицу.

Искать закупки сразу на всех электронных площадках, не ограничиваясь Сбербанк-АСТ, поможет СБИС Поиск и анализ закупок. СБИС мониторит более 500 источников и уведомляет о появлении подходящих закупок по телефону, электронной почте или смс.

Ознакомиться с закупочной документацией можно в разделе «Просмотр» в карточке закупки. Если после изучения тендера что-то осталось неясным, подайте заказчику запрос на разъяснение.

Запрос на разъяснение по закупочной документации

Подать запрос можно не позднее, чем за 3-5 дней до окончания приема заявок. Это нужно, чтобы заказчик успел опубликовать ответ и, если понадобится, внести изменения в документацию.

В разделе «Просмотр» нажмите «Подача запроса на разъяснение документации». Укажите тему и опишите, какие возникли вопросы. При необходимости прикрепите файл с содержанием запроса. Выберите сертификат ЭП и нажмите «Подписать и отправить».

Размер прикрепляемых документов не должен превышать 20 Мбайт. Если документ слишком большой — заархивируйте его.

Если после ответа заказчика еще остались вопросы — направьте новый запрос на разъяснения. Если все ясно — подавайте заявку.

Подать заявку на участие

В карточке закупки нажмите на «Подать заявку». Заполните открывшуюся форму, прикрепите документы, подпишите и отправьте заявку.

Документы строго определены только в закупках, проводимых по 44-ФЗ. В остальных видах закупок определяются заказчиком в тендерной документации. Здесь приведем список документов, определенных государством.

Список документов для участия в госзакупках

• Анкета участника закупки — это документ с данными о поставщике. Шаблон для заполнения анкеты можно скачать здесь.
• Декларация соответствия — документ, подтверждающий соответствие участника единым требованиям. В форме подачи заявки на Сбербанк-АСТ документ уже сформирован. Ознакомьтесь и подпишите.
• Декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства (СМП) или социально-ориентированным некоммерческим организациям (СОНКО). Подпишите декларацию, если закупка проводится с участием СМП или СОНКО.
• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП — автоматически выгрузится из ЕИС. Обновляйте выписку в ЕИС раз в 4-5 месяцев.
• Решение об одобрении крупной сделки — тоже подтянется из ЕИС. Решение нужно обновлять в ЕИС раз в год, если не прописан другой срок действия документа.
• Лицензии, патенты для некоторых видов деятельности. Это касается, например, страховых компаний, брокеров, производителей алкогольной продукции. Полный перечень лицензируемых видов деятельности можно посмотреть в 99-ФЗ.
• Документы, подтверждающие право получить преимущества. Их потребуется приложить учреждениям уголовно-исполнительной системы и организациям инвалидов.
• Документы, подтверждающие соответствие участника требованиям нацрежима. Прикладывают, если закупка проводится с применением национального режима согласно ст. 14 44-ФЗ.
• Документы, подтверждающие соответствие товара критериям, которые установил заказчик. При составлении ориентируйтесь на тендерную документацию. Подготовьте для участия в конкурсе.
• Предложение о качественных, функциональных и экологических характеристиках объекта закупки (пример). Подготовьте для участия в конкурсе.

В электронном конкурсе вместе с документами подается предложение о цене. Если подаете цену на 25% ниже НМЦК в конкурсе по 44-ФЗ, придется подтвердить добросовестность и обосновать цену. В случае, когда цена снижается более чем на 25% в ходе электронного аукциона, подтверждение происходит в момент подписания контракта. Какие нужны документы для подтверждения, разберем ниже.

Также укажите в заявке спецсчет и, при наличии, номер банковской гарантии для обеспечения заявки. Спецсчет указывайте в любом случае, так как в случае победы ЭТП спишет с него плату за услуги.

Узнать номер заявки можно в разделе «Процедуры» — «Мои заявки на участие». Там же их можно изменить, отозвать до окончания периода приема заявок.

После окончания периода приема заявок, заказчик рассмотрит заявки и, в зависимости от вида процедуры, либо выберет победителя, либо допустит к участию в торгах.

Принять участие в торгах (аукцион, переторжка)

Торговые процедуры проводятся в электронных аукционах и конкурсах с

Необязательный этап, в течение которого можно снизить ценовое предложение
переторжкой

. На этом этапе участники предлагают свои цены за исполнение контракта. По итогу заказчик выберет самое выгодное предложение по цене (аукцион) или по соотношению цена-качество (конкурс).

Как принять участие в торге на Сбербанк-АСТ, можно прочитать здесь.

После победы поставщику дается 5 дней, чтобы подписать контракт.

Подписать контракт (в случае победы)

Все контракты находятся в разделе «Контракты» ─ «Мои контракты». Рядом с теми, которые нужно подписать, стоит статус «На подписании участником». Кликаем на

слева от номера процедуры. Откроются сведения о процедуре, заказчике, поставщике, контракте.

Обратите внимание на следующие моменты:

• Срок подписания (раздел «Сведения о контракте»). Подписать контракт необходимо до наступления даты, указанной в поле «Текущий регламентированный срок». Обычно подписывают в течение 5 дней после публикации проекта контракта заказчиком.
• Обеспечение контракта (раздел «Сведения о контракте»). Если обеспечение предусматривается, здесь будут указаны сумма обеспечения и его процент от НМЦК. Обеспечить контракт можно банковской гарантией (БГ) или переводом нужной суммы на счет заказчика. Оформление банковской гарантии может занять около 5 дней Получите банковскую гарантию заранее, чтобы не просрочить подписание контракта.
• Проект контракта (раздел «Файлы контракта»). Это тот документ, который подписывает поставщик. Ознакомьтесь, в нем заказчик подробно описывает условия сделки.

Перейдите в раздел «Доступные действия», нажмите «Подписать контракт». Откроется форма подписания контракта. В разделе «Требования заказчика» прикрепите платежное поручение на обеспечение контракта или номер банковской гарантии.

Имейте в виду: если в ходе переторжки или аукциона по 44-ФЗ цена контракта опустилась на 25% ниже начальной, потребуется внести обеспечение в полуторном размере или документально подтвердить добросовестность. Это называется антидемпинговыми мерами. Для подтверждения добросовестности предоставьте реестровые номера трех госконтрактов, исполненных без штрафов и пеней. Цена одного из контрактов должна быть не меньше, чем 20% от начальной цены (НМЦ) текущего контракта. Номера можно скопировать из ЕИС. Контрактам должно быть не больше трех лет.

Если НМЦ закупки больше 15 млн, возможности подтвердить добросовестность документально не будет — придется платить повышенное обеспечение.

В закупке топлива, лекарств, продовольствия и средств для оказания скорой медпомощи нужно обосновать предлагаемую цену. Подойдут следующие документы:

• Гарантийное письмо от производителя продукции со стоимостью и заявленным количеством товара.
• Бумаги, которые подтверждают, что продукция есть у победителя закупки.
• Другие документы и расчеты, которые доказывают возможность поставщика поставить нужное количество продукции по предложенной стоимости.

Когда прочитали проект контракта, заполнили нужные поля и прикрепили документы, выберите сертификат ЭЦП и нажмите «Подписать и отправить». После этого статус контракта изменится на «Контракт подписан участником закупок». Теперь дело за заказчиком.

Если положения контракта сформулированы неточно и расходятся с закупочной документацией, направьте заказчику протокол разногласий.

Протокол разногласий по контракту

Возможность подать протокол разногласий появляется при подписании контракта. Нужная кнопка находится после раздела «Доступные действия».

В форме укажите положения контракта, с которыми не согласны. Объясните, почему. Укажите, с какими положениями тендерной документации расходится контракт.

Заказчик рассмотрит протокол и опубликует в течение трех дней в ЕИС и на Сбербанк-АСТ доработанный проект контракта. Если заказчик не согласится с протоколом, он отправит прежний проект контракта и укажет причины, по которым отказывается вносить изменения.

Как проводить закупки на Сбербанк-АСТ

На Сбербанк-АСТ опубликованы презентации с руководством для заказчиков. Посмотрите, как провести открытый конкурс, запрос предложений или запрос котировок.

Теперь кратко разберем, как покупать и продавать имущество на ЭТП. Реализация имущества проходит в торговой секции продаж.

Как покупать имущество на Сбербанк-АСТ

1. Найти интересный торг среди опубликованных на площадке.
2. Перечислить задаток на реквизиты оператора (в случае указания в извещении о перечислении денежных средств оператору).
3. В Личном кабинете подать заявку на участие.

Подробные инструкции, как участвовать в следующих торговых процедурах:

• Аукцион с открытой формой представления предложения о цене.
• Аукцион с закрытой формой представления предложения о цен.
• Публичное предложение.
• Конкурс с открытой формой представления предложения о цене.
• Конкурс с закрытой формой представления предложения о цене.

Как продавать имущество на Сбербанк АСТ

Перечислите денежные средства в размере тарифа на реквизиты оператора. Затем перейдите в личный кабинет торговой секции, сформируйте и подпишите ЭП заявку на проведение торгов.

Частые вопросы

Как настроить компьютер для работы на Сбербанк-АСТ?

• ОС Windows 8(8.1) или Windows 10.
• Браузер Internet Explorer версии 11 или Google Chrome версии 45 и выше.
• Средства для создания документов (MS Office, LibreOffice, WordPad, Adobe Acrobat Reader).
• Архиваторы файлов (RAR, ZIP, WINZIP).
• СКЗИ КриптоПро CSP версии 3.6 и выше.

Как включить робота торгов на Сбербанк-АСТ?

Зайдите в «Мои заявки». В графе «Аукционный робот» нажмите «Включить». Заполните форму заявления на активацию робота: укажите нижний порог ценового предложения на аукционе, ползунком установите шаг аукциона (от 0,5% до 5%). Выберите сертификат ЭП, подпишите и отправьте. Робот автоматически отключится, если сами подадите предложение в ходе аукциона. Отключить робота до начала аукциона можно там же.

Когда могут отклонить заявку на участие в торгах?

• Участник прислал ее после истечения срока подачи заявок.
• До истечения срока регистрации участника осталось меньше трех месяцев.
• Участник подал несколько заявок одновременно.

Отклоняя заявку, оператор обязательно указывает причину. После этого заявку можно будет исправить и отправить повторно.

Электронные площадки

• Росэлторг (ЕЭТП)
• ЭТП «Фабрикант»
• РТС-Тендер
• ЭТП РАД (Lot-online)
• ТЭК-Торг (Роснефть)
• ZakazRF
• ЭТП ГПБ (Газпромбанка)
• АСТ ГОЗ

Полезные статьи

• Лучший способ поиска тендеров: эксперимент
• Электронный аукцион 44-ФЗ: как участвовать и проводить
• Как ИП участвовать в тендерах
• Банковская гарантия — что такое и как получить
• Как проверить банковскую гарантию
• Как открыть спецсчет для участия в закупках
• Электронная подпись для участия в торгах
• Электронная подпись на дом

Как принять участие в конкурсе?

Не забудьте предварительно оззнакомиться с правилами выбранного конкурса, изложенными в разделе Положение о конкурсе .

Конкурсы, которые в данный момент проводятся на Платформе, перечислены на странице Все конкурсы.

Не нашли нужную информацию? Возможно, вам помогут ответы на эти вопросы:

• Где можно ознакомиться с правилами участия в конкурсе?
• Могу ли я принять участие в нескольких конкурсах? Подать заявку на несколько номинаций одного из конкурсов?
• Какие условия участия в конкурсе?

Письмо-подтверждение

В Unisender есть все для рассылок: можно создавать и отправлять клиентам письма и SMS, настроить чат-бота и делать рассылки в Telegram и даже собрать простой лендинг для пополнения базы контактов.

Письмо-подтверждение (confirmation email) — это транзакционное автоматическое письмо, которое отправляется в ответ на действие клиента. Оно показывает получателю, что его действие замечено, принято и обработано. Пользователи ждут и почти всегда открывают такие письма.

Письмо-подтверждение отправляют пользователю, если он:

• подписался на email-рассылку;
• заказал товар в интернет-магазине;
• оставил заявку на участие в вебинаре;
• зарегистрировался на курс обучения;
• написал в техподдержку.

Письмо-подтверждение должно быть простым, ясным, доносить всю необходимую информацию и по возможности приглашать клиента совершить следующий шаг: подтвердить подписку, оплатить заказ, выбрать аксессуары.

Минималистичное письмо-подтверждение доставки заказа со всей необходимой информацией для его отслеживания

Виды писем с подтверждением

Подтверждение заказа. Письмо отправляется после того, как клиент сделал заказ на сайте. Внутри обычно размещают всю основную информацию о заказе: его номер, список товаров, сумму оплаты, дату оформления покупки. Также указывают адрес почты и телефон для связи с магазином.

В письме с подтверждением заказа нередко размещают кнопку со ссылкой для оплаты

Подтверждение оплаты. Это следующее письмо после сообщения с подтверждением заказа. Оно информирует клиента о том, что его оплата прошла успешно. К письму может прилагаться чек.

Иногда квитанции в письме нет, но зато есть примечание, что данное сообщение является электронной квитанцией, которая подтверждает оплату.

Подтверждение доставки. Клиент получает такое письмо после сообщения об оплате. В нем обычно указывают дату доставки и адрес, где забрать товар, если это самовывоз. При необходимости добавляют номер для отслеживания посылки.

Письмо от суши-ресторана с описанием деталей доставки и списком товаров, которые входят в заказ

Подтверждение бронирования. Сообщение отправляется после бронирования продукта или услуги. Это может быть авиа- или ЖД-билет, туристическая поездка, номер в отеле.

Booking в письме с подтверждением бронирования указывает дату заезда и выезда, адрес отеля, а также прилагает ссылку на карту, чтобы можно было быстро проложить маршрут, например от вокзала до отеля

Подтверждение регистрации. Отправляется клиенту после того, как он оставит свои контакты на сайте и зарегистрируется. В письме часто размещают логин и пароль. Также такое сообщение приходит при регистрации на мероприятие, например вебинар.

Письмо от сайта Avtoticket.com содержит в себе все важные регистрационные данные для входа в личный кабинет. Можно не запоминать пароль, а просто сохранить письмо

Подтверждение подписки. Приходит после подписки на email-рассылку. Главный элемент такого сообщения — кнопка для подтверждения email-адреса. Некоторые отправители также рассказывают о том, какие именно письма будет получать подписчик.

Стандартное письмо для подтверждения подписки на рассылку

Подтверждение получения заявки. Письмо отправляется в случае, если клиент отправил свой запрос в службу поддержки клиентов. Часто используется госструктурами в ответ на электронные заявления граждан.

Важно не просто подтвердить, что сообщение получено, но и сообщить, когда будет подготовлен ответ

Зачем отправлять письма с подтверждением

Письма с подтверждением помогают решить несколько важных задач:

• разгрузить call-центр (хотя некоторые компании и звонят, и отправляют email-рассылку);
• обеспечить клиента вещественным подтверждением его заказа или другого действия, чтобы он чувствовал себя более защищенным;
• показать, каким будет следующий шаг в цепочке взаимодействия клиента с компанией: например, если что-то заказал, нужно ждать обработки заказа и звонка оператора;
• продемонстрировать свою заботу и надежность.

Сервисные сообщения отправляются в ответ на действия клиента, поэтому пользователи их ждут и открывают чаще других, У обычных рассылок показатели открытий и кликов гораздо ниже. Неудивительно, что компании стараются использовать письма с подтверждением для решения маркетинговых задач. Например, чтобы:

• Запустить или увеличить допродажи. Помимо основной информации, в сервисное письмо можно добавить небольшой рекламный блок. Например, предложить купить аксессуары к выбранному продукту. При этом важно, чтобы такое предложение следовало уже после сообщения, которое ждет клиент.
• Лично обратиться к клиенту и наладить контакт. Можно попросить отзыв или разрешение на отправку других персонализированных писем.
• Получить больше данных о клиенте. Узнать его предпочтения, удобное время открытия сообщений. Чем больше данных, тем более оптимизированной будет рассылка.
• Повысить узнаваемость бренда. Для этого важно, чтобы все письма-подтверждения были оформлены в фирменном стиле.

iHerb в письме с подтверждением заказа предлагает поделиться ссылкой и получать бонусы вместе с друзьями. Польза для всех: и для iHerb, и для покупателей

Как создать письмо-подтверждение

Обычно письма-подтверждения отправляют через CRM-систему или сервисы отправки транзакционных писем (например, Unisender Go). Отправку таких рассылок можно автоматизировать: как только пользователь оставит заказ на сайте или выполнит другое действие, CRM сразу же отправит ему письмо без участия менеджера. Для создания автоматизированной сервисной рассылки можно воспользоваться уже готовыми шаблонами таких писем или настроить все самостоятельно.

Если вы будете делать все сами, следуйте правилам:

Придумайте простую и доступную тему. Читателю должно быть сразу понятно, о чем идет речь в письме и почему ему нужно его открыть. Ничего креативного придумывать не нужно, достаточно фразы «Ваш заказ принят», чтобы клиент кликнул по сообщению. Не лишним будет персонализировать письмо, добавив в тему имя получателя и в последующих письмах упомянуть его прошлый опыт взаимодействия с компанией.

Создайте шаблон. Шаблоны со стандартным дизайном лаконичные и простые, но они не будут соответствовать стилю вашего бренда. Как минимум, можно добавить логотип, свои цвета и фирменный шрифт.

Т—Ж добавили в письмо с подтверждением подписки фирменный цвет и узнаваемый шрифт

Составьте краткий и информативный текст. Письмо-подтверждение — это не про рекламу и продажи. В нем все строго по делу и с пользой. Важно, чтобы пользователь за пару секунд понял, о чем идет речь.

Оставьте призыв к действию. После основной информации можно разместить СТА: призыв заказать аксессуар к основному товару (открытку к подарку, наушники к смартфону), оставить отзыв, спланировать следующее путешествие, принять участие в конкурсе или вебинаре, подписаться на страницу в соцсетях.

В конце письма с подтверждением регистрации OZON разместил ссылки на страницы каталога с товарами. После регистрации можно сразу отправиться за покупками, выбрав нужный раздел

Укажите контакты. Добавьте телефон, почту, поставьте ссылки на соцсети. А еще желательно указать, принимаете ли вы ответные письма с вопросами или нужно писать в мессенджер или звонить по телефону.

Проверьте, как выглядит письмо на компьютере и смартфоне. Обязательно тестируйте новую рассылку перед отправкой и проверяйте на адаптивность на разных устройствах.